PENGELOALAAN SUKU CADANG

A.SUKU CADANG
Suku cadang atau material merupakan bagian pokok yang perlu diperhitungkan dalam
pengaruhnya terhadap biaya perawatan. Biaya material dan suku cadang untuk perawatan
biasanya berkisar antara 40 sampai 50 persen dari total investasi, termasuk adanya kerugian-
kerugian karena kerusakan. Dengan demikian, rata-rata perusahaan mengeluarkan sekitar 15
sampai 25 persen dari total biaya perawatan untuk suku cadang dan material. Oleh karena itu,
pemakaian material atau suku cadang direalisasikan sehemat mungkin dan perlu pengontrolan
dalam pengelolaannya.
Pada dasarnya pengontrolan material atau suku cadang dapat ditentukan sesuai dengan
kebutuhan usaha dan kondisi pengoperasiannya. Namun demikian perubahan dapat saja terjadi
dan memerlukan pengaturan setiap waktu. Jadi setiap bagian perawatan perlu mengorgasisasian
sistem penyimpanan suku cadang dan mengembangkan suatu program pengontrolan yang
dibutuhkan secara khusus.
Dalam kaitan ini, penting adanya perhatian manajemen untuk pengontrolan material atau
suku cadang yang dibutuhkan pada pekerjaan perawatan. Usaha-usaha yang perlu ditangani
dalam mengelola dan mengontrol suku cadang mencakup sistem order, rencana teknik untuk
mengganti atau memperbaiki, penanggulangan masalah produk yang berubah karena pengaruh
material atau suku cadang, persediaan suku cadang sesuai dengan kebutuhan fasilitas yang akan
menggunakannya.
1.Kontrol Suku Cadang
Untuk pengelolaan suku cadang yang terkontrol dengan baik, perlu adanya:
a. Sistem pencatatan (record system).
Penyimpanan suku cadang, material, dan perlengkapan lainnya harus tercatat secara sistematis.
Perlu adanya sistem penomoran dalam pembukuan yang

menjelaskan deskripsi, lokasi, biaya, sumber, dan lain-lain yang menjadi pokok dalam sistem
pengolahan data.
b. Sistem penyimpanan.
Sistem penyimpanan dapat diartikan sebagai sistematika dalam penempatan, penyimpanan
dan pencatatan barang, komponen, suku cadang, atau material yang disesuaikan dengan
kebutuhan, sehingga akan mempermudah pelayanan pengoperasiannya secara praktis dan
ekonomis.
B.Fungsi Kontrol Suku Cadang
a. Mengelola penyimpanan barang secara aktif, termasuk tata letak, sarana untuk
penyimpanan, pemanfaatan ruang gudang, prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, suku
cadang dan lain-lain.
b. Tanggung jawab teknis untuk keberadaan suku cadang. Termasuk metode penyimpanan,
prosedur perawatan untuk mencegah kerusakan, pencegahan kehilangan.
c. Sistem pengontrolan stok (persediaan suku cadang). Catatan inventarisasi, prosedur
pemesanan, pengadaan barang.
d. Perawatan untuk bahan-bahan khusus, dalam pengiriman barang, dalam proses
pemakaian, kesiapan suku cadang dalam jumlah dan spesifikasi yang sesuai menurut
kebutuhannya.
e. Melindungi suku cadang dari kerugian atau kehilangan karena penyimpanan yang kurang
terkontrol, dan mencegah adanya pemindahan barang tanpa diketahui.

C.Dasar-dasar Kontrol Suku Cadang

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan suku cadang adalah bahwa penyimpanan
stok tidak terlalu lebih atau tidak terlalu kurang dari kebutuhan. Jumlah maksimum dan
minimum penyimpanan suku cadang harus ditentukan secermat mungkin. Batas-batas tersebut
dapat ditentukan berdasarkan pengalaman dan kebutuhan nyata (lihat gambar 1).


