BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 1

Nama Mahasiswa : Julita Susanti

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 043690689

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4103 Dasar-dasar Kesekretarisan

Kode/Nama UPBJJ : 13 / UPBJ – UT BATAM

Masa Ujian : 2022/23.1 (2022.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
Soal.

1. Salah satu fakultas di sebuah universitas negeri, memiliki sebuah unit kerja yang
bernama kesekretariatan. Unit kerja itu masuk ke dalam struktur organisasi. Unit
tersebut dikepalai oleh seorang sekretaris senior, dan memiliki beberapa orang staf.
Kategorikan jenis sekretaris dari studi kasus tersebut dan jelaskan!

Jawab

Dari penjelasan studi kasus diatas merupakan katagori jenis sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi (executive secretary) Adalah seorang yang memimpin suatu

sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah
tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi
yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi,
disamping bekerja atas instruksi, kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan
sebagai ‘pemimpin pelaksana’, yang memiliki wewenang untuk ikut membuat
keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi,
mengadakan pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Dengan demikian, sekretaris organisasi harus memahami tujuan organisasi, prinsip –
prinsip, dan asas – asas manajemen atau organisasi dengan baik.

Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang
baik, karena telah berpengalaman kerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu
bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai dengan prosedur. Biasanya
sekretaris senior telah memiliki inisiatif dan kreativitas dalam menghadapi masalah
atau situasi yang tidak rutin.
Sebagai sekretaris senior yang telah dianggap memiliki pengalaman dan
kemampuan kerja yang lebih baik dari sekretaris junior maka senior harus dapat
menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan lebih baik. Seorang
sekretaris senior sangat diperlukan dalam perusahaan untuk dapat menjaga dan
menjamin kebijakan dan perencanaan yang menjadi rahasia perusahaan agar tidak
diketahui oleh pihak – pihak yang bukan berwenang. Oleh karena itu, kemampuan
dan kepercayaan seorang sekretaris senior sangat memegang peran penting dalam
mengatur jalannya pencapaian tujuan atau program kerja perusahaan. Sekretaris
senior juga diperlukan untuk dapat memberikan bimbingan bagi sekretaris junior dan
pada karyawan lain yang memerlukan bantuan atau bimbingannya.
2. Nina merupakan seorang sekretaris di sebuah perusahaan swasta. Setiap pagi, Nina
selalu menyapa rekan-rekannya dengan ucapan selamat pagi. Karena Nina sudah
cukup lama bekerja, ketika memanggil pegawai di perusahaan itu, Nina selalu
memanggil langsung namanya meskipun orang yang baru dikenal. Dirinya sangat
senang sekali mengobrol di kantor, terutama berkaitan dengan gosip. Karena
pekerjaannya, Nina sering sekali makan sambil bekerja, sehingga membuat beberapa
kertas kerjanya menjadi kotor. Karena memperhatikan masalah kesehatan, dia
merupakan orang yang tidak merokok. Namun, ada sifatnya yang kurang
menyenangkan yaitu suka lupa dengan janjinya. Dan juga karena kebutuhan
hidupnya, dirinya kadang suka berjualan sesuatu di kantor. Tetapi, Nina orangnya
sangat rendah hati, karena mau bergaul dengan pegawai yang tingkatannya berada di
bawahnya seperti petugas keamanan dan kebersihan.

Jawab.

Dari studi kasus di atas sebagai sekretaris, evaluasi etika kerja Nina yang tidak baik

No Etika yang tidak baik Etika yang seharusnya

2a Ketika Memanggil pegawai di
perusahaan langsung dengan
namanya terhadap orang yang
baru dikenal
2b Nina sangat senang sekali
mengobrol di kantor, terutama
berkaitan dengan gossip.
2c Nina sering sekali makan
sambil bekerja, sehingga
membuat beberapa kertas
kerjanya menjadi kotor
2d Sifat Nina yang kurang
menyenangkan yaitu suka lupa
dengan janjinya
2e Nina berbisnis di lingkungan
Kantor
Panggilan dengan Bapak/ Ibu akan
lebih formal dan bersifat
menghargai terhadap orang lain
Hindari mengobrol terutama yang
berkaitan dengan gosip saat berada
di kantor
Seharusnya nina makan siang pada
saat jam istirahat serta makan pada
tempat yang telah disediakan oleh
kantor.
Sebelum membuat janji yakinkan
bahwa anda dapat memenuhinya
serta janji menyangkut kepercayaan
dan harga diri seseorang.
Seharusnya jangan berbisnis
dilingkungan kantor terutama pada
saat jam kerja sehinggga membuat
suasana kerja menjadi tidak
nyaman serta tidak fokus pada
pekerjaan.
3. Susi merupakan sekretaris di sebuah perusahaan. Susi merupakan sekretaris yang
profesional. Dan setiap tahun, sebagai salah satu tugas sekretaris adalah melakukan
pemeriksaan terhadap peralatan dan perlengkapan kantor, terutama yang berkaitan
dengan pekerjaannya.
Uraikan aspek yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan dan peningkatan
perlengkapan kantor!

Jawab.

Ada beberapa aspek yang perlu di perhatikan dalam rangka pemeliharaan dan
peningkatan perlengkapan kantor, yaitu :
1. Pemeliharaan : perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar
perlengkapan tersebut menjadi lebih awet, sehingga akan mengurangi kecepatan
kerusakan peralatan dan perlengkapan kamtor.
2. Reparasi : merupakan perbaikan terhadap perlengkapan materil agar dapat
berfungsi sebagai mana mestinya
3. Peningkatan : yaitu mngusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih
baik lagi, sehingga umur dan nilainya juga bertambah.
4. Penggantian : mengganti perlengkapan yang telah ada dengan yang lebih cocok
atau baru
5. Penambahan : menambah jumlah perlengkapan yang fungsi sama sehingga jumlah
total dari perlengkapan yang sejenis menjadi bertambah.

4. Sebuah unit pemasaran di sebuah perusahaan, memiliki beberapa keluhan mengenai

peralatan kantor yang kurang memadai. Salah satu staf di unit tersebut pun, lalu
menyampaikan keluhannya kepada kepala unit perlengkapan di perusahaan tersebut.
Kategorikan pola arah komunikasi yang terjadi dan jelaskan!

Jawab.

Dari permasalahan di atas Arah komunikasi yang digunakan adalah Komunikasi

Vertikal.
Komunikasi vertikal Adalalah Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke
pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].Ada dua macam
komunikasi vertikal, yaitu:
1. Downward Communication, yaitu komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan
memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat,
majalah intern
2. Upward communication yaitu komunikasi dari bawah ke atas. Contoh staf
memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan