Menyusun Kebutuhan SDM (M.70SDM01.012.

2)
Oleh: Drs. Dadang Budiaji, MM.

Pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam menetapkan

kebutuhan SDM sesuai dengan rencana jangka pendek dan jangka panjang
organisasi adalah sebagai berikut:

Pengetahuan

 Pengetahuan umum tentang organisasi, termasuk visi, misi, strategi, dan

budaya organisasi.
 Pengetahuan tentang lingkungan bisnis, termasuk pesaing, pelanggan, dan
tren industri.
 Pengetahuan tentang proses perencanaan sumber daya manusia.
 Pengetahuan tentang teknik analisis kebutuhan SDM.

Keterampilan

 Keterampilan analisis dan pemecahan masalah.

 Keterampilan komunikasi dan presentasi.
 Keterampilan kerja tim.
 Keterampilan berpikir kritis dan strategis.

Sikap kerja

 Orientasi pada hasil.

 Kepemimpinan dan motivasi.
 Kemampuan beradaptasi dan belajar.
 Kemampuan bekerja secara mandiri dan dalam tim.

Penjelasan

Pengetahuan umum tentang organisasi, termasuk visi, misi, strategi, dan budaya
organisasi, diperlukan untuk memahami tujuan dan arah organisasi. Pengetahuan
tentang lingkungan bisnis, termasuk pesaing, pelanggan, dan tren industri, diperlukan
untuk memahami faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan SDM organisasi.

Pengetahuan tentang proses perencanaan sumber daya manusia diperlukan untuk

memahami langkah-langkah yang diperlukan dalam menetapkan kebutuhan SDM.

Pengetahuan tentang teknik analisis kebutuhan SDM diperlukan untuk

mengumpulkan dan menganalisis data yang diperlukan untuk menetapkan kebutuhan
SDM.

Keterampilan analisis dan pemecahan masalah diperlukan untuk menganalisis data

dan informasi yang diperlukan untuk menetapkan kebutuhan SDM. Keterampilan
komunikasi dan presentasi diperlukan untuk mengkomunikasikan hasil analisis
kebutuhan SDM kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Keterampilan kerja tim
diperlukan untuk bekerja sama dengan berbagai pihak dalam proses penetapan
kebutuhan SDM. Keterampilan berpikir kritis dan strategis diperlukan untuk membuat
keputusan yang tepat dalam menetapkan kebutuhan SDM.

Orientasi pada hasil diperlukan untuk memastikan bahwa kebutuhan SDM dapat
dipenuhi secara efektif. Kepemimpinan dan motivasi diperlukan untuk mendorong dan
memotivasi tim dalam menetapkan kebutuhan SDM. Kemampuan beradaptasi dan
belajar diperlukan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan SDM.

Kemampuan bekerja secara mandiri dan dalam tim diperlukan untuk bekerja secara
efektif dalam proses penetapan kebutuhan SDM.

Dengan memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang memadai, maka
seseorang dapat menetapkan kebutuhan SDM sesuai dengan rencana jangka pendek
dan jangka panjang organisasi.

Empat Kriteria Unjuk Kerja (KUK) dalam menyusun kebutuhan SDM, sbb:

1. Kebutuhan SDM diidentifikasi berdasarkan rencana organisasi jangka pendek dan

jangka panjang.
2. Hasil identifikasi kebutuhan SDM dianalisis untuk menentukan perkiraan
pemenuhan SDM.
3. Rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM dibuat berdasarkan hasil identifikasi
kebutuhan SDM.
4. Perkiraan kebutuhan SDM ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur
(SOP) yang berlaku di Organisasi.

(1) Kebutuhan SDM diidentifikasi berdasarkan rencana organisasi jangka

pendek dan jangka panjang.

