KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Job Training dengan judul Sistem Operating Procedures Divisi Marketing PT. Grha Humanindo

Manajemen. Maksud dan tujuan dari penulisan laporan Job Training ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat akademik pada Fakultas Komunikasi jurusan Manajemen Komunikasi konsentrasi Pemasaran di Universitas Padjajaran, Bandung. Dalam penyusunan laporan Job Training ini penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari Ibu Dra. Purwanti Hadisiwi, M.Ex.Ed, selaku dosen

pembimbing baik secara langsung maupun tidak langsung. Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya juga ditujukan kepada : 1.Bpk. Harno, selaku pimpinan PT. Grha Humanindo Manajemen. 2.Bpk. M. Rosyanto, selaku pembimbing di PT. Ghra Humanindo Manajmen. 3.Bpk. Yudha, selaku kepala divisi Marketing dan seluruh jajaran staf Divisi Marketing.

Semoga Allah SWT berkenan dan memberikan balasan, limpahan rahmat, serta karunia-Nya, atas segala amal kebaikan serta bantuan yang telah diberikan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Job Training ini masih banyak kekurangan dan keterbatasan. Oleh karena itu penulis dengan senang hati menerima saran dan kritik yang bersifat membangun untuk perbaikan laporan Job Training ini. Akhir kata, besar harapan bagi peneliti semoga laporan Job Training ini dapat bermanfaat bagi pembaca, baik sebagai bahan kajian maupun sebagai salah satu sumber informasi dan bagi pihak-pihak lain yang membutuhkan.

Bekasi, Februari 2012

Penulis

SISTEM OPERATING PROCEDURES DIVISI MARKETING PT. GRHA HUMANINDO MANAJEMEN Gilang Putra Pradipta ABSTRAK Manajemen pemasaran berasal dari dua kata yaitu manajemen dan pemasaran. Menurut Kotler dan Armstrong pemasaran adalah analisis, perencanaan, implementasi, dan pengendalian dari program-program yang dirancang untuk menciptakan, membangun, dan memelihara pertukaran yang menguntungkan dengan pembeli sasaran untuk

mencapai tujuan perusahaan. Sedangakan manajemen adalah proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (organizing) penggerakan (Actuating) dan pengawasan. Jadi dapat diartikan bahwa Manajemen Pemasaran adalah sebagai analisis, perencanaan, penerapan, dan pengendalian program yang dirancang untuk

menciptakan, membangun, dan mempertahankan pertukaran yang menguntungkan dengan pasar sasaran dengan maksud untuk mencapai tujuan tujuan organisasi. Kata Kunci : Manajemen Pemasaran, Mencapai Tujuan

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bisnis jasa saat ini sedang berkembang pesat di Indonesia sejak krisis moneter yang melanda pada tahun 1998. Menurut asumsi penulis, hampir 80% perusahaanperusahaan yang muncul bergerak di bidang jasa. Sebagai contoh di Yogyakarta, saat

ini banyak bermunculan bisnis jasa seperti biro perjalanan wisata/tiket, rumah sakit, penginapan/indekos, percetakan dan pengiriman barang (ekspedisi) dan sebagainya. Bisnis jasa ini mampu menciptakan dan menyerap banyak tenaga kerja sehingga dapat mengurangi angka pengangguran. Kotler (2003) mendefinisikan jasa sebagai segala tindakan atau kinerja yang seseorang berikan kepada orang lain biasanya berupa sasuatu yang tidak terlihat dan tidak menimbulkan kepemilikan. Kotler juga menyebutkan bisnis jasa mampu menyerap sekitar 79% jumlah pekerja dan memberikan 74% GNP bagi Amerika Serikat. Lingkungan global yang berubah semakin cepat saat ini menyebabkan setiap perusahaan, termasuk bisnis jasa mencoba mencari cara yang inovatif guna mencapai keunggulan kompetitif, meningkatkan loyalitas pelanggan, dan meningkatkan efisiensi tanpa mengorbankan kualitas pelayanan (Javalgi dan Moberg, 1997). Hal ini menyebabkan pemasar dituntut untuk dapat menciptakan strategi pemasaran yang baru, unik, dan lebih kreatif sehingga mampu membangun hubungan jangka panjang dan loyalitas dengan pelanggan. Dalam hal ini pemasar harus membuat strategi pemasaran yang efektif, yaitu perlu memahami terlebih dahulu bisnis apa yang dijalankan karena bisnis jasa atau barang merupakan bisnis yang berbeda. Javalgi dan Moberg (1997) menyebutkan beberapa bukti artikel yang menyatakan bahwa pemasar membuat perbedaan antara bisnis barang dan jasa, dan variasi strategi pemasarannya untuk memuaskan pelanggan. Berry (1980), Berry, Parasuraman dan Zeithaml (1985) seperti yang dikutip dalam

