Topik

Perancangan

HASIL PEMBELAJARAN
Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1.

Menjelaskan maksud perancangan;

2.

Mengaplikasikan proses-proses yang terlibat dalam perancangan

yang berkesan;

3.

Mengenal pasti jenis-jenis perancangan; dan

4.

Membandingkan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan

perancangan.

X PENGENALAN
Perancangan adalah salah satu daripada fungsi pengurusan, di samping
penyusunan, pengawalan dan kepimpinan. Bagi membolehkan sesebuah
organisasi berfungsi dengan berkesan maka perancangan yang baik amatlah
penting.
Menurut C. W. Roney (Certo, 2000), secara amnya perancangan dibuat bagi dua
tujuan. Pertama, ia dibuat adalah sebagai suatu perlindungan kepada sesebuah
organisasi. Ini bermakna apabila perancangan dibuat, seorang pengurus boleh
meramal kesan-kesan daripada setiap cadangan atau tindakan alternatif yang
akan dilaksanakan. Dalam situasi ini, pengurus akan memilih tindakan alternatif
yang memberi hasil terbaik kepada organisasi dan melindunginya daripada
sebarang keputusan yang merugikan.
Kedua, perancangan dibuat untuk meningkatkan tahap keyakinan sesebuah
organisasi. Sebagai contoh, apabila sesebuah organisasi membuka satu cawangan
baru, ia bukanlah suatu kebetulan tetapi hasil daripada perancangan yang teliti.
Dengan perancangan yang betul, pengurus-pengurus boleh memastikan apa
yang perlu dilakukan, bagaimana untuk melaksanakan tindakan-tindakan

26 X

TOPIK 2

PERANCANGAN

berkenaan, mengapa ia dilakukan, bila ia perlu dibuat, di mana ia dibuat, siapa

perlu melaksanakannya dan sebagainya. Tanpa perancangan yang baik,
sesebuah organisasi tidak mampu untuk berkembang.
Daripada perbincangan awal, kita boleh membuat kesimpulan betapa
pentingnya perancangan bagi mencapai kejayaan dalam sesebuah organisasi.
Dalam bahagian seterusnya, kita akan mempelajari dengan lebih terperinci
tentang fungsi-fungsi perancangan. Topik-topik yang akan dibincangkan ialah
definisi perancangan, bagaimana untuk membuat perancangan yang berkesan,
jenis-jenis perancangan serta kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan
perancangan.

2.1

DEFINISI PERANCANGAN

Sebelum kita membincangkan perancangan organisasi dengan lebih lanjut,

adalah lebih baik dianalisis definisinya terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa
definisi perancangan yang dicadangkan oleh para intelek pengurusan Barat.
(a)

Perancangan bermaksud menentukan objektif-objektif yang ingin dicapai

dan memilih tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk mencapai
objektif tersebut (Lewis et al., 2001).

(b)

Perancangan merupakan cadangan tindakan-tindakan yang perlu dibuat

oleh sesebuah organisasi untuk mencapai objektif-objektifnya (Certo, 2000).

(c)

Perancangan merupakan suatu proses untuk menentukan objektif-objektif

yang ingin dicapai pada masa hadapan termasuk tindakan-tindakan yang
perlu diambil untuk mencapai objektif-objektif tersebut (Rue & Byars,
2000).

(d)

Perancangan melibatkan definisi objektif, pembentukan strategi dan pelanpelan tindakan untuk menyelaras aktiviti-aktiviti organisasi (Robbins,
1996).

(e)

Perancangan merujuk kepada proses menentukan objektif-objektif

sesebuah organisasi dan membuat keputusan mengenai cara yang terbaik
untuk mencapainya (Bartol & Martin, 1994).

Berdasarkan definisi-definisi yang telah diberikan, perancangan melibatkan

aktiviti-aktiviti mengenal pasti objektif-objektif yang perlu dicapai termasuk
menentukan strategi-strategi yang perlu diterima pakai untuk mencapai objektifobjektif yang telah ditetapkan. Secara ringkasnya, perancangan menekankan
hasil akhir termasuk cara-cara untuk melaksanakan tugas tersebut. Menerusi
perancangan, pengurus-pengurus akan dapat menentukan cara untuk

TOPIK 2

PERANCANGAN

27

mengagihkan sumber-sumber yang sedia ada dengan cekap demi mencapai

objektif-objektif organisasi.

