NOTULEN RAPAT

MANAJEMEN RISIKO
Rapat diaadakan : Senin, 15 Desember 2015
Pukul
: Jam 08:30- 10:00
Tempat
: Ruang Akreditasi UGD lantai 4
Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)
Lampiran
: 1 (satu ) set
Acara
:
1. Analisis proses
2. Verifikasi lapangan
Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai
proses FMEA, penyusunan jadwal dan materi kegiatan selanjutnya.
Prof. Dr. dr Iskandar Japardi SP.BS
Kepada instalasi rawat jalan diharapkan mempresentasikan
alur pelayaan front office
Misrah Panjaitan, S.Kep Ners
Pada dasarnya front office terdiri dari bagian pendaftaran,
skrining, admisi, dan rekam medis. Proses yang terjadi
1. Pasien datang ke IRJ
2. Pasien kontak dengan customer service
3. Registrasi pasien
4. Pengambilan rekam medis
5. Pasien menuju poli klinik.
Dr Mendle
Bagaimana alur ini sama untuk pasien askes, BPJS, asuransi
suasta atau mandiri?
Dr. Fajri nor Sp.P
Pada dasarnya alur masuknya sama ketiga kelompok sama,
tetapi yang membedakan nanti, adalah saat pembayaran. Perlu
didiskusikan apakah billing termasuk dalam front office.
Dr. Mardianto, Sp.PD
Menurut saya Billing termasuk bagian front office.
Prof. Iskandar
Saya kurang setuju kalau billing termasuk ke dalam Front
office. Bukankah pasien kontak dengan billing setelah semua
pelayanan selesai? Kalau kita memasukkan ke dalam alur, menurut

saya issue akan melebar. Lebih baik kita membatasi konteks front
office pada pelayanan sebelum pasien bertemu dengan DPJP.
Misrah, S.Kep
Saya lebih setuju dengan Prof. Iskandar. Dari presentasi Prof
Iskandar yang saya tangkap, seharusnya FMEA membahas
mengenai 1 titik, bukan sistem seperti yang kita lakukan. Kalau kita
membahas sampai pasien membayar, bukankah pembahasan kita
akan semakin melebar?
Dr. Michael
Baik setuju, Sebaiknya FMEA front office hanya terdiri dari
proses pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining. Mari kita
buat alur proses front office yang dijalani oleh pasien.
Misrah, S.Kep
Berikut alur rawat jalan yang di jalani pasien:
1. Pasien masuk gedung poli rawat jalan
2. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining,
yang dilakukan oleh perawat.
3. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan
4. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam
medis dan ASKES.
5. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis
pasien disatukan dengan SEP
6. Pasien menuju poli rawat jalan.
Selanjutnya ada baiknya kita langsung lihat di lokasi bagaimana
proses yang terjadi di poli rawat jalan saat ini.
Prof Iskandar
Saya setuju, agar kita lebih terbayang mengenai proses yang
terjadi, mari kita lihat studi lapangan.
Bu Misrah, Skep memimpin tim menejemen risiko untuk melihat
langsung bagaimana alur dari proses pasien rawat jalan.

Kesimpulan:

Berdasarkan hasil rapat dan studi lapangan, FMEA Front office terdiri
dari bagian : pendaftaran, admisi, rekam medis, dan skrining.
Dengan alur proses sebagi berikut : Pasien masuk gedung poli rawat
jalan
1. Pasien masuk mengambil nomer antri dan menjalani skrining,
yang dilakukan oleh perawat.
2. Lalu pasien mengantri loket pendaftaran pasien rawat jalan
3. Dilakukan verivikasi dokumen rekam medis pasien oleh rekam
medis dan ASKES.
4. Pasien menunggu di ruang tunggu sampai status rekam medis
pasien disatukan dengan SEP
5. Pasien menuju poli rawat jalan.