Javalgi dan Moberg (1997) menyebutkan empat karakteristik yang umumnya digunakan pemasar untuk membedakan barang dan jasa yaitu inseparability,

intangebility, heterogeneity dan perishability. Oleh sebab itu perbedaan karakteristik antara barang dan jasa tersebut menyebabkan pemasar perlu melakukan strategi pemasaran yang berbeda dalam membangun dan menjaga loyalitas pelanggan. Dimana kompetisi yang semakin ketat ini juga menyebabkan banyak perusahaan untuk lebih fokus pada bagaimana mempertahankan dan memuaskan pelanggan yang ada. Alasannya, pelanggan yang terpuaskan dapat menyebarluaskan pengalamannya kepada konsumen yang lain. Sebaliknya pelanggan yang tidak terpuaskan dapat menjadi iklan buruk bagi perusahaan karena dapat menghilangkan pelanggan yang baru. Smith dan Ennew (2001) menyebutkan Word-of-mouth merupakan indikator dari loyalitas karena salah satu ciri konsumen loyal adalah ia akan menyebarluaskan pengalamannya kepada orang lain. Pada kesempatan ini saya melakukan Job Training di PT. Grha Humanindo Manajemen. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa yaitu outsorcing (penyalur tenaga kerja). Kegiatan Job Training ini dilaksanakan berdasarkan pada kurikulum yang diberikan oleh Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran yang menjadikan Job Training sebagai salah satu mata kuliah wajib yang merupakan sayarat untuk kelulusan tahap sarjana Strata-1. Berdasarkan bidang yang digeluti oleh penulis bidang komunikasi khususnya Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication) dengan

harapan penulis akan mendapatkan banyak pengetahuan serta pengalaman yang bermanfaat bagi penulis dan menambah kemampuan atau keterampilan, sikap terhadap kerja di bidang komunikasi, maupun nilai-nilai kepribadian yang akan dibentuk setelah melakukan Job Training. Job Training merupakan mata kuliah yang didesain untuk menjembatani antara konsep dan teori yang dipelajari di kampus dengan dunia nyata di organisasi riil seperti perusahaan, lembaga pemerintahan, lembaga pelayanan, masyarakat, lembaga swadaya masyarakat, dan lain-lain. Kegiatan Job Training ini dilakukan untuk mengaplikasikan ilmu manajemen komunikasi, khususnya di bidang Komunikasi Pemasaran, dalam berbagai kegiatan praktek kerja di berbagai organisasi bisnis atau sosial, baik perusahaan swasta maupun pemerintah. Dengan adanya Job Training, diharapkan dapat menjadi sebuah ajang bagi mahasiswa untuk lebih mengenal dunia dan suasana kerja yang sebenarnya sebagai pengalaman yang sangat bermanfaat di kemudian hari.

1.2 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui berbagai aktivitas Bagian Pemasaran PT. Grha Humanindo

Manajemen.
2. Mengetahui situasi dan kondisi kerja seorang staf marketing. 3. Mengetahui peran dan fungsi Bagian Marketing dalam suatu perusahaan.

1.3 Kegunaan Penulisan

1.3.1 Kegunaan Teoritis Penulisan laporan ini diharapkan dapat memberikan masukan ataupun diferensiasi untuk laporan serupa bagi ilmu komunikasi khususnya bidang kajian Manajemen Komunikasi konsentrasi Pemasaran yang berkaitan dengan perencanaan kegiatan di suatu perusahaan. 1.3.2 Kegunaan Praktis Diharapkan laporan ini dapat memberikan informasi serta dapat dijadikan masukan bagi pihak PT. Grha Humanindo Manajemen, khususnya Bagian Marketing, guna mempertimbangkan dan menyempurnakan

perencanaan kegiatan yang dilakukan.

1.4 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Job Training

Lokasi Job Training dilaksanakan di PT. Grha Humanindo Manajemen yang berlokasi di Komplek Perkantoran Bekasi Mas, Bekasi, Indonesia. Dilaksanakan mulai tanggal 16 Januari 2012 16 Februari 2012.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Pemasaran

2.1.1 Pengertian Pemasaran Ada beberapa definisi mengenai pemasaran diantaranya adalah : a. Philip Kotler (Marketing) pemasaran adalah kegiatan manusia yang diarahkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan melalui proses pertukaran. b. Menurut Philip Kotler dan Amstrong pemasaran adalah sebagai suatu proses sosial dan managerial yang membuat individu dan kelompok memperoleh apa yang mereka butuhkan dan inginkan lewat penciptaan dan pertukaran timbal balik produk dan nilai dengan orang lain. c. Pemasaran adalah suatu sistem total dari kegiatan bisnis yang dirancang untuk merencanakan, menentukan harga, promosi dan mendistribusikan barang- barang yang dapat memuaskan keinginan dan mencapai pasar sasaran serta tujuan perusahaan. d. Menurut W Stanton pemasaran adalah sistem keseluruhan dari kegiatan usaha yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan dan

mendistribusikan barang dan jasa yang dapat memuaskan kebutuhan pembeli maupun pembeli potensial. 2.1.2 Konsep Pemasaran

