4

TEKNIK
MENGARSIP SURAT
MAU DIAPAKAN DOKUMEN
SEBANYAK INI?
 PENGERTIAN ARSIP

Menurut UU No. 7/1971, arsip adalah:

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan runggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
ARSIP DINAMIS DAN ARSIP
STATIS
 Arsip Dinamis: Arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
 Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA

AKTIF
DINAMIS
(RECORD)

INAKTIF
ARSIP

DIKIRIM KE
STATIS ARSIPNAS
(ARCHIEVE) (DISIMPAN PERMANEN)
 KEARSIPAN

RECORD FILE
PENYUSUTAN
WARKAT/ ARSIP
NASKAH
ARSIP
INAKTIF/
Memindahkan, memus ABADI
Any paper, book,
Penyimpanan, penemuan
photograph, microfilm,
kembali, peminjaman, nahkan, menyerahkan
map, drawing, chart,
pemeliharaan, ke Arsip Nasional (PP
card, magnetic tape, or
pengendalian, penyusutan No. 34/1979)
any copy or print-out
dan pemusnahan
thereof, that has been
generated or received - Arsip Dinamis
by a company or its
- Arsip Statis
operating units or its
successor as evidence
of its activities or
because of information
contained therein
 NILAI GUNA ARSIP

ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
 NILAI GUNA ARSIP
(Menurut Milton Reitzfeld, 1959).

AL-PROHF:
 Administrative Values
 Legal Values
 Policy Values
 Research Values
 Operating Values
 Historical Values
 Fiscal Values
 MANAJEMEN KEARSIPAN
 Aktivitas penyelenggaraan arsip sejak
diciptakan hingga arsip tersebut
dimusnahkan/ dilestarikan.
 Manajemen Kearsipan selalu berkaitan
dengan dua hal:
1. Pengendalian arsip yang masih digunakan
untuk operasional sehari-hari (manajemen
arsip dinamis)
2. Pengendalian arsip yang tidak digunakan
dalam operasional sehari-hari (manajemen
arsip statis)
 TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN
(Record management)
 Menyelenggarakan pengurusan arsip yang
bermutu melalui program seleksi yang
mantap secara efektif dan efisien sehingga
tercipta kondisi kearsipan dalam suatu
lembaga/instansi yang berkualitas.
(E. Martono, 1987).
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek
arsip dinamis yang mempunyai unsur-unsur
manajemen, yang meliputi kegiatan:
1. Sortir dan pengurusan surat masuk
2. Sortir dan follow up pengurusan surat keluar
3. Pengendalian surat masuk, surat keluar dan
prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks)
4. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip
5. Pengamanan dan pemeliharaan
6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.
1. SORTIR SURAT MASUK
 HAL-HAL YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN ADALAH
MEMPERHATIKAN SIFAT SURAT:
1. Surat biasa, yaitu surat yang tidak
memerlukan tindak lanjut.
2. Surat penting.
3. Surat rahasia dan sangat rahasia.
1. SORTIR SURAT MASUK
 Surat penting adalah:
1. Memerlukan procesing lebih lanjut.
2. Isinya mengandung makna akan
mempengaruhi kegiatan serta kehiduoan
organisasi.
3. Isinya dapat menimbulkan hak, bukti, status
sehingga tidak dapat diganti apabila hilang.
4. Isinya menimbulkan akibat financial.
5. Isinya mengandung kebijaksanaan, konsep
serta keputusan tertentu.
6. Isinya mengandung nilai historis.
 2. SORTIR DAN FOLLOW UP
PENGURUSAN SURAT KELUAR

 Sifat Surat keluar dibedakan menjadi:

rahasia, penting, biasa.
 Kelengkapan surat meliputi: jumlah lampiran,
jenis lampiran, tanda tangan, stempel,
tanggal dan nomr surat, pencatatan
seperlunya dalam kartu-kartu pencatatan
surat keluar.
 Teknik pengiriman surat dibedakan menjadi:
kilat, amat segera, segera, kilat khusus,
biasa, lewat udara atau lewat laut, dengan
kurir atau langsung.
3. PENGENDALIAN SURAT MASUK,
SURAT KELUAR DAN PROSEDUR
FILING
 Meliputi kegiatan:
 Klasifikasi
 Kode
 Indeks
 Penyimpanan dalam filing cabinet
 Penyusunan dan pemusnahan surat
4. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN
KEMBALI ARSIP

