PENGENDALIAN MUTU

TUJUAN :

Perbaikan yang berkesinambungan pada produk untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan, memberikan keberhasilan
usaha dan mengembalikan investasi kepada para
pemegang saham dan pemilik perusahaan.
Mutu :
 Performane to the standard expected by the customer
 Meeting the customer's needs first time and every time
 Providing our customers with products and services that consistently meet their
needs and expectations
 Doing the right thing in the right the time, always striving for improvement, and
always satisfying the customer
 A pragmatic system of continual improvement, a way to successfully organized
man and machine
 The meaning of excellence
 The unyielding and continuing effort by anyone in organization to understand,
meet, and exceed the needs of its customers
 The best product that you can produce with material that you have to work with
 Continuous good product which a customer can trust
 Not only satisfying customers, but delighting them, innovating and creating
(Tjiptono dan Diana, 1995).
Intisari elemen-elemen mutu (Tjiptono dan Diana, 1995) dapat dipahami
sebagai berikut:
 Mutu meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan
 Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses, dan lingkungan
 Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya yang dianggap
merupakan bermutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa
mendatang).

Mutu adalah Fitness for use, memiliki dua aspek utama:

1. Ciri-ciri produk yang memenuhi permintaan pelanggan. Mutu yang lebih
tinggi memungkinkan perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan,
membuat produk laku terjual, dapat bersaing dengan pesaing, meningkatkan
pangsa pasar dan volume penjualan, serta dapat dijual dengan harga yang
lebih tinggi.
2. Bebas dari kekurangan. Mutu yang tinggi menyebabkan perusahaan dapat
mengurangi tingkat kesalahan, mengurangi pengerjaan kembali dan
pemborosan, mengurangi biaya garansi, mengurangi ketidakpuasan
pelanggan, mengurangi inspeksi dan pengujian, memperpendek waktu
pengiriman produk ke pasar, meningkatkan hasil dan kapasitas, dan
memperbaiki kinerja penyampaian produk atau jasa.
Menurut Hubeis (1999), konsep mutu yang berlaku umum maupun
khusus pada bidang pangan erat kaitannya dengan era mutu :
1. Inspeksi atau pengawasan pada tahun 1920-an yang menekankan
pada pengukuran.
2. Pada tahun 1960 mengarah ke pengendalian mutu dengan
pendekatan teknik statistika berupa grafik, histogram, tabel,
diagram pencar dan perancangan percobaan.
3. Tahun 1980-an berorientasi pada jaminan mutu (quality assurance)
4. Tahun 1990-an terfokus pada manajemen mutu total (Total Quality
Management atau TQM  Era ISO
Mutu bukan sekedar masalah pengendalian mutu atas barang dan jasa atau
standar mutu barang (product quality), tetapi sudah bergerak ke
penerapan dan penguasaanTQM menuju world class performance yang
dimanifestasikan dalam ISO (International Standar’s Organization).
Sistem mutu menurut ISO 9000 dalam Kadarisman (1994) mencakup:
1. Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh produk atau jasa,
yang menunjukan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-
kebutuhan yang ditentukan (tersurat) maupun yang tersirat;
2. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan organisasi
(perusahaan) yang berkaitan dengan mutu yang secara formal dinyatakan
oleh pimpinan puncak;
3. Manajemen Mutu adalah seluruh aspek fungsi manajemen yang
menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu yang telah dinyatakan oleh
pimpinan puncak;
4. Pengendalian Mutu, teknik-teknik dan kegiatan-kegiatan operasional
yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. Pengendalian mutu
meliputi monitoring suatu proses, melakukan tindakan koreksi bila ada
ketidaksesuaian dan menghilangkan penyebab timbulnya hasil yang kurang
baik pada tahapan rangkaian mutu yang relevan untuk mencapai efektivitas
yang ekonomis;
5. Jaminan Mutu, adalah seluruh perencanaan dan kegiatan sistematis yang
diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan (jaminan) yang memadai
bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi persyaratan tertentu.
Fungsi yang berkaitan dengan mutu dalam suatu
perusahaan dapat dikelompokkan menjadi dua kategori,
yaitu:
1. Perencanaan dan Rekayasa Mutu
Perencanaan dan rekayasa mutu terdiri dari fungsi-
fungsi staf spesialis dan kegiatan-kegiatan yang
berkaitan dengan pengembangan.
Definisi dan perencanaan mutu pada tahap sebelum
produksi. Secara rinci adalah sebagai berikut :
 Saran terhadap manajemen mengenai kebijakan mutu
perusahaan dan penyusunan tujuan-tujuan mutu yang
realistis
 Analisis persyaratan mutu pelanggan dan penyusunan
spesifikasi rancangan
 Tinjau ulang dan evaluasi rancangan produk untuk
memperbaiki mutu dan mengurangi biaya mutu
 Mendefinisikan standar mutu dan menyusun spesifikasi
produk
 Merencanakan pengendalian proses dan menyusun
prosedur-prosedur untuk menjamin kesesuaian mutu
 Mengembangkan teknik-teknik pengendalian mutu dan
metoda inspeksi termasuk merancang peralatan uji
khusus
 Melaksanakan studi kemampuan proses
 Analisis biaya mutu
 Perencanaan pengendalian mutu untuk bahan yang
