Pertemuan 4

Strategi Evaluasi dan Pemilihan Paket Sistem ERP

Pendahuluan
ERP berperan sebagai sebuah teknologi yang keterjkaitan antara teknologi
informasi dan bisnis. ERP dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen yang
efektif dan memungkinkan perusahaan untuk berintegrasi
pada semua
tingkatan. Tujuan utama penggunaan sistem ini adalah untuk meningkatkan
kerjasama dan interaksi antar departemen atau fungsi dalam perusahaan.
Pada pertemuan ini membahas fase awal implementasi, yaitu evaluasi dan
seleksi paket sistem ERP, yang meliputi mekanisme pengambilan keputusan
dalam menentukan paket ERP mana yang paling tepat untuk diimplementasikan
dalam perusahaan.
Faktor yang mempengaruhi pemilih
Mekanisme Pengambilan Keputusan
Kerangka kerja proses pengambilan keputusan meliputi tahapan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Identifikaasi dn perumusan masalah.

Mengumpulkan informasi.
Mendefiniskan alternatif.
Analisis setiap alternatif.
Memilih salah satu alternatif solusi.
Implementasi.
Evaluasi.

Metode Pengembangan Sistem ERP

Ada beberapa alternatif metode pengembangan sistem:
-

In-house (membangun sendiri).

Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor.
Best-of-breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor).
Modifikasi sistem dari vendor.
Memilih modul-modul tertentu dari sistem vendor.
Menerapkan sistem vendor dengan lengkap.
Application Service Provider ASP (menyerahkan implementasi pada
perusahaan penyedia jasa).

Kerangka Kerja Pemilihan Solusi

Modul
Alternatifnya adalah memilih modul paket implementasi atau membuat
sendiri setiap modul tersebut.
Fleksibilitas
Memungkinkan kita menambahkan modul dan antarmuka pada paket ERP
yang dipilih.
Metode implementasi

Mencari solusi terbaik. Bisa dilakukan dengan mengadopsi beberapa

modul paket ERP, kustomisasi dan pengembangan yang disesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan.
Kriteria Evaluasi

Kesesuaian fungsionalitas
Sejauh mana system ERP yang dipilih sesuai dengan proses bisnis.
Fleksibilitas
Kriteria:
Kostumisasi
Upgrade fleksibel.
Sistem ERP yang ideal adalah yang dapat melakukan prosedur upgrade
tanpa harus mengganggu kostumisasi.
Internasionalisasi.
Sistem harus dapat mendukung berbagai bahasa, skema akuntansi dan
biaya yang beragam, dan beberapa situs lokasi operasi perusahaan yang
tersebar (multiple site).
Kemudahan penggunaan.
Arsitektur.
Pada umumnya system ERP memiliki arsitektur 2 atau 3 tingkatan (tier).
Arsitektur 2-tier atau arsitektur client-server terdiri atas flat client yang
berisi antarmuka grafis dan aplikasi bisnis, yang berkomunikasi langsung
dengan database. Dalam arsitektur 3-tier, terdiri dari thin client, berupa
web browser, server aplikasi, yang menyimpan semua logika bisnis, dan
database yang digunakan untuk menyimpan data yang permanen.
Skalabilitas.
Sistem harus mendukung volume transaksi dalam jumlah besar dengan
waktu tanggap yang konstan.
Keamanan.
System harus dapat mendukung diterapkannya mekanisme keamanan
untuk berbagai tingkat akses yang berbeda.
Antarmuka.
Antarmuka merupakan fasilitas komunikasi antara pengguna dengan
system. Pertimbangan fleksibilitas antarmuka adalah kemudahan system
untuk berhubungan dengan system lain atau untuk saling bertukar data.
Kebebasan terhadap system operasi.
Kebebasan terhadap system operasi memungkinkan kita menjalankan
system ERP pada berbagai platform.
Database independence.
Database berpengaruh besar pada skalabilitas system. Tingkat kebebasan
yang besar pada database biasanya berdampak pada minimnya fitur yang
disediakan oleh database.
Bahasa pemrograman.
System ERP yang ideal dapat mengadopsi beberapa jenis bahasa
pemrograman yang dapat digunakan untuk melakukan kostumisasi dan
modiikasi system sesuai keperluan.
Dukungan
Dukungan akan membantu memperpendek waktu implementasi dan
proses transfer teknologi ke perusahaan.
Dukungan infrastruktur
Tersedianya forum komunikasi untuk publiksebagai tempat untuk bertukar
pengalaman dan berbagai issue implementasi.
Pelatihan.

Tersedianya program pelatihan baik secara teknis maupun konseptual,

bagi para konsumennya.
Dokumentasi.
Dokumentasi yang lengkap dan terbaru sangat diperlukan oleh pengguna
dan pengembang system.
Kontinuitas (continuity)
Kontinuitas proyek menjamin bahwa anggaran yang sudah dikeluarkan
untuk system ERP dapat dipertanggungjawabkan. Jika salah memilih paket
yang kemudian tidak dikembangkan lagi, maka akan terjadi resiko bahwa
kita tidak lagi didukung oleh vendor pengembang system tersebut.
Masalah ini dapat diatasi dengan mengembangkan strategi yang tidak
bergantung vendor (no vendor lock-in).
Partisipasi dan ukuran komunitas
Struktur proyek
Aktivitas komunitas
Transparansi
Frekuensi update
Efek lock-in
Kematangan (maturity)
Istilah ini digunakan hubungannya dengan kualitas software, yang
menyatakan seberapa baik system diuji dan diimplementasikan.
Status pengembangan.
Alpha
Biasanya kurang stabil dan kurang lengkap. Akan tetapi dapat
digunakan untuk keperluan demonstrasi dan prototype untuk
membuktikan konsep tertentu.
Beta
Fungsionalitas belum sepenuhnya diuji dan kesalahan besar
mungkin terjadi. Meskipun masih dikembangkan, tetapi
dipublikasikan untuk keperluan ujicoba.
Stabil
Situs referensi.
Kualitas rilis yang stabil dapat dibuktikan dengan menerapkan dan
melakukan testing yang menyeluruh pada software. Ada resiko bahwa
system menjadi tidak layak. Perusahaan pembuat paket yang sudah stabil,
biasanya menyediakan situs referensi dan kasus bisnis yang relevan.