WORKSHOP PENILAIAN ANGKA

KREDIT
BAGI PRANATA LABORATORIUM
Sistem
PENDIDIKAN
2 Agustus 2018
Dokumentasi
Politeknik Pertanian Negeri
Pangkep
Kegiatan
Laboratorium:

Andi Setiawan PhD.

TOPIK BAHASAN
1. Pentingnya sistem dokumentasi terkait
perlunya menyusun bukti fisik kegiatan
untuk keperluan kenaikan pangkat dan
jabatan untuk peningkatan karir PLP
2. Penjelasan tentang dokumentasi,
dokumen, jenis dokumen (kebijakan,
prosedur, instruksi kerja), rekaman,
pengendalian dokumen dan rekaman
3. Kiat/tata cara menyusun dokumen
kebijakan laboratorium, prosedur (SOP),
instruksi kerja (IKA) laboratorium, dan
membuat formulir untuk perekaman
Latihan
kegiatanmenyusun
laboratoriumprosedur,
instruksi kerja, dan Bukti Fisik
Kegiatan (non alat, non bahan, non
Pentingnya Sistem Dokumentasi
terkait perlunya menyusun bukti
fisik kegiatan untuk keperluan
kenaikan pangkat dan jabatan
untuk peningkatan karir PLP
 TUGAS POKOK
Pranata Laboratorium
Pendidikan
Tugas pokok PLP-PENGELOLAAN LAB- adalah
melaksanakan:
1. Perancangan kegiatan laboratorium
2. Pengoperasian peralatan dan penggunaan
bahan
3. Pemeliharaan/perawatan peralatan dan
bahan
4. Pengevaluasian sistem kerja laboratorium
5. Pengembangan kegiatan laboratorium

Kegiatan Tridarma PT
didikan, Penelitian dan Pengabdia pada Masyarakat
 PENILAIAN
KINERJA
1. Pranata Laboratorium Pendidikan wajib
menyusun SKP yang akan
dilaksanakan dalam 1 (satu) tahun
berjalan.
2. SKP Pranata Laboratorium Pendidikan
disusun berdasarkan penetapan
kinerja unit kerja yang
bersangkutan.
3. SKP untuk setiap jenjang jabatan
diambil dari kegiatan sebagai
turunan dari penetapan kinerja
unit dengan mendasarkan kepada
 1. Untuk
ILAIAN DAN mendukung objektivitas
PENETAPAN ANGKAdalam KRE
pengelolaan Laboratorium, Pranata
Laboratorium Pendidikan
mendokumentasikan hasil kerja
sesuai dengan SKP yang
ditetapkan setiap tahunnya.

2. Untuk kelancaran penilaian dan

penetapan Angka Kredit, setiap
Pranata Laboratorium Pendidikan
wajib mencatat,
menginventarisasi seluruh
kegiatan yang dilakukan dan
mengusulkan Daftar Usulan
3. DUPAK sebagaimana dimaksud
pada poin 2 memuat kegiatan
sesuai dengan SKP yang
ditetapkan setiap tahunnya dengan
melampirkan bukti fisik.

Penilaian dan penetapan Angka

Kredit dilakukan sebagai bahan
pertimbangan dalam penilaian
kinerja Pranata Laboratorium
Pendidikan.
TINGKAT
KELAYAKAN
ANGKA
KREDIT
DUPAK DITOLAK !!!
Bukti Fisik Tidak Menduk
KETERKAITAN UNSUR KEGIATAN
PENGELOLAAN LABORATORIUM
UNSUR

AI= AUDIT INTERNAL MR= MANAJEMEN REVIEW

 HUBUNGAN CI, AI dan KUM
CI: continuous improvement; AI: audit internal;
KU:Kaji Ulang Manajemen
Continuous TQM
Improvement (CI)
P2 D2
P = Plan
QMS A2 C2
S2 P1 D1 D = Do
C = Check
A1 C1 A = Act
n
g kata Kaji Ulang Manajemen
in
S Pen
QM
S1
Audit Internal
1 tahun Waktu

