KUNCI CG aZLy 1.1 Pengenalan Kepada Pengurusan
KUNCI CG aZLy 1.1 Pengenalan Kepada Pengurusan
ORGANISASI :
DEFINISI 1:
DEFINISI 2:
PENGURUSAN:
DEFINISI 1: C.Certo
Sebagai proses mencapai matlamat organisasi melalui penggunaan tenaga
kerja dan sumber-sumber organisasi ( C.Certo)
DEFINISI 2:
Satu proses merancang,mengorganisasi,memimpin dan mengawal semua
ahli organisasi dan menggunakan sumber organisasi utk mencapai
objektif yg telah ditetapkan dgn cekap dan berkesan.
DEFINISI 3:
Melaksanakan sesuatu kerja melalui sumber-sumber organisasi, iaitu
manusia, kewangan, bahan mentah dan juga modal ke arah mencapai
matlamat dan objektif yang telah ditetapkan secara cekap dan berkesan.
DEFINISI 8 : Wikipedia
Merujuk kepada Ensiklopedia Bebas Wikipedia, ‘pengurusan terdiri
daripada pengarahan dan pengawalan sebuah kumpulan yang terdiri
daripada satu atau lebih orang atau entiti untuk tujuan menyelaraskan
dan mengharmonikan kumpulan tersebut untuk mencapai sesuatu
matlamat. Ia seringya merangkumi sumber – sumber manusia, kewangan,
teknologi serta juga sumber semula jadi. Pengurusan juga boleh merujuk
kepada seorang atau sekumpulan orang yang menjalankan fungsi
pengurusan’.
KEPENTINGAN PENGURUSAN:
FUNGSI PENGURUSAN
1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin
dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan
organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan
organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.
2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan
jelas, organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat
dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan
akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi
perletakan harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar
organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.
3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek
mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.
4. Perlindungan
Supaya dapat meminimumkan risiko dengan mengurangkan
ketidakpastian persekitaran urusan
Membantu organisasi mengurangkan pembaziran sumber dan masa
5. Pencapaian matlamat
Untuk meningkatkan kejayaan organisasi
Mempastikan semua aktiviti dapat diselaraskan dengan baik
Supaya organisasi sentiasa cekap dan mencapai objektifnya
2. Pengorganisasian
Proses dimana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber
organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
Menyusun serta mengaitkan tugas, tanggungjawab, kuasa serta sumber-
sumber sesuai dalam organisasi ke arah pencapaian objektif.
Pengorganisasian melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan
(proses pengambilan kakitangan).
Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti
(pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti,
penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat.
Penstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan
kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji,
3. Kepimpinan
Proses dimana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka
dapat melaksanakan tugas yang diamanahkan dengan cekap dan berkesan.
Merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan
teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat
ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi
perhatian oleh pihak pengurusan.
4. Pengawalan
Proses di mana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan
untuk memastikan hasil akhir tercapai seperti yang dijangkakan.
Merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi
telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti
dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan
sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu
diberi perhatian dan diawasi.
Memastikan semua aktiviti dijalankan seperti yang dirancang
Memastikan aspek kualiti dipelihara
Memastikan tiada penyelewengan
Proses kawalan melibatkan:
1. Menentukan piawaian yang sesuai
2. Mewujudkan sistem laporan berkesan
3. Menyediakan sistem ganjaran menarik
4. Mengadakan pemantauan
5. Mengambil tindakan pembetulan/penambahbaikan
Keberkesanan
-melakukan sesuatu yang betul
Kecekapan
-melakukan sesuatu dengan betul
-gunakan semua sumber yang ada dengan bijak tanpa membazir
-laksanakan dengan kos yang minima
Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan
oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau perkhidmatan.
Contohnya, apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan produk atau
perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau kurang,
organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya. Kecekapan
juga bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.
Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang
betul dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan
tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh
pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan
meramal perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.
Nota lain:
Kecekapan (Efficiency)
Melaksanakan kerja dgn betul yakni menggunakan sedikit input
bagi menghasilkan banyak output – cuba meminimakan kos.
Cekap :
Bermaksud mengunakan sumber-sumber – manusia, wang, bahan
mentah dan lain-lain dgn bijaksana dan kos-efektif
Keberkesanan (Effectiveness)
Bermaksud melaksanakan kerja yg betul yakni mencapai
matlamat yg ditetapkan
Berkesan: bermaksud utk mencapai matlamat, membuat
keputusan yg betul dan dapat melaksanakan keputusan tersebut
dgn jayanya yg mana dapat membantu mencapai matlamat
organisasi.
