LAPORAN

AKSI
PERUBAHAN

SIE TEMAN’S
Sistem Informasi Elektronik Tegalsari
Mandala Satu

Disusun Oleh :
Bernadetha Januaria, S.Stp
19940101 201507 2 001

Coach :
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien
merupakan masalah utama dalam pengelolaan pelayanan administrasi
publik dewasa ini. Tuntutan kuat yang diperbuat oleh masyarakat kepada
pemerintah Kota Medan untuk melaksanakan penyelenggaraan
pemerintahan yang baik adalah sejalan dengan meningkatnya tingkat
pengetahuan masyarakat terhadap Standar Operasional Prosedur,
mudahnya penyebaran informasi. Selain itu pola-pola lama
penyelenggaraan pemerintahan dianggap tidak sesuai lagi bagi tatanan
masyarakat yang telah berubah, dimana di masa lalu negara ataupun
pemerintah sangatlah dominan, menjadikan masyarakat menjadi pihak
yang sangat diabaikan dalam setiap proses pembangunan. Oleh karena itu
tuntutan itu merupakan hal yang wajar dan seharusnya direspon oleh
pemerintah dengan melakukan perubahan-perubahan yang terarah pada
terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik.
Dalam penyelenggaraan pelayanan publik, orientasi pada
kekuasaan yang amat kuat selama ini telah membuat birokrasi menjadi
semakin jauh dari misinya untuk memberikan pelayanan publik yang baik.
Birokrasi dan pejabatnya lebih menempatkan dirinya sebagai penguasa
daripada sebagai pelayan masyarakat. Akibatnya sikap dan perilaku
birokrasi dalam penyelenggaraan pelayanan publik cenderung
mengabaikan aspirasi dan kepentingan masyarakat. Berkembangnya
budaya paternalistik ikut memperburuk sistem pelayanan publik melalui
penempatan kepentingan elit politik dan birokrasi sebagai variable yang
dominan dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Elit politik dan
birokrasi atau yang dekat dengan mereka, sering kali memperoleh
perlakuan istimewa dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Akses
terhadap pelayanan dan kualitas pelayanan publik sering berbeda
tergantung pada kedekatannya dengan elite birokrasi dan politik. Hal
seperti ini sering mengusik rasa keadilan dalam masyarakat yang merasa
diperlakukan secara tidak wajar oleh birokrasi publik.
Sebagai stakeholder yang berperan perwujudan implementasi
penyelenggaraan pelayanan public, hal pertama yang dapat dilakukan
adalah fungsi pengawasan. Dalam melaksanakan peran pengawasan
dibutuhkan sosok yang juga memenuhi kriteria kepimimpinan manajemen
kinerja sehingga cepat lambatnya kinerja organisasi dapat terukur dengan
baik dan dapat menjadi bahan tinjauan untuk kedepannya.
Melalui Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III
BPSDM Provinsi Sumatera Utara, peserta diharapkan memiliki
kompetensi manajerial jabatan pengawas yang sebagaimana diatur dalam
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 38 Tahun 2017 tentang Standar Kompetensi Jabatan
Aparatur Sipil Negara dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108
Tahun 2017 tentang Kompetensi Pemerintahan sehingga dapatmemenuhi
sosok pejabat Pengawas yang mempunyai kompetensi manajerial jabatan
Pengawas diperlukan wawasan dan pengetahuan dalam mewujudkan
tanggung jawab kinerjanya.
Dalam melaksanakan salah satu tugas pokok dan fungsi saya
sebagai Sekretaris Kelurahan Tegalsari Mandala – I, berdasarkan
Peraturan Walikota Medan Nomor 49 Tahun 2023 tentang Rincian Tugas
Dan Fungsi Kecamatan Dan Kelurahan Pasal 25 ayat 2c yaitu
pendistribusian tugas, pembimbingan penilaian, penghargaan dan
penegakan / pemrosesan kedisiplinan pegawai ASN (reward and
punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas dan lingkup
kesekretariatan berdasarkan peraturan atas perundang – undangan.
Untuk mendukung tugas pokok dan fungsi tersebut maka akan dibuat
suatu inovasi yang disampaikan melalui aksi perubaha yang diharapkan
dapat mengubah kualitas pelayanan di Kelurahan Tegalsari Mandala – I
Kecamatan Medan Denai Kota Medan menjadi lebih mudah, transparan