AKTIVITI 2.1
Berdasarkan apa yang telah dibincangkan, berikan satu definisi
perancangan menurut kefahaman anda. Bandingkan jawapan anda
dengan rakan-rakan.

2.2

BAGAIMANA MERANCANG DENGAN

BERKESAN?
SEMAK KENDIRI 2.1

Apakah yang anda faham tentang perancangan berkesan dalam

sesebuah organisasi?
Perancangan yang berkesan melibatkan lima proses utama  (a) menentukan
objektif-objektif yang perlu dicapai; (b) membina komitmen individu untuk
mencapai objektif-objektif tersebut; (c) membentuk pelan-pelan tindakan; (d)
memantau kemajuan dan (e) mengekalkan fleksibiliti (Williams, 2000). Prosesproses ini bukan sahaja bertujuan untuk membuat perancangan tetapi juga untuk
memastikan perancangan tersebut dilaksanakan secara betul dan berkesan.
(a)

Menentukan Objektif-objektif
Langkah pertama dalam perancangan adalah menentukan objektif-objektif
yang ingin dicapai. Suatu objektif yang baik seharusnya mempunyai ciriciri S.M.A.R.T.  specific, measurable, attainable, realistic and timely atau
dalam bahasa Melayu objektif itu perlu: khusus, boleh diukur, boleh
dicapai, realistik dan tepat pada masanya  seperti yang ditunjukkan
dalam Rajah 2.1.

Rajah 2.1: Ciri-ciri untuk mencapai objektif-objektif yang baik

28 X

TOPIK 2

PERANCANGAN

(i)

Objektif yang Khusus

Objektif tersebut mestilah dinyatakan secara khusus. Katakan sebuah
organisasi ingin meningkatkan pengeluarannya pada tahun ini. Oleh
itu, ia mesti menyatakan dengan jelas berapa banyak peningkatan
yang ingin dicapai, sebagai contoh 10 atau 20 peratus atau lebih.

(ii)

Objektif yang Boleh Diukur

Suatu objektif yang baik adalah objektif yang boleh diukur secara
kuantitatif. Pengukuran seperti ini adalah penting untuk menentukan
sama ada objektif tersebut boleh dicapai atau tidak. Berdasarkan
contoh di atas, peningkatan dalam pengeluaran boleh diukur dengan
cara mengira produk yang dihasilkan. Andainya selepas pengiraan
didapati ada pertambahan sebanyak 10 peratus berbanding dengan
apa yang diandaikan sebelumnya, ini bermakna objektif yang
dirancang sebelum itu iaitu peningkatan sebanyak 10 peratus telah
tercapai.

(iii) Objektif yang Boleh Dicapai

Suatu objektif yang baik adalah objektif yang tidak mustahil untuk
dicapai. Objektif yang boleh dicapai akan menaikkan semangat
pekerja-pekerja, manakala objektif yang tidak boleh dicapai hanya
akan melemahkan semangat mereka.
(iv) Objektif yang Realistik
Objektif yang realistik adalah suatu objektif yang munasabah.
Katakan kapasiti pengeluaran Syarikat A telah mencecah tahap yang
maksimum. Pihak pengurusan mengambil keputusan untuk
menentukan objektif meningkatkan pengeluaran sebanyak 30 peratus
daripada tahap maksimum. Objektif ini sememangnya tidak realistik
dan tidak boleh dicapai kerana kapasiti pengeluaran sudah pun
mencapai tahap maksimum. Oleh itu, adalah penting bagi pengurus
sesebuah organisasi untuk menilai keupayaan organisasi tersebut
sebelum membuat sebarang perancangan.
(v)

(b)

Objektif yang Tepat Pada Masanya

Suatu objektif yang baik biasanya akan menyatakan jangka masa yang
perlu diambil untuk mencapai objektif tersebut. Misalnya, satu tahun
atau tiga tahun. Dalam jangka masa ini, semua sumber akan
digabungkan dan ditumpukan ke arah mencapai objektif itu.