= Kondisi Awal
= Sasaran yang akan dicapai
 Audit mutu internal adalah
suatu pemeriksaan sistematik
Audit Mutu Internal
dan tidak memihak untuk
menetapkan bahwa
berbagai kegiatan sistem
manajemen mutu dan hasil
berkaitan sesuai dengan
pengaturan yang telah
direncanakan, bahwa
pengaturan itu diterapkan
secara efektif, dan telah
sesuai untuk mencapai
Audit mutu internal laboratorium
hendaknya ditujukan untuk:
a) Menetapkan kesesuaian atau
ketidaksesuaian unsur sistem
manajemen mutu dengan
dokumentasi tertentu.
b)Menetapkan keefektifan sistem
manajemen mutu yang
diterapkan dalam memenuhi
tujuan mutu
c) Guna memenuhi persyaratan
yang telah disepakati atau
peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
 Kaji ulang manajemen adalah
aji kegiatan
Ulang pengkajian yang dipimpin
Manajemen
oleh Ka. Lab untuk memastikan
keberlanjutan dari kesesuaian dan
keefektifan sistem manajemen.
Pada umumnya mencakup:
a) Kecukupan tenaga kerja,
berbagai sumber lain, dan
struktur organisasi.
b) Tingkat penerapan sistem
organisasi.
c) Mengkaji umpan balik eksternal
(dari pelanggan) dan internal.
d) Mengkaji unjuk kerja
 Penjelasan Tentang
Dokumentasi, Dokumen,
Jenis Dokumen (Kebijakan,
SOP, IK),
Rekaman, dan
Pengendalian Dokumen
 SISTEM
Setiap PENJAMINAN
laboratorium harus MUTU
mampu
memberikan pelayanan berkulitas dan
LABORATORIUM
memenuhi kebutuhan yang telah
ditetapkan, yaitu memuaskan
pengharapan pengguna (Tridarma PT),
memenuhi standar yang berlaku,
tersedia pada biaya yang bersaing dan
memberikan keuntungan yang baik
kepada laboratorium.
Semua ini dapat dicapai melalui suatu
Sistem manajemen mutu
sistem manajemen mutu.
mengorganisasikan kegiatan
menyeluruh laboratorium sedemikian
rupa, agar faktor teknis,
administrasi, dan manusia yang
mentasi Sistem Manajemen Mutu
Sistem
1. manajemen mutu
Persyaratan perlu
Pengguna atau
didokumentasikan
Pelanggan: untuk memastikan
Mengembangkan
agar kedua persyaratan
keyakinan dalamutamakemampuan
dipenuhi
yaitu:
laboratorium untuk memberikan
secara konsisten mutu hasil pelayanan
yang diinginkan dan dengan biaya
yang kompetitif
2. Persyaratan Laboratorium:
Penggunaan sumber daya, sumber
teknologi dan sumber daya manusia
yang efisien untuk memberikan hasil
layanan ataupun pengujian yang
bermutu yang dapat memberikan
keuntungan yang baik bagi
 Tingkat Dokumentasi
Sistem manajemen mutu biasanya
didokumentasikan dalam Panduan
Mutu. Dalam Panduan Mutu tercantum
kebijakan mutu, tujuan mutu,
sasaran mutu, dan uraian system
mutu laboratorium serta
menghubungkannya dengan kegiatan
menyeluruh laboratorium.
Pengembangan Profesi: bagi PLP
 Untuk PLP kelompok Terampil hanya bagi
golongan III/c ke atas,
sedangkan bagi PLP kelompok Ahli wajib
bagi golongan III/b ke atas.
Penyusunan standar dan/atau pedoman
pengelolaan laboratorium
Level 1, didukung oleh beberapa
tingkat dokumen. Setiap tingkatan
secara bertahap disusun semakin
rinci.
Panduan Mutu didukung
Dokumen Prosedur yang
merupakan Dokumen Level 2;
Instruksi Kerja merupakan
Dokumen Level 3; dan rekaman
mutu merupakan Dokumen
Level 4.

