LAPORAN TUGAS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

STUDI KASUS

TRANSFORMASI BISNIS PT PETROKIMIA GRESIK

DENGAN
PENERAPAN SISTEM INFORMASI (DOF, COGM & SIMAR)

PENYUSUN

DELFIAN LUTFIANANDA (09211950015006)

ARIES PRATAMA KURNIAWAN (09211950015022)

FAKULTAS BISNIS & MANAJEMEN TEKNOLOGI

MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI – MANAJEMEN INDUSTRI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA
2019
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PENDAHULUAN

Dalam persaingan bisnis dewasa ini, kecepatan respon terhadap

kebutuhan pasar dan perubahan lanskap bisnis menjadi kunci utama.
Banyak kasus perusahaan raksasa yang tumbang dikarenakan lamban
dalam merespon kebutuhan pasar dan lamban dalam transformasi bisnis,
sebagai contoh “Nokia” untuk perusahaan multinasional dan “Jamu Iboe”
sebagai perusahaan nasional.

Siapa yang tidak mengenal nokia di era tahun 2000an, sampai – sampai
merk ini dikenal sebagai merk handphone sejuta umat. Namun lambatnya
Nokia merespon kebutuhan pasar dan tekanan dari kompetitor seperti
Iphone dan Android yang lebih flexible dalam memenuhi kebutuhan
aplikasi yang semakin beragam dan customized membuat Nokia semakin
ditinggal pelanggan setia mereka. Nokia tetap kukuh pada produk mereka
yakni handphone dari sisi hardware dan lambat mengembangkan software
Operating System mereka, berbeda dibandingkan para kompetitor mereka
yang berfokus pada pengembangan software. Dan seperti prediksi banyak
orang, akhirnya Nokia tumbang dan diakuisisi Microsoft pada tahun 1993.

Jamu Iboe adalah salah satu merk dan perusahaan lokal yang juga
tumbang dikarenakan sistem manajemen mereka yang masih
konvensional. Mereka tidak melakukan modernisasi di segala bidang
hingga pangsa pasar mereka tergerus oleh kompetitor mereka salah
satunya Sido Muncul. Walaupun produk mereka sama – sama “jamu”
namun Sido Muncul berhasil mengalahkan produk jamu Iboe dikarenakan
Sido Muncul dikelola secara modern, pabrik yang modern, produk yang
praktis dikarenakan menggunakan sachet dan pil, promosi brand yang
gencar sehingga brand Sido Muncul menjadi begitu dominan mengalahkan
Jamu Iboe.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

1
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Berdasarkan dua kasus diatas dan untuk memenuhi tugas ke-2 Mata
Kuliah Sistem dan Teknologi Informasi, kami bermaksud mengambil kasus
transformasi bisnis di PT Petrokimia Gresik khususnya pada penerapan
sistem informasi untuk merespon kebutuhan pasar dan perubahan
lansekap bisnis menuju ke arah digital.

Dalam laporan ini akan ditampilkan beberapa sistem informasi yang

diterapkan di PT Petrokimia Gresik baik dari sisi tipe dan fungsi, proses
bagaimana sistem informasi tersebut dapat menyelesaikan masalah
perusahaan, dampak diterapkannya sistem informasi tersebut dan
kaitannya dengan hubungan PT Petrokimia Gresik dengan perusahaan
lain.

Harapannya laporan ini dapat memberikan gambaran mengenai cara PT

Petrokimia Gresik dalam merespon tantangan (melalui transformasi bisnis)
yang semakin berat kedepannya.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

2
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

OVERVIEW SINGKAT PT PETROKIMIA GRESIK

PT Petrokimia Gresik merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

industri pupuk dan tergabung dalam anggota holding di bawah PT Pupuk
Indonesia. Pabrik yang berlokasi di Gresik dan berjumlah 25 buah dengan
beragam produk menjadikan Petrokimia Gresik sebagai pabrik pupuk
terlengkap di Indonesia. Selain itu, Petrokimia Gresik dilengkapi dengan
berbagai fasilitas penunjang seperti pembangkit listrik, pusat riset, dan
dermaga.

Berikut ini produk-produk Petrokimia Gresik.

Gambar 1. Produk Pupuk

Selain memproduksi pupuk, PT Petrokimia Gresik jg menghasilkan produk

non pupuk yang dapat kita lihat pada gambar berikut :

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

3
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Gambar 2. Produk Non Pupuk

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

4
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PEMBAHASAN

LATAR BELAKANG MASALAH

Dalam perjalanannya, PT Petrokimia Gresik telah berhasil membuktikan

diri mampu mengatasi berbagai permasalahan yang ada mulai dari krisis
ekonomi 1998, 2008, keterbatasan bahan baku dan permasalahan lainnya.
Dalam dunia yang serba digital dewasa ini, kecepatan respon terhadap
permintaan pasar dan perubahan lansekap bisnis yang serba digital
menjadi kunci keberlangsungan bisnis suatu perusahaan. Perusahaan
yang masih menerapkan sistem manajemen konvensional akan
menghadapi ancaman dari perusahaan lain yang sudah bertransformasi
terhadap perubahan di era digital.