Membina Komitmen Individu

Walaupun objektif-objektif telah ditentukan, ini tidak menjamin semua
individu dalam organisasi akan terdorong untuk mencapainya. Maka,
selepas menentukan objektif-objektif tersebut, langkah susulan yang perlu

TOPIK 2

PERANCANGAN

29

diambil adalah untuk memupuk komitmen pada setiap individu dalam

organisasi itu ke arah mencapai objektif tersebut. Terdapat empat cara yang
boleh digunakan untuk mewujudkan komitmen di kalangan ahli-ahli
sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut. Sila rujuk Jadual 2.1
untuk kaedah-kaedah dan penerangannya.
Jadual 2.1: Kaedah-kaedah Mewujudkan Komitmen
Kaedah

Penerangan

Penentuan
objektif-objektif
menerusi
kerjasama
dengan semua
ahli dalam
organisasi

Biasanya, apabila keputusan dibuat hasil daripada kerjasama

dengan ahli-ahli lain, ia akan menimbulkan rasa pemilikan
terhadap keputusan yang dibuat. Apabila ahli-ahli merasakan
keputusan yang dibuat adalah berdasarkan persetujuan mereka,
ia akan mewujudkan komitmen di kalangan mereka untuk
memastikan kejayaan pelaksanaannya. Kaedah ini merupakan
pendekatan yang terbaik dan lazimnya digunakan dalam
organisasi untuk meningkatkan komitmen pekerja-pekerja.

Objektif-objektif
yang munasabah

Objektif yang ditentukan perlulah munasabah agar pekerjapekerja bersemangat untuk melaksanakan tugas mereka sehingga
objektif yang telah dirancangkan tercapai. Objektif-objektif yang
tidak realistik dengan sasaran yang tinggi sememangnya sukar
dicapai, manakala objektif-objektif dengan sasaran yang terlalu
rendah hanya akan membosankan pekerja-pekerja.

Pengumuman
objektif-objektif
kepada ahli-ahli
dalam organisasi

Pada amnya, apabila suatu objektif diketahui umum, kita akan

rasa malu sekiranya objektif-objektif tersebut gagal dicapai. Oleh
itu, kita akan bekerja lebih keras untuk memastikan objektif yang
telah dirancang dapat dicapai.

Mendapat
sokongan
daripada
pengurusan
atasan

Untuk memudahkan lagi operasi kerja, adalah baik untuk

mendapat sokongan daripada pengurusan atasan. Sokongan ini
boleh diberi dalam bentuk kewangan, pendapat, nasihat dan
sebagainya. Dengan sokongan ini, semua urusan akan menjadi
lebih mudah dan secara tidak langsung mendorong kita untuk
mencapai objektif-objektif tersebut.

(c)

Menyediakan Pelan Tindakan

Pelan-pelan tindakan akan disediakan selepas mengenal pasti komitmen
yang akan diberikan oleh ahli-ahli organisasi ke arah mencapai objektifobjektif yang telah ditetapkan. Pelan tindakan ini akan menerangkan
langkah-langkah yang perlu diambil untuk melaksanakan tugas, individuindividu yang terlibat, sumber-sumber dan masa yang diperlukan untuk
mencapai objektif-objektif tersebut.

30 X

(d)

TOPIK 2

PERANCANGAN

Memantau Kemajuan
Langkah keempat dalam perancangan adalah memantau kemajuan. Ia
bertujuan untuk mengenal pasti sama ada pelan-pelan berjalan dengan baik
atau sebaliknya. Dua kaedah untuk memantau kemajuan adalah:
(i)

Menentukan Objektif Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Objektif jangka panjang merupakan objektif sebenar yang perlu
dicapai manakala objektif jangka pendek dibentuk bagi tujuan
motivasi secara sementara kepada ahli-ahli dan pekerja-pekerja
sesebuah organisasi sementara berusaha ke arah pencapaian objektifobjektif jangka panjang.
Misalnya, objektif jangka panjang organisasi A ialah untuk menjana
keuntungan bersih sebanyak RM10,000 untuk tahun 2010. Manakala,
objektif jangka pendek yang telah ditentukan adalah untuk
meningkatkan keuntungan bersih dalam akaun pada setiap bulan
untuk tahun 2010. Sekiranya keuntungan bersih meningkat setiap
bulan, ini akan mendorong pekerja-pekerja untuk terus menjana lebih
banyak keuntungan sehingga mereka dapat mencapai sasaran
RM10,000 pada bulan Disember 2010.