diterima, termasuk evaluasi para pemasok
 Audit mutu di tingkat perusahaan
 Mengorganisasi program pelatihan dan peningkatan
motivasi untuk perbaikan mutu
2. Pengendalian Mutu
Mengacu Kadarisman (1994), sesuai dengan standar ISO
9000, maka kegiatan Pengendalian memiliki fungsi
antara lain:
 Membantu dalam membangun pengendalian mutu pada
berbagai titik dalam proses produksi.
 Memelihara dan mengkalibrasi peralatan pengendalian
proses.
 Meneliti cacat yang terjadi dan membantu memecahkan
masalah mutu selama produksi.
 Melaksanakan pengendalian mutu terhadap bahan yang
diterima.
 Mengoperasikan laboratorium uji untuk melaksanakan uji
dan analisa.
 Mengorganisasikan inspeksi pada setiap tahap
proses dan spot checks bilamana diperlukan.
 Melaksanakan inspeksi akhir untuk menilai mutu
produk akhir dan efektivitas pengukuran
pengendalian mutu.
 Memeriksa mutu kemasan untuk memastikan produk
mampu menahan dampak transportasi dan
penyimpanan.
 Melakukan uji untuk mengukur dan menganalisa
produk yang diterima akibat tuntutan konsumen.
 Memberikan umpan balik data cacat dan tuntutan
konsumen kepada bagian rekayasa mutu.
Menurut Hubeis (1999), erat kaitannya dengan sistem
pengolahan yang melibatkan bahan baku, proses,
pengolahan, penyimpangan yang terjadi dan hasil akhir.
Secara internal (citra mutu pangan) dapat dinilai atas ciri
fisik (penampilan: warna, ukuran,bentuk dan cacat;
kinestika: tekstur, kekentalan dan konsistensi; citarasa:
sensasi, kombinasi bau dan cicip) serta atribut
tersembunyi (nilai gizi dan keamanan mikroba).
Secara eksternal (citra perusahaan) ditunjukkan oleh
kemampuan untuk mencapai kekonsistenan mutu (syarat
dan standar) yang ditentukan oleh pembeli, baik di dalam
maupun di luar negeri. Pengendalian mutu pangan juga
bisa memberikan makna upaya pengembangan mutu
produk pangan yang dihasilkan oleh perusahaan atau
produsen untuk memenuhi kesesuaian mutu yang
dibutuhkan konsumen
 MANAJEMEN MUTU TOTAL
(TOTAL QUALITY MANAGEMENT)
Pada tahun 1980-an beberapa perusahaan besar Amerika Serikat
memperkenalkan konsep perbaikan yang terus menerus (quality
thinking) yang dikenal Total Quality Management (TQM) atau
Integrated Quality Control (IQT).
TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang
mencoba untuk memaksimumkan daya saing
organisasi/perusahaan melalui perbaikan terus menerus atas
produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya, (Tjiptono dan
Diana, 1995).
Karakteristik TQM (Tjiptono dan Diana, 1995), sebagai berikut:
a. Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun
eksternal.
b. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
c. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan
dan pemecahan masalah
d. Memiliki komitmen jangka panjang
e. Membutuhkan kerjasama tim
f. Memperbaiki proses secara berkesinambungan
g. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
h. Memberikan kebebasan yang terkendali
i. Memiliki kesatuan tujuan
j. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan
proses lanjutan dari pengendalian mutu (sistem) yang berorientasi
ke standar jaminan mutu (keunggulan kompetitif) untuk
meningkatkan kualitas produksi dan efisiensi kerja di segala
bidang (mengurangi kegagalan), terutama pada sektor yang
menghasilkan produksi dan peningkatan kualitas sumber daya
manusia untuk memuaskan konsumen secara menyeluruh.
UPAYA MEMPERTAHANKAN MUTU PRODUK PANGAN
Kadarisman (1994) secara umum dapat ditempuh upaya-upaya sebagai berikut:
 Pengadaan bahan baku.
Baik bahan penolong maupun bahan tambahan industri harus direncanakan dan
dikendalikan dengan baik. Aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan, yaitu 1)
Persyaratan-persyaratan dan kontrak pembelian, 2) Pemilihan pemasok mampu, 3)
Kesepakatan tentang jaminan mutu, 4) Kesepakatan tentang metoda-metoda
verifikasi, 5) Penyelesaian perselisihan mutu, 6) Perencanaan dan pengendalian
pemeriksaan, dan 7) Catatan-catatan mutu penerimaan bahan.
 Pengendalian Produksi.
Pengendalian produksi dilakukan secara terus menerus meliputi kegiatan antara lain:
1) Pengendalian bahan dan kemampuan telusur, dengan inti kegiatan adalah
inventory system, dengan tujuan pengendalian kerusakan bahan, 2) Pengendalian
dan pemeliharaan alat, 3) Proses khusus, yaitu proses produksi yang kegiatan
pengendaliannya merupakan hal yang sangat penting terhadap mutu produk, dan 4)
pengendalian dan perubahan proses.
 Pengemasan.
Pengemasan dilakukan dengan benar dan memenuhi persyaratan
teknis untuk kepentingan distribusi dan promosi. Dalam industri
pangan, pengemasan merupakan tahap terakhir produksi sebelum
didistribusikan. Pengemasan berfungsi sebagai: 1) Wadah untuk
memuat produk, 2) Memelihara kesegaran dan kemantapan produk
selama penyimpanan dan distribusi, 3) Melindungi pangan dari
kontaminasi lingkungan dan manusia, 4) Mencegah kehilangan
selama pengangkutan dan distribusi, dan 5) Media komunikasi atau
promosi.
 Penyimpanan dan Penanganan Produk Jadi. Penyimpanan dan
penanganan produk jadi bertujuan untuk mencegah kerusakan
akibat vibrasi, shock, abrasi, korosi, pengaruh suhu, Rh, sinar dan
sebagainya selama penanganan, pengangkutan, dan penyimpanan.

