Tugas Praktik Mandiri Sesi 2

Langkah-langkah Perusahaan dalam melakukan persiapan, pelaksanaan, dan

pelaporan dalam rekrutmen

Muhammad Zawawi Zulfitra

A. PERSIAPAN
Hasil rekrutmen yang sukses dapat ditentukan oleh bagaimana persiapan yang
dilakukan oleh perusahaan. Semakin matang persiapannya, maka semakin tinggi juga
efektifitas proses pelaksanaannya. Berikut adalah hal hal penting yang harus dilakukan
seorang HR dalam proses persiapan melakukan rekrutmen :

1. Buat Deskripsi Pekerjaan dan Tentukan Persyaratan yang Jelas

Sebelum memulai proses rekrutmen, HRD seharusnya bekerja sama dengan
kepala departemen untuk menentukan bagaimana deskripsi pekerjaan dan
persyaratan yang jelas untuk posisi yang tersedia.
Deskripsi pekerjaan yang dibuat dengan baik dapat membantu perusahaan
dalam menarik calon yang tepat dengan merincikan tanggung jawab, kualifikasi,
dan harapan yang terkait dengan peran yang dibutuhkan dalam lowongan pekerjaan.
Oleh karena itu, untuk membuat deskripsi pekerjaan, sangat penting bagi HR
untuk untuk memahami keterampilan, pengalaman, dan sifat kepribadian yang
diperlukan sebagai kualifikasi untuk pekerjaan yang dibutuhkan. Kualifikasi-
kualifikasi tersebut dapat dijadikan sebagai dasar acuan penilaian selama proses
rekrutmen.
Untuk membuat deskripsi dan menentukan kualifikasi pekerjaan dengan
mudah, seorang HR dapat melakukan beberapa hal berikut:
• Komunikasikanlah dengan manajer atau leader departemen yang berkaitan
untuk mengetahui sekaligus memahami apa saja kebutuhan atau harapan
mereka mengenai karyawan baru.
• Pastikanlah deskripsi dan kualifikasi pekerjaan dibuat dengan jelas, spesifik,
serta dapat mencerminkan persyaratan-persyaratan yang sebenarnya
dibutuhkan oleh posisi pekerjaan.
 • Gabungkanlah semua jenis keterampilan termasuk hardskill, softskill,
hingga aspek-aspek kesesuaian budaya dengan perusahaan.
• Tinjau dan perbaharuilah deskripsi pekerjaan yang sudah dibuat untuk
diselaraskan dengan tren industri, tujuan perusahaan, serta tren posisi
pekerjaan saat ini.

2. Tentukan Metode Rekrutmen

Setelah membuat deskripsi pekerjaan efektif, hal penting selanjutnya yang harus
disiapkan oleh HRD sebelum melaksanakan proses rekrutmen adalah menentukan
terlebih dahulu apa metode rekrutmen yang akan digunakan ke depannya.
Setiap posisi mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda-beda dalam
menyeleksi calon karyawan. Oleh karena itu, HRD harus menyesuaikan metode apa
yang benar-benar cocok untuk dijalankan yang sesuai dengan posisi, organisasi,
atau bahkan industri.
Saat ini, sudah ada banyak sekali metode rekrutmen yang dapat digunakan.
Masing-masing jenisnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan posisi dan
perusahaan. Nah, berikut adalah beberapa contoh metodenya:
➢ Rekrutmen Internal: Ini merupakan metode rekrutmen yang melibatkan
karyawan internal suatu perusahaan. HRD tidak akan mencari karyawan
baru untuk mengisi posisi atau peran yang dibutuhkan. Melainkan
menawarkan karyawan yang sudah asa untuk pindah ke posisi baru,
kenaikan jabatan ataupun demosi.
➢ Rekrutmen Eksternal: Ini merupakan metode rekrutmen untuk talenta-
talenta eksternal. Biasanya untuk mencari karyawan baru, HRD akan
membuka lowongan pekerjaan di job board, sosial media, maupun yang
lainnya.
Metode rekrutmen internal maupun eksternal, keduanya memerlukan
pelaksanaan yang matang. oleh karena itu, untuk memilih dan menentukan metode
rekrutmen manakah yang ingin digunakan. Seorang HR dapat melakukan beberapa
tips berikut:
• Sebelum memutuskan untuk melakukan rekrutmen internal, perhatikanlah
apakah ada karyawan internal yang memiliki potensi untuk peran atau jabatan
yang dibutuhkan. Penggunaan metode rekrutmen internal dapat membantu
 karyawan untuk meningkatkan semangatnya serta menghemat biaya
rekrutmen karena tidak harus melakukan seluruh proses seleksi karyawan baru
dari awal.
• Sesuaikanlah metode-metode rekrutmen yang ada dengan kebutuhan
perusahaan, posisi, serta persyaratan atau kualifikasi khusus yang dibutuhkan
oleh peran. Hal ini dapat membantu Anda untuk menentukan saluran atau
metode yang tepat.
• Apabila ingin melaksanakan rekrutmen eksternal, gunakanlah beragam
sumber untuk mencari calon karyawan yang lebih beragam dan berkualitas
mulai dari menggunakan job board untuk lowongan kerja, website perusahaan,
media sosial, referensi karyawan, maupun yang lainnya.

