Team Functions

Seperti yang baru saja Anda lihat, tim cenderung memerlukan jenis pengetahuan dan keterampilan
tertentu dari anggotanya, terlepas dari pekerjaan spesifik tim tersebut. Pendekatan lain untuk
menganalisis kerja tim yang tidak terikat pada konten tugas tertentu adalah dengan menganalisis
fungsi tim yang dianggap bersifat umum atau diperlukan secara universal. Serangkaian fungsi tersebut
diidentifikasi oleh Nieva, Fleishman, dan Reick (1978; lihat juga Fleishman & Zaccaro, 1992).
Mereka mengidentifikasi lima fungsi umum, yang masing-masing dibagi menjadi dua atau lebih
fungsi khusus.

1. Fungsi orientasi memungkinkan anggota tim mengetahui apa yang mereka lakukan, yaitu apa
tujuan tim dan sumber daya apa yang mereka miliki untuk mencapai tujuan tersebut. Selama orientasi,
tim juga harus bertukar informasi tentang fitur lingkungan dan menilai tugas apa yang perlu
diselesaikan dalam urutan apa.
2. Fungsi distribusi sumber daya memungkinkan tim untuk menempatkan orang-orang ke dalam
tugas-tugas sehingga orang-orang mempunyai pekerjaan dan ada kesesuaian antara bakat individu
dengan persyaratan tugas.
3. Fungsi pengaturan waktu berkaitan dengan pola aktivitas dalam tim. Pengaturan waktu berkaitan
dengan kecepatan aktivitas secara umum, baik untuk tim maupun individu.
4. Koordinasi menyangkut persyaratan untuk membentuk pola tindakan anggota tim.
5. Fungsi motivasi berhubungan dengan tingkat upaya anggota tim, serta mengelola konflik di antara
anggota. Norma kinerja harus dikembangkan dan diadopsi. Penghargaan tim perlu ditetapkan.

Para peneliti telah mengembangkan serangkaian skala sehingga juri dapat menilai tim yang berbeda
dan fungsinya (Shiflett, Eisner, Price, & Schemmer, 1982). Skala tersebut telah digunakan untuk
menunjukkan perbedaan profil kebutuhan untuk tim militer yang berbeda. Namun fungsi tim belum
banyak diterapkan pada tim di perusahaan. Sekali lagi, kami telah menyediakan daftar fungsi sebagai
sumber deskriptor yang kaya untuk menganalisis kerja tim. Dalam pandangan kami, pendekatan
fungsi tim menghasilkan gambaran yang cukup lengkap tentang apa yang perlu dilakukan oleh sebuah
tim. Tinggal pendekatan lain untuk menggambarkan bagaimana tim menyelesaikan fungsi yang
diperlukan.

The Multiphase Analysis of Performance System

Sistem analisis kinerja multifase (MAP) dikembangkan untuk menganalisis tugas tim terutama untuk
pelatihan tim (Levine & Baker, 1990; Levine, Brannick, Coovert, & Llobet, 1988). Idenya adalah
memulai dengan misi atau tujuan tim, beralih ke fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh orang-orang
untuk mencapai tujuan, dan kemudian beralih ke tugas-tugas yang harus dipenuhi oleh individu untuk
menjalankan fungsi-fungsi tersebut. Setelah tugas diidentifikasi, beberapa jenis analisis berbeda dapat
dilakukan untuk menentukan isi pelatihan. Istilah MAP juga dipilih karena adanya analogi geografis.
Seseorang memulai dengan gambaran besar untuk menemukan posisi umum tim dan kemudian
mengisi secara lebih rinci sesuai kebutuhan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dalam hal
pelatihan. Latihan ini seperti merencanakan perjalanan dari Tampa ke jalan tertentu di Detroit. Anda
akan memulai dengan peta negara, beralih ke peta negara bagian, dan mengakhiri perjalanan dengan
peta kota.

Building Blocks for Team Job Analysis

Sistem MAP didasarkan pada empat elemen dasar yang telah Anda ketahui dan sukai selama
membaca buku ini, yaitu deskriptor, sumber data analisis pekerjaan, metode pengumpulan data, dan
unit analisis ( kami menyadari bahwa perencanaan untuk menggunakan informasi setelah analisis
pekerjaan adalah hal yang penting, namun hal tersebut bukan merupakan bagian dari sistem MAP
awal selain laporan akhir).

