OPTIMALISASI SALES OPERATION SAAT

PANDEMIC DENGAN TELEMARKETING

DI TERRITORY BALIKPAPAN

Nama : Muhammad Dinno Pahlawan

Nopek : 12360244 Gedung Oil Centre Lt. 5-8
Jabatan dan Penugasan: OJA – ASS Retail Balikpapan Jl. M.H. Thamrin Kav. 55
Lokasi Shadowing : Sales Region VI (Balikpapan) Jakarta Pusat 10350
 1. Introduction
• Company Profile
Visi
Menjadi Perusahaan Pelumas Kelas Dunia

Misi

Melaksanakan bisnis solusi pelumasan dan memasarkan pelumas serta produk

terkait secara kompetitif di pasar domestik dan
luar negeri untuk memperkuat portofolio bisnis guna
mengoptimalkan nilai tambah bagi seluruh pemangku kepentingan.

Page 4
Company business process

Page 5
 1.2 Target Improvement

• Menciptakan Solusi Inovatif dengan memanfaatkan Teknologi dalam Berkomunikasi.

• Meningkatkan SO, AO & Effective Call melalui Program Pertamina Lubricants.
• Salesman dapat menyampaian Program PTPL dengan baik
• Meningkatkan Aktifitas Telemarketing Salesman Pertamina Lubricants Saat Pandemi.

Page 6
 2. Business Issues Identification
2.1 Scope of Problem
a. Belum adanya Guidance Telemarketing untuk Salesman
b. Pencapaian SO, AO & Effective Call tergolong rendah disaat Pandemic.
c. Kurangnya Edukasi Salesman dalam berkomunikasi dalam Telemarketing.
d. Sulitnya Telemarketing Salesman ke outlet/owner dikarenakan keterbatasan Data Internet
Cellular dan Pulsa Cellular

Page 7
2.2 Internal Analysis
Dianalisa dengan SWOT dan Value Chain Analysis
2.3 External Analysis

Internal Analysis
Strenght Weakness
Tim Salesman yang lengkap Rendahnya pemahaman akan digitalisasi PTPL
Support fasilitas Sales yang baik Telemarketing Salesman yang kurang tajam

External Analysis
Opportunity Threats
Produk yang sudah lengkap Meningkatnya promosi Market oleh Kompetitor
Adanya aplikasi Power sebagai penunjang di Kompetitor bersaing di Market Digitalisasi
Digitalisasi

Page 8
 3. Business Solution
3.1 Solution Framework/Methodology

MATERIAL METODE

Belum ada edukasi Telemarketing

Standarisasi materi promosi pada Salesman
dalam bentuk digital

Kurangnya data internet cellular

& Pulsa Cellular Kurangnya Time Visit

Telemarketing
Disaat Pandemic
Pasif dalam Telemarketing
Belum Efektif dalam Penggunaan Telemarketing

Edukasi Telemarketing Salesman

Penggunaan aplikasian Power Ke outlet

menjadi kurang
Program sulit disampaikan

TOOLS MAN
Page 9
3.2 Analysis (Quality, Cost, Delivery, Safety & Morale)

Quality
Bertujuan meningkatkan kualitas serta Safety
pelayanan Telemarketing Salesman Mengurangi kontak fisik dengan
kepada Outlet sebagai Customer banyak orang yang di lakukan via
Pertamina Lubricants telepon

Delivery
Salesman tidak perlu on the spot dan
bisa langsung di antar oleh Distributor
ke Outlet
Cost Morale
Membutuhkan biaya yang rendah Meningkatkan Kepercayaan Outlet
selama menjalankan Program atau Loyalitas terhadap Produk
Pertamina Lubicants

Page 10
 8 Steps of Call
Versi Telemarketing
1. Persiapan Salesman 5. Presentasikan Penjualanan

2. Pembukaan (Opening) 6. Penutupan

3. Checking Stock 7. Administrasi

4. Pendekatan 8. Resume Penjualanan

Page 11
4. Conclusion Recommendations and Implementation Plan
4.1 Conclusion Recommendation (Improvement/Innovation)
- Adanya Sales Telemarketing Guidance Book
- 8 Step Of Call Versi Telemarketing
- Membuat Feedback dari Outlet Via Google Form
- Sales Telemarketing Guidance merupakan Mekanisme Developing Salesman Pertamina Lubricants
melalui rangkaian berikut :
1. Training dan Pembekalan Berkala Salesman
2. Supporting Tools berupa Sales Telemarketing Guidance Book
3. Monitoring serta Evaluasi Berkala Kinerja Salesman selama Pandemic
4. Role Play dalam Komunikasi terhadap Team Salesman
- Konten dari Sales Telemarketing Guidance Book adalah :
1. Definisi Program 4. Role Play Guidance
2. Target 5. QnA (Question and Answer)
3. Achievement 6. Mekanisme Reward

Page 12
 4.2 Implementation Plan

Planning Implementasi Program

Pembekalan
Berkala
Pembagian
Guidance
Role Play Book
Lapangan
Monitoring
Evaluation
Weekly
Evaluation
Brainstroming Team
Monthly
Review