Kebutuhan SDM diidentifikasi berdasarkan rencana organisasi jangka pendek dan

jangka panjang dengan melakukan langkah-langkah berikut:

1. Analisis rencana organisasi

Langkah pertama adalah melakukan analisis rencana organisasi jangka pendek dan
jangka panjang. Analisis ini bertujuan untuk memahami tujuan dan sasaran
organisasi, serta strategi yang akan digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran
tersebut.

2. Identifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan SDM

Langkah kedua adalah mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat mempengaruhi

kebutuhan SDM. Faktor-faktor tersebut dapat meliputi:

 Perubahan lingkungan bisnis, seperti perubahan tren industri, perubahan

peraturan pemerintah, dan perubahan perilaku konsumen.
 Perubahan teknologi, seperti perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.
  Perubahan organisasi, seperti ekspansi usaha, restrukturisasi organisasi, dan
merger atau akuisisi.

3. Mengumpulkan data dan informasi

Langkah ketiga adalah mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan untuk
menganalisis kebutuhan SDM. Data dan informasi tersebut dapat meliputi:

 Data tentang jumlah dan kualifikasi karyawan yang ada saat ini.
 Data tentang kebutuhan karyawan untuk mengisi posisi-posisi yang kosong.
 Data tentang tren pasar tenaga kerja.

4. Menganalisis data dan informasi

Langkah keempat adalah menganalisis data dan informasi yang telah dikumpulkan.
Analisis ini bertujuan untuk menentukan kebutuhan SDM, baik dari segi jumlah
maupun kualifikasi.

5. Menyusun rencana pemenuhan kebutuhan SDM

Langkah kelima adalah menyusun rencana pemenuhan kebutuhan SDM. Rencana ini
bertujuan untuk memastikan bahwa kebutuhan SDM dapat dipenuhi secara efektif dan
efisien.

Berikut adalah beberapa contoh faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan

SDM:

 Perubahan lingkungan bisnis

Perubahan lingkungan bisnis, seperti perubahan tren industri, perubahan peraturan

pemerintah, dan perubahan perilaku konsumen, dapat berdampak pada kebutuhan
SDM. Misalnya, jika terjadi perubahan tren industri, maka organisasi mungkin perlu
merekrut karyawan dengan keahlian yang baru.

 Perubahan teknologi

Perubahan teknologi, seperti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, juga

dapat berdampak pada kebutuhan SDM. Misalnya, jika terjadi perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi, maka organisasi mungkin perlu merekrut
karyawan dengan keterampilan menggunakan teknologi tersebut.

 Perubahan organisasi

Perubahan organisasi, seperti ekspansi usaha, restrukturisasi organisasi, dan merger

atau akuisisi, juga dapat berdampak pada kebutuhan SDM. Misalnya, jika terjadi
ekspansi usaha, maka organisasi mungkin perlu merekrut karyawan baru untuk
mengisi posisi-posisi yang baru.

Dengan melakukan langkah-langkah di atas, maka kebutuhan SDM dapat

diidentifikasi secara akurat dan tepat waktu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa
organisasi memiliki jumlah dan kualifikasi karyawan yang tepat untuk mencapai tujuan
dan sasarannya.

(2) Hasil identifikasi kebutuhan SDM dianalisis untuk menentukan perkiraan

pemenuhan SDM.

Hasil identifikasi kebutuhan SDM dianalisis untuk menentukan perkiraan pemenuhan

SDM dengan menggunakan beberapa metode, antara lain:

 Metode peramalan

Metode peramalan digunakan untuk memperkirakan jumlah dan kualifikasi karyawan

yang dibutuhkan di masa depan. Metode ini dapat menggunakan berbagai teknik,
seperti analisis tren, analisis regresi, dan analisis Delphi.

 Metode perbandingan

Metode perbandingan digunakan untuk membandingkan jumlah dan kualifikasi

karyawan yang dibutuhkan dengan jumlah dan kualifikasi karyawan yang ada saat ini.
Metode ini dapat digunakan untuk menentukan apakah ada kekurangan atau
kelebihan karyawan di suatu posisi tertentu.