Bersama sama seluruh dokumen

ini di sebut Dokumen Sistem
Dokumen dikembangkan atau dibuat
secara internal
Panduan Mutu
(Dokumen Level 1)
Definisi: Panduan Mutu adalah dokumen
utama yang menyatakan kebijakan
Tujuan: Panduan
mutu dan Mutu Laboratorium
menguraikan system
a. Mengkomunikasikan
manajemen kepada personil
mutu Laboratorium
yang berkepentingan terkait kebijakan,
procedure komitmen laboratorium pada
kebijakan mutu, sasaran mutu, dan
peningkatan berkelanjutan.
b. Merumuskan dan mendokumentasikan
system manajemen mutu
c. Membantu dalam penetapan dan
pemeliharaan system manajemen mutu
Prosedure
Tujuan: untuk (Dokumen Level
menginstruksikan 2)
personil
dalam arti luas, cara kebijakan dan tujuan
yang dinyatakan dalam panduan mutu
dapat dilakukan dan dicapai. Prosedur
adalah cara tertentu untuk melakukan
suatu kegiatan. Adapun yang dimaksud
dengan prosedur didokumentasikan adalah
Prosedur terdokumentasi
suatu prosedur tertulismembantu dalam
atau prosedur
penerapan mutu yang efektif karena:
terdokumentasi.
a. Membuat PLP berkerja dalam cara yang
seragam, meminimalkan perubahan, dan
membuat proses dapat diperkirakan.
b. Membuat tanggung jawab lebih jelas dan
menciptakan kondisi pengendalian
internal
c. Berlaku sebagai materi acuan untuk
 Isi dokumen level dua adalah prosedur
Isi yang
procedure
relevan dengan tiap tiap klausul
dalam dokumen level 1, menguraikan
cara kelompok PLP dalam bagian yang
sama atau berbagian bagian akan
memadukan upaya mereka guna
memenuhi tujuan mutu dan sasaran
mutu yang dinyatakan manajemen.

Semua persyaratan standard

hendaknya dipenuhi/dicakup

Prosedur hendaknya dibuat untuk

semua kegiatan yang dilakukan dalam
pemenuhan persyaratan manajemen
truksi Kerja (Dokumen Level 3)
Maksud dari instruksi kerja IK adalah untuk
menguraikan dalam rincian cara suatu
kegiatan tertentu dilakukan. Biasanya IK
adalah suatu bagian tertentu dari dari
procedure.
Instruksi kerja kadang kadang juga disebut
sebagai “instruksi teknis” IK menguraikan
pekerjaan pada tingkat penerapan yang
lebih rendah dari procedure. Biasanya IK
diterapkan pada rantai kegiatan yang lebih
terbatas, dilaksnankan oleh kelompok atau
Tidak
individuada
yangperbedaan mendasar
lebih kecil dan antara
lebih homogen
procedure dan instruksi kerja kecuali bahwa
dari pada procedure.
IK adalah instruksi operasional untuk
melaksanakan tugas tertentu dan memberi
petunjuk rinci tentang cara suatu tugas
Sedangkan prosedur menguraikan
jika apa, dan oleh siapa suatu
aktivitas dilaksanakan. Instruksi
Kerja biasanya menguraikan
bagaimanan suatu tugas
dilaksanakan.

Dengan pendekatan ini, jika perlu

rincian dapat diambil procedure dan
disajikan dalam instruksi kerja.
Keduanya procedure dan IK
dimaksudkan untuk memberikan
pengertian yang jelas tetang
 Rekaman adalah dokumen yang
memberikan bukti objektif aktivitas
yang
kaman dilakukan atau
Mutu/Teknis hasil yang dicapai
(Dokumen Level 4)
Rekanan mutu dan Rekaman Teknis
disimpan untuk maksud pembuktian
(bukti fisik),untuk memastikan
ketelusuran dan sebagai bantuan
untuk tindakan pencegahan dan
perbaikan.

