WRITE A FORM

Formulir adalah salah satu alat penyimpan data. Oleh karena

itu, alat penyimpan data tersebut sebaiknya mudah dibaca dan
dipahami oleh mereka yang mengisi dan yang membacanya. Ada
beberapa ketentuan yang dapat dipenuhi agar tujuan ini tercapai.
Pertama, instruksi atau perintah harus jelas. Gunakanlah kalimat
singkat, padat, jelas dan efektif. Dipihak lain, kalimat sebaiknya
tidak bersifat ambigu atau bermakna ganda.
Pertanyaan atau permintaan informasi sebaiknya singkat dan
jelas. Pertanyaan yang terlalu panjang, cenderung membuat orang
malas membaca dan menjawabnya. Selain itu, tidak perlu
memaksa orang untuk menjawab pertanyaan secara panjang lebar.
Jawaban termudah adalah memberikan tanda lingkaran, centang
atau silang. Bahkan, dapat menggunakan nomor, kata tunggal atau
frasa. Tambahan lagi, sebaiknya sediakan kolom jawaban agar
penjawab lebih mudah menuliskan jawabannya.
Format formulir harus jelas dan mudah dibaca. Dikepala (bagian atas), tertera nama
organisasi (perusahaan/instansi) Anda. Tulislah secara lengkap alamat, nomor telepon, nomor
fax dan email jika ada. Kemudian kolom jawaban dibagian tengah dirancang sedemikian
rupa agar mudah mengisinya. Pastikan tersedia cukup ruangan untuk menulis jawaban.
Apabila pengisi harus menulis, berilah garis agar tidak keliru saat mengisinya. Selain itu,
bisa juga dengan table agar lebih sedikit kekeliruannya yang mungkin terjadi. Dibagian
akhir, sediakan tempat yang cukup untuk membubuhkan tanda tangan dan tanggal.

Contoh:

-------------------------- ----------------------------
(Name) (Telephone)
----------------------------------------------------------------------------------------------------
( Street Address)
---------------------------- ----------------------- -----------------------------------
(City) (State) (Zip Code)
Signature --------------------------
Date-------------------------------

Return to: Chairman

Credentials & Nominating Committee
 MINUTE WRITING
Menulis Notula
NOTULA / MINUTE

Dalam setiap rapat resmi, selalu ada seseorang yang diberi tugas
untuk mencatat jalannya rapat. Catatan tersebut dalam bahasa Indonesia
dinamakan notula atau notulen. Sedangkan, dalam bahasa Inggris lebih
dikenal dengan istilah minute. Minute biasa ditulis secara rinci atau
hanya garis besarnya saja. Jenis manapun yang dipilih, unsur-unsur
utama harus termaktub didalamnya:
Nama kelompok atau panitia yang melakukan rapat
Tempat, waktu dan tanggal rapat
Jenis rapat ( rapat regular atau khusus yang diselenggarakan untuk
membahas sebuah masalah atau subyek tertentu ).
Jumlah anggota yang hadir (termasuk nama anggota).
Pernyataan bahwa ketua dan sekretaris hadir, atau wakil mereka,
lengkap dengan nama.
Pernyataan bahwa notula rapat sebelumnya disetujui, direvisi atau tidak
dibaca.
Sebuah daftar laporan yang dibacakan dan disetujui.
Semua pembicaraan yang diajukan, diberikan pernyataan apakah
dilaksanakan, dikalahkan, atau ditangguhkan, serta nama peserta yang
mengajukan pendapat. Tambahan lagi, pendapat yang ditarik tidak
dicatat.
Penjelasan lengkap tentang resolusi yang diadopsi dan sebuah
pernyataan singkat tentang pendapat yang ditolak.
Catatan lengkap tentang suara, baik yang pro atau kontra.
Waktu rapat ditutup secara resmi. Tambahan lagi, menentukan tempat,
waktu dan tanggal rapat berikutnya.
Tanda tangan sekretaris yang mencatat dan tanda tangan ketua, jika
perlu.
 Notula harus akurat, lengkap dan jelas. Notula resmi jika telah
disetujui. Seorang sekretaris tidak perlu mencatat setiap kata yang
diucapkan oleh pembicara, hanya topik utama atau intisari pendapat
(termasuk didalamnya adalah diskusi dan tindakan yang diambil).
Selain itu, seorang sekretaris sebaiknya menulis notula secara
objektif, tanpa memberikan pendapat atau komentar pribadi tentang
seseorang, misalnya ‘Asisten Bapak direktur yang ramah/yang
cantik’. Dengan kata lain, notula mencakup fakta bukan opini.
Seorang sekretaris sebaiknya mencatat setiap nama anggota rapat
secara jelas dan rinci. Selain itu, hindari mencatat nama seseorang
dengan nama julukannya meskipun Anda sudah akrab dengannya.
Contoh notula/ minute sebagai berikut :
Minute of the Regular Meeting of Directors
Date : March 12th 2005
Venue : Meeting room
Present : Donald W. Freedman (Chairman)
Stanley Kaminski (Operation Manager)
Vanessa William (Secretary)
Dennis Guevara (Product Development Manager)
Charles Warwick (Marketing Manager)
Donald W Freedman called the meeting to order at 09.00 a.m. The minutes of the
previous meeting were unanimously approved with no correction.
Old Business: None
New Business : -
Request by Java Bali Treasure, the handicraft supplier has read and discussed.
Bambang Udoyono, the director of Java Bali Treasure requested that we omit the
humidity requirement for their wooden products because it becomes an obstacle for
their productivity. They consequently could not meet our monthly order. Charles
Warwick made a motion that the requirement for humidity contant in wooden product
should be reduced from 10% to just 5% so that Java Bali Treasure could meet our order
and ship on time. Stanley Kaminski and Dennis Guevara opposed the motion. They
thought that the decision would compromise quality and in turn also it would endanger
the sales volume. Dennis Guevara made a motion that measures should be taken to find
a new supplier for handicraft. Stanley Kaminski, Vanessa Williuam, Charles Warwick
seconded the motion, which passed unanimously.
Dennis Guevara made a motion that new designs should be given to the new
supplier in order to make samples, Stanley Kaminski, Charles Warwick and
Vanessa William seconded the motion. A schedule had been set to find a new
supplier and to create new supplier.
There were no other business, the meeting was adjourned at 10.15 a.m. The
next regular meeting is scheduled for March 31, 2005.
New York, March 12th 2005

Respectfully submitted,
Vanessa William Donald Freedman
Secretary Chairman
Exercise_______

Tulislah sebuah notula atau minute untuk rapat di kantor Anda, yang dihadiri
oleh seluruh pimpinan perusahaan. Mereka yang hadir adalah presiden direktur,
manager pemasaran, manager produksi, manager keuangan, manager SDM,
manager pengembangan produk dan sekretaris. Rapat diadakan untuk membahas
rancangan produk baru yang segera diproduksi.

GLOSSARY

Board of Director : dewan direktur

Chairman : ketua
Chairwoman : ketua (wanita)
Chairperson : ketua
Minute : notula/notulen
Present : hadir
Second : mendukung
Venue : tempat