Manajemen Puncak PT Petrokimia Gresik sadar akan perubahan tersebut.

Perubahan yang serba digital apabila disikapi dengan baik akan menjadi
peluang bagi perusahaan untuk memperoleh keuntungan, akan tetapi
apabila perubahan tersebut gagal disikapi dengan baik, maka
keberlangsungan bisnis perusahaan akan berada dalam ancaman.
Transformasi bisnis menjadi keharusan bagi perusahaan untuk
menghadapi perubahan bisnis ke arah digital.

Salah satu program transformasi bisnis perusahaan yang dilakukan adalah

penerapan sistem informasi dalam proses bisnis PT Petrokimia Gresik.
Sejalan dengan program induk perusahaan PT Pupuk Indonesia (Persero),
PT Petrokimia Gresik telah menerapkan ERP SAP yang juga digunakan di
lingkup Pupuk Indonesia Grup. Selain penerapan ERP SAP, PT Petrokimia
Gresik juga melakukan inovasi dengan menciptakan beberapa aplikasi
sistem informasi yang memiliki fungsi tertentu dalam proses bisnisnya.

Adapun sistem informasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik saat

ini bisa digambarkan sebagai berikut :

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

5
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Gambar 3. Sistem Informasi di PT Petrokimia Gresik

Sistem informasi di PT Petrokimia Gresik secara umum dapat dibagi

menjadi 2 :

1. Sistem ERP SAP dan produk turunannya

a. Modul Material Management (MM)
Modul ini menangani kegiatan proses bisnis pengadaan barang dan
jasa, gudang bahan baku, gudang material dan proses penerimaan
pekerjaan jasa di PT Petrokimia Gresik.
- Untuk mempermudah akses baik supplier dan purchaser dalam
proses pengadaan, maka dibuat web yang khusus menangani
tender material (bahan baku, bahan penolong dan sparepart)

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

6
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

dan jasa yang sifatnya rutin. Pengadaan non rutin dilakukan

melalui proses tender konvensional (tatap muka).
b. Modul Plant Maintenance (PM)
Modul ini menangani proses bisnis pekerjaan pemeliharaan mulai
dari perencanaan (alokasi sumber daya), penjadwalan pekerjaan
pemeliharaan (preventive, predictive, corrective maupun
breakdown maintenance), eksekusi pekerjaan dan closing
pekerjaan.
c. Modul Production Planning (PP)
Modul ini menangani proses bisnis produksi mulai dari
perencanaan, kebutuhan sumber daya, pemantauan proses
produksi dan penerimaan material dari hasil produksi.
- Untuk mempermudah pemantauan Harga Pokok Produksi (HPP)
dari setiap produk, maka dibuat web Cost of Good Manufactured
(COGM) yang dapat digunakan untuk memonitor HPP secara
real time. Web ini hanya dapat diakses oleh manajemen
eksekutif.
d. Modul Quality Management (QM)
Modul ini menangani proses bisnis yang berkaitan dengan Quality
Assurance mulai dari perencanaan, pemantauan dari hasil proses
produksi suatu produk.
e. Modul Sales & Distribution (SD)
Modul ini menangani proses bisnis yang berkaitan dengan
penjualan (order), penyimpanan produk dan proses distribusi
produk kepada customer.
f. Modul Human Capital (HCM)
Modul ini menangani proses bisnis yang berkaitan dengan SDM,
seperti penggajian (payroll), data administrasi SDM, proses mutasi
dan promosi dan absensi.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

7
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

- Setiap karyawan dapat secara langsung memeriksa absensi dan

jadwal medical Check Up melalui web HCM
- Setiap karyawan dapat mengajukan cuti, izin, approval cuti dan
izin bawahan serta mengecek slip gaji setiap bulan melalui web
HC services
g. Modul Finance & Costing (FICO) :
Modul ini menangani proses bisnis keuangan dan biaya, mulai dari
transaksi pembayaran dan penerimaan, pencatatan akuntansi dan
analisis kondisi keuangan perusahaan.
- Web Uang Muka dibuat untuk mempermudah proses pengajuan
dan pencairan uang muka bagi unit kerja yang membutuhkan
dana tunai dalam proses bisnisnya seperti Humas, Hukum &
Sekretariat, CSR, Promosi dan Proyek – Proyek Pengembangan.
- Web Anggaran dibuat untuk mempermudah unit kerja untuk
mengetahui besarnya anggaran, serapan anggaran dan sisa
anggaran sehingga pihak pimpinan unit kerja dapat melakukan
tindakan sesuai dengan informasi tersebut.
h. Web Dashboard Direksi menampilkan data-data yang ada di SAP
seperti data pemasaran, produksi, SDM, keuangan, dan kebutuhan
operasional lainnya.
2. Web Sistem dan Aplikasi non SAP
a. Web Digital Office (dof)
Web ini dibuat untuk penciptaan, pendistribusian, dan pemberkasan
surat secara online di lingkungan perusahaan. Kelebihan aplikasi ini
yaitu mampu meminimalisir penggunaan kertas (paperless),
penomoran surat secara online, pengarsipan secara online, dapat
digunakan dimana saja dan kapan saja, serta user friendly.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

8
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

b. Web Knowledge Management (KM)

Web ini dibuat sebagai tempat mengumpulkan, menyimpan dan
menyebarluaskan informasi seperti peraturan perusahaan,
prosedur, instruksi kerja, kegiatan inovasi dan artikel pengetahuan
yang didapat dari karyawan dan untuk karyawan.
c. Web Sistem Manajemen Risiko (SIMAR)
Web ini dibuat untuk melakukan penilaian risiko di tiap tiap unit
kerja dan dikompilasi oleh Departement Manajemen Risiko dan
Tata Kelola Perusahaan untuk mengetahui profil risiko perusahaan.
d. Web Antrian Truck (Sistro)
Web ini dibuat untuk mengatur proses pengambilan produk
(dengan sistem penjadwalan) agar tidak terjadi penumpukan truck
dalam waktu yang bersamaan dari transporter yang akan mengirim
produk ke Gudang Penyangga atau konsumen.
e. Aplikasi PetroXfert
Aplikasi yang dibuat untuk lebih mengenalkan produk-produk dan
ilmu tentang pertanian kepada seluruh masyarakat dan karyawan
itu sendiri. Kehadiran aplikasi ini memberikan akses bagi
masyarakat untuk memperoleh informasi terkait produk pertanian
dan produk-produk PT Petrokimia Gresik. Aplikasi ini juga mampu
menekan biaya pembuatan dan percetakan brosur sebagai media
promosi.
f. Aplikasi NISA
Aplikasi ini dibuat untuk monitoring pasar dalam penjualan produk
PT Petrokimia Gresik di seluruh Indonesia.
g. Aplikasi Digital Fertilizer
Aplikasi ini dibuat untuk menampilkan dashboard Produksi Pabrik di
Gresik

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

9
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

h. Aplikasi Petro Agenda

Aplikasi ini dibuat untuk manajemen agenda yang akan digunakan
oleh Karyawan di lingkungan PG.

Dalam laporan ini hanya akan dibahas 3 (tiga) aplikasi sistem informasi
(kotak warna merah) yang diterapkan di PT Petrokimia Gresik, yakni :

1. Web Digital Office (DOF)

2. Web Cost of Good Material (COGM)
3. Web Sistem Manajemen Risiko (SIMAR)

(1) (2)

(3)

Gambar 4. Sistem Informasi yang Dibahas

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

10
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

DIGITAL OFFICE

Aplikasi berbasis web yang dibuat untuk penciptaan, pendistribusian, dan

pemberkasan surat secara online di lingkungan perusahaan. Kelebihan
aplikasi ini yaitu mampu meminimalisir penggunaan kertas (paperless),
penomoran surat secara online, pengarsipan secara online, dapat
digunakan dimana saja dan kapan saja, serta user friendly.

Dalam perjalanannya PT Petrokimia Gresik pernah melakukan 3 (tiga)

metode dalam proses bisnis surat menyurat :

A. Metode Konvensional

B. Metode Scan Dokumen dan Email

C. Aplikasi Web Digital Office (DOF)

Untuk dapat mengetahui bagaimana aplikasi Digital Office dapat

menyelesaikan permasalahan di PT Petrokimia Gresik, maka akan
dianalisis perbandingan biaya dan waktu yang muncul dari ketiga metode
tersebut :

A. METODE KONVENSIONAL

Proses bisnis surat menyurat metode konvensional (memo dan surat) di

PT Petrokimia Gresik

Gambar 5. Proses Bisnis Surat Menyurat Metode Konvensional

Proses bisnis pengiriman memo dan surat dilakukan melalui mekanisme

konvensional dimana didahului proses pembuatan draft surat, pencetakan
surat, review dan tandatangan, pengiriman dan penerima.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

11
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Biaya dan waktu yang muncul dari metode konvensional sebagai berikut :

No. Aktivitas Biaya Waktu & Tempat

1 Proses draft surat - Jam kerja & kantor
2 Cetak Surat - Kertas Jam kerja & kantor
- Tinta printer
3 Review & tandatangan - Jam kerja & kantor
4 Pengiriman - Kurir Jam kerja & kantor
- BBM
5 Penerima - Jam kerja & kantor
Tabel 1. Biaya dan Waktu yang Muncul dari Metode Konvensional

ANALISIS BIAYA METODE KONVENSIONAL

Dikarenakan terbatasnya akses terhadap data perusahaan, penulis

melakukan pola pendekatan volume dan harga satuan untuk menghitung
total biaya yang dikeluarkan selama 1 (satu) tahun.

Dari tabel 1 diketahui bahwa terdapat biaya yang muncul dari pekerjaan
cetak surat (biaya kertas dan tinta) dan biaya pengiriman (kurir dan BBM).
Biaya tersebut dapat kita ketahui dengan pendekatan perhitungan biaya
kertas dan BBM terhadap kedua aktivitas tersebut.

Dalam pendekatan perhitungan digunakan beberapa asumsi yang

didasarkan pada pengalaman penulis di saat melakukan proses bisnis
surat menyurat dengan metode konvensional diantaranya :

No. Uraian Keterangan Volume

1 Memo Total memo per tahun = Total memo per tahun
(Kertas jumlah surat /hari x = 10 x 4 x 20 x 12 x 78
berkop) jumlah lembar /surat x 20 = 748.800 lembar atau
hari / bulan x 12 bulan x 125 rim kertas
jumlah unit kerja

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

12
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

2 Surat Total surat per tahun = Total surat per tahun =

(Kertas perkiraan jumlah no surat 150.000 x 4 = 600.000
berkop x 4 lembar / surat lembar atau 100 rim
3 Tinta (1 Total tinta = jumlah unit Total tinta = 78 x 2 x 1
set warna) kerja x 2 kali setahun x 1 =156 set warna
set
4 BBM Total BBM = kebutuhan Total BBM = 1 x 20 x 12
(Bensin) per hari x 20 hari/bulan x x 78 = 18.720 Liter
12 bulan x jumlah unit bensin
kerja
5 Jasa Total pengiriman = Total pengiriman = 10 x
Pengiriman jumlah pengiriman per 20 x 12 = 2.400
hari x 20 hari / bulan x pengiriman
12 bulan
Tabel 2. Asumsi yang Digunakan dalam Perhitungan Biaya Konvensional

Dengan menggunakan asumsi diatas, maka total biaya yang muncul

selama 1 (satu) tahun adalah sebagai berikut :

Perhitungan Biaya Metode Konvensional

Asumsi Harga
No. Uraian Volume Satuan Satuan Biaya (Rp.)
(Rp.)

1 Kertas Memo (berkop) 125 rim 200,000 /rim 25,000,000

2 Kertas Surat (berkop) 100 rim 200,000 /rim 20,000,000
3 Tinta (1 set warna) 156 set 300,000 /set 46,800,000
4 BBM (bensin pertalite) 18,720 Liter 7,650 /liter 143,208,000
5 Jasa pengiriman dan amplop 2,400 surat 20,000 /surat 48,000,000
Total Biaya 283,008,000
Dibulatkan 283,000,000

Tabel 3. Perhitungan Biaya Metode Konvensional

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

13
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Total biaya yang muncul dari metode konvensional sebesar

Rp.283.000.000 selama 1 (satu) tahun.

ANALISIS WAKTU METODE KONVENSIONAL

Analisis Waktu metode konvensional mirip dengan analisis biaya yaitu

dilakukan melalui asumsi yang didasarkan pada pengalaman penulis pada
saat melakukan proses bisnis surat menyurat metode konvensional,
namun pada analisis waktu yang akan diambil sebagai pembahasan hanya
pada kasus memo (internal perusahaan) karena seragam dari sisi jarak
sedangkan untuk surat (external perusahaan) tidak dilakukan analisis
dikarenakan perbedaan wilayah tujuan surat.

Dalam analisis ini akan dilakukan analisis total waktu mulai pembuatan
sebuah draft memo sampai dengan diterimanya memo tersebut di tujuan.

Adapun total waktu yang dibutuhkan untuk metode konvensional sebagai

berikut :

Waktu
No. Aktivitas Keterangan
(jam)
1 Proses draft memo Rata-rata 15 menit 0.25
2 Cetak memo Rata-rata 5 menit 0.08
3 Review & tandatangan Rata-rata 10 menit 0.17
4 Pengiriman Rata-rata 3 jam menunggu 3.00
surat lain selesai atau dalam
sehari kurir mengirimkan
surat-surat sebanyak 3 kali
5 Penerima Rata-rata 10 menit 0.17
Total waktu 3.67
Tabel 4. Perhitungan Waktu Metode Konvensional

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

14
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Total waktu yang diperlukan 1 (satu) surat mulai dari proses draft memo
sampai dengan diterima selama 3,67 jam

B. METODE SCAN DOKUMEN DAN EMAIL

Proses bisnis surat menyurat metode scan dokumen dan email mirip
dengan metode konvensional, yang membedakan hanya pada metode
pengiriman melalui email.

Gambar berikut menunjukkan proses bisnis surat menyurat metode Scan

Dokumen dan Email :

Gambar 6. Proses Bisnis Surat Menyurat Metode Dokumen dan Email

Adapun email yang digunakan adalah email corporate PT Petrokimia

Gresik dengan tampilan sebagai berikut :

Gambar 7. Tampilan Muka Web Mail Corporate PT Petrokimia Gresik

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

15
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Gambar 8. Tampilan Menu setelah Log In di Web Mail Corporate PT

Petrokimia Gresik

Biaya dan waktu yang muncul dari metode scan dokumen dan email
sebagai berikut :

No. Aktivitas Biaya Waktu & Tempat

1 Proses draft surat - Jam kerja & kantor
2 Cetak Surat - Kertas Jam kerja & kantor
- Tinta printer
3 Review & tandatangan - Jam kerja & kantor
4 Pengiriman - Kurir (surat Jam kerja & kantor
external)
5 Penerima - Flexible
Tabel 5. Biaya dan Waktu yang Muncul dari Metode Scan Dokumen dan
Email

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

16
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

ANALISIS BIAYA METODE SCAN DOKUMEN DAN EMAIL

Analisis biaya metode scan dokumen dan email mirip dengan yang
dilakukan pada metode konvensional yakni menggunakan pendekatan
asumsi volume dan harga yang didasarkan pada pengalaman.