(ii)

(e)

Memperoleh Maklum Balas Prestasi daripada Pihak Peserta

Maklum balas prestasi yang kerap membolehkan pekerja-pekerja dan
pengurus memantau tahap kemajuan mereka. Sekiranya terdapat
sebarang penyimpangan daripada objektif atau strategi yang asal,
maka usaha-usaha penyesuaian, penentuan hala tuju dan strategi
kerja akan segera dilakukan. Maklum balas juga dapat memastikan
pengurus tidak menyimpang daripada objektif asal dan mengenal
pasti kesilapan yang dibuat supaya tindakan pembetulan dapat
diambil.

Mengekalkan Kefleksibelan
Perancangan yang baik adalah perancangan yang fleksibel atau elastik.
Kadangkala, pelan tindakan dan objektif tertentu tidak dapat dilaksanakan
seperti yang dirancangkan. Ada masanya pula, objektif-objektif didapati
amat sukar untuk dicapai dan tindakan terpaksa diambil untuk mengubah
perancangan tersebut. Perubahan yang dibuat mungkin melibatkan aspek
strategi kerja, skop objektif yang perlu dicapai atau sumber yang terlibat.
Perancangan fleksibel ini penting kerana sekiranya terdapat sebarang
masalah berkaitan dengan proses perancangan ia tidak akan mengganggu
perancangan keseluruhan yang telah dibuat dan mungkin hanya sebahagian
yang perlu diperbaiki. Oleh itu, perancangan yang baik perlu memasukkan
ciri-ciri fleksibel agar ia boleh diubahsuai sekiranya perlu.

TOPIK 2

2.3

PERANCANGAN

31

JENIS-JENIS PERANCANGAN

Walaupun perancangan ditakrifkan sebagai proses menentukan objektif dan

mengenal pasti kaedah-kaedah untuk mencapai objektif, perancangan juga
terdiri daripada beberapa jenis. Perancangan wujud dalam beberapa bentuk dan
saiz serta mempunyai maksud yang tersendiri. Menurut Dessler (2001),
perancangan boleh dikategorikan kepada tiga dimensi utama iaitu perancangan
berasaskan format, hierarki organisasi dan kekerapan penggunaan. Rajah 2.2
meringkaskan jenis-jenis perancangan berdasarkan dimensi-dimensi ini.

Rajah 2.2: Jenis-jenis perancangan

(a)

Perancangan Berasaskan Format

Perancangan berbeza daripada segi format iaitu cara ia dipersembahkan.
Jika perancangan ditulis dalam bentuk pernyataan, yang menyatakan apa
yang perlu dicapai dan bagaimana ia boleh dicapai, maka ia dipanggil
perancangan deskriptif. Contohnya perancangan kerjaya seseorang.
Terdapat juga perancangan yang dinyatakan dalam bentuk pernyataan
kewangan. Perancangan jenis ini dikenali sebagai belanjawan disebabkan
pelan ini dinyatakan secara kuantitatif dengan menggunakan istilah-istilah
kewangan. Sementara itu, perancangan grafik merujuk kepada
perancangan yang menerangkan apa yang perlu dicapai dan bagaimana
untuk mencapainya dalam bentuk carta. Salah satu contoh perancangan
grafik adalah carta Gantt. Carta ini menunjukkan jangka masa yang
diperlukan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti dalam bentuk carta bar.

SEMAK KENDIRI 2.2

Renung kembali nasib beberapa syarikat terkenal di Malaysia yang
terpaksa mencairkan atau menjual saham mereka kepada syarikat lain
akibat kegagalan mengekalkan kedudukan mereka dalam dunia
perdagangan. Mungkinkah ini disebabkan oleh kegagalan mereka
mempraktikkan perancangan awal mereka?

