MEMAHAMI KOMUNIKASI

KANTOR
KD 3.1
DEFINISI KOMUNIKASI KANTOR
KOMUNIKASI KANTOR ?
 KOMUNIKASI

• KOMUNIKASI BERASAL DARI BAHASA LATIN “COMMUNICARE” BERARTI BERPARTISIPASI. DARI

BAHASA INGGRIS “COMMUNICATION” BERARTI MEMBERITAHU.

• KOMUNIKASI ADALAH SUATU PROSES KEGIATAN PENYAMPAIAN PESAN ATAU INFORMASI

YANG MENGANDUNG ARTI DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK LAIN DALAM USAHA UNTUK
MENDAPATKAN SALING PENGERTIAN.
 UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
• KOMUNIKATOR, YAIRU ORANG YANG MENYAMPAIKAN PESAN, IDE, PERNYATAAN, KEINGINAN,
DAN PERTANYAAN.
• KOMUNIKAN, YAITU ORANG YANG MENERIMA PESAN, IDE, PERNYATAAN, KEINGINAN, DAN
PERTANYAAN DARI KOMUNIKATOR.
• PESAN, YAITU IDE ATAU KEINGINAN DARI KOMUNIKATOR YANG DIDUKUNG DENGAN LAMBANG.
• MEDIA, YAITU SARANA ATAU SALURAN YANG MENUNJANG PESAN JIKA KOMUNIKAN JAUH
TEMPATNYA ATAU BANYAK JUMLAHNYA.
• EFEK ATAU FEEDBACK, YAITU PENGARUH ATAU TANGGAPAN DARI ADANYA PESAN.
 PROSES KOMUNIKASI

• MERUPAKAN LANGKAH-LANGKAH PERTUKARAN INFORMASI/ PESAN DARI KOMUNIKATOR

KEPADA KOMUNIKAN DENGAN MENGGUNAKAN MEDIA DALAM USAHA MENCAPAI SUATU
PENGERTIAN.
 LANGKAH-LANGKAH PROSES KOMUNIKASI
• KOMUNIKATOR MEMILIKI GAGASAN ATAU PESAN/ INFORMASI YANG INGIN DISAMPAIKAN KEPADA
KOMUNIKAN
• KOMUNIKATOR MEMBUAT/ MENYUSUN SANDI-SANDI (ENCODING) UNTUK MENYATAKAN MAKSUD,
BAIK DALAM BENTUK KATA-KATA ATAU LAMBANG-LAMBANG (GAMBAR, WARNA, BAHASA, TULISAN,
DAN LAIN-LAIN) SEBAGAI PESAN.
• PERKATAAN DAN LAMBANG-LAMBANG (PESAN) TERSEBUT DISALURKAN MELALUI MEDIA
• KOMUNIKAN MENGURAIKAN/ MENAFSIRKAN PESAN (DECODING) YANG DIKIRIMKAN OLEH
KOMUNIKATOR, SEHINGGA MEMPUNYAI MAKNA/ ARTI.
• KOMUNIKAN MEMBERI TANGGAPAN (FEEDBACK) TERHADAP INFORMASI YANG DIBERIKAN OLEH
KOMUNIKATOR, SEHINGGA KOMUNIKATOR DAPAT MENGANALISIS APAKAH PESAN YANG
DISAMPAIKAN SESUAI ATAU TIDAK DENGAN APA YANG DIMAKSUDKANNYA, KARENA DALAM PROSES
KOMUNIKASI DAPAT SAJA TERJADI HAMBATAN-HAMBATAN.
 LAMBANG KOMUNIKASI