No. Uraian Keterangan Volume

1 Memo Total memo per tahun = Total memo per tahun
(Kertas jumlah surat /hari x = 10 x 4 x 20 x 12 x 78
berkop) jumlah lembar /surat x 20 = 748.800 lembar atau
hari / bulan x 12 bulan x 125 rim kertas
jumlah unit kerja
2 Surat Total surat per tahun = Total surat per tahun =
(Kertas perkiraan jumlah no surat 150.000 x 4 = 600.000
berkop x 4 lembar / surat lembar atau 100 rim
3 Tinta (1 Total tinta = jumlah unit Total tinta = 78 x 2 x 1
set warna) kerja x 2 kali setahun x 1 =156 set warna
set
4 BBM Via email Total BBM = 0 liter
(Bensin)
5 Jasa Total pengiriman = Total pengiriman = 10 x
Pengiriman jumlah pengiriman per 20 x 12 x 50% = 1.200
hari x 20 hari / bulan x pengiriman
12 bulan x 50% (asumsi
separuh total surat di
email)
Tabel 6. Asumsi yang Digunakan dalam Perhitungan Biaya Scan Email

Biaya yang timbul dari metode scan dokumen dan email selama 1 (satu)
tahun sebagai berikut :

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

17
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Perhitungan Biaya Metode Scan Dokumen dan Email

Asumsi Harga
No. Uraian Volume Satuan Satuan Biaya (Rp.)
(Rp.)

1 Kertas Memo (berkop) rim 200,000 /rim 25,000,000

125
2 Kertas Surat (berkop) rim 200,000 /rim 20,000,000
100
3 Tinta (1 set warna) set 300,000 /set 46,800,000
156
4 BBM (bensin pertalite) Liter 7,650 /liter -
-
5 Jasa pengiriman dan amplop 1,200 surat 20,000 /surat 24,000,000
Total Biaya 115,800,000
Dibulatkan 116,000,000
Tabel 7. Perhitungan Biaya Metode Scan Dokumen dan Email

Total biaya yang muncul dari metode scan dokumen dan email sebesar
Rp.116.000.000 selama 1 (satu) tahun.

Apabila dibandingkan dengan metode konvensional metode scan dokumen

dan email dapat menghemat biaya sebesar Rp. 167.000.000 atau sebesar
59,01%

ANALISIS WAKTU METODE SCAN DOKUMEN DAN EMAIL

Analisis waktu yang digunakan masih sama seperti metode konvensional

dimana dalam analisis ini akan dilakukan analisis total waktu mulai
pembuatan sebuah draft memo sampai dengan diterimanya memo
tersebut di tujuan dengan metode scan dokumen dan email.

Adapun total waktu yang dibutuhkan untuk metode scan dokumen dan
email sebagai berikut :

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

18
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Waktu
No. Aktivitas Keterangan
(jam)
1 Proses draft memo Rata-rata 15 menit 0.25
2 Cetak memo Rata-rata 5 menit 0.08
3 Review & tandatangan Rata-rata 10 menit 0.17
4 Pengiriman Rata-rata 1 menit 0.02
5 Penerima Rata-rata 1 menit 0.02
Total waktu 0.53
Tabel 8. Perhitungan Waktu Metode Scan Dokumen dan Email

Total waktu yang diperlukan 1 (satu) surat mulai dari proses draft memo
sampai dengan diterima selama 0,53 jam atau sekitar 16 menit

Apabila dibandingkan dengan metode konvensional metode scan dokumen

dan email dapat menurunkan total waktu sebesar 3,13 jam atau sebesar
85,45%.

C. APLIKASI WEB DIGITAL OFFICE

Aplikasi Web Digital Office (DOF) dibuat untuk penciptaan,

pendistribusian, dan pemberkasan surat secara online di lingkungan
perusahaan. Kelebihan aplikasi ini yaitu mampu meminimalisir
penggunaan kertas (paperless), penomoran surat secara online,
pengarsipan secara online, dapat digunakan dimana saja dan kapan saja,
serta user friendly.

Sebelum kita mengetahui bagaimana proses bisnis surat – menyurat

dalam DOF, penulis akan mencoba menampilkan tampilan depan dan
tampilan menu setelah Log In sebagai berikut :

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

19
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Gambar 9. Tampilan Muka Aplikasi DOF

Gambar 10. Tampilan Menu Login Aplikasi DOF

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

20
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Gambar 11. Tampilan Menu Utama DOF

Dalam aplikasi DOF semua proses bisnis mulai dari pembuatan draft
dokumen, proses review dan approval, pengiriman, penerimaan dokumen
termasuk penomoran dan pengarsipan dokumen semua dilakukan dalam 1
(satu) aplikasi, namun khusus surat eksternal tetap membutuhkan
pencetakan dokumen, tandatangan basah dan stempel resmi perusahaan
untuk legalitas suatu surat.

