Uraian Materi
A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT
Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat
menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.
Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang
dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:
a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait
dengan isi surat.
PT. PRAHASTA
(AGRICULTURAL & TRADE DEVELOPMENT Ltd)
Jl. H. MOCHAMAD SALIM 22, BANDUNG, INDONESIA
Phone: 252146 – 253143
Cable Address: PRAHASTA, BDG
b. Pembukaan Surat
1) Penulisan Tanggal, Bulan, Dan Tahun Surat
Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak
perlu didahului dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah
tercantum pada kepala surat.
Perbedaan cara penulisan tanggal pada surat niaga dan surat resmi dinas
pemerintahan atau dinas swasta adalah:
1) Cara penulisan tanggal surat niaga, biasanya selalu ditulis di atas, apakah itu
sebelah kiri ataupun di sebelah kanan, tergantung bentuk surat masing-masing
.
2) Di atas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.
3) Di bawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanya
ditulis di bawah kanan.
Contoh: Bandung, 10 Agustus 2003
Kepala Dinas Pendidikan
Contoh:
2) Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat.
Bila ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perlu
dijelaskan, karena akan dijelaskan pada isi surat, tetapi bila tidak ada yang
dilampirkan diberi tanda garis.
Contoh:
Nomor :15/TGS/V/03 10 Agustus 2003
Lampiran : 2 helai kertas
Perihal : tugas mengajar
Perihal berguna:
1) Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan
dalam surat.
2) Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secara
singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhannya.
5. Alamat Dalam
Penulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:
a) Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannya
disesuaikan dengan bentuk surat.
b) Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakan
alamat dalam.
Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan nama
seseorang perlu dicantumkan “Saudara, Bapak/Ibu”. Tetapi bila dalam alamat
akan menuliskan secara resmi nama Jabatan, pangkat gelar akademis maka
pengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja didepan
nama seseorang, tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak, Tuan dan sebagainya.
Contoh:
Yang terhormat Menteri Dalam Negeri
Yang terhormat Dr. Rachman
Yang terhormat PT. Dira
Yang terhormat Jenderal Hartoyo
Dinas pos selalu menganjurkan agar penulisan alamat surat pada sampul
hendaknya jelas dan lengkap dengan memakai kode pos. Maksudnya supaya
memudahkan penyerahan surat tersebut kepada penerima.
Beberapa contoh menulis alamat, baik alamat dalam maupun alamat luar.
a) Alamat yang di tujukan kepada perseorangan
Contoh:
Kepada (boleh dihilangkan), tinggal yang terhormatnya tulis dengan lengkap,
jangan disingkat.
c) Alamat yang ditunjukan kepada nama perusahaan atau instansi tidak memakai
yang terhormat.
Contoh:
1. Kepada yang terhormat
CV.BANJAR
Jalan Merpati 6
CIREBON
atau
CV BANJAR
Jalan Merpati 6
CIREBON
2. Kepada
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
eq. Sekolah Menengah Kejuruan
jalan Dr. Gunawan No. 1
BANDUNG
atau
Kepada
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
eq. Sekolah Menengah Kejuruan
jalan Dr. Gunawan No. 1
BANDUNG
2. Yang terhormat
Direksi Bank Dagang Negara
Jalan Kebon Sirih 10
Jakarta
U.P. Saudara Sukardiman, SH
Direktur Perkreditan
g) Penulisan alamat yang ditunjukan kapada pemasang iklan atau pemilik PO.
BOX memakai yang terhormat
Contoh:
1. Yang terhormat
Pemasangan iklan no 240 A
d atau a. Pikiran Rakyat
Jl. Asia Afrika No 150
Bandung
2. Yang terhormat
Pemilik P.O. BOX. 208 atau JKT
Jakarta Timur
j) Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah kepada pejabat
yang eselonnya lebih tinggi.
Contoh:
Yang terhormat
Direktur Pejak Bumi dan Bangunan
Departemen Keuangan
Jalan Asia Afrika
Bandung
6. Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat pribadi maupun surat niaga memang sangat penting
untuk dicantumkan karena merupakan:
a) Tanda hormat dari pengirim kepada penerima.
b) Tanda penghargaan dari pengirim kepada penerima, dan
c) Tanda kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat
daerah masing-masing seperti:
Salam Takzim
Salam Bahagia
Salam Sejahtera
Berkat Tuhan bersama kita
Assalamualaikum wr.wb
1) Alinea pembuka
Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya,
maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.
a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaan-
pertanyan, ataupun laporan, serta permintaan.