Faktor-faktor penting yang mendasari pengontrolan suku cadang, yaitu:
a. Persediaan/stok maksimum.
Menunjukkan batas tertinggi penyimpanan suku cadang dengan jumlah yang menguntungkan
secara ekonomi.
b. Persediaan/stok minimum.
Menunjukkan batas terendah penyimpanan suku cadang dengan batas yang aman. Untuk
mengatasi kebutuhan suku cadang di atas batas normal, maka harus selalu ada persediaan
dalam jumlah tertentu.
c. Standar pemesanan.
Menunjukkan jumlah barang atau suku cadang yang dibeli pada setiap pemesanan.
Pemesanan kembali dapat diadakan lagi untuk mencapai jumlah stok yang dibutuhkan.
d. Batas pemesanan kembali.
Menunjukkan jumlah barang yang dapat dipakai selama waktu pengadaannya kembali
(sampai batas stok minimum). Pada saat jumlah persediaan barang telah mencapai batas
pemesanan, maka pemesanan yang baru segera diadakan.
e. Waktu pengadaan.

Menunjukkan lamanya waktu pengadaan barang yang dipesan (sejak mulai pemesanan
sampai datangnya barang pesanan baru).
Dalam menentukan jumlah stok maksimum dan minimum dari setiap barang yang dibutuhkan,
maka penentuan pengadaannya dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut:
Kemampuan ekonomi pada tiap pengadaan order.
Penambahan modal.
Waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang.
Kemungkinan adanya penyusutan dan kerusakan.
Jumlah permintaan barang.
Keuntungan dari adanya kontrol suku cadang adalah sebagai berikut:
Mengetahui titik kritis antara input dan output.
Memberikan kemungkinan adanya penambahan output.
Mencegah terjadinya keterlambatan dalam pengadaan barang.
Adanya keuntungan dari sejumlah potongan harga.
Memanfaatan keuntungan dari harga yang tidak menentu.

D.Jumlah Pesanan Ekonomis
Penilaian untuk pemesanan barang dalam jumlah ekonomis mencakup perhitungan biaya-biaya
berikut:
a. Biaya pengadaan barang, termasuk biaya administrasi, pengangkutan, inspeksi, dan
biaya-biaya lain yang tak terduga.
b. Biaya inventarisasi barang. Termasuk biaya pengelolaan penyimpanan di gudang,
asuransi, keusangan, penyusutan dan lain-lain. Besarnya biaya ini sekitar 10 sampai
20% dari harga rata-rata barang yang disimpan.
Jumlah pesanan ekonomis dapat diperoleh apabila besarnya biaya pengadaan barang sama
dengan besarnya biaya inventarisasi.







E.CONTOH PENGELOLAAN SPARE PARTS PADA PERUSAHAAN
1. PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
PT. PUTRATUNGGAL ANEKA adalah salah satu perusahaan pengelola
kendaraan umum Bus Kecil (Mikrolet) yang salah satu kegiatan bisnisnya adalah
menyediakan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) bagi kendaraan angkutan
umum yang mengalami kerusakan dan atau membutuhkan penggantian spare part. Saat
ini, PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki 144 unit kendaraan angkutan umum yang
aktif beroperasi. Mengingat jumlah kendaraan angkutan umum yang dikelola oleh PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA relatif banyak, bervariasi, dan setiap kendaraan angkutan
umum terdiri atas komponen spare part yang jumlah dan jenisnya banyak (mulai dari
yang kecil hingga besar), maka PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki persediaan
spare part yang jumlahnya banyak dengan jenis yang bervariasi pula (kompleks).
Sejauh ini, pengelolaan persediaan spare part masih dilakukan secara tradisional (belum
terkomputerisasi), sehingga menyulitkan manajemen dalam memperoleh, mengolah, dan
menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare
part guna pengambilan keputusan. Untuk itu, diusulkan suatu perancangan sistem
informasi manajemen persediaan berbasis komputer yang bertujuan untuk mendukung
pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien, yang meliputi :
1) Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ)
2) Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang merupakan
persediaan spare part minimum (Minimum Stock)
3) Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point)

Dengan demikian, sistem informasi manajemen persediaan diharapkan
dapat mempermudah dalam memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi
tentang hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan
keputusan atau tindakan secara efektif dan efisien oleh manajemen.


2. System Definition
Berdasarkan rekomendasi temuan yang diperoleh dari kegiatan analisis atas
sistem pengelolaan persediaan spare part berjalan pada Bab 3, sub bab 3.6
(Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku Cadang
Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA), poin 7 (Sistem
pengelolaan persediaan spare part saat ini tidak mendukung pengelolaan dan
pengendalian persediaan spare part secara efektif dan efisien), maka akan
dikembangkan dan diusulkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part
secara terkomputerisasi (Sistem Informasi Manajemen Persediaan) sebagaimana
disajikan dalam Tabel 4.1.



