Adapun proses bisnis surat menyurat melalui DOF sebagai berikut

Gambar 12. Proses Bisnis Surat Menyurat Melalui DOF

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

21
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Biaya dan waktu yang muncul dari aplikasi DOF sebagai berikut :

No. Aktivitas Biaya Waktu & Tempat

1 Proses draft surat - Flexible
2 Cetak Surat - Kertas Flexible
- Tinta printer
3 Review & tandatangan - Flexible
4 Pengiriman - Kurir (surat Jam kerja & kantor
external)
5 Penerima - Flexible
Tabel 9. Biaya dan Waktu yang Muncul dari Aplikasi DOF

ANALISIS BIAYA APLIKASI DOF

Analisis biaya dengan aplikasi sama dengan 2 (dua) metode sebelumnya

yaitu dengan pendekatan asumsi volume dan harga yang didasarkan pada
pengalaman.

No. Uraian Keterangan Volume

1 Memo Via aplikasi DOF Total memo per tahun
(Kertas = 0 lembar
berkop)
2 Surat Total surat per tahun = Total surat per tahun =
(Kertas perkiraan jumlah no surat 150.000 x 4 = 600.000
berkop x 4 lembar / surat lembar atau 100 rim
3 Tinta (1 Total tinta = jumlah unit Total tinta = 78 x 2 x 1
set warna) kerja x 2 kali setahun x 1 x 50% =78 set warna
set x 50% (karena Memo
Internal lewat DOF)
4 BBM Via DOF Total BBM = 0 liter
(Bensin)

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

22
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

5 Jasa Total pengiriman = Total pengiriman = 10 x

Pengiriman jumlah pengiriman per 20 x 12 x 50% = 1.200
hari x 20 hari / bulan x pengiriman
12 bulan x 50% (asumsi
separuh total surat di
email)
Tabel 10. Asumsi yang Digunakan dalam Perhitungan Biaya DOF

Biaya yang timbul dari aplikasi DOF selama 1 (satu) tahun sebagai
berikut:

Perhitungan Biaya Aplikasi DOF

Asumsi Harga
No. Uraian Volume Satuan Satuan Biaya (Rp.)
(Rp.)

1 Kertas Memo rim 120,000 /rim -

-
2 Kertas Surat (polos) rim 120,000 /rim 12,000,000
100
3 Tinta (1 set warna) 78 set 300,000 /set 23,400,000

4 BBM (bensin pertalite) Liter 7,650 /liter -

-
5 Jasa pengiriman dan amplop surat 20,000 /surat 24,000,000
1,200
Total Biaya 59,400,000
Dibulatkan 60,000,000
Tabel 11. Perhitungan Biaya Metode Scan Dokumen dan Email

Total biaya yang muncul dari penerapan aplikasi DOF sebesar

Rp.60.000.000 selama 1 (satu) tahun.

Apabila dibandingkan dengan metode konvensional aplikasi DOF dapat

menghemat biaya sebesar Rp. 223.000.000 atau sebesar 78,80%

ANALISIS WAKTU PENERAPAN APLIKASI DOF

Analisis waktu yang digunakan masih sama seperti dua metode

sebelumnya dimana dalam analisis ini akan dilakukan analisis total waktu

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

23
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

mulai pembuatan sebuah draft memo sampai dengan diterimanya memo

tersebut.

Adapun total waktu yang dibutuhkan melalui aplikasi DOF:

Waktu
No. Aktivitas Keterangan
(jam)
1 Proses draft memo Rata-rata 15 menit 0.25
2 Cetak memo Rata-rata 0 menit 0
3 Review & tandatangan Rata-rata 5 menit 0.08
4 Pengiriman Rata-rata 0.5 menit 0.01
5 Penerima Rata-rata 0.5 menit 0.01
Total waktu 0.35
Tabel 12. Perhitungan Waktu Melalui Aplikasi DOF

Total waktu yang diperlukan 1 (satu) surat mulai dari proses draft memo
sampai dengan diterima selama 0,35 jam atau sekitar 10,5 menit

Apabila dibandingkan dengan metode konvensional, aplikasi DOF dapat

menurunkan total waktu sebesar 3,32 jam atau sebesar 90,45%.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

24
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

DAMPAK PENERAPAN APLIKASI DIGITAL OFFICE DALAM

MENGURANGI BIAYA DAN WAKTU

Berdasarkan analisis ketiga metode diatas dapat kita sajikan dalam tabel
dampak biaya dan waktu sebagai berikut berikut ini :

No. Metode Biaya (Rp.) Waktu (jam)

1 Konvensional 283.000.000 3,67
2 Scan dokumen dan Email 116.000.000 0,53
3 Aplikasi DOF 60.000.000 0.35
Tabel 13. Perbandingan Dampak Biaya dan Waktu

Diagram batang perbandingan dampak biaya dan waktu dapat

digambarkan sebagai berikut :

Biaya Surat Menyurat

300,000,000 283,000,000

250,000,000

200,000,000

150,000,000
116,000,000
Biaya (Rp.)
100,000,000
60,000,000
50,000,000

-
Konvensional Scan dokumen dan Aplikasi DOF
email

Gambar 13. Dampak Biaya terhadap Metode Surat Menyurat

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

25
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Waktu (jam)
4
3.5
3
2.5
2
Waktu (jam)
1.5
1
0.5
0
Konvensional Scan dokumen dan Aplikasi DOF
email

Gambar 14. Dampak Waktu terhadap Metode Surat Menyurat

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

26
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

APLIKASI WEB COST OF GOOD MANUFACTURED (CGM)

Web CGM merupakan sistem informasi di Petrokimia Gresik (PG) yang

berisi tentang rincian komponen harga pokok produksi (HPP) dari setiap

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

27
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

produk. Dengan informasi yang ada pada sistem ini, manajemen dapat
menentukan langkah strategis yang cepat untuk mengontrol HPP supaya
produk komersil dapat bersaing di pasar. Sistem informasi ini merupakan
tipe executive support system.