10

Konsep-konsep inti pemasaran meluputi: kebutuhan, keinginan, permintaan, produksi, utilitas, nilai dan kepuasan; pertukaran, transaksi dan hubungan pasar, pemasaran dan pasar. Kita dapat membedakan antara kebutuhan, keinginan dan permintaan. Kebutuhan adalah suatu keadaan dirasakannya ketiadaan kepuasan dasar tertentu. Keinginan adalah kehendak yang kuat akan pemuas yang spesifik terhadap kebutuhan-kebutuhan yang lebih mendalam. Sedangkan Permintaan adalah keinginan akan produk yang spesifik yang didukung dengan kemampuan dan kesediaan untuk membelinya. 2.1.3 Manajemen Pemasaran Manajemen pemasaran berasal dari dua kata yaitu manajemen dan pemasaran. Menurut Kotler dan Armstrong pemasaran adalah analisis, perencanaan, implementasi, dan pengendalian dari program-program yang dirancang untuk menciptakan, membangun, dan memelihara pertukaran yang menguntungkan dengan pembeli sasaran untuk mencapai tujuan perusahaan. Sedangakan manajemen adalah proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (organizing) penggerakan (Actuating) dan pengawasan. Jadi dapat diartikan bahwa Manajemen Pemasaran adalah sebagai analisis, perencanaan, penerapan, dan pengendalian program yang dirancang untuk

menciptakan, membangun, dan mempertahankan pertukaran yang menguntungkan dengan pasar sasaran dengan maksud untuk mencapai tujuan tujuan organisasi. Kesimpulan :

11

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen pemasaran adalah sebagai kegiatan yang direncanakan, dan diorganisasiknan yang meliputi

pendistribusian barang, penetapan harga dan dilakukan pengawasan terhadap kebijakan-kebijakan yang telah dibuat yang tujuannya untuk mendapatkan tempat dipasar agar tujuan utama dari pemasaran dapat tercapai.

2.2 Pemasaran Jasa

2.2.1 Definisi Jasa Beberapa penulis menungkapkan definisi Jasa sebagai berikut : 1. William J. Stanton (1981: 529) : Jasa adalah sesuatu yang dapat diidentifikasi secara terpisah tidak terwujud, ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan. Jasa dapat dihasilkan dengan menggunakan benda-benda berwujud atau tidak. 2. Valarie A. Zeithaml dan Mary Jo Bitner (2000: 3) menyatakan, Jasa adalah suatu kegiatan ekonomi yang outputnya bukan produk dikonsumsi bersamaan dengan waktu produksi dan memberikan nilai tambah (seperti kenikmatan, hiburan, santai, sehat) bersifat tidak berwujud. 2.2.2 Karakteristik Jasa Menurut Leonard L. Berry, secara umum, jasa memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Lebih bersifat tidak berwujud daripada berwujud (more intangible than tangible).

12

2. Produksi dan konsumsi bersamaan waktu (simultaneous production and consumption). 3. Kurang memiliki standard an keseragaman (less standardized and uniform). 2.2.3 Sifat-Sifat Khusus Pemasaran Jasa

1. Menyesuaikan dengan selera konsumen.

2. Keberhasilan pemasaran jasa dipengaruhi oleh jumlah pendapatan penduduk. 3. Pada pemasaran jasa tidak ada pelaksanaan fungsi penyimpanan. 4. Mutu jasa dipengaruhi oleh benda berwujud (perlengkapannya). 5. Saluran distribusi dalam marketing jasa tidak begitu penting. 6. Beberapa problema pemasaran dan harga jasa.

2.3

Standard Operating Procedures (SOP)

Paradigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara

pemerintah dengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip corporate governance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahan manajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan

13

aktivitasaktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah secara internal mupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja instansi pemerintah dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja. Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas

14

untuk mencapai tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan(organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi privat. Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.

15

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsifungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu. 2. Analisis Tugas Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu : a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.

16

b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu. c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan. Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis. 3. Analisis prosedur kerja

17

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacammacam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedurprosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; danmembuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu : 1) Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;

18

2) Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya; 3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu; 4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya; 5) Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan; 6) Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan; 7) Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu; 8) Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah; 9) Pembagian tugas tepat; 10)Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan; 11) Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya; 12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan; 13) Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum; 14)Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam buku pedoman organisasi atau daftar tugasyang memuat lima hal penting, yaitu :

19

1) Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan); 2) Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan; 3) Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya; 4) Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut diterbitkan; 5) Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut Penyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam tiga proses kegiatan utama yaitu Requirement discovery berupa teknik yang digunakan oleh sistem tersebut untuk mengidentifikasi permasalahan sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem;Data modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan

mendokumentasikan sistem data; dan Process modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan struktur dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau logis, kebijakan prosedur yang akan diimplementasikan dalam suatu proses sistem. Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusuan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja dan menyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan kekhasan tupoksi masing-masing satuan unit kerja yang meliputi penyusunan langkahlangkah, tahapan, mekanisme maupun alur kegiatan. SOP kemudian menjadi

20

alat untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan secara efektif dan efisien. Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah : 1) Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen; 2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi; 3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi; 4) SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku; 5) SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya

kesalahan/penyimpangan; 6) SOP tidak terlalu rinci; 7) SOP dibuat sesederhana mungkin; 8) SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain; 9) SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan. Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan pada tipe satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan dalam bentuk durasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarkhi struktur organisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan

21

memperhatikan kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan. Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart) dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan langkah kerja, aliran dokumen, tahapan mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memiliki SOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unit kerjamemiliki lebih dari satu SOP. Pelaksanaan SOP dapat dimonitor secara internal maupun eksternal dan SOP dievaluasi secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun dengan materi evaluasi mencakup aspek efisiensi dan efektivitas SOP. Evaluasi dilakukan oleh Satuan Kerja penyelenggara kegiatan. Pendekatan yang digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi menggunakan pendekatan partisipatif. Perubahan SOP (diganti atau penyesuaian) dapat dilakukan apabila terjadi perubahan kebijakan Pemerintah atau SOP dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan masyarakat. Perubahan SOP dilakukan melalui proses penyusunan SOP baru sesuai tata cara yang telah dikemukakan.