 Metode analisis biaya

Metode analisis biaya digunakan untuk menentukan biaya yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan SDM. Metode ini dapat digunakan untuk membandingkan biaya
rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan dengan biaya kekurangan
karyawan.

Berikut adalah langkah-langkah analisis hasil identifikasi kebutuhan SDM untuk

menentukan perkiraan pemenuhan SDM:

1. Menentukan periode waktu analisis

Pertama, perlu ditentukan periode waktu analisis, yaitu periode waktu yang akan
digunakan untuk memperkirakan kebutuhan SDM. Periode waktu analisis dapat
berupa periode jangka pendek, menengah, atau panjang.

2. Mengumpulkan data

Kedua, perlu dikumpulkan data yang diperlukan untuk analisis, yaitu data tentang
jumlah dan kualifikasi karyawan yang ada saat ini, data tentang kebutuhan karyawan
untuk mengisi posisi-posisi yang kosong, dan data tentang tren pasar tenaga kerja.

3. Memilih metode analisis

Ketiga, perlu dipilih metode analisis yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Metode analisis yang dipilih harus dapat menghasilkan perkiraan kebutuhan SDM
yang akurat dan tepat waktu.
 4. Melakukan analisis

Keempat, perlu dilakukan analisis menggunakan metode yang telah dipilih. Analisis
ini bertujuan untuk menghasilkan perkiraan kebutuhan SDM, baik dari segi jumlah
maupun kualifikasi.

5. Menentukan rencana pemenuhan kebutuhan SDM

Kelima, perlu ditentukan rencana pemenuhan kebutuhan SDM. Rencana ini bertujuan
untuk memastikan bahwa kebutuhan SDM dapat dipenuhi secara efektif dan efisien.

Berikut adalah beberapa contoh hasil analisis kebutuhan SDM:

 Jumlah karyawan yang dibutuhkan

Hasil analisis kebutuhan SDM dapat menunjukkan jumlah karyawan yang dibutuhkan
di masa depan. Misalnya, jika hasil analisis menunjukkan bahwa jumlah karyawan
yang dibutuhkan di masa depan meningkat sebesar 10%, maka organisasi perlu
merekrut karyawan baru untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

 Kualifikasi karyawan yang dibutuhkan

Hasil analisis kebutuhan SDM juga dapat menunjukkan kualifikasi karyawan yang
dibutuhkan di masa depan. Misalnya, jika hasil analisis menunjukkan bahwa kualifikasi
karyawan yang dibutuhkan di masa depan berubah, maka organisasi perlu melakukan
pelatihan atau pengembangan karyawan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Dengan melakukan analisis hasil identifikasi kebutuhan SDM, maka organisasi dapat
menentukan perkiraan pemenuhan SDM secara akurat dan tepat waktu. Hal ini
penting untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah dan kualifikasi karyawan
yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasarannya.

(3) Rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM dibuat berdasarkan hasil

identifikasi kebutuhan SDM

Rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM dibuat berdasarkan hasil identifikasi

kebutuhan SDM dengan melakukan langkah-langkah berikut:

1. Menentukan tujuan dan sasaran rekomendasi

Langkah pertama adalah menentukan tujuan dan sasaran rekomendasi. Tujuan

rekomendasi adalah untuk memberikan rekomendasi yang tepat dan akurat untuk
memenuhi kebutuhan SDM. Sasaran rekomendasi adalah untuk memastikan bahwa
rekomendasi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
 2. Menganalisis hasil identifikasi kebutuhan SDM

Langkah kedua adalah menganalisis hasil identifikasi kebutuhan SDM. Analisis ini
bertujuan untuk memahami kebutuhan SDM yang telah diidentifikasi.

