SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

CRITICAL REVIEW

“Knowledge Management System”

Disusun Oleh :

AKHYAR FAUZI (17059040)

Dosen Pengampu Mata Kuliah

Rahmiati, SE, M.Sc.

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2020
 2

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Information and

Communication Technology) atau TIK yang sangat fenomenal telah membawa dunia

memasuki era baru globalisasi yang lebih cepat dan dinamis. Keberadaan TIK telah

berdampak pada hampir seluruh aspek kehidupan umat manusia, membentuk masyarakat

berpengetahuan (knowledge society), khususnya masyarakat informasi (information

society). Pertumbuhan bidang TIK selain menjadi katalis perkembangan ilmu

pengetahuan, teknologi, dan seni (IPTEKS), juga telah memicu dan mendorong

perkembangan manajemen kelembagaan atau organisasi. Perpaduan teknologi

komunikasi dan kehandalan teknologi informasi, yang tidak hanya mampu untuk

memproses dan komputasi data, tetapi juga meliputi, antara lain, jaringan yang

menghubungkan antarkomputer sedemikian rupa sehingga antarkomputer dapat saling

berkomunikasi dan bertukar informasi tanpa batas ruang dan waktu, merupakan

tantangan dan peluang bagi suatu institusi atau lembaga untuk berkembang. Itulah

sebabnya untuk meningkatkan keunggulan komparatif dan kompetitifnya kini banyak

perusahaan, pelaku bisnis, dan industri berskala internasional dan nasional telah

menempatkan TIK bukan hanya sebagai alat pendukung kinerja tetapi sebagai senjata

strategis dalam menghadapi era informasi yang sangat kompetitif ini.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana Konsep manajemen pengetahuan dan sistem manajemen pengetahuan ?

2. Bagaimana Relevansi manajemen pengetahuan dengan pembelajaran organisasional ?

 3

3. Apa Basis pengetahuan organisasi ?

4. Bagaimana Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mengelola pengetahuan ?

5. Apa Rantai nilai manajemen pengetahuan ?

6. Apa Infrastruktur TI untuk manajemen pengetahuan ?

7. Tipe-tipe Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowlwdge Management System)

1.3 Tujuan Makalah

1. Dapat memahami Konsep manajemen pengetahuan dan sistem manajemen

pengetahuan

2. Dapat memahami Relevansi manajemen pengetahuan dengan pembelajaran

organisasional

3. Dapat memahami Apa Basis pengetahuan organisasi

4. Dapat memahami Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mengelola

pengetahuan

5. Dapat memahami Rantai nilai manajemen pengetahuan

6. Dapat memahami Infrastruktur TI untuk manajemen pengetahuan

7. Dapat memahami Tipe-tipe Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowlwdge

Management System)
 4

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Konsep Manajemen Pengetahuan dan Sistem Manajemen Pengetahuan

Manajemen, ialah suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan.

Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan,

intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan

bisa berupa banyak bentuk, contoh, Koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book,

kartu nama, iklan, dan manusia. Jadi Manajemen pengetahuan merupakan proses /

kegiatan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan

mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk

pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten. Manajemen

pengetahuan juga merupakan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan

performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu

yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu

fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi

dengan sumber pengetahuan yang kompeten.

Kemudian Sistem Manajemen Pengetahuan adalah system yang mendukung

penciptaan, pengambilan, penyimpanan, dan penyebaran keahlian dan pengetahuan yang

dimiliki perusahaan.

2.2. Relevansi manajemen pengetahuan dengan pembelajaran organisasional

Pedler, Boydell dan Burgoyne mendefinisikan bahwa organisasi pembelajaran adalah

sebuah organisasi yang memfasilitasi pembelajaran dari seluruh anggotanya dan secara
 5

terus menerus mentransformasikan diri. Menurut Lundberg menyatakan bahwa

pembelajaran adalah suatu kegiatan bertujuan yang diarahkan pada pemerolehan dan

pengembangan keterampilan dan pengetahuan serta aplikasinya.