22

BAB III OBJEK KERJA PRAKTEK

23

3.1 Gambaran Perusahaan

Sejak pertengahan tahun 1997 dengan terjadinya perubahan ekonomi makro di Indonesia yang mengakibatkan perubahan tatanan ekonomi terutama untuk melakukan efisiensi di segala bidang. PT. Grha Humanindo Manajemen (GHM) adalah perusahaan yang bergerak di bidang outsourcing Sumber Daya Manusia dan sebagai Badan Usaha Jasa Pengamanan dan Penyelamatan (BUJPP) yang didirikan pada tahun 1999. Kami hadir didukung oleh para profesional yang telah berpengalaman dalam bidang pengelolaan jasa outsourcing untuk membantu memecahkan masalah pengelolaan Sumber Daya Manusia yang merupakan faktor penting dalam sebuah proses kegiatan usaha. PT. Grha Humanindo Manajemen sejak didirikan sampai dengan saat ini mengelola lebih dari 2.500 orang tenaga kerja yang tersebar di berbagai macam perusahaan di wilayah Sumatera - Jawa - Bali. Dengan pengalaman yang cukup panjang dalam menangani berbagai macam kualifikasi SDM, membuat kami semakin tanggap dan mantap dalm memberikan layanan kepada para user, terbukti dengan terbangunnya rasa saling percaya antara user dan perusahaan kami selama ini. Dalam melayani user kami menempatkan diri sebagai partner kerja yang selalu berusaha memahami kebutuhan user akan SDM yang berkualitas guna menunjang tercapainya target-target bisnis yang telah dicanangkan.

24

3.1.1 Visi Sebagai bagian dari komponen bangsa, para pendiri bercita-cita untuk mengembangkan usaha yang dapat menjadi tolok ukur dari perusahaan sejenis melalui Visi menjadi perusahaan yang menjadi standar kualitas di dalam negeri dan diakui di luar negeri. 3.1.2 Misi MENUMBUH KEMBANGKAN BUDAYA SALING MENGHARGAI DIANTARA KARYAWAN DAN PERUSAHAAN. Bergerak dalam bidang, OUTSOURCE SDM Dengan berbagai model kerjasama : 1. Kontrak kerja per SDM 2. Kontrak Kerja Pekerjaan. 3. Kontrak Kerja Security 3.1.3 Benefit 1. Lebih fokus dalam menjalankan bisnisnya. 2. Memberikan kualitas SDM seperti yang diharapkan. 3. Pengelolaan SDM jadi lebih mudah. 4. Terhindar dari permasalahan Carrier planning.

25

5. Terhindar dari permasalahan pengelolaan hak SDM. 6. Merubah biaya tetap menjadi biaya variabel.

26

3.2 Struktur Organisasi

DIREKSI

DEPT. MARKETING & BD

DEPT. OPERASI

DEPT. KEU & UMUM

CENGKARE NG REP OFFICE

CAB BALI

CAB SURABAY A

CAB SEMARAN G

MERAK REP OFFICE

27

AIRPORT SERVICE

AIRPORT SERVICE SECURITY GENERAL SERVICE

AIRPORT SERVICE SECURITY GENERAL SERVICE

AIRPORT SERVICE SECURITY GENERAL SERVICE

SECURIT Y

3.3 Legalitas

AktaPendirian : Notaris H. Yunardi, SH. No. 43 Th.2000 Pengesahan Kehakiman No. C-05698 HT.01.01.TH.2002 NPWP No. 2.016.359.8-407 SIUP No. 510/062-INDAGPAR/PB/XI/2002 TDP No. 102617400392 Izin Penyediaan Tenaga Pengamanan dari Mabes POLRI No.Pol.:

SI/3124/X/2004.

28

Rekomendasi POLDA METRO untuk konsultansi Keamanan No.Pol. R/654/III/2004/DATRO.

Rekomendasi POLDA METRO untuk Penerapan Peralatan Keamanan, No.Pol. R/655/III/2004/DATRO.

Rekomendasi POLDA METRO untuk Usaha Jasa Pendidikan Latihan Keamanan, No.Pol. R/656/III/2004/DATRO.

TDR KADIN Kualifikasi B Keanggotaan KADIN No. 20121-000060 SKT MIGAS No. 042/Daf/DJM/2003 Izin Usaha Di BidangJasaPenyediaanTenagaKerja

No.563/KEP.238/NAKER/V/2004

3.4 Manajemen SDM

Sumber Daya Manusia sebagai faktor terpenting dalam proses berjalannya suatu kegiatan usaha, didalam pengelolaannya diperlukan suatu keahlian tersendiri agar tercapainya produktifitas yang diharapkan. Pada range tertentu, mengelola SDM bisa menjadi complicated dan menyita konsentrasimanajemen. Sebagai provider SDM, PT. GHM mengambil alih bebankerja pengelolaan SDM tersebut, sedangkan user hanyamemanfaatkan skill-nyasesuai dengan tuntutan

29

target-target usahanya.Manajemen dapat lebih focus mengorientasikan segaladayadan pemikiran pada core business perusahaan. Sadarakanpentingposisi SDM tersebut, PT. GHM senantiasa memberikan jasanyasecara all out untuk memanage SDM dengan baikdengan memperhatikan halhal seperti: Status hukum yang jelas, Pembayaran hak karyawan yang tepat waktu, perhitungan hak-hak karyawan dengan mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, dsb. Guna menghasilkan SDM yang berkualitas serta menjaga kinerja SDM, GHM melakukan hal-hal sebagai berikut:

1.

