ADMINISTRASI BISNIS

ADMINISTRASI KANTOR DALAM ORGANISASI BISNIS

Kelompok 6 :

Ruwida Johan

1000532015

Viola Violita

1000532036

Ayu Armaiza

1000532032

Hasnildho Suko

1000532012

KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
2012

ADMINISTRASI BISNIS

I - II
ORGANISASI
ORGASNISASI BISNIS
ORGANISASI NON BISNIS

Organisasi (Yunani: , organon - alat) adalah suatu kelompok

orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.
Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari
berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi,
dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi
organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational
behaviour), atau analisis organisasi (organization analysis). Terdapat
beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok

sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada
dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang
berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana,
terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber
daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana,
data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif
untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai
berikut.

Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubunganhubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan
atasan mengejar tujuan bersama.

James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk

setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama .

Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah

merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh
dua orang atau lebih.

Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan

(entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah
batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar
yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama
atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa

aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan
perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat.
Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui
keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan
kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat
sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu
keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti
keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi
menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka,
meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam
organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Bentuk-bentuk organisasi bisnis:

Perusahaan Perseorangan
Persekutuan Firma
Perseroan Komanditer (Commanditer Vennootschap / CV)
Perseroan Terbatas
Koperasi
Yayasan
BUMN

Beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan dalam memilih

bentuk perusahaan :
Jenis usaha yang dijalankan (perdagangan, industri, dsb)
Ruang lingkup usaha
Pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan usaha
Besarnya resiko pemilikan

Batas-batas
pertanggungjawaban
terhadap
utang-utang
perusahaan
Besarnya investasi yang ditanamkan
Cara pembagian keuntungan
Jangka waktu berdirinya perusahaan
Peraturan-peraturan pemerintahan
Perusahaan
Menurut UU no. 3 Tahun 1982 tentang Wajib Daftar Perusahaan
Pasal 1 huruf b yang dimaksud dengan perusahaan adalah Setiap bentuk
usaha yang menjalankan setiap jenis usaha yang bersifat tetap dan terus
menerus yang didirikan, bekerja, serta berkedudukan dalam wilayah
Negara Indonesia dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba.
Pengusaha
Adalah orang yang menjalankan perusahaan atau menyuruh orang
lain menjalankan perusahaan. Pengusaha mengeluarkan sejumlah modal
yang
digunakan
untuk
menjalankan
kegiatan
usaha.
Dalam hal ini terdapat 3 kategori pengusaha:
1. Pengusaha yang bekerja sendiri
2. Pengusaha yang bekerja dengan bantuan pekerja
3. Pengusaha yang memberi kuasa kepada orang lain untuk menjalankan
perusahaan.
A. Perusahaan Perseorangan
Adalah perusahaan yang dikelola dan diawasi oleh satu orang, dimana
pengelola perusahaan memperoleh semua keuntungan perusahaan,

tetapi ia juga menanggung semua resiko yang timbul dalam kegiatan

perusahaan. Pendirian perusahaan perseorangan tidak diatur dalam
KUHD dan tidak memerlukan perjanjian karena hanya didirikan oleh satu
orang pengusaha saja.
Perusahaan perseorangan dibagi dalam 2 kelompok yaitu
1. Usaha Perseorangan Berizin :
memiliki izin operasional dari departemen teknis. Misalnya bila
perusahaan perseorangan bergerak dalam bidang perdagangan, maka
dapat memiliki izin seperti Tanda Daftar Usaha Perdagangan (TDUP),
Surat
Izin
Usaha
Perdagangan
(SIUP).
2.Usaha Perseorangan Yang Tidak Memiliki Izin.
Misalnya usaha perseorangan yang dilakukan para pedagang kaki lima,
toko
barang
kelontong,
dsb.
Kebaikan perusahaan perseorangan:
Mudah dibentuk dan dibubarkan
Bekerja dengan sederhana
Pengelolaannya sederhana
Tidak perlu kebijaksanaan pembagian laba
Kelemahan perusahaan perseorangan
Tanggung jawab tidak terbatas
Kemampuan manajemen terbatas
Sulit mengikuti pesatnya perkembangan perusahaan
Sumber dana hanya terbatas pada pemilik
Resiko kegiatan perusahaan ditanggung sendiri
Perusahaan Persekutuan Bukan Badan Hukum
Yaitu perusahaan swasta yang didirikan dan dimiliki oleh beberapa
orang pengusaha secara kerja sama tapi tidak termasuk dalam katagori
badan usaha yang berbadan hukum. Yang termasuk dalam kelompok ini
adalah Firma dan Persekutuan Komanditer (CV).
B. Firma
Adalah bentuk badan usaha yang didirikan oleh beberapa orang
dengan menggunakan nama bersama atau satu nama digunakan
bersama. Dalam firma semua anggota bertanggung jawab sepenuhnya
baik sendiri-sendiri maupun bersama terhadap utang-utang perusahaan
kepada pihak lain. Bila perusahaan mengalami kerugian akan ditanggung
bersama, kalau perlu dengan seluruh kekayaan pribadi mereka.
Firma harus didirikan dengan akta otentik yang dibuat di muka
notaris. Akta Pendirian Firma harus didaftarkan di Kepaniteraan
Pengadilan Negeri yang daerah hukumnya meliputi tempat kedudukan

Firma yang bersangkutan. Setelah itu akta pendirian harus diumumkan

dalam Berita Negara atau Tambahan Berita Negara. Tetapi karena Firma
bukan merupakan badan hukum, maka akta pendirian Firma tidak
memerlukan pengesahan dari Departemen Kehakiman RI. Pendirian,
pengaturan dan pembubaran Firma diatur di dalam Kitab Undang-Undang
Hukum
Dagang
(KUHD).

Firma bukan merupakan badan usaha yang berbadan hukum

karena
:
Tidak ada pemisahan harta kekayaan antara persekutuan dan
pribadi sekutu-sekutu, setiap sekutu bertanggung jawab secara pribadi
untuk
keseluruhan.
Tidak ada keharusan pengesahan akta pendirian oleh Menteri Kehakiman
dan
HAM
Firma berakhir apabila jangka waktu yang ditetapkan dalam anggaran
dasar telah berakhir. Selain itu, menurut Pasal 26 dan Pasal 31 KUHD
Firma juga dapat bubar sebelum berakhirnya jangka waktu yang
ditetapkan dalam anggaran dasar akibat pengunduran diri atau
pemberhentian sekutu.
Kebaikan Firma:
Prosedur pendirian relatif mudah
Mempunyai kemampuan finansial yang lebih besar, karena
gabungan modal yang dimiliki beberapa orang
Keputusan bersama dengan pertimbangan seluruh anggota firma,
sehingga keputusan-keputusan menjadi lebih baik
Kelemahan Firma:
Utang-utang perusahaan ditanggung oleh kekayaan pribadi para
anggota firma
Kelangsungan hidup perusahaan tidak terjamin, sebab bila salah
seorang anggota keluar, maka firma pun bubar
C. Perseroan Komanditer / CV:
Adalah persekutuan yang didirikan oleh beberapa orang (sekutu)
yang menyerahkan dan mempercayakan uangnya untuk dipakai dalam
persekutuan. Para anggota persekutuan menyerahkan uangnya sebagai
modal perseroan dengan jumlah yang tidak perlu sama sebagai tanda
keikutsertaan
di
dalam
persekutuan.
Sekutu pada persero dapat dikelompokkan menjadi :

Sekutu Komplementer yaitu: sekutu aktif / orang yang bersedia

memimpin pengaturan perusahaan dan bertanggung jawab penuh
dengan kekayaan pribadinya sesuai pasal 18 KUHD.
Sekutu Komanditer yaitu: sekutu pasif / orang yang tidak ikut
mengurus persekutuan tapi mempercayakan uangnya dalam
persekutuan dan bertanggung jawab hanya terbatas pada
kekayaan yang diikut sertakan dalam perusahaan tersebut

Berakhirnya
CV,
diatur
dalam
Pasal
31
KUHD
yaitu:
1. Berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar
(Akta
Pendirian).
2. CV berakhir sebelum jangka waktu yang ditetapkan, akibat
pengunduran diri atau pemberhentian sekutu.
3. Akibat perubahan anggaran dasar (akta pendirian) di mana perubahan
anggaran dasar ini mempengaruhi kepentingan pihak ketiga terhadap CV.
Kebaikan perseroan komanditer:
Pendiriannya relatif mudah
Modal yang dapat dikumpulkan lebih banyak
Kemampuan untuk memperoleh kredit lebih besar
Manajemen dapat didiversifikasikan
Kesempatan untuk berkembang lebih besar
Kelemahan peseroan komanditer:
Tanggung jawab tidak terbatas
Kelangsungan hidup tidak terjamin
Sukar untuk menarik kembali investasinya
Perusahaan Berbadan Hukum
Badan Hukum adalah organisasi yang diwujudkan / diciptakan oleh
hukum sebagai pembawa hak dan kewajiban seperti halnya manusia.
Karena itu badan hukum dapat mempunyai kekayaan sendiri, utang
piutang
sendiri,
dapat
digugat
dan
menggugat
Badan hukum dapat melakukan perbuatan hukum setelah akta pendirian
badan hukum tersebut mendapat pengesahan dari pemerintah /
Departemen
Kehakiman
Yang termasuk dalam kelompok perusahaan berbadan hukum adalah
Perseoran Terbatas, Koperasi, Yayasan dan BUMN
D. Perseroan Terbatas
Menurut Pasal 1 butir 1 UU no. 1 tahun 1995, Perseroan Terbatas adalah :
Badan Hukum yang didirikan berdasarkan perjanjian, melakukan kegiatan

usaha dengan modal dasar yang seluruhnya terbagi dalam saham dan
memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam undang-undang ini serta
peraturan
pelaksanaannya.
Adalah suatu badan yang mempunyai kekayaan, hak serta
kewajiban sendiri yang terpisah dari kekayaan, hak serta kewajiban para
pendiri
maupun
pemilik.
Akta pendirian perusahaan harus mendapatkan pengesahan dari
Departemen Kehakiman. Selain itu terdapat pemisahan antara kekayaan
pribadi para pemegang saham dengan bagian kekayaan yang disetor ke
perseroan dalam bentuk setoran saham. Tanda keikutsertaan seseorang
sebagai pemilik adalah saham yang dimilikinya. Makin besar saham yang
dimiliki, makin besar peran dan kedudukan seseorang sebagai pemilik
perusahaan tersebut.
Tanggung jawab seorang pemegang saham terhadap pihak ketiga
terbatas pada modal sahamnya. Jadi tanggung jawab pemilik terhadap
kewajiban-kewajiban finansial perusahaan ditentukan oleh besarnya
modal yang diikutsertakan pada perseroan. (Hal ini yang berbeda dengan
CV/Firma)
Kekayaan pribadi para pemegang saham maupun milik para
pimpinan perusahaan tidak dipertanggungkan sebagai jaminan terhadap
utang-utang perusahaan. Keterlibatan dan tanggung jawab para pemilik
terhadap utang piutang perusahaan terbatas pada saham yang dimiliki.
Perseroan Terbatas mempunyai kelangsungan hidup yang panjang,
karena meski pendiri atau pemiliknya meninggal dunia perseroan ini
akan
tetap
berjalan.
Unsur-unsur dalam Perseroan Terbatas
1. Organisasi yang teratur Sebagai organisasi yang teratur, perseroan
mempunyai organ yang terdiri dari
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
adalah pemegang kekuasaan tertinggi dalam PT dan memegang
segala kewenangan yang tidak diserahkan kepada direksi atau komisaris.
RUPS terdiri dari RUPS tahunan yang diadakan paling lambat 6 bulan
setelah tahun buku dan RUPS lainnya yang dapat diadakan sewaktuwaktu berdasarkan kebutuhan
Direksi
adalah organ PT yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan

PT untuk kepentingan dan tujuan PT serta mewakili PT baik di dalam

maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan anggaran dasar.
Komisaris
adalah organ PT yang bertugas melakukan pengawasan secara
umum dan atau khusus serta memberikan nasehat kepada direksi dalam
menjalankan
perseroan.
2. Kekayaan sendiri
Persero memiliki kekayaan sendiri berupa modal yang disetor para
pemegang sahamnya dan terbagi dalam 3 kelompok modal yaitu Modal
Dasar, Modal Ditempatkan dan Modal Disetor.

Modal Dasar
merupakan jumlah keseluruhan modal dalam bentuk saham dari
suatu perseroan terbatas. Menurut Pasal 26 UU No. 1 tahun 1995 tentang
Perseroan Terbatas (UU PT), jumlah modal dasar suatu perseroan minimal
Rp. 25.000.000,- kecuali untuk usaha-usaha tertentu yang mensyaratkan
modal dasar di atas Rp. 25.000.000,- contoh pendirian usaha bank.
Modal yang ditempatkan,
merupakan sejumlah modal tertentu yang disanggupi oleh para
pendiri perseroan terbatas untuk disetorkan ke dalam perseroan, minimal
25
%
dari
seluruh
jumlah
modal
dasar.
Modal yang disetor,
merupakan modal yang telah disetor oleh para pendiri PT,
minimum sebesar 50% dari modal yang ditempatkan atau 12,5% dari
modal
dasar
peseroan.
3. Melakukan hubungan hukum sendiri
Diwakili oleh Direksi untuk melakukan hubungan hukum sendiri
dengan pihak ketiga dengan tanggung jawab sebagai berikut
a. Sebelum Akta pendirian disahkan oleh Menteri Kehakiman RI,
para pendiri bertanggung jawab secara pribadi atas tindakan-tindakan
persero terbatas tersebutb.
b. Setelah akta pendirian disahkan namun belum diumumkan
dalam Berita Negara RI, Dewan Direktur bertanggung jawab secara
tanggung renteng atas tindakan-tindakan perseroan terbatas tersebut
(Pasal 23 UU PT)
c. Setelah akta pendirian diumumkan dalam Berita Negara RI,
maka perseroan terbatas tersebut yang akan bertanggung jawab atas
seluruh tindakannya.

4. Mempunyai tujuan sendiri yaitu memperoleh keuntungan (laba).

Tata Cara Pendirian PT :
Pembuatan akta pendirian di muka notaris; membawa rancangan AD dan
ART
Pengesahan oleh Menteri Kehakiman untuk pengesahan status sebagai
badan
hukum.
Pendaftaran perseroan yang dilakukan di Kepaniteraan Pengadilan Negeri
yang wilayah kerjanya meliputi tempat perseroan didirikan. Pendaftaran
wajib dilakukan dalam waktu 30 hari setelah pengesahan / persetujuan
Menteri
Kehakiman
diberikan.
Pengumuman dalam Tambahan Berita Negara, wajib dilakukan
permohonan pengumuman oleh direksi dalam waktu 30 hari sejak
pendaftaran
Berakhirnya Perseroan Terbatas
Menurut Pasal 114 UU PT, Perseroan Terbatas dapat bubar karena:
1. Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Dalam Pasal 115 UU PT ditentukan bahwa direksi dapat mengajukan
usul pembubaran persero kepada RUPS. Keputusan RUPS tentang
pembubaran perseroan sah bila diambil sesuai dengan ketentuan yang
telah
ditetapkan
UU
dan
Anggaran
Dasar.
2. Karena jangka waktu berdirinya perseroan sudah berakhir.
3. Keputusan Pengadilan Negeri karena;
Permohonan Kejaksaan karena perseroan melanggar kepentingan
umum
Permohonan 1 orang pemegang saham atau lebih yang mewakili
paling sedikit 1/10 bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak
suara yang sah
Permohonan kreditur karena perseroan tidak mampu membayar
utangnya setelah dinyatakan pailit atau kekayaan perseroan tidak
cukup untuk melunasi seluruh utangnya setelah pernyataan pailit
dicabut.
Permohonan pihak berkepentingan karena adanya cacat hukum
dalam akta pendirian perseroan.
Kebaikan Perseroan Terbatas
Kelangsungan hidup perusahaan terjamin
Terbatasnya tanggung jawab, sehingga tidak menimbulkan resiko
bagi kekayaan pribadi maupun kekayaan keluarga pemilik
Saham dapat diperjual belikan dengan relatif mudah.
Kebutuhan kapital lebih besar akan mudah dipenuhi, sehingga
memungkinkan perluasan usaha.
Pengelolaan perusahaan dapat dilakukan lebih efisien

Kelemahan Perseroan Terbatas:

Biaya pendiriannya relatif mahal
Rahasia tidak terjamin
Kurangnya hubungan yang efektif antara pemegang saham
E. Koperasi
Menurut UU no. 25 tahun 1992, Koperasi adalah badan usaha yang
beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi yang
melandaskan kegiatannya pada prinsip koperasi sekaligus sebagai
gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan.
Status badan hukum koperasi diperoleh setelah memperoleh pengesahan
dari
pemerintah
(Menteri
Koperasi).
Modal Koperasi terdiri dari :
1. Modal sendiri dapat berasal dari simpanan pokok, simpanan wajib,
sumbangan suka rela, hibah dan dana cadangan Sisa Hasil Usaha.
2. Modal Pinjaman dapat berasal dari anggota, koperasi lainnya dan atau
anggotanya, bank, penerbitan obligasi atau surat utang lainnya, sumber
lain
yang
sah.
Tujuan koperasi adalah meningkatkan kesejahteraan anggota pada
khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun
perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang
maju, adil, makmur dan berlandaskan Pancasila dan UUD45.
Prinsip Koperasi:
Keanggotaan bersifat suka rela
Pengelolaan dilakukan secara demokratis

Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil, sebanding

dengan besarnya jasa masing-masing anggota.
Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal
Kemandirian
Keanggotaan koperasi bersifat murni, pribadi dan tidak dapat dialihkan.
Koperasi mempunyai ciri tersendiri:
Lebih mementingkan keanggotaan dan sifat persamaan
Anggota-anggotanya bebas keluar masuk
Koperasi merupakan badan hukum yang menjalankan usaha untuk
kesejahteraan anggota.

Koperasi didirikan secara tertulis dengan akte pendirian dari

notaris

Tanggung jawab kelancaran usaha koperasi berada di tangan

pengurus.
Para anggota koperasi turut bertanggung jawab atas utang-utang
koperasi terhadap pihak lain.
Kekuasaan tertinggi di dalam rapat anggota.

Cara Mendirikan Koperasi:Menurut Pasal 6 Pasal 14 UU no. 25 tahun

1992
adalah
sebagai
berikut:
1. Rapat pembentukan koperasi
Sekurang-kurangnya 20 orang pendiri mengadakan rapat pembentukan
koperasi, kemudian dibuatkan berita acara yang berisikan hasil
kesepakatan, jumlah anggota dan nama mereka yang diberi kuasa untuk
menandatangani akta pendirian.
2.Surat Permohonan Pengesahan kepada Departemen Koperasi
Pengesahan dan pendaftaran akta pendirian, diberikan paling lama
3 bulan setelah diterimanya permintaan pengesahan. Tanggal
pengesahan akta pendirian berlaku sebagai tanggal resmi berdirinya
koperasi dan resmi sebagai badan hukum
3. Pengiriman akta pendirian kepada pendiri
4. Pengumuman dalam Berita Negara
Pengelompokan Koperasi
Menurut bidang usahanya:
1. Koperasi Produksi adalah koperasi yang para anggotanya terdiri dari
produsen penghasil barang / jasa. Koperasi ini mengusahakan
kemudahan bagi para anggotanya dalam melaksanakan kegiatan seharihari, seperti menyediakan bahan baku, bahan pembantu, serta
perlengkapan produksi lainnya dan juga penyaluran hasil produksi
kepada
konsumen.
2. Koperasi Konsumsi adalah koperasi yang bergerak dalam
penyediaan kebutuhan pokok bagi anggotanya.
3. Koperasi Simpan Pinjam adalah koperasi yang bergerak dalam
penghimpunan dana dari para anggotanya dan meyalurkannya kepada
anggota yang membutuhkannya.
4. Koperasi Serba Usaha adalah koperasi yang mempunyai usaha
rangkap / beraneka ragam sesuai dengan kebutuhan anggotanya.
Menurut luas wilayahnya, koperasi di Indonesia dikelompokan
menjadi:
1. Primer Koperasi adalah koperasi sebagai satuan terkecil dengan
wilayah yang kecil pula dan melbatkan secara langsung orang-orang
sebagai anggotanya.