3. Menentukan alternatif pemenuhan kebutuhan SDM

Langkah ketiga adalah menentukan alternatif pemenuhan kebutuhan SDM. Alternatif

pemenuhan kebutuhan SDM dapat berupa:

 Rekrutmen karyawan baru

 Promosi karyawan internal
 Outsourcing
 Pelatihan dan pengembangan karyawan

4. Memilih alternatif pemenuhan kebutuhan SDM

Langkah keempat adalah memilih alternatif pemenuhan kebutuhan SDM. Alternatif

yang dipilih harus sesuai dengan tujuan dan sasaran rekomendasi, serta kondisi
organisasi.

5. Menyusun rekomendasi

Langkah kelima adalah menyusun rekomendasi. Rekomendasi harus memuat

informasi berikut:

 Alternatif pemenuhan kebutuhan SDM yang dipilih

 Alasan pemilihan alternatif
 Estimasi biaya dan waktu pelaksanaan

Berikut adalah beberapa contoh rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM:

 Rekrutmen karyawan baru

Rekomendasi ini dapat diberikan jika jumlah karyawan yang dibutuhkan di masa
depan meningkat secara signifikan. Rekomendasi ini juga dapat diberikan jika
organisasi membutuhkan karyawan dengan kualifikasi yang baru.

 Promosi karyawan internal

Rekomendasi ini dapat diberikan jika ada karyawan internal yang memiliki kualifikasi
yang sesuai dengan kebutuhan SDM di masa depan. Rekomendasi ini juga dapat
diberikan untuk meningkatkan motivasi dan loyalitas karyawan internal.

 Outsourcing

Rekomendasi ini dapat diberikan jika organisasi membutuhkan jasa tertentu untuk
jangka waktu tertentu. Rekomendasi ini juga dapat diberikan jika organisasi tidak
memiliki sumber daya untuk memenuhi kebutuhan SDM tersebut.
  Pelatihan dan pengembangan karyawan

Rekomendasi ini dapat diberikan jika kualifikasi karyawan yang ada saat ini sudah
sesuai dengan kebutuhan SDM di masa depan. Rekomendasi ini juga dapat diberikan
untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan.
Dengan membuat rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM, maka organisasi dapat
memastikan bahwa kebutuhan SDM dapat dipenuhi secara efektif dan efisien. Hal ini
penting untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah dan kualifikasi karyawan
yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasarannya.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM
yang efektif:

 Libatkan berbagai pihak

Rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM harus melibatkan berbagai pihak, seperti

manajer SDM, manajer lini, dan karyawan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
rekomendasi yang komprehensif dan realistis.

 Gunakan data yang akurat

Rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM harus didasarkan pada data yang akurat.
Data yang digunakan harus berasal dari sumber yang terpercaya dan dapat
dipertanggungjawabkan.

 Buat rekomendasi yang realistis

Rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM harus realistis dan dapat dilaksanakan. Hal
ini bertujuan untuk memastikan bahwa rekomendasi dapat dilaksanakan secara efektif
dan efisien.

(4) Perkiraan kebutuhan SDM ditetapkan berdasarkan Standar Operasional

Prosedur (SOP) yang berlaku di Organisasi.

Perkiraan kebutuhan SDM ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur

(SOP) yang berlaku di organisasi dengan melakukan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi SOP yang terkait dengan penetapan kebutuhan SDM

Langkah pertama adalah mengidentifikasi SOP yang terkait dengan penetapan

kebutuhan SDM. SOP tersebut dapat berupa SOP perencanaan SDM, SOP
rekrutmen dan seleksi, SOP pelatihan dan pengembangan, atau SOP outsourcing.