Seleksi Administratif. Kesamaptaan (khusus Security) Psikotes. Kesehatan. Wawancara.

a. b. c. d. e.

2.

Pendidikan

30

a. b. c.
3.

PendidikanDasar PendidikanPemantapan PendidikanLanjutan Penugasan PengarahanHubunganKerja PenandatangananKontrakKerja (SKKB) Penempatan. Maintenance Maintenance kami lakukan dengan kunjungan secara berkala pada unit kerjadengan maksud mempertahankan kinerja SDM dan menjembatani keluhan yang timbuldari pihak SDM maupun User.Dalam hal ini, bilaterdapat SDM yang menurun kualitasnya, akan dilakukan pembinaan bahkan sampai dengan penggantian SDM (replacement).

a. b. c.
4.

3.5 Service Priority

Sebagai Policy, GHM baik kaontor pusat, cabang, maupun kantor perwakilan, memiliki service priority yang membedakan GHM dengan provider lainnya, yaitu : 1. Costumer solving problem

31

2. On time delivery service 3. Excellene recruitment procedure & process 4. Effective maintenance 5. Service guarantee 1. Costumer service problem Keberadaan GHM diharapkan dapat memberikan pemecahan masalah dalam pengelolaan SDM di masing-masing costumer yang membutuhkan. Seperti diketahui, bahwa dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif dituntut suatu keahlian tersendiri, yang mau tidak mau terkadang menuntut konsentrasi penuh dari menejemen. Permasalahan pokok dan selalu muncul adalah menejemen SDM itu sendiri, diantaranya : Permasalahan recruitment karyawan. Permasalahan pengelolaan dan pembinaan karyawan. Pengelolaan Payroll dan kesejahteraan karyawan. Permasalahan standar kualitas karyawan. Effectivitas dan effisiensi karyawan.

32

Dll.

Dalam mempercayakan pengelolaan SDM di tangan GHM, permasalahan tersebut otomatis akan menjadi tanggung jawab GHM, sehingga user dapat lebih konsentrasi ke masalah core bisnis perusahaan. 2. On time delivery service Sadar akan pentingnya fungsi karyawan dan kerugian yang ditimbulkan akibat kekosongan karywan, GHM akan selalu berusaha untuk memobilisasikan SDM nya tepat waktu, sesuai dengan yang telah diprogramkan bersama user. 3. Excellence recruitment procedure & process Berdasarkan pengalama selama ini dan sebagai wujud dari pertanggungjawaban kepada user, GHM akan menempatkan SDM yang qualified sesuai dengan qualifikasi yang dituntut ole user. Untuk itu setiap SDM yang akan ditempatkan di user telah melalui proses seleksi yang cukup ketat dengan tahapan sebagai berikut : Seleksi administrative Wawancara I Seleksi akademis/fisik (bila diperlukan) Psikotest

33

Wawancara akhir

Selanjutnya, sebelum SDM tersebut dimobilisasikan ke user setiap SDM telah melalui tahap briefing dan penandatanganan kontrak. Dengan demikian setiap SDM yang bekerja dibawah naungan GHM memiliki status yang jelas. 4. Effective Maintenance Guna menjaga dan memelihara kinerja dari SDM yang ditempatkan pada user dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, GHM aka melakukan maintenance secara effective dengan: Melakukan kunjugan (inspeksi) secara continue ke unit-unit dimana SDM GHM ditempatkan. Melakukan audit atas performance SDM. Evaluasi kinerja. Melakukan pelatihan secara berkala dimana pelatihan tersebut bersifat refreshing, agar SDM kembali kepada performance yang diharapkan. Identifikasi permasalahan secara umum. Konseling.

34

Secara keseluruhan, proses maintenance ini dilakukan GHM guna terciptanya customer satisfaction. Untuk jumlah SDM yang cukup banyak, GHM akan menempatkan seorang kordinator sebagai penghubung antara userdan GHM juga SDM yang ditempatkan itu sendiri. 5. Service Guarantee Prioritas yang tidak kalah pentingnya dari Service priority ini adalah Garansi. Garansi atau jaminan kualitas, menjadi satu hal yang penting dalam memberikan pelayanan yang prima dengan berbasis pada customer satisfaction. Faktor utama dalam service delivery kami adalah SDM itu sendiri, sebagus apapun system yang di design tidak akan efektif tanpa didukung dengan SDM yang memadai. Implementasi dari service guarantee ini bisa berbentuk: Pembinaan karyawan untuk meningkatkan kualitas SDM sampai dengan replacement SDM. Pembenahan system/SOP. Memperluas jaring koordinasi dengan aparat terkait.

3.6 Process

35

Sebagaimana lazimnya yang kami lakukan selama ini, untuk menuju realisasi kerjasama yang diharapkan, maka perlu bagi GHM untuk: 1. Survey 2. Pengiriman proposal harga. 3. Evaluasi harga dan negosiasi. 4. SPK/Kontrak 5. Mobilisasi personil. Lama jangka waktu yang dibutuhkan untuk proses tersebut tergantung dengan tuntutan situasi dan kondisi yang ada.