 Pemeriksaan dan Pengujian Selama Proses dan Produk Akhir.

Tujuan utama adalah untuk mengetahui apakah item atau lot yang
dihasilkan memenuhi persyarakatan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan.
 Keamananan dan Tanggung Jawab Produk. Karakteristik mutu keamanan
dalam industri pangan semakin hari semakin penting karena banyak
kasus yang terjadi baik di dalam maupun di luar negeri. Oleh karena
itu perlu dikembangkan metode atau peraturan tentang praktek
pengolahan pangan yang baik.

Secara teknis dalam rangka upaya mempertahankan kualitas produk

pangan, dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:

1. Dokumentasi Sistem Mutu

 Perusahaan harus membangun dan mempertahankan suatu
sistem mutu tertulis (terdokumentasi), dengan pengertian
hal ini akan menjamin produk-produknya sesuai dengan
persyaratan tertentu. Sistem mutu tertulis ini membuat
jaminan mutu bersifat lebih melembaga sebab dokumentasi
ini dilakukan menyeluruh terhadap pedoman, prosedur dan
instruksi kerja.
Pengendalian Rancangan
 Mutu produk sejak awal tergantung kepada rancangan produk
tersebut. Tanpa merancang mutu kedalam suatu produk, akan sulit
mencapai mutu tersebut selama produksi. Tujuan utama seorang
perancang adalah menciptakan suatu produk yang dapat
memuaskan kebutuhan pelanggan secara penuh yang dapat
diproduksi pada tingkat harga yang bersaing. Dengan demikian,
proses perancangan yang meliputi perencanaan, verifikasi, kaji
ulang, perubahan dan dokumentasi menjadi sangat penting,
terutama untuk produk-produk yang mempunyai rancangan rumit
dan memerlukan ketelitian.
Pengendalian Dokumen
 Dalam penerapan sistem standar jaminan mutu, perusahaan
dituntut untuk menyusun dan memelihara prosedur pengendalian
semua dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem mutu.
Tujuan pengendalian dokumen adalah untuk memastikan bahwa
para pelaksana tugas sadar akan adanya dokumen-dokumen yang
mengatur tugas mereka. Perusahaan harus menjamin seluruh
dokumen tersedia pada titik-titik dimana mereka dibutuhkan.
Pengendalian Pembelian
 Pembelian bahan hampir seluruhnya berdampak kepada mutu produk
akhir sehingga harus dikendalikan dengan baik. Perusahaan harus
memastikan bahwa semua bahan dan jasa yang diperoleh dari sumber-
sumber di luar perusahaan memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Pengendalian Produk yang Dipasok Pembeli

 Adakalanya pembeli produk kita, mensyaratkan penggunaan produknya
untuk diguna-kan dalam rangka memenuhi persyaratan kontrak.
Perusahaan bertanggung jawab terhadap pencegahan kerusakan
pemeliharaan, penyimpangan, penanganan dan penggunaannya selama
barang tersebut dalam tanggung jawabnya.