3
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
dan terukur. Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis,
Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif.
Untuk memudahkan ASN yang dalam hal ini terdiri dari Kepala
Lingkungan dan Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di Kelurahan Tegal Sari
Mandala – I dalam melaksanakan fungsinya sebagai pelayan masyarakat
dan juga untuk memudahkan masyarakat dalam menerima pelayanan
yang disesuaikan dengan perkembangan zaman. Berdasarkan gagasan
yang muncul akibat persoalan – persoalan di lapangan diharapkan
pelayanan di Kelurahan Tegalsari Mandala – I Kecamatan Medan Denai
dapat melaksanakan pelayanan digital berbasis elektronik di sehingga
memudahkan masyarakat dalam menghadapi alur birokrasi dan
mempersingkat waktu dalam mendapatkan pelayanan administrasi.

B. Tujuan Aksi Perubahan

Dalam tahap ini akan dibagi menjadi 3 (tiga) tahap tujuan untuk
mencapai suatu target dalam aksi perubahan ini yaitu :
I. Tujuan Jangka Pendek
1. Membentuk tim yang efektif
2. Menciptakan aplikasi yang easy access dan user
friendly bagi masyarakat dan juga bagi ASN
II. Tujuan Jangka Menengah
1. Mempersingkat waktu tanpa memotong alur birokrasi
2. Mempersingkat process dan memudahkan output
III. Tujuan Jangka Panjang
Terwujudnya pelayanan administrasi yang efektif dan
akuntabel bagi masyarakat juga bagi ASN.

C. Manfaat Aksi Perubahan

Terdapat beberapa manfaat dari pembuatan laporan / report
kinerja program
I. Manfaat Bagi Organisasi/Instansi antara lain :

4
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
 1. Memudahkan pendisposisian tugas antar Kepala Seksi
2. Mencegah penumpukan pekerjaan
3. Memaksimalkan masing masing tugas pokok dan
fungsi perangkat Kelurahan sehingga staf tidak
overwork
4. Mentiadakan alasan tidak dapat mengoperasikan
komputer
5. Menciptakan salah satu media
penyimpanan/pengarsipan digital sehingga
mempermudah ASN dalam memperoleh data
masyarakat.
6. Memudahkan proses dengan menciptakan pelayanan
yang terukur sehingga mendapatkan feedback yang
positif dari masyarakat mengenai pelayanan birokrasi
7. Meningkatkan keterikatan kerja / employee
engagement bagi seluruh ASN Kelurahan Tegalsari
Mandala – I

II. Manfaat Eksternal Bagi Organisasi Perangkat

Daerah (OPD) antara lain :
Instansi ini mampu untuk memenuhi pemenuhan data
yang diminta dari instansi lain dalam mendukung
pembuatan laporan yang sesuai dengan motto walikota
medan yaitu medan terintegrasi dan medan satu data

III. Manfaat Bagi Masyarakat antara lain :

1. Tidak mengalami alur birokrasi yang membuat
masyarakat bolak – balik dalam memperoleh
pelayanan administrasi
2. Mempersingkat waktu dalam memperoleh pelayanan

5
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
 3. Menghemat transportation cost dan external cost yang
dikeluarkan dalam memperoleh pelayanan.

BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI

A. Tujuan, Sasaran dan Strategi

Visi dan Misi Kelurahan
Visi Kelurahan Tegalsari Mandala I berbasis visi Walikota dan Wakil
Walikota Medan yaitu “Terwujudnya Masyarakat Kota Medan yang
Berkah, Maju, dan Kondusif “.