Functionality : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapat mendukung pengelolaan persediaan spare
part secara efektif dan efisien yang meliputi
penentuan EOQ, Minimum Stock, dan ROP; serta
memperoleh, mengolah, dan menghasilkan
informasi tentang hal- hal yang berhubungan
dengan persediaan spare part
Application :
Domain



Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat
digunakan oleh staff gudang sebagai pelaksana
pengelolaan persediaan spare part
Conditions : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapatdirancang sedemikian rupa sesuai dengan
kebutuhan dalam hal pengelolaan persediaan spare




part secara efektif dan efisien
Technology : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapatditerapkan pada satu unit komputer dengan
spesifikasi standard yang mendukung
pengoperasian sistem
Objects : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapat
memfokuskan pada objek Staff Gudang, Spare Part,
Pemasok, Surat Permintaan Beli (SPB), BuktBarang
Masuk (BBM), Form Pengeluaran Barang Gudang
(FPBG), dan Data Akuntansi
Responsibility : Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapat
memperoleh, mengolah, dan menghasilkan
informasi yang akurat, relevan, dan mutakhir,
dengan pengoperasian yang relatif mudah, guna
pengambilan keputusan oleh manajemen secara
efektif dan efisien
Tabel 4.1. System Definition perancangan sistem informasi manajemen PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR


Berikut dijelaskan pengolaan spare parts . PUTRATUNGGAL ANEKA
menggunakan system DOMAIN


3. Context
a. Problem Domain
Sistem informasi manajemen persediaan yang diusulkan untuk
diterapkan pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam Gambar
4.1.







Gambar 4.1 Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA


Proses pengelolaan persediaan spare part diawali dengan melakukan
pendataan terhadap persediaan spare part dan pemasok kedalam komputer
gudang yang dilakukan oleh staff gudang. Pendataan spare part meliputi pengisian
data-data yang berhubungan dengan spare part, penentuan jumlah pesanan
ekonomis spare part (EOQ), penentuan jumlah persediaan spare part minimum
(Minimum Stock), dan penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder
Point). Pendataan pemasok meliputi pengisian data-data yang berhubungan dengan
pemasok.
Berdasarkan data-data spare part yang telah dimasukkan, apabila jumlah
suatu item spare part berada pada kondisi minimum stock, maka staff gudang
membuat dan mencetak Surat Permintaan Beli (SPB) sebanyak tiga rangkap
(copy), dengan pendistribusian sebagai berikut :
1. Copy pertama diberikan kepada staff keuangan,
2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang, dan
3. Copy ketiga diberikan kepada kepala bengkel (yang melakukan proses
pemesanan spare part).
Setelah staff keuangan menerima SPB rangkap (copy) pertama dari staff
gudang, staff keuangan mengkonsultasikan SPB tersebut dengan manajer
operasional. Setelah manajer operasional menyetujui SPB tersebut, staff
keuangan membuat Surat Perintah Pembelian (SPP) sebanyak dua rangkap, dengan
pendistribusian sebagai berikut :
1. Rangkap pertama diberikan kepada kepala bengkel, dan
2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi.
Setelah kepala bengkel menerima SPP dari staff keuangan, kepala
bengkel membuat Surat Penawaran Harga (SPH) sebanyak empat rangkap
beserta Daftar Penawaran Harga (DPH) sebanyak enam rangkap, dengan
pendistribusian sebagai berikut :
1. SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak tiga rangkap diberikan kepada
pemasok,
2. SPH rangkap kedua beserta DPH rangkap keempat diberikan kepada staff
keuangan,

3. SPH rangkap ketiga beserta DPH rangkap kelima diberikan kepada staff
akuntansi, dan
4. SPH rangkap keempat beserta DPH rangkap keenam diberikan kepada staff
gudang.
Setelah pemasok menerima SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak
tiga rangkap dari kepala bengkel, pemasok mengisi harga masing-masing spare
part yang tertera pada tiga rangkap DPH tersebut. Setelah mengisi harga masing-
masing spare part, pemasok mengembalikan DPH, dengan pendistribusian sebagai
berikut :
1. DPH rangkap pertama kepada staff gudang,