Prinsip pengorganisasian yang digunakan oleh Levine dan Baker (1990) untuk menghasilkan
himpunan layak terdiri dari tiga faktor. Faktor pertama adalah apakah pelatihan tersebut dimaksudkan
untuk diterapkan pada individu atau tim secara keseluruhan. Misalnya, meskipun pilot dapat terbang
bersama sebagai kru, pelatihan pilot mungkin melibatkan anggota kru lainnya atau tidak; beberapa
tugas memerlukan anggota lain, tetapi ada pula yang tidak. Faktor kedua adalah apakah pelatihan
tersebut ditujukan terutama untuk hubungan interpersonal atau terutama untuk produksi produk atau
jasa, yaitu aspek teknis pekerjaan. Faktor ketiga adalah apakah tim itu matang atau belum matang.
Yang kami maksud dengan tim yang belum matang bukanlah remaja atau cekikikan; yang kami
maksud adalah tim yang tidak memiliki pengalaman sebelumnya dalam melakukan tugas tersebut.
Bersama-sama, ketiga faktor tersebut menciptakan kisi delapan sel untuk pelatihan. Untuk setiap sel,
direkomendasikan subset blok penyusun.

Dengan menggunakan contoh simulasi pelatihan untuk pilot jet tempur Levine dan Baker (1990),
Tabel 5.9 menyajikan kisi-kisi blok penyusun yang direkomendasikan untuk setiap sel. Angka-angka
dalam sel diambil dari Tabel 1.3 di Bab 1. (Kami menyerahkan kepada Anda para pembaca yang
ambisius untuk melacak daftar entri di Tabel 1.3; Anda mungkin memerlukan sesuatu yang berguna
untuk dilakukan pada hari Minggu yang santai, ya?) Masing-masing nomor mengacu pada blok
bangunan tertentu. Sel 1, misalnya, untuk memberikan pelatihan individu mengenai aspek
interpersonal kerja tim bagi anggota tim yang matang (berpengalaman). Sel 1 mencantumkan
deskriptor yang layak, sumber data analisis pekerjaan, metode pengumpulan data, dan unit analisis.
Beberapa deskriptor yang berguna (D) mencakup tuntutan pekerjaan pribadi pada anggota tim.
Sumber data analisis pekerjaan (S) yang berguna mencakup anggota tim dan pelatih tim. Metode
pengumpulan data yang berguna (C) mencakup wawancara individu dan tim serta kuesioner, dan unit
analisis (A) mencakup dimensi pekerjaan seperti perilaku kepemimpinan dan persyaratan karakteristik
anggota tim seperti ketegasan.
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, analisis dimulai dengan misi tim dan dilanjutkan melalui
fase yang semakin mendetail hingga informasi yang diperlukan untuk pelatihan selesai. Levine dan
Baker (1990) mengilustrasikan penggunaan sistem MAP dengan menganalisis tugas tim laboratorium
di mana dua orang bekerja sama untuk “menerbangkan” simulasi mikrokomputer jet tempur. Tugas
tersebut diatur sedemikian rupa sehingga salah satu dari dua orang tersebut menggunakan joystick dan
yang lainnya menggunakan keyboard. Joystick mengontrol arah jet. Keyboard mengontrol kecepatan
jet dan senjata yang digunakan untuk menembaki pesawat tempur musuh. Tugas tersebut disusun
sedemikian rupa sehingga tidak ada anggota kru yang dapat menyelesaikan tugas sendirian; mereka
harus bekerja sama untuk mencapai tujuan mereka, yaitu menembak jatuh seorang pejuang musuh.

Levine dan Baker (1990) memulai dengan mempertimbangkan jenis pelatihan yang paling diinginkan.
Karena mereka berurusan dengan tugas laboratorium, tim tidak memiliki pengalaman sebelumnya
dengan hal tersebut, sehingga tim yang belum matang dipilih (Sel 2, 4, 6, dan 8) sebagai yang paling
relevan. Kemudian, pelatihan produksi individu dan tim dipilih sebagai yang paling relevan (Sel 4 dan
8) untuk demonstrasi.