Dilakukan Berulang Weekly dan Monthly Daily Update Realisasi Lapangan Meeting Setiap Program

Page 13
LAMPIRAN

Page 14
 AO 20 LT AO 1 LT
54% 64%
Rafael Rafael
32% 35%

83% 99%
Rimawati Rimawati
70% 91%
Salesman

Salesman
52% 77%
Pungka Pungka
44% 58%

58% 76%
Hardi Hardi
55% 60%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
Realisasi Realisasi

April Maret April Maret2

AO 20 LT 1 LT
Maret 62% 79%
April 50% 61%

Page 15
 Realisasi
Active Outlet

65%
70% 61%
59%

60%
45%
50%

40%

30%

20%

10%

0%
Januari Febuari Maret April

Realisasi

Page 16
Konten Sales Telemarketing
Guidance (Disaat Pandemic)

*Note: Mengucapkan salam pembuka seperti Tanya kabarnya atau

sapaan yang membuat owner respect ke kita

Page 17
Feedback Outlet dalam bentuk Google Form

Page 18
Hasil dari Feedback

Page 19
Page 20
 Monitoring Active Outlet

Jan Feb Mar Apr

name_subbranch name_branch
Target Real % Target Real % Target Real % Target Real %
PT. PERDANA LUMAS KALTIM TERRITORY BALIKPAPAN 512 331 65% 517 303 59% 517 316 61% 514 230 45%
PT. KAPUAS KENCANA JAYA TERRITORY BANJAR BATU LICIN 679 187 28% 683 212 31% 683 216 32% 683 215 31%
PT. ANDALAN GAYA BAKTI PRATAMA TERRITORY BANJARMASIN BANJARBARU 633 203 32% 634 226 36% 634 284 45% 633 313 49%
PT. INDOJAYA PERKASA LUBRICANTS TERRITORY BANJARMASIN TIMUR TANJUNG 631 227 36% 631 157 25% 632 127 20% 632 107 17%
PT. ETAM WIRA UTAMA TERRITORY BERAU 251 84 33% 252 91 36% 252 111 44% 253 52 21%
PT. WIJAYA MULIA KALBAR TERRITORY KUBU RAYA KETAPANG 419 125 30% 421 154 37% 422 200 47% 422 132 31%
PT. ANDALAN GAYA BAKTI PRATAMA TERRITORY PALANGKARAYA 354 224 63% 354 251 71% 354 295 83% 354 145 41%
PT. INDOMINA PUSAKA TERRITORY PONTIANAK 574 279 49% 574 345 60% 577 314 54% 577 316 55%
PT. PERDANA LUMAS KALTIM TERRITORY SAMARINDA KUTAI 948 426 45% 950 321 34% 951 331 35% 950 287 30%
PT. KAPUAS KENCANA JAYA TERRITORY SAMPIT PANGKALANBUN 404 153 38% 422 173 41% 423 188 44% 422 187 44%
PT. BASATU TEGUH TERRITORY SINGKAWANG 426 158 37% 426 187 44% 426 198 46% 426 175 41%
PT. INDOMINA PUSAKA TERRITORY SINTANG 228 81 36% 228 78 34% 228 92 40% 228 94 41%
PT. ETAM WIRA UTAMA TERRITORY TARAKAN 255 178 70% 257 180 70% 257 171 67% 256 171 67%
Total 6,314 2,656 42% 6,350 2,678 42% 6,355 2,843 45% 6,349 2,424 38%

Page 21
 Monitoring Registired Outlet

name_subbranch name_branch Jan Feb Mar Apr

PT. PERDANA LUMAS KALTIM TERRITORY BALIKPAPAN 640 646 646 642

PT. KAPUAS KENCANA JAYA TERRITORY BANJAR BATU LICIN 849 854 854 854

PT. ANDALAN GAYA BAKTI PRATAMA TERRITORY BANJARMASIN BANJARBARU 791 792 792 791

PT. INDOJAYA PERKASA LUBRICANTS TERRITORY BANJARMASIN TIMUR TANJUNG 789 789 790 790

PT. ETAM WIRA UTAMA TERRITORY BERAU 314 315 315 316

PT. WIJAYA MULIA KALBAR TERRITORY KUBU RAYA KETAPANG 524 526 527 528

PT. ANDALAN GAYA BAKTI PRATAMA TERRITORY PALANGKARAYA 442 442 442 442

PT. INDOMINA PUSAKA TERRITORY PONTIANAK 717 718 721 721

PT. PERDANA LUMAS KALTIM TERRITORY SAMARINDA KUTAI 1,185 1,188 1,189 1,187

PT. KAPUAS KENCANA JAYA TERRITORY SAMPIT PANGKALANBUN 505 528 529 527

PT. BASATU TEGUH TERRITORY SINGKAWANG 533 533 533 533

PT. INDOMINA PUSAKA TERRITORY SINTANG 285 285 285 285

PT. ETAM WIRA UTAMA TERRITORY TARAKAN 319 321 321 320

Total 7,893 7,937 7,944 7,936

Page 22
Jenis Outlet dan Own Chanel

Page 23
Pencapaian AO dan Visit Salesman

Page 24
Call dan EC Bulan April 2020

Page 25