 Sistem filing FILING ADALAH proses

pengklasifikasi, mengatur dan
menyimpan arsip, agar arsip
tersebut dapat secara cepat
ditemukan pada saat
dibutuhkan.
PROSEDUR FILING:
Pemeriksaan arsip
Mengindeks (nama, subyek,
geografis, kronologis, nomor)
Memberi tanda (pengkodean).
Mensortir arsip
Menyimpan.
 Sistem temu kembali
5. PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN

 Pengamanan fisik (menjaga fisik arsip tetap

baik, bebas dari gangguan, seperti
kelapukan, terkena air, api, rayap, dsb.
 Pengamanan informasi yang terkandung di
dalamnya (mengamankan arsip dari pihak
yang tidak berkepentingan)
6. PENYUSUTAN DAN
PEMUSNAHAN ARSIP.
 Menyiangi (weeding)
 Meretensi, yaitu mengeluarkan arsip dari
susunannnya dengan terlebih dahulu
membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA)
MANAJEMEN ARSIP STATIS
 MELIPUTI KEGIATAN:
1. PELAYANAN DEPO ARSIP
2. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
ARSIP
3. INVENTARISASI ARSIP
4. PELAYANAN ARSIP KEPADA PARA
PEMAKAI UNTUK BERBAGAI
KEPERLUAN
5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP
1. PELAYANAN DEPO ARSIP

 Depo arsip adalah tempat penyimpanan arsip

statis dengan mengutamakan agar fisik arsip
tidak rusak sehingga informasi yang
dikandung dalam arsip tersebut tidak hilang.
2. PEMELIHARAAN DAN
PERAWATAN ARSIP
 Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip
 Pemeliharaan dan perawatan nilai informasi
yang terkadung dalam arsip.
3. INVENTARISASI ARSIP
 Inventarisasi berarti memberi tanda atau
identifikasi terhadap arsip statis sehingga
mudah dikenali.
 Prinsip-prinsip inventarisasi:
1. Prinsip asal-usul
2. Prinsip aturan asli
3. Prinsip nilai guna
4. Prinsip restorasi
5. Prinsip fungsional
6. Prinsip organisasi
7. Prinsip pokok masalah (subyek)
4. PELAYANAN ARSIP
 Meyiapkan petugas
 Membuat aturan, prosedur dan tata tertib
pelayanan arsip statis
5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP

 Menerbitkan informasi arsip tertentu secara

berkala
 Hal-hal yang harus dijelaskan dalam
informasi tsb, misalnya:
 Informasi tentang sejarah
 Informasi tentang teknik pengaturan/
perawatan arsip
 Peminjaman/ pemakaian arsip
 Penyebarluasan sistem kearsipan, dll.
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
 Suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
tentang seberapa jauh sekelompk arsip dapat
dimusnahkan atau disimpan.
 Menunjukkan jangka waktu masing-masing
arsip disimpan pada file aktif sebelum
dipindah ke pusat peyimpanan arsip (file
inaktif)
 Menunjukkan jangka waktu penyimpanan
sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau
dipindahkan ke ARSIPNAS.
KEGUNAAN JRA
 MEMISAHKAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF PADA
TEMPAT PENYIMPANAN YANG BERBEDA
 MEMUDAHKAN PENGELOLAAN DAN
PENGAWASAN
 MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI
 MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA
 MEMUDAHKAN PEMINDAHAN ARSIP YANG
BERNILAI PERMANEN KE ARSIPNAS
 MENYELAMATKAN ARSIP YANG BERSIFAT
PERMANEN
 PENYUSUNAN JADWAL
RETENSI ARSIP
1. PENDEKATAN PENENTUAN JANGKA
WAKTU RETENSI ARSIP
2. RENCANA JADWAL RENTENSI
3. BENTUK JADWAL RETENSI
 CONTOH TABEL JRA
POKOK MASALAH PERINCIAN JANGKA NILAI
MASALAH WAKTU
PENYIMPANAN