Mengetahui,
Ketua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K)

Marolop

Notulene

Dr. Andre

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Senin, 15

Desember 2015

NOTULEN RAPAT
MANAJEMEN RISIKO
Rapat diaadakan : Jumat, 16 Januari 2015
Pukul
: Jam 08:30- 10:00
Tempat
: Ruang Akreditasi UGD lantai 4
Pimpinan rapat : Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)
Lampiran
: 1 (satu ) set
Acara
:
1. Menyusun action plan, menentukan design baru proses.
Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko mengenai
proses FMEA, yakni penyusunan desain baru proses.
Prof. Dr Iskandar
Setelah selesai melakukan brainstorming failure mode,
pengisian work sheet, serta menentukan PIS pada rapat
sebelumnya. Hari ini kita akan membahas action plan/ renacana
tindakan yang dapat dilakukan untuk menanggulangi risiko yang
terjadi, berdasarkan analisa fishbone.
Mari kita lakukan brainstorming rencana tindakan apa saja
yang dapat kita tambahkan untuk hal tersebut. Tentunya kita dapat
menimbang aspek pareto dalam memilih tindakan yang dipilih
agar efektif dapat berpengaruh terhadap sebanyak-banyaknya
terhadap analisa penyebab fish bone.
Aswin, ST
Apabila kita melihat analisa fish bone, ada baiknya kita
melakukan desain baru ruangan yang ada, dengan mengefektifkan
serta mengatur ulang front office kita. Berikut yang menurut saya
perlu dilakukan, penambahan pintu masuk, perubahan lokasi
customer service, penambahan tempat skrining, Pemisahan pasien
rawat inap, dan rawat jalan, penambahan loket pendaftaran,
perluasan ruang tunggu, perbaikan sirkulasi udara.
Prof Iskandar
Menurut saya juga kita perlu melakuan pebaikan SDM pada
bagian skrining kita yakni petugas skrining adalah dokter umum.
Ratno
Kalo begitu sebaiknya juga perlu kita melakukan percepatan
proses rekam medis, bagaimana kalau kita mengunakan sistem
barcode untuk penyatuan SEP dengan rekam medis agar lebih
cepat.
Dr. Ida

Saya usul juga Prof, bagaimana klo kita juga menambahkan

alur pasien khusus untuk pasien dengan kebutuhan khusus. Untuk
mengurangi risiko panjangnya antrian dan mengurangi stress pasien
dengan kebutuhna khusus.
Dr. Cherry
Bagaimana dengan rencana tindakan kita untuk mengurangi
risiko infeksi penyakit. Apa ada baiknya kita memberikan APD pada
pasien dengan kecurigaan TB atau infeksi menular lainnya
Prof Iskandar
Bagus sekali usul yang diberikan. Lalu bagaimana dengan
rencana tindakan kita untuk meningkatkan komunikasi efektif pada
front office kita?
Rosmawati
Bagaimana kalau kita mengadakan pelatihan komunikasi
efektif, secara rutin, setiap hari rabu? Bagaimana Prof.
Prof Iskandar
Bagus sangat baik usulnya. Baik terimakasih
perhatiannya , samapi jumpa di rapat selanjutnya.

atas

Mengetahui,
Notulene
Ketua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K)

Lumintang

Dr. Michael

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko, Jumat, 16

Januari 2015
Hasil Analisis Fish Bone

Rincian Action Plan dan PIC yang Bertanggungjawab

Action Plan

Target

Penambahan pintu masuk menjadi dua

Disain ruangan baru

Sistem skrining
Rekam Medis

PIC
Aswin

Perubahan lokasi customer service

Penambahan tempat screening
Pemisahan lokasi pendaftaran rawat inap dan rawat jalan
Penambahan loket pendaftaran menjadi 12
Optimalisasi ruangan untuk memperluas ruang tunggu.
Perbaikan sirkulasi udara dengan memodifikasi jendela yang sudah
ada
Yang melakukan skrining adalah dokter umum yang terlatih

Mei 2015

April 2015

Penggunaan sistem barcode; bridging SEP dengan rekam medis

Maret 2015

Jalur cepat diberikan pada pasien dengan populasi khusus

Jalur cepat

Juni 2015

Pencegahan infeksi

Pemberian APD (masker) pada penderita TB paru, baik masih dalam

kecurigaan atau saat diagnosis sudah ditegakkan.

Desember 2014

Pelatihan komunikasi
efektif

Pelatihan komunikasi efektif pada seluruh pejabat, struktural, dan staf

medis.