Rekaman mutu dan rekaman teknis

disimpan sebagai bukti aktivitas mutu
dan mensupplai berbagai jenis
informasi terkait:
a. audit internal, kajiulang
manajemen, tindak pencegahan,
b. memahami tingkat kepuasan dan
ketidak puasan pengguna terhadap
pelayanan laboratorium;
c. temuan dan hasil yang diperoleh
dari system manajemen mutu,
untuk digunakan dalam mengkaji
ulang dan menyempurnakan
pelayanan;
d. dasar untuk analisis
kecenderungan mutu; tindakan
perbaikan yang diambil dan
keefektifannya;
e. unjuk kerja subkontraktor;
2 TUJUAN: untuk memastikan bahwa hanya
Pengendalian
dokumen dan data asli (otentik) yang
Dokumen
digunakan. Dan dokumen ini segera
tersedia untuk personel (PLP) yang
melakukan berbagai tugas yang dapat
mempengaruhi mutu pekerjaan (misal hasil
pengujian lab).
Untuk memenuhi persyaratan tersebut,
personil laboratorium harus secara jelas
mengerti berbagai jenis dokumen dan data
yang diperlukan serta pengendalian ini
Dokumen dapat
dilaksanakan. berupa pernyataan kebijakan,
metode procedure, spesifikasi, table kalibrasi,
grafik buku teks, poster, catatan, perangkat lunak,
gambar rencana semua rekaman dll.
 DOKUMEN
PERSYARATAN MANAJEMEN
 Pengendalian Prosedur pengendali
Perubahan
Dokumen
Bukti: DokumenDokumen
Dokumen level 1:
Prosedur
• Menetapkan dan memelihara PD
prosedur untuk mengendalikan Prosedur
semua dokumen yang menjadi
Harus Dikaji ulang &
bagian dari sistem manajemen.
menjamin Disahkan
Dokumen level 2: Pengesahan &
• Prosedur pengendalian Penerbitan
dokumen
Dokumen
Prosedur harus
• Prosedur tata cara perubahan menjamin:
dokumen a. Edisi resmi dan tersedia
• Prosedur pengendalian disemua lokasi tempat
dilakukannya kegiatan
dokumen yang disimpan dalam
b. Dikaji ulang sekala
komputer berkala
Bukti kerja: c. Dokumen kadaluarsa
 Persyaratan manajemen Personel Kunci:
Ka. Lab/PLP Ahli/personel yang
Input-Proses-Output diberi tugas
 Input : Kelengkapan dokumen:
sesuai dengan dokumen yang Teknik dan materi audit
harus ada standar ( mis.ISO yang sesuai:
17025)  Memeriksa kelengkapan,
 Proses: Kesesuaian dokumen: kesesuaian dan
sesuai/cocok dengan dokumen kesinambungan dokumen
yang dirujuk (ISO 17025, ( PROSEDUR Pengendalian
Pedoman KAN, Guidance APLAC, Dokumen (PD))
Peraturan Pemerintah dan
 Memeriksa bukti rekaman
lainnya).
 Kesinambungan dokumen:
pengendalian dokumen
menyambung antara dokumen (dokumen baru, revisi,
satu dengan dokumen lainnya kadaluarsa dan pemusnahan
seperti prosedur audit internal dokumen), termasuk jika
harus berkesinambungan diterapkan dokumen yang
dengan prosedur kaji ulang dikendalikan via sistem
manajemen dan program komputer.
continuous improvement. Ini  Memeriksa
juga berarti berkesinambungan
kesesuaian
dengan dokumen level distribusi, nomor kendali
 Pelayanan Kepada
Pengguna Lab Kerjasama
Bukti Dokumen: PemantauanKlarifikasi
Dokumen level 1: Ujuk kerja Permintaan
• Kebijakan standard
pelayanan kepada Layanan
LAB
customer.
Dokumen Level 2:
• Metode/teknik mencari Umpan balik
unpan balik customer Pengguna Lab

