PERTEMUAN 1 & 2

Fraud, Internal Control, and Cash

 Fraud, Internal Control, and Cash

Cash
Cash Receipts Control
Fraud and Disbursement
(penerimaan) Features: Use of Reporting Cash
Internal Control (pembayaran)
Controls a Bank
Controls

Fraud Over-the- Voucher system Making deposits Cash

Internal control counter receipts controls Writing checks equivalents
Principles of Mail receipts Petty cash fund Bank Restricted cash
internal control controls statements Compensating
activities Reconciling the balances
Limitations bank account
Electronic funds
transfer (EFT)
system
 Pengendalian Internal Kas

Panduan pengendalian internal kas:

Pemisahan petugas yang Seluruh penerimaan kas

melakukan pencatatan langsung disetorkan ke
dengan yang memegang rekening perusahaan di
phisik kas bank

Pengeluaran kas
melalui chek atau
bilyet giro.
4
 Perkiraan Kas dan Pengendalian Internal

 Perusahaan terkadang memerlukan lebih dari satu akun (perkiraan)

kas untuk tujuan katagori penggunaan kas dan dana yang berbeda.
 Adalah lazim bial perusahaan memiliki beberapa rekening koran di
bank. Di buku besar diberi nama sbb:
Bank – (Nama Bank)
 Pengendalian Preventif melindungi kas dari pencurian dan
penyalahgunaan.
 Pengendalian Deteksi dirancang untuk medeteksi pencurian serta
penyalahgunaan sekaligus sebagai pengendalian.

5
Pengendalian Internal atas Penerimaan Uang Tunai

Uang tunai diterima dari dua sumber:

1. Pembayaran tunai oleh pelanngan di counter.
Gunakan cash register sbg piranti pengendalian.
2. Penerimaan dalam bentuk chek.

Seluruh penerimaan kas harus diserahkan pada Cashier’s

Department.
Tugaskan petugas khusus untuk menyiapkan bank deposit
ticket dan setorkan ke bank.
Catatan setoran bank diserahkan pada Accounting
Department.

6
 Pengendalian atas Penerimaan Kas
Untuk penerimaan tunai oleh
kasir
• Gunakan Cash register
dengan locked-in record of
transactions.
• Bandingkan laporan kas
dengan cash register.
Penerimaan dalam bentuk chek
• Harus 2 orang membuka
bersama-sama amplop.
 Setorkan chek pada kasir.
 Serahkah daftar chek ke
accounting dept.
 Simpan salinannya.
7
Penerimaan Uang Tunai oleh Kasir
• Posisi terminal harus memungkinkan
pelanggan melihat jumlah uang yang
diketikkan oleh kasir pada cash register.
• Cash drawer hanya dapat dibuka ketika kasir
mengetik sejumlah dana.
• Roll of tape yang terkunci didalam mesin
mencatat setiap transaksi penjualan dan
transaksi kas

8
Penerimaan Uang Tunai oleh Kasir

• Pada akhir hari, kasir menyetor seluruh uang

tunai ke bank.
• Tape dikirim ke bagian akuntansi

9
Pengendalian Atas Otorisasi Pembayaran

Purchase Request
Purchase Order
Invoice
Receiving Report

Disbursement Packet

10
 Sistem Voucher
Check
Cashier Supplier (Vendor)
Accounting Invoice Approval Cashier
Receiving Report Accounting, Requesting
Receiving
& Purchasing
Supplier (Vendor) Invoice Accounting
Purchasing Purchase Order Supplier, Requesting,
Receiving & Accounting
Purchase Requisition
Requesting Purchasing and
Accounting

Voucher
11
 Cash Short and Over

• Asumsikan bila tape dari cash register

mencatat penjualan $25,000.
• Namun phisik uang tunai $24,980.
• Jurnal Pencatatan?

Cash 24,980
Cash Short and Over 20
Penjualan Tunai
25,000
Untuk mencatat penjualan harian 12
 Petty cash
Tujuan Kas Kecil

• Ada beberapa tujuan dibentuknya Kas Kecil, berikut diantaranya:

• Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh
suatu bagian di kantor
• Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
• Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 
• Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak
dan juga tidak terencana sebelumnya.
 Kas Kecil (Petty Cash)

Adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan
jumlahnya relatif kecil

Sistem dana tetap

(imprest fund system)
Metode pencatatan
Kas kecil
Sistem dana berfluktuasi
(Fluctuating fund system)
Sistem dana tetap
Sistem Dana Tetap Adalah metode pembukuan petty cash dimana jumlah
rekening kas kecilnya tidak berubah alias tetap. apabila terjadi pengeluaran
kas kecil, pemegang petty cash tidak serta merta melalukan pencatatan atas
transaksinya, tetapi sebatas mengumpulkan bukti-bukti transaksi
pengeluaran. 