Descriptors
Deskriptor (untuk Sel 4 dan 8) yang dipilih Levine dan Baker (1990) sesuai dengan angka 1, 3, 5, 7, 8,
12, dan 13. Untuk menghemat ruang, kami hanya akan menyebutkan deskriptor yang paling
berhubungan langsung dengan tim. Misalnya, deskriptor nomor 3 mengacu pada tanggung jawab dan
misi tim dan anggota tim. Tujuan analisis yang pertama adalah untuk menentukan tujuan atau misi
utama tim. Dalam hal ini, misinya adalah menembak jatuh jet musuh. Setelah misi ditetapkan, fungsi
anggota tim harus ditemukan dan dijelaskan secara umum karena mereka berkontribusi untuk
mencapai misi tim. Dalam contoh kita, salah satu anggota mengarahkan jet ke posisi mengunci target
dan menahannya di sana, lalu anggota lainnya menembakkan senjata, dan seterusnya.

Deskriptor nomor 7 mengacu pada mesin, perkakas, perlengkapan, dan alat bantu kerja. Ini akan
menjadi item utama dalam tugas-tugas yang membutuhkan banyak peralatan seperti simulasi misi
tempur udara. Analisis dalam contoh jet tempur harus fokus pada komputer, joystick, keyboard, peta,
headphone, serta mesin dan peralatan lain yang merupakan bagian dari pekerjaan. Dalam analisis
pekerjaan pada umumnya (bukan untuk tim), semua perangkat mekanis mengacu pada pekerjaan
target. Namun, dalam analisis pekerjaan untuk tim, perlu ada indikasi hubungan antara item mekanis
dan masing-masing anggota tim. Dalam kasus kami, hanya satu anggota yang menggunakan joystick,
namun keduanya menggunakan headphone.

Flowcharts and Time Charts

Anggota tim terhubung satu sama lain melalui pekerjaan. Kerja tim selalu melibatkan koordinasi
pelaksanaan tugas melalui urutan (misalnya, bayangkan sebuah brigade ember di mana setiap orang
memberikan seember air ke ember berikutnya sampai orang terakhir memadamkan api), simultanitas
(misalnya, dalam sebuah orkestra, musisi yang berbeda harus memainkan not-not yang berbeda secara
bersamaan), atau keduanya. Urutan mungkin melibatkan hal-hal fisik seperti dalam perakitan mobil,
atau mungkin melibatkan penyampaian informasi seperti dalam kontrol lalu lintas udara, di mana satu
pengontrol “menyerahkan” sebuah pesawat ke pengontrol lainnya. Simultanitas dapat melibatkan
upaya fisik, seperti ketika beberapa orang harus bekerja sama untuk melepaskan tapak tangki. Hal ini
juga dapat melibatkan pengiriman informasi melalui berbagai saluran, seperti dua jenis radio yang
berbeda, satu untuk memberi sinyal keadaan darurat dan satu lagi untuk mengirimkan ucapan.
Diagram alur dapat menggambarkan kerja tim yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Contoh diagram alur ditunjukkan pada Gambar 5.3 (Levine & Baker, 1990). Dalam diagram alur ini,
tindakan (kinerja tugas) ditampilkan dalam bentuk persegi panjang, dan keputusan ditampilkan dalam
bentuk berlian. Urutan kegiatan ditunjukkan dengan tanda panah. Jadi, salah satu deskriptor utama
yang terkait dengan diagram alur adalah hubungan antar tindakan; artinya, diagram alur memberi tahu
kita apakah suatu tindakan mendahului tindakan lainnya. Diagram alur juga memungkinkan kita
mengilustrasikan putaran atau rangkaian tindakan yang berulang. Kalau misalnya kita menembaki
musuh dan meleset, maka kita coba lagi.
Grafik waktu juga dapat berguna untuk memahami suatu proses kerja. Contoh bagan tersebut
ditunjukkan pada Gambar 5.4. Biasanya, diperlukan tiga orang untuk mengoperasikan tangki. Satu
orang mengemudikan tangki untuk menempatkannya pada posisi yang tepat untuk beraksi (lihat baris
pertama pada Gambar 5.4). Orang kedua memutuskan target dan jenis amunisi apa yang akan
digunakan (garis kedua dari atas). Orang ketiga mengarahkan dan menembakkan senjata utama (baris
ketiga). Beberapa hal perlu diperhatikan dalam contoh ini. Pertama, setiap panah mewakili satu
aktivitas. Waktu direpresentasikan sebagai garis yang bergerak dari kiri ke kanan. Oleh karena itu,
rangkaian kegiatan ditampilkan sebagai kumpulan anak panah yang menunjuk dari kiri ke kanan. Tiga
tingkat panah yang berbeda menunjukkan bagaimana tugas tersebut biasanya dilakukan oleh tiga
anggota kru. Representasi seperti itu mirip dengan partitur musik yang digunakan oleh konduktor
orkestra. Ini menunjukkan semua yang telah dilakukan dan bagaimana bagian-bagian tersebut
berhubungan satu sama lain sepanjang waktu. Bagan seperti ini berguna dalam memahami bagaimana
pekerjaan dilakukan dan dalam memikirkan bagaimana mengubah pekerjaan agar lebih efektif atau
efisien.
Dalam partitur musik, hanya ada sedikit keleluasaan dalam hal pengaturan waktu, semua nada
ditampilkan dalam hubungan temporal satu sama lain. Namun, dalam representasi seperti Gambar 5.4,
beberapa relasi bersifat tetap, namun relasi lainnya dapat diubah. Misalnya, seseorang harus
memutuskan jenis amunisi dan memuatnya sebelum menembak, sehingga hubungan antara tugas-
tugas ini bersifat kaku. Di sisi lain, seseorang dapat mengarahkan tank sebelum, selama, atau setelah
memposisikannya, sehingga hubungan antara penentuan posisi dan bidikan bersifat fleksibel. Bagan
seperti Gambar 5.4 dapat ditandai sedemikian rupa untuk menunjukkan relasi mana yang kaku dan
mana yang fleksibel.

