LAPORAN TENTANG WAWANCARA

PURCHASING

NAMA KELOMPOK :
I GEDE ERSA MAHENDRA WIJAYA
(MDM)
DEWA NGAKAN PUTU KRISNA MADUSUDANA
(MDM)
KADEK NANDA FAJAR PUTRA
(MDM)

PUSAT PENDIDIKAN & PELATIHAN PERHOTELAN

POLTEKNAS DENPASAR
2024
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmatnya penulis
dapat menyelesaikan proses wawancara ini dengan baik dan tepat pada waktunya, proses
wawancara ini dilakukan di INARA Alas Harum Hotel

Terselesainya proses wawancara ini tidak lepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai
pihak dari kampus maupun pihak hotel. Maka dalam kesempatan ini tidak lupa penulis
mengucapkan terimakasih kepada semua pihak, antara lain :

1. Human Resource Departement di INARA Alas Harum Hotel

2. Seluruh staff di INARA Alas Harum Hotel khususnya dibagian Purchasing
3. Bapak Teja Sukmana selaku dosen pengajar yang telah memberikan ilmu pengetahuan

Penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari kata sempurna, sehingga penulis
mengharapkan saran dan kritik bagi pembaca yang bersifat membangun. Penulis berharap
laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi pembaca kedepannya .

Badung,

I GEDE ERSA MAHENDRA WIJAYA

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................................................ii

DAFTAR ISI......................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................1

1.1 Latar Belakang Masalah...................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.............................................................................2
1.3 Tujuan Penulisan Laporan................................................................2

BAB II LANDASAN TEORI............................................................................3

2.1 Pengertian pariwisata...........................................................................

2.2 Pengertian Hotel..................................................................................
2.3 Pengertian Purchasing ........................................................................
2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing.............................................

BAB III PEMBAHASAN SOAL........................................................................

BAB IV PENUTUP..............................................................................................

3.1 Kesimpulan..........................................................................................

LAMPIRAN.........................................................................................................

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Saat ini industri pariwisata berkembang sangat pesat. Perkembangan tersebut tidak
terlepas dari hal-hal yang dapat seperti akomodasi, makanan dan minuman, serta objek
wisata. Salah satu industri pariwisata yang sangat berperan yaitu hotel. Hotel saat ini menjadi
salah satu saranan akomodasi atau tempat tinggal yang sangat diminati para wisatawan.
Terutama di kota-kota besar khususnya di Kabupaten Gianyar menjadikan hotel sebagai salah
satu tempat untuk berbisnis maupun berwisata.Dengan adanya hotel bintang 3 sampai bintang
5 yang aktif beroperasi di Kabupaten Gianyar dapat menunjukkan bahwa minat wisatawan
untuk datang dan menginap relatif tinggi. Salah satunya hotel bintang 4 di daerah Ubud yaitu
Hotel Inara Alas Harum. fasilitas hotel yang disediakan pasti memerlukan peralatan,
perlengkapan, bahan-bahan untuk menunjang operasional mulai dari yang material maupun
bahan yang siap pakai. Adanya peralatan yang harus terpenuhi tersebut harus dilakukan
pembelian dan pengadaan peralatan yang mana tugas dan tanggung jawab dari Purchasing
Departement. Fungsi departemen pembelian yaitu merencanakan dan mengoordinasikan
proses pembuatan Purchase Requisition atau dikenal dengan PR dan Market List atau ML
untuk memenuhi kebutuhan semua departemen di hotel. Dalam penelitian ini terdapat 1
rumusan masalah yang ditetapkan. Rumusan masalah tersebut antara lain "Bagaimana peran
Purchasing dalam proses pengadaan barang di Hotel Inara Alas Harum?", Penelitian ini
menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan dalam
penelitian yaitu data primer dan data sekunder. Luaran yang diharapkan dalam penelitian ini
yaitu memberikan solusi terkait kendala-kendala yang dialami Purchasing Department di
Hotel Inara Alas Harum dalam proses pengadaan barang.