BAB IV LAPORAN KEGIATAN

36

Saya melakukan Job Training di PT. Ghra Humanindo Manajemen yang bergerak di bidang outsourcing SDM (jasa). Saya melakukan Job Training selama 1 bulan dan ditempatkan di Divisi Marketing dan Bussines Development. Pada kesempatan ini saya ditugaskan untuk ikut merancang SOP (Standard Operating Procedures) untuk Divisi Marketing dan Bussines Development yang berkaitan dengan SOP Prospek Klien Baru, SOP Pembuatan Proposal dan Presentasi, dan SOP Penawaran Tender. SOP adalah Standard Operating Procedure atau Prosedur Operasi Standar. SOP merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan atau brand dalam menjalankan kegiatan operasional. Hal ini tentunya sangat berkaitan dengan jurusan yang saya ambil yaitu Manajemen Komunikasi, konsentrasi Pemasaran (Marketing). Oleh karena itu pembuatan SOP dalam Job Training saya sangat cocok sekali untuk mengaplikasikan ilmu yang saya dapat di bangku perkuliahan, misal : Manajemen Pemasaran, Perencanaan dan Evaluasi Komunikasi Pemasaran, dll. Manajemen pemasaran berasal dari dua kata yaitu manajemen dan pemasaran. Menurut Kotler dan Armstrong pemasaran adalah analisis, perencanaan, implementasi, dan pengendalian dari program-program yang dirancang untuk menciptakan, membangun, dan memelihara pertukaran yang menguntungkan dengan pembeli sasaran

37

untuk mencapai tujuan perusahaan.Sedangakan manajemen adalah proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (organizing) penggerakan (Actuating) dan pengawasan. Jadi dapat diartikan bahwa Manajemen Pemasaran adalah sebagai analisis, perencanaan, penerapan, dan pengendalian program yang dirancang untuk

menciptakan, membangun, dan mempertahankan pertukaran yang menguntungkan dengan pasar sasaran dengan maksud untuk mencapai tujuan tujuan organisasi. Dari penjelasan di atas mengenai menejemen dan pemasaran, maka tugas yang diberikan kepada saya saat Job Training berhubungan dengan tahap perencanaan kegiatan perusahaan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan sebagai pembanding pada saat kegiatan evaluasi dilakukan. Di bawah ini saya tuliskan SOP Prospek Klien Baru, SOP Pembuatan Proposal dan Presentasi, dan SOP Penawaran Tender.

4.1 SOP PROSPEK KLIEN BARU 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menghasilkan daftar prospek calon klien yang akan dikerjakan, dengan terlebih dahulu mencari informasi calon

38

klien di berbagai media, sehingga perusahaan mempunyai target yang jelas demi kelancaran gerak kerja perusahaan dan perkembangan di masa yang akan datang.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi proses mencari informasi calon klien sampai menentukan prospek calon klien.

3. REFERENSI ISO 9001 : 2008 pasal 7.2.1

4. PENANGGUNGJAWAB General Manager Marketing Marketing Staff

39

5. KETENTUAN UMUM Informasi market dapat bersumber dari seluruh bagian dan dari seluruh karyawan perusahaan. Seluruh informasi market harus dikoordinasikan dengan Divisi Marketing. Surat perkenalan market/ pemberian company profile harus ditandatangani Direktur Marketing/ Pejabat yang dikuasai.

6. LAMPIRAN -

7. PROSEDUR 7.1 7.2 Mulai Marketing mencari informasi kebutuhan jasa outsourcing Informasi didapat dari berbagai sumber, antara lain : Partner, Top Management, Surat Keluar, Relasi, Permintaan Langsung. Dokumen terkait : Informasi Market Umum Penanggung jawab : Maketing 7.3 Dapat informasi?

40

Tidak (kembali ke 7.2) Ya (lanjut ke 7.4)

7.4

Membuat daftar calon klien Mengkoordinir informasi market, membuat daftar calon klien yang akan menjadi acuan dalam mengirimkan Profile Perusahaan. Dokumen terkait : Daftar calon klien. Penanggung jawab : Marketing.

7.5

Menindaklanjuti informasi tersebut ke instansi terkait Menindaklanjuti informasi yang didapat ke instansi terkait untuk memastikan kebenaran informasi sebelum melangah ke tahap selanjutnya. Penanggung jawab : Maerketing.

7.6

Melakukan survey/analisa pendahuluan Survey pendahuluan dapat dilakukan melalui : Mempelajari Company Profile calon client melalui website, laporan keuangan, portofolio.

41

Referensi tentang perusahaan khususnya tentang internal. Kunjungan ke kantor klien.

Dokumen terkait : Survey Report. Penanggung jawab : Marketing. 7.7 Potensial klien? Tidak (dinyatakan selesai) Ya (lanjut ke 7.8) 7.8 Tender/non tender? Tender (lanjut ke 7.9 SOP Tender) Non Tender (lanjut ke 7.9 SOP Non Tender) 7.9 SOP Tender atau SOP Non Tender Jika tidak, calon client bisa langsung meminta untuk dilakukan diskusi tentang kebutuhan TKO 7.10 Selesai

42

4.2 SOP PEMBUATAN PROPOSAL DAN PRESENTASI

43

1. TUJUAN Prosedur ini dibuat dengan tujuan ..

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi proses mencari informasi calon klien melalui survey awal yang akan dituangkan ke dalam proposal dan presentasi.

