KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN
JAKARTA

PAPER
Sistem Informasi Manajemen dalam USM PKN STAN
Diajukan oleh
Kelompok 5 Kelas 9C Alih Program :
1. Rizki Septian (32)
2. ......
Mahasiswa Program Diploma IV Keuangan
Spesialisasi Akuntansi Alih Program

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Semester IX
Tahun Akademik 2016-2017

BAGIAN I
PENDAHULUAN

Informasi bagaikan darah yang mengalir dalam tubuh manusia, begitu vital, informasi
merupakan substansi yang tidak dapat diacuh jika kegiatan dari suatu entitas ingin dijaga
keberlangsungannya. Arus informasi yang cepat, tepat, efisien dan bersih dari informasi
sampah adalah hal yang diharapkan oleh setiap entitas/organisasi agar tujuan dari
dilaksanakannya kegiatan dari entitas organisasi tersebut dapat tercapai dengan cara yang
paling aman, ekonomis dan efisien. Untuk itu terciptalah Sistem Informasi untuk kegiatan
yang telah ditentukan sebelumnya guna menjembatani kenyataan atau realita yang ada di
lapangan dengan cita-cita yang ingin diraih, tidak hanya mengenai apakah tujuan terwujud
atau tidak, namun juga meliputi bagaimana cara dan situasi yang dilalui sehingga tujuan
tersebut tercapai.
Pada bahasan kali ini kami akan membahas salah satu bentuk sistem informasi yang
dipakai oleh salah satu instansi pendidikan di lingkungan Kementerian Keuangan, tepatnya
di Politeknik Keuangan Negara STAN. PKN STAN merupakan sekolah tinggi kedinasan di
bidang keuangan negara yang lulusannya akan menjadi calon-calon pengawal keuangan
negara, karena itu diperlukan bibit-bibit terbaik yang nantinya dididik dan dipersiapkan untuk
menjadi kader-kader keuangan negara tersebut. Dalam rangka perolehan bibit-bibit terbaik
tersebut, diperlukan seleksi yang efektif, efisien, adil dan tepat sasaran. Seleksi tersebut
membutuhkan banyak langkah dan karena diikuti oleh peserta dengan jumlah yang
massive, tentu untuk mewujudkannya memerlukan banyak upaya dan kerja keras dari
banyak pihak yang menjadi bagian dari panitia seleksi.
Dalam rangka menunjang hal tersebut, dibangunlah sebuah sistem informasi yang
merupakan bagian dari sistem seleksi. Sistem Informasi ini adalah sistem registrasi online
(menggunakan koneksi internet) yang akan digunakan sebagai alat pendaftaran ratusan ribu
calon peserta Ujian Saringan Masuk (USM) PKN STAN. Sebelum memakai sistem yang
terintegrasi melalui jaringan internet, seleksi penerimaan mahasiswa PKN STAN, atau yang
biasa disebut sebagai USM PKN STAN, banyak melibatkan langkah manual yang tidak
efisien dan memakan waktu yang lama. Melalui Sistem Informasi USM PKN STAN ini,
pekerjaan menjadi semakin tertata rapi, dengan data yang teradministrasi secara aman dan
terstruktur sehingga mudah untuk digunakan.
Sistem informasi USM STAN diwujudkan dalam bentuk

aplikasi berbasis web,

sehingga lalu lintas data dijalankan secara live atau setidaknya secara real time.
Penggunaan aplikasi ini secara sederhana memiliki alur sebagai berikut:

1. Pendaftar mendaftarkan diri pada situs panseldikdin yang dikelola oleh kemenpan
guna memilih salah satu sekolah kedinasan dan mendapatkan id serta password.
2. Password dan id dari langkah pertama digunakan untuk log in ke portal
usm.stan.ac.id dan calon peserta ujian memasukkan data-data dirinya pada situs
tersebut.
3. Setelah memasukkan data-data, calon peserta ujian akan menerima virtual account
untuk melakukan pembayaran yang merupakan salah datu syarat pendaftaran.
4. Calon peserta ujian kemudian melakukan verifikasi berkas dengan membawa
dokumen pendaftaran dan bukti pembayaran biaya pendaftaran pada saat verifikasi
berkas.
5. Panitia memeriksa dokumen yang dibawa oleh calon peserta ujian, untuk kemudian
dicocokkan dengan data yang telah diinput melalui portal usm.ac.id di mana data
calon peserta ujian yang dinyatakan benar akan dicetakkan Bukti Peserta Ujian
sebagai syarat untuk mengikuti ujian pada hari H.
Dikarenakan dipakai untuk mengelola database yang luar biasa besarnya, aplikasi ini
memerlukan infrastruktur yang memadai, terutama dalam hal server. Kementerian
Keuangan menyediakan layanan informasi yang mumpuni serta terpusat yang bisa dipakai
oleh satker-satker di bawahnya melalui Pusat Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek)
di Sekretariat Jenderal. Maka dari itu, aplikasi ini digawangi oleh duah pihak yakni
Subbagian TIK Politeknik Keuangan Negara STAN dan Pusintek yang bekerja sama melalui
sebuah service level agreement yang diperbaharui setiap tahun.
Atas keberadaan aplikasi ini, pelayanan dan juga langkah pendaftaran yang harus
ditempuh oleh calon peserta ujian menjadi lebih ringkas. Panitia tidak perlu menyiapkan
banyak dokumen offline atau melakukan input data karena data telah tersimpan terlebih
dahulu ketika pertama kali peserta menghubungi panitia secara langsung. Tahap dengan
multi antrean yang panjang seperti seleksi yang dilaksanakan sebelum era aplikasi berbasis
internet sudah tidak perlu terulang lagi. Karena data diinput sendiri oleh peserta ujian,
peluang terjadinya salah input juga semakin minimal. Peserta ujian juga tidak perlu
berdesakkan-desakkan berkali-kali karena mereka cukup mengantri satu kali dengan batch
antrean yang telah ditentukan sebelumnya dan mereka akan dilayani hingga Bukti Peserta
Ujian diterbitkan.
Meski sistim informasi manajemen Ujian Saringan Masuk Politeknik Keuangan
Negara STAN ini dirancang untuk sesempurna mungkin dalam mendukung terciptanya
seleksi secara efektif dan efisien, tetap saja ada beberapa kekurangan minor yang hadir
dalam pemakaian aplikasi ini. Untuk itu setiap tahun selalu dilaksanakan evaluasi atas
penyelenggaraan aplikasi yang bertujuan mewujudkan sikap perbaikan tiada henti
sebagaimana diamanatkan sebagai Kesempurnaan dalam lima nilai-nilai Kementerian

Keuangan. Pembaharuan service level agreement antara Politeknik Keuangan Negara

STAN dengan Pusat Informasi dan Teknologi Keuangan merupakan legal document yang
mewakili pembaruan dan perbaikan tersebut di setiap tahun. Mengenai apa saja yang
diperlukan hingga bagaimana aplikasi ini dibagun, dimanfaatkan serta beberapa topik
lainnya, akan kita bahas lebih mendalam pada bab-bab selanjutnya makalah ini.