ldentifikasi Produk dan KemampuanTelusur
 Identifikasi suatu produk dan prosedur penelusuran produk
merupakan persyaratan penting sistem mutu untuk keperluan
identifikasi produk dan mencegah tercampur selama proses, menjamin
hanya bahan yang memenuhi syarat yang digunakan, membantu analisis
kegagalan dan melakukan tindakan koreksi, memungkinkan penarikan
produk cacat/rusak dari pasar serta untuk memungkinkan penggunaan
bahan yang tidak tahan lama digunakan dengan prinsip FIFO (First In
First Out).

Pengendalian Proses
 Pengendalian proses dalam sistem standar jaminan mutu mencakup
seluruh faktor yang berdampak terhadap proses seperti parameter
proses, peralatan, bahan, personil dan kondisi lingkungan proses.
Inspeksi dan Pengujian
 Meskipun penekanan pengendalian mutu telah beralih pada kegiatan-kegiatan
pencegahan dalam tahap sebelum produksi (perancangan, rekayasa proses dan
pembelian) inspeksi dengan intensitas tertentu tidak dapat dihindari dalam sistem
mutu.
Inspeksi, Pengukuran dan Peralatan Uji
 Pengukuran atau kegiatan pengujian bermanfaat jika hasil pengukuran dapat
diandalkan. Untuk itu alat pengukur atau alat uji harus memenuhi kecermatan dan
konsistensi jika dioperasikan pada kondisi yang biasa digunakan.

Inspeksi dan Status Pengujian

 Tujuan utama sistem mutu adalah untuk memastikan hanya produk-produk yang
memenuhi spesifikasi sesuai kesepakatan yang dikirim ke pelanggan. Sering dalam
suatu pabrik yang besar, produk yang memenuhi spesifikasi, yang belum diperiksa
dan yang tidak memenuhi spesifikasi berada pada tempat yang berdekatan sehingga
mungkin bercampur. Dengan demikian status inspeksi suatu produk harus jelas yaitu
:
 produk belum diperiksa
 produk sudah diperiksa dan diterima
 produk sudah diperiksa tetapi ditolak
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
 Dalam sistem produksi harus dapat disingkirkan produk-produk yang tidak sesuai.
Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan mempunyai prosedur
tertulis untuk mencegah terkirimnya produk-produk yang tidak sesuai kepada
konsumen. Jika produk yang tidak sesuai terdeteksi pada tahap produksi, prosedur
yang ada harus tidak membiarkan produk tersebut diproses lebih lanjut.
Tindakan Koreksi
 Setiap kegiatan atau sistem operasi dapat saja menyimpang dari kondisi operasi standar
(prosedur) karena berbagai alasan sehingga menghasilkan produk yang tidak sesuai.
Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan mempunyai sistem
institusional untuk memonitor kegiatan produksi atau proses. Jika ketidaksesuaian
diketahui, tindakan koreksi harus dilakukan segera agar sistem operasi kembali kepada
standar.

Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan dan Pengiriman

 Perusahaan manufaktur terlibat dengan berbagai bahan dan produk, baik dalam bentuk
bahan mentah, produk antara untuk di proses lagi maupun produk jadi. Adalah sangat
penting menjamin bahwa mutu dari semua bahan dan produk tersebut tidak
.terpengaruh oleh penyimpanan yang kondisinya kurang baik, penanganan yang tidak
tepat, pengemasan yang tidak memadai dan prosedur pengiriman yang salah.
Catatan-Catatan Mutu
 Perusahaan harus menyusun dan memelihara prosedur untuk identifikasi
pengumpulan. pembuatan indeks, pengarsipan, penyimpanan dan disposisi
catatan mutu. Catatan mutu memberikan bukti obyektif bahwa mutu produk
yang disyaratkan telah dicapai dan berbagai unsur sistem mutu telah
dilaksanakan dengan efektif.

Audit Mutu Internal

 Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan suatu perusahaan untuk
melembagakan suatu audit sistematis terhadap semua kegiatan yang berkaitan
dengan mutu, untuk mengetahui apakah prosedur dan instruksi memenuhi
persyaratan standar .Perusahaan juga harus bisa mendemonstrasikan bahwa
semua operasi dan kegiatan dilaksanakan sesuai prosedur tertulis dan semua
tujuan sistem mutu telah dicapai.

Pelatihan dan Motivasi

 Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan kebutuhan pelatihan harus
diidentifikasi dengan cermat dan menyiapkan prosedur untuk melaksanakan
pelatihan semua personil yang kegiatannya berkaitan dengan mutu.