Surat dan surat meyurat

(korespondensi)
Pengertian surat

Sarana untuk menyampaikan informasi kepada

pihak lain
Pernyataan tertulis yang disampaikan kepada pihak
lain
Baik atas nama pribadi/perorangan maupun atas
nama jabatan seseorang dalam organisasi
Surat masuk dan surat keluar

 Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu

organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang/perusahaan lain.

 Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan atau dibuat

atau dikirim oleh suatu organisasi kepada pihak lain baik
perorangan maupun kelompok.
Jenis-Jenis
Surat
Berdasarkan Wujudnya

 Surat bersampul; surat yang terdiri atas kertas surat beserta amplopnya.
 Surat biasa; surat yang cara penulisannya tidak menggunakan lembaran
khusus.

 Kartu pos; surat bentuk kartu dengan ukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan

oleh PT Pos Indonesia.

 Memorandum/nota; surat yang dipakai untuk keperluan intern

organisasi untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk.

 Surat tanda bukti; surat khusus yang umumnya berentuk formulir yang
dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara kedua belah pihak atau untuk
membuktikan keabsahan suatu hal.
Berdasarkan Keamanan Isinya

 Surat sangat rahasia; surat ini diberi tanda “SRHS/SR” dan

dimasukkan dalam 3 sampul surat. Isi dokumen penting yang berhubungan
dengan keamanan negara.

 Surat rahasia; surat ini diberi tanda “SRS/R” dan dimasukkan ke

dalam 2 sampul surat. Isi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui oleh
orang tertentu.

 Surat biasa; surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan
menimbulkan kerugian bagi orang lain ataupun pejabat yang
bersangkutan.
Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya

Surat sangat segera; surat yang perlu secepatnya diketahui oleh

penerimanya/dijawab/ diselesaikan (1 x 24 jam).

Surat segera; surat yang berisi tentang informasi yang memerlukan

jawaban/penyelesaian yang segera, namun tidak secepat surat yang
bersifat sangat segera (dalam 24 jam).

Surat biasa; surat yang isinya tidak memerlukan

jawaban/penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan
berdasarkan urutan kedatangannya (FIFO/First in First Out, dalam 2 hari).
Berdasarkan Dinas Pos

Surat biasa; surat yang dikirim dengan menempel perangko seperti

yang ditetapkan kantor pos.

Surat kilat khusus; surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x

24 jam oleh kantor pos dan daerah yang akan dikirimi harus ada
jaringannya.

Surat terdaftar/tercatat; surat yang memiliki jaminan lebih baik

dari surat kilat khusus karena pihak kantor akan selalu memonitor
pengiriman surat ini.
Fungsi Surat

Sarana komunikasi
Bukti tertulis
Bukti historis
Alat pengingat
Duta organisasi/pembuatnya
Pedoman kerja
Jaminan keamanan
Barometer maju mundurnya organisasi
Pengikat
Promosi
Syarat surat yang baik

Format menarik
Tidak terlalu panjang
Bahasa jelas, padat, dan sopan
Penampilan: bersih, tidak banyak salah ketik
Bahan (kertas) baik
4 prinsip surat yang baik

Conciseness (keringkasan)
Clarity (kejelasan)
Simplicity (kesederhanaan)
Courtesy (kesopanan)
Pengertian korespondensi

Proses kegiatan saling berkirim surat dari satu

pihak kepada pihak lain
Surat dinas

Surat yang berisi kedinasan

Pembuatnya dapat instansi pemerintah maupun
perorangan
Berkaitan dengan kegiatan organisasi yang bersifat
umum (non bisnis)
Mempunyai pola baku (ada aturan)
Perlengkapan Surat

Jenis kertas
Ukuran kertas
Sampul surat
Lipatan surat
Bentuk-bentuk surat

Lurus (block style)

Setengah lurus (semi block style)
Lurus penuh (full block style)
Lekuk (indented Style)
Paragraf menggantung (hanging paragraph)
Resmi (official style)
Sederhana (simplified style), dsb
Bagian-bagian surat

Kepala surat
Tanggal surat
Nomor surat
Lampiran
Hal/perihal
Alamat dalam
Salam pembuka
Isi surat: alinea pembuka, isi surat, alinea penutup
Salam penutup
Jabatan
Nama terang
NIP
Tembusan jika ada
Inisial (paraf)
 SAMPUL SURAT

Perhatikan!
1. Isi dan sifat surat
2. Lipatan surat
Lipatan Surat
Bagian-Bagian
Surat
 1 Keterangan:

1. Kop
2 2. Tanggal

4 3 3. Nomor
5 4. Lampiran

5. Perihal
6 6. Alamat dalam

7. Salam pembuka
7 8. Alinea pembuka
8 9. Alinea isi

9 10. Alinea penutup

11. Salam penutup

10
12. Nama organisasi

12 11 13. Tanda tangan

14. Nama terang

13 15. Jabatan
15 14
16. Tembusan

17. Inisial
17