Berdasarkan pemaparan konsep manajemen pengetahuan (knowledge management)

dan organisasi pembelajar (learning organization), pada dasarnya kedua konsep ini

saling berkaitan. Manajemen pengetahuan merupakan konsep yang suatu disiplin yang

memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Artinya pengetahuan di

dalam organisasi merupakan suatu aset atau “harta” yang dimiliki oleh

lembaga/organisasi sebagai pengembangan organisasi dan sebagai alat untuk

meningkatkan produktifitas lembaga. Pada dasarnya konsep manajemen pengetahuan ini

adalah dengan cara pemilahan informasi yang masuk dari berbagai sumber, kemudian

diolah dan dijadikan sebagai suatu pengetahuan apabila informasi tersebut relevan dan

sesuai dengan yang dibutuhkan. Dari hal tersebut, pengetahuan dapat dijadikan sebagai

landasan dalam membuat suatu kebijakan dan dapat digunakan untuk meningkatkan

produktifitas. Hal tersebut berkaitan dengan konsep organisasi pembelajar (learning

organization). Organisasi pembelajar merupakan suatu konsep yang menerapkan bahwa

setiap individu dalam organisasi selalu belajar secara terus menerus untuk meningkatkan

seluruh potensi di dalam dirinya melalui pengetahuan yang didapatkannya. Hal ini

diperlukan sebagai tindakan untuk melindungi organisasi dari berbagai ancaman di luar

organisasi melalui pengembangan-pengembangan dalam pembelajaran. Dengan demikian

manajemen pengetahuan berperan dalam kesuksesannya dalam menciptakan organisasi

pembelajar. Tanpa adanya manajemen pengetahuan yang dikelola dengan baik dan tepat

sasaran, maka pembentukan organisasi pembelajar tidak akan terwujud dan berjalan

dengan optimal.
 6

2.3. Pendekatan Manajemen Pengetahuan

Pendekatan terhadap Knowledge Management (KM) secara fundamental ada dua

yaitu pendekatan proses dan pendekatan praktis. Pendekatan lain (ketiga) adalah

kombinasi dari keduanya.

1. Pendekatan proses terhadap KM

Pendekatan proses yaitu pendekatan terhadap Knowledge Management (KM) dengan

mencoba menuliskan atau mencatatkan knowledge organisasi melalui berbagai

teknologi, proses, pengaturan yang formal. Organisasi yang mengadopsi pendekatan

proses akan mengatur bagaimana knowledge dikumpulkan, disimpan dan

didistribusikan di dalam organisasi. Pendekatan proses seringkali memanfaatkan

teknologi informasi (TI), untuk meningkatkan kualitas dan kecepatan dalam

knowledge creation dan distribusi knowledge dalam organisasi.

2. Pendekatan praktis terhadap Knowledge Management (KM)

Kebalikan dari pendekatan proses, pendekatan praktis yaitu pendekatan terhadap

Knowledge Management (KM) yang menganggap bahwa sebagian besar knowledge

organisasi adalah tacit knowledge sehingga penerapan teknologi, proses, pengaturan

formal tidaklah cocok untuk memindahkan pengetahuan jenis ini. Daripada

mengembangkan suatu sistem formal untuk mengelola knowledge, inti dari

pendekatan ini adalah membangun suatu environment sosial atau komunitas praktis

yang perlu untuk mempermudah proses berbagi dan mengkomunikasikan tacit

knowledge.

3. Pendekatan Campuran

Banyak organisasi menggunakan pendekatan campuran antara pendekatan proses dan

pendekatan praktis. Pada awal proses pengembangan, ketika belum jelas bagaimana

cara untuk mengambil tacit knowledge dari sumbernya, pendekatan praktis

 7

digunakan sehingga knowledge-base hanya menyimpan explicit knowledge yang

relatif mudah untuk dicatat. Tacit knowledge yang disimpan di knowledge-base pada

mulanya adalah informasi kontak mengenai para ahli dan jenis keahliannya.

1) Best Practices

Best practices adalah berbagai macam aktivitas dan metode yang paling efektif

yang dipakai organisasi untuk mengerjakan dan memanage berbagai macam

fungsi atau pekerjaan. Chevron, misalnya, memiliki empat level dalam best

practices: Ide yang hebat yang belum pernah terbukti tetapi masuk akal secara

intuitif Praktik atau penerapan yang hebat, teknik yang sudah diimplementasikan,

metodologi, prosedur, atau proses yang sudah terbukti meningkatkan hasil.