3. REFERENSI ISO 9001 : 2008 Quality Management System

4. PENANGGUNGJAWAB Direksi General Manager Marketing

5. KETENTUAN UMUM

44

Proposal : Presentasi :

6. LAMPIRAN 7. PROSEDUR 7.1 7.2 Mulai Mendapatkan info kebutuhan klien Mendapatkan info kebutuhan klien 7.3 Meeting internal Bahan meeting yang perlu disiapkan : OP : Teknis UM/keuangan : Perhitungan Harga GA : Dokumentasi perusahaan yang diperlukan

Penanggung jawab : Marketing, OP, UM/keuangan, GA 7.4 Non Tender atau Tender

45

7.5 7.6

Swasta atau BUMN Proposal Dokumen terkait : Proposal

7.7

Ok? Tidak (kembali ke 7.6) Ya (lanjut ke 7.8)

7.8

Tanda Tangan Jika ya, proposal tersebut diserahkan ke klien.

7.9

Proposal diserahkan ke klien dan tanda tangan kembali Proposal akan diserahkna ke klien.

7.10

Tanda terima Tanda terima

7.11

Selesai

46

47

4.3 SOP PENAWARAN TENDER

1. TUJUAN Prosedur penawaran tender dibuat dengan tujuan untuk membuat dokumen penawaran harga kepada pemberi kerja dengan sistem tender.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi proses marketing mendapatkan surat

pengumuman/pemberitahuan tender sampai dengan GHM dinyatakan sebagai pemenang.

3. REFERENSI ISO 9001 : 2008 pasal 7.2

4. PENANGGUNG JAWAB Divisi Marketing

48

5. DEFINISI
-

Tender

: Suatu proses kegiatan dalam usaha untuk mendapatkan

proyek di jasa outsourcing melalui persaingan setiap dengan perusahaan sejenis lainnya.

Unwaizing

: Penjelasan teknis tentang jumlah orang, lokasi,

pekerjaan, biaya, dll yang dilakukan oleh Panitia Tender yang diikuti oleh seluruh peserta Tender yang telah lulus prakualitikasi

6. LAMPIRAN -

7. PROSEDUR 7.1 7.2 Mulai Tahap prakualifiasi : Mendaftarkan diri ikut Tender Pada saat mendaftarkan diri untuk ikut Tender, Marketing harus memperhitungkan biaya tender juga. Dokumen terkait : Daftar Prospek Proyek. Penanggung jawab : Marketing.

49

7.3

Membentuk Tim Tim tender terdiri dari : Marketing untuk dokumen .. Operasional untuk dokumen Bagian umum untuk dokumen . Penanggung jawab : GM Marketing

7.4

Mempersiapkan Dokumen Tender Dokumen harus selesai max. 2 (dua) hari sebelum tanggal penyerahan. Dokumen terkait : dokumen tender. Penganggung jawab : Tim Tender.

7.5

Memeriksa Kelengkapan Dokumen Tender GM Marketing memeriksa kelengkapan dokumen berdasarkan checklist yang ada. Penanggung jawab : GM Marketing.

7.6

Lengkap? Tidak (lanjut ke 7.7 kemudian ke 7.5)

50

Ya (lanjut ke 7.8) 7.7 7.8 Mengembalikan kepada Tim untuk dilengkapi Memasukkan dokumen persyaratan ke Panitia Tender Jika sudah selesai dengan persyaratan dan spesifikasi yang diminta, Tim Tender memasukkan dokumen ke Panitia Tender. Penanggung jawab : Tim Tender. 7.9 Lolos? Tidak (lanjut ke 7.10) Ya (lanjut ke 7.11) 7.10 Mengevaluasi sebab ketidaklolosan tahap prakualifikasi GM Marketing dan Tim Tender mengevaluasi sebab

ketidaklolosan persyaratan administrasi tender sebagai bahan pertimbangan dalam mengikuti tender berikutnya. Penanggung jawab : GM Marketing dan Tim Tender. 7.11 Tahap Kualifikasi : Menerima Surat

pemberitahuan/undangan unwaizing Jika lolos tahap prakualifikasi makan GHM akan menerima pemberitahuan/undangan ke Tahap berikutnya. Dokumen terkait

51

: Surat pemberitahuan/undanga unwaizing. Penanggung jawab : Marketing. 7.12 Mempersiapkan Dokumen Unwaizing Melakukan overview pengelolaan operation dan keuangan yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Penanggung jawab : GM Marketing. 7.13 Melakukan perhitungan estimasi proyek GM Marketing melakukan perhitungan estimasi proyek. Estimasi proyek/perhitungan yang harus dibuat oleh divisi marketing : rencana investas proyek, perhitungan profit dan loss proyek, rencana cash flow proyek. Perhitungan tersebut harus dikoordinasikan dengan divisi Akuntansi dan Keuangan serta Divisi Operasional dan Costumer Service. Surat penawaran harga hanya dapat dikeluarkan olh divisi Mareting. Dokumen terkait : estimasi proyek. Penanggung jawab : GM Marketing.

52

7.14

Melengkapi dokumen yang dibutuhkan Tim Tender melengkapi dokumen yang dibutuhkan berdasarkan persyaratan yang diminta (dokumen keuangan dan teknis). Penanggung jawab : Tim Tender.