2. Pusat Koperasi adalah koperasi yang anggota-anggotanya adalah

koperasi- koperasi primer, sedikitnya lima.
3. Gabungan Koperasi adalah koperasi yang dibentuk secara bersama
sama oleh pusat koperasi (paling sedikit tiga puluh pusat koperasi)
4. Induk Koperasi adalah koperasi yang dibentuk secara bersama-sama
oleh gabungan koperasi (paling sedikit tiga gabungan koperasi).
Pihak yang terlibat dalam Koperasi:
1. Rapat Anggota Tahunan (RAT), yang merupakan pemegang
kekuasaan tertinggi dalam koperasi dan diadakan paling sedikit sekali
dalam
satu
tahun.
RAT
menetapkan
sebagai
berikut:
a. Anggaran Dasar
b. Kebijakan umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi
c. Pemilihan, pengangkatan pemberhentian pengurus dan pengawas.
d. Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi
serta pengesahan laporan keuangan
e. Pengesahan pertanggung jawaban pengurus dalam pelaksanaan
tugasnya.
f. Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.
2. Pengurus adalah orang-orang yang secara aktif bertugas dalam
pengelolaan koperasi dan memiliki jabatan paling lama 5 tahun. Sebagai
imbalannya, pengurus menerima uang jasa / honorarium.
3. Pengawas / Dewan Komisaris yang dipilih dari dan oleh anggota
koperasi dalam RAT. Pengawas bertugas melakukan pengawasan
terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi serta
membuat
laporan
tertulis
tentang
hasil
pengawasannya.
Pembubaran Koperasi
Menurut Pasal 46 UU no. 25 Tahun 1992, pembubaran koperasi dapat
dilakukan berdasarkan :
a. Keputusan Rapat Anggota atau
b. Keputusan pemerintah bila:
Terdapat bukti bahwa koperasi yang bersangkutan tidak memenuhi
ketentuan UU no. 25 tahun 1992 Kegiatannya bertentangan dengan
ketertiban
umum
dan
atau
kesusilaan.
Kelangsungan hidupnya tidak dapat diharapkan.
F. Yayasan
Menurut Pasal 1 UU no. 16 tahun 2001, adalah badan hukum yang terdiri
atas kekayaan yang dipisahkan dan diperuntukkan untuk mencapai
tujuan tertentu di bidang sosial, keagamaan dan kemanusiaan.

Kegiatan yayasan di bidang sosial mencakup penyelengaraan

pendidikan formal dan non formal, panti asuhan, panti jompo, rumah
sakit, poliklinik, laboratorium, pembinaan olah raga, penelitian di bidang
ilmu pengetahuan, dll.
Kegiatan yayasan di bidang keagamaan antara lain: mendirikan
sarana ibadah, mendirikan pondok pesantren dan madrasah, menerima
dan menyalurkan amal zakat, infak dan sedekah, meningkatkan
pemahaman keagamaan, melaksanakan syiar agama, studi banding
keagamaan, dll.
Kegiatan yayasan di bidang kemanusian, misalnya memberi
bantuan kepada korban bencana alam, memberi bantuan kepada
pengungsi akibat perang, memberi bantuan kepada fakir miskin dan
gelandangan, mendirikan dan menyelenggarakan rumah singgah dan
rumah duka, memberikan perlindungan konsumen, melestarikan
lingkungan
hidup,
dll.
Cara pendirian yayasan
1. Yayasan didirikan oleh 2 orang atau lebih dengan memisahkan
sebagian harta kekayaan pendirinya sebagai kekayaan awal yayasan
(Pasal 1 butir (1)). Pendirian yayasan dilakukan dengan akta notaris.
2. Status badan hukum yayasan diperoleh setelah akta pendirian
yayasan mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman dan HAM.
Organ Yayasan terdiri dari:
1. Pembina,
Adalah organ yayasan yang memiliki kewenangan yang tidak
diserahkan kepada pengurus atau pengawas oleh Undang-undang atau
Anggaran Dasar yayasan. Misalnya, pembina bisa mengangkat dan
memberhentikan
anggota
pengurus.

2. Pengurus,
Adalah organ yayasan yang melakukan kepengurusan yayasan.
Pengurus tidak boleh merangkap menjadi pembina atau pengawas.
2. Pengawas.

Adalah organ yayasan yang bertugas melakukan pengawasan serta

memberi nasehat kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan
yayasan.
Berakhirnya yayasan
Pembubaran yayasan sebagai badan hukum menurut pasal 62 UU no
16
dapat
disebabkan
oleh:
1. Jangka waktu yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar berakhir.
2. Tujuan yayasan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar telah tercapai
atau
tdak
tercapai.
3. Putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum yang
tetap
berdasarkan
alasan:
a.
Yayasan
melanggar
ketertiban
umum
dan
kesusilaan;
b. Tidak mampu membayar utangnya setelah dinyatakan pailit
c. Harta kekayaan yayasan tidak cukup untuk melunasi utangnya setelah
pernyataan
pailit
dicabut.
Yayasan sebagai Badan Usaha
UU no 16 memberi peluang kepada yayasan untuk mendirikan badan
usaha yang kegiatannya sesuai dengan maksud dan tujuan yayasan
(pasal 7 butir 1). Selain itu yayasan dapat melakukan penyertaan dalam
berbagai bentuk usaha yang bersifat prospektif dengan ketentuan
seluruh penyertaan tersebut paling banyak 25% dari seluruh nilai
kekayaan yayasan (pasal 7 butir 2).
Dengan demikian, meski bidang kegiatan yayasan hanya terbatas
pada bidang sosial, keagamaan dan kemanusian, namun yayasan
memiliki peluang untuk kegiatan usaha yang dapat menghasilkan laba.
G. Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
BUMN adalah semua perusahaan dalam bentuk apapun dan bergerak
dalam bidang usaha apapun yang sebagian atau seluruh modalnya
merupakan kekayaan negara, kecuali ditentukan lain berdasarkan
undang-undang.

Modal BUMN ada 2 kemungkinan

1. Seluruh modal persero dimiliki oleh negar

2. Sebagian modal persero (paling sedikit 51%) dimiliki oleh negara

dan sebagian modal lainnya dimiliki oleh swasta.
Menurut ketentuan Pasal 4 Ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun
1998, maksud dan tujuan pendirian persero adalah:
a.

Menyediakan barang dan atau jasa yang bermutu tinggi dan

berdaya saing kuat bai
di pasar dalam negeri maupun
international.

b.

b. Meningkatkan
perusahaan.

keuntungan

guna

meningkatkan

nilai

Ciri-ciri utama BUMN adalah:

Tujuan utama usaha adalah melayani kepentingan umum sekaligus

untuk mencari keuntungan.

Berstatus badan hukum dan diatur berdasarkan undang-undang

Pada umumnya bergerak pada bidang jasa-jasa vital.

Mempunyai nama dan kekayaan sendiri serta bebas bergerak

untuk mengikat suatu perjanjian, kontrak serta hubunganhubungan dengan pihak lain.

Dapat dituntut dan menuntut, sesuai dengan ayat dan pasal

dalam hukum perdata.

Seluruh atau sebagian modalnya dimiliki negara serta dapat

memperoleh pinjaman dalam dan luar negeri atau dari masyarakat
dalam bentuk obligasi.

Pada prinsipnya secara finansial harus dapat berdiri sendiri.

Setiap tahun perusahaan menyusun laporan tahunan yang
memuat neraca dan laporan rugi-laba untuk disampaikan kepada
yang
berkepentingan
(pemerintah
dan
swasta)
.
Contoh BUMN : Pengadaian, Telkom, PT. PLN, PT. KA

ADMINISTRASI BISNIS
III
Admisnistrasi dan tata usaha
sebagai sumber data
Pengelompokan data pada
organisasi bisnis
Penyimpanan data

A. Pengertian Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad dan
ministrate yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam
bahasa Inggris disebut Administration artinya To Serve, yaitu
melayani dengan sebaik-baiknya.
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
Administrasi dalam arti sempit.
Menurut Soewarno
Handayaningrat mengatakanAdministrasi
secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu
meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan,
keti-mengetik,
agenda
dan
sebagainya
yang
bersifat
teknis
ketatausahaan(1988:2).Dari definisi tersebut dapat disimpulkan
administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang
mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan
pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk
menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi
kembali jika dibutuhkan.
Administrasi dalam arti luas.
Menurut The Liang Gie mengatakan Administrasi secara luas
adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang
dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu(1980:9).
Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua
mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu,
adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
Pengertian
administrasi
dapat
disimpulkan
penguasaan,
penyelenggraan, dan pelaksanaan tugas dari dalam suatu organisasi
secara keseluruhan dan mengarahkan teknologinya, mengatur orangorang dan sarana lainnya serta menghubungkan organisasi itu dengan
lingkungan sosialnya.
B. Pengertian Tata Usaha
Tata usaha (kantor) adalah tempat/gedung atau ruangan yang
digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi
dengan fasitilas penunjang. Sehingga, dalam pengertian sehari-hari,
kantor dapat diberikan kepada beberapa tempat sagai berikut :

1) Ruang kerja,
2) Pusat kegiatan untuk mengatur bisnis dalam sebuah perrrusahaan.
3) Badan usaha, instansi pemerintah, dan lain-lain.
Pengertian kantor menunjukkan tempat untuk melaksanakan kegiatan
sehingga pengertian ini dapat dikatakan pengertian kantor secara statis
Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tugas tata
usaha adalah sebagai berikut:
1) Menghimpun : kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai
keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi
tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari
informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya
berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang mengimpun informasi
dengan berbagai cara.
2) Mencatat : keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk
kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga
menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan
dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan
dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan
didengar.
3) Mengola : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali
informasi sehingga lebih berguna.
4) Menggandakan : keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat
dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan)
dengan berbagai cara.
5) Mengirim : kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang
telah digandakan kepada pihak yangmemerlukan dengan menggunakan
bernagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan
lain sebagainya.
6) Menyimpan : kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan
aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara
dan alat tertentu.
Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah
pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti
mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mngersipkan
dokumen-dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus

kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus

keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, dan
membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat
ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tdak berhubungan dengan
kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office
boy, memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan
telepon.
Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk
Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima),
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua
bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha
merupakan salah satu usur administratif
C. Peran atau Kegunaan tata usaha
Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan
menurut Afifudin (2004:217) adalah sebagai berikut:
a. Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai
tujuan sekolah
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pempinan sekolah, guruguru atau personal lainnya, terutama untuk keperluan perencanaan,
pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
c. Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup
Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan
sebagai berikut:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai
tujuan dari sesuatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu
unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield
dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali
tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan,
keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang
mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang

dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut.
Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan
dalam melakukan salah satu fungsi itu.
Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu
organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yan
tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan
informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi
control.
Akhirnya tata usaha juga menpunyai peranan melancarkan dan
perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhanya karena fungsinya
sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

D. Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya

1. Data Primer
Data primer adalah secara langsung diambil dari objek / obyek
penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh :
Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi
konsumen bioskop.
Metode yang digunakan untuk mendapatkan data primer yaitu : (1)
metode survei dan (2) metode observasi.
Metode survei merupakan metode pengumpulan data primer yang
menggunakan pertanyaan lisan dan tertulis. Metode ini memerlukan
adanya kontak atau hubungan antara peneliti dengan subjek (responden)
penelitian untuk memperoleh data yang diperlukan. Data yang diperoleh
sebagian besar merupakan data deskriptif, akan tatapi pengumpulan
data dapat dirancang untuk menjelesakan sebab akibat atau
mengungkapkan ide-ide
Metode Survei bisa dilakukandengan cara 2 bentuk :
a. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dalam metode

survei yang menggunakan pertanyaan secara lisan kepada responden
atau subjek penelitian.
Teknik wawancara dilakukan jika peneliti
memerlukan komunikasi atau hubungan dengan responden.
b. Kuesioner
Teknik ini memberikan tanggungjawab kepada responden untuk
membaca dan menjawab pertanyaan. Kuesioner dapat didistribusikan
dengan berbagai cara, antara lain : secara langsung disampaikan oleh
peneliti, dikirim bersama paket atau majalah, diletakkan di tempattempat ramai, melalui pos faksimile atau komputer.
Metode Observasi (Observation Methods)
Metode observasi adalah peroses pencatatan pola perilaku subyek
(orang), objek (benda) atau kejadian yang sistematik tanpa adanya
pertanyaan atau komunikasi dengan individu-individu yang diteliti.
2.

Data
Sekunder
Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung
dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang
dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik
secara komersial maupun non komersial. Contohnya adalah pada peneliti
yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau
majalah.
Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data
1. Data Internal
Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi
pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data
pegawai, data produksi, dsb.
2. Data Eksternal
Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta
kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah
penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan,
persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Klasifikasi Data Berdasarkan Jenis Datanya
1. Data Kuantitatif

Data kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angkaangka. Misalnya adalah jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi
badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain.
2.

Data
Kualitatif
Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata
yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen
terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap
psikopat dan lain-lain.
Pembagian Jenis Data Berdasarkan Sifat Data
1.

Data
Diskrit
Data diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli.
Contohnya adalah berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari
waktu ke waktu, dan lain-sebagainya.
2. Data Kontinyu
Data kontinyu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval
tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya.
Contohnya penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan
sebagainya. Dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik
pupuk kurang lebih 850 ton.
Jenis-jenis Data Menurut Waktu Pengumpulannya
1. Data Cross Section
Data cross-section adalah data yang menunjukkan titik waktu
tertentu. Contohnya laporan keuangan per 31 desember 2006, data
pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain sebagainya.
2. Data Time Series / Berkala
Data berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu
dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh data time series
adalah data perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro
eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m.
top dan doktor azahari dari bulan ke bulan, dll.
E. Pengelompokan arsip
Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung
dari
sisi
peninjauannya, antara lain:

A. Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
dalam
perencanaan, pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl
perkantoran,
atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
B. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum
di
luar
instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
C. Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya
berlaku
ketentuan
tentang
kerahasian
surat-surat.
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum
C. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
(d)
Berdasarkan
tingkat
penyimpanan
dan
pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo
arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu

tempat tertentu.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit
dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,
karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang
bersangkutan.
D. Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan,
arsip
salinan, dan arsip petikan.
E. Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai
macam,
misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
G. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam,
misalnya
surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap
lembaran
kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan
kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen
rapat,
laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai,
tabel,
gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat
juga
berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
H. Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip
non-esensial,
yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai
hubungan
dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu

yang
terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum,
pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian
masih
dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran
pekerjaan.
Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak
mutlak
permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan
untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

F. Penyimpanan data/arsip
Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip
dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di
masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian
pengelolaan
arsip
agar
aman,
terjaga
dan
terpelihara.
Upaya peyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :
a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;
b. Bentuk fisik dan komposisi;
c. Berapa lama akan disimpan;
d. Jalan masuk dan pengaruhnya.
G. Peralatan Penyimpanan Arsip
(a) Map,
yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk
menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut
stopmap
folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal
yang
lebih
dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner
lebih
baik
dirak atau lemari, bukan di dalam
filing cabinet dan posisi
penempatannya
bisa
tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya
dalam
posisi

mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di

dalam
filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari
karena
dapat
memuat banyak lembaran arsip.
(b) Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk
segi
empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti
stopmap
folio,
tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter
tetapi
tidak
dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu
bagian
yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kodekode,
atau
indeks
yang
menunjukkan
isi
folder
yang
bersangkutan.
(c) Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang
dipergunakansebagai
penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna
untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi
(pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang
diperlukan dalam sistem
filing adalah sebanyak pembagian
pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama
untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide
kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih
khusus lagi, demikian seterusnya.
(d) Filing Cabinet
Filing cabinet (file
persegi
panjang yang diletakkan
menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
memiiki
gawang untuk tempat

cabinet) adalah perabot kantor berbentuk

empat
secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk
Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang
rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip

ditampung
dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang
berlaci
tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing
cabinet,
lateral
filing
cabinet,
dsb.
(e) Almari Arsip
Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk
menyimpan
arsip.
Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan
dalam
almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal
berderet
kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan
susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
(f) Berkas Kotak (Box file)
Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan
berbagai
arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk
menyimpan
arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya
berkas
kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal
berderet
ke
samping).
(g)Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan
tempat
untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun
secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju
kekanan,
dan
seterusnya
kebawah
(h) Rotary Filling

Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan

untuk
menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
(i) Cardex (Card Index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip
yang
berupa
kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih
mudah
dilihat.
(j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file)
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan
arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
H. Tata Cara Penyimpanan Arsip
1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Menyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap
atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip
(disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/
map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang
arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari
depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam
snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan
punggung
di
depan.
I. Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah
boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang
menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2.
Mengindeks
atau
memberi
kode
surat
tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang
dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian,
masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat
sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak
sortir.
4.
Menyimpan
surat
ke
dalam
map
(folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap
folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian
dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan
arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip
sebagai
berikut
:
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Daftar pustaka
Susanto, Eko. 2008. Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data.
http://dickryant.blogspot.com/2011/07/peralatan-tata-cara-danprosedur.html
http://noviatwain.blogspot.com/2011/04/pengelompokan-arsip.html

http://arsip.grobogan.go.id/standar-kearsipan/54-prinsip-dasarpenyimpanan-arsip.html

ADMINISTRASI BISNIS
IV
PENGGUNAAN DATA SEBAGAI
SUMBER INFORMASI

PENGGUNAAN DATA SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Data, Informasi, dan Pengetahuan
Teskey (Pendit dalam Rosita, 2006: 27) membedakan data,
informasi, dan pengetahuan sebagai berikut:
1 Data adalah hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian atau
kedadaan, data merupakan entitas yang dilengkapi dengan nilai
tertentu. Entitas ini merupakan pertambangan yang mewakili objek
atau konsep dalam dunia nyata.
2. Informasi
adalah
kumpulan
data
yang
terstruktur
memperlihatkan adanya hubungan entitas tersebut.

untuk

3. Pengetahuan adalah model yang digunakan manusia untuk

memahami dunia, dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi
yang diterima pikiran manusia.
Data
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadia,
aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak
berpengaruh secara langsung kepada pemakai (Kadir, 2003: 29).
Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan
video. Nilai yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu.
Misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai
mata uang. Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol
khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada
masing-masing item secara individual. Citra (image) adalah data dalam
bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda
tangan, ataupun gambar lain. Audio adalah data dalam bentuk suara.
Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak
jantung merupakan beberapa contoh data audio. Video menyatakan data
dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi

dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabdikan suatu kejadian

atau aktivitas (Kadir, 2003: 29 31).
Informasi
Dari sudut pandang dunia perpustakaan, informasi adalah suatu
rekaman fenomena yang diamati, atau bisa juga berupa putusan-putusan
yang dibuat seseorang (Estabrook dalam Yusup, 2001: 20).
Menurut Davis (dalam Kadir, 2003: 31), informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Definisi tersebut merupakan definisi informasi dalam pemakaian system
informasi.
Dus, Wersig, dan Neveling (Pendit, 2003: 33) melihat informasi
sebagai struktur, proses, pesan, pengetahuan, makna dan efek. Buckland
(Pendit, 2003: 33) mambagi informasi menjadi sesuatu (a thing) dalam
bentuk pengetahuan yang terekam, selain pengetahuan yang secara
pribadi dipegang oleh seseorang dan sebagai proses, yaitu ketika
seseorang menjadi terinformasi (being informed) dan mengalami
perubahan dalam pengetahuannya.
Pengetahuan
Pengetahuan (knowledge) adalah kombinasi dari naluri, gagasan,
aturan, dan prosedur yang mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter
dalam Kadir, 2003: 34). Sebagai gambaran, informasi yang dipadukan
dengan pengalaman masa lalu dan keahlian akan memberikan suatu
pengetahuan yang tentu saja memiliki nilai yang tinggi. Sebuah
gambaran antara hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan
ditunjukkan pada gambar berikut (Kadir, 2003: 34).
Sumber Informasi dan Pengumpulan Data
Sumber Informasi dan Pengumpulan Data
\Analisis tugas memungkinkan kita membuat suatu struktur data
mengenai tugas, dan hasilnya akan baik jika didukung oleh sumber data
yang
baik
pula.
Proses
analisis
data
tidak
semata-mata
mengumpulkan,menganalisis,
mengorganisasikan
data
dan
mempresentasikan hasil, namun kadangkala kita harus kembali melihat
sumber data tersebut dengan pertanyaan dan padangan baru. Pada
prakteknya, keterbatasan waktu dan biaya menyebabkan seorang

analis berusaha mengumpulkan data yang relevan secepat dan

seekonomis mungkin. Bahkan jika dimungkinkan, seorang analis harus
dapat memaksimumkan penggunaan sumber informasi murah yang
sudah ada sebelum melakukan pengumpulan data yang memakan biaya.
Berikut ini adalah beberapa sumber informasi yang dapat diper gunakan
untuk membuat analisis tugas :
1. Dokumentasi
Sumber data yang mudah didapat adalah dokumentasi yang telah ada di
organisasi seperti buku manual, buku instruksi, materi training dan lain
sebagainya. Dokumen-dokumen ini umumnya berfokus pada item
tertentu dalam suatu peralatan atau software komputer. Dokumen
manual peralatan tertentu misalnya, mungkin hanya memberikan
informasi mengenai fungsi dari peralatan tersebut tidak bagaimana
peralatan tersebut digunakan dalam pengerjaan suatu tugas. Selain itu
juga mungkin terdapat dokumen peraturan perusahaan dan deskripsi
tugas yang memberikan informasi mengenai tugas tertentu dalam
konteks yang lebih luas. Namun perlu diperhatikan, dokumentasi jenis ini
hanya memberitahukan bagaimana seharusnya suatu pekerjaan
dilakukan bukan bagaimana sebenarnya seseorang melakukan pekerjaan
tersebut.
2.