Diagram alur dan diagram waktu tidak hanya berharga untuk pelatihan tim. Mereka dapat digunakan
untuk merancang tugas tim (Dieterly, 1988) dan untuk menyimpulkan persyaratan kemampuan
(Mallamad, Levine, & Fleishman, 1980) yang mungkin juga digunakan untuk tujuan seleksi.

Sources of Job Analysis Data and Methods of Data Collection

Sebelum kami mulai mendeskripsikan keindahan dan keajaiban diagram alur dan diagram waktu,
kami mendeskripsikan studi Levine dan Baker (1990) yang menganalisis simulasi misi tempur udara.
Mari kita lanjutkan pemikiran tentang studi tersebut dan khususnya tentang sumber data analisis
pekerjaan dan metode pengumpulan data yang mereka gunakan. Sumber data analisis jabatan yang
layak antara lain adalah supervisor, pejabat tinggi, tenaga ahli, pelatih, dan dokumen tertulis. Orang-
orang yang sebenarnya digunakan dalam penelitian ini untuk memberikan informasi adalah para ahli
dan pelatih. Metode pengumpulan data yang layak dilakukan meliputi wawancara, konferensi teknis,
dan peninjauan catatan yang relevan. Mereka mewawancarai para ahli dan mengadakan konferensi
teknis untuk mengembangkan inventarisasi tugas.

Ratings (Units of Analysis)

Levine dan Baker (1990) merekomendasikan bahwa pertemuan pembuatan tugas harus memiliki
tujuan untuk mengidentifikasi 12 hingga 15 fungsi tim dan setidaknya 50 tugas posisi individu. Tugas
posisi harus dicantumkan secara hierarkis di bawah fungsi tim. Setelah tugas dibuat dan diorganisir,
pertemuan UKM lainnya diadakan untuk menghasilkan KSAO yang diperlukan untuk menyelesaikan
setiap tugas dengan sukses (perhatikan bahwa langkah-langkah ini sangat mirip dengan C-JAM, yang
dijelaskan di Bab 4). Setelah daftar tugas dan KSAO diselesaikan dan direvisi seperlunya, mereka
dapat dinilai oleh UKM untuk memberikan informasi yang digunakan dalam menentukan konten
pelatihan.

Setiap tugas harus dinilai berdasarkan kekritisan dan kesulitan untuk dipelajari. (Skala kesulitan
belajar dipilih daripada skala kesulitan tugas, seperti dalam C-JAM, karena analisis MAP digunakan
sebagai dasar pelatihan. Pasti Anda para pembaca yang jeli mengingat bahwa tujuan menentukan
metode.) Peringkat dapat dianalisis kemudian untuk memberikan indeks gabungan yang penting bagi
pelatihan. KSAO harus dinilai berdasarkan dua faktor. Faktor pertama adalah apakah atribut tersebut
penting dalam anggota tim baru. Faktor kedua adalah apakah KSAO yang diberikan membedakan
anggota tim yang unggul dengan rata-rata.
Data Analysis
Setelah pemeringkatan selesai untuk setiap tugas dan KSAO (kesulitan belajar, kekritisan, KSAO
penting bagi pekerja baru, dan membedakan rata-rata dari unggul), statistik ringkasan dapat dihitung
untuk setiap tugas dan KSAO. Ringkasan statistik kemudian dapat disajikan kepada mereka yang
bertanggung jawab untuk mengembangkan pelatihan yang sebenarnya. Kami berharap bahwa tugas-
tugas yang diberi peringkat lebih tinggi dalam hal kekritisan dan kesulitan untuk dipelajari dan bahwa
KSAO diberi peringkat lebih tinggi dalam membedakan rata-rata dari kinerja unggul akan menjadi
kandidat yang baik untuk pelatihan. Biasanya, ada cukup banyak pertimbangan dalam memutuskan
KSAO mana yang akan dilatih. Keputusan-keputusan ini juga bergantung pada faktor-faktor lain
seperti jumlah waktu dan uang yang tersedia untuk program pelatihan.