• ADALAH HURUF ATAU TANDA YANG MENGANDUNG MAKSUD TERTENTU YANG DIGUNAKAN
DALAM BERKOMUNIKASI.
• GUNANYA ADALAH SEBAGAI MEDIA YANG DIGUNAKAN KOMUNIKATOR UNTUK
MEMPENGARUHI KOMUNIKAN AGAR TERBENTUK PENGERTIAN YANG SAMA SEHINGGA PESAN
YANG DISAMPAIKAN OLEH KOMUNIKATOR MENJADI JELAS.
LAMBANG KOMUNIKASI YANG BIASA DIGUNAKAN ADALAH :
• LAMBANG BAHASA, YAITU LAMBANG YANG MENGGUNAKAN BAHASA, BAIK DALAM
KOMUNIKASI LISAN MAUPUN TERTULIS
• LAMBANG GERAK, YAITU LAMBANG YANG MENGGUNAKAN GERAKAN ANGGOTA BADAN
• LAMBANG SUARA, YAITU LAMBANG YANG DAPAT DITERIMA MELALUI INDERA PENDENGARAN
• LAMBANG WARNA, YAITU LAMBANG YANG MENGGUNAKAN WARNA-WARNA DALAM
BERKOMUNIKASI
• LAMBANG GAMBAR, YAITU LAMBANG YANG MENGGUNAKAN GAMBAR, POSTER, IKLAN, DAN
LAIN-LAIN DALAM BERKOMUNIKASI
FUNGSI KOMUNIKASI KANTOR
• SEBAGAI INFORMASI. KOMUNIKASI DAPAT MEMBERIKAN INFORMASI YANG DIPERLUKAN DARI
SETIAP INDIVIDU MAUPUN KELOMPOK DALAM MENGAMBIL KEPUTUSAN DENGAN MENERUSKAN
DATA MENGENAI DAN MENILAI PEMILIHAN ALTERNATIF.
• SEBAGAI KENDALI. ARTINYA BAHWA KOMUNIKASI BERTINDAK UNTUK MENGENDALIKAN
PERILAKU ORANG LAIN ATAUPUN ANGGOTA DALAM BEBERAPA CARA YANG MESTI DIPATUHI.
• SEBAGAI MOTIVASI. KOMUNIKASI DAPAT MEMBERIKAN PERKEMBANGAN DALAM MEMOTIVASI
DENGAN MEMBERIKAN PENJELASAN DALAM HAL-HAL DI DALAM KEHIDUPAN KITA.
• SEBAGAI PENGUNGKAPAN PERASAAN. KOMUNIKASI MEMPUNYAI PERANAN DALAM
MENGUNGKAPKAN PERASAAN KEPADA ORANG LAIN, BAIK ITU BERUPA PERASAAN SENANG,
KECEWA, DAN LAIN-LAINNYA.
BENTUK KOMUNIKASI KANTOR
 1. KOMUNIKASI INTRAPERSONAL/ INTRAPRIBADI

• ADALAH KOMUNIKASI YANG DILAKUKAN PADA DIRI SENDIRI.

• AKTIVITAS KOMUNIKASI INI SERING KITA LAKUKAN, BAHKAN SETIAP HARI.
• MISAL, BERDOA, BERSYUKUR, INTRSOPEKSI DIRI, MOTIVASI DIRI, BERIMAJINASI SECARA KREATIF,
DAN SEBAGAINYA.
 2. KOMUNIKASI INTERPERSONAL/ ANTARPRIBADI

• MERUPAKAN PROSES PERTUKARAN MAKNA DARI ORANG-ORANG YANG SALING

BERKOMUNIKASI ATAU KOMUNIKASI ANTARA INDIVIDU DENGAN INDIVIDU YANG LAIN.
• MISAL, SESI CURHAT BERSAMA SAHABAT, WAWANCARA KERJA, DAN SEBAGAINYA.
 3. KOMUNIKASI KELOMPOK

• SECARA UMUM DIARTIKAN SEBAGAI INTERAKSI TATAP MUKA DARI TIGA ATAU LEBIH INDIVIDU
GUNA MEMPEROLEH MAKSUD DAN TUJUAN YANG DIKEHENDAKI SEPERTI BERBAGI INFORMASI,
PEMELIHARAAAN DIRI (SELFMAINTENANCE), PEMECAHAN MASALAH.
• CONTOH, KULIAH, RAPAT, BRIEFING, KONFERENSI, PENATARAN, SEMINAR, WORKSHOP,
PRESENTASI KELOMPOK, DAN SEBAGAINYA.
 4. KOMUNIKASI ORGANISASI

• MERUPAKAN KOMUNIKASI ANTARMANUSIA (HUMAN COMMUNICATION) YANG TERJADI

DALAM KONTEKS ORGANISASI.
• CONTOH, KOMUNIKASI YANG TERJADI ANTARA ATASAN DENGAN BAWAHAN, PERINTAH DARI
ATASAN KEPADA BAWAHAN, DAN SEBAGAINYA.
 5. KOMUNIKASI MASSA