Latar belakang dari munculnya sistem informasi disebabkan oleh beberapa

produk komersil PG tidak dapat bersaing di pasar karena harga kompetitor
lebih rendah. Maka dari itu, perlu kajian untuk mengatasi harga jual
produk komersil PG yang lebih tinggi dari harga pasar. Salah satu
kajiannya dengan menguliti komponen penyusun HPP dari setiap produk.
Alat bantu untuk melakukan kajian tersebut ialah WEB CGM.

WEB CGM terdapat rincian dari biaya penyusun HPP suatu produk yang
ditampilkan secara periodik (bulanan) sehingga dapat dipantau biaya-
biaya tersebut masih on track atau tidak. Biaya yang timbul dapat dilacak
asalnya dari aktifitas yang telah dilakukan serta akun dan cost center dari
biaya tersebut. Dengan informasi yang disajikan oleh web CGM, hal yang
dapat dilakukan antara lain:

1. Mengklarifikasi kesesuian akun dan cost center costing dengan

aktifitas yang dilakukan

2. Mengidentifikasi aktifitas yang berpotensi untuk dipangkas biayanya

Dengan melakukan 2 langkah tersebut selanjutnya menentukan langkah-

langkah strategis yang dapat menurunkan HPP dan pada akhirnya dapat
memenangkan persaingan pasar.

Setelah sistem informasi ini dijalankan terdapat beberapa produk komersil

yang HPPnya dapat diturunkan, di antaranya :

1. Purified Gypsum, HPP turun sebesar 43,4% pada tahun 2018

dengan melakukan restrukturasi organisasi setelah diidentifikasi

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

28
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

penyusun HPP terbesar ialah biaya karyawan sebesar 53%. Berikut

komponen CoGM Purified Gypsum

Komponen CoGM Purified Gypsum

10% 1%
18%
Bahan Baku
18%
Jasa & Sewa
Gaji
Pemeliharaan
Depresiasi

53%

2. Kapur Pertanian, HPP turun sebesar 18,2% pada tahun 2018

dengan memodifikasi proses pengantongan setelah diidentifikasi
biaya pengantongan menjadi penyusun HPP terbesar sebesar 40%.

Komponen CoGM Kaptan

2%2%
0%
8%
Kantong
Pengantongan
Gaji
48%
Pemeliharaan
40% Depresiasi
Sewa

SIMAR (Sistem Informasi Manajemen Risiko)

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

29
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

30
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

SIMAR merupakan salah satu sistem informasi Petrokimia Gresik (PG)

yang berisi tentang laporan pengelolaan risiko operasional dari masing-
masing departemen. Sistem informasi ini berfungsi untuk melaporkan
proses identifikasi dan pemantuan risiko tiap departemen serta peta risiko
dari unit kerja secara periodik (bulanan) yang akan dianalisa oleh PIC
manajemen risiko yang menjadi masukan dari manajemen. Sistem
informasi ini merupakan tipe management information system.

Hal yang mendasari dari munculnya SIMAR ialah kesulitan dari PIC
manajemen risiko untuk mengkompilasi dan menganalisa pengelolaan
risiko operasional seluruh departemen di PG. Berikut ini proses
pengelolaan laporan manajemen risiko dengan metode konvensional

Dengan adanya SIMAR, setiap departemen menyampaikan laporan

pemantauan risiko bulanan serta laporan identifikasi risiko melalui simar
yang dilengkapi oleh persetujuan manager dan GM. Setelah data tersebut

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

31
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

terkumpul, departemen manajemen risiko akan menganalisa progres

pemantauan risiko yang ada serta peta risiko. Hasil akhirnya ialah adanya
feedback dari departemen manajemen risiko kepada manajemen untuk
mengelola risiko yang ada agar tidak mengganggu ketercapaian Key
Pefromance Indicator (KPI) dari tiap departemen dan Perusahaan. Berikut
ini proses laporan pengelolaan Risiko via SIMAR :

Berikut perbandingan Durasi Proses Pelaporan Manajemen Risiko

Proses Sebelum SIMAR Setelah SIMAR

Draft Laporan 1 hari 1 hari

Approve Manager 1 Hari 0,5 hari

Approve GM 1 Hari 0,5 hari

Kirim MR 1 Hari 0 Hari

Analisa MR 1 Hari 1 Hari

Total 5 hari 3 hari

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa proses pelaporan pengelolaan risiko
bulanan pada awalnya memakan waktu 5 hari menjadi 3 hari atau lebih
cepat 2 hari. Maka dari itu, manajemen lebih cepat dalam mengambil
tindakan pengelolaan risiko. Dengan menggunakan sistem informasi, data-
data manajemen risiko terdokumentasi dengan baik sehingga dapat lebih
mudah untuk mengecek profil risiko terdahulu.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

32
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

JENIS KOLABORASI PT PETROKIMIA GRESIK DENGAN

PERUSAHAAN LAIN

Kolaborasi PT Petrokimia Gresik (PG) dengan beberapa perusahaan lain

dapat ditinjau melalui berbagai sudut pandang mulai dari sisi pemegang
saham, hubungan owner dan supplier / vendor / kontraktor, ataupun
sesama anak usaha PT Pupuk Indonesia (Persero) selaku holding
company.