1
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, ada beberapa rumusan masalah yang penulis
dapatkan yaitu :
a. Bagaimanakah alur kerja seorang Purchasing di INARA Alas Harum Hotel

1.3 Tujuan Penulisan Laporan

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini antara lain:
a. Untuk mengetahui alur kerja seorang Purchasing INARA Alas Harum Hotel

BAB II

LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Pariwisata

Secara umum pariwisata merupakan suatu perjalanan yang dilakukan seseorang untuk
sementara waktu yang diselenggarakan dari suatu tempat ke tempat yang lain dengan
meninggalkan tempat semula dan dengan suatu perencanaan atau bukan maksud untuk
mencari nafkah di tempat yang dikunjunginya, tetapi semata-mata untuk menikmati kegiatan
pertamasyaan atau rekreasi untuk memenuhi keinginan yang beraneka ragam.

2
Menurut Kodhyat (1998) pariwisata adalah perjalanan dari suatu tempat ketempat lain,
bersifat sementara, dilakukan perorangan atau kelompok, sebagai usaha mencari
keseimbangan atau keserasian dan kebahagian dengan lingkungan dalam dimensi sosial,
budaya, alam dan ilmu. Sedangkan Gamal (2002), pariwisata didefinisikan sebagai bentuk.
suatu proses kepergian sementara dari seorang, lebih menuju ketempat lain diluar tempat
tinggalnya. Dorongan kepergiannya adalah karena berbagai kepentingan baik karena
kepentingan ekonomi, sosial, budaya, politik, agama, kesehatan maupun kepentingan lain.
Selanjutnya Burkart dan Medlik (1987) menjelaskan pariwisata sebagai suatu trasformasi
orang untuk sementara dan dalam waktu jangka pendek ketujuan- tujuan di luar tempat di
mana mereka biasanya hidup dan bekerja, dan kegiatan- kegiatan mereka selama tinggal di
tempat-tempat tujuan itu.

Menurut WTO (1999), yang dimaksud dengan pariwista adalah kegiatan manusia yang
melakukan perjalanan ke dan tinggal di daerah tujuan di luar lingkungan kesehariannya.
Sedangkan menurut Undang - Undang RI nomor 10 tahun 2009 tentang kepariwisataan
dijelaskan bahwa wisata adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seseorang atau
sekelompok orang dengan mengunjungi tempat tertentu untuk tujuan rekreasi, pengembangan
pribadi, atau mempelajari keunikan daya tarik wisata yang dikunjungi dalam waktu
sementara.

2.2 Pengertian Hotel

Dalam mengembangkan industri pariwisata, hotel merupakan salah satu sarana pokok dalam
menyediakan penginapan, hotel memiliki pengertian yang berbeda bagi setiap orang.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)mengemukakan bahwa hotel

3
adalah bangunan berkamar banyak yang disewakan sebagai tempat menginap dan makan
orang yang sedang dalam perjalanan. (Widjaya, 2005:3).

Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian/seluruh bangunan untuk
menyediakan jasa pelayanan penginapan,makan dan minum yang dikelola secara komersial
serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan pemerintah. (Bataafi, 2005:4).

Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa di dalamnya terdapat beberapa unsur pokok
yang terkandung dalam pengertian hotel sebagai akomodasi komersial yaitu:

1. Hotel merupakan suatu bangunan, lembaga, perusahaan, atau badan usaha akomodasi.

2. Hotel menyediakan fasilitas pelayanan jasa berupa penginapan, pelayanan makanan, dan
minuman serta jasa-jasa yang lain.

3. Hotel merupakan fasilitas pelayanan jasa yang terbuka untuk umum dalam melakukan
perjalanan.

4. Suatu usaha yang dikelola secara komersial

Tiap hotel, motel atau berbagai bentuk penginapan lainnya akan berusaha

memberikan nilai tambah yang berbeda terhadap produk atau jasa yang akan membuat suatu
hotel berbeda dari yang lainnya, yang akhirnya menyebabkan mengapa orang mempunyai
alasan tersendiri memilih sebuah hotel.