Jadi besarnya dana kas kecil selalu sama/tetap

Jika dana petty cas mau habis barulah pemegang kas kecil pencatatan transaksi
dengan berdasar bukti transaksi ekonomi yang telah dikumpulkan, lalu kemudian
mengajukan pembentukan kembali dana kas kecil pada bendahara yang
nominalnya sesuai dengan pembukuan dan bukti transaksi, sehingga jumlah dana
kas kecilnya sama seperti semula.

Langkah langkah operasional kas kecil metode imprest :

1. Pembentukan dana kas kecil, pemegang petty cash diberi sejumlah uang guna
pembayaran transaksi atau pengeluaran yang tidak material yang diprediksi bisa
memenuhi kebutuhan dengan jangka waktu tertentu.
2. Penggunaan kas kecil untuk pembayaran transaksi pengeluaran pengeluaran. 
3. Saat dana kas kecil tidak ada (habis), kas kecil diisi kembali dengan jumlah
nominal yang sama dengan jumlah pengeluaran atas transaksi yang terjadi
 Kas dan Setara Kas

KAS
Uang kertas, uang logam dan dana yang disetorkan
pada rekening koran, dan rekening tabungan.

Setara Kas
Investasi jangka pendek dan sangat likuid kharateristiknya :
Kepastian jumlah uang tunai yang akan diterima
dicairkan.
Segera jatuh tempo dan tidak sensitif terhadap
perubahan bunga.
16
Cash Disbursement Controls

Illustration: If Laird Company decides to establish a $100 fund on

March 1, the journal entry is:

Mar. 1 Petty cash 100

Cash
100

SO 5 Describe the operation of a petty cash fund.

Cash Disbursement Controls

Illustration: Assume that on March 15 Laird’s petty cash

custodian requests a check for $87. The fund contains $13 cash
and petty cash receipts for postage $44, freight-out $38, and
miscellaneous expenses $5. The general journal entry to record the
check is:

Mar. 15 Postage expense 44

Freight-out 38
Miscellaneous expense 5
Cash
87
SO 5 Describe the operation of a petty cash fund.
Cash Disbursement Controls

Illustration: Occasionally, the company may need to recognize a

cash shortage or overage. Assume that Laird’s petty cash
custodian has only $12 in cash in the fund plus the receipts as
listed. The request for reimbursement would, therefore, be for $88,
and Laird would make the following entry:

Mar. 15 Postage expense 44

Freight-out 38
Miscellaneous expense 5
Cash over and short 1
Cash
88of a petty cash fund.
SO 5 Describe the operation
Control Features: Use of a Bank

Contributes to good internal control over cash.

Minimizes the amount of currency on hand.

Creates a double record of bank transactions.

Bank reconciliation.

SO 6 Indicate the control features of a bank account.`10

 Rekening Bank sebagai sebuah
Piranti Pengendalian

• Dokumen berikut ini digunakan untuk

mengendalikan rekening bank:
– Kartu spesimen tanda tangan
– Slip setoran deposit ticket
– Chek dan Bilyet Giro
– bank statement
– Rekonsiliasi Bank

21
 Rekonsiliasi Bank

• 2 macam tipe catatan kas perusahaan

Perkiraan Kas & Bank di buku besar
perusahaan
Rekening Koran / bank statement yang
menyajikan jumlah aktual serta mutasi aktual
kas milik perusahaan di bank

22
Control Features: Use of a Bank
Illustration 7-10

Bank Statements
Debit Memorandum
Bank service charge
NSF (not sufficient
funds)

Credit Memorandum
Collect notes
receivable.
Interest earned.

SO 6 Indicate the control features of a bank account.

Control Features: Use of a Bank

Reconciling the Bank Account

Reconcile balance per books and balance per bank to their adjusted
(corrected) cash balances.
Reconciling Items:
1. Deposits in transit.
2. Outstanding checks.
3. Errors.(kesalahan pencatatan)
4. Bank memoranda.

SO 7 Prepare a bank reconciliation.

Control Features: Use of a Bank
Reconciliation Procedures Illustration 7-11

+ Deposit in Transit + Notes collected by bank

(collection of receivable)
- Outstanding Checks
- NSF (bounced) checks
+- Bank Errors
- Check printing or other
service charges
+- Company Errors
CORRECT BALANCE
CORRECT BALANCE
SO 7 Prepare a bank reconciliation.
  Elemen-elemen yang oleh perusahaan sudah dicatat sebagai
penerimaan uang tetapi belum dicatat oleh bank.

•  Setoran yang dikirimkan ke bank pada akhir bulan tetapi belum diterima
oleh bank sampai bulan berikutnya (setoran dalam perjalanan/deposit in
transit).
•  Non Sufficient Check (NSC) yaitu cek yang tidak cukup dananya untuk
diuangkan.
   Elemen-elemen yang sudah dicatat sebagai penerimaan
oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan.