Gambar 15. Sudut Pandang Pemegang Saham

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

33
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

PT Pupuk Indonesia (Persero) selaku pemegang saham mayoritas dapat

mengangkat dan memberhentikan Komisaris dan Direksi PT Petrokimia
Gresik, selain itu PT Pupuk Indonesia (Persero) dapat memberikan arahan
terkait kebijakan yang akan diterapkan di PT Petrokimia Gresik dan begitu
juga PT Petrokimia Gresik selaku pemegang saham mayoritas di anak
perusahaan dapat mengangkat dan memberhentikan Komisaris dan
Direksi di anak perusahaan serta dapat memberikan arahan terkait
kebijakan di anak perusahaan.

Gambar 16. Sebagai Sesama Anggota Holding Pupuk Indonesia

Sebagai sesama anggota Holding, PT Petrokimia Gresik kedudukannya

setara dengan perusahaan lain seperti PT Pupuk Sriwidjaja, PT Pupuk
Kalimantan Timur dan lainnya. Kerjasama antar perusahaan sesama
holding yang sering dilakukan diantaranya pengadaan barang dan jasa
bersama, pinjam meminjam sparepart dan rekrutmen karyawan bersama.

Gambar 16. Sudut Pandang Owner – Kontraktor

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

34
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Selaku Owner atau pemilik pekerjaan, PT Petrokimia Gresik dan

perusahaan lain yang menjadi mitra akan diikat dalam suatu perjanjian
(pembelian, penjualan, pembelian dan penjualan, kontrak proyek dan
lainnya) yang sifatnya mengikat secara hukum. Apabila salah satu pihak
tidak dapat memenuhi kewajiban yang tertuang dalam perjanjian/kontrak,
maka pihak yang dirugikan dapat mengajukan gugatan hukum terkait
dengan kompensasi kerugian.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

35
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian pada bagian pembahasan dapat kita simpulkan

beberapa hal sebagai berikut :

1. PT Petrokimia Gresik dalam menghadapi ancaman perubahan bisnis

menuju digitalisasi disegala lini melakukan transformasi bisnis dimana
salah satu point didalam transformasi bisnis adalah penerapan sistem
informasi dalam proses bisnis PT Petrokimia Gresik.

2. Salah satu sistem informasi yang digunakan PT Petrokimia Gresik

adalah Aplikasi berbasis Web yaitu Digital Office (DOF). Aplikasi DOF
berfungsi meminimalisir penggunaan kertas dan pengguna dapat
mengakses aplikasi tersebut (melalui komputer atau HP) setiap saat
dan dimana saja tidak hanya di kantor.

3. Dari hasil perbandingan 3 (tiga) metode untuk menurunkan biaya dan

waktu dalam surat menyurat di PT Petrokimia Gresik, aplikasi DOF
adalah metode yang terbaik untuk menurunkan biaya dan waktu
dimana aplikasi DOF dapat menurunkan biaya hingga 78,80% dan
waktu hingga 90,45% dari metode konvensional. Sedangkan metode
scan dokumen dan email hanya dapat menurunkan biaya sampai
59,01% dan waktu hanya sampai 85,45% dari metode konvensional.

4. Dengan adanya web CoGM analisa HPP produk bisa dilakukan secara
rinci dan dapat mengambil tindakan yang tepat. Contoh hasil dari
analisa menggunakan CoGM ialah penurunan HPP purified gypsum
sebesar 43,4 % dan kapur pertanian sebesar 18,2 %.

5. SIMAR dapat mempercepat proses pembuatan laporan pengelolaan

risiko bulanan. Percepatan durasi sebesar 2 hari dari sebelumnya 5 hari
menjadi 3 hari.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

36
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

6. Ada beberapa kolaborasi yang dilakukan PT Petrokimia Gresik dengan

perusahaan lain yang bisa dilihat dari beberapa sudut pandang mulai
dari sisi pemegang saham, hubungan owner dan supplier / vendor /
kontraktor, ataupun sesama anak usaha PT Pupuk Indonesia (Persero)
selaku holding company.

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

37
 LAPORAN TUGAS 2
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI

DAFTAR PUSTAKA

1. Annual Report PT Petrokimia Gresik 2018.

2. Company Profile PT Petrokimia Gresik
3. Manual Operation Aplikasi Digital Office PT Petrokimia Gresik
4. Manual Operation SIMAR PT Petrokimia Gresik
5. Manual Operation WEB CoGM PT Petrokimia Gresik

JURUSAN MANAJEMEN INDUSTRI

38