Best practice lokal, yaitu suatu pendekatan terbaik bagi semua atau sebagian

besar organisasi yang berdasarkan analisa data. Dengan kata lain, scope di dalam

organisasi yang mengimplementasikan best practice teridentifikasi:

2) Knowledge repository

Knowledge-base atau knowledge-base organisasi dianggap sebagai sesuatu yang

sama dengan knowledge repository (tempat penyimpanan knowledge). Tetapi

dalam pengertian yang benar-benar tegas istilah knowledge repository bukanlah

suatu database atau bukan juga suatu knowledge-base. Istilah knowledge-base di

dalam tulisan-tulisan sebelumnya sebenarnya lebih tepat dituliskan sebagai

knowledge repository. Knowledge repository menyimpan knowledge yang

seringkali berbentuk teks dan memiliki berbagai macam sifat yang sangat

berbeda. Sementara istilah knowledge-base dan knowledge repository dianggap

sama saja. Tetapi tidak perlu terlalu bingung dengan istilah knowledge repository

dan knowledge-base yang sering dipakai juga dalam sistem pakar (expert

system). Keduanya memiliki mekanisme yang sangat berbeda: knowledge-base

 8

dalam sistem pakar berisi knowledge untuk memecahkan problem tertentu.

Knowledge-base organisasi berisi semua knowledge organisasi. Mengambil dan

menyimpan knowledge adalah tujuan dari knowledge repository.

2.4. Basis Pengetahuan

a. Pengetahuan Internal terstruktur atau pengetahuan eksplisit misalnya manual

produk atau laporan penelitian

b. Pengetahuan eksternal dari para pesaing, produk dan pasar, termasuk kecerdasan

kompetitif

c. Pengetahuan internal informal atau pengetahuan terpendam yang ada pada

pikiran individu karyawan namun belum terdokumentasi dalam bentuk

terstruktur

2.5. Rantai Nilai Manajmen Pengetahuan

a. Pemerolehan Pengetahuan

Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis

pengetahuan yang dicarinya. Penyimpanan Pengetahuan Setelah berbagai dokumen,

pola, dan aturan pakar terkumpul, data tersebut harus disimpan sehingga dapat

diambil kembali dan digunakan oleh para karyawan. Penyimpnan pengetahuan

umumnya, melibatkan proses pembuatan basis data. Sistem manajemen dokumen

mengubah data ke dsalam bentuk digital, menyusun indeks , dan menandai

dokumen2 yang diperlukan berdasarkan kerangka kerja yang koheren denganb

bentuk akhirnya suatu basis data yang dapat menyimpan berbagai dokumen.

b. Penyebaran pengetahuan

Portal, email, pesan instan, dan teknologi mesin pwnvcari telah ditambahkan ke

dalam serangkaian teknologi kolaborasi dan sistem perkantoranyang digunakan

untuk berbagi agenda, dokumen, data, dan grafik.

 9

c. Penerapan Pengetahuan

Agar investasi yang yang ditanamkan tidak terbuang sia-sia, pengetahuan baru harus

dimasukkan ke dalam proses bisnis dan sistem aplikasi yang penting, termasuk

aplikasi perusahaan yang mengelola proses bisnis internal dan hubungannya dengan

luar.

d. Membangun Modal Organisasi dan Modal Manjemen: Kolaborasi, Komunitas

Praktik, dan Lingkungan Perkantoran.

Para manajer dapat membantu dengan cara mengembangkan peranan dan tanggung

jawab baru dalam organisasi untuk memperoleh pengetahuan. Direktur Pengetahuan,

(CKO) adalah eksekutif senior yang bertanggung jawab dalam program manajemen

pengethauan perusahaan. CKO berguna untuk mendpaatkan pengethaun baru dan

memanfaatkan engetahuan baru agar lebihberguna lagi.