32 X

(b)

TOPIK 2

PERANCANGAN

Perancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi

Selain format, perancangan juga berbeza daripada segi aspek jangka masa.
Sebahagian perancangan adalah untuk jangka masa yang panjang,
manakala sebahagian lain adalah untuk jangka pendek. Perancangan
dilakukan oleh pengurusan berdasarkan hierarki organisasi. Pada amnya,
terdapat tiga peringkat dalam organisasi iaitu pengurusan atasan,
pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Objektif sesebuah
organisasi perlulah ditentukan pada setiap tahap organisasi. Perancangan
jenis ini dikenali sebagai perancangan atas ke bawah yang merangkumi
perancangan/pelan strategik, pelan taktikal dan pelan operasi. Sila rujuk
Jadual 2.2 untuk penerangan selanjutnya.
Jadual 2.2: Perancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi

Hierarki
Organisasi

Perancangan

Penerangan

Pengurusan
Peringkat
Atasan

Pelan
Strategik

Ini merupakan perancangan keseluruhan bagi sesebuah

organisasi yang menerangkan hala tuju umum organisasi
dan bagaimana ia boleh menempatkan dirinya dalam
pasaran berbanding dengan pesaing-pesaingnya yang lain
dari segi kedudukan. Perancangan strategik lazimnya
merangkumi jangka masa yang panjang dan dibuat untuk
tempoh dua hingga lima tahun ke hadapan. Pengurusan
atasan akan bertanggungjawab untuk menyediakan pelan
ini.

Pengurusan
Peringkat
Pertengahan

Pelan
Taktikal

Pelan ini disediakan dan dilaksanakan oleh pengurusan di

peringkat pertengahan. Ia menerangkan bagaimana
sesebuah organisasi mengagihkan dan menggunakan
sumber, dana (kewangan) serta individu dalam organisasi
tersebut untuk mencapai objektif-objektif yang telah
ditentukan. Perancangan taktikal biasanya melibatkan
jangka masa yang sederhana dan dibuat antara enam bulan
hingga dua tahun.

Pengurusan
Peringkat
Bawahan

Pelan Operasi

Ini merupakan perancangan harian yang disediakan dan

dilaksanakan oleh pengurusan peringkat bawahan yang
juga dikenali sebagai pengurus bahagian. Biasanya
perancangan
ini
menerangkan
pengeluaran
dan
pengagihan produk untuk tempoh 30 hari hingga enam
bulan.

Walaupun setiap peringkat pengurusan membuat perancangan mereka

sendiri, perancangan itu hanya akan menjadi berkesan apabila objektif dan
tindakan dibuat pada peringkat sekongan bawahan serta selari dengan
objektif dan tindakan yang dibuat oleh pengurusan peringkat pertengahan
dan atasan.

TOPIK 2

(c)

PERANCANGAN

33

Perancangan Berdasarkan Kekerapan Penggunaan

Di samping format dan hierarki organisasi, perancangan juga berbeza
daripada aspek kekerapan penggunaan. Sesetengah perancangan hanya
digunakan sekali manakala sebahagian lagi digunakan secara berulang.
Perancangan yang hanya digunakan sekali dikenali sebagai perancangan
sekali guna. Ia disediakan secara khusus untuk memenuhi tujuan-tujuan
tertentu, misalnya, pembukaan sebuah cawangan baru. Walaupun
organisasi tersebut mungkin membuka lebih daripada satu cawangan,
setiap perancangan yang dibuat hanya boleh diguna pakai untuk cawangan
tertentu sahaja.
Ini adalah kerana setiap cawangan sudah semestinya mempunyai sumbersumber yang berbeza sama ada daripada segi kewangan, tenaga manusia,
agihan pelanggan, saiz kawasan cawangan dan lain-lain. Oleh itu,
perancangan untuk pembukaan cawangan baru di Gombak, misalnya,
tidak boleh digunakan untuk pembukaan cawangan baru di Alor Setar.
Contoh lain bagi jenis perancangan ini adalah belanjawan yang disediakan
untuk jangka masa tertentu.
Perancangan yang digunakan secara berulang kali dikenali sebagai
perancangan tetap. Perancangan ini digunakan untuk mengurus situasi
yang kerap timbul dalam sesebuah organisasi seperti masalah disiplin
pekerja-pekerja. Terdapat tiga jenis perancangan tetap iaitu polisi, prosedur
dan peraturan.

(i)

Polisi
Polisi merupakan garis panduan atau prinsip am dalam mengurus sesuatu
situasi.

(ii)

Prosedur
Prosedur merujuk kepada tindakan atau proses yang mesti diambil
sekiranya sesuatu situasi itu timbul. Ianya lebih khusus berbanding dengan
polisi.