• Bunga yang diperhitungkan oleh bank

terhadap simpanan, tetapi belum dicatat
dalam buku perusahaan (jasa giro).
• Penagihan wesel oleh bank, sudah dicatat oleh
bank sebagai penerimaan tetapi perusahaan
belum mencatatnya.
   Elemen-elemen yang sudah dicatat oleh perusahaan sebagai pengeluaran
tetapi bank belum mencatatnya sebagai pengeluaran.

• Cek-cek yang beredar (outstanding cheque) yaitu cek yang

sudah dikeluarkan oleh perusahaan dan sudah dicatat sebagai
pengeluaran kas tetapi oleh yang menerima belum diuangkan
ke bank sehingga bank belum mencatatnya sebagai
pengeluaran.
• b.      Cek yang sudah ditulis dan sudah dicatat dalam jurnal
pengeluaran uang tetapi ceknya belum diserahkan kepada
yang dibayar maka cek tersebut belum merupakan
pengeluaran oleh karena itu jurnal pengeluaran kas harus
dikoreksi pada akhir periode (cheque on hand).
Control Features: Use of a Bank

Illustration: The bank statement for Laird Company (Illustration 7-12), shows
a balance per bank of $15,907.45 on April 30, 2011. On this date the balance
of cash per books is $11,589.45. Using the four reconciliation steps, Laird
determines the following reconciling items.
Control Features: Use of a Bank
Illustration: a) Prepare a bank reconciliation at April 30.

Cash balance per bank statement $15,907.45

Add: Deposit in transit 2,201.40
Less: Outstanding checks (5,904.00)
Adjusted cash balance per bank $12,204.85

Cash balance per books $11,589.45

Add: Error in recording check no. 443 36.00
Collection of notes + interest - fee 1,035.00
Less: NSF check (425.60)
Bank service charge (30.00)
Adjusted cash balance per books $12,204.85
Illustration 7-12 SO 7 Prepare a bank reconciliation.
Control Features: Use of a Bank

The company records each reconciling item used to determine the

adjusted cash balance per books.
Collection of Note Receivable: Assuming interest of $50 has
not been accrued and collection fee is charged to Miscellaneous
Expense, the entry is:

Apr. 30 Cash 1,035.00

Miscellaneous expense 15.00
Notes receivable 1,000.00
Interest revenue 50.00

SO 7 Prepare a bank reconciliation.

Control Features: Use of a Bank

Book Error: The cash disbursements journal shows that check

no. 443 was a payment on account to Andrea Company, a
supplier. The correcting entry is:

Apr. 30 Cash 36.00

Accounts payable 36.00

SO 7 Prepare a bank reconciliation.

Control Features: Use of a Bank

NSF Check: As indicated earlier, an NSF check becomes an

account receivable to the depositor. The entry is:

Apr. 30 Accounts receivable 425.60

Cash 425.60

Bank Service Charges: Depositors debit check printing

charges (DM) and other bank service charges (SC) to
Miscellaneous Expense. The entry is:

Apr. 30 Miscellaneous expense 30.00

Cash 30.00
SO 7 Prepare a bank reconciliation.
Control Features: Use of a Bank

Electronic Funds Transfers (EFT) System

Disbursement systems that uses wire, telephone, or computers to
transfer cash balances between locations.
EFT transfers normally result in better internal control since no
cash or checks are handled by company employees.

SO 7 Prepare a bank reconciliation.

Reporting Cash
Cash consists of coins, currency (paper money), checks,
money orders, and money on hand or on deposit in a bank
or similar depository.
Illustration 7-14

While cash equivalents are now frequently

Cash equivalents reported with cash, it appears likely that the
Restricted cash IASB will end this practice in the future.
Instead, items now referred to as cash
Compensating balances equivalents will be reported as short-term
investments.

SO 8 Explain the reporting of cash.

• Ekuivalen kas merupakan investasi yang
sangat likuid dengan syarat dapat dengan
segera dikonversi menjadi kas dan pada
umumnya jatuh tempo kurang dari 3 bulan.
Contoh : treasury bill, kertas komersial, dan
dana pasar uang.
• Kas yang dibatasi adalah kas yang dicadangkan
untuk suatu tujuan tertentu misalnya kas kecil,
penggajian, dana deviden, perluasan pabrik,
pelunasan hutang jangka panjang, pencatatan biaya
deposito, dan saldo kompensasi (bagian dari
rekening giro yang diendapkan oleh bank untuk
berjaga-jaga akan adanya overdraft). Letak dari kas
yang dibatasi tergantung pada jangka waktu
konversi kas yang dibatasi tersebut, dapat diletakkan
di Aktiva Lancar atau pada Aktiva Jangka Panjang.