2.6. Tipe-Tipe Sistem Manajemen Pengetahuan

1. Sistem Manajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

Sistem manajemen penegetahuan perusahaan terdapat tiga kategori utama

yang digunakan dalam mengelola berbagai pengetahuan tersebut. Sistem jaringan

pengetahuan memiliki fungsi sebagai penghubung antara pasokan dan permintaan

pengetahuan. Sistem jaringan pengetahuan memberikan direktori online mengenai

para pakar bidang-bidang tertentu di perusahaan menggunakan teknologi komunikasi

untuk memudahkan karyawan dalam mencari pakar yang tepat. Sistem manajemen

pengetahuan keseluruhan perusahaan akan berurusan tiga jenis pengetahuan yaitu :

a. Sistem Manajemen Konten Perusahaan

Para pebisnis saat ini perlu untuk mengatur dan mengelola asset pengetahuan

terstruktur maupun semi tersruktur.

 10

1) Sistem pengetahuan terstruktur

2) Sistem pengetahuan semi terstruktur

b. Sistem Jaringan Pengetahuan

Sistem ini menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar

dalam bidang pengetahuaan dan menggunakan teknologi komunikasi untuk

memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat..

c. Kolaborasi dan Alat Bantu Sosial Serta Sistem Manajemen Pembelajaran

Sistem manajemen pembelajaran adalah aplikasi perangkat lunak yang

menyediakan alat bantu untuk manajemen, pengiriman, pelacakan, dan

penilaian berbagai jenis pembelajaran dan pelatihan karyawan.

2. Sistem Kerja Pengetahuan

a. Pekerja Pengetahuan dan Kerja Pengetahuan

Pekerja Pengetahuan adalah orang-orang yang merancang produk atau jasa

dan menciptakan pengetahuan untuk organisasi. Pekerja pengetahuan

memerlukan sistem kerja pengetahuan yang sangat spesifik dengan grafis, alat

bantu analisis, dan kemampuan komunitas dan manajemen dokumen yang

canggih. sistem ini juga harus memberikan kemudahan dan kecepatan mengakses

basis data eksternal. Sistem kerja pengetahuan membutuhkan link yang kuat

kepada basis pengetahuan eksternal selain juga perangkat keras dan peranti lunak

khusus.

b. Kebutuhan Sistem Kerja Pengetahuan

Sistem ini memerlukan kekuatan komputasi mendasar untuk mengenai grafik-

grafik yang rumit atau perhitungan yang kompleks yang dibutuhkan oleh pekerja

pengetahuan, seperti peneliti ilmiah, perancang produk, dan analisis keuangan.

Karena pekerja pengetahuan sangat focus pada pengetahuan didunia eksternal,

 11

sistem ini juga harus memberikan kemudahan dan kecepatan mengakses database

eksternal.

3. Teknik Kecerdasan

Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang

dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk “menangkap” pengetahuan

perorangan dan pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut.

a. Memperoleh Pengetahuan : Sistem Ahli

Sistem ahli adalah teknik cerdas untuk menangkap pengetahuan yang

tersembunyi dalam keahlian manusia yang sangat spesifik dan terbatas

cakupannya. Sistem ini menangkap pengetahuan dari pekerja pakar dalam

bentuk serangkaian aturan dalam sistem peranti lunak yang dapat digunakan

oleh orang lain dalam organisasi tersebut. Bagaimana sistem ahli bekerja

Pada umumnya ada dua strategi yang digunakan dalam sistem ahli bekerja

yaitu penalaran maju dan penalaran mundur.

1) Penalaran maju, mesin inferensi mulai dengan informasi yang

dimaksukkan oleh pengguna dan mencari informasi dalam basis

pengetahuan untuk akhirnya mencapai suatu keputusan.

2) Penalaran mundur, strategi untuk mencari dalam basis pengetahuan

dimulai dengan hipotesis dan berlanjut dengan menanyakan pengguna

pertanyaan tentang fakta-fakta sebuah pertanyaan.

b. Kecerdasan Organisasional: Penalaran Berbasis Kasus

Dalam penalaran berbasis kasus, deskripsi dari pengalaman masa lalu seorang

spesialis yang direpresentasikan. Sistem ini mencari dalam basis data kasus

yang memiliki karakteristik masalah yang serupa dengan kasus baru,

menemukan kasus yang paling tepat, dan menerapakn solusi kasus lama pada
 12

kasus baru. Solusi yang sukses diberi tanda untuk digunakan kembali pada

kasus baru, dan keduanya disimpan bersama dengan kasus-kasus lainnya

dalam basis pengetahaun.