3. Siapkan Anggaran Rekrutmen

Ada banyak sekali tahapan yang biasa dilakukan dalam proses rekrutmen
karyawan. Proses pelaksanaan rekrutmen sebuah perusahaan membutuhkan
anggaran yang tidak sedikit.
Mengutip dari SHRM, rata-rata biaya rekrutmen yang harus dikeluarkan dalam
satu kali perekrutan bisa mencapai 4.7000 dollar. Bahkan banyak perusahaan yang
mengestimasikan biaya yang dikeluarkan untuk perekrutan karyawan baru
mencapai 3 – 4 kali lebih besar dari gaji untuk posisi yang ditawarkan.
Salah satu alasan mengapa biaya rekrutmen cukup tinggi karena HRD harus
menggunakan banyak sumber daya selama prosesnya mulai dari iklan lowongan
kerja di job board, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Mengingat anggaran yang perlu dikeluarkan untuk melaksanakan proses
rekrutmen cukup tinggi. HRD tentunya harus membuat rincian anggaran untuk
kebutuhan proses rekrutmen. Dengan membuat rincian anggaran yang tepat, Anda
akan lebih mudah dalam mengendalikan pengeluaran, mengalokasikan sumber
daya secara efektif, dan memastikan proses rekrutmen yang lebih lancar. Berikut
adalah tips yang bisa dilakukan saat membuat rincian anggaran:
• Buat daftar untuk semua biaya yang diperlukan selama proses rekrutmen
termasuk iklan lowongan pekerjaan, biaya interview, dan lain-lain.
• Aplikasikanlah anggaran dengan bijak dan efektif untuk menghemat biaya
rekrutmen.
 • Pantau selalu pengeluaran dana yang dilakukan selama proses rekrutmen,
Anda juga bisa melakukan penyesuaian apabila diperlukan.

4. Buat Jadwal Rekrutmen

Waktu merupakan salah satu aspek yang dapat menentukan kesuksesan
rekrutmen. Sebelum menjalankan seluruh tahapan rekrutmen, HRD harus membuat
jadwal seluruh tahapan rekrutmen terlebih dahulu.
Dengan jadwal yang teratur dan masuk akal, Anda dapat memastikan bahwa
proses tetap berjalan dengan baik sehingga dapat mengurangi peluang kehilangan
calon potensial karena keterlambatan.
Untuk membuat jadwal yang efektif, berikut adalah beberapa tips yang bisa
dilakukan:
• Tetapkanlah tenggat waktu yang realistis dalam proses seleksi.
• Informasikan semua pihak yang berkepentingan tentang perkembangan
dan perubahan jadwal.
• Jangan terburu-buru dalam proses untuk memenuhi tenggat waktu,
utamakan untuk menemukan calon yang tepat.

5. Manfaatkan Teknologi Untuk Persiapan Rekrutmen

Di era digital, teknologi dapat sangat membantu proses rekrutmen. HRD
seharusnya mempertimbangkan untuk menerapkan teknologi agar dapat
menyederhanakan proses pelamaran, penilaian calon dengan efisien, dan
menyimpan data pelamar dengan aman.
Selain itu, HRD juga dapat menggunakan teknologi lain seperti media sosial,
platform lowongan kerja, dan masih banyak lagi yang lainnya untuk untuk
mencapai jangkauan yang lebih luas calon potensial.
Ada banyak sekali jenis teknologi yang dimanfaatkan untuk menyukseskan
rekrutmen, beberapa diantaranya:
• Applicant Tracking System (ATS): Untuk menyederhanakan proses
aplikasi, menilai calon dengan efisien, dan menyimpan data pelamar dengan
aman. Teknologi ini dapat mempermudah manajemen calon karyawan baru.
• Media Sosial dan Portal Online: Untuk melakukan jangkauan yang lebih
luas serta komunikasi yang lebih efisien dengan kandidat. Manfaatkan
 platform media sosial dan portal lowongan kerja online untuk terhubung
dengan lebih banyak talenta potensial di luar sana.
• Platform Pre-Employment Test: Untuk melakukan pengetesan potensi
terhadap calon karyawan dengan lebih mudah namun tetap efektif.
Pengetesan calon karyawan merupakan hal yang sangat penting dilakukan
karena dapat membantu HRD menilai kandidat manakah yang benar-benar
tepat dan memiliki kompetensi yang diharapkan baik secara teknis maupun
psikologis. Ada banyak platform pre-employment test yang dapat
digunakan, salah satu paling strategis adalah Algobash.
❖ Contoh form permintaan karyawan