7.15

Memeriksa kelengkapan dokumen Unwaizing GM Marketing memeriksa kelengkapan dokumen berdasarkan Checklist yang ada. Penanggung jawab : GM Marketing.

7.16

Lengkap? Tidak (lanjut ke 7.17 kemudian ke 7.15) Ya (lanjut ke 7.18)

7.17 7.18

Mengembalikan kepada Tim untuk dilengkapi Mengikuti rapat unwaizing Jika sudah lengkap sesuai dengan persyaratan dan spesifikasi yang diminta, Tim Tender mengikuti Rapat Unwaizing. Penanggung jawab : Tim Tender.

7.19

Lolos? Tidak (lanjut ke 7.20)

53

Ya (lanjut ke 7.21) 7.20 Mengevaluasi sebab ketidaklolosan tahap kualifikasi GM Marketing dan Tim Tender mengevaluasi sebab

ketidaklolosan persyaratan administrasi tender sebagai bahan pertimbangan dalam mengikuti tender berikutnya. Penanggung jawab : GM Marketing dan Tim Tender. 7.21 Mendapat panggilan untuk mengikuti Beauty Contest Jika lolos maka GHM akan diminta untuk melakukan beauty contest (presentasi). Dokumen terkait : Surat Undangan. Penanggung jawab : Marketing. 7.22 SOP Pembuatan Proposal dan Presentasi Bahan presentasi disiapkan : Sesuai dengan kondisi calon klien Secara umum tentang perusahaan

Dokumen terkait : Materi Presentasi. Penanggung jawab : GM Marketing. 7.23 Lolos?

54

Tidak (lanjut ke 7.24) Ya (lanjut ke 7.25) 7.24 Mengevaluasi sebab ketidaklolosan tahap Beauty Contest GM Marketing dan Tim Tender mengevaluasi sebab

ketidaklolosan persyaratan administrasi tender sebagai bahan pertimbangan dalam mengikuti ternder berikutnya. Penanggung jawab : GM Marketing dan Tim Tender. 7.25 7.26 SOP kontrak dengan klien Selesai

55

4.4 Jadwal Kegiatan Job Training

16 January 2012 SOP PROSPEK

17 January 2012

18 January 2012

19 January 2012

20 January 2012

21 January 2012

22 January 2012

KLIEN BARU SOP PEMBUATAN DAN

PROPOSAL PRESENTASI

56

SOP PENAWARAN TENDER

23 January 2012

24 January 2012

25 January 2012

26 January 2012

27 January 2012

28 January 2012

29 January 2012

SOP

PROSPEK

KLIEN BARU

SOP

PEMBUATAN DAN

PROPOSAL PRESENTASI

SOP PENAWARAN TENDER

30 January 2012

31 January 2012

1 February 2012

2 February 2012

3 February 2012

4 February 2012

5 February 2012

SOP

PROSPEK

KLIEN BARU SOP PEMBUATAN PROPOSAL PRESENTASI DAN

57

SOP PENAWARAN TENDER

6 February 2012 SOP PROSPEK

7 February 2012

8 February 2012

9 February 2012

10 February 2012

11 February 2012

12 February 2012

KLIEN BARU SOP PEMBUATAN PROPOSAL PRESENTASI SOP PENAWARAN TENDER DAN

13 February 2012 SOP PROSPEK

14 February 2012

15 February 2012

16 February 2012

17 February 2012

18 February 2012

19 February 2012

KLIEN BARU SOP PEMBUATAN PROPOSAL PRESENTASI DAN

58

SOP PENAWARAN TENDER

Catatan :
-

Warna hitam pembuatan SOP Prospek Klien Baru Warna hijau pembuatan SOP Pembuatan Proposal dan Presentasi. Warna kuning pembuatan SOP Penawaran Tender. Warna merah hari libur.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Dalam melaksanakan Job Training selama 1 bulan di PT. Grha Humanindo Manajemen, saya menjadi mengerti bagaimana perusahaan merencanakan dan

59

menjalankan kegiatannya. Peraturan-peraturan yang dibuat di satu perusahaan tidak semata-mata dibuat tanpa alasan, tetapi perutaran tersebut dibuat agar pelaksanaan kegiatan dan kinerja para karyawan dapat dimakasimalkan dan mencapai target tujuan perusahaan dengan memuaskan. Pada masa Job Training saya berkesempatan untuk merancang SOP (Standard Operating Procedures) di Divisi Marketing. Dengan kesempatan tersebut, saya mendapatkan pengalaman yang berharga dalam merancang suatu kegiatan di dalam perusahaan. Dalam membuat rancangan SOP, para staff dan kepala divisi melakukan rapat untuk membuat dan membentuk SOP secara mendetail. Tidak boleh satupun langkah-langkah yang terlewat karena dapat berakibat fatal terhadap tujuan perusahaan yaitu menjadi perusahaan ISO 9001. Dengan demikian laporan Job Training saya buat untuk melengkapi persyaratan akademik dan sebagai arsip dan bahan pertimbangan perusahaan.

Daftar Pustaka

Alma, Buchari. 2005. ManajemenPemasaran dan Pemasaran Jasa. Alfabeta : Bandung

60

Sumber internet : - http://eprints.upnjatim.ac.id/197/1/File_1.pdf - http://resources.unpad.ac.id/unpadcontent/uploads/publikasi_dosen/STANDAR%20OPERASIONAL %20PROSEDUR.pdf

61