(iii) Peraturan
Peraturan merupakan garis panduan yang khusus dalam mengambil
tindakan. Peraturan biasanya lebih khusus berbanding prosedur.
Contoh berikut dapat membantu anda memahami perancangan tetap
dengan lebih baik. Syarikat Suria Sdn Bhd telah membuat polisi yang mana
pekerja-pekerjanya adalah bertanggungjawab untuk memastikan setiap
produk yang dijual kepada pelanggan-pelanggan berada dalam keadaan

34 X

TOPIK 2

PERANCANGAN

yang baik. Bagi sebarang produk rosak yang dijual, pelanggan-pelanggan

berhak menuntut ganti rugi daripada syarikat. Namun demikian, sebelum
ganti rugi dibayar, terdapat beberapa prosedur yang perlu dipatuhi.
Pertama, merekodkan kerosakan yang berlaku dalam sistem inventori dan
kedua, mendapatkan kelulusan daripada pengurus jabatan terlebih dahulu
sebelum membuat bayaran ganti rugi. Walaupun begitu, peraturan tersebut
menyatakan bahawa sebarang laporan kerosakan mestilah dibuat dalam
jangka masa 30 hari daripada tarikh pembelian.
Perhatikan bahawa semua aktiviti yang terlibat, iaitu aktiviti penjualan
produk kepada pelanggan-pelanggan, tuntutan ganti rugi daripada
pelanggan-pelanggan dan juga bayaran ganti rugi oleh perniagaan
merupakan antara aktiviti-aktiviti berulang dalam sesebuah perniagaan;
lantas, polisi, prosedur dan peraturan telah ditetapkan sebagai garis
panduan untuk mengurus semua aktiviti tersebut. Oleh itu, setiap kali
aktiviti ini berlaku, polisi, prosedur dan peraturan yang sama akan diguna
pakai. Secara ringkasnya, perancangan yang sama (iaitu polisi, prosedur
dan peraturan) boleh digunakan secara berulang kali untuk menguruskan
aktiviti-aktiviti yang berulang.

AKTIVITI 2.2

Kartun di atas menunjukkan pembentangan objektif oleh seorang wanita

dan sebuah robot. Pada pendapat anda, apakah implikasinya kepada
organisasi berkenaan sekiranya objektif yang ditentukan adalah tidak
tepat dan tidak rasional?

TOPIK 2

PERANCANGAN

35

LATIHAN 2.1
Apakah perbezaan antara perancangan berdasarkan format dengan
perancangan berdasarkan kekerapan penggunaan?

2.4

KELEBIHAN-KELEBIHAN DAN
KELEMAHAN-KELEMAHAN
PERANCANGAN

Walaupun perancangan mempunyai kelebihan-kelebihan yang tertentu, ia juga

mempunyai kelemahan-kelemahannya. Dalam bahagian ini, kita akan mengenal
pasti kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan. Dengan
memahaminya, seseorang pengurus akan dapat menilai kualiti perancangan
yang telah dilaksanakan. Jadual 2.3 memberikan ringkasan tentang kelebihankelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan.
Jadual 2.3: Kelebihan-kelebihan dan Kelemahan-kelemahan Perancangan
Kelebihan

Kelemahan

Menghasilkan usaha intensif ke arah

objektif organisasi.

Mengekang perubahan yang berlaku

dalam organisasi.

Mewujudkan usaha berterusan di

kalangan pengurus dalam hierarki
organisasi.

Perancangan tidak mengambil kira

ketidakpastian
yang
diandaikan
untuk masa hadapan.

Menerangkan hala tuju organisasi

kepada
pengurus-pengurus
dan
pekerja-pekerja.

Memisahkan antara perancang dan

pelaksana.

Membantu pengurus-pengurus dalam

mewujudkan strategi-strategi kerja.

Mewujudkan impak yang positif

terhadap individu dan organisasi.

36 X

2.4.1

TOPIK 2

PERANCANGAN

Kelebihan-kelebihan Perancangan

Jadual 2.4 menerangkan secara lanjut kelebihan-kelebihan perancangan.

Jadual 2.4: Kelebihan-kelebihan Perancangan
Kelebihan

Penerangan

Menghasilkan
usaha intensif

Pekerja-pekerja akan bekerja dengan lebih keras sekiranya ada

perancangan, iaitu, objektif-objektif dan strategi-strategi kerja.
Selain itu, prestasi kerja boleh dipertingkatkan lagi kerana mereka
sedar hala tuju yang perlu dicapai.