Misi Kelurahan Tegalsari Mandala I berdasarkan misi

Walikota dan Wakil Walikota Medan yaitu :
1. Medan Berkah
Mewujudkan Kota Medan layak huni dan berkualitas melalui
pemberdayaan potensi lokal dan perekonomian masyarakat yang
berkeadilan agar tercipta lapangan kerja, iklim kewirausahaan
yang sehat dan peningkatan kualitas SDM
2. Medan Maju
Memajukan kesejahteraan masyarakat melalui revitalisasi
pelayanan pendidikan dan kesehatan yang modern dan terjangkau
oleh semua.
3. Medan Bersih
Menciptakan keadilan sosial melalui reformasi birokrasi yang
bersih, profesional, akuntabel, dan transparan berlandaskan
semangat melayani masyarakat
4. Medan Membangun
Membangun sarana dan prasarana yang mendukung terciptanya
pelayanan publik, yang prima, adil, dan merata.

6
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
 5. Medan Kondusif
Mewujudkan kenyamanan dan iklim kondusif bagi segenap
masyarakat kota medan melalui peningkatan supremasi hukum
berbasis partisipasi masyarakat.
6. Medan Inovatif
Mewujudkan kota medan sebagai kota ekonomi kreatif dan
inovatif yang berbasis pada penguatan hukum capital, teknologi
digital, dan sosial budaya
7. Medan Beridentitas
Mewujudkan kota medan yang beradab, harmonis, toleran dalam
kemajemukan demokratis dan cinta tanah air.
Tujuan yang ingin dicapai adalah : “terwujudnya pelayanan
publik yang bersih, inovatif, reliable dan akuntabel” dan
sasaran yang ingin dicapai adalah: “menciptakan Kota Medan
sebagai smart city”

B. Tugas, Fungsi dan Struktur

Kelurahan merupakan perangkat kerja kecamatan yang dibentuk
untuk membantu sebagian tugas Camat yang dipimpin oleh Lurah.
Dalam melaksanakan tugas Lurah dibantu oleh sekretaris yang
bertanggung jawab kepada Lurah. Berdasarkan Peraturan Walikota
Medan Nomor 49 Tahun 2023 pasal 24 dan 25 tentang Rincian Tugas
Pokok dan Fungsi dari sekretaris kelurahan adalah sebagai berikut :
1. Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan Sebagian tugas
lurah lingkup kesekretariatan yang meliputi pengelolaan
administrasi umum, keuangan dan penyusunan program serta
fasilitasi pengoordinasian penyusunan kebijakan dan
pelaksanan tugas kelurahan
2. Sekretaris menyelenggarakan fungsi perencanaan program dan
kegiatan kesekretariatan dengan mempedomani rencana umum

7
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
 kota, rencana strategis dan rencana kerja kelurahan untuk
terlaksananya sinergitas perencanaan
3. Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan, standar operasional
perosedur, standar pelayanan, standar kompetensi jabatan,
analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, laporan
kinerja dan standar lainnya lingkup kesekretariatan untuk
terselenggaranya aktivitas tugas secara optimal
4. Pendistribusian tugas, pembimbingan, penilaian, penghargaan
dan penegakan pemrosesan kedisiplinan pegawai ASN (reward
and punishment) dalam rangka untuk kelancaran tugas lingkup
kesekretariatan berdasarkan peraturan atas perundang –
undangan
5. Perngoordinasian penyusunan rumusan kebijakan, bahan
rencana program dan kegiatan, standar operasional prosedur,
standar pelayanan , standar kompetensi jabatan, analisis
jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, laporan kinerja
dan standar Lainnya untuk terselenggaranya tugas dan kegiatan
lingkup kelurahan
6. Fasilitasi, supervise dan pengintegrasian pelaksanaan tugas
seksi yang meliputi perumusan kebijakan, bahan rencana
program dan kegiatan, standar operasional prosedur, standar
pelayanan, standar kompetensi jabaran, analisis jabatan,
analisis beban kekrja , evaluasi jabatan, laporan kinerja dan
standar lainnya lingkup kecamatan sesuai dengan usulan seksi
berdasarkan atas peraturan perundang-undangan
7. Pelaksanaan pelayanan administrasi kesekretariatan meliputi
keuangan, perlengkapan penyusunan program dan kegiatan,
kepegawaian, analisis jabatan, analisis beban kerja evaluasi
jabatan kepegawaian, analisa peraturan, tata naskah dinas,
penataan kearsipan, kerumahtanggaan, kehumasan dan umum

