LAPORAN TUGAS SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

STUDI KASUS
“PENGELOLAAN SISTEM TRANSMISI MENGGUNAKAN
MODUL SAP PM DI LINGKUNGAN PT. PLN (PERSERO)”

PENYUSUN

Dian Fitri Harmoko (09211950015001)

Nur Fajar Fardiansyah Umar (09211950015002)

FAKULTAS MAGISTER MANAGEMENT TEKNOLOGI

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA
2019
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

A. LATAR BELAKANG
o Penggunaan Modul SAP PM untuk pemeliharaan dalam manajemen
pemeliharaan diharapkan dapat membangun suatu sistem manajemen
aset yang utuh dalam pengelolaan aset fisik di PLN dimana antara
modul SAP dapat terintegrasi sehingga sekaligus terimplementasi
manajemen aset fisik.
o Perlunya pelaksanaan pemeliharaan asset Transmisi di Lingkungan PT
PLN (Persero) yang terkendali dan terstandarisasi.
o Kebutuhan laporan histori pelaksanaan pemeliharaan asset Transmisi
setiap peralatan tercatat secara lengkap beserta biaya yang timbul.
o Untuk mempercepat kualitas pengambilan keputusan dan
perencanaan untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi resiko.

B. METODOLOGI
o Proses Bisnis Level 1 Unit Pelaksana Transmisi
o Literatur Modul SAP PM

C. RUANG LINGKUP
o Modul SAP Plant Maintenance (SAP PM)

D. DEFINISI dan ISTILAH

Definisi dibawah ini untuk menambah informasi terkait istilah yang dipergunakan
dalam lingkungan PLN :
SAP : System Application & Processing
PM : Plant Maintenance
FM : Financial Management
HR : Human Resources

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

1
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

MM : Material Management
ICT : Information & Communication Technology
Disposal : Pembuangan
EES : Employee Engagement Survey
PKB : Perjanjian Kerja Bersama
UKL : Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup
UPL : Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup
Maintenance : Kombinasi dari semua tindakan teknis dan administratif, termasuk
tindakan pengawasan, dimaksudkan untuk menyimpan suatu
barang di atau mengembalikannya ke keadaan dimana ia dapat
melakukan fungsi yang dibutuhkan
Legal Compliance : Seperangkat aturan dan proses kompleks yang digunakan oleh
pengacara dan departemen hokum perusahaan untuk membantu
mengatur diri mereka sendiri, perusahaan dan karyawan yang
mereka wakili, dan masyarakat yang mereka layani.

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

2
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

BAB I
Pendahuluan

Proses bisnis PT PLN (Persero) Transmisi Jawa Bagian Timur dan Bali merupakan
pemenuhan ISO 55001:2014 klausul 4.4 Asset Management System dan untuk
memberikan panduan bagi masing-masing pemangku kepentingan dalammelakukan
probis internal maupun antar bidang. Secara garis besar proses bisnis pada PT PLN
(Persero) Unit Pelaksana Transmisi Surabaya dikelompokkan sebagai berikut :
1) Proses Bisnis Perencanaan
2) Proses Bisnis Manajemen Proyek
3) Proses Bisnis Pengelolaan Sistem Transmisi
4) Proses Bisnis Penunjang Pengelolaan Sistem Transmisi
5) Proses Bisnis Review & Improvement

Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang berkaitan secara logis, yang diperlukan
didalam perusahaan, yang dimulai dari aktivitas menerima masukan sumber daya
untuk diolah sampai dengan aktivitas menghantarkan keluaran yang bernilai tambah
dalam rangka memenuhi kebutuhan stakeholder (customer, karyawan, pemegang
saham, masyarakat).

Dekomposisi proses adalah keterkaitan antar proses bisnis dengan alur proses
bisnis, alur proses kegiatan, alur proses tugas dan langkah kerja yang dikelompokkan
kedalam aliran proses yang bersifat end to end proses dalam menjalankan kegiatan
operasi perusahaan.

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

3
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Dalam proses bisnis terdapat input – proses – output. Yang dimaksudkan input –
proses – output adalah sebagai berikut :

Input : Dokumen yang dibutuhkan dalam menjalankan proses

bisnis perusahaan, misalnya RJP PLN Pusat, RUPTL dan
lain-lain
Proses : Sesuatu dari beberapa kegiatan yang menjadi satu untuk
menghasilkan sesuatu yang ingin dihasilkan
Output : Hasil dari pengolahan kegiatan yang menghasilkan suatu
produk

Gambar 1. Proses Bisnis Level 1 PT PLN (Persero) UPT Surabaya (Input – Proses – Output)

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

4
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Gambar 2. Proses Bisnis Level 1 PT PLN (Persero) UPT Surabaya (Proses)

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

5
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Gambar 3. Input dan Output Eksternal Proses Bisnis Level 1 PT PLN (Persero) UPT Surabaya

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

6
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

BAB II
Studi Kasus : “Pengelolaan Sistem Transmisi Menggunakan Modul SAP PM (Plant
Maintenance) di Lingkungan PT PLN (Persero)”