Usaha
berterusan

Perancangan melibatkan jangka masa yang tertentu. Penguruspengurus yang terlibat dalam perancangan akan tahu bahawa
objektif-objektif tersebut hanya boleh dicapai apabila tiba masanya.
Oleh itu, usaha intensif yang dilaksanakan akan diteruskan
sehinggalah objektif-objektif yang dirancangkan berjaya dicapai
dan pengurus-pengurus dan pekerja-pekerja akan bekerja lebih
bersungguh-sungguh sepanjang tempoh masa yang diberikan
untuk mencapai objektif tersebut.

Hala tuju
bersepadu

Dengan perancangan, pekerja-pekerja akan tahu objektif-objektif

yang perlu dicapai termasuk strategi-strategi yang mesti diikuti.
Secara tidak langsung, semua ahli-ahli organisasi mempunyai hala
tuju yang mesti dituruti dan mereka akan bergerak ke arah hala
tuju atau objektif yang sama.

Mewujudkan
strategi kerja

Seperti yang ditakrifkan sebelum ini, apabila seorang pengurus

kanan menetapkan suatu objektif untuk dicapai, secara automatik,
pengurus-pengurus di peringkat pertengahan dan bawahan akan
menyoal cara-cara untuk mencapai objektif yang disasarkan itu.
Untuk mencapai objektif tersebut, pengurus-pengurus perlu
mewujudkan strategi-strategi yang boleh dijadikan garis panduan
dalam menentukan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan agar
objektif yang dirancang boleh dicapai.

Impak yang
positif
terhadap
individu dan
organisasi

Perancangan telah terbukti berkesan kepada organisasi dan juga

individu. Pada amnya, organisasi yang terlibat dalam perancangan
akan memperoleh keuntungan yang lebih dan berkembang dengan
lebih cepat berbanding dengan organisasi yang tidak terlibat dalam
perancangan. Ia juga boleh diguna pakai kepada individu, sama
ada pengurus mahupun pekerja. Biasanya, prestasi kerja adalah
lebih baik sekiranya mereka mempunyai objektif dan strategi
semasa melakukan kerja.

TOPIK 2

2.4.2

PERANCANGAN

37

Kelemahan-kelemahan Perancangan

Jadual 2.5 menjelaskan kelemahan-kelemahan perancangan.

Jadual 2.5: Kelemahan-kelemahan Perancangan
Kelemahan

Penerangan

Mengekang
perubahan
dan
penyesuaian

Lazimnya, perancangan dibuat untuk jangka masa yang tertentu.

Apabila perubahan berlaku dalam persekitaran, maka rancanganrancangan yang sedia ada perlu dikemas kini semula. Perubahanperubahan kepada persekitaran ini boleh berlaku daripada aspek
perubahan cita rasa pelanggan-pelanggan, perubahan teknologi,
perundangan dan lain-lain. Namun demikian, ada kalanya individu
atau organisasi terlalu komited untuk mencapai objektif yang telah
dirancangkan sebelum ini sehinggakan mereka tidak sedar yang
strategi-strategi yang telah dibuat tidak lagi sesuai dan perlu
dipinda. Kegagalan untuk menyedari tentang perlunya perubahan
akan menyebabkan kegagalan pelaksanaan rancangan yang sedia
ada.

Ketidakpastian
terhadap
andaianandaian

Perancangan biasanya berlandaskan andaian-andaian bagi kejadiankejadian pada masa hadapan. Misalnya, seorang pengurus
mengandaikan permintaan akan meningkat pada masa hadapan;
maka pelan-pelan dibuat untuk meningkatkan pengeluaran produk
bagi memenuhi permintaan. Bagi melaksanakan pelan itu, andaian
terhadap isu-isu masa hadapan mestilah tepat. Terdapat banyak
elemen yang tidak pasti yang wujud dalam ramalan masa hadapan.
Sekiranya ramalan yang dibuat adalah salah, maka perancangan
yang dibuat berasaskan andaian berkenaan akan gagal akhirnya.