❖ contoh lowongan kerja :

B. PELAKSANAAN
Setelah melakukan penyebaran iklan lowongan kerja, Tahapan selanjutnya
dalam proses rekrutmen ialah proses seleksi. Seleksi SDM merupakan sebuah proses
untuk memilih dan menetapkan sejumlah orang dari calon-calon yang tersedia, dengan
preferensi tertentu. Proses seleksi harus dilaksanakan sejalan dengan hasil analisis
jabatan, deskripsi tugas dan spesifikasi pekerjaan. Fatah Syukur menyatakan bahwa,
proses seleksi dilakukan dalam pengambilan keputusan, memutuskan dari proses
administrasi, wawancara, dan tes untuk menyeleksi para calon pelamar.
Langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam proses seleksi ialah:
1. Penerimaan Surat Lamaran
 Sering dilupakan bahwa sesungguhya proses seleksi berlangsung dua
arah dalam arti bahwa organisasi pemakai tenaga kerja menyeleksi para
pelamar dan dilain pihak para pelamar memilih organisasi dimana dia
berharap akan berkarya.
2. Penyelenggaraan Ujian
Berbagai ujian diselenggarakan dan dimaksudkan untuk memperoleh
informasi yang objektif dan dengan tingkat akurasi yang tinggi tentang
cocok tidaknya pelamar dengan jabatan atau pekerjaan yang akan
dipercayakan kepadanya
Pada dasarnya terdapat tiga jenis tes yang ditempuh oleh para
pelamar, yaitu:
❖ Physical test (medical test), yaitu suatu proses untuk menguji
kemampuan fisik pelamar.
❖ Academic test (knowledge test), yaitu proses menguji kecakapan
yang dimiliki pelamar sesuai dengan kebutuhan jabatan yang akan
diisinya. Misalnya ada tes yang mengukur pengetahuan seseorang
tentang teori dan praktik kepemimpinan, tes yang mengukur
kemampuan atau pemahaman seseorang tentang ruang, waktu,
angka-angka dan kecekatan menangkap makna petunuk verbal dan
lain sebagainya.
❖ Physychological test, yaitu proses menguji tentang kecerdasan,
bakat, prestasi, minat, dan kepribadian dari pelamar. Tes psikologi
dimaksudkan untuk mengukur berbagai faktor kepribadian dan
diperuntukkan bagi upaya mencocokkan kepribadian pelamar
dengan pekerjaan yang tepat baginya. Tes psikologi lainnya adalah
tes yang mengukur kreativitas dan daya nalar seseorang.

Betapa pun pentingnya berbagai tes di atas diselenggarakan, kiranya

tidak boleh dilupakan bahwa penggunaannya hanya sebagai alat untuk
memperoleh informasi secara lebih objektif mengenai pelamar. Agar
berbagai tes di atas benar-benar memberikan informasi yang ingin digali
dari pelamar, dua persyaratan harus dipenuhi, yaitu validitas dan dapat
dipercayai. Tes yang dapat dipercayai ialah bahwa hasil yang diperoleh
konsisten setiap kali tes tersebut diambilnya. Jika sebaliknya yang
 terjadi, misalnya hasil tes bervariasi setiap diambil oleh orang yang
sama, berarti bahwa tes tersebut tidak dapat dipercayai.