Observasi
Observasi langsung baik secara formal maupun informal perlu
dilakukan jika seorang analis ingin mengetahui kondisi dari pengerjaan
tugas. Hasil observasi dan dokumentasi yang ada dapat digunakan untuk
analisis sebelum memutuskan untuk melakukan pengumpulan data
dengan tehnik lain yang memakan biaya. Observasi dapat dilakukan di
lapangan atau dalam sebuah laboratorium. Jika observasi dilakukan di
lapangan analis dapat mengetahui kondisi yang sebenarnya dari proses
pengerjaan tugas. Sebaliknya, pada observasi yang dilakukan di labor
atorium, analis dapat dapat lebih mengendalikan lingkungan dan
umumnya tersedia fasilitas yang lebih baik. Observasi juga dapat
dilakukan secara aktif dengan memberikan pertanyaan atau secara pasif
dengan hanya memperhatikan obyek ketika sedang bekerja

1. Data dan Informasi

Informasi tidak hanya sekedar produk sampingan, namun sebagai
bahan yang menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan atau
kegagalan, oleh karena itu informasi harus dikelola dengan baik.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna,
lebih berarti dan bermanfaat bagi penggunanya.
Data menggambarkan kenyataan suatu kejadian dan kesatuan yang
nyata. Data dapat diartikan pula sebagai representasi dunia nyata yang
mewakili suatu objek tertentu seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep,
keadaan dan lain-lain, yang direkam kedalam bentuk angka, huruf,
simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Sebelum menjadi informasi, data yang berkualitas, kemudian diolah
melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Model yang
digunakan untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data
atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi).
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, ribuan bahkan
jutaan laporan, makalah, artikel majalah, buku yang dihasilkan ilmuwan
tersedia di Perpustakaan, Pusat Informasi dan Dokumentasi (Pusdokinfo)
bahkan di Internet dapat digunakan untuk memberikan layanan informasi
kepada pengguna. Terjadinya banjir informasi, menyebabkan pengguna
kesulitan untuk memilih dan mendapatkan informasi yang sesuai dengan
kebutuhannya. Oleh karena itu, pengguna menuntut layanan informasi
yang berkualitas.

1. Informasi
Kualitas informasi tergantung pada empat hal yaitu akurat, tepat waktu,
relevan dan ekonomis, yaitu:
a. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi pengguna yang menerima dan memanfaatkan
informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam
penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang
dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Informasi
dikatakan akurat jika mengandung komponen:

Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan

harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi tidak
lengkap akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

Correctness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan

harus memiliki kebenaran.

Security, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus

memiliki keamanan.

b. Tepat waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, informasi yang
usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna
tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan akan berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi
disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkannya,
mengolah dan mengirimkannya.
c. Relevan
Informasi harus mempunyai relevansi atau manfaat bagi si pengguna.
Relevansi informasi untuk satu pengguna tertentu dengan yang
lainnya berbeda.
d. Ekonomis
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar
informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan
nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
3. Perilaku Informasi
Perilaku
informasi
(information
behavior)
merupakan
keseluruhan perilaku manusia yang berkaitan dengan sumber dan
saluran informasi. Perilaku penemuan informasi (information seeking
behavior) merupakan upaya untuk menemukan informasi dengan tujuan
tertentu sebagai akibat dari adanya kebutuhan untuk memenuhi tujuan
tertentu. Perilaku pencarian informasi (information searching
behavior) merupakan perilaku di tingkat mikro, berupa perilaku mencari
yang ditunjukkan seseorang ketika berinteraksi dengan sistem informasi.
Perilaku pengguna informasi (information user behavior) terdiri dari
tindakan-tindakan fisik maupun mental yang dilakukan seseorang ketika
menggabungkan informasi yang ditemukannya dengan pengetahuan
yang sudah dimiliki sebelumnya.
PENGGUNA INFORMASI
Pengguna informasi adalah pihak yang menerima atau
menggunakan informasi. Pengguna informasi dapat menentukan kualitas
seperti apa, menyampaikan apa dan bagaimana kebutuhan informasi
mereka. Penyedia informasi harus bekerja dengan pengguna untuk
menentukan kebutuhan mereka, dan bekerjasama dengan sumber

informasi lain. Pengguna merupakan prioritas utama, kelangsungan

hidup sistem informasi. Kebutuhan informasi bagi pengguna perlu
diidentifilasi dalam rangka memuaskan pengguna. Mutu dan kualitas
mutu untuk menjamin kepuasan pengguna. Kepuasan pengguna akan
berimplikasi kepada perbaikan terus menerus sehingga kualitas harus
diperbaharui setiap saat agar pengguna tetap puas.
1. Kebutuhan Informasi
Pengguna membutuhkan informasi yang akurat, relevan, ekonomis
cepat, tepat, serta mudah mendapatkannya. Pada saat ini pengguna
dihadapkan kepada beberapa permasalahan, seperti banjir informasi,
informasi yang disajikan tidak sesuai, kandungan informasi yang
diberikan kurang tepat, jenis informasi kurang relevan, bahkan ada juga
informasi yang tersedia namun tidak dapat dipercaya. Permasalahan
tersebut menjadi sebuah tantangan bagi penyedia informasi.
Informasi menjadi kebutuhan pokok bagi pengguna tertentu, sehingga
jika kebutuhan informasinya tidak terpenuhi akan menjadi masalah
bagi pengguna. Informasi dibutuhkan pengguna bertujuan untuk
menambah pengetahuan, dan meningkatkan keterampilan yang pada
akhirnya dapat merubah sikap dan perilakunya.
Kebutuhan informasi bagi setiap pengguna berbeda-beda antara
pengguna yang satu dengan lainnya. Kebutuhan informasi bagi
pengguna dapat diketahui dengan cara melakukan identifikasi
kebutuhan pengguna
2. Kepuasan Pengguna
Kepuasan merupakan respons pengguna terhadap evaluasi
ketidak- sesuaian yang dirasakan antara harapan sebelumnya dengan
informasi yang dirasakan setelah pemakaiannya. Kepuasan pengguna
sebagai tanggapan emosional pada evaluasi terhadap pengalaman
pengguna dari imformasi yang dipakainya. Kepuasan pengguna
merupakan evaluasi pengguna dimana alternatif yang dipilih sekurangkurangnya sama atau melampaui harapannya.
Ketidakpuasan pengguna akan timbul jika hasil (out come) tidak
memenuhi harapannya. Kepuasan tidak selamanya diukur dengan uang,
tetapi lebih didasarkan kepada pemenuhan perasaan tentang apa yang
dibutuhkan seseorang. Kepuasan dapat dipandang sebagai suatu
perbandingan apa yang dibutuhkan dengan apa yag diperolehnya.
Berhubungan
dengan
kepuasan
pengguna,
identifikasi
dan
pengukuran kebutuhan informasi dalam rangka memenuhi kepuasan
pengguna menjadi hal yang penting dan esensial bagi setiap sumber

informasi. Hasil identifikasi, dapat memberikan umpan balik dan

masukan bagi keperluan pengembangan informasi dan implementasi
strategi peningkatan kepuasan pengguna.
Kepuasan pengguna dapat dipenuhi apabila pihak penyedia informasi
mampu menerapkan suatu pola kerja dengan orientasi kepada standar
kualitas informasi. Kualitas merupakan standar yang paling dituntut oleh
pengguna, makin tinggi standar kualitas yang diberikan pihak penyedia
informasi akan semakin tinggi pula tingkat kepuasan pengguna.

Kepuasan pengguna dapat di ukur dengan berbagai macam

metode dan tekhnik. Menurut Kotler (1994) metode yang dapat
digunakan untuk melakukan pengukuran kepuasan pengguna,
diantaranya:
a. Menangkap Keluhan dan Saran
Sumber informasi memberi kesempatan seluas luasnya kepada
pengguna untuk menyampaikan sasran dan keluhan. Misalnya
dengan menyediakan kotak saran, kartu komentar, customer hot
lines, dan sebagainya. Informasi yang diberikan dapat dijadikan
bahan sumber informasi dan memungkinkannya untuk bereaksi
secara tanggap dan cepat untuk mengatasi masalah-masalah
disampaikan.
b. Survei Kepuasan pengguna
Penelitian atau survei tentang kepuasan pengguna perlu dilakukan
untuk mengetahui bagaimana reaksi atau tanggapan langsung
para pengguna terhadap produk/jasa yang disediakan. Penelitian
mengenai kepuasan pengguna umumnya dilakukan dengan
penelitian survei, baik melalui pos, telepon, maupun wawancara
langsung. Metode yang digunakan untuk penelitian kepuasan
pengguna tersebut dapat menggunakan beberapa cara seperti:

Pengukuran secara langsung dengan pertanyaan-pertanyaan

yang didalamnya telah disediakan pilihan jawaban, misalnya
denan menggunakan skala Likert seperti sangat memuaskan,
cukup memuaskan, kurang memuaskan dan tidak memuaskan.

Memberi kesempatan pengguna untuk mengajukan pertanyaan

mengenai seberapa besar mereka mengharapkan suatu atribut
tentertu dan seberapa besar yang mereka rasakan (derived
satisfaction).

Pengguna dimminta untuk menuliskan masalah-masalah yang

mereka temui termasuk menuliskan saran-saran kepada sumber
informasi untuk perbaikan yang mereka anggap penting.

Memberi kesempatan kepada responden untuk meranking

berbagai komponen dari informasi berdasarkan derajat penting
setiap komponen dan seberapa baik kinerja sumber informasi
masing-masing komponen (importance/performance ratings)

Ada beberapa hal yang perlu dicermati oleh sumber/penyedia

informasi agar berhasil dalam mempertahankan penggunanya. Menurut
Peters (1989) dari penelitiannya disimpulkan bahwa tujuh dari 10 kunci
sukses dalam pengukuran kepuasan pengguna perlu diperhatikan yaitu:
a. Frekuensi survey. Sumber informasi perlu melakukan survei tentang
kepuasan pengguna dalam kurun waktu tertentu, baik yang
bersifat formal maupun informal. Dengan cara ini kondisi kepuasan
pengguna dapat terus dideteksi sehingga sumber informasi dapat
menjaga dan mempertahankannya dengan baik.
b. Format. Sumber informasi sebaiknya independen dan tidak
memihak kepada kelompok tertentu untuk keperluan yang tidak
proporsional.
c. Isi (content). Pertanyaan yang diajukan adalah pertanyaanpertanyaan standar yang dapat di kuantitatifikasikan sehingga
mudah diinterprestasikan.
d. Desain isi. Sumber informasi perlu melakukan pendekatan
sistematis dalam memperhatikan setiap pandangan yang ada.
Untuk itu perlu dilakukan recek terhadap informasi yang berhasil
dikumpulkan untuk menjamin validitas informasi tersebut.
e. Melibatkan setiap pengguna. Perlu menyertakan semua pihak yang
terkait sehingga dapat mewakili kepentingan semua pihak, semua
tingkatan
dan
kelompok-kelompok
pengguna
dan
untuk
pengukuran kepuasan.
f. Mengukur kepuasan setiap pengguna. Semua pihak harus diukur
kepuasannya, baik pengguna langsung maupun pengguna tidak
langsung, pengguna akhir dan setiap saluran dan lain sebagainya.
g. Hubungan dengan kompensasi dan reward lainnya. Hasil
pengukuran kepuasan pengguna harus dihubungkan dengan
system kompensasi dan reward lainnya. Hal itu dapat dijadikan

sebagai variable utama dalam penentuan kompensasi penyebaran

informasi.
Pengukuran kepuasan pengguna harus mencakup pula deskripsi
kualitatif yang secara kuantitatif sulit dipastikan. Beberapa hal memang
perlu diperhatikan dengan pendekaan kualiatif sebab mungkin akan lebih
dapat diungkap secara lebih spesifik. Dengan pendekatan kualitatif ini
factor-faktor penting akan dapat terungkap mengenai kepuasan
pengguna yang antara satu pengguna dengan pengguna lain relatif tidak
sama. Berdasarkan kajian ini dapat mengakomodasi berbagai
kepentingan sehingga tuntutan semua pengguna dapat terwakili.
Ancaman terhadap keamanan data
Kehilangan yang tidak disengaja
Bisa diakibatkan oleh
Kesalahan manusia
Kesalahan sotware
Kegagalan hardware
Penyusupan
Pengaksesan dilakukan oleh orang yang tidak berhak
Bisa mengubah atau tidak mengubah data
Kehilangan Privasi atau Kerahasiaan
Kehilangan privasi berarti kehilangan proteksi yang dirasakan
oleh seseorang
Kehilangan kerahasiaan berarti kebocoran data yang bersifat
penting bagi perusahaan
Kehilangan Integritas Data
Bila integritas dilanggar, data menjadi tidak valid atau
bahkan rusak
Bisa menimbulkan kesalahan dalam pengambilan keputusan
Kehilangan Ketersediaan
Bisa disebabkan sabotase pada H/W, jaringan, dan aplikasi
Penetrasi virus yang dimaksud merusak data

Rencana Keamanan Data

Mencakup
Prosedur dan kebijakan administratif
Proteksi fisik
Proteksi perangkat lunak manajemen data
Mengelola Kualitas Data

 Data berkualitas tinggi:

Akurat
Konsisten
Tersedia pada waktu yang tepat
Fakta yang menunjukkan bahwa menjaga data yang berkualitas
tinggi itu sulit:
2% record dalam data pelanggan kedaluarsa dalam satu
bulan karena hal-hal seperti:
Pelanggan meninggal
Pelanggan berpindah lokasi
Pelangan bercerai dsb
Usaha untuk Menjaga dan Kualitas Data
Membentuk komite yang menjamin bahwa kualitas data terjaga
dengan baik
Menerapkan prinsip TQM untuk selalu meningkatkan kualitas data
Mengatasi hambatan-hambatan dalam organisasi

ADMISNISTRASI
BISNIS
V

ADMINISTRASI KANTOR
DALAM ORGANISASI BISNIS

Fungsi kantor
Kualifasi manajemen kantor

Administrasi Kantor dalam Organisasi

A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Dalam
kepustakaan
banyak
dirumuskan
definisi
mengenai
Administrasi
Perkantoran
(Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut
dapat
dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas
merencanakan,
mengorganisasi
(mengatur
dan
menyusun),
mengarahkan
(memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol)
sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B.Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya
adalah
pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan
Administrasi
Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun
oleh
Charles
Libbey adalah sebagai berikut
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan
dan
peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan;
Ruang
pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahanperubahan;
Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa
hantaran;
Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor;
Telegraf
dan
pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan
terima tamu
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan;
Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai;
Keterlambatan;
persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan
siang;
Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment))
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang;
Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang;

Pemeliharaan
dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan
rak;
Cagak
Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur;
Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat;
Peralatan
terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan
kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian
peralatan
dan
mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan
tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan
penggandaan;
Penilaian
perbekalan
baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan
perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur
pembagaan;
(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8.Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir;
Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat
pengetikan;
(Typing
rools);
Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of
records);
Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan
penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi;

Pemusatan
atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting);
Pedoman
petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas
pekerjaan;
Pembakuan gaji.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai
pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian
administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu
terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsipprinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu
pelbagai
kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi
sebagai
seni
(Art)
merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang
diperolehnya
dari
pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la
berhasil
dan
sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang
teori-teori
dan
asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia
memperoleh
kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di
dalam
melaksanakan
tugasnya.
C.
Penggolongan
Administrasi
Ditinjau
dalam
Kegiatan
Operasionalnya.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula
digolongkan
atas:
1. Administrasi Negar
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)
Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan,
bertujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi
Swasta
(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau
niaga,
dengan
usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat

perbedaan
dalam
hal
sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan
kompleks
dari
pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan
pelaksanaan
kebijaksanaan negara (pemerintah).
Kantor administrasi melayani semua departemen, agar semua pekerjaan
organisasi berjalan secara efisien.
Area dari kantor administrasi digambarkan seperti:
1. Operasi Kantor

Mencatat records
formulir,

koresponden,

Arsip.

2. . Fasilitas Fisik

Bangunan

Layout

Perlengkapan

mesin dan bahan bahan

3. Personil

Analisa pekerjaan

lowongan kerja,

latihan,

supervisi,

gaji dan intensif.

4. Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi,

bagan organisas

delegasi otoritas dan tanggung jawab,

5. Kontrol

Metode,

jadwal,

standart, dan

anggaran.

Pengertian Kantor
Perkataan kantor berasal dari kata bahasa belanda kantoor dan sering
dipadankan dengan perkataan office dari bahasa inggris.
Jadi Kantor dapat diartikan sebagai :
1. tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau
penyampaian data atau informasi
2. proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencacatan,
pengolahan, penyimpanan, dan penditribusian atau penyimpanan
data atau informasi.
Fungsi kantor
Menurut Mills (1984:9). tujuan kantor didefinisikan sebagai
pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut,
Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni
sebagai berikut.
a. Menerima informasi (to receive information).

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon,

pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record
information).
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera
mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa
rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti
anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas),
atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam
perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negosiasi.
transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian
seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan.
c. Mengatur informasi (to arrange information).
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang
sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari
sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan.
Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik
dalam melayani manajemen seperti, penyiapan faktur/kuitansi,
penetapan harga, akuntansi, laporan statistik, laporan keuangan, dan
laporan pada umumnya.
d. Memberi informasi (to give infinmation).
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan,
kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia.
Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat
khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun
tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan. anggaran,
faktur,kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi
yang dikeluarkan atas perintah manajemen.
e. Melindungi aset (to safeguard assets).
Di samping empat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang
lain, yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam
perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi
segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya.
Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya
sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo,
rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat. uang

tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor
harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan
secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
Kelima fungsi di atas harus dilaksanakan dalam setiap organisasi.
Di dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang,
pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi) mungkin tidak
diperlukan. Pcmilik perusahaan menerima clan memberikan informasi
secara pribadi, di mana sebagian besar rekaman tersimpan dalam
ingatan. Akan tetapi, di dalam perusahaan yang lebih besar dan
kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi
semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan. Dengan demikian,
pengawasan secara rinci atas penanganan uang tunai dan aset lain tidak
dapat dilaksanakan. Jadi, dalam hal ini kantor harus memenuhi fungsi
tersebut.
Kantor adalah pelayan dari manajemen. Selain lima fungsi di atas,
kantor masih memiliki empat fungsi lain, yaitu:
a.

Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan

Sebagai badan eksekutil, kantor harus bertindak sebagai pusat
administrasi. Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi:
pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha, dan
humas.
b. Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan
antar bagian dalam organisasi.
c. Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi.
d. Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan
dukungan terhadap organisasi.
Manajemen Perkantoran menurut The Liang Gie merupakan
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi

dan mengendalikan (melakukan control) sampai menyelenggarakan

secara tertib, sesuatu hal. Hal atau sasaran Yng terkena oleh rankaian
kegiatan itu pada umumnya adalah office work (pekerjaan perkantoran)

Pekerjaan kantor
Menurut William H. Leffinggwell dan Edwin M. Robinson menyebutkan
bahwa kantor meliputi :
1. menerima, mengolah dan mengirimkan pesanan
2. menagih
3. surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. menyimpan file/warkat
5. menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum
diselesaikan
6. mengurus, membagi dan mengirimkan surat
7. pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan alamat
8. menelepon, menerima tamu, melayani pesan.
9. Membuat warkat-warkat dan memcatat data yangdiinginkan
Menurut George Terry bahwa ada tujuh macam kegiatan pokok
pekerjaan di kantor:
1. Typing (mengetik)
2. Calculating (menghitung)
3. Checking (memeriksa)
4. Filling ( menyimpan warkat)
5. Telephoning (menelepon)
6. Duplicating (menggandakan)

7. Mailing (mengirim surat)

Kualifikasi Manajer Kantor
1. Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi,
seseorang yang dapat membenahi dan memimpin fungsi organisasi
dengan lancer sehingga dapat melaksanakan jasa-jasa kantor dengan
biaya yang minimum.
2. Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis.
Manajemen mengharapkan agar manajer kantor itu menunjukan
kepemimpinan
yang
dinamis,
dengan
cara
memperlihatkan
ketidakpuasan yang sehat terhadap metode yang sekarang dan telah
lalu, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, sehingga mendorongnya
secara terus-menerus untuk menerapkan metode-metode yang baru dan
lebih baik.
3. Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan
untuk melimpakan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.
4. Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerjapekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah
pengawasannya.
5.
Manajer
kantor
hendaknya
menyisihkan
waktu
untuk
mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya
yang merupakan karakter eksekutif yang berhasil
6. Manajer kantor hendaknya dapat meramalkan, membayangkan dan
merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi esok hari.

Daftar Pustaka
Yatimah, Durotul. 2009. Kesektretarisan
Perkantoran. Jakarta: Putaka Setia

Modern

dan

Administrasi

http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-sekretaris/
http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-sekretaris/

ADMINISTRASI BISNIS
VI
Kebutuhan sekretaris dalam
bisnis
Kualifikasi soerang sekretaris

Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis

Fungsi sekretaris
sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi
seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang
sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung
jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi.
Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat
sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih
maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.
Kualifikasi Seorang Sekretaris
Arti Sekretaris dan Kesekretariatan
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin
atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan
kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial
seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan
bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya
tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang

mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan,
mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan,
memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik,
melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris

A. Ruang Lingkup
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya
yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang
meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,
pendistribusian, dan penyimpanan.
Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun
extern.
Menyelenggarakan rapat-rapat.
Menyelenggarakan
kunjungan.

pengaturan

penerimaan

tamu

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

o

Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala

pihak baik intern maupun ekstern.

Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi

Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau

organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen
(POAC).

C. Fungsi
Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan

 Sebagai pusat dokumentasi

Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi

Peran Strategis

Peran Teknis

Peran Pendukung

Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris

a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya
bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a. Menerima tamu
b. Menerima telepon
c. Mengambil dikte dan melatinkan
d. Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang
diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang
usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan
percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :
a. Tugas-tugas yang bersifat rutin
b. Tugas-tugas khusus
c. Tugas-tugas yang bersifat kreatif
d. Melakukan hubungan dan kerja sama

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara

yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik
antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya
untuk memperoleh 3 hal :
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
TUGAS TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :

Tugas-tugas Rutin

Tugas-tugas Khusus

Tugas-tugas Istimewa

Tugas-tugas Resepsionis

Tugas Keuangan

Tugas Sosial

Tugas Insidental

Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting

PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS

Tutup Mulut Rapat Rapat
Pasang Mata Awas Awas
Buka Telinga Lebar Lebar
SEKRETARIS HARUS MAMPU :

Membagi waktu kerja dengan keluarga

Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi

Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi

Pandai menyimpan rahasia

Siap full kontek dan ready to fight in every moument

Dan lain-lain

TUGAS POKOK SEKRETARIS

Membantu pimpinan

Menyiapkan agenda rapat

Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan

Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi

Dan lain sebagainya

HAL-HAL
YANG
SEKRETARIS :

PERLU

DIPERHATIKAN

OLEH

SEORANG

Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak

Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan

haknya

Watak keras kepala dan menang sendiri

Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain

Dan lain sebagainya

Sikap dalam Melaksanakan Tugas

Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris antara lain :
Keterampilan kesekretarisan;
Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis;
Ingatan yang baik;
Memperluas wawasan;
Ketelitian;
Pertimbangan
atau
perhitungan
sebelum
melakukan
tindakan; Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna

Penampilan Diri Sekretaris

Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan
kepribadiannya :
1. Mampu mengaktualisasikan diri;
2. Mampu melihat secara objektif;
3. Memiliki pandangan hidup;
4. Menghargai orang lain;
5. Peka akan tujuan;
6. Memiliki rasa humor.

Daftar Pustaka
Yatimah, Durotul. 2009. Kesektretarisan
Perkantoran. Jakarta: Putaka Setia

Modern

dan

Administrasi

susilawati.files.wordpress.com/2007/11/kesekretarisan.ppt
susilawati.wordpress.com/.../peran-dan-tanggung-jawab-sekretaris/

ADMINISTRASI BISNIS
VII
HAL-HAL LAIN YANG
BERHUBUNGAN DENGAN
KANTOR

ergonomics

Hal-Hal Yang Berhubungan Dengan Kantor

1. Pengertian ergonomics
Ergonomi berasal dari kata-kata dalam bahasa Yunani yaitu Ergos
yang berarti kerja dan Nomos yang berarti ilmu, sehingga secara harfiah
dapat diartikan sebagai suatu ilmu yang mempelajari hubungan antara
manusia dengan pekerjaannya.
Definisi mengenai ergonomi juga datang dari Iftikar Z.
Sutalaksana (1979) yang mendefinisikan ergonomi sebagai suatu
cabang ilmu yang sistematis untuk memanfaatkan informasi-informasi
mengenai sifat, kemampuan dan keterbatasan manusia untuk
merancang suatu sistem kerja sehingga orang dapat hidup dan bekerja
pada sistem itu dengan baik, yaitu mencapai tujuan yang diinginkan
melalui pekerjaan itu dengan efektif, aman dan nyaman (Sutalaksana
dkk, 1979).
Secara umum ergonomi didefinisikan suatu cabang ilmu yang
statis untuk memanfaatkan informasi-informasi mengenal sifat,
kemampuan dan keterbatasan manusia dalam merancang suatu sistem
kerja sehingga orang dapat hidup dan bekerja pada sistem itu dengan
baik, yaitu mencapai tujuan yang diinginkan melalui pekerjaan itu,
dengan efektif sehat, nyaman, dan efisien. Tidak hanya hubungannya
dengan alat, ergonomi juga mencakup pengkajian interaksi antara
manusia dengan unsur-unsur sistem kerja lain, yaitu bahan dan
lingkungan, bahkan juga metoda dan organisasi. (Sutalaksana, 2006)
Ilmu ergonomi mempelajari beberapa hal yang
Sulistiadi, 2003).

meliputi (Menurut

1. Lingkungan kerja meliputi kebersihan, tata letak, suhu, pencahayaan,

sirkulasi udara , desain peralatan dan lainnya.

2. Persyaratan fisik dan psikologis (mental) pekerja untuk melakukan

sebuah pekerjaan: pendidikan, postur badan, pengalaman kerja, umur
dan lainnya
3. Bahan-bahan/peralatan kerja yang berisiko menimbulkan kecelakaan
kerja: pisau, palu, barang pecah belah, zat kimia dan lainnya
4. Interaksi antara pekerja dengan peralatan kerja: kenyamanan kerja,
kesehatan dan keselamatan kerja, kesesuaian ukuran alat kerja dengan
pekerja, standar operasional prosedur dan lainnya
Pengertian lain dari Ergonomi
Ergonomi merupakan disiplin keilmuan yang mempelajari
manusia dalam kaitannya dengan pekerjaannya, (Wignjosoebroto,
2003)
Ergonomi merupakan studi tentang aspek-aspek manusia dalam
lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi,
engineering, manajemen dan desain atau perancangan, (Nurmianto,
2003)
Ergonomi yaitu ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam
kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomi ialah
manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Secara singkat dapat
dikatakan bahwa ergonomi ialah penyesuaian tugas pekerjaan dengan
kondisi tubuh manusia ialah untuk menurunkan stress yang akan
dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat
kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu,
cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan tubuh
manusia. (Departemen Kesehatan RI, 2007)
Ergonomi adalah merupakan suatu cabang ilmu yang mempelajari
sifat, kemampuan, dan keterbatasan manusia. (Sutalaksana, 2006)
Ergonomi adalah ilmu terapan yang menjelaskan interaksi antara
manusia dengan tempat kerjanya. Ergonomi antara lain memeriksa
kemampuan fisik para pekerja, lingkungan tempat kerja, dan tugas yang
dilengkapi dan mengaplikasikan informasi ini dengan desain model alat,
perlengkapan, metode-metode kerja yang dibutuhkan tugas menyeluruh
dengan aman. (Etchison, 2007).
Ergonomi adalah ilmu untuk menggali dan mengaplikasikan
informasi-informasi
mengenai
perilaku
manusia,
kemampuan,
keterbatasan dan karakteristik manusia lainnya untuk merancang
peralatan, mesin, sistem, pekerjaan dan lingkungan untuk meningkatkan

produktivitas, keselamatan,
manusia (Chapanis, 1985).

kenyamanan

dan

efektifitas

pekerjaan

Ergonomi yaitu ilmu yang mempelajari perilaku manusia

dalam kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomi
ialah manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Secara singkat
dapat dikatakan bahwa ergonomi ialah penyesuaian tugas pekerjaan
dengan kondisi tubuh manusia ialah untuk menurunkan stress yang akan
dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat
kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu,
cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan tubuh
manusia.
2. Tujuan dan Pentingnya Ergonomi
Maksud dan tujuan dari disiplin ilmu ergonomi adalah
mendapatkan suatu pengetahuan yang utuh tentang permasalahanpermasalahan interaksi manusia, teknologi dan produk-produknya,
sehingga dimungkinkan adanya suatu rancangan sistem manusia-mesin
(teknologi) yang optimal. Human Engineering atau sering juga disebut
sebagai ergonomi didefinisikan sebagai perancangan man-machine
interface, sehingga pekerja dan mesin/produk lainnya bisa berfungsi
lebih efektif dan efisien sebagai sistem manusia-mesin yang terpadu.
(Wignjosoebroto, 2003)
Penerapan prinsip ergonomi di tempat kerja diharapkan dapat
menghasilkan beberapa manfaat sebagai berikut (Sulistiadi, 2003):
1 .Mengerti tentang pengaruh dari suatu jenis pekerjaan pada diri
pekerja dan kinerja pekerja
2. Memprediksi potensi pengaruh pekerjaan pada tubuh pekerja
3. Mengevaluasi kesesuaian tempat kerja, peralatan kerja dengan
pekerja saat bekerja
4. Meningkatkan produktivitas dan upaya untuk menciptakan kesesuaian
antara kemampuan pekerja dan persyaratan kerja.
5. Membangun pengetahuan dasar guna mendorong pekerja untuk
meningkatkan produktivitas.
6. Mencegah dan mengurangi resiko timbulnya penyakit akibat kerja
7. Meningkatkan keselamatan kerja
8. Meningkatkan keuntungan, pendapatan, kesehatan dan kesejahteraan
untuk individu dan institusi.

Dengan melakukan penilaian ergonomi di tempat kerja dapat diperoleh 3

keuntungan yaitu (Sulistiadi, 2003):

Mengurangi potensi timbulnya kecelakaan kerja

Mengurangi potensi gangguan kesehatan pada pekerja
Meningkatkan produktivitas dan penampilan kerja

3. FUNGSI ERGONOMI
Ergonomi memiliki fungsi dimana dapat memberikan kemudahan
bagi manusia dalam melakukan suatu pekerjaan. Dengan begitu kendala
keterbatasan yang dimiliki oleh manusia dapat diatasi. Fungsi lainnya,
ergonomi mampu mengurangi penggunaan energi lebih pada saat
seseorang melakukan pekerjaan. Selin itu, ergonomi dapat mebuat
seseorang menjadi lebih baik dalam melakukan suatu pekerjaan juga
pruktivitas
menjadi
lebih
baik.
Sebagai contoh, posisi antara meja dan kursi ketika kita bekerja atau
belajar. Posisi dibuat sedemikian rupa sehingga kita dapat dengan mudah
melakukan
suatu
pekerjaan.
Dampaknya
terhadap
psikologis
seseorang
mampu
membuat
produktivitas meningkat karena posisinya yang ergonomis mampu
mengurangi tingkat kelelahan pada saat bekerja.
4. Aplikasi/penerapan Ergonomik:
1. Posisi Kerja terdiri dari posisi duduk dan posisi berdiri, posisi
duduk dimana kaki tidak terbebani dengan berat tubuh dan posisi
stabil selama bekerja. Sedangkan posisi berdiri dimana posisi
tulang belakang vertikal dan berat badan tertumpu secara seimbang
pada dua kaki.
2. Proses Kerja. Para pekerja dapat menjangkau peralatan kerja sesuai
dengan
posisi waktu
bekerja
dan
sesuai
dengan
ukuran
anthropometrinya. Harus dibedakan ukuran anthropometri barat dan
timur.
3. Tata letak tempat kerja. Display harus jelas terlihat pada waktu
melakukan aktivitas kerja. Sedangkan simbol yang berlaku secara
internasional lebih banyak digunakan daripada kata-kata.
4. Mengangkat beban. Bermacam-macam cara dalam mengangkat beban
yakni, dengan kepala, bahu, tangan, punggung dsbnya. Beban yang
terlalu berat
Contoh paling sederhana dan umum adalah kursi kerja dengan
manusia yang memakainya (mendudukinya). Penjelasan sederhananya:

Jika kita duduk dikursi yang nyaman, maka kita bisa bekerja dengan lebih
nyaman dan santai sehingga konsentrasi tetap terjaga, akibatnya hasil
kerja kita juga baik.
5. Standar Ruang Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus
diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran
yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah
ditetapkan undang undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yagn
antara lain menetapkan prsayratan atau stadar yang harus dimiliki oleh
setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus
dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang
kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2
untuk setiap petugas
c. Suhu Udara Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam
ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi Peredaran udara segar atau
dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

udara

yang

telah

e. Penerangan Cahaya Cahaya alam / lampu yang cocok dan

cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat
dengan seharusnya
f. Fasilitas kesehatan. Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus
disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan
dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus
disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan
pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk
mengeringkan pakaian yang basah

j. Tempat duduk petugas harus disediakan tempat duduk untuk

keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang , dan tangga Lantai harus dijaga agar tidak mudah
orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian
bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari
petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat ,
membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan
kecelakaan
n. Pertolongan pertama ruang kerja harus dissediakan kotak /
lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai
yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran Alat pemadam kebakaran dan sarana
untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara
memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan Kecelakaan dalam kantor yagn
menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus
dilaporkan kepada pihak yang berwajib
Demikianlah sekedar contoh mengenai beberapa ketat dan lengkap
persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh suatu kantor di negara
maju saat ini.
6. Lingkungan (Fisik) Kantor
Dasar-dasar Penentuan Tempat sebuah kantor antara lain :
1.

Cahaya/penerangan

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja

pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta
kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal yang dibutuhkan
pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor.
Penerangan kantor yang optimal berguna untuk :
a.

Meningkatkan produktivitas kerja

b.

Meningkatkan mutu kerja

c.

Mengurangi terjadinya kesalahan

d.

Mengurangi ketegangan/kerusakan mata

e.

Mengurangi rasa lelah

f.

Meningkatkan semangat kerja pegawai

g.

Memberikan citra yang baik bagi perusahaan

Cahaya yang abadi / permanen ialah matahari dan cahaya buatan

seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu
menembus 6-7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan
cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu
a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan
kaca
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya
tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
McShane (1997) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan
yang digunakan di kantor, antara lain :
a.
Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan
keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang
kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan
yang terdapat di ruangan kantor tersebut.
b.
Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang
pegawai, misalnya masa kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak
kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan di kantorkantor di Indonesia karena alasan kepraktisan.
c.
Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada
area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong
sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan sehingga
pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
d.
Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, serta
cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi
pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam
keadaan mendung atau gelap.
Ada empat sistem penerangan yang dapat digunakan dalam
organisasi, antara lain:

a.

Direct

Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area

kerja. Sistem ini akan mengakibatkan munculnya silau dan banyangan
karena hanya sedikit cahaya yang tersebar. Kecuali cahaya berada dekat
satu sama lain, area kerja tidak akan mendapat cahaya yang sama.
b.

Semidirect

Dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke

bawah dan sisanya diarahkan ke atas lalu dipantulkan kembali ke bawah.
Sistem ini menghilangkan beberapa banyangan yang merupakan
karakateristik sistem cahaya direct.

c.

Incirect

Sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor,

karena cahaya yang disebarkan mengurangi bayangan dan silau yang
ditimbulkan dari penerangan yang digunakan. Dengan sistem ini, 90
hingga 100% cahaya pertama diarahkan ke atas dan kemudian
menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.
d.

Semiindirect

Sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas

kemudioan dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke
kerja. Meskipun sistem ini dapat menghasilkan jumlah cahaya yang
dengan tingkat watt yang sama dengan indirect, bayangan, dan
masih menjadi kendalai bagi sistem semiindirect.
e.

dan
area
lebih
silau

General Diffuse

Sistem ini mengarahkan 40 hingga 60% cahaya ke arah area kerja,

dan sisanya diarahkan ke bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih
banyak cahaya pada tingkat watt yang sama dengan semiindirect,
cayangan
dan
silau
juga
lebih
banyak
daripada
menggunakan semiindirect.
2.

Warna

Warna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi

kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap
penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda
apabila ingin melakukan efisiensi dalam penerangan. Penggunaan tata
warna dalam kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa atau
perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh berlainan bagi

setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan reaksi yang tidak
sama terhadap warna-warna tertentu.
Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru.
a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat
menimbulkan
emosi
b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang
mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra,
menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat
mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung
perkantoran yaitu :
-88% warna putih
-88% campuran warna putih dan hijau
-83 % warna abu-abu
-81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan
sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan
membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding
kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.
Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai berikut :
Pengaruh warna
Warna

Jarak

Temperatur

Efek Psikis

1.

Putih

Netral

Dingin

Ketenangan

2.

Biru

Jauh

Dingin/sejuk

Keleluasaan,
ketenteraman

3.

Hijau

Jauh

Sangat dingin/netral

Menyenangkan

4.

Merah

Dekat

Panas

Merangsang
kegembiraan
dan
kegiatan kerja, tetapi
bisa
juga
mengganggu.

5.

Oranye

Sangat dekat

Sangat hangat

Merangsang

6.

Kuning

Dekat

Hangat

Merangsang
riang
gembira,
melenyapkan
perasaan tertekan.

7.

Coklat

Sangat dekat

Netral

Merangsang

8.

Ungu

Sangat dekat

Dingin

Agresif

9.

Hitam

Sangat dekat

Panas (menyerap
besar)

cahaya Agresif,
menangkutkan,
mengganggu,
menolak.

Efek warna-warna diatas dipergunakan untuk penggunaan pada dinding

kantor, langit-langit kantor, lantai, karpet, gordin jendela, dan perabotan
kantor.
3.

Udara

Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang

baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus
dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat
produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efesiensi dapat
dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa
kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik, sehingga biaya
kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan
Udara dalam hal ini ditinjau dari :
a.

Suhu/temperatur

b.

Kelembaban

c.

Sirkulasi/ventilasi

d.

Kebersihan

Menurut Moekjizat (1995:144), Air Conditioner (AC) mengatur

keadaan udara dengan mengawasi suhi, peredaran, kelembaban, dan
kebersihan.
Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha
yang
dibuat
yaitu
:
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas
angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan
kerja
c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4. Suara/Bunyi
Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20%
setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udaara
yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor,
antara lain :
a.

Meningkatkan produktivitas kerja

b.

Meningkatkan mutu kerja kantor

c.

Menjaga kesehatan pegawai

d.

Meningkatkan semangat kerja

e.

Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu

Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara

yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada
kesehatan pegawai. Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh suara yang
gaduh adalah :
a. Gangguan mental dan saraf pegawai.
b. Kesulitan mengadakan keonsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan,
kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon dan ketidak
hadiran yang lebih banyak.
c. Kelelahan
berkurang.

yang

bertambah dan semangat kerja

pegawai yang

Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengurangi kebisingan

tersebut, antara lain :
a. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif
b. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising

c. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding,

jendela atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara
d. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising
Musik dapat mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai.
Musik berguna untuk :
1) Meningkatkan efisiensi, kepuasan kerja dan produktivitas.
2) Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks,
mengurangi nervous dan kejenuhan serta menambah kegembiraan
kerja. Hal ini dapat terjadi apabila :
a) Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat monoton
sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan.
b) Terdengar samar, volume tidak terlalu kuat, tempo sedang, lembut
dan tenang.
c) Tidak dibunyikan secara terus-menerus, melainkan pada waktu-waktu
tertentu saja.
Suatu cara yang akhir akhir ini dijalankan diluar negeri untuk
menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan
percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat
mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambah
kegembiraan kerja.

Daftar Pustaka
http://blogteknikindustri.wordpress.com/2009/07/27/pengantar-ergonomi/
http://dyahanggraini.ngeblogs.com/2010/02/12/ergonomi-dan-fungsinya/
http://www.depkes.go.id/downloads/Ergonomi.PDF
http://sobatbaru.blogspot.com/2010/03/pengertian-ergonomi.html

http://ergonomi-fit.blogspot.com/2011/12/ergonomi-adalah.html
http://bambangwisanggeni.wordpress.com/2010/03/02/ergonomi/
http://soers.guru.fkip.uns.ac.id/2010/04/07/%E2%80%9Cpengertianergonomic-dan-penerapannya%E2%80%9D/

ADMINISTRASI BISNIS
VIII
PENGATURAN BISNIS TRAVEL
(Perjalanan Dinas)

A. Pendahuluan
Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai
kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor
cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji
pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial,
kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan
perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri
segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris
harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah
pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping
itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus
mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi,
bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen
perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah
yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara
keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah
peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak
pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas
ekonomi, dan sebagainya. Selanjutnya setelah mendapat kepastian
keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi
sebagai berikut:
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?
2.
Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang
keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?
3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta
api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?
4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?
5.
Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang
dikehendaki?
Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun
menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan
jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket
(reservation) beberapa hari sebelum berangkat.

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi
tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan
wilayah kota atau Negara tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang
digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan
sekretaris, yaitu sebagai berikut.

1. Perjalanan dinas lewat darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan
mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan
menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan
tempat tujuan relative dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro
perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan
relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.
Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu
melakukan perjalanan dinas lewat darat.
a. Perjalanan dinas dengan mobil
1) Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan
2) Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan
dilewati
3) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel
4) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel,
janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor
telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya
5) Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan
6)
Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan
perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan
b. Perjalanan dinas dengan kereta api
1)
Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu
keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan
tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada
halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.
2)
Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan
tempat duduk dan tempat tidur.

3) Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya

sampai tujuan
4) Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel
5) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel,
janji temu,
rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang
akan dikunjungi.
6) Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan
pimpinan.

2. Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas
pelayanan yang
ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan
dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:
1) Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua
visa yang diperlukan sudah diperoleh.
2) Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh
hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan
tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.
3) Dapatkan tiket kapal
4)
Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang
dibutuhkan
5) Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang
dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang
6) Dapatkan mata uang asing, travellers
7) Siapkan rencana perjalanan
3.

Perjalanan dinas lewat udara.

Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan
fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat
efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan
yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan
perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan
penggunaan alat trasportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki
waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu
urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan
menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan
jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis. Adapun
persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1) Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi

dan kelas utama. Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa
yang cocok untuk pimpinan
2)
Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan
diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan
pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan
tepatnya pukul keberangkatan.
3) Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian
4)
Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat
maksimum
5) Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan
6) Siapkan rencana perjalanan
C. Daftar Perjalanan (Itinerary)
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang
kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan. Sekretaris dapat
bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan
tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan. Hal ini perlu dilakukan
karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana
tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Daftar perjalanan
(Itinerary) mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara
udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel
untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal,
waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan.
Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu
lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar
perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan,
keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi
sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris
dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang
tembusan.
Contoh 1:
ITINERARY
Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York
June 22-26, 2006

Tuesday, June 22
6:10 p.m. Leave Cincinnati Union Station on National Limited. Car D12,
Lower 9. Your Ticktes are in your letter case.

Wednesday, June 23
7:40 a.m
Arrive Washington Union Station. Reservation at
the Carlton Hotel.10:00 a.m.
Appointment with James C. Richardson
at his office, 236 Fourteenth
Street. Contract in your portfolio.
12:30 p.m.
Luncheon engagement with Mr. Walters at The
Mayflower
Contoh 2:
DAFTAR PERJALANAN

Selasa, 25 Pebruari 2006

Pukul
08.00
Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan
KT. 4375 DD)
12.00
Tiba di bandara Sepinggan
12.15
Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta
13.00
Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta
14.00
Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton
(menggunakan mobil
perusahaan )
Rabu, 26 Pebruari 2006
Pukul 09.00
Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel
11.00
Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha
13.00
Rapat komisaris
Kamis, 27 Pebruari 2006
Pukul 09.00
Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin
Electronics
11.00
Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi
13.30
Tiba di bandara Soekarno Hatta
14.15
Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda (GA-

D. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Agar perjalanan dinas dapat berjalan lancar, segala sesuatunya
harus dipersiapkan, perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang
dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :

1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan

Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan
dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari
atasannya.
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank,
kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk
meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. Paspor
merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang
dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan
hukum. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat
yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar
negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen
Kehakiman yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan
negara. Lengkapnya untuk memperoleh passport syaratnya :
a. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah
b. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar
negeri,
besarnya tergantung keperluan).
c.
Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang
menugaskan dia, atau atas izin istri/istri, atas izin dari anakanak/orang tua.

Untuk mengurus paspor dikenakan biaya:

a. Biaya blangko dan buku paspor
b. Biaya exit permit
c. Biaya health certificate
Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan
paspor ketentuannya:
a. Memiliki kartu penduduk asli
b. Surat warga negara asli
c. Surat ganti nama kalau ada

d. Akte kelahiran asli

e. Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah
f. Surat fiskal
Paspor dibedakan dua macam :
a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan
untuk kepentingan pemerintah
b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri :
paspor dinas (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama
pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
11. Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor
untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini
dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang
bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi
akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku
paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan
untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk
kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi
warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa :
a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
b. Visa untuk para pelajar (student authorization)
c. Visa untuk pegawai (employment authorization)
12. Health Certificate
Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan
Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri.
Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular
(cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri
penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina.
Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu,
untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan,
kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini
merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah
merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional
(International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.
13. Fiscal
Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang
akan berangkat ke luar negeri, dipenuhi di lapangan udara pada saat
keberangkatan. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat

terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan

untuk setiap kegiatan perjalanan.
E. Alat Pembayaran (Travel Funds)
Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani
selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri,
sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk
menjaga keamanan pimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat
digunakan alat pembayaran (travel funds).
1. Travelers Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam
jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00, $20.00, $50.00 dan $100.00.
Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani
oleh pembeli.
2. Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank
apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama
dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang
memintanya, dan dengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank
yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan menunjukkan
neraca dalam L/C.
3. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan,
perusahaan penerbangan yang memberikan hak kepada pembawa untuk
memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut
persyaratan yang ditetapkan.
4. Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan
menghendaki uang tunai selama dalam perjalanan.

F. Mempersiapkan Penginapan
1. Pemesanan kamar
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti
telepon atau facsimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan
langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia. Untuk memudahkan
informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan
nama tamu harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun
pada rak informasi berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir
(surname) setelah itu barulah nama depan (first name).
2. Check In
Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah
mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat
langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan diberi
keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut,
antara lain jenis kamar, tarif, dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.
3. Cara pembayaran

Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis

kamar yang dipilih dan berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini
hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan
akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan). Ada pula hotel
yang memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas
lainnya dimana pembayarannya sekaligus pada saat akan check out.
4. Check Out.
Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir
dengan memberikan kunci kamar dan pemeriksaan barang-barang yang
di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan menghubungi
semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja
yang digunakan dan belum di bayar.
G. Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada
satu tugas sekretaris yaitu membuat laporan keuangan. Semua
pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai
dasar penyusunan laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan
dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan perjalanan,
dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih
dapat memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan, yaitu:
1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas
bon, kuitansi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya
penginapan, biaya kegiatan, transpor, dan entertainment. Biaya
entertainment adalah biaya
yang digunakan untuk menjamu relasi.
3. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan
dibuatkan kas bon atau kuitansi dari pihak perusahaan
4.
Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi
setelah dibuatkan kas bon/kuitansi akan dicatat lagi pada laporan
entertainment.
5. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan
secara keseluruhan.
Catatan :
Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran maka
sisanya kan dikembalikan lebih pada bagian keuangan, dan sebaliknya
bila dana perjalanan lebih kecil dari biaya pengeluaran, pihak keuangan
mengganti kekurangan tersebut.
Contoh :
LAPORAN BIAYA PERJALANAN
Yang melakukan perjalanan : ...... MM

Jabatan
Tujuan
Tanggal
A.
Penerimaan
Tanggal
No. Faktur
Keterangan
Febru
25
Dana
ari
Perusahaan
Zaratex

: Manager PT .......
: Jakarta
: 25 - 27 Februari 2004

Debet
dari

Kredit
Saldo
Rp.
Rp.5.000.
5.000.00 000
0

B.
Pengeluaran
Tanggal
No. Faktur
Keterangan
Debet
Kredit
Febru
26
Tiket
Pesawat Rp.
ari
Balikpapan (PP)
800.00
0
26
Biaya
relasi Rp.
dengan Mr. X
300.00
0
27
Biaya
relasi Rp.
dengan Ms. X
300.00
0
27
Biaya Hotel dan Rp.
Akomodasi
1.000.00
0
Jumlah

Saldo
Rp.
800.000
Rp.
300.000
Rp.
300.000
Rp.
1.000.000
Rp.2.400.
000

Referensi
http://www.docstoc.com/docs/50553905/PRAKTIK-MENGATURPERJALANAN-BISNIS-PIMPINAN
http://kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/mengatur-danmempersiapakan-perjalanan.html
http://www.scribd.com/doc/53729284/Praktik-Mengatur-Perjalanan-BisnisPimpinan

ADMINISTRASI BISNIS
IX
ADMINISTRASI UPAH DAN
GAJI
Kompensasi
Teori upah
Metode pembayan upah

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI

Tingginya angka inflasi dan pengangguran selama resesi ekonomi
tahun 1970-an, berdasJIarkan survey Dinas Pegawai, pegawai
menganggap kepuasan kerja, tanggung jawab dan pengakuan lebih
penting daripada gaji. Sikap terhadap gaji dipengaruhi oleh tingginya

tingkat pendidikan pegawai, pengaruh, kemandirian, lingkungan rumah

dan sekolah yang bebas, dan diterimanya konsep demokrasi industri.
Pekerja sekarang lebih mencari pekerjaan yang memuaskan, partisipasi
dalam pembuatan keputusan yang mempengaruhi masa kerjanya, dan
berakhirnya otoriter dalam pekerjaan. Menurut Kepala Badan Pegawai di
Amerika, masyarakat berubah lebih cepat daripada lembaga namun
tempat kerja relatif tidak terpengaruh oleh perubahan ini. Pekerja muda
berharap banyak, tetapi respon terhadap harapan tersebut tidak.
TUJUAN ADMINISTRASI GAJI PERKANTORAN
Tujuan administrasi gaji perkantoran harus sesuai dengan
harapan pekerja yang berumur antara 20 dan 25 tahun yang kurang puas
dengan pekerjaan mereka dibanding pekerja yang lebih muda atau lebih
tua. Kelompok umur ini akan menjadi angkatan kerja mayoritas. Program
harus dirancang untuk pekerja yang berumur 35 tahun ke atas, yang
sangat puas dengan pekerjaannya. Administrasi gaji perkantoran yang
efektif harus mencapai tujuan berikut :
1. Mempromosikan dan mencapai keadilan gaji, yang akan
mengurangi ketidakpuasan di kalangan pekerja. Ketidakpuasan
pegawai terhadap program gaji terjadi jika terdapat ketidakadilan.
Perbedaan gaji harus disesuaikan dengan kinerja.
2. Menyusun gaji yang tepat, agar pekerja yang kompeten mau
bekerja dan bertahan di perusahaan.
3. Mendorong kinerja yang tinggi, dengan evaluasi kinerja berkala
yang obyektif. Evaluasi berkala dapat membantu pekerja
mengetahui seberapa baik kinerja mereka, dan menjamin
komunikasi antara pimpinan dan bawahan. Pegawai menjadi sadar
bahwa upaya ekstra mereka akan mendapatkan imbalan ekstra.
Tujuan administrasi gaji harus dikomunikasikan kepada pekerja,
sebelum mereka berusaha, bukan setelahnya.
4. Untuk menjaga daya saing dengan perusahaan lain di wilayah yang
sama, sekaligus mengendalikan upah pekerja sesuai dengan
produktivitasnya.

Untuk mencapai tujuan di atas, perusahaan harus menyusun

program gaji berdasarkan analisa dan evaluasi pekerjaan yang telah
dibahas di Bab 22. Manfaat analisa pekerjaan adalah untuk menyusun

tingkat posisi jabatan. Menyusun tingkat jabatan tersebut merupakan

bentuk dari evaluasi pekerjaan. Untuk setiap jabatan atau kelompok
pekerjaan harus ada skala gaji minimum dan maksimum, dengan
kenaikan berkala berdasarkan kinerja yang ditentukan berdasarkan
evaluasi pegawai.
Dalam merancang program gaji kantor, perusahaan harus
mempertimbangkan penempatan pegawai berdasarkan pembayaran
insentif. Sebelum menyusun sistem pembayaran insentif, pekerjaan
harus diukur dan distandarisasi, seperti dibahas dalam Bab 23. Dalam
mengukur pekerjaan dan menetapkan standar, manajer kantor kurang
banyak berusaha. Dalam menetapkan standar, pekerjaan harus dianalisa,
semua gerakan dan waktu yang sia-sia harus dikurangi, dan studi output
harus dibuat untuk memperoleh statistik kinerja rata-rata. Statistik ini
digunakan sebagai dasar pembayaran insentif.
Aspek penting dari paket kompensasi pegawai berkaitan dengan
bonus pegawai, atau kompensasi tidak langsung yang diterima pekerja,
seperti dibahas dalam Bab 14 berjumlah 33 % dari total gaji. Karena
banyak bonus pegawai terkait dengan keamanan, maka disesuaikan
dengan kebutuhan pegawai dan berbeda dari kompensasi langsung.
Semakin banyak keamanan yang diberikan oleh pihak yang
menganggapnya penting, semakin banyak pekerja yang terdemotivasi,
karena kebutuhan adalah motivator kinerja, bukannya cara untuk
memenuhi kebutuhan tersebut. Dalam mempertimbangkan berbagai
faktor yang menentukan gaji dan dalam merancang bonus pegawai,
perusahaan harus mengetahui paket bonus yang menarik bagi pegawai
yang sangat berorientasi keamanan; sehingga mundurnya pegawai yang
menganggap keamanan kurang penting akan meningkat.
Gaji
Gaji adalah imbalan finansial yang di bayarkan kepada karyawan
secara teratur, seperti tahun, caturwulan, bulanan atau mingguan
Upah
upah merupakan imbalan finansial langsung yang di bayarkan
kepada pekerja berdasarkan jam kerja, jumlah barang yang di hasilkan
atau
banyaknya
pelayanan
yang
di
berikan.
Insentif
insentif merupakan imbalan langsung yang di bayarkan kepada
karyawan karena kinerjanya melebihi standar yang di tentukan
kompensasi tidak langsung (Fringe benefit)

Fringe benefit merupakan kompensasi tambahan yang di berikan

berdasarkan kebijaksanaan terhadap semua karyawan dalam usaha
meningkatkan kesejahteraan pata karyawan
KOMPENSASI
2. Faktor-Faktor yang mempengaruhi kompensasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya kompensasi menurut
Hasibuan ( 2007)[6], antara lain sebagai berikut.
1) Penawaran dan Permintaan Tenaga Kerja. Jika pencari kerja
(penawaran) lebih banyak daripada lowongan pekerjaan (permintaan)
maka kompensasi relatif kecil. Sebaliknya jika pencari kerja lebih sedikit
daripada lowongan pekerjaan, maka kompensasi relatif semakin besar.
2) Kemampuan dan Kesediaan Perusahaan. Apabila kemampuan
dan kesediaan perusahaan untuk membayar semakin baik maka tingkat
kompensasi akan semakin besar. Tetapi sebaliknya, jika kemampuan dan
kesediaan perusahaan untuk membayar kurang maka tingkat
kompensasi relatif kecil.
3) serikat Buruh/Organisasi Karyawan. Apabila serikat buruhnya
kuat dan berpengaruh maka tingkat kompensasi semakin besar.
Sebaliknya jika serikat buruh tidak kuat dan kurang berpengaruh maka
tingkat kompensasi relatif kecil.
4) Produktivitas Kerja Karyawan. Jika produktivitas kerja karyawan
baik dan banyak maka kompensasi akan semakin besar. Sebaliknya kalau
produktifitas kerjanya buruk serta sedikit maka kompensasinya kecil.
5) Pemerintah dengan Undang-undang dan Keppres. Pemerintah
dengan undang-undang dan keppres menetapkan besarnya batas
upah/balas jasa minimum. Peraturan pemerintah ini sangat penting
supaya pengusaha tidak sewenang-wenang menetapkan besarnya balas
jasa bagi karyawan. Pemerintah berkewajiban melindungi masyarakat
dari tindakan sewenang-wenang
6) Biaya Hidup/Cost of Living. Apabila biaya hidup di daerah itu
tinggi maka tingkat kompensasi/upah semakin besar. Sebaliknya, jika
tingkat biaya hidup di daerah itu rendah maka tingkat kompensasi/upah
relatif kecil. Seperti tingkat upah di Jakarta lebih besar dari Bandung,
karena tingkat biaya hidup di Jakarta lebih besar daripada di Bandung.