2.3 Pengertian Purchasing

Purchasing diartikan sebagai proses pembelian barang dan jasa yang akan dipergunakan oleh
suatu perusahaan dalam mendukung kelancaran kegiatan operasional bisnisnya. Purchasing
dipahami sebagai bentuk pengadaan barang perusahaan. Tugasnya yang menjadi pengadaan
beragam peralatan ini membuatnya terlibat aktif dalam semua kegiatan perusahaan.

Mulai dari kegiatan produksi, Purchasing bertanggungjawab dalam hal pengadaan semua alat
yang diperlukan dalam proses produksi. Kelancaran produksi secara tidak langsung juga
menjadi tanggung jawab Purchasing. Terlebih mengenai pengadaan beberapa bahan baku
dalam produksi harus benar-benar diperhatikan Purchasing. Hal ini yang menjadi poin utama
dalam pembagian tugas posisi Purchasing dalam perusahaan.

Tidak hanya menjadi penanggungjawab segala pengadaan semua alat pendukung proses
produksi, Purchasing juga harus melakukan pembelian barang sesuai dengan kepentingan dan
kebutuhan perusahaan. Jadi tugas terpenting dari Purchasing adalah memastikan dan
mengoptimalkan jumlah barang dan alat perusahaan tetap efisien, stabil, dan bisa
dipergunakan sesuai kebutuhan perusahaan.

4
Rata-rata dalam setiap perusahaan dapat menghabiskan hingga 70% pendapatannya untuk
pembelian kebutuhan. Terlebih untuk perusahaan-perusahaan manufaktur yang berkitan
dengan memproduksian barang, pastinya banyak biaya dalam pengadaan produksinya. Dalam
hal ini Purchasing bertugas memastikan stok barang untuk produksi perusahaan, kelayakan
barang, hingga pembelian barang ini sesuai dengan permintaan divisi lain.

Oleh karena itu staff Purchasing perlu melakukan pemahaman mengenai kebutuhan
perusahaan secara rinci sekaligus mencatat kebutuhan sesuai dengan tingkat prioritasnya.
Karena proses pengadaan barang atau pembelian barang akan membutuhkan beberapa
pertimbangan, baik pada alokasi, pendanaan, maupun sumber daya manusia.

2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing

Seorang Purchasing pada sebuah hotel memiliki beberapa Tugas Utama dan Tanggung
Jawabnya antara lain :

Tugas Utama Purchasing :

1. Perencanaan dan Pengadaan:

 Menganalisis kebutuhan dan permintaan barang dari berbagai departemen di hotel.
 Menyusun rencana pengadaan barang dan jasa berdasarkan anggaran yang tersedia.
 Melakukan riset pasar untuk mencari pemasok yang menawarkan produk berkualitas
dengan harga terbaik.
 Menegosiasikan harga dan kontrak dengan pemasok.
 Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan pengadaan hotel.
2. Manajemen Pemasok:
 Membangun dan memelihara hubungan baik dengan pemasok.
 Melakukan audit dan penilaian kinerja pemasok secara berkala.
 Mencari dan mengembangkan pemasok baru untuk meningkatkan pilihan dan daya
saing.
3. Manajemen Persediaan:
 Memantau tingkat persediaan barang dan memastikan ketersediaan barang yang
dibutuhkan.
 Menetapkan sistem penyimpanan dan pencatatan persediaan yang efektif.

5
  Mengelola rotasi persediaan untuk menghindari kerusakan dan kadaluarsa.
4. Pengendalian Biaya:
 Mendapatkan harga terbaik untuk produk dan layanan yang dibutuhkan hotel.
 Mencari peluang untuk menghemat biaya tanpa mengurangi kualitas.
 Memantau dan menganalisis pengeluaran untuk mengidentifikasi area yang dapat
dioptimalkan.
5. Administrasi:
 Menyiapkan dan memelihara dokumen terkait pengadaan, seperti purchase order,
kontrak, dan faktur.
 Melakukan pelaporan dan analisis data pengadaan.
 Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan internal hotel.