2. Analisis SOP terkait penetapan kebutuhan SDM

Langkah kedua adalah menganalisis SOP terkait penetapan kebutuhan SDM. Analisis
ini bertujuan untuk memahami prosedur yang harus diikuti dalam menetapkan
kebutuhan SDM.
 3. Identifikasi data dan informasi yang diperlukan

Langkah ketiga adalah mengidentifikasi data dan informasi yang diperlukan untuk
menetapkan kebutuhan SDM. Data dan informasi tersebut dapat berupa:

 Rencana organisasi
 Data tentang jumlah dan kualifikasi karyawan yang ada saat ini
 Data tentang kebutuhan karyawan untuk mengisi posisi-posisi yang kosong
 Data tentang tren pasar tenaga kerja

4. Kumpulkan data dan informasi yang diperlukan

Langkah keempat adalah mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan. Data
dan informasi tersebut dapat dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti karyawan,
manajer lini, dan pihak-pihak terkait lainnya.

5. Lakukan analisis data dan informasi

Langkah kelima adalah melakukan analisis data dan informasi yang telah
dikumpulkan. Analisis ini bertujuan untuk menentukan kebutuhan SDM, baik dari segi
jumlah maupun kualifikasi.

6. Buat rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM

Langkah keenam adalah membuat rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM.

Rekomendasi harus memuat informasi berikut:

 Jumlah karyawan yang dibutuhkan

 Kualifikasi karyawan yang dibutuhkan
 Alternatif pemenuhan kebutuhan SDM yang dipilih
 Alasan pemilihan alternatif
 Estimasi biaya dan waktu pelaksanaan

7. Sosialisasikan rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM

Langkah ketujuh adalah mensosialisasikan rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM

kepada pihak-pihak terkait. Tujuan sosialisasi adalah untuk mendapatkan dukungan
dan komitmen dari pihak-pihak terkait untuk melaksanakan rekomendasi tersebut.
Berikut adalah beberapa contoh SOP yang terkait dengan penetapan kebutuhan
SDM:

 SOP Perencanaan SDM

SOP ini mengatur prosedur perencanaan SDM, termasuk penetapan kebutuhan SDM.

 SOP Rekrutmen dan Seleksi

SOP ini mengatur prosedur rekrutmen dan seleksi karyawan, termasuk kriteria seleksi
yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan SDM.
  SOP Pelatihan dan Pengembangan

SOP ini mengatur prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan, termasuk

program pelatihan yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan SDM.
 SOP Outsourcing

SOP ini mengatur prosedur outsourcing, termasuk kriteria outsourcing yang dapat
digunakan untuk memenuhi kebutuhan SDM.

Dengan menetapkan perkiraan kebutuhan SDM berdasarkan SOP yang berlaku di

organisasi, maka organisasi dapat memastikan bahwa kebutuhan SDM dapat
ditetapkan secara konsisten dan sistematis. Hal ini penting untuk memastikan bahwa
organisasi memiliki jumlah dan kualifikasi karyawan yang tepat untuk mencapai tujuan
dan sasarannya.

Berikut adalah beberapa tips untuk menetapkan perkiraan kebutuhan SDM

berdasarkan SOP yang berlaku di organisasi:

 Pastikan SOP yang berlaku di organisasi sudah sesuai dengan kebutuhan

organisasi

SOP yang berlaku di organisasi harus sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi,
termasuk kebutuhan SDM. Jika SOP yang berlaku di organisasi belum sesuai, maka
perlu dilakukan revisi SOP tersebut.

 Pastikan SOP yang berlaku di organisasi dipahami oleh semua pihak terkait

Semua pihak terkait, seperti manajer SDM, manajer lini, dan karyawan, harus
memahami SOP yang berlaku di organisasi. Hal ini bertujuan untuk memastikan
bahwa SOP tersebut dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

 Lakukan monitoring dan evaluasi secara berkala

Monitoring dan evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk memastikan bahwa
SOP yang berlaku di organisasi dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Monitoring
dan evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai metode, seperti
survei, wawancara, dan analisis data.
 Contoh Portofolio Menyusun Kebutuhan SDM

SOP Penyusunan Kebutuhan SDM

Tujuan

Tujuan dari SOP ini adalah untuk menetapkan kebutuhan SDM secara akurat dan
tepat waktu, sehingga organisasi dapat memiliki jumlah dan kualifikasi karyawan yang
tepat untuk mencapai tujuan dan sasarannya.

