Pendekatan DSS telah menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik untuk semua
tingkatan pengguna individu. Namun, banyak pendekatan DSS dan teknik yang tidak cocok
untuk lingkungan pengambilan keputusan kelompok. Sebuah sistem pendukung kelompok
(GSS), juga disebut sistem pendukung keputusan kelompok dan sistem kerja kolaboratif
terkomputerisasi, terdiri dari sebagian besar elemen dalam DSS, ditambah perangkat lunak untuk
memberikan dukungan yang efektif dalam pengambilan keputusan pengaturan grup (lihat
Gambar 6.18).
Sistem pendukung keputusan kelompok digunakan di sebagian besar industri, pemerintah, dan
militer. Kraft, misalnya, iPhone digunakan dan perangkat mobile lainnya untuk membantu
manajer dan pekerja tetap terhubung dan bekerja sama dalam proyek-proyek penting. Insinyur di
MWH, sebuah perusahaan Colorado, menggunakan perangkat lunak pemetaan sosial untuk
menunjukkan karyawan mana yang secara efektif bekerja sama dan berkolaborasi dalam proyek.
Perangkat lunak ini melacak karyawan yang bekerja bersama-sama dan kemudian menarik peta
yang menunjukkan hubungan. Perangkat lunak pemetaan sosial membantu MWH
mengidentifikasi karyawan kunci yang berkolaborasi dalam proyek dan mendorong inovasi dan
berpikir kreatif. Insinyur dapat menggunakan Mathcad Enterprise, GSS lain. Perangkat lunak ini
memungkinkan para insinyur untuk membuat, berbagi, dan menggunakan kembali perhitungan.
Kolaborasi menggunakan GSS juga dapat menghemat uang. Trans Union, sebuah perusahaan
pelaporan kredit besar, mengurangi biaya yang berkaitan dengan komputer sekitar $ 2.500.000
per tahun dengan investasi $ 50.000 dalam sebuah situs jejaring sosial internet perusahaan untuk
meningkatkan kerjasama.
Menurut kepala kantor teknologi, "Penghematan sebagian besar datang dari tim yang akan
memiliki historis mengatakan 'Belikan saya lebih banyak perangkat keras' atau 'Saya butuh
software tool baru' yang menemukan cara untuk memecahkan masalah mereka tanpa meminta
hal lain." situs internet jaringan sosial, seperti Facebook dan MySpace, dapat digunakan untuk
mendukung pengambilan keputusan kelompok. Serena, sebuah perusahaan perangkat lunak di
California, menggunakan situs jejaring sosial Facebook untuk berkolaborasi dalam proyek dan
pertukaran dokumen. Perusahaan yakin jenis kolaborasi sangat penting yang telah dilembagakan
"Facebook Fridays" untuk mendorong karyawannya menggunakan situs jejaring sosial untuk
berkolaborasi dan membuat keputusan kelompok. Facebook Fridays juga membantu perusahaan
bekerja dengan klien dan merekrut karyawan baru. Banyak organisasi lain telah menggunakan
Facebook atau telah mengembangkan situs jaringan sosial mereka sendiri untuk membantu
karyawan mereka berkolaborasi dalam proyek penting. Dengan Ning (www.ning.com), misalnya,
perusahaan dan individu dapat membuat situs jejaring sosial mereka sendiri. Banyak perusahaan
yang menggunakan Ning dan situs jejaring sosial yang mirip dengan mengakses data di kontak
dengan pelanggan mereka. Beberapa eksekutif, bagaimanapun, percaya bahwa situs internet
jejaring sosial adalah buang-buang waktu dan sumber daya perusahaan.
Fleksibel
Dua atau lebih pengambil keputusan bekerja pada masalah yang sama mungkin memiliki
berbagai gaya pengambilan keputusan dan preferensi yang berbeda juga. Setiap manajer
membuat keputusan dengan cara yang unik, sebagian karena pengalaman yang berbeda dan gaya
kognitif. Sebuah GSS yang efektif tidak hanya harus mendukung pendekatan yang berbeda yang
digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan, tetapi juga harus menemukan cara untuk
mengintegrasikan perspektif mereka yang berbeda menjadi sebuah pandangan umum dari tugas
di tangan.
Dukungan Pengambilan Keputusan
Sebuah GSS dapat mendukung pengambilan keputusan dengan pendekatan yang berbeda,
termasuk pendekatan delphi, di mana para pembuat keputusan kelompok secara geografis
tersebar di seluruh negara atau dunia. Pendekatan ini mendorong perbedaan di antara anggota
kelompok dan menumbuhkan kreativitas dan pemikiran asli dalam pengambilan keputusan.
