PENDAFTARAN PASIEN POLIKLINIK

No. Dokumen Revisi Halaman

0269/RM/2013 000 1 dari 4

RUMAH SAKIT
MUHAMMADIYAH
LAMONGAN
 Ditetapkan

PROSEDUR Tanggal Terbit 28 Mi

TETAP
dr. HlErwin Santosa, SD.A., M.Kes.
2013 Direktur
Pengertian Proses penerimaan dan pencatatan data demografi pasien serta data
kebutuhan pelayanan, pasien berobat jalan.
Tujuan Mempermudah proses pemberian pelayanan rawat jalan pasien
Memperoleh informasi data demografi dan kebutuhan layanan pasien dirawat
jalan.
Sebagai pencatatan data layanan yang digunakan oleh unit terkait
Untuk Proses Pengidentifikasian awal pasien di Rawat Jalan
Mencegah terjadinya duplikasi nomer rekam medis
Sebagai salah satu proses skrining pasien
Kebijakan
Setiap pasien yang membutuhkan pelayanan kesehatan baik pemeriksaan
kesehatan maupun pemeriksaan penunjang telah terdaftar dalam program
registrasi pasien pada hari yang sama
Pasien harus mendapatkan pelayanan sesuai dengan alur pendaftaran baik
rawat jalan maupun pasien rawat inap.
Semua Pasien yang berobat ke RSML harus teridentifikasi dengan Baik
sesuai dengan KTP/KK yang berlaku dengan memenuhi kaidah Lengkap,
Akurat, Reliabel (Andal : Ketelitian, Ketepatan, Dapat dipercaya), dan dapat
dipertanggungjawabkan
Setiap pasien harus mempunyai Rekam Medis yang lengkap dan akurat
Prosedur
Persiapan Performen Petugas
a. Periksa kerapihan seragam
b. Periksa kelengkapan atribut
Alat-alat
a. Bolpoin
b. Karcis
c. Kartu Berobat
d. Komputer
e. Formulir Pendaftaran pasien ber-KTP
f. Formulir Pendaftaran pasien tidak ber-KTP
 PENDAFTARAN PASIEN
POLIKLINIK
RUMAH SAKIT
MUHAMMADIY
No, Dokumen Revisi Halaman
AH
0269/RM/2013 2 dari 4
000
LAMONGAN
Pelaksanaan 1. Lakukan Prosedur penerimaan pasien
2. Tanyakan pasien tentang:
Apakah Bapak / Ibu sudah pernah berobat di Rumah
Sakit Muhammadiyah Lamongan?
a. Jika jawabannya Tidak, maka pasien diarahkan
untuk mengambil nomor urutan dan mengisi Form
Pasien Baru di Meja Pengisian Formulir dan
Brosur, kemudian lakukan prosedur selanjutnya
(point 6)
b. Jika jawabannya Iya, pasien/keluarga diarahkan ke
loket pendaftaran pasien lama dan lakukan
prosedur selanjutnya (point
3)
Loket Pendaftaran Pasien Lama
1. Apakah Bapak / Ibu sudah melakukan pendaftaran via
telepon (peijanjian) ?
a. Jika Ya, tanyakan apakah pasien/keluarga
mendapatkan nomer PIN? Jika iya, berikan brosur
MENTARI dan jelaskan kepada Pasien tentang
Layanan Pendaftaran Cetak Mandiri (MENTARI),
kemudian lakukan prosedur selanjutnya.
b. Jika Tidak, lakukan prosedur selanjutnya;
2. Lakukan prosedur penerimaan pasien lama

Loket Pendaftaran Pasien Baru

1. Lakukan pemanggilan pasien dengan menekan tombol
panggil pada mesin antrian pendaftaran.
2. Tanyakan; Apakah Bapak / Ibu sudah melakukan
pendaftaran via telepon (peijanjian) ?
a. Jika Ya, tanyakan apakah pasien/keluarga
mendapatkan nomer PIN? Jika iya, berikan brosur
MENTARI dan jelaskan kepada Pasien tentang
Layanan Pendaftaran Cetak Mandiri (MENTARI),
kemudian lakukan prosedur selanjutnya.
b. Jika Tidak, lakukan prosedur selanjutnya;
3. Lakukan prosedur penerimaan pasien baru

Entry Data Pendaftaran

 1. Apakah Bapak / Ibu membawa surat pengantar /
rujukan?, jika Ya maka entry Rujukan dan Perujuk
2. Apakah Bapak / Ibu datang sendiri atau atas
saran/diantar orang lain? Jika Ya maka menjadi data
entry Rujukan Non Medis
3. Bapak / Ibu ingin berobat ke poliklinik apa / dokter
siapa?
4. Masukkan data pasien yang sudah lengkap dan benar
kedalam
 PENDAFTARAN PASIEN
POLIKLINIK

