Nomor SOP : IA/SOP/003/I/2016

Tgl.Pembuatan : 1 Januari 2016

Tgl.Revisi : -
SOP : Tgl.Efektif : 1 Januari 2016
Disahkan oleh :
PROSEDUR PENGENDALIAN

PRODUK TIDAK SESUAI

Zoneshen Ramli

Direktur PT.Indowan Adisentosa

1 Devinisi:

Ketidaksesuaian dapat diartikan sebagai suatu penyimpangan yang muncul dari standar yang sudah ditetapkan.
Ketidaksesuaian ini paling sering terjadi pada produk atau jasa baik yang berasal dari supplier maupun dari
sistem internal. Ketidaksesuain terjadi karena tidak terpenuhinya spesifikasi dan persyaratan yang telah ada.
Persyaratan ini bisa datang dari pelanggan, badan pengawas eksternal atau prosedur internal perusahaan sendiri.

1. Tujuan :

Menetapkan sistem dan tanggung jawab dalam pengendalian produk yang tidak sesuai terhadap persyaratan
mutu produk yang ditetapkan atau sesuai persyaratan pelanggan. Dan melakukan verifikasi terhadap efektivitas
dari penerapan system mutu secara efektif dan efisien.

2. Ruang lingkup :

Ruang lingkup prosedur mutu ini meliputi keseluruhan kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan pengendalian
produk yang tidak sesuai. Yang meliputi tata cara pengendalian produk yang tidak sesuai yang ditetapkan
terhadap kesesuaian jenis produk, layanan dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi. Dan dalam
mengidentifikasi ketidaksesuain dapat juga diketahui melalui keluhan pelanggan, audit internal, audit eksternal,
pemeriksaan bahan masuk atau selama kegiatan pengujian dan inspeksi.

3. Prosedur & Penanggung Jawab :

3.1 Pelanggan melaporkan keluhan kepada Departmen Sales Marketing.

3.2 Kepala Departemen Sales Marketing mendistribusikan keluhan pelanggan kepada Departemen
terkait.

Tindak lanjut ketidaksesuaian dari luar Perusahaan (eksternal).

3.3 Kepala Departmen terkait melakukan evaluasi dan tidak lanjut lebih dalam terhadap penyebab
terjadinya masalah ( sampling & cek laboratory ).
3.4 Kepala Departmen terkait melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Page 1 of 2
 Evaluasi hasil perbaikan ketidaksesuaian dari luar perusahaan (eksternal)

3.5 Department Quality Control melakukan evaluasi secara berkala sampai mendapatkan target
perbaikan yang ingin dicapai.
3.6 Jika diperlukan, Departmen Sales Marketing melakukan informasi kepada pelanggan dengan
disertai data-data pendukung serta rencana tindakan pencegahan.

Verifikasi kepuasan pelanggan

3.7 Department Sales Marketing melakukan verifikasi tentang kepuasan pelanggan :

- Jika hasil perbaikan belum sesuai dengan persyaratan lingkungan pelanggan, dilakukan
tindakan perbaikan ulang.
- Jika hasil perbaikan sudah memenuhi persyaratan lingkungan pelanggan, ada
kemungkinan dilakukan perubahan prosedur/instruksi kerja untuk mencegah terjadinya
permasalahan yang berulang.

Perubahan dan Distribusi ketidaksesuaian dari dalam perusahaan (internal)

3.8 Departmen Produksi menerima informasi tentang ketidaksesuaian produk.

3.9 Seandaikan tidak berasal dari Departmennya sendiri, Departmen Produksi mendistribusikan
keluhan pelanggan kepada Departemen terkait.
3.10 Departmen terkait melakukan evaluasi dan tindak lanjut lebih terhadap penyebab terjadinya
masalah.
3.11 Department terkait melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan

Evaluasi hasil tindak lanjut ketidaksesuaian dalam perusahaan (internal)

3.12 Departmen Quality Control melakukan evaluasi secara berkala untuk mendapatkan target
perbaikan yang ingin dicapai.
3.13 Jika hasil perbaikan sudah memenuhi persyaratan pelanggan kemungkinan untuk dilakukan
perubahan prosedur atau instruksi kerja mencegah terjadinya permasalahan yang berualang.

4. Referensi:

standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 klausul 8.3 disebutkan:

”Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan
dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki. Prosedur
terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait kewenangan
untuk menangani produk yang tidak sesuai”

Page 2 of 2