Dalam pendekatan lain, yang disebut brainstorming, anggota menawarkan ide-ide "dari dalam
kepala mereka," mendorong kreativitas dan pemikiran bebas. Sebanyak $ 80000000000 produk
konsumen perusahaan Procter & Gamble menggunakan internet, video conferencing, dan
teknologi lainnya untuk melakukan brainstorming dan berpikir kreatif tentang produk dan
layanan baru. Menurut direktur layanan bisnis global bagi perusahaan, "Ini adalah kebutuhan
mutlak untuk dapat berkolaborasi setiap hari. Kami memiliki perintah untuk melakukan
brainstorming, untuk mendengarkan, untuk berinovasi di antara persaingan sengit. Para anggota
kelompok melakukan pendekatan konsensus dalam kelompok untuk mencapai keputusan bulat.
The Shuttle Project Engineering Office di Kennedy Space Center telah menggunakan ConsensusRanking Organizational-Support System (CROSS) untuk mengevaluasi proyek-proyek ruang
angkasa dalam grup. Pendekatan konsensus kelompok analisis memberikan manfaat berbagai
proyek dan probabilitas keberhasilan mereka. CROSS digunakan untuk mengevaluasi dan
memprioritaskan proyek-proyek ruang canggih. Dengan teknik kelompok nominal, setiap
pengambil keputusan dapat berpartisipasi. Teknik ini mendorong umpan balik dari anggota
kelompok individu, dan keputusan akhir dibuat oleh suara terbanyak, mirip dengan sistem
pemilihan pejabat publik.
Masukan Anonim
Banyak GSS memungkinkan masukan anonim, dimana orang yang memberikan input tidak
diketahui oleh anggota kelompok lainnya. Sebagai contoh, beberapa organisasi menggunakan
GSS untuk membantu peringkat kinerja manajer. Masukan anonim memungkinkan para pembuat
keputusan kelompok untuk berkonsentrasi pada manfaat dari masukan tanpa mempertimbangkan
siapa yang memberikannya. Dengan kata lain, masukan yang diberikan oleh manajer tingkat atas
diberikan pertimbangan yang sama sebagai masukan dari karyawan atau anggota kelompok.
Beberapa penelitian telah menunjukkan bahwa kelompok-kelompok yang menggunakan
masukan anonim dapat membuat keputusan yang lebih baik dan memiliki hasil yang lebih
unggul dibandingkan dengan kelompok yang tidak menggunakan masukan anonim.
Pengurangan Perilaku Negatif Grup
Salah satu karakteristik utama dari setiap GSS adalah kemampuan untuk menekan atau
Software GSS
Software GSS, sering disebut groupware atau perangkat lunak workgroup, membantu kerja
penjadwalan kelompok, komunikasi, dan pengelolaan keputusan bersama. Software dari
Autodesk, misalnya, memiliki kemampuan GSS yang memungkinkan anggota kelompok untuk
bekerja sama pada desain fasilitas manufaktur, bangunan, dan struktur lainnya. Desainer,
Ruang keputusan adalah sebuah ruangan yang mendukung pengambilan keputusan, dengan
pengambil keputusan di gedung yang sama, menggabungkan interaksi verbal tatap muka
dengan teknologi untuk membuat pertemuan lebih efektif dan efisien. Hewlett-Packard,
misalnya, telah mengembangkan sistem Halo (www.hp.com/halo/introducing.html), yang
menggunakan kamar identik berisi sejumlah layar resolusi tinggi dan perangkat lain untuk
memfasilitasi pengambilan keputusan kelompok. Dalam beberapa kasus, ruang keputusan
mungkin memiliki beberapa komputer dan proyektor untuk presentasi. Dalam kasus lain,
ruang keputusan dapat dilengkapi dengan jaringan komputer dan perangkat lunak yang
canggih GSS. Sebuah ruang keputusan yang khas ditunjukkan pada Gambar 6.20.
keputusan dalam jaringan area lokal dapat digunakan ketika anggota kelompok yang
berada di gedung yang sama atau wilayah geografis dan kondisi di mana pengambilan
keputusan kelompok sering dilakukan. Dalam kasus ini, teknologi dan peralatan untuk
pendekatan GSS ditempatkan langsung ke kantor anggota kelompok.