Sasaran

Sasaran dari SOP ini adalah untuk memastikan bahwa:

 Kebutuhan SDM ditetapkan secara konsisten dan sistematis.
 Kebutuhan SDM didasarkan pada data yang akurat dan terkini.
 Kebutuhan SDM dapat dipenuhi secara efektif dan efisien.

Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh karyawan di organisasi.

Prosedur

1. Identifikasi SOP yang terkait

Pada tahap ini, manajer SDM perlu mengidentifikasi SOP yang terkait dengan
penetapan kebutuhan SDM. SOP tersebut dapat berupa SOP perencanaan SDM,
SOP rekrutmen dan seleksi, SOP pelatihan dan pengembangan, atau SOP
outsourcing.

2. Analisis SOP terkait

Pada tahap ini, manajer SDM perlu menganalisis SOP terkait penetapan kebutuhan
SDM. Analisis ini bertujuan untuk memahami prosedur yang harus diikuti dalam
menetapkan kebutuhan SDM.

3. Identifikasi data dan informasi yang diperlukan

Pada tahap ini, manajer SDM perlu mengidentifikasi data dan informasi yang
diperlukan untuk menetapkan kebutuhan SDM. Data dan informasi tersebut dapat
berupa:

 Rencana organisasi
 Data tentang jumlah dan kualifikasi karyawan yang ada saat ini
 Data tentang kebutuhan karyawan untuk mengisi posisi-posisi yang kosong
 Data tentang tren pasar tenaga kerja
 4. Kumpulkan data dan informasi yang diperlukan

Pada tahap ini, manajer SDM perlu mengumpulkan data dan informasi yang
diperlukan. Data dan informasi tersebut dapat dikumpulkan dari berbagai sumber,
seperti karyawan, manajer lini, dan pihak-pihak terkait lainnya.

5. Lakukan analisis data dan informasi

Pada tahap ini, manajer SDM perlu melakukan analisis data dan informasi yang telah
dikumpulkan. Analisis ini bertujuan untuk menentukan kebutuhan SDM, baik dari segi
jumlah maupun kualifikasi.

6. Buat rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM

Pada tahap ini, manajer SDM perlu membuat rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM.
Rekomendasi harus memuat informasi berikut:

 Jumlah karyawan yang dibutuhkan

 Kualifikasi karyawan yang dibutuhkan
 Alternatif pemenuhan kebutuhan SDM yang dipilih
 Alasan pemilihan alternatif
 Estimasi biaya dan waktu pelaksanaan

7. Sosialisasikan rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM

Pada tahap ini, manajer SDM perlu mensosialisasikan rekomendasi perkiraan

kebutuhan SDM kepada pihak-pihak terkait. Tujuan sosialisasi adalah untuk
mendapatkan dukungan dan komitmen dari pihak-pihak terkait untuk melaksanakan
rekomendasi tersebut.

8. Lakukan monitoring dan evaluasi

Pada tahap ini, manajer SDM perlu melakukan monitoring dan evaluasi terhadap
pelaksanaan SOP ini. Monitoring dan evaluasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa
SOP ini dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Tanggung Jawab

Tanggung jawab pelaksanaan SOP ini adalah sebagai berikut:

 Manajer SDM bertanggung jawab untuk:

o Mengidentifikasi SOP yang terkait
o Menganalisis SOP terkait
 o Mengidentifikasi data dan informasi yang diperlukan
o Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan
o Melakukan analisis data dan informasi
o Membuat rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM
o Sosialisasikan rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM
o Melakukan monitoring dan evaluasi

 Manajer lini bertanggung jawab untuk:

o Menyediakan data dan informasi yang diperlukan
o Memberikan masukan kepada manajer SDM dalam proses analisis
kebutuhan SDM