• ADALAH BENTUK KOMUNIKASI YANG MENGGUNAKAN SALURAN (MEDIA) DALAM

MENGHUBUNGKAN KOMUNIKATOR DAN KOMUNIKAN SECARA MASSAL ATAU BERTEMPAT
TINGGAL JAUH.
• MISAL, PENYIAR BERITA MENYAMPAIKAN INFORMASI/ BERITA MELALUI MEDIA AUDIO VISUAL
(TELEVISI) KEPADA MASYARAKAT LUAS.
JENIS KOMUNIKASI KANTOR
1. MENURUT LAWAN BICARA
• KOMUNIKASI PRIBADI, YAITU KOMUNIKASI YANG TERJADI ANTARA SESEORANG DENGAN
ORANG LAIN
• KOMUNIKASI UMUM, TERBAGI MENJADI KOMUNIKASI SATU LAWAN BANYAK, KOMUNIKASI
BANYAK LAWAN SATU, KOMUNIKASI BANYAK LAWAN BANYAK.
2. MENURUT JUMLAH
• KOMUNIKASI PERORANGAN (PRIBADI)
• KOMUNIKASI KELOMPOK
3. MENURUT CARA PENYAMPAIANNYA
• KOMUNIKASI VERBAL
KOMUNIKASI LISAN: WAWANCARA, DISKUSI
KOMUNIKASI TERTULIS: SURAT, GAMBAR, LAPORAN
• KOMUNIKASI NON VERBAL (ISYARAT)
4. MENURUT MAKSUD (MEMBERI PERINTAH/ INSTRUKSI, NASIHAT, SARAN, BERPIDATO,
MENGAJAR/ BERI CERAMAH, MUSYAWARAH, PERTEMUAN)
5. MENURUT JALUR KOMUNIKASI, LANGSUNG (TATAP MUKA) & TIDAK LANGSUNG (BERMEDIA)
6. MENURUT RUANG LINGKUP, KOMUNIKASI DI DALAM (INTERNAL) DAN KOMUNIKASI KE LUAR
(EKSTERNAL)
7. MENURUT KEDINASAN
 KOMUNIKASI FORMAL, DILAKUKAN DALAM WAKTU DAN TEMPAT TERTENTU, ADA PROSEDUR,
ADA HIERARKI, OBJEK MENGENAI MASALAH ORGANISASI, LEBIH BANYAK DIWUJUDKAN DALAM
BENTUK TERTULIS. CONTOH : SEMINAR
 KOMUNIKASI INFORMAL, WAKTU DAN TEMPAT TIDAK TERTENTU, TIDAK ADA PROSEDUR
MENGIKAT, TDK ADA HIERARKI, OBJEK BEBAS/ TIDAK TENTU, WUJUDNYA DALAM BENTUK LISAN
DAN TERTULIS. CONTOH : KABAR BURUNG
SARANA KOMUNIKASI KANTOR
 MEDIA KOMUNIKASI ?

• ADALAH SUATU ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMPERMUDAH DALAM MENYAMPAIKAN

INFORMASI DARI SESEORANG KEPADA ORANG LAIN DENGAN MAKSUD TERTENTU UNTUK
MENCAPAI SUATU TUJUAN.

JENIS MEDIA/ SARANA KOMUNIKASI :

• BERDASARKAN BENTUK ATAU SIFATNYA (AUDIO, VISUAL, AUDIO-VISUAL)
• BERDASARKAN SASARANNYA, MASSA (DITUJUKAN PADA ORANG BANYAK, MIS: MAJALAH/
KORAN) DAN NIRMASSA (DITUJUKAN PADA SASARAN TUNGGAL, MIS: TELEPON)
 CONTOH-CONTOH SARANA/ MEDIA KOMUNIKASI
KANTOR

• SURAT • RADIO
• TELEPON • TELEVISI
• HANDPHONE • MAJALAH
• E-MAIL • KORAN
• FAXIMILE
• MEDIA SOSIAL
• INTERCOM
EFEKTIVITAS KOMUNIKASI KANTOR
 1. DASAR BERKOMUNIKASI KANTOR

• EFFECTIVE COMMUNICATION ADALAH KOMUNIKASI YANG TEPAT SASARAN, BERHASIL GUNA

ATAU MENCAPAI TUJUAN, MENYAMPAIKAN INFORMASI (TO INFORM), MENGHIBUR (TO
ENTERTAIN), ATAU MEMBUJUK (TO PERSUADE).