Maret 2015

Aswin
Aswin, Deni
Aswin, Deni
Aswin
Aswin, dr. Mendhel
Aswin
Febbi
Misrah
Ratno/Rima/Jongar
dr. Ida
Deni
dr. Cherry
Betty
Rosmawati

NOTULEN RAPAT
MANAJEMEN RISIKO
Rapat diaadakan
Pukul
Tempat
Pimpinan rapat
Acara
1. Monitoring

:
:
:
:
:

Jumat, 6 Maret 2015

Jam 08:30- 10:00
Ruang Akreditasi UGD lantai 4
Prof. Dr. dr. Iskandar Japardi, Sp.BS (K)

Rapat dimulai dengan persentasi tim manajemen risiko dengan

evaluasi kemajuan penyusunan FMEA.
Prof Iskandar
Terimakasih atas kedatangan saudara sekalian. Pada hari ini
kita sama-sama akan melihat kemajuan dari masing masing PIC.
Aswin
Sudah kami selesaikan rancang bangun dari ruang rawat inap
yang baru. Adapun perubahananya adalah Ruang poli klinik gigi dan
mulut akan kami pindahkan, dan ruangan poliklinik gigi dan mulut di
jebol dan diperluas menjadi tempat pengaduan masyarakat dan

admisi. Lalu diefektivitas luas ruang tunggu. Adanya penambahan

dua pintu akses masuk, Jadi adanya pemisahan jalur pasien masuk,
pasien lama dan pasien baru.
Misrah
Kami mengusulkan untuk petugas skrining dilakukan oleh
dokter umum.
Ratno
Kami sdh mulai mengunakan sistem barcode dalam
penyatuan SEP dan rekam medis. Jadi ada perbaiakan dari
kecepatan proses rekam medis. Berikut kami lampiran alur baru
proses rekam medis.
Rosmawati
Sudah dilakukan pelatihan komunikasi efektif terhadap
pejabat, struktural dan staf medis. Dari hasil tersebut didapati minat
yang meningkat atas pelatihan tersebut.
Prof Iskandar
Terimakasih atas laporan dari saudara sekalian. Selanjutnya
perlu kita pikirkan adalah bagaimana monitor terhadap rencana
tindakan yang akan kita lakukan.
Misrah
Saat ini yang dapat kita dapat lakukan survey adalah waktu
yang dibutuhkan pasien mulai dari waktu pendaftaran sampai
rekam medis pasien medis sampai di poliklinik.
Prof Iskandar
Menurut saya itu bisa dilakukan, namun ada baiknya kita
menilai RPN (Risk Priority Numbers) setelah rencana tindakan baru
yang kita lakukan.

Mengetahui,
Notulene
Ketua Tim Manajemen Risiko

Prof. Dr. Iskandar J Sp.BS(K)

Lumintang

Dr. Michael

Lampiran Notulene Rapat Manajemen Risiko; Jumat, 6 Maret

2015

KANTOR
KA. I RJ

REKAM MEDI S
REKAM MEDI S
POLI METHADONE

POLI GI GI & MULUT

VERI F.
ASKES

POLI OBGYN

RUANG
TUNGGU
PASEI N

CUST. SERVI CE
PENG. MASYARAKAT

POLI
PSI KI ATRI

PUSAT PENERI MAAN

PASI EN

PUSAT PENERI MAAN PASI EN

POLI
KECANTI KAN

PI NTU MASUK PASI EN

Desain Front Office Lama

POLI PSIKIATRI

REKAMMEDIS
POLI METHADON

RUANGTUNGGU
PASIEN

REKAMMEDIS
RUANGTRANSIT

ADMISI & PENGADUAN

MASYARAKAT

VERIFIKATOR
ASKES

Alur pasien baru

POLI KECANTIKAN

BPJS

CUST.
SERVICE+
SATPAM

RUANGTUNGGU PASIEN

PINTU MASUK
PASIEN

POLI OBGYN
PENDAFTARANPASIENRAWAT JALAN

MESIN
ANTREAN

Alur pasien lama

RUANGTUNGGU PASIEN

PINTUMASUK
PASIEN

Desain Front Office Baru

Perubahan Alur Proses Rekam Medis

Evaluasi RPN Setelah Perbaikan