7) Posisi Jabatan Karyawan. Karyawan yang menduduki jabatan

lebih tinggi akan menerima gaji/kompensasi lebih besar. Sebaliknya
karyawan yang menduduki jabatan yang lebih renda akan memperoleh
gaji/kompensasi yang kecil. Hal ini wajar karena seseorang yang
mendapat kewenangan dan tanggung jawab yang besar harus
mendapatka gaji/kompensasi yang lebih besar pula.
8)
Pendidikan dan Pengalaman Kerja. Jika pendidikan lebih tinggi
dan pengalaman kerja lebih lama maka gaji/ balas jasanya akan semakin
besar, karena kecakapan serta keterampilannya lebih baik. Sebaliknya,
karyawan yang berpendidikan rendah dan pengalaman kerja yang kurang
maka tingkat gaji/kompensasinya kecil.
9) Kondisi Perekonomian Nasional. Apabila kondisi perekonomian
nasional sedang maju (boom) maka tingkat upah/kompensasi akan
semakin besar, karena akan mendekati kondisi full employment.
Sebaliknya, jika kondisi perekonomian kurang maju (depresi) maka
tingkat upah rendah, karena terdapat banyak penganggur (disqueshed
unemployment).
10) Jenis dan Sifat Pekerjaan. Kalau jenis dan sifat pekerjaan yang
sulit dan mempunyai risiko (finansial, keselamatan) yang besar maka
tingkat upah/balas jasanya semakin besar karena membutuhkan
kecakapan serta ketelitian untuk mengerjakannya. Tetapi jika jenis dan
sifat pekerjaannya mudah dan risiko (finansial, kecelakaannya) kecil,
tingkat upah/balas jasanya relatif rendah. Misalnya, pekerjaan merakit
komputer balas jasanya lebih besar daripada mengerjakan mencetak
batu bata.
Martoyo
(2007)[7]
menjelaskan
tentang
faktor-faktor
yang
mempengaruhi kompensasi yaitu:
1) Kebenaran dan Keadilan. Hal ini mengandung pengertian
bahwa pemberian kompensasi kepada masing-masing karyawan atau
kelompok karyawan harus sesuai dengan kemampuan, kecakapan,
pendidikan dan jasa yang telah ditunjukkan kepada organisasi. Dengan
demikian tiap karyawan merasakan bahwa organisasi telah menghargai
jasanya kepada organisasi sesuai dengan pandangannya.
2) Dana Organisasi. Kemampuan organisasi untuk dapat
melaksanakan kompensasi baik berupa finansial" maupun "nonfinansial"
amat tergantung kepada dana yang terhimpun untuk keperluan tersebut.
Terhimpunnya dana tersebut tentunya juga sebagai akibat prestasiprestasi kerja yang telah ditunjukkan oleh karyawan-karyawannya. Makin

besar prestasi kerja, makin besar keuntungan organisasi/perusahaan,

makin besar dana yang terhimpun untuk kompensasi, maka makin baik
pelaksanaan kompensasi dan sebaliknya.
3) Serikat Karyawan. Para karyawan yang tergabung dalam
suatu serikat karyawan dapat juga mempengaruhi pelaksanaan ataupun
penetapan kompensasi dalam organisasi, sebab suatu serikat karyawan
dapat merupakan "simbol kekuatan" karyawan dalam menuntut
perbaikan nasib, yang perlu mendapatkan perhatian atau perlu
diperhitungkan oleh pihak manajemen/ pimpinan organisasi.
4)
Produktifitas Kerja. Produktifitas kerja karyawan merupakan
faktor yang mempengaruhi penilaian atas prestasi kerja karyawan.
Sedangkan
prestasi
kerja
karyawan
merupakan
faktor
yang
iperhitungkan dalam penetapan kompensasi. Karena itu produktifitas
kerja karyawan, ikut mempengaruhi pelaksanaan pemberian kompensasi
termaksud.
5)
Biaya Hidup. Penyesuaian besamya kompensasi, terutama
yang berupa upah/gaji, dengan biaya hidup karyawan beserta
keluarganya sehari-hari, harus mendapatkan perhatian pimpinan
organisasi/perusahaan. Namun demikian cukup sulit pula dalam
pelaksanaannya, karena biaya hidup seseorang sehari-hari sangat relatif
sifatnya, karena tak ada ukuran yang pasti seberapa besar "hidup yang
layak" itu.
6) Pemerintah. Fungsi pemerintah untuk melindungi warganya dan
tindak
sewenang-wenang
majikan/pimpinan
organisasi
ataupun
perusahaan dalam pemberian balas jasa karyawan jelas berpengaruh
terhadap penetapan kompensasi. Karena itu pemerintahlah yang ikut
menentukan upah minimum ataupun jumlah jam kerja karyawan, baik
karyawan pria ataupun wanita, dewasa atapun anak-anak pada batas
umur tertentu.
3. Tujuan Kompensasi
Menurut Hasibuan(2007)[8] tujuan pemberian kompensasi (balas
jasa) antara lain adalah sebagai ikatan kerja sama, kepuasan kerja,
pengadaan efektif, motivasi, stabilitas karyawan, disiplin, serta pengaruh
serikat buruh dan pemerintah.
1) Ikatan Kerja Sama. Dengan pemberian kompensasi terjalinlah
ikatan kerja sama formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan
harus
mengerjakan
tugas-tugasnya
dengan
baik,
sedangkan

pengusaha/majikan wajib
perjanjian yang disepakati.

membayar

kompensasi

sesuai

dengan

2) Kepuasan Kerja. Dengan balas jasa, karyawan akan dapat

memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya
sehingga rnemperoleh kepuasan kerja dari jabatannya.
3)
Pengadaan Efektif. Jika program kompensasi ditetapkan
cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan
akan lebih mudah.
4)
Motivasi. Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer
akan mudah memotivasi bawahannya.
5) Stabilitas Karyawan. Dengan program kompensasi atas prinsip
adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetitif maka stabilitas
karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil.
6) Disiplin. Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka
disiplin karyawan semakin baik. Mereka akan menyadari serta mentaati
peraturan-peraturan yang berlaku.
7) Pengaruh Serikat Buruh. Dengan program kompensasi yang
baik pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan
berkonsentrasi pada pekerjaannya.
8) Pengaruh Pemerintah. Jika program kompensasi sesuai dengan
undang-undang perburuhan yang berlaku (seperti batas upah minimum)
maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.
Program kompensasi atau balas jasa umumnya bertujuan untuk
kepentingan perusahaan, karyawan, dan pemerintah/masyarakat.
Supaya tujuan tercapai dan memberikan kepuasan bagi semua pihak
hendaknya program kompensasi ditetapkan berdasarkan prinsip adil dan
wajar, undang-undang perburuhan, serta memperhatikan internal dan
eksternal konsistensi. Program kompensasi harus dapat menjawab
pertanyaan apa yang mendorong seseorang bekerja dan mengapa ada
orang yang bekerja keras, sedangkan orang lain bekerjanya sedangsedang saja.
4. Hubungan Kompensasi dengan Kepuasan Kerja

Hasibuan(2007)[9]
menjelaskan
bahwa
kebutuhan
yang
dipuaskan dengan bekerja antara lain sebagai berikut:
1)
Kebutuhan fisik dan keamanan, menyangkut kepuasan kebutuhan
fisik atau biologis seperti makan, minum, tempat tinggal dan
semacamnya, di samping kebutuhan akan rasa aman dalam
menikmatinya.
2)
Kebutuhan sosial, karena manusia tergantung satu sama lain maka
terdapat berbagai kebutuhan yang hanya bisa dipuaskan apabila masingmasing individu ditolong atau diakui oleh orang lain.
3)
Kebutuhan egoistik, berhubungan dengan keinginan orang untuk
bebas, untuk mengerjakan sesuatu sendiri dan untuk puas karena
berhasil menyelesaikannya.
Kepuasan-kepuasan di atas ada yang dinikmati di luar pekerjaan, di
sekitar pekerjaan, dan lewat pekerjaan. Kebutuhan fisik terpuaskan di
luar pekerjaan, kebutuhan sosial terpuaskan melalui hubungan pribadi di
sekitar pekerjaan, sedangkan hubungan egoistik terutama terpuaskan
melalui pekerjaan. Status adalah kebutuhan sosial, tetapi status yang
diperoleh dari jabatan penting, sama-sama dinikmati baik di luar maupun
di dalam pekerjaan. Pujian adalah kebutuhan sosial lainnya, tetapi pujian
dari majikan paling mudah dicapai dengan cara mengerjakan pekerjaan
sebaik mungkin. Dengan mengetahui motif orang mau bekerja dan aneka
ragam kebutuhan yang ingin dicapai dari hasil kerja maka dapat
diketahui tujuan pemberian kompensasi.
5. Asas pemberian kompensasi
Hasibuan(2007)[10] menjelaskan bahwa program kompensasi
(balas jasa) harus ditetapkan atas asas adil dan layak serta dengan
memperhatikan undang-undang perburuhan yang berlaku. Prinsip adil
dan layak harus mendapat perhatian dengan sebaik-baiknya supaya
balas jasa yang akan diberikan merangsang gairah dan kepuasan kerja
karyawan.
1)
Asas Adil. Besarnya kompensasi yang dibayar kepada setiap
karyawan harus disesuaikan dengan prestasi kerja, jenis pekerjaan,
resiko pekerjaan, tanggungjawab, jabatan pekerja, dan memenuhi
persyaratan internal konsistensi. Jadi adil bukan berarti setiap karyawan
menerima kompensasi yang sama besarnya. Asas adil harus menjadi
dasar penilaian, perlakuan, dan pemberian hadiah atau hukuman bagi
setiap karyawan. Dengan asas adil akan tercipta suasana kerja sama
yang baik, semangat kerja, disiplin, loyalitas, dan stabilisasi karyawan
akan lebih baik.
2)
Asas Layak dan Wajar. Kompensasi yang diterima karyawan dapat
memenuhi kebutuhannya pada tingkat normatif yang ideal. Tolok ukur

layak adalah relatif, penetapan besarnya kompensasi didasarkan atas

batas upah minimal pemerintah dan eksternal konsistensi yang berlaku.
Manajer personalia diharuskan selalu memantau dan menyesuaikan
kompensasi dengan eksternal konsistensi yang sedang berlaku. Hal ini
penting supaya semangat kerja dan karyawan yang qualified tidak
berhenti, tuntutan serikat buruh dikurangi, dan Iain-lain.
Metode kompensasi (balas jasa) dikenal metode tunggal dan
metode jamak. Metode tunggal yaitu suatu metode yang dalam
penetapan gaji pokok hanya didasarkan atas ijazah terakhir dari
pendidikan formal yang dimiliki karyawan. Jadi, tingkat golongan dan gaji
pokok seseorang hanya ditetapkan atas ijazah terakhir yang dijadikan
standarnya. Misalnya pegawai negeri ijazah formal S-l, maka
golongannya ialah III-A, dan gaji pokoknya adalah gaji pokok III-A, untuk
setiap departemen sama. Metode jamak yaitu suatu metode yang dalam
gaji pokok didasarkan atas beberapa pertimbangan seperti ijazah, sifat
pekerjaan, pendidikan informal, bahkan hubungan keluarga ikut
menentukan besarnya gaji pokok seseorang. Jadi standar gaji pokok yang
pasti tidak ada. Ini terdapat pada perusahaan-perusahaan swasta yang di
dalamnya masih sering terdapat diskriminasi.
FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN GAJI PERKANTORAN
Jika pekerjaan telah dievaluasi berdasarkan metode dalam Bab
22, pertanyaan selanjutnya yang harus dijawab adalah: berapa besar
pegawai harus dibayar? Dalam menyusun struktur gaji, beberapa faktor
harus dikaji. Faktor dasar untuk menentukan gaji pegawai adalah tidak
boleh melebihi kemampuan perusahaan untuk membayar dan tetap
memperoleh keuntungan. Ada faktor lain yang mempengaruhi yaitu
kebijakan perusahaan dalam administrasi gaji, harapan pegawai, gaji
pegawai perusahaan lain di wilayah yang sama, peraturan pemerintah
dan negosiasi. Ini adalah faktor-faktor yang harus dipertimbangkan.
Kebijakan Perusahaan Terhadap Administrasi Gaji Kantor
Perusahaan yang menginginkan pegawai yang berkualitas
menetapkan kebijakan gaji yang sesuai, melebihi atau kurang dari gaji
rata-rata regional. Banyak perusahaan menyusun struktur gaji
berdasarkan persaingan untuk memperoleh pegawai dalam jenis
pekerjaan yang sama. Berdasarkan survey, 85 % perusahaan di wilayah
yang sama memiliki struktur gaji yang sama bagi pegawainya.
Perusahaan lain menetapkan struktur gaji berdasarkan industri yang
sama. Ada perusahaan yang membayar gaji yang lebih tinggi dari ratarata untuk memperoleh hasil kerja yang lebih baik. Di perusahaan yang

memiliki program bonus pegawai yang besar, memberikan gaji pokok

yang lebih rendah dari rata-rata gaji di pasar tenaga kerja.
Jika perusahaan mengetahui manfaat dari skema kompensasi,
perusahaan harus mengkomunikasikan sifat dan tujuan skema tersebut,
bahwa dasarnya adalah penilaian obyektif terhadap setiap pekerjaan dan
analisa gaji perusahaan lain, dan bahwa setiap pegawai dapat
memperoleh tambahan gaji jika meningkatkan kinerja. Sehingga pegawai
dapat mencapai tujuan itu lebih mudah. Jika semua pegawai bekerja
sama mencapai tujuan, maka ketidakpuasan pegawai akan menurun. Jika
pekerja tahu akan tujuan dan keuntungan yang didapat, dan jika mereka
tahu manfaat bekerja bagi organisasi, mereka akan lebih termotivasi.
Dalam mengembangkan kebijakan gaji, manajemen harus tahu
perbedaan keyakinan dan motivasi pegawai. Manajemen harus mengkaji
pegawainya agar dapat memahami aspirasi, kemampuan dan kepuasan
mereka sehingga pegawai senang bekerja, yang akhirnya dapat
mencapai tujuan perusahaan.

Harapan Pegawai
Semua pegawai memiliki harapan dan gagasan tentang mencapai
harapan mereka. Agar puas dengan pekerjaan dan termotivasi untuk
berkinerja, pegawai membutuhkan iklim kerja yang sesuai dengan filosofi
mereka. Pegawai perlu tujuan yang akan dicapai dan perasaan diterima
dan diinginkan. Pegawai berharap memenuhi tantangan kerja dengan
baik, dan mencapai kinerja yang tinggi. Mereka berharap kinerja yang
tinggi dapat dapat memperoleh imbalan yang diinginkan.
Pegawai berharap gaji dapat memberi mereka uang untuk
menafkahi keluarga dan meningkatkan standar hidup. Mereka tahu jika
gaji tidak naik secepat biaya hidup, standar hidup mereka akan menurun.
Mereka berharap gaji naik secara berkala untuk memberi keamanan
finansial, tidak hanya selama masa kerja, tetapi juga setelah pensiun.
Pegawai diharap dibayar secara adil dibanding pegawai lain.
Mereka ingin memperoleh banyak uang jika bekerja keras dan memiliki
peluang memiliki lebih banyak uang jika bekerja lebih keras. Mereka
ingin dibayar sesuai dengan kinerja, seperti dalam Bab 23, bahwa kinerja
diukur dengan tepat untuk menentukan gaji. Pegawai juga ingin ikut
menentukan gaji atau setidaknya bertanya jika tidak puas dengan
gajinya.

Pegawai ingin memperoleh pengakuan atas hasil kerjanya melalui

evaluasi, di mana perusahaan mencatat kualitas dan kuantitas
pekerjaan, dan menggunakan sistem insentif sebagai imbalan terhadap
kuantitas produksi kerja. Terakhir, pegawai berharap promosi dalam
perusahaan, bukan berdasarkan senioritas, tetapi berdasarkan prestasi.

Gaji Perusahaan Lain

Faktor penting lain dalam menyusun struktur gaji bagi pegawai
adalah tingkat upah lokal. Berdasarkan survey, 90% perusahaan
menetapkan struktur gaji berdasarkan tingkat upah lokal. Untuk
mengetahui tingkah upah lokal, perusahaan melakukan survey gaji.
Survey gaji adalah gambaran statistik tingkat gaji di wilayah, pekerjaan
dan industri tertentu dalam periode tertentu.
Pihak yang bertugas membuat kuesioner survey gaji harus yakin
bahwa informasi yang ditanya tentang jumlah pekerjaan kunci seperti
pada gambar 22-3 halaman 632. Nama pekerjaan standar harus didaftar
dalam formulir survey pekerjaan kunci. Karena istilah pekerjaan dan
tingkat tanggung jawab berbeda-beda antar perusahaan, deskripsi
singkat harus diberikan dalam kuesioner sehingga dapat dipahami
responden.
Karena banyak perusahaan memberikan kompensasi tidak
langsung dalam bentuk bonus pegawai, kuesioner harus memperoleh
data tentang status bonus tersebut, seperti liburan, asuransi dan
pensiun. Data mengenai insentif juga diperoleh dari perusahaan lokal
yang menanyakan sistem insentif yang digunakan dan rata-rata insentif
dalam persentase gaji pokok.
Daripada melakukan survey gaji sendiri, perusahaan memperoleh
data dari Kantor Statistik Tenaga Kerja, yang melakukan survey tahunan
tentang gaji para profesional, administratif, teknis, dan karyawan biasa.
Sumber data lain tentang gaji diperoleh dari Departemen Dalam Negeri,
asosiasi pegawai, perbankan, perusahaan konsultasi, kamar dagang, dan
organisasi profesional seperti AMS.

Peraturan Pemerintah

Dua peraturan yang mengatur gaji adalah UU Standar Pekerja

(UUSP) dan UU Kontrak Publik (UUKP). UUSP mengatur pegawai dalam
industri swasta dan pemerintah, UUKP mengatur pegawai pemerintah.
Selain peraturan pemerintah pusat, juga peraturan pemerintah daerah
yang mengatur upah minimum untuk industri tertentu.
UU Standar Pekerja 1938. Pekerja diatur oleh ketentuan UUSP jika
terlibat dalam perdagangan antar wilayah atau memproduksi barang
untuk perdagangan antar wilayah. Perusahaan diatur oleh undangundang jika memiliki minimal 2 pegawai yang terlibat dalam
perdagangan antar wilayah. Sehingga mereka harus membayar upah
minimum dan lembur sesuai dengan ketentuan UUSP. UUSP juga
melarang pekerja anak, yang akan dijelaskan sebagai berikut.
Upah Minimum. Menurut UUSP, semua pegawai harus dubayar
dengan upah minimum, apapun jenis metode upahnya. Dalam kondisi
tertentu, upah di bawah upah minimum dapat diberikan kepada pegawai.
Misalnya pegawai magang dapat memperoleh 85% dari upah minimum.
Gaji sesuai Kerja. Berdasarkan UU Equal Pay 1963, melarang upah
berdasarkan jenis kelamin untuk mereka yang melakukan pekerjaan
dengan kinerja yang sama, dengan keahlian yang sama dan kondisi kerja
yang sama. Perbedaan upah berdasarkan jenis kelamin dibolehkan pada
sistem senioritas, sistem prestasi, kuantitas dan kualitas produksi, atau
faktor selain jenis kelamin. Jika ada perbedaan upah antara laki-laki dan
perempuan, maka upah yang direndahkan harus dinaikkan sama dengan
upah yang lebih tinggi.
Jumlah Lembur dan Upah Lembur. UUSP mengatur bahwa lembur
dibayar 1 kali atau 1,5 kali tingkat gaji perminggu yang melebihi 40 jam.
Peraturan tidak mengharuskan gaji pada hari sabtu, minggu dan hari
libur; atau gaji saat liburan atau cuti. Jika kondisi kerja dan gaji disepakati
oleh kontrak serikat pekerja, pegawai tidak dapat menggunakan UUSP.
Berdasarkan UUSP, perusahaan tidak harus memberikan istirahat bagi
pegawai. Jika istirahat diberikan, maka tetap dihitung jam kerjanya.
Rehat kopi juga dianggap istirahat dan tetap dihitung jam kerja.
Larangan Pekerja Anak. UUSP melarang pekerja anak dalam
kegiatan antar wilayah. Perusahaan dilarang berdagang antar wilayah
jika mempekerjakan pekerja anak. Peraturan melarang mempekerjakan
anak dibawah usia 18 tahun. Dalam jenis usaha tertentu seperti pompa
bensin atau supermarket, anak umur 14 dan 15 tahun boleh
dipekerjakan. Untuk bekerja di pabrik atau pertambangan, minimal 16

tahun. Anak di bawah 18 tahun dilarang melakukan pekerjaan yang

berbahaya menurut Menteri Tenaga Kerja.
Di bidang pertanian, anak segala umur dapat dipekerjakan di luar
jam sekolah. Tetapi anak di bawah 16 tahun, dilarang melakukan
pekerjaan berbahaya.
Pegawai Tertentu. Pegawai seperti eksekutif, administrator, dan
profesional dikecualikan dari peraturan upah minimum dan upah lembur
UUSP.
Eksekutif. Eksekutif memiliki kekuasaan khusus dan melakukan
fungsi manajerial. Tugas utamanya adalah mengelola perusahaan atau
bagian perusahaan. Tugas utama eksekutif harus memberikan 50%
waktunya untuk tugas manajerial. Pegawai yang 50% waktunya
melakukan tugas manajerial dapat dikecualikan jika mengarahkan kerja
dua atau lebih pegawai, jika mereka dapat merekrut atau memecat
pegawai atau memberikan saran dalam keputusan merekrut, memecat
atau mempromosikan pekerja, atau memiliki kekuasaan khusus. Selain
itu, pegawai harus dibayar lebih dari $155 perminggu.
Bagi eksekutif bergaji tinggi, ada tes untuk menentukan
pengecualian. Jika pegawai dibayar minimal $250 perminggu, mereka
disebut eksekutif dengan tugas utama adalah manajemen perusahaan
atau divisi, dan jika mengarahkan pekerjaan dua pegawai atau lebih.
Administrator. Pegawai adminsitratif dikecualikan dari upah
minimum dan upah lembur UUSP jika :
1. Pegawai membantu eksekutif atau pejabat administratif dalam
tugas rutin, misalnya sekretaris eksekutif.
2. Pegawai fungsional, misalnya penasehat pajak atau direktur
pegawai.
3. Pegawai yang melakukan tugas khusus, yang jauh dari kantor
pusat, misalnya auditor yang harus ke luar kota.
4. Pegawai administrasi akademik atau guru SD.

Tugas utama pegawai di atas adalah melakukan pekerjaan yang

berkaitan dengan kebijakan manajemen dalam sebagian besar waktunya.

Pekerjaan mereka membutuhkan penilaian khusus dan kemandirian.