Tanggung Jawabnya :

 Memastikan kualitas barang dan jasa yang diterima sesuai dengan standar hotel.
 Menangani keluhan dan masalah yang terkait dengan pemasok dan barang yang
diterima.
 Mengikuti perkembangan tren dan teknologi terbaru dalam industri pengadaan.
 Berkolaborasi dengan departemen lain di hotel untuk memastikan kelancaran
operasional.

2.7 Tugas dan Tanggung Jawab Receiving

Seorang Receiving pada sebuah hotel memiliki beberapa Tugas Utama dan Tanggung
Jawabnya antara lain :

Tugas Utama Receiving :

1. Menerima Barang:
 Menerima barang yang dipesan oleh pihak hotel dari pemasok.
 Memeriksa kesesuaian barang dengan Purchase Order (PO) dan surat jalan.
 Menghitung jumlah barang yang diterima dan memastikan tidak ada kerusakan.
 Menandatangani surat jalan sebagai bukti penerimaan barang.
2. Memeriksa Barang:

6
  Memeriksa kualitas dan kondisi barang yang diterima.
 Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam
PO.
 Melakukan pengecekan fisik terhadap barang, seperti tanggal kadaluarsa, kemasan,
dan lain sebagainya.
 Menolak barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi atau yang rusak.
3. Menyimpan Barang:
 Menyimpan barang di tempat yang sesuai dengan jenis dan kategorinya.
 Menjaga kebersihan dan kerapian gudang penyimpanan.
 Melakukan penataan barang dengan sistem yang baik untuk memudahkan proses
pengeluaran.
4. Melakukan Pencatatan:
 Mencatat jumlah dan jenis barang yang diterima dalam sistem inventaris.
 Memperbarui data inventaris secara berkala.
 Melakukan pencatatan keluar masuk barang dengan sistem yang baik.
5. Melaporkan Barang:
 Melaporkan penerimaan barang kepada atasan atau bagian yang terkait.
 Membuat laporan persediaan barang secara berkala.
 Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang membutuhkan barang.

7
 BAB III

PEMBAHASAN SOAL

A. Apa saja pekerjaan yang ada di dapartemen purchasing?

Tugas-tugas Purchasing itu dibawah naungan accounting, tugas purchasing itu memesan
batang dari DML dapartemen lain ke Vendor - Vendor yang sudah Bekerjasama dengan
INARA

B. Apakah purchasing di hotel Inara berdiri sendiri?

Berdiri sendiri tapi ada juga berbaut dari unit lain, misalkan kita menanyakan Vendor yang
termurah, Soalnya inara ini Baru Berdiri Juga

C. Bagaimana pemilihan barang-barang yang sesuai dengan kebutuhan dan budget?

Salah satunya adalah mencari barang termurah dari vendor vendor yang diajukan

D. Apa saja kebutuhan dari masing-masing departemen?

Kebetulan dapartemen itu berbeda-beda, kalau mereka butuh suatu barang, dia harus
membuat purchaser Terlebih dahulu atau purchaser requirements atau store requirements.

E. Jika departemen kitchen meminta barang bagaimana caranya meminta ke

departemen purchasing?

Yang pertama mereka harus melihat stok barang mereka terlebih dahulu, Membuat daily
marketlist, dan Markettist tersebut distar ke purchasing, Purchasing memesan ke Vendor-
Vendor yang bersangkutann

BAB IV

PENUTUP
1.1 Kesimpulan
purchasing adalah proses di mana organisasi atau individu memperoleh barang atau jasa
dari pihak lain dengan tujuan memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. Proses ini

8
melibatkan beberapa langkah seperti identifikasi kebutuhan, pencarian pemasok,
negosiasi harga, pembayaran, dan penerimaan barang atau jasa. Tujuan utama dari
purchasing adalah untuk memperoleh barang atau jasa dengan harga dan kualitas yang
sesuai serta dalam waktu yang tepat.

LAMPIRAN