Bukti Kerja:  Survey kepuasan customer

• Rekaman klarifikasi (perlu desain angket/survey
permintaan dan  Analisa “voice of customer”
kunjungan pemantauan  Continuous Improvement lab
ujuk kerja lab.
• Rekaman unpan balik
Pelayanan kepada pengguna Personel kunci: PLP Ahli
Laboratorium PemahamanTeknis
Input:
 Menjaga komunikasi Teknik dan materi audit
dengan pelanggan yang sesuai:
 Permintaan visitasi ke  Pemeriksaan dokumen:
laboratorium (klarifikasi
permintaan, audit kesesuaian kebijakan
terbatas, menilai kinerja dengan prosedur
pengujian, meninjau pelaksanaan pelayanan
fasilitas dll)
kepada customer.
Proses:
 Komunikasi dengan  Pemeriksaan rekaman
pelanggan pelayanan customer
 Kunjungan pelanggan (komunikasi dengan
untuk memantau ujuk
kerja.
customer atau
 Survey kepuasan perwakilannya dan
pengguna LAB rekaman kunjungan
 DOKUMEN
PERSYARATAN TEKNIS
 Persyaratan
Teknis
 Laboratorium harus Kondisi
memperhitungkan akomodasi
& Faktor
faktor terhadap Metode
LingkungaManusia
Pengujian/Ka
ketidakpastian n
librasi
pengukuran total dari
jenis pengujian satu ke
PT
pengujian lainnya. Penanganan
Pengambilan
Ketelus Peralatan
Sampel
Contoh
uran
 Faktor tersebut harus Penguku
 diperhitungkan dalam ran
 pengembangan
metode, prosedur
pengujian/kalibrasi,
 Rumusan
rsonel LABORATORIUM Sasaran
Bukti Dokumen: Personel pendidika
Kompetensi
Dokumen level 1: Kontrak /yangn,
Personel
• Kebijakan dan komitmen dikaryakan Pelatihan
&
untuk menggunakan ketrampil
personel yang kompeten an serta PL
Dokumen level 2: evaluasin
• Uraian tugas setiap ya
Kewenangan Uraian tugas
personel Pada personel
• Prosedur pelatihan
internal & eksternal dan Kompetensi personel:
• Personel pengoperasi peralatan tertentu
evaluasi pelatihan yang
• Tester/kalibrator/analis
diselenggarakan. • Evaluator hasil
• Rencana program • Penandatangan sertifikat hasil uji
pelatihan tiap tahun • Pemberi pendapat interpretasi terhadap
hasil uji/kalibrasi.
Bukti Kerja: • Pengambil sampel
Rekaman kompetensi setiap • Auditor internal, manajerial dan personel
personel pendukung
ENGENDALIAN REKAMAN

Pada umumnya ada empat tingkat

dokumentasi untuk system mutu yaitu
panduan mutu (Tingkat 1) Prosedure
(Tingkat 2) instruksi
Pada system kerja (Tingkat
mutu, Rekaman 3)
adalah
dan
suaturekaman
dokumen(Tingkat 4)
yang memberikan bukti
objektif dari kegiatan yang dilakukan
atau hasil yang dicapai. Contoh. Pada
Laboratorium Pengujian mempunyai
dua jenis rekaman yaitu rekaman
Teknis dan Rekaman Mutu.
Rekaman Mutu
Merupakan rekaman data atau
laporan yang mencakup
jaminan mutu. Rekaman Mutu
merupakan rekaman yang
membuktikan pencapaian
mutu yang dipersyaratkan dan
untuk memverivikasi
pelaksanaan system
manajemen mutu yang efektif.
rekaman mutu yang umum digunaka
No Jenis Rekaman Mutu
.
1 Rekaman Kaji Ulang Mnajemen
2 Rekaman Validasi metoda
pengujian
3 Rekaman Tindakan perbaikan
ketidak sesuaian dan perbaikan
4 RekamanJenis
No. tindak lanjut Mutu
Laporan audit
1 Laporan Audit Internal/Eksternal
2 Laporan Ketidak sesuaian
3 Laporan Kualifikasi personel
4 Laporan data pengujian
5 Laporan data kalibrasi dst.
 Merupakan rekaman akumulasi
Rekaman
data Teknis
dan informasi yang
dihasilkan dari pelaksanaan
layanan, pengujian dan /atau
kalibrasi dan rekaman yang
menunjukan mutu atau
parameter
No
proses yang telah
Jenis Rekaman Teknis
di
capai.
.
1 Rekaman asli pengamatan/hasil
pengujian
2 Salinan Laporan hasil pengujian
3 Lembar kerja
4 Buku kerja penguji/pengelola Lab
5 Rekaman umpan balik pegguna
Any Questions ?