Pegawai administratif, seperti eksekutif, melakukan sedikit pekerjaan
yang tidak berhubungan dengan administrasi. 20% kegiatan yang
dilakukan bukan merupakan pekerjaan yang dikecualikan. Pegawai
administrasi menerima upah minimal $155 perminggu. Eksekutif
memperoleh gaji lebih besar dari administratif.
Profesional. Pegawai profesional yang dikecualikan dari upah
minimum dan upah lembur UUSP antara lain : (a) profesi yang dipelajari
seperti pengacara, dokter, akuntan, dan insinyur, yang memperoleh ilmu
melalui pendidikan; (b) profesi artistik seperti aktor, jurnalis dan penulis;
(c) profesi guru. Pekerjaan profesional membutuhkan penilaian khusus
dan intelektual. Pegawai profesional melakukan 20% pekerjaan biasa,
tapi tetap mendapat pengecualian. Profesional memperoleh gaji minimal
$170 perminggu.
Pengecualian lain dari UUSP. Beberapa pekerja dikecualikan dari upah
minimum dan upah lembur UUSP, yaitu: pekerja industri hiburan,
pegawai surat kabar yang oplahnya kurang dari 4000 copy, dan pekerja
bidang pertanian.
Bagi beberapa pekerja tidak diatur dalam upah lembur UUSP.
Pengecualian upah lembur ini diberikan pada pegawai jalur kereta,
perusahaan pengiriman, dan angkutan laut yang diatur oleh UU
Perdagangan Antar Wilayah; penjual mobil, pemasok pertanian, sopir
taksi, dan pegawai pertanian.
UUKP. Perusahaan harus membayar upah minimum dan lembur
kepada pegawai kontrak pemerintah di bidang manufaktur, pemasok dan
perlengkapan dalam jumlah lebih dari $10.000. Upah minimum perjam
ditentukan oleh Menteri Tenaga Kerja berdasarkan industri, dan lembur
dibayarkan jika melebihi 40 jam kerja seminggu.
Peraturan Pemerintah Lain. UU Davis-Bacon 1931 mengatur upah
minimum bagi pekerja kontraktor yang nilai kontraknya melebih $2000
untuk membangun sarana umum. Upah minimum ditentukan Menaker
setelah mengkaji upah pekerjaan serupa. Pekerja harus dibayar lembur
jika bekerja lebih dari 40 jam seminggu.
UU Kontrak Jasa untuk nilai lebih dari $2500, misalnya kontrak
transportasi seperti kereta api, udara, dan laut. Upah minimum juga
ditentukan oleh Menaker.

Peraturan Daerah. Upah minimum daerah diatur untuk industri

tertentu. Peraturan upah daerah tidak hanya mengatur tentang upah
minimum, tetapi juga upah untuk pekerjaan tambahan, jam istirahat,
absensi, jadwal kerja, makanan dan bonus.
Negosiasi Kolektif. Jika pegawai diwakili serikat pekerja, negosiasi
kolektif digunakan dalam menyusun program administrasi gaji.
Kesepakatan tidak hanya digunakan untuk menentukan tingkat upah,
tetapi juga untuk prosedur lain yang mempengaruhi gaji pegawai.
Manfaat negosiasi adalah kenaikan gaji dalam masa kontrak, akibat
kenaikan biaya hidup di semua industri. Jenis kompensasi pegawai lain
dalam kontrak termasuk gaji tambahan, insentif, waktu belajar dan
klasifikasi kerja. Beberapa kontrak juga mengatur tingkat rekrutmen dan
kenaikan gaji.
Administrator gaji harus memahami ketentuan negosiasi kolektif.
Mereka harus tahu apakah jabatan baru perlu didiskusikan dengan
serikat pekerja sebelum dibentuk. Jika pekerjaan akan diubah
administrator harus tahu prosedur untuk mengevaluasi jabatan. Semua
pekerja harus dipekerjakan sesuai klasifikasi gaji, dan kenaikan gaji harus
ditetapkan dalam kontrak.

MENETAPKAN GAJI
Setelah menganalisa faktor yang menentukan gaji, manajer siap
untuk menetapkan gaji individu. Dalam menentukan struktur gaji, berikut
akan dijelaskan metode angka evaluasi pekerjaan. Dalam bab 22,
metode angka banyak dilakukan dalam mengevaluasi pekerjaan dan
memberikan hasil yang konsisten dibanding metode lainnya. (Teknik
penetapan gaji dengan metode angka dapat digunakan untuk
kompensasi berdasarkan metode evaluasi pekerjaan, yang akan dibahas
di bagian akhir).
Pada Bab 22, dalam metode angka, setiap faktor dibagi menjadi
subfaktor yang diberi angka. Evaluator pekerjaan menguji faktor dan
subfaktor yang merupakan karakteristik tingkat upah setiap pekerjaan.
Jumlah angka total untuk setiap pekerjaan dapat dilihat pada kolom 1
dari Tabel 24-1, dimana angka untuk 19 pekerjaan, diberi kode dari A
sampai S, dan disusun dari yang terendah sampai yang tertinggi.
Susunan ini dapat menambah angka baru, jika pekerjaan baru melebihi

angka tertinggi yang ada atau jika pekerjaan dievaluasi ulang dan diberi
angka yang lebih besar. Karena lebih logis untuk memberi angka tinggi
bagi gaji tinggi.
Pada kolom 2, pekerjaan yang memiliki angka yang sama
digabungkan dalam satu kelompok. Jumlah kelompok pekerjaan
ditentukan oleh jumlah tingkat gaji yang digunakan, berdasarkan survey,
kelompok pekerjaan berhubungan dengan gaji. Setelah pekerjaan
dikelompokkan, dapat dilihat bahwa semua pekerjaan memiliki nilai
pokok yang sama. Kelompok F sampai K memiliki angka dari 282 sampai
300 dan berada di tingkat gaji No. 4.
Dalam kolom 3, 7 tingkat gaji dibuat, menggunakan kenaikan 40
angka untuk setiap tingkat. Tidak ada jumlah tingkat gaji yang pasti,
jumlahnya bervariasi menurut jumlah pekerjaan di kantor dan kelompok
pekerjaan pegawai.
Berdasarkan survey gaji dimasukkan dalam kolom 4. Dalam
ilustrasi ini, setiap pekerjaan kunci disesuaikan dengan deskripsi
pekerjaan dalam survey, rata-rata gaji mingguan untuk setiap pekerjaan
kunci disimpan. Karena pekerjaan A, B, dan C dikelompokkan dalam
tingkat gaji No. 1, ketiga pekerjaan tersebut akan menerima gaji yang
sama, jumlahnya ditentukan jika pekerjaan B telah ditentukan gajinya.
Data survey gaji digunakan untuk menentukan gaji pokok
mingguan yang paling sesuai, yang ada di kolom 5. Dalam ilustrasi,
kebijakan administrasi gaji perusahaan adalah untuk menetapkan gaji
pokok mingguan mendekati rata-rata gaji yang dibayar oleh semua
perusahaan dan layak secara ekonomi yang terkait dengan penerimaan
penjualan.
Langkah terakhir dalam menetapkan gaji 19 pekerjaan adalah
menyusun struktur gaji untuk setiap 7 dasar penggajian. Ini digunakan
sebagai dasar penggajian karena merupakan titik tengah setiap skala.
Perusahaan menerapkan teori bahwa titik tengah mewakili tingkat yang
sesuai untuk setiap pekerjaan dan menetapkan bahwa setiap pegawai
baru akan digaji antara titik minimum dan titik tengah skala. Titik ini
tidak akan dilampaui, kecuali jika pegawai memiliki kualifikasi yang luar
biasa.
Perusahaan dapat menetapkan persentase disekitar titik tengah,
misalnya 15% seperti dalam tabel 24-1. Atau menggunakan peningkatan
persentase secara progresif, misalnya 10% untuk tingkat pekerjaan
rendah dan 40-50% untuk tingkat tertinggi. Jika skala gaji telah

dikembangkan, gaji minimum untuk setiap tingkat akan cukup untuk

menarik pegawai baru ke perusahaan.

Menyusun Tingkat Gaji

Bagan pada gambar 24-1, dapat digunakan untuk menunjukkan
tingkat gaji dan distribusi gaji secara sekilas. Dengan bagan, dapat
dilihat kesenjangan gaji yang ada dalam skala gaji berdasarkan survey.
19 pekerjaan, dari A sampai S, diletakkan dalam skala vertikal
yang berhubungan dengan gaji yang diterima pegawai dan skala
horisontal menurut tingkat gaji untuk pekerjaan. Titik tengah skala gaji
terendah dan tertinggi merupakan acuan menyusun garis trend. Garis
lurus yang ditarik dari setiap titik tengah merupakan kurva gaji pokok
atau garis trend gaji.
Batas atas dan bawah skala gaji ditentukan dengan menarik dua
garis lurus pada jarak persentase dari garis trend gaji. Dalam gambar 241, dua titik acuan tambahan dibuat untuk 15% diatas dan 15% dibawah
titik tengah untuk skala gaji terendah. Dua titik acuan lain dibuat 15%
diatas dan 15% dibawah titik tengah skala gaji tertinggi. Dengan menarik
garis lurus diatas dan dibawah garis trend gaji, tingkat gaji minimum dan
maksimum untuk setiap kelompok gaji dapat dibuat.

Menyesuaikan Tingkat gaji

Kesenjangan dalam gaji pegawai dapat dilihat jika bagan tersebut
dipelajari. Banyak pegawai yang menerima lebih dari atau kurang dari
gaji rata-rata. Kesenjangan dapat disesuaikan jika penetapan gaji
disempurnakan.
Tingkat pegawai yang berkualitas yang masuk garis minimum,
seperti kelompok F dan G dalam gambar 24-1, disebut tingkat lingkaranhijau. Tingkat ini harus disesuaikan ke atas dalam kelompok gaji sesuai
kebijakan kenaikan gaji perusahaan. Untuk menentukan apakah pegawai
masuk skala gaji yang tepat, masing-masing harus dievaluasi sesuai
dengan kebijakan perusahaan dan ketersediaan dana.
Kadang-kadang tingkat gaji berada di atas garis maksimum,
seperti kelompok S dalam gambar 24-1. Tingkat lingkaran-merah ini

merupakan kasus kelebihan gaji yang harus disesuaikan. Harus memberi

pelatihan kepada pegawai dalam lingkaran merah atau memindahkan ke
pekerjaan lain yang sesuai dengan gajinya, atau tetap ditempatnya
sampai menunggu dipromosikan berdasarkan evaluasi dan peringkat
pegawai. Bagi pegawai senior, bisa tetap ditempatnya namun diberi
tambahan tanggung jawab yang tepat untuk tingkat lingkaran merah.

Menyusun Jadwal Kenaikan Gaji

Dalam program administrasi gaji kantor yang baik, pegawai
diberikan kenaikan gaji berkala sehingga dapat berpindah dari skala gaji
minimum ke skala gaji maksimum. Sistem kenaikan gaji juga
memberikan promosi dari satu tingkat ke tingkat lain. Perbedaan dalam
skala gaji merupakan masalah setiap perusahaan tergantung pada
kebutuhan dan keinginan pegawai, serta kondisi keuangan perusahaan.
Banyak yang percaya bahwa untuk memotivasi pegawai, perbedaan
skala gaji harus minimal 20%. Tingkat minimum yaitu 10% dibawah
garis trend gaji rata-rata dan tingkat maksimum 10% diatas garis trend.
Banyak perusahaan memiliki skala gaji 30 sampai 40 %. Dalam gambar
24-1, perbedaan dalam skala gaji adalah 30%.
Beberapa perusahaan memberikan kenaikan gaji dalam periode
tertentu. Berdasarkan skema kenaikan gaji otomatis, perusahaan dapat
menaikkan gaji pegawai setiap bulan dengan jumlah tertentu sampai
beberapa tahun. Sepanjang pegawai mencapai standar kinerja, mereka
menerima kenaikan gaji secara otomatis. Kenaikan gaji otomatis
berdasarkan pertimbangan untuk mempertahankan daya beli pegawai
dan kondisi ekonomi perusahaan. Jika biaya meningkat 10-15% setiap
tahun, perusahaan harus menetapkan standar kenaikan gaji untuk
menentukan kombinasi antara penyesuaian gaji dengan peningkatan
anggaran, yang akan dibahas sebagai berikut.
Perusahaan dapat memberi kenaikan gaji berdasarkan prestasi
atau kinerja pegawai. Kenaikan gaji prestasi merencanakan evaluasi
kinerja pegawai oleh supervisor, sebagai dasar pemberian kenaikan gaji.
Pegawai harus melihat hubungan antara prestasi dan kompensasi, atau
kenaikan gaji akan dipaksa masuk dalam peran hygienis, seperti yang
dikemukakan Frederick Herzberg.
Berdasarkan
survey
kompensasi,
97%
perusahaan
menganggarkan program kenaikan gaji prestasi dengan mengalokasikan
7-10% pemasukan tahunan untuk kenaikan gaji prestasi; rata-rata

kenaikan gaji prestasi pegawai berkisar antara 1-22%. Juga terlihat

bahwa 25% perusahaan kenaikan gaji umum atau biaya hidup sekitar
5%. Memberi kenaikan gaji kurang dari 5%, dapat mempertahankan
keseluruhan pegawai, sepanjang didasarkan pada biaya hidup, tetapi
kenaikan tersebut tidak akan memotivasi dan bahkan memberi dampak
negatif pada moral.

Menetapkan Gaji Berdasarkan Metode Penilaian Pekerjaan Lain

Sebelumnya telah dibahas teknik penggajian perusahaan yang
menggunakan metode angka penilaian pekerjaan. Pendekatan lain dalam
menerapkan teknik ini untuk metode penilaian pekerjaan, sebagai
berikut.
Metode Peringkat. Pekerjaan diurutkan menurut nama dari yang
paling penting sampai kurang penting, berdasarkan kontribusi terhadap
sasaran organisasi. Dalam menentukan gaji berdasarkan metode
peringkat, gaji ditentukan berdasarkan urutan pekerjaan yang terendah
dan tertinggi, sedangkan pekerjaan lain gajinya disesuaikan dengan
kedua urutan ekstrim tersebut.
Metode Klasifikasi Pekerjaan. Sejumlah kelompok pekerjaan dipilih
berdasarkan tingkat dan tanggung jawab, dan pekerjaan lain dianalisa
dan dikelompokkan kedalam kelompok tertentu, sesuai kategori yang
ditetapkan. Untuk setiap klasifikasi pekerjaan, skala gaji dibuat yang
menunjang hubungan antara manfaat pekerjaan dalam kelompok
tersebut dengan semua kelompok pekerjaan lain.
Metode Faktor-Perbandingan. Setiap pekerjaan dievaluasi
berdasarkan lima faktor penting, yang didasarkan pada pekerjaan kunci
tertentu yang berkaitan dengan tingkat uang. Dari ketiga metode
penilaian pekerjaan ini, ketentuan harus dibuat untuk kenaikan gaji
tahunan sehingga pegawai dapat naik gaji dari tingkat terendah ke
tertinggi dan dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi.
Metode Panduan. Semua pekerjaan dievaluasi berdasarkan skala
standar gaji yang berhubungan dengan upah di pasar tenaga kerja. Pada
tabel 22-7, skala gaji yang lebih tinggi akan lebih luas, dan pada tingkat
ini ruang kenaikan lebih sedikit, dan semakin luas skala memberikan
pengakuan kinerja untuk pekerjaan yang sama dalam periode tertentu.
SISTEM UPAH INSENTIF

Berdasarkan sistem ini, pegawai dapat menambah penghasilan

dengan menjaga atau melebihi standar kinerja. Beberapa manajer
merasa bahwa imbalan untuk peningkatan produksi dan prestasi harus
diberikan dalam bentuk promosi jika ada kesempatan. Bagi banyak
pegawai, waktu promosi terlalu lama, terutama jika mereka kurang
persyaratan. Bagi pegawai ini imbalan keuangan merupakan motivator
yang lebih efektif. Sistem upah-insentif memberikan dampak positif pada
motivasi dan produktivitas pegawai tetapi dampak negatif bagi kepuasan
pegawai; sebaliknya, kepuasan yang tinggi terhadap gaji dialami oleh
kelompok yang dibayar perjam.
Sistem upah-insentif digunakan di kantor yang telah mengukur
dan membuat standar pekerjaan. Dalam bab 23, pengukuran pekerjaan
dan penyusunan standar jarang ditemukan di kantor, meski diperkirakan
dua pertiga sampai tiga perempat pekerjaan memiliki pengukuran.
Manajer kantor harus memikirkan penyusunan standar, meski bukan
untuk sistem upah-insentif, setidaknya untuk program pengendalian
kualitas yang lebih efektif. Banyak perusahaan menyimpan arsip produksi
yang digunakan ketika kinerja pegawai dievaluasi dan rekomendasi untuk
promosi dan mutasi dibuat. Perusahaan ini menggunakan sebagian
dampak sistem upah insentif.
Sistem upah-insentif memiliki dua ketgori : (1) insentif individu
dan (2) insentif kelompok.

Insentif Individu
Dalam skema insentif individu, pegawai dibayar menurut produksi
dan usahanya. Contoh skema ini adalah sistem tingkat-jumlaj. Ada
beberapa prinsip, agar sistem ini dapat tercapai:
1. Sistem upah insentif harus diberikan kepada semua pegawai yang
melakukan jenis pekerjaan tertentu. Dasar upah memperhatikan
liburan ketika pekerja tidak dibayar jika upah ditentukan oleh
jumlah unit yang dihasilkan.
2. Tingkat insentif harus ditetapkan sehingga 5 10% pegawai dapat
menambah penghasilan, 80% pegawai tetap sesuai standar, dan 510% pegawai ada dibawah standar. Kelompok terakhir harus diberi
peluang untuk mencapai standar, tetapi jika tidak maka mereka
harus dipindahkan ke tempat lain.

3. Tingkat insentif harus ditetapkan dengan adil dan dilaksanakan

dengan adil.

Penggunaan sistem upah insentif individu merupakan masalah

pengukuran kerja pegawai. Semakin rutin pekerjaan dan semakin sedikit
jenis pekerjaan, maka semakin mudah mengukur pekerjaan. Contoh
pekerjaan yang dapat diukur adalah juru ketik. Pekerjaan diukur dari
jumlah ketikan yang dihasilkan.
Di pertokoan besar, skema insentif dibuat untuk membuka surat masuk
dan pemisahan surat. Waktu yang tepat untuk menyelesaikan tugas dan
persentase bonus ditentukan oleh studi yang mendalam. Dalam skema
insentif upah yang digunakan, bonus dihitung berdasarkan persentase
efisiensi yang dicapai setiap minggu. Waktu standar membuka surat dan
memisahkan surat adalah 0.17 menit persurat. Jika petugas mampu
mencapai 89% efisiensi setiap minggu, maka akan diberi bonus dengan
perhitungan tertentu. Misalnya tingkat bonus untuk 89% efisiensi adalah
$7.17.

Insentif Kelompok
Dalam skema insentif kelompok, pegawai berbagi kinerja dengan
kelompok pegawai yang bekerja dalam 1 unit untuk memproduksi diatas
standar efisiensi. Skema insentif kelompok mencakup kelompok besar
dan kecil di seluruh departemen. Termasuk insentif kelompok adalah
pembagian keuntungan tunai, pembagian keuntungan tertunda, dan
skema kepemilikan saham pegawai, yang dibahas di Bab 14. Secara
teori, semua pegawai memperoleh bonus pengurangan biaya produksi
melalui pembayaran bonus tunai, pegawai menjadi lebih berhemat dan
berusaha mencari metode pengurangan biaya.

DAFTAR PUSTAKA
:

http://id.shvoong.com/business-management/humanresources/2123609-definisi-gaji-upah-insentif-dan/#ixzz1t2QcO6qp
http://dedylondong.blogspot.com/2012/03/kompensasicompensation.html

ADMINISTRASI BISNIS
X
ADMINISTRASI PERPAJAKAN

Peranan dan fungsi pajak sebagai

slah satu penerimaa negara
Fungsi dan pengaruh pengenaan
pajak
Beberapa aspek pengenaan pajak

Pengertian Administrasi
Administrasi
Atmosudirdjo adalah

menurut

management
daripada
suatu
organisasi
secara
keseluruhan
(Administration is the over-all management of an
organization, Administration is getting things, as
wanted by the ownwers or the entrepreneur of the
organization, done through the activities
of the entire organization as a
whole)
Sedangkan Administrasi menurut Siagian dalam bukunya
Filsafat Administrasi mengatakan:
Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang
manusia atau lebih yang
didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
Lebih lanjut terdapat tiga hal yang terkandung dalam pengertian
administrasi
diatas
yaitu
:
1. Administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui
hanya permulaannya sedang akhirnya tidak diketahui.
2. Administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua
manusia atau lebih, adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya tugas
atau tugas- tugas yang harus dilaksanakan, adanya peralatan dan

perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.