PT PLN (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak pada bisnis penyediaan

listrik dimana listrik saat ini menjadi kebutuhan utama bagi masyarakat dan salah
satu faktor yang menunjang pertumbuhan ekonomi. Kebutuhan masyarakat pada
listrik secara kontinu menyebabkan PT PLN (Persero) harus mampu menjaga
ketersediaan listrik. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut maka PT PLN
(Persero) harus melakukan manajemen pemeliharaan pada asetnya sehingga
senantiasa dalam kondisi baik dan siap beroperasi. PT PLN (Persero) telah
melakukan manajemen pemeliharaan pada asetnya (aset fisik). Oleh karena itu
untuk dapat melakukan manajemen pemeliharaan maka PT PLN (Persero)
menggunakan Aplikasi SAP.

Aplikasi SAP (System Application & Processing) yang digunakan dalam manajemen
pemeliharaan adalah modul Plant Maintenance (PM), dimana PT PLN (Persero)
sudah mengimplementasikan beberapa modul SAP yang lain seperti modul Financial
Management (FM), Human Resources (HR), dan Material Management (MM).
Penggunaan SAP PM untuk pemeliharaan dalam manajemen pemeliharaan
diharapkan dapat membangun suatu sistem manajemen aset yang utuh dalam
pengelolaan aset fisik di PLN dimana antara modul SAP dapat terintegrasi sehingga
sekaligus terimplementasi manajemen aset fisik.

Manfaat yang dapat tercapai setelah implementasi SAP PM :

a. Perencanaan dan pengelolaan aset secara integrasi.

b. Monitor status pekerjaan pemeliharaan.

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

7
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

c. Pelaksanaan pemeliharaan terkendali dan terstandarisasi.

d. Semua laporan gangguan tercatat secara sistem SAP PM (notifikasi).
e. Laporan biaya setiap aktifitas pemeliharaan.
f. Laporan biaya aktual versus biaya estimasi.
g. Laporan biaya aset yang terpakai setiap unit.
h. Laporan histori pelaksanaan pemeliharaan setiap peralatan tercatat
secara lengkap, mempermudah analisa kondisi peralatan.
i. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan perencanaan
untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi resiko.

Berikut ini adalah Flow Proses Bisnis SAP PM di lingkungan PT PLN (Persero) :

Gambar 4. Flow Proses Bisnis SAP PM (Plant Maintenance)

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

8
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Penjelasan alur tersebut di atas adalah sebagai berikut :

o Notification Process
a) Tahap inisiasi pekerjaan : inisiasi pekerjaan dapat dilakukan dengan dua cara
yakni automatic melalui aplikasi Legacy (PST, CBM, FOIS dan JALUR) dan
manual. Dilaporkan anomali ke Manajer ULTG untuk dilaksanakan tindak lanjut
penanganan. Aplikasi penunjang Legacy adalah sebagai berikut :

Condition Based Maintenance (CBM) adalah aplikasi yang digunakan untuk

melakukan fungsi inspeksi (Inspeksi Level 1, 2 dan 3), pengujian dan analisa
terhadap peralatan pada Gardu Induk dan peralatan transmisi. Masukan
aplikasi ini langsung dari Operator di Gardu Induk dan apabila ditemukan
adanya abnormalitas secara otomatis akan mengirimkan notifikasi ke SAP
PM untuk mendapatkan langkah pemeliharaan lebih lanjut.

Peralatan Sistem Tenaga (PST) adalah aplikasi yang menjadi database utama
semua aplikasi Legacy, dimana didalam database tersebut berisi semua data
aset gardu induk dan transmisi ataupun aset pendukung lain. Dalam
implementasi database ini merupakan titik entry awal perubahan database
di SAP PM.

Jadwal Penyaluran (JALUR) yaitu aplikasi yang digunakan untuk kebutuhan

sistem operasi dalam rangka merencanakan penjadwalan pekerjaan
penyaluran pada sistem transmisi dan gardu induk, yang terdiri dari atas
penjadwalan ROT (Rencana Operasi Tahunan), ROB (Rencana Operasi
Bulanan), ROM (Rencana Operasi Mingguan) dan ROH (Rencana Operasi
Harian).

Forced Outage Information System (FOIS) adalah aplikasi yang digunakan

untuk mendata gangguan–gangguan yang terjadi pada sistem jaringan

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

9
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

tenaga listrik dan digunakan untuk evaluasi sistem serta digunakan sebagai
alat pengukur kinerja fungsi transmisi.

b) Notification Requester (Admin Teknik ULTG) : Membuat notifikasi sesuai dengan

laporan anomali dari Supervisor Gardu Induk. SAP Notif Type T3 Unplanned
Corrective. Setelah dibuat maka notif status menjadi CRTD (Created). Data yang
diiput adalah Func. Loc, Equipment, Priority, Start Date, End Date, Main Work
Centre.
c) Notification Reviewer (Admin Teknik ULTG)
Review notifikasi yang telah dibuat sebelumnya. Termasuk melihat ABC
Indicator apakah perlu padam atau tidak melihat inisiasi dari aplikasi Legacy
JALUR. Perubahan status dari CRTD (Created) menjadi RELE (Release).
d) Notification Approver (Manajer ULTG)
Approve notification yang telah direview oleh Notification Reviewer. Perubahan
status dari RELE (Release) menjadi REDY (Ready) sehingga dapat dilanjutkan
menjadi Work Order.