8
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
 lainnya lingkup kelurahan agar terciptanya pelayanan
administrasi yang cepat, tepat dan lancer
8. Pelaksanaan survei kepuasan masyarakat atas pelayanan public
9. Pengendalian evaluasi dan penilaian lingkup kesekretariatan
meliputi unsur pelaksanaan perencanaan unsur pelaksanaan
perumusan kebijakan, unsur pelaksanaan tugas dan unsur-
unsur lainnya
10. Pelaksanaan perumusan kebijakan dan penyelenggaraan
kebijakan lainnya berdasarkan atas peraturan perundang-
undangan
11. Penyampaian laporan hasil pelaksanaan tugas sebagai
pertanggungjawaban kepada lurah dan
12. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan lurah terkait dengan
tugas dan fungsinya

Kelurahan Tegalsari Mandala-I dahulu merupakan salah satu bagian

dari Kecamatan Percut Sei Tuan Kab Deli serdang, di karenakan
adanya perluasan / pemekaran pada tahun 1975 maka sebahagian
wilayah Percut Sei Tuan Kab Deli Serdang menjadi Kecamatan Medan
Denai Kota Medan dan mempunyai 6 Kelurahan yang salah satunya
adalah Kelurahan Tegalsari Mandala-I

Sebagai satu dari 6 kelurahan yang berada di Kecamatan Medan

Denai, mayoritas mata pencaharian warga bergerak pada bidang jasa,
Kelurahan Tegalsari Mandala-I memiliki kawasan pemukiman
mempunyai luas wilayah ±50,70 Ha dan dengan batas-batas wilayah
sebagai berikut:
1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kelurahan Bantan Timur
Kecamatan Medan Tembung.
2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kelurahan Tegalsari
Mandala-III Kecamatan Medan Denai

9
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
 3. Sebelah Timur Berbatasan dengan Kelurahan Tegalsari
Mandala-II Kecamatan Medan Denai
4. Sebelah Barat Berbatasan dengan Kelurahan Tegalsari I
Kecamatan Medan Denai

b.1 Data Perangkat Kelurahan Dan Kepala Lingkungan

Susunan organisasi Perangkat Kelurahan dan Kepala Lingkungan
di Kelurahan Tegalsari Mandala – I terdiri atas :
DATA PERANGKAT KELURAHAN
Pangkat/
No Nama Jabatan
Golongan
1 M. NANDA HARAPAN SIREGAR, S.STP LURAH III C

2 BERNADETHA JANUARIA, S.STP SEKRETARIS LURAH III B

3 PEMRI SIREGAR, S.T KASI PEMERINTAHAN III C

4 WENNI NARNULANNI HARAHAP, S.Sos KASI PEMBANGUNAN III C

5 IDA SUSANTI.S,Sos KASI TRANTIB III D

6 CANRIS RINAWATI MALAU STAF III B

7 MUHAMMAD ASWIN STAF II D

8 SITI MUSLIHAH, A.Md.Bns. STAF II C

Jumlah Lingkungan di Kelurahan Tegal Sari Mandala I berjumlah 12

lingkungan. Adapun data Kepala Lingkungan Kelurahan Tegal Sari
Mandala I adalah sebagai berikut:
NO NAMA JABATAN

1 PELIN GURU SINGA KEPLING I

2 ANDI YUSUP KEPLING II

3 HELMIATY KEPLING III

4 KHAIRUL ANWAR KEPLING IV

5 DARWIS SIREGAR KEPLING V

6 RIZALDI KEPLING VI

10
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU
 7 YOGIE EKA SUJATMOKO KEPLING VII

8 ERWINSYAH SIANIPAR KEPLING VIII

9 HENDRAWAN SIREGAR KEPLING IX

10 IKHWAN MAULANA KEPLING X

11 HARUN AL RASYID KEPLING XI

12 YUSRIL KEPLING XII

11
SIE TEMAN’S – SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK TEGALSARI MANDALA SATU