Dokumen yang Dihasilkan

Dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan SOP ini adalah sebagai berikut:

 Rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM

Catatan

 SOP ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

 Manajer SDM perlu melakukan sosialisasi SOP ini kepada seluruh karyawan di
organisasi.
 Form Rencana Organisasi Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Perusahaan : PT ABC
Lokasi : Bandung
Bidang Usaha : Garmen
Kapasitas Produksi : 10 juta pcs pakaian per tahun
Jumlah Karyawan : 3500 orang

Jangka Panjang

Tahun: 2025

Visi: Menjadi salah satu perusahaan garmen terkemuka di Indonesia

Misi:
 Menyediakan produk-produk garmen berkualitas tinggi
 Memberikan kepuasan kepada pelanggan
 Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan aman

Strategi:
 Meningkatkan kapasitas produksi menjadi 15 juta pcs pakaian per tahun
 Memperluas pasar ke luar negeri
 Meningkatkan kualitas produk dan layanan
 Menciptakan budaya kerja yang inovatif dan kompetitif

Tahun: 2030

Visi: Menjadi salah satu perusahaan garmen terbesar di Asia Tenggara

Misi:
 Menyediakan produk-produk garmen berkualitas tinggi dan terjangkau
 Menjangkau pasar global
 Menjadi perusahaan yang berkelanjutan

Strategi:
 Meningkatkan kapasitas produksi menjadi 20 juta pcs pakaian per tahun
 Memperluas pasar ke seluruh dunia
 Mengembangkan produk-produk garmen yang inovatif dan ramah lingkungan
 Menciptakan budaya kerja yang inklusif dan bertanggung jawab

Jangka Pendek

Tahun: 2024

Tujuan:
 Meningkatkan kapasitas produksi menjadi 12 juta pcs pakaian per tahun
 Memperluas pasar ke wilayah Asia Tenggara
  Meningkatkan kualitas produk dan layanan
 Menciptakan budaya kerja yang aman dan nyaman

Kebijakan:
 Investasi dalam mesin dan peralatan produksi baru
 Kerja sama dengan distributor di wilayah Asia Tenggara
 Pengembangan produk-produk garmen yang sesuai dengan kebutuhan pasar
 Peningkatan pelatihan dan pengembangan karyawan

Kegiatan:
 Pembangunan pabrik baru
 Penandatanganan perjanjian kerja sama dengan distributor di wilayah Asia
Tenggara
 Pengembangan produk-produk garmen baru
 Penyelenggaraan pelatihan dan pengembangan karyawan

Anggaran:
 Rp 1 triliun

Tolok Ukur:
 Kapasitas produksi mencapai 12 juta pcs pakaian per tahun
 Pasar ekspor mencapai 20% dari total penjualan
 Tingkat kepuasan pelanggan mencapai 90%
 Tingkat kecelakaan kerja mencapai 0%

Evaluasi:
 Evaluasi akan dilakukan setiap tahun untuk memastikan bahwa rencana
organisasi tercapai.
 Contoh Rekomendasi Kebutuhan SDM

Yth. Direktur Utama

PT ABC
Jl. Soekarno-Hatta No. 100, Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan hasil identifikasi kebutuhan SDM yang telah dilakukan oleh
bagian SDM, kami menyampaikan rekomendasi perkiraan kebutuhan SDM untuk
periode 2024-2025.

Berdasarkan hasil identifikasi tersebut, kami memperkirakan bahwa kebutuhan SDM

PT ABC untuk periode 2024-2025 adalah sebagai berikut:

Tahun Jumlah

2024 3.500

2025 4.000

Penambahan kebutuhan SDM tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu:

 Rencana peningkatan kapasitas produksi menjadi 12 juta pcs pakaian per

tahun pada tahun 2024 dan 15 juta pcs pakaian per tahun pada tahun 2025.
 Rencana perluasan pasar ke wilayah Asia Tenggara pada tahun 2024 dan ke
seluruh dunia pada tahun 2025.
 Rencana pengembangan produk-produk garmen yang inovatif dan ramah
lingkungan pada tahun 2025.