Peranan seorang pengurus itu bergantung kepada fungsi atau jabatan yang telah
dipertanggungjawabkan ke atasnya. Pengurus kewangan misalnya mempunyai
peranan untuk memastikan bahawa sumber-sumber diperolehi dan dibahagikan
keseluruh bahagian organisasi. Begitu juga pengurus pemasaran
bertanggungjawab menilai kehendak pelanggan, mempromosikan produk baru
dan meningkatkan jualan supaya dapat bersaing dengan pengeluar lain di
pasaran. Pengurus operasi pula menentukan bahawa produk yang dikeluarkan
adalah bermutu; pada kadar, kos dan masa yang telah ditetapkan.
Mengikut Mintzberg:-
1. PENDEKATAN KLASIKAL
Pendekatan Klasik
Andaian:
Manusia adalah
rational
I. Pembahagian buruh
Mengukut kemahiran dan minat
2. PENDEKATAN KEMANUSIAAN/GELAGAT
• Pengurus perlu faham tentang manusia, iaitu pekerja & berusaha menyesuaikan
organisasi dengan manusia – kejayaan akan diperolehi
• Dibahagi 2:
– Perdekatan pergerakan hubungan manusia
– Pendekatan sains tingkah laku/gelagar
3. Hugo Munsterberg
Mencipta lapangan psycologi industri – iaitu kajian saintifik individu ditempat
kerja dlm usaha utk memaksimakan produktiviti dan utk sebarang perubahan.
Munsterberg merasakan sains dapat menyumbang kepada industri dalam 3 cara :
1. Kaji tugas dan tentukan pekerja yang mana paling sesuai dengan
tugas berkenaan
2. Kenalpasti suasana pysiologi bagaimana pekerja dapat melakukan
kerja dengan baik
3. Bangunkan strategi yang dapat mempengaruhi pekerja
2. Douglas McGregor
Menyarankan bahawa pengurus akan melayan pekerja berdasarkan sifat seseorang
pekerja tersebut
Teori X Teori Y
Sifat pekerja Sifat pekerja
• Tidak suka bekerja • Mempunyai minat terhadap
• Tiada motivasi dan kurang kerjanya dan kerjaya
bercita-cita • Berinisiatif
• Mengamalkan sikap tidak • Berusaha untuk mencapai
mengambil tahu perihal matlamat syarikat
organisasi dan mementingkan • Menganggap tanggungjawab
diri sendiri sebagai cabaran
• Sentiasa mengelka daripada • Diberi peluang membuat
memikul tanggungjawab keputusan
• Perlu dikawal, diancam dan
disuruh kerja
B. Pendekatan Kuantitatif
4. PENDEKATAN MODEN/KONTEMPORARI
A. Teori Sistem
Melihat sesebuah organisasi sebagai satu sistem penuh yang saling bekerjasama
untuk mencapai objektif
Terbahagi kepada sistem fizikal (input, proses transformasi dan output) dan sistem
abstrak (pendapat yang berkaitan)
Menekankan keperluan organisasi untuk berinterasi dengan elemen dalaman dan
luaran organisasi untuk memastikan kejayaa organisasi
B. Teori Kontingensi
Mulai berkembang tahun 1962, teori ini menyatakan bahwa tidak ada satu sistem
pengurusan yang optimum, sistem tergantung pada tingkat perubahan
lingkungannya. Sistem ini disebut sistem organik (sebagai lawan sistem
mekanistik), pada sistem ini mempunyai beberapa ciri:
1. Substansinya adalah manusia bukan tugas.
2. Kurang menekankan hirarki
3. Struktur saling berhubungan, fleksibel, dalam bentuk kelompok
4. Kebersamaan dalam nilai, kepercayaan dan norma
5. Pengendalian diri sendiri, penyesuaian bersama
Keberkesanan pengurus, gaya, teknik dan fungsi bergantung kepada situasi yang
tertentu kerana persekitaran yang dinamik
Cara penyelesaian masalah berbeza mengikut situasi tertentu
Mencadangkan supaya pendekatan yang dibuat oleh pengurus disesuaikan dengan
individu dalam situasi persekitaran