3. Administrasi sebagai proses kerjasama bukan merupakan hal yang
baru karena ia telah timbul bersama-sama dengan timbulnya
peradaban manusia.
Pengertian administrasi dalam arti yang sempit sebagaimana
dikemukakan oleh Abdurrachman adalah :Bahkan dalam pembicaraan
sehari-hariAdministration mempunyai
arti
yang
sangat
dengan
tata
sempit, ialah apa yang umumnya dimaksudkan
usaha
ialah
pekerjaan-pekerjaan mengetik, arsip dan sekretariat.
(Safri Nurmantu, p.88)
sedangkan pengertian Administrasi dalam arti luas
menurut Atmosudirdjo yaitu : Administrasi merupakan suatu
proses penyelenggaraan bersama
atau proses
kerjasama
antara
sekelompok
orang-orang
secara tertentu untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah
ditentukan dan direncanakan sebelumnya. Kerjasama antara orangorang tersebut
berlangsung
secara
dan melalui
organisasi.(Safri Nurmantu, p.86)
Dapat disimpulkan bahwa Administrasi adalah suatu tatacara
terorganisir untuk mencapai suatu tujuan bersama yang telah
ditetapkan yang dilaksanakan berdasarkan kerjasama antara orangorang yang telah melakukan pendidikan dan latihan. Kerjasama atau
team work ini dijalankan oleh semua lapisan manajemen atau bagian
yang ada di organisasi tersebut dan diawasi oleh top management.
Pengertian Pajak
Banyak sekali pengertian atau batasan pajak yang telah
dikemukakan oleh para ahli baik dari dalam negeri maupun dari luar
negeri, namun pada dasarnya memiliki tujuan yang sama yaitu dalam
rangka merumuskan pengertian pajak sehingga
mudah
untuk
dipahami. Pengertian Pajak menurut Soemitro adalah sebagai berikut
:
Pajak adalah peralihan kekayaan dari sektor
swasta ke sektor publik
berdasarkan
undangundang (yang dapat dipaksakan) dengan tidak
mendapat imbalan (tegenprestatie) yang secara
langsung
dapat
ditunjuk,
yang
digunakan
untuk
membiayai pengeluaran umum dan yang
digunakan sebagai alat pendorong, penghambat
atau pencegah untuk mencapai tujuan yang ada di
luar bidang keuangan negara.
Pengertian tersebut lebih condong ke bidang ekonomi, dengan
peralihan kekayaan dan kegunaan dalam masyarakat. Kalau ditinjau

dari segi hukum, maka titik beratnya terletak pada perikatan hak dan
kewajiban. Pengertian pajak ditinjau dari segi hukum, masih menurut
Soemitro (1998) :
Pajak (utang pajak) adalah perikatan yang
timbul karena undang- undang (jadi dengan
sendirinya) yang mewajibkan seseorang yang
memenuhi
syarat-syarat
(tatbestand)
yang
ditentukan oleh undang- undang untuk membiayai
sejumlah uang kepada (kas) negara yang dapat
dipaksakan, tanpa
mendapatkan suatu imbalan
yang secara langsung dapat ditunjukan, yang
digunakan
untuk
membiayai pengeluaranpengeluaran negara (rutin dan pembangunan)
dan yang digunakan sebagai alat (pendorongpenghambat) untuk
mencapai tujuan diluar bidang
keuangan.
Sedangkan Sommersfield, M.Anderson & R. Brock merumuskan
pajak sebagai berikut :
A tax can be defined meaningfully as any
non penal yet compulsory transfer of resources
from the private to the public sector, levied on the
basis of predetermined criteria and unthout receipt
of specific benefit equal value, in order to
accomplish some of nations economic and social
objectives.
Hampir mirip dengan pengertian di atas, P.J.A Adriani, guru besar
hukum pajak pada Universitas Amsterdam merumuskan pajak sebagai
berikut :
Pajak adalah iuran kepada negara (yang dapat
dipaksakan) yang terhutang
oleh yang wajib
membayarnya
menurut
peraturan- peraturan
dengan tidak mendapat prestasi kembali, yang
langsung dapat ditunjuk, dan yang
gunanya
adalah untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran
umum berhubung dengan tugas negara untuk
menyelenggarakan pemerintahan.

Dari

pengertian-pengertian

di

atas,

dapat

ditarik

suatu

kesimpulan mengenai ciri- ciri yang melekat pada pengertian pajak,

yaitu :
a)
Pajak yang dipungut oleh negara (pemerintah pusat maupun
pemerintah daerah),
b) Pajak yang
dipungut berdasarkan undang-undang
serta
peraturan pelaksanaannya,
c) Dalam pembayarannya tidak dapat ditunjukkan dengan
adanya
kontraprestasi secara individu,
d) Diperuntukkan untuk membiayai pengeluaran pemerintah dan
apabila masih surplus, akan dipergunakan untuk membiayai
e)
Pajak
juga
mempunyai
tujuan
mengatur
kebijaksanaan
perekonomian negara.

Administrasi Pajak
Lumbantoruan menyatakan bahwa administrasi
perpajakan (tax administration) adalah cara-cara atau prosedur
pengenaan dan pemungutan pajak. Administrasi Pajak dalam arti
sebagai prosedur meliputi tahap-tahap antara lain pendaftaran
wajib pajak, pengisian SPT Masa dan Tahunan, penetapan pajak,
dan penagihan pajak.
Administrasi perpajakan diartikan sebagai cara-cara atau
prosedur pengenaan dan pemungutan pajak secara umum
sedangkan
pengertian administrasi perpajakan menurut Soelarno,
yaitu :
Rangkaian kegiatan didalam mengenakan dan memungut
pajak yang
meliputi kegiatan
penatausahaan,
pendataan
(pemeriksaan setempat), penetapan, penagihan dan penyelesaian
sengketa.

Pendapat Soelarno
di
atas,
merupakan
rangkaian
kegiatan
mengenakan dan memungut pajak untuk Pajak Bumi dan Bangunan
(PBB).
Administrasi perpajakan merupakan salah satu dari tiga

unsur pokok sistem perpajakan, yaitu tax policy, tax laws, dan tax
administration. Administrasi perpajakan sendiri mempunyai tiga
pengertian, yaitu:
1. Suatu instansi atau badan yang mempunyai wewenang dan
tanggung jawab untuk menyelenggarakan pungutan pajak. Di
Indonesia,
organisasi atau
badan
yang
menyelenggarakan
pemungutan pajak negara berada di bawah Departemen Keuangan,
yaitu Direktorat Jenderal Pajak, dan Direktorat Jenderal Bea dan
Cukai serta Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan (khusus pajak atas
minyak dan gas bumi).
2. Orang-orang yang terdiri dari pejabat dan pegawai yang bekerja pada
instansi perpajakan yang secara nyata melaksanakan kegiatan
pemungutan pajak.
3. Kegiatan penyelenggaraan pungutan pajak oleh suatu instansi atau
badan yang ditatalaksanakan sedemikian rupa sehingga dapat
mencapai sasaran yang telah digariskan dalam kebijaksanaan
perpajakan, berdasarkan sarana hukum yang ditentukan oleh undang11
undang perpajakan dengan efisien.
Berikut ini
akan
diuraikan
dalam administrasi perpajakan :
1. Instansi yang bertanggung jawab

dari

masing-masing

unsur

Instansi yang dimaksud di sini ialah suatu instansi atau badan

yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menyelenggarakan
pemungutan pajak. Masalah instansi tidak terlepas dari hubungannya
dengan organisasi.
Organisasi ialah :
Sebagai suatu kesatuan sosial atau sekelompok manusia
yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga
setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masingmasing yang sebagai suatu kesatuan mempunyai tujuan
tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga
dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya.

Menurut P. Siagian pengertian organisasi adalah :

Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang
bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka
pencapaian sesuatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan
mana terdapat seorang/bebarapa orang yang disebut atasan
dan seorang/sekelompok orang yang disebut bawahan

Berdasarkan pengertian tersebut jelas bahwa suatu instansi

yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menyelenggarakan
pemungutan pajak ialah suatu organisasi yaitu Direktorat Jenderal
Pajak di bawah naungan Departemen Keuangan.
2. Orang-orang atau Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia ialah orang-orang yang terdiri dari pejabat
dan pegawai yang bekerja pada instansi yang secara nyata
melaksanakan kegiatan pemungutan pajak.
Dalam kegiatan
pemungutan
pajak diharapkan
kepada tingkat perkembangan masyarakat yang semakin
kompleks baik dalam segi perilaku
usaha serta upaya adanya penghindaran dan penggelapan pajak
yang semakin lihai, maka Sumber Daya Manusia (SDM) yang
terlibat langsung dalam pemungutan pajak ini dituntut untuk selalu
trampil (ahli) sesuai dengan kebutuhan. Dalam prakteknya mungkin
ada beberapa pegawai yang memang sudah sulit untuk diberikan
motivasi. Dengan cara apapun pegawai-pegawai tersebut disadarkan,
seperti disadarkan melalui sistem upah dan gaji yang lebih baik,
apabila cara ini belum berhasil maka disinilah saatnya untuk
menetapkan sanksi-sanksi.
SDM yang trampil kadangkala masih belum dapat memenuhi
harapan atau belum dapat bekerja secara maksimal, sehingga perlu
ada pemikiran hubungan antar manusia dalam organisasi ini dapat
dibina agar dapat bekarja secara produktif.

3. Kegiatan Penyelenggaraan Pemungutan Pajak

Kegiatan penyelenggaraan pemungutan pajak oleh suatu instansi
atau badan yang
dilaksanakan sedemikian rupa sehingga dapat
mencapai sasaran yang telah digariskan
dalam
kebijaksanaan
perpajakan, berdasarkan sarana hukum yang ditentukan oleh undangundang dan dengan cara yang efektif. Oleh karena itu, pada unsur
ketiga dari
administrasi perpajakan ini merujuk pada kegiatan
pengelolaan pajak sesuai dengan hal-hal yang telah diatur dalam hukum
formal,yaitu Undang-Undang Perpajakan maupun peraturan pelaksanaan
lainnya Mengenai peran administrasi perpajakan, Libert Pandiangan,
sebagaimana dikutip oleh Devano dan Rahayu, mengemukakan
bahwa administrasi
perpajakan diupayakan untuk merealisasikan

peraturan perpajakan dan penerimaan negara sebagaimana amanat

APBN.
Pendapat Norman D. Nowak sebagaimana dikutip oleh
Mansury,
menyatakan bahwa administrasi perpajakan merupakan kunci bagi
berhasilnya pelaksanaan
perpajakan.
Dasar-dasar
bagi
terselenggaranya
administrasi perpajakan yang baik, meliputi 4
(empat) hal, yaitu :
a) Kejelasan dan kesederhanaan dari ketentuan Undang-Undang
yang memudahkan bagi administrasi dan memberi kejelasan bagi Wajib
Pajak .
b)
Kesederhanaan
akan
mengurangi
penyelundupan
pajak.
Kesederhanaan yang dimaksud baik dalam perumusan yuridis,
yang
memberikan kemudahan untuk
dipahami, maupun
kesederhanaan untuk dilaksanakan oleh aparat dan untuk dipatuhi
pajaknya oleh Wajib Pajak;
c) Reformasi
dalam
bidang
perpajakan yang realistis
harus mempertimbangkan kemudahan tercapainya efisiensi
dan
efektifitas administrasi perpajakan, semenjak dirumuskannya
kebijakan perpajakan;
d) Administrasi perpajakan yang efisien dan efektif perlu disusun
dengan memperhatikan penataan pengumpulan, pengolahan dan
pemanfaatan informasi tentang subjek pajak dan objek pajak.
Administrasi perpajakan berperan penting dalam sistem perpajakan
di suatu negara. Suatu negara dapat dengan sukses mencapai
sasaran yang diharapkan dalan menghasilkan penerimaan
pajak
yang optimal,
karena administrasi perpajakannya mampu
dengan
efektif
melaksanakan
sistem perpajakan
di suatu negara yang dipilih.
Toshiyuki, sebagaimana dikutip oleh Devano dan Rahayu,
menyatakan bahwa
untuk
mencapai hal tersebut disyaratkan
beberapa kondisi administrasi perpajakan dalam suatu negara antara
lain :
1. administrasi pajak harus dapat mengamankan penerimaan negara.
2. harus berdasarkan peraturan perundang-undangan dan transparan.

3.
dapat merealisasikan perpajakan yang sah dan adil sesuai
ketentuan dan menghilangkan kesewenang-wenangan, arogansi, dan
perilaku yang dapat mencegah
dan
memberikan
sanksi
serta
hukuman
yang
adil
atas ketidakjujuran dan pelanggaran serta
penyimpangan.
4.
mampu menyelenggarakan sistem perpajakan yang efisien dan
efektif.
5. meningkatkan kepatuhan pembayar pajak.
6. memberikan dukungan terhadap pertumbuhan dan pembangunan
usaha yang sehat masyarakat pembayar pajak.
7.
bisa memberikan kontribusi atas pertumbuhan demokrasi
masyarakat
Jenis Pajak dan Sistem Pemungutan Pajak
Jenis pajak di Indonesia dapat dipisahkan berdasarkan
lembaga yang memungut, yaitu pajak negara (pusat) dan pajak
daerah. Pajak daerah akan
dipungut dan digunakan oleh rumah tangga daerah masing-masing,
sehingga timbul
pajak
daerah
propinsi
dan
pajak
daerah
kabupaten/kotamadya. Sedangkan pajak yang dipungut pemerintah
pusat merupakan tanggung jawab Departemen Keuangan
Republik
Indonesia yang secara operasional dilaksanakan oleh Direktorat
Jenderal Pajak dan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Jenis-jenis pajak
pusat adalah : Pajak Penghasilan (PPh), Pajak Pertambahan Nilai Barang
dan Jasa dan Pajak atas Penjualan Barang Mewah (PPN dan PPn BM),
Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), Bea Meterai, serta Bea Masuk dan
Cukai.
Berdasarkan sistem pemungutannya, pajak dapat dibedakan
dalam tiga golongan, yaitu :
a. Official assessment system
Suatu sistem pemungutan pajak dimana besarnya pajak
yang
harus dilunasi atau pajak yang terutang oleh Wajib Pajak
ditentukan oleh fiskus.
b. Self assessment system
Suatu sistem pemungutan pajak yang memberikan kepercayaan
kepada Wajib Pajak untukmenghitung besarnya jumlah pajak yang
terutang, sehingga Wajib Pajak harus aktif dalam memenuhi hak dan
melaksanakan kewajiban perpajakannya.
c. Witholding system

Suatu sistem
pemungutan
pajak
dimana
penghitungan
besarnya pajak, penyetoran dan pelaporan pajak yang terutang oleh
Wajib Pajak dilakukan oleh pihak ketiga, misalnya PPh Pasal 21, PPh
Pasal 22, PPh Pasal 23, dan PPh Pasal 26.
Sebenarnya
dalam
sistem
perpajakan
yang
sekarang
ini,
pemerintah memberi kepercayaan kepada wajib pajak untuk
menghitung,
menyetor, dan melaporkan pajaknya sendiri yang
disebut self assessment system. Dengan diberikannya kepercayaan
yang besar itu diharapkan dapat meningkatkan kesadaran dan
peranserta masyarakatdalam
penyetoran pajaknya.
Konsekuensinya adalah diperlukannya sosialisasi tata cara perhitungan
pajak dan segala sesuatu yag berhubungan dengan
perluasan
pajak. Selain itu juga memerlukan tindakan pengawasan dari fiskus
berupa pemeriksaan dalam rangka menguji ketaatan wajib pajak
dalam memenuhi kewajiban perpajakan sesuai peraturan yang
berlaku. Pemeriksaan pajak tujuannya ada dua yakni untuk
menguji kepatuhan pemenuhan kewajiban perpajakan dan tujuan
lain dalam rangka melaksanakan ketentuan peraturan perundangundangan pajak. Outputnya adalah berupa surat ketetapan pajak, baik
itu kurang bayar, lebih bayar, nihil, kurang bayar tambahan maupun
Surat Tagihan Pajak.
Penegakan Hukum Pajak (Tax Law Enforcement)
Penegakan dengan tegas undang-undang perpajakan atau
yang disebut sebagai tax law enforcement atau enforcement di
bidang perpajakan telah dirumuskan oleh IBFD (International Bureau
of Fiscal Documentation) sebagai berikut:
Action taken by the tax authority to ensure that
the taxpayer or potential taxpayer complies with
the tax law, e.g. by rendering returns or account
etc. or providing other relevant information, and
paying or otherwise accounting for tax which is due.
Means of enforcement may include penalties for
failure to render returns stc.,interest charged on
late payments of tax, criminal prosecution in cases
of evasion or fraud etc.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa penegakan

hukum di bidang perpajakan adalah suatu tindakan yang dilakukan
oleh pejabat terkait untuk menjamin agar pembayar pajak (wajib
pajak) atau pembayar pajak potensial lainnya (calon wajib pajak)

memenuhi ketentuan undang-undang perpajakan.

Kinsey mengemukakan
bahwa
teknik
penegakan
yang
mengutamakan deteksi dan hukuman mempunyai 2 pengaruh yang
bertolakan terhadap kepatuhan pajak : 1) memaksa orang untuk
mematuhi hukum, dan 2) secara negatif mempengaruhi kemauan
untuk mematuhi secara sukarela.
Suatu Undang- undang tidak
akan berjalan dengan baik tanpa adanya sanksi yang dikenakan
terhadap orang yang melanggar undang-undang tersebut (law
enforcement). Selain itu, hukum juga harus ditegakkan tanpa
diskriminatif. Belakangan hari masyarakat
menilai bahwa Wajib Pajak yang membayar pajak dalam jumlah
sedikit, tapi patuh
dan
benar-benar
sesuai
dengan
undangundang
patut
mendapatkan penghargaan yang sama seperti
pembayar pajak terbesar.
Pada dekade 1980-an, penghargaan terhadap pembayar pajak
terbesar tidak pernah memiliki aturan main yang jelas. Dengan kata
lain pemerintah dapat memilih sekehendak hatinya. Baru pada
tahun 2000, Menteri Keuangan menetapkan kriteria Wajib Pajak
Patuh
yang
pantas
mendapatkan
fasilitas perpajakan sesuai
ketentuan yang berlaku. Artinya aspek kesetaraan dan keadilan
merupakan tujuan semua Wajib Pajak.
Pada dasarnya tidak ada manusia yang mau dikenakan
pajak, tetapi kesadaran, dan pemahaman tentang pentingnya pajak
serta bukti positif yang ditunjukkan pemerintahdiantaranya berupa
keamanan, pelayanan publik yang lebih baik , tersedianya barang
publik dan , kesejahteraan rakyatakan membuat rakyat lebih rela
untuk membayar pajak.Program reformasi administrai perpajakan
di atas merupakan sebagian dari berbagai upaya yang dilakukan
Direktorat Jenderal Pajak. Secara garis besar, Direktorat Jenderal Pajak
memiliki
tiga cara untuk meningkatkan kepatuhan Wajib Pajak, yaitu :
1. membuat program dan kegiatan yang dapat menyadarkan dan
meningkatkan kepatuhan sukarela, khususnya kepada Wajib Pajak yang
belum patuh.
2. meningkatkan pelayanan terhadap Wajib Pajak yang sudah
patuh agar kepatuhan mereka tetap dipertahankan
3. memerangi ketidakpatuhan
Rincian program dan kegiatan tersebut cukup banyak. Satu yang
paling utama adalah program pengembangan pelayanan prima yang

secara terus-menerus diperbarui sesuai visi Direktorat Jenderal Pajak.

Selain itu ada upaya-upaya lain untuk
menigkatkan
kepatuhan
dalam konteks hukum, yaitu penyanderaan terhadap Wajib Pajak
yang tidak mau melunasi utang pajaknya; dan penangkapan Wajib
Pajak
yang
terlibat
pembuatan
Faktur
Pajak
fiktif;
serta
bekerjasama dengan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). Semua itu
menunjukkan
adanya keterbukaan untuk menindak, baik kepada
aparat pajak sendiri, maupun Wajib Pajak jika ia memang melakukan
kesalahan yang merugikan negara.