o Work Order Process Before Operation

a) Work Order Requester (EG/AE/JE Enjiniring)
Semua notification yang status REDY (Ready) akan dibuatkan Work Order. Isi
Functional Location, Equipment, WBS, Maintenance Work Centre, Maintenance
Activity, Operation, waktu dan lama kegiatan, material dan komponen yang
dibutuhkan, dan lain-lain. Perubahan notification status REDY (Ready) menjadi
order status CRTD (Created).
b) Work Order Reviewer (Manajer Perencanaan & Evaluasi)
Melaksanakan review, plan dan checking budget. Perubahan status CRTD
(Created) menjadi PLAN (Planned). Pada proses plan work order, akan
ditentukan : bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan membutuhkan

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

10
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

beberapa hal di bawah ini : penggunaan material dari gudang, pembelian

material, penggunaan jasa internal, pengadaan jasa eksternal, pengadaan
material dan jasa eksternal.
c) Safety Checker (Pejabat K3 dan Keamanan)
Upload file Job Safety Analysis (JSA) ke dalam Work Order serta melaksanakan
review. Memeriksa terkait pengisian Job Safety Analysis dan Working Permit.
Perubahan status PLAN (Planned) menjadi SAFE (Safety).
d) Maintenance Manager (Manajer UPT)
Melaksanakan approve Work Order dan Check File Job Safety Analysis.
Perubahan status dari SAFE (Safety) menjadi RELE (Release).
e) Work Order Requester (EG/AE/JE Enjiniring Print)
Work order yang sudah di-release kemudian akan dicetak dengan demikian hasil
print out nantinya akan menjadi panduan bagi tim pelaksana untuk melakukan
kegiatan pemeliharaan. Jika work order membutuhkan material maka akan ada
lampiran untuk pengambilan material di gudang.
f) Eksekutor
Melaksanakan pemeliharaan berdasarkan Work Order yang terbentuk.

o Work Order Process After Operation

a) Work Order Confirm Reviewer (Admin Teknik ULTG)
Menginput realisasi pekerjaan di Work Order dan melakukan confirm ke sistem.
Perubahan status dari REL PRT (Release Print) menjadi REL PRT CNF (Release
Print Confirmed). Konfirmasi Work Order dilakukan untuk semua kegiatan
pemeliharaan yang dilakukan secara internal. Proses konfirmasi sistem SAP
perlu dilakukan untuk setiap operation yang ada di dalam dokumen Work
Order. Untuk kegiatan konfirmasi Work Order, data yang wajib di-input adalah
tanggal dan durasi aktual dari kegiatan pemeliharaan. Dengan melakukan

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

11
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

konfirmasi, maka biaya yang timbul dari kegiatan pemeliharaan akan

dibebankan ke Work Order.
b) Work Order BAST (Manajer ULTG)

Upload order status ke BAST. Setelah seluruh operasi dikonfirmasi. Perubahan

status dari REL PRT CNF (Release Print Confirmed) menjadi BAST. Setelah itu,
Work Order kemudian akan di-review baik dari sisi hasil pekerjaan maupun
realisasi penggunaan material.

c) Maintenance Manager (Manajer UPT)

Melaksanakan Technicaly Complete (TECO). Perubahan status dari BAST
menjadi TECO. Setelah semuanya selesai, maka kegiatan pemeliharaan telah
selesai dan Work Order dapat di Technical Completion. Dengan status ini, secara
resmi Work Order secara dokumen maupun secara pekerjaan dinyatakan
selesai. Dengan demikian tidak ada kemungkinan bagi siapapun untuk dapat
menimbulkan biaya lagi dari dokumen Work Order yang sudah Technical
Completion.

Gambar 5. Integrasi Modul SAP PM – SAP MM – SAP FM

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

12
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

BAB III

Input – Proses – Output : “Pengelolaan Sistem Transmisi Menggunakan Modul SAP PM

(Plant Maintenance) di Lingkungan PT PLN (Persero)”

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

13
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

14
 LAPORAN TUGAS
SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

BAB IV

Dampak Information System Pada Kinerja Perusahaan

REAL TIME INFORMATION :

Dengan adanya informasi yang tepat dapat

meningkatkan kualitas dalam percepatan pengambilan
keputusan.

INTEGRASI DATA KEUANGAN :

Adanya integrasi antara data biaya pemeliharaan, biaya

aktual versus biaya estimasi, serta biaya terpakai untuk
setiap unit dapat menciptakan kinerja optimalisasi biaya
pemeliharaan.

MANAGEMENT ASET :
Proses operasional perusahaan akan berjalan efisien
dan efektif sesuai ISO 55001 ( Asset management
Requirement )

JURUSAN MANAGEMENT INDUSTRI

15