Terdapat beberapa teknik kecerdasan, diantaranya yaitu:

1) Sistem logika fuzzy

Logika Fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat

merepresentasikan ketidakpersisian seperti yang telah disebutkan, dengan

menciptakan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang

mendekati.

2) Pembelajaran mesin

Pembelajaran mesin merupakan suatu kajian mengenai bagaimana

program komputer dapat meningkatkan kinerja mereka tanpa

pemrograman secara eksplisit.

3) Jaringan neural (neuralnetworks)

Jaringan neural digunakan untuk memecahkan permasalahan yang rumit,

sangat sulit untuk dipahami dimana sejumlah data telah dikumpulkan.

Jaringan neural menemukan pola-pola dan hubungan dalam sejumlah data

yang sangat besar.

4. Algoritme genetika

Algoritme genetik berguna untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik

dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut.

Teknik pemecahan masalah dengan algoritme ini secara konsep berbasis pada metode

bagaimana organisme hidup beradaptasi dengan lingkungannya. Algoritma genetic

bekerja dengan mempresentasikan informasi sebagai deretan 0 dan 1. Kemungkinan

 13

solusi dapat direpresentasikan denganderetan 0 dan 1 yang panjang. Algoritma

genetic memberika kode untuk mencari semua kombinasi digit yang mungkin untuk

mengidentifikasikan deretan yang tetap yang merepresentasikan struktur terbaik

untuk masalah tertentu.

5. Agen inteligen

Agen inteligen adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa

investasi manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik,

berulang, dan dapat diprediksi. Tugastugas tersebut dilakukan bagi pengguna

perorangan, proses bisnis, atau aplikasi peranti lunak. Agen inteligen menggunakan

basis pengetahuan bawaan yang terbatas atau basis pengetahuan yang dipelajari

untuk menyelesaikan tugas atau untuk membuat keputusan atas nama pengguna,

seperti menghapus e-mail yang tidak berguna, menjadwalkan janji, atau menjelajahi

melalui jaringan untuk menemukan biaya perjalanan termurah ke California.

6. Sistem al hibrida

Sistem kecerdasan hibrida adalah sistem yang dapat mengintegrasikan Algoritme

genetik, logika fuzzy, jaringan saraf tiruan, dan sistem ahli menjadi aplikasi tunggal

untuk mengambil manfaat dari fitur-fitur terbaik teknologi tersebut. Sistem seperti ini

disebut system kecerdasan buatan hibrida (hybrid al system) . Aplikasi hibrida dalam

bisnis sedang berkembang. Di Jepang, Hitachi, Mitsubishi, Ricoh, Sanyo dan

perusahaan lainnya mulaimemasukkan system al hybrid dalam produk produk seperti

peralatan rumah tangga, mesin pabrik, dan perlengkapan kantor. Matsushita telah

mengembangkan sebuah mesin cuci “neurofuzzi” yang menggabungkan logika fuzzi

dengan jaringan saraf tiruan. Nikoo securytas telah mengembangkan system

neurofuzzi untuk meramalkan peringkat obligasi.

 14

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Manajemen pengetahuan adalah serangkaian proses untuk membuat,

menyimpan, mentransfer, dan menerapkan pengetahuan dalam organisasi.
Perusahaan memerlukan program manajemen pengetauan karena pengetahuan
telah menjadi asset produktif dan strategis yang sentral dalam perekonomian
informasi di zaman ini, dan merupakan sumber keunggulan kompetitif yang
potensial. Manajemen pengetahuan mengedepankan pembelajaran organisasi
dengan meningkatkan kemampuan organisasiuntuk belajar dari lingkungannya dan
untuk memasukkan pengetahuan dalam proses bisnis. Sistem manajemen
pengetahuan yang efektif memerlukan modal organisasional dan manajemen untuk
meningkatkan budaya dan program pengetahuan untuk manajemen pengetahuan,
termasuk dilantiknya seorang direktur pengetahuan. Ada tiga jenis utama system
manajemen pengetahuan: system manajemen pengetahuan keseluruhan
perusahaan, system kerja pengetahuan, dan teknik cerdas.

\
 15

DAFTAR PUSTAKA

Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon (2010). Management Information System

Managing The Digital Firm, Seven Edition. Prentice Hall