Untuk memenuhi kebutuhan SDM tersebut, kami merekomendasikan beberapa

alternatif, yaitu:

 Rekrutmen karyawan baru

Rekrutmen karyawan baru merupakan alternatif yang paling umum digunakan untuk
memenuhi kebutuhan SDM. Alternatif ini dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan
SDM yang sifatnya mendesak atau untuk memenuhi kebutuhan SDM yang spesifik.

 Promosi karyawan internal

Promosi karyawan internal merupakan alternatif yang dapat digunakan untuk

memenuhi kebutuhan SDM yang sifatnya berkelanjutan. Alternatif ini dapat digunakan
untuk meningkatkan motivasi dan loyalitas karyawan internal.
  Outsourcing

Outsourcing merupakan alternatif yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan

SDM yang sifatnya sementara atau untuk memenuhi kebutuhan SDM yang bersifat
spesialisasi.

Kami merekomendasikan untuk menggunakan alternatif rekrutmen karyawan baru

untuk memenuhi kebutuhan SDM untuk tahun 2024. Hal ini disebabkan oleh rencana
peningkatan kapasitas produksi dan perluasan pasar ke wilayah Asia Tenggara yang
membutuhkan karyawan dengan jumlah yang cukup besar.

Untuk tahun 2025, kami merekomendasikan untuk menggunakan kombinasi antara

rekrutmen karyawan baru dan promosi karyawan internal. Hal ini disebabkan oleh
rencana pengembangan produk-produk garmen yang inovatif dan ramah lingkungan
yang membutuhkan karyawan dengan kualifikasi yang spesifik.

Demikian rekomendasi kami. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Bagian SDM PT ABC

 Contoh Hasil Identifikasi Kebutuhan SDM

Perusahaan : PT ABC
Lokasi : Bandung
Bidang Usaha : Garmen
Periode : 2024-2025

Metode:

 Analisis rencana organisasi

 Analisis data karyawan
 Analisis tren pasar tenaga kerja

Hasil:
 Jumlah kebutuhan SDM:

Tahun Jumlah

2024 3.500

2025 4.000

 Kualifikasi kebutuhan SDM:

Posisi Kualifikasi

Operator SMA/SMK sederajat, mampu mengoperasikan mesin

produksi produksi

SMK/D3 jurusan teknik industri, mampu menggunakan alat

Quality control
ukur

Sales & S1 jurusan manajemen, memiliki pengalaman di bidang

marketing garmen

IT S1 jurusan informatika, memiliki pengalaman di bidang IT

  Alternatif pemenuhan kebutuhan SDM:

Alternatif Kelebihan Kekurangan

Dapat memenuhi kebutuhan

Rekrutmen
SDM dengan cepat dan sesuai
karyawan Biaya rekrutmen yang tinggi
dengan kualifikasi yang
baru
dibutuhkan

Promosi Tidak dapat memenuhi

Dapat meningkatkan motivasi
karyawan kebutuhan SDM dengan
dan loyalitas karyawan internal
internal cepat

Tidak dapat memenuhi

Biaya outsourcing yang lebih
Outsourcing kebutuhan SDM yang
rendah
bersifat berkelanjutan

Rekomendasi:

 Untuk tahun 2024, disarankan untuk menggunakan alternatif rekrutmen

karyawan baru untuk memenuhi kebutuhan SDM.
 Untuk tahun 2025, disarankan untuk menggunakan kombinasi antara
rekrutmen karyawan baru dan promosi karyawan internal.

Catatan:

 Hasil identifikasi kebutuhan SDM ini dapat berubah sesuai dengan kondisi yang
ada.
 Perlu dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkala untuk memastikan
bahwa kebutuhan SDM dapat dipenuhi secara efektif dan efisien.