Telekonferensi digunakan ketika frekuensi keputusan rendah dan lokasi anggota kelompok
yang jauh. Pertemuan kelompok jauh dan sesekali ini dapat mengikat bersama beberapa
GSS pada ruang pengambilan keputusan di seluruh negeri atau di seluruh dunia.
keputusan jaringan luas digunakan ketika frekuensi keputusan tinggi dan lokasi anggota
kelompok yang jauh. Dalam hal ini, para pembuat keputusan memerlukan pendekataan
GSS dalam intensitas tinggi. Alternatif GSS ini memungkinkan orang untuk bekerja dalam
kelompok kerja virtual, di mana tim dari orang-orang yang berada di seluruh dunia dapat
bekerja pada masalah umum.
mengambil keuntungan penuh dari data mining, internet, blog, postcast, dashboard eksekutif,
situs jejaring sosial, dan banyak inovasi teknologi lainnya. Seperti yang akan diketahui, sebagian
besar keputusan ini terkait dengan profitabilitas keseluruhan organisasi dan arah keputusan. ESS
yang efektif harus memiliki kemampuan untuk mendukung keputusan eksekutif dengan
komponen seperti perencanaan strategis dan pengorganisasian, manajemen krisis, dan banyak
lagi.
Dukungan untuk Mendefinisikan Visi Keseluruhan
Salah satu peran kunci dari eksekutif senior adalah untuk memberikan visi yang luas untuk
seluruh organisasi. Visi ini mencakup garis besar produk dan layanan organisasi, jenis usaha
mendukung hari ini dan di masa depan, serta tujuan utama mereka.
Dukungan untuk Perencanaan Strategis
ESS juga mendukung perencanaan strategis. Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan
jangka panjang dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, memprediksi tren masa
depan, dan memproyeksikan pengembangan lini produk baru. Hal ini juga melibatkan
perencanaan pembelian peralatan baru, menganalisis kemungkinan merger, dan membuat
keputusan sulit mengenai perampingan dan penjualan aset jika diperlukan pada kondisi ekonomi
yang tidak menguntungkan.
Dukungan Strategis Organizing dan Staffing
Eksekutif tingkat atas meperhitungkan dengan struktur organisasi. Misalnya, keputusan
mengenai penciptaan departemen baru atau perampingan tenaga kerja yang dilakukan oleh
manajer tingkat atas. Secara keseluruhan mengarahkan keputusan kepegawaian dan komunikasi
yang efektif dengan serikat pekerja, termasuk daerah keputusan besar untuk eksekutif di tingkat
atas. ESS dapat membantu eksekutif menganalisis dampak dari keputusan kepegawaian, potensi
pembayaran kenaikan gaji, perubahan imbalan kerja, dan aturan kerja baru.
Dukungan untuk Pengendalian Strategis
Tipe lain dari keputusan eksekutif berkaitan dengan pengendalian strategis, yang melibatkan
pemantauan dan pengelolaan keseluruhan operasional organisasi. Tujuan mencari dapat
dilakukan untuk setiap wilayah utama untuk menentukan apa kinerja daerah ini perlu
ditingkatkan atau tidak untuk mencapai harapan perusahaan. Pendekatan ESS dapat membantu
manajer tingkat atas membuat sebagian besar sumber daya yang ada dan mengontrol semua
aspek organisasi secara efektif.
Dukungan untuk Manajemen Krisis
Dengan perencanaan strategis yang cermat, krisis masih dapat terjadi dalam sebuah organisasi.
Insiden besar, termasuk bencana alam, kebakaran, dan kegiatan teroris, benar-benar dapat
mematikan bagian utama dari organisasi. Penanganan darurat ini adalah tanggung jawab lain
untuk eksekutif tingkat atas. Dalam banyak kasus, rencana darurat strategis dapat dimasukkan ke
dalam tempat dengan bantuan sebuah ESS. Rencana kontingensi ini membantu organisasi cepat
sembuh jika keadaan darurat atau krisis terjadi. Pengambilan keputusan adalah bagian penting
dari mengelola bisnis strategis. Sistem Informasi seperti informasi dan sistem pendukung
keputusan, baik DSS individu maupun sistem pendukung keputusan kelompok, dan sistem
pendukung eksekutif membantu karyawan dengan menekan database yang ada dan menyajikan
informasi yang akurat saat ini. Meningkatnya integrasi semua sistem dari sistem informasi bisnis
perusahaan dapat membantu organisasi memantau lingkungan yang kompetitif dan membuat
keputusan yang lebih baik. Organisasi juga dapat menggunakan sistem informasi bisnis khusus,
yang dibahas dalam bab berikutnya, untuk mencapai tujuan mereka.