Pemisahan
antara
perancang dan
pelaksana

Pada amnya, perancangan dibuat oleh pengurus peringkat atasan,

manakala pelaksanaannya dijalankan oleh pekerja di peringkat
bawahan. Kadangkala pengasingan ini boleh menyebabkan pelan
yang dibuat menjadi tidak serasi dengan keupayaan pekerjapekerja. Ini berlaku apabila orang yang merancang itu tidak terlibat
secara langsung dalam bahagian operasi. Oleh itu, mereka tidak
tahu dengan mendalam tentang tahap keupayaan dan kekangan
yang dihadapi di peringkat operasi, yang kemudiannya
mengakibatkan kegagalan dalam perancangan tersebut.

AKTIVITI 2.3
Berdasarkan apa yang anda telah pelajari, cuba jelaskan kepentingan
perancangan yang berkesan dan implikasi-implikasinya terhadap syarikat
anda sekiranya perancangan tersebut gagal mencapai objektif organisasi.

38 X

TOPIK 2

PERANCANGAN

LATIHAN 2.2
Soalan Esei
Daripada perbincangan di atas, senaraikan kelemahan-kelemahan
perancangan.
Soalan-soalan Aneka Pilihan
1.

Proses pengurusan yang manakah menentukan objektif yang perlu

dicapai dan juga untuk mengenal pasti kaedah-kaedah untuk
mencapai objektif tersebut?
A.
B.
C.
D.

2.

Apakah langkah pertama dalam perancangan berkesan?

A.
B.
C.
D.

3.

Pembentukan strategi
Pelaksanaan taktikal
Perancangan
Pentadbiran

Mengekalkan kefleksibelan dalam perancangan

Membentuk pelan tindakan
Menentukan objektif-objektif
Membina komitmen ke arah pencapaian objektif

Jenis perancangan tetap yang manakah menyediakan garis panduan

khusus untuk mengambil tindakan yang tertentu?
A.
B.
C.
D.

Syarat
Polisi
Prosedur
Peraturan

TOPIK 2

4.

PERANCANGAN

Ahmad, tolong pastikan yang anda terangkan kepada kakitangan

anda langkah-langkah untuk menetapkan proses kerja yang baru,
belanjawan yang diberi dan orang yang terlibat, kata Encik Ali.
Apakah langkah dalam proses perancangan yang dimaksudkan oleh
Encik Ali?
A.
B.
C.
D.

5.

Menentukan objektif
Membina komitmen individu
Menyediakan pelan tindakan
Memantau kemajuan

Siapakah yang bertanggungjawab untuk membentuk pelan taktikal?

A.
B.
C.
D.

Pengurus-pengurus peringkat atasan

Pengurus-pengurus peringkat pertengahan
Pengurus-pengurus peringkat bawahan
Semua pengurus di atas

Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)

1.

Perancangan
hadapan.

dibuat

berdasarkan

andaian-andaian

pada

masa

2.

Salah satu kelemahan perancangan adalah ia mengekang perubahan

dan penyesuaian dalam sesebuah organisasi.

3.

Perancangan operasi dibuat untuk menentukan bagaimana sesebuah

organisasi boleh menggunakan sumber-sumber, belanjawan dan
individu-individu untuk mencapai objektif yang khusus.

4.

Perancangan tetap merupakan perancangan yang dibuat secara

khusus untuk tujuan tertentu.

39

40 X

TOPIK 2

PERANCANGAN

Pada awal topik ini, kita telah didedahkan kepada beberapa konsep
perancangan yang disyorkan oleh para intelektual dalam bidang pengurusan.
Proses perancangan yang berkesan juga telah dibincangkan.

Terdapat lima langkah atau proses untuk membentuk perancangan yang

berkesan: pertama, menentukan objektif yang perlu dicapai; kedua,
mewujudkan komitmen individu terhadap pencapaian objektif; ketiga,
mewujudkan pelan tindakan; keempat, memantau kemajuan perancangan;
dan kelima, memastikan perancangan yang dibuat adalah fleksibel.

Walaupun semua perancangan boleh ditakrifkan sebagai menentukan

objektif-objektif termasuk mewujudkan strategi kerja, perancangan juga
bermaksud beberapa jenis, sama ada ia berbeza daripada aspek format,
hierarki organisasi ataupun kekerapan penggunaannya.

Pada akhir topik ini, kita juga telah menyentuh kelebihan-kelebihan dan
kelemahan-kelemahan perancangan.

Format

Pelan operasi

Hierarki organisasi

Pelan strategik

Kekerapan penggunaan

Pelan taktikal