3. Wawancara Seleksi
Wawancara sebagai alat seleksi sering dipandang sebagai Langkah yang
cukup penting. Wawancara sebagai alat seleksi merupakan pembicaraan
formal antara perekrut dengan pelamar. Jika dilaksanakan dengan baik,
lima manfaat yang dapat dipetik dari wawancara ialah:
➢ Kesan kuat tentang akseptabilitas pelamar untuk bekerja dalam
organisasi,
➢ Perolehan jawaban yang agak pasti atas pertanyaan apakah
pelamar mampu melaksanakan pekerjaan yang akan
dipercayakan kepadanya,
➢ Perolehan bahan perbandingan antara pelamar yang
diwawancarai dengan para pelamar lain untuk pekerjaan yang
sama,
➢ Pengenalan pelamar dengan lebih baik oleh pewawancara,
➢ Kesempatan bagi pelamar yang diwawancarai untuk lebih
mengenal organisasi yang akan mempekerjakannya melalui
informasi yang diperolehnya dari pewawancara.

Pada dasarnya wawancara diselenggarakan dalam bentuk tatap muka

antara seorang pewawancara dengan seorang pelamar. Meskipun
demikian tidak tertutup kemungkinan menyelenggarakan wawancara
per kelompok, artinya seorang atau beberapa pewawancara mengadakan
dialog dengan sekelompok pelamar. Dewasa ini dikenal paling sedikit
lima jenis wawancara, yaitu:

• Wawancara tidak terstruktur

Dalam menyelenggarakan wawancara tidak terstruktur,
pewawancara tidak mempersiapkan sejumlah pertanyaan
sebelumnya. Jumlah dan jenis pertanyaan biasanya berkembang
sambil wawancara berlangsung. Wawancara tidak terstruktur
digunakan untuk membantu pelamar mengatasi masalah-
masalah pribadi yang mungkin dialaminya.
• Wawancara terstruktur
Tipe wawancara ini digunakan apabila pertimbangan validitas
informasi yang dicari dianggap penting dan apabila jumlah
pelamar yang hendak diwawancarai besar. Kelemahan
pelaksanaan wawancara ini terletak pada dua hal, yaitu:
▪ Pelaksanaan cenderung terlalu formal dan mekanikal,
▪ Tidak/kurang tersedianya kesempatan bagi pewawancara
untuk melakukan improvisasi yang mungkin diperlukan
seperti dalam hal pelamar memberikan jawaban menarik
yang sebenarnya memerlukan “penggalian” lebih lanjut.
• Gabungan antara tidak terstruktur dengan terstruktur
Penggabungan kedua teknik tidak terstruktur dengan terstruktur
pada kenyataan banyak digunakan sebagai teknik seleksi.
Wawancara terstruktur memungkinkan perolehan informasi
yang dapat digunakan untuk membandingkan kualifikasi
seorang pelamar dengan pelamar lainnya dilengkapi dengan
perolehan informasi secara lebih mendalam melalui wawancara
tidak terstruktur.
• Pemecahan masalah
Untuk mengukur kemampuan pelamar menyelesaikan suatu
masalah tertentu, kepada pelamar disodorkan suatu situasi
problematik yang tentu saja sifatnya hipotetikal. Agar informasi
yang dinilai berbobot, tiga hal biasanya mendapat perhatian
pewawancara, yaitu:
▪ Jalan keluar yang dikemukakan pelamar,
▪ Pendekatan yang digunakannya,
▪ Sampai sejauh mana pelamar dapat berpikir tenang dan
rasional dalam hal menghadapi tekanan, betapapun kuat atau
lemahnya tekanan tersebut.

Dalam berbagai organisasi ada tugas-tugas tertentu yang sering

berakibat stres dalam diri pegawai yang bertanggung jawab untuk
melaksanakannya. Dalam hal seperti itu keluhan harus di atasi dan
 diselesaikan demi citra positif organisasi. Dalam usaha
menyelesaikan situasi demikiannya biasanya timbul stres.