2. DPH rangkap kedua kepada staff keuangan, dan
3. DPH rangkap ketiga kepada staff akuntansi.

Setelah ketiga rangkap DPH dikembalikan oleh pemasok, kepala bengkel
membuat Surat Penetapan Pesanan (SPPs) sebanyak tiga rangkap, dengan
pendistribusian sebagai berikut :
1. Rangkap pertama dan ketiga diberikan kepada manajer operasional. Rangkap
ketiga akan dikembalikan kepada kepala bengkel untuk disimpan setelah
disetujui oleh manajer operasional, dan
2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi
Setelah membuat SPPs, kepala bengkel membuat Surat Order Pembelian
(SOP) sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :
1. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok,
2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi,
3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang, dan
4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel.
Setelah membuat SOP, kepala bengkel membuat Surat Kontrak (SK)
sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada staff keuangan yang kemudian diteruskan

kepada staff akuntansi sebagai lampiran bukti pembukuan,
2. Rangkap kedua diberikan kepada pemasok,
3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang sebagai acuan mengenai
syarat-syarat dan waktu penyerahan spare part yang akan dikirimkan oleh
pemasok, dan
4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel.
Apabila spare part yang dipesan beserta Faktur dan Surat Jalan (SJ) dari
pemasok telah diterima dan diperiksa oleh staff gudang, staff gudang membuat dan
mencetak Bukti Barang Masuk (BBM) sebanyak empat rangkap (copy), dengan
pendistribusian sebagai berikut :
1. Copy pertama diberikan kepada pemasok,

2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang,
3. Copy ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan
4. Copy keempat diberikan kepada kepala bengkel.

Setelah kepala bengkel menerima BBM rangkap (copy) keempat dari
staff gudang, kepala bengkel membuat Berita Acara (BA) sebanyak empat
rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :
1. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok,
2. Rangkap kedua diberikan kepada staff gudang,
3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan
4. Rangkap keempat diberikan kepada kepala bengkel.

Disaat montir membutuhkan suatu suku cadang kendaraan bermotor
(spare part) guna melakukan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan kendaraan
angkutan umum, montir akan meminta spare part yang diperlukan kepada staff
gudang dengan sebelumnya membuat Surat Permintaan Kebutuhan Barang
(SPKB) sebanyak dua rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :
1. Rangkap pertama diberikan kepada staff gudang, dan
2. Rangkap kedua disimpan oleh montir yang bersangkutan sebagai tanda bukti

permintaan barang.
Setelah staff gudang menerima SPKB rangkap pertama dari montir, staff
gudang membuat dan mencetak Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG)
sebanyak empat rangkap (copy), dengan pendistribusian sebagai berikut:
1. Copy pertama diberikan kepada montir yang bersangkutan beserta spare part
yang dibutuhkan,
2. Copy kedua diberikan kepada kepala bengkel,
3. Copy ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan
4. Copy keempat disimpan oleh staff gudang.


Setiap akhir bulan, staff gudang mencetak laporan persediaan spare part
yang dihasilkan oleh sistem untuk disimpan dan diberikan kepada manajer
operasional. Laporan tersebut berupa laporan yang berhubungan dengan hal-hal
mengenai persediaan spare part yaitu Laporan Fisik Persediaan Spare Part
(Physical Inventory Status Report); Laporan Status Persediaan (Inventory Status
Report); dan Management by Exception Report, yaitu laporan yang memberikan
informasi kepada manajer operasional tentang penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi diluar batas yang dapat diterima, setelah membandingkan antara
kinerja aktual dengan kinerja standar atau dengan perencanaan sebelumnya dari
hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part.
b. Application Domain
Sistem yang dikembangkan diharapkan dapat mendukung tugas-tugas yang
ditangani oleh staff gudang dan dapat mempermudah dalam melakukan
pengelolaan dan pengendalian terhadap persediaan spare part didalam gudang.
Berikut adalah fungsi utama application domain sistem informasi manajemen
persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA: penentuan jumlah pesanan ekonomis
spare part (EOQ), penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang
merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock), penentuan saat
pemesanan spare part kembali (Reorder Point), dan pencetakan laporan-laporan
yang berhubungan dengan persediaan spare part.