SEMENTA PERMANEN
RA

Kepegawaian Pengadaan Lamaran Aktif ….Th

pegawai penyaringa Inaktif …. Th
n dst
DASAR HUKUM JRA
 KEPUTUSAN MENTERI AGAMA RI
NOMOR: 111 tahun 1999 tentang
PENYEMPURNAAN LAMPIRAN KMA
681/1997 TENTANG PEDOMAN JADUAL
RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN
DEPARTEMEN AGAMA.
TUJUAN ARSIP
 Sebagai referensi bila diperlukan suatu
keterangan tertentu
 Data/informasi pendukung pengambilan
keputusan
 Bukti untuk keterangan-keterangan vital
SIKLUS HIDUP ARSIP
 Tahap penciptaan
 Tahap pemanfaatan (Filing)
 Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
(storage and retrieval)
 Tahap pemindahan
 Tahap pemusnahan
GEJALA KURANG EFEKTIFNYA
SISTEM KEARSIPAN
 Sulit ditemukan kembali (retrieval) saat
diperlukan
 Hilang
 “Banjir arsip”
 Makan tempat
SISTEM FILING (PENYIMPANAN
ARSIP)
 FILING ADALAH proses pengklasifikasi,
mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip
tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.
Prosedur filing (penyimpanan)
 Pemeriksaan arsip
 Mengindeks (nama, subyek, geografis,
kronologis, nomor)
 Memberi tanda (pengkodean).
 Mensortir arsip
 Menyimpan.
 SISTEM PENYIMPANAN

 SISTEM ABJAD
 SISTEM SUBJEK (PERIHAL)
 SISTEM NOMOR (ANGKA)
 SISTEM GEOGRAFIS (MENURUT DAERAH)
 SISTEM KRONOLOGIS (URUT TANGGAL MASUK)

PUSDIKLAT TENAGA ADMINISTRASI, BADAN LITBANG DAN DIKLAT, DEPARTEMEN AGAMA RI 2006
 PENANGANAN SURAT
(MAIL HANDLING)

SURAT MASUK SURAT KELUAR

•Penerimaan
•Penyortiran
•Pembukaan
•Draf/Konsep/Final
amplop
•Pengiriman
•Pembacaan
•Pencatatan
•Pengarahan
•Penyampaian
ke unit/pejabat Sarana Pencatatan :
pengolah • Buku Agenda
• Kartu Kendali
 KEGIATAN LAIN
 PENGETIKAN
 PENGGANDAAN
 PENDEKTEAN/PELATINAN
 PEREKAMAN
 PENGHITUNGAN
 PEMFORMULIRAN
PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI
 PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN
 PELAYANAN TELPON
 PENERIMAAN TAMU & PENERANGAN
 PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT
 KETERTIBAN KEAMANAN & KESELAMATAN KERJA
 PELAYANAN PERJALANAN
 PELAPORAN
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
 LIHAT FILE: WORD
PENGERTIAN ARSIP DIGITAL
Digital Archive, digital record, electronic record:
Arsip yang berisi informasi yang tercipta
melalui program aplikasi komputer (proses
digitalisasi) dan hanya dapat dibaca melalui
bantuan mesin.
 ASPEK HUKUM ARSIP DIGITAL
 Undang-Undang RI Nomor 8 tahun 1997
tentang “Dokumen Perusahaan”.
 Peraturan Pemerintah RI Nomor 88/99
tantang “Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media
Lainnya dan Legalisasi”.
 UU No. 11 TAHUN 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik.
ASPEK HUKUM ARSIP DIGITAL
 UU/8/1997, pasal 12 menyatakan: ayat (1) Dokumen
perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media
lainnya; Ayat (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam
microfilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau
diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
 PP/88/1999, pasal 16 menyebutkan: ayat (1) dokumen yang
dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya atau hasil
cetakannya merupakan alat bukti yang sah; ayat (2) hasil cetak
dokumen yang telah dialihkan ke dalam microfilm dapat
dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan
hukum lainnya.
 UU NOMOR 11 TAHUN 2008
TENTANG
INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK
Pasal 5
1. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil
cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.
2. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil
cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan
dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di
Indonesia.
3. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah
apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan
yang diatur dalam Undang-Undang ini.
4. Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen
Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:
 surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk
tertulis; dan
 surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus
dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh
pejabat pembuat akta.