(1) Dengan ini kami nyatakan bahwa ..........
(2) Kami beritahuan bahwa ..............
(3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk .........
(4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa .........
(5) Perkenankan kami melaporkan tentang ..........
(6) Bersama ini kami lampirkan ...................
(7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa ..........
Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian
kata Dengan ini. Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada
yang dilampirkan seperti dokumen, berkas dan sebagainya, sedangkan
Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.
3) Alinea penutup
Pada suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan:
a) Kesimpulan dari isi surat
b) Kunci dari isi surat
c) Penegasan dari isi surat
d) Tanda pembicaraan telah selesai.
Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan
terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang
dikemukakan dalam isi surat.
Contoh-contoh alinea penutup.
a) Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.
b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik.
c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
e) Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.
Seperti halnya salam pembuka, salam penutuppun dipengaruhi oleh tradisi agama
dan adat.
Contoh:
Hormat kami
Salam sejahtera
Wassalamu’alaikum
Sembah sujud
Salam takzim
Pada surat dinas pemerintahan, biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi
cukup disebutan nama jabatan, selanjutnya tanda tangan dan nama jelas, NIP
(Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. Hal ini dilakukan apa bila tanggal
ditulis di atas, tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu
nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas.
3) Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat.
Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang
berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut
belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak
jelas. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka
harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau
perusahaan.
Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi
yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang
sesuai dengan struktur organisasi. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur
keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan
keluar masuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang
berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi.
Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan
yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri
wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Kemudian setelah diberi
Tanda tangan
2. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan
surat.
Hormat kami
PT Aman Sejahtera
Tanda tangan
Sulyana Kartika
Kepala Bagian Penjualan
Hormat kami
p.p. FT Andalas
Tanda tangan
Suryaman, SH
Pengacara
b) Dalam surat dinas pemerintahan, penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh
pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi
pelimpahan wewenang.
1. Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat.
Direktur Jenderal Pembinaan dan
Penempatan Tenaga Kerja
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. ............................
2. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri.
a.n. Menteri Keuangan R.I
Sekertaris Jenderal
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. .........................
Tanda tangan
Nama jelas
Nip. ......................
5) Tembusan
Istilah-istilah tembusan, distribusi surat atau c.c. (carbon copy) merupakan
salinan-salinan surat yang dikirim kepada pihak-pihak lain yang terkait denga isi
surat. Tembusan ditulis di paling bawah sebelah kiri.
Contoh:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………
…..
Mandra, SH
Direktur
M/SD/br
Keterangan:
M / SD / br
Mandra, SH = Pengonsep atau pemberi perintah membuat
surat
Tugas I
Jawablah Soal-Soal Berikut Dengan Jelas
1. Sebutkan bagian surat dengan lengkap.
2. Jelaskan apa kegunaan kop surat.
3. Apa kegunaan tanggal surat?
4. Sebutkan apa saja yang termasuk pada kop (Kepala Surat).
5. Jelaskan bilamana menuliskan tanggal yang didahului oleh nama tempat (Kota)
6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan hal (perihal surat).
7. Ada 3 cara penulisan hal/perihal pada surat niaga
8. Apa yang dimaksud dengan alamat luar?
9. Sebutkan 2 kegunaan alamat dalam.
10. Apa yang dimaksud dengan salam pembuka
Tugas II
Diskusi kelompok.
Petunjuk.
a. Bentuk kelompok diskusi
b. Satu kelompok terdiri dari 5 orang.
c. Diskusikan masalah berikut dengan teman anda.
d. Buat laporan hasil diskusi secara tertulis.
Kasus/masalah
Anda bekerja sebagai sekretaris dari bapak Drs. Azhari, Pimpina PT. Dwi Karya Jl. Lawi No. 12
Jakarta No telpon (021) 6371279.
Pada hari ini tanggal 12 Agustus 2004
Anda diperintahkan untuk membuat konsep surat yang ditujukan kepada bapak Ir.swito, Direktur
CV. Dwitunggal, Jl. Semeru No. 17 Malang Telp. (0341) 488087.
Yang isinya meminta dikirim alat elektronik merk sharp sebanyak 120 buah TV 20 inch.
Bersama surat ini tidak ada yang dilampirkan.
Diskusikan masalah tersebut kepada teman anda. Dan tulislah surat tersebut dengan teman anda
(perkelompok)