RUMAH SAKIT No. Dokumen Revisi Halaman

MUHAMMADIY 0269/RM/2013 000 3 dari 4
AH -----.
LAMONGAN
program "Appointment.
5. Serahkan karcis pemeriksaan kepada pasien, dan
jelaskan nomor urut layanan poliklinik pada karcis
tersebut serta informasikan jam kedatangan dokter.
6. Buatkan kartu berobat untuk pasien baru, dan
jelaskan fungsi dari kartu tersebut, serta berikan
penjelasan tentang layanan mentari.
7. Untuk pasien asuransi, tanyakan kartu / fotocopy
kartu kepesertaan asuransi / perusahaan pada pasien.
8. Cocokkan dengan KTP / KK pasien.
9. Scan KTP pasien dan kartu kepesertaan untuk
dokumentasi (jika Belum)
10. Lengkapi karcis pasien dengan persyaratan klaim
asuransi / perusahaan pasien / keluarga pasien
(blangko resume medis / fotocopy kartu kepesertaan
/ struk pendaftaran asuransi online, dll).
11. Persilahkan pasien menunggu di poliklinik yang
dituju.

Penundaan Layanan
1. Jika dokter datang terlambat / tidak hadir / dokter
pengganti dengan kondisi:
a. Pasien belum datang, maka petugas pendaftaran
segera menginformasikan tentang perubahan
jadwal dokter yang praktek melalui telepon
b. Jika pasien belum datang dan tidak dapat
dihubungi melalui telepon, maka petugas
pendaftaran menginformasikan perubahan
jadwal dokter melalui SMS dengan
mencantumkan no telepon RSML untuk
konfirmasi ulang.
c. Pasien sudah datang, maka petugas pendaftaran
menginformasikan kepada pasien secara
langsung tentang perubahan jadwal praktek
dokter dan memberikan alternatif layanan baik
di dalam maupun di luar rumah sakit.
2. Jika dalam proses menunggu kondisi pasien lemah
dan membutuhkan penanganan segera, maka
petugas pendaftaran berkoordinasi dengan perawat
poliklinik untuk melakukan triage terhadap pasien
tersebut dan menginformasikan kepada pasien /
keluarga pasien bahwa layanan akan dipindahkan ke
IGD (Instalasi Gawat Darurat).
3. Jika pasien dalam kondisi tergesa - gesa, maka dapat
disarankan untuk periksa ke dokter pengganti.
4. Jika pasien menolak ke dokter pengganti, maka
petugas pendaftaran rawat jalan menawarkan untuk
penjadwalan ulang.
-----
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PENDAFTARAN PASIEN
POLIKLINIK
 RUMAH SAKIT
MUHAMMADIYAH
LAMONGAN

Kondisi Bencana:
1. Jika bencana eksternal, maka prosedur pendaftaran yang digunakan
sama dengan prosedur pendaftaran kondisi normal dan pencatatan
rekam medisnya menggunakan prosedur pencatatan rekam medis
bencana
2. Jika bencana internal yang mengakibatkan kerusakan sistem informasi
rumah sakit maka
a. Petugas pendaftaran mendaftar pada buku register pasien.Isi buku
register mencakup semua item Index Utama Pasien (IUP)
b. Petugas pendaftaran mengidentifikasi pasien/ keluarga termasuk
pasien lama/baru
c. Petugas pendaftaran menanyakan kartu identitas pasien (KTP/SIM)
sebagai acuan petugas untuk mengisi form identitas pasien
d. Petugas pendaftaran menyiapkan berkas rekam medis bencana
e. Nomor rekam medis saat bencana menggunakan nomor urut
penerimaan pasien pada buku register.
3. Apabila sistem informasi sudah kembali normal, petugas pendaftaran
mengklasifikasi kembali register pasien berdasarkan pasien lama dan
baru dan mendata kembali identitas pasien sebagaimana kondisi normal
dengan penambahan keterangan kondisi bencana
4. Apabila pasien lama, berkas bencana disatukan dengan berkas utama
pasien
Hal hal yang perlu di Setelah pasien mendapatkan pelayanan, ada beberapa kemungkinan dari
perhatikan setiap pasien, yaitu:
1. Pasien boleh pulang
2. Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain
3. Pasien harus dirawat
Bagi pasien rawat jalan yang harus dirawat maka petugas poliklinik akan
memberikan surat pengantar atau permohonan rawat inap yang telah diisi
dan di tandatangani oleh dokter untuk diserahkan pada petugas pendaftaran.
Selanjutnya pasien didaftar untuk dilakukan rawat inap sesuai dengan SPO
Pendaftaran Pasien Rawat Inap.
4. Pasien menolak pemberian pelayanan yaitu pasien yang menolak
perawatan di RS Muhammadiyah Lamongan
Unit Terkait 1. Pendaftaran
2. Instalasi Rawat Jalan
3. Instalasi Gawat Darurat
No. Dokumen Revisi Halaman
0269/RM/2013 000 4 dari 4