Storing and Retrieving Information

Di akhir analisis pekerjaan, sebuah laporan akan ditulis yang mendokumentasikan proses dan hasil
(misalnya inventaris tugas dan peringkat) analisis. Pakar pekerjaan akan diundang untuk meninjau
keakuratan dan kelengkapan laporan. Revisi apa pun yang diperlukan akan dilakukan saat ini.
Meskipun Levine dan Baker (1990) tidak melakukan aktivitas tambahan ini selain mengajukan
laporan akhir, kini kita tahu bahwa hal ini merupakan hal yang penting. Sebagian besar pekerjaan
analisis pekerjaan bersifat sangat terapan, sehingga meskipun sangat berguna, pekerjaan ini tidak
mudah untuk dipublikasikan, sehingga tidak dapat diakses. Menempatkan laporan seperti itu di World
Wide Web akan membuatnya lebih mudah diakses (misalnya, lihat O*NET di www.onetonline.org).
Selain itu, data dapat diatur ke dalam database yang memungkinkan pengambilan informasi tentang
posisi individu atau tim secara keseluruhan.

Jelasnya, menganalisis kerja tim merupakan suatu tantangan. Tim itu kompleks, seperti yang
diilustrasikan oleh sistem MAP (yang fokusnya adalah pada pelatihan). Tentu saja, kompleksitas ini
mungkin ada dalam tujuan analisis pekerjaan apa pun yang kita upayakan. Ketika kita
mempertimbangkan, seperti yang sering terjadi, bahwa masing-masing tim tertanam dalam sistem
multitim (Shuffler & Carter, 2018), melakukan analisis pekerjaan menjadi lebih menantang. Namun
hal ini merupakan tantangan yang harus dihadapi mengingat semakin meningkatnya ketergantungan
pada tim untuk menyelesaikan proyek-proyek yang sangat sulit seperti mendaratkan manusia di Mars
dan memerangi bencana lingkungan berskala besar, seperti tumpahan minyak di Teluk Meksiko.

Cognitive Task Analysis for Teams

Gary Klein dan rekannya telah menggunakan analisis tugas kognitif untuk mengatasi banyak masalah
terapan (Hoffman & Klein, 2017), termasuk pertemuan polisi dan militer dengan warga sipil
(misalnya, Klein, Klein, Lande, Borders, & Whitacre, 2015) dan keputusan komando pemadam
kebakaran ( misalnya, Klein, Calderwood, & Clinton-Cirocco, 1986). Beberapa pekerjaan mereka
berkaitan dengan fungsi kognitif tim (Kaempf, Klein, Thordsen, & Wolf, 1996; Klein, 2006; Klein,
Wiggins, & Dominguez, 2010). Metode analisis pekerjaan mereka berasal dari metode insiden kritis
yang telah kami jelaskan sebelumnya di Bab 2, namun metode mereka lebih terkait erat dengan proses
pengambilan keputusan dibandingkan penerapan umumnya. Jadi wawancara yang mengumpulkan
insiden akan menekankan unsur-unsur proses pengambilan keputusan, misalnya isyarat mana yang
diperhatikan, alternatif mana yang dipertimbangkan, dan sebagainya. Pendekatan seperti itu dapat
menghasilkan wawasan yang tidak mungkin diperoleh dari analisis pekerjaan yang sebagian besar
didasarkan pada observasi perilaku; pikirkan apa arti “pikiran tim” untuk analisis pekerjaan. Pembaca
yang waspada tentu saja telah memperhatikan hubungan antara bagian ini dan materi di Bab 3
mengenai analisis tugas kognitif.