• KOMUNIKASI DIKATAKAN EFEKTIF APABILA INFORMASI, PEMIKIRAN ATAU PESAN YANG

DISAMPAIKAN DAPAT DITERIMA DAN DIPAHAMI DENGAN BAIK SEHINGGA MENCIPTAKAN
KESAMAAN PERSEPSI, MENGUBAH PERILAKU ATAU MENDAPATKAN INFORMASI (MENJADI
TAHU/ PAHAM).
 KOMPONEN KOMUNIKASI EFEKTIF
• ENCODING, DIAWALI DENGAN PENETAPAN KODE ATAU SIMBOL
• DECODING, PEMAHAMAN TENTANG AUDIENS GUNA MENENTUKAN METODE PENYAMPAIAN GAYA
BAHASA YANG COCOK
• CONTEXT, KEPADA SIAPA MELAKUKAN KOMUNIKASI, RUANG, LEVELNYA ANTAR PRIBADI ATAU
KELOMPOK, USIA, WILAYAH, & JENIS KELAMIN.
• BODY LANGUAGE, DIKENAL JUGA SEBAGAI NONVERBAL COMMUNICATION YANG MELIPUTI POSTUR
TUBUH, GERAKAN TANGAN, KONTAK MATA, DAN EKSPRESI WAJAH.
• INTERFERENCE, EMOSI MENJADI SALAH SATU GANGGUAN/ HAMBATAN DALAM BERKOMUNIKASI.
• BE OPEN-MINDED, TIDAK TERBURU-BURU MENILAI ATAU MENGKRITISI UCAPAN ORANG LAIN, HARUS
RESPECT DAN EMPATI.
• ACTIVE LISTENING, MENJADI PENDENGAR YANG BAIK DAN AKTIF AKAN MENINGKATKAN PEMAHAMAN
ATAS PEMIKIRAN DAN PERASAAN ORANG LAIN.
• REFLECTION, PASTIKAN BAHWA KITA MENGERTI UCAPAN ORANG LAIN DENGAN “KONFIRMASI”, YAITU
MERINGKAS PESAN UTAMA YANG DISAMPAIKAN ORANG LAIN.
 KUNCI KOMUNIKASI EFEKTIF
• COMPLETENESS (LENGKAP), MELIPUTI 5W+1H
• CONCISENESS (RINGKAS), GUNAKAN SEDIKIT MUNGKIN KATA-KATA, NAMUN HARUS MENARIK DAN
MUDAH DIPAHAMI.
• CONSIDERATION (PENUH PERTIMBANGAN), MEMPERHATIKAN SUDUT PANDANG ORANG LAIN,
POLA PIKIR, TINGKAT PENDIDIKAN, MINAT, KEBUTUHAN, KEPENTINGAN, DAN EMOSINYA.
• CLARITY (JELAS), MENGGUNAKAN KATA-KATA YANG TEPAT & BERMAKNA TUNGGAL AGAR TIDAK
MENIMBULKAN PERSEPSI LAIN.
• CONCRETENESS (NYATA), KONKRIT MEMPERKUAT KEPERCAYAAN YANG DIDUKUNG FAKTA SPESIFIK
DAN ANGKA.
• COURTESY (TATA KRAMA), PESAN DISAMPAIKAN DENGAN TULUS, SOPAN, BIJAK, DAN ANTUSIAS
SERTA TETAP MENJAGA PERASAAN PENERIMA PESAN
• CORRECTNESS (BENAR), PESAN HARUS BENAR DARI SEGI SUBSTANSI DAN TATA BAHASA, SERTA
TEPAT DARI SISI WAKTU DAN SASARAN.
 2. PRINSIP DASAR TEKNIK BERBICARA

• PRINSIP MOTIVASI
MOTIVASI ADALAH DORONGAN UNTUK MEMBANGKITKAN MINAT TERHADAP SESEORANG ATAU
PARA PENDENGAR. PRINSIP MOTIVASI DALAM BERBICARA ADALAH MEMBERIKAN DORONGAN
UNTUK MEMBANGKITKAN MINAT PARA PENDENGAR DALAM MENANGGAPI SUATU MASALAH
YANG DISAMPAIKAN.
• PRINSIP PERHATIAN
PERHATIAN ADALAH PEMUSATAN PIKIRAN PADA SUATU MASALAH ATAU OBJEK. JADI PRINSIP
PERHATIAN DAPAT MENARIK PERHATIAN HADIRIN.
• PRINSIP KEINDERAAN
PEMBICARAAN AKAN MUDAH DITANGKAP OLEH HADIRIN JIKA PENYAMPAIAN BERITA DISAJIKAN
SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA PENDENGARAN PENGLIHATAN DAN TANGAN HADIRIN AKTIF. INI
SEMUA ADALAH PRINSIP UTAMA DARI PRINSIP KEINDERAAN.
• PRINSIP PENGERTIAN
SUATU PRINSIP DALAM PENYAMPAIAN INFORMASI LISAN ATAU PENYAMPAIAN PEMBICARAAN
YANG MUDAH DIMENGERTI OLEH PENDENGAR SEHINGGA MUDAH DIHAFAL DAN MUDAH
TERTANAM DALAM PIKIRAN SESEORANG.
• PRINSIP ULANGAN
PRINSIP ULANGAN MENGHENDAKI ADANYA MATERI PENTING YANG DIULANG, AGAR LEBIH
MERESAP MUDAH DIINGAT KEMBALI.
 3. TEKNIK BERBICARA
GAYA BERBICARA ADALAH PENAMPILAN DIRI DALAM BERBICARA.