4. Surat-Surat Referensi
Salah satu langkah yang biasa diambil dalam keseluruhan proses seleksi
ialah mengharuskan pelamar melengkapi dokumen lamarannya dengan
surat-surat referensi. Surat-surat referensi dimaksudkan untuk
melengkapi informasi tentang diri pelamar seperti kemampuan
intelektual, sikap, nilai yang dianut, perilaku dan hal-hal lain yang
dipandang relevan. Karena itu yang diminta memberikan surat referensi
antara lain adalah atasan langsung, mantan guru atau dosen, sahabat,
keluarga dan pihak-pihak lain yang mengenal pelamar dengan baik
dianggap kompeten memberikan informasi yang diperlukan.
5. Evaluasi Medis
Praktik lain yang sangat lumrah dilakukan adalah melakukan evaluasi
medis yang pada dasarnya dimaksudkan untuk menjamin bahwa
pelamar dalam kondisi fisik yang sehat. Dua cara yang dapat ditempuh,
yaitu: Pertama, pelamar diminta melampirkan surat keterangan dari
dokter. Kedua, melakukan sendiri evaluasi medis dengan mengharuskan
pelamar menjalani tes kesehatan menyeluruh di tempat pemeriksaan dan
oleh dokter yang ditunjuk oleh organisasi. Berbagai tujuan yang ingin
dicapai dengan evaluasi medis seperti ini, antara lain:
▪ Menjamin bahwa pelamar tidak menderita sesuatu penyakit
kronis, apalagi menular;
▪ Memperoleh informasi apakah secara fisik pelamar mampu
menghadapi tantangan dan tekanan tugas pekerjaannya;
▪ Memperoleh gambaran tentang tinggi rendahnya premi asuransi
yang harus dibayar, terutama dalam hal organisasilah yang
membayar premi tersebut bagi para karyawannya.
6. Wawancara Dengan Penyelia
Dalam manajemen sumber daya manusia dewasa ini semakin dirasakan
pentingnya keterlibatan para penyelia yang akan menjadi atasan
langsung pelamar dalam proses seleksi. Berbagai pertimbangan atau
alasan mengapa kecenderungan ini timbul pesat antara lain:
 ➢ Penyelialah yang lebih memahami seluk-beluk dan tuntutan
teknikal pekerjaan yang akan dipercayakan kepada pelamar,
➢ Penyelialah yang dianggap lebih kompeten menjelaskan
berbagai segi pekerjaan tertentu apabila ditanyakan oleh
pelamar,
➢ Penyelialah yang dianggap lebih tepat untuk melakukan
penilaian mengenai kemampuan dan potensi pelamar karena
dikaitkan langsung dengan tugas yang akan dilakukan pelamar,
➢ Penyelialah yang dibebani tanggung jawab untuk mengarahkan,
memberikan dorongan, membina dan mengembangkan pelamar
setelah dia menjadi pekerja dalam organisasi yang bersangkutan,
➢ Jika ternyata di kemudian hari pegawai baru itu tidak atau kurang
mampu menyelenggarakan fungsinya, penyelia turut
bertanggung jawab atas ketidaktepatan dalam proses seleksi.
7. Pengenalan Pekerjaan
Ulasan pekerjaan yang sebenarnya Sebelum karyawan diterima bekerja
akan diberitahukan mengenai jenis pekejaan, peralatan yang digunakan
dan keadaan dari perusahaan ini untuk menghindari ketidakpuasan
karyawan itu diterima
8. Keputusan Seleksi
Langkah terakhir dalam proses seleksi ialah pengambilan Keputusan
tentang lamaran yang masuk. Siapapun yang pada akhirnya mengambil
keputusan atas lamaran yang diterima, apakah diterima atau ditolak,
yang jelas ialah bahwa dua hal penting mendapat perhatian, yaitu:
✓ Pertama, merupakan tindakan yang sangat etis
sekaligusmerupakan langkah penting dalam menjaga citra
positif suatu organisasi apabila para pelamar yang lamarannya
tidak diterima segera diberitahu tentang penolakan tersebut.
✓ Kedua, seluruh dokumen lamaran dari para pelamar yang
diterima untuk bekerja perlu disimpan dengan baik dan rapi
karena berbagai informasi yang terkandung dalam dokumen
tersebut akan sangat bermanfaat di kemudian hari dan membina
dan mengarahkan karier pegawai yang bersangkutan.
Contoh 1 : Surat Panggilan Kerja untuk Interview

Contoh 2 : Surat Panggilan Diterima Kerja

Contoh 3 : Surat Panggilan Seleksi Rekruitmen Karyawan
Contoh 4 : Offering Letter
 C. PELAPORAN
Contoh laporan assessment kandidat

LAPORAN ASSESMEN KANDIDAT

No Formulir :13/seleksi/PTCINDONESIACORP/2024
JABATAN LEGAL STAFF
PERIODE 02 APRIL 2024
NO FPK 1/XI/HR/ PTCINDONESIACORP/2024

NO NAMA INTERVIEW INTERVIEW PRAKTEK TES KESEHATAN KEPUTUSAN

HR USER

1 Yuli Veronica T Lolos Tidak Lolos - - -

2 Anton Sastra Mr Tidak lolos Tidak Lolos - - -
3 Vani Herlina Lolos Lolos Lolos Direkomendasikan Kandidat
Terpilih
4 Yohanes Novaldi Lolos Lolos Lolos Direkomendasikan Tidak Terpilih

Di buat oleh
Menyetujui
07 April 2024 07 April 2024

Luhut Binsar P Hotma Paris H