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN ADALAH :

• PAKAIAN. HENDAKNYA BERPAKAIAN RAPIH
• SIKAP BADAN DAN CARA BERDIRI. HENDAKNYA BERDIRI TEGAK DAN BERSEMANGAT.
• PANDANGAN MATA PEMBICARA. HENDAKNYA MEMANDANG PARA PENDENGARNYA SECARA
MENYELURUH
• SIKAP JIWA PEMBERANI. HENDAKNYA TEGAS DAN JANGAN RAGU-RAGU
• AIR MUKA (MIMIK) DAN GERAKAN TANGAN (PANTOMIMIC). HENDAKNYA MENGIKUTI PEMBICARAAN
• SUARA. HENDAKNYA MENGGUNAKAN SUARA YANG JELAS.
• TULISAN. HENDAKNYA MENGGUNAKAN TULISAN YANG JELAS AGAR MUDAH TERBACA.
 4. ETIKA BERKOMUNIKASI

• ETIKA ADALAH SUATU ILMU YANG MEMBAHAS MASALAH PERBUATAN ATAU TINGKAH LAKU
MANUSIA, MANA YANG DAPAT DINILAI BAIK DAN MANA YANG DAPAT DINILAI TIDAK BAIK.

• ETIKA BERKOMUNIKASI ADALAH PENYAMPAIAN PESAN ATAU BERITA ANTAR KOMUNIKATOR

DENGAN KOMUNIKAN DENGAN MEMPERHATIKAN SIKAP YANG BAIK DAN YANG TIDAK BAIK,
UNTUK DILAKUKAN KETIKA BERKOMUNIKASI.
 KONSEP ETIKET KANTOR

• SETIAP BADAN USAHA PERKANTORAN MEMILIKI TOOL OF MANAGEMENT YANG DIKENAL

DALAM SEBUTAN 7M, YAKNI MAN, MONEY, MACHINE, METHOD, MORAL, DAN MARKET.
• 7 ELEMEN AKAN KURANG JIKA ELEMEN UTAMA, “MAN” TELEDOR ATAU KURANG CERMAT
DALAM MELAKSANAKAN PROSES MANAJEMEN MELALUI KOMUNIKASI SECARA EFEKTIF.
 KONSEP ETIKET KANTOR SECARA UMUM
• MENILAI DIRI PRIBADI SECARA JUJUR
SETIAP ORANG MEMPUNYAI KETERAMPILAN BERKOMUNIKASI YANG BERBEDA-BEDA. COBA KAJI
KETERAMPILAN APA YANG PALING LEMAH/ KURANG ANDA KUASAI. PERHATIKAN DENGAN SEKSAMA
CARA ANDA BERKOMUNIKASI YANG BAIK DAN YANG SALAH DARI SEGI APA. LANGKAH BERIKUTNYA,
PUSATKAN DAN KEMBANGKAN KETERAMPILAN ANDA PADA HAL-HAL (KETERAMPILAN BERKOMUNIKASI)
YANG PALING LEMAH/ KURANG.
• MENINGKATKAN KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI MELALU LATIHAN/ PRAKTIK
SESEORANG TIDAK BEGITU SAJA MENJADI TERAMPIL BERKOMUNIKASI. SEMAKIN SERING SESEORANG
BERBICARA DI DEPAN UMUM, IA AKAN MEMPEROLEH PENGALAMAN DAN MEMPELAJARI PENGALAMAN
TERSEBUT GUNA MENINGKATKAN KETERAMPILANNYA DALAM BERBICARA.
• MENINGKATKAN SETIAP TUJUAN KOMUNIKASI SECARA JELAS
SETIAP KOMUNIKASI BERLANGSUNG, SESEORANG HARUS MENENTUKAN TUJUAN YANG HENDAK
DICAPAI DENGAN JELAS. KOMUNIKATOR HARUS TAHU BENAR BAGAIMANA MENGKOMUNIKASIKAN
TUJUAN DAN PESAN YANG DISAMPAIKAN.