KRONOLOGIS PERJALANAN GUGUS INSTALASI GIZI

Pelaksanaan GKM di Instalasi Gizi dimulai sejak tahun 2012, namun

belum ada tindak lanjut sehinggan belum terlaksana dengan baik. Pada akhir

Oktober 2015 dibentuk kembali tim GKM RSUD Undata, salah satunya gugus

Instalasi Gizi yang terdiri dari 5 orang.

Gugus ini mengidentifikasi beberapa masalah yang berhubungan dengan

Standar Pelayanan Minimal (SPM) Instalasi Gizi. Gugus Instalasi Gizi dalam

melaksanakan kegiatannya tetap mempertahankan prinsip “Gizi Seimbang

Mempercepat Penyembuhan”.

Dukungan dari berbagai pihak tentunya sangat membantu proses

kegiatan GKM dimulai dari awal pembentukan sampai pada akhir penyusunan

laporan kegiatan gugus dalam bentuk risalah gugus.

 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Pelayanan Gizi Rumah Sakit adalah kegiatan pelayanan gizi di Rumah

Sakit untuk memenuhu kebutuhan gizi masyarakat baik rawat inap maupun

rawat jalan, untuk meningkatkan kesehatan dalam rangka upaya preventif,

kuratif, rehabilitative, dan promotif. Ada 4 kegiatan pokok PGRS yaitu:

Asuhan Gizi rawat jalan, asuhan gizi rawat inap, penyelenggaraan makanan, dan

kegiatan penelitian dan pengembangan gizi terapan (PGRS, 2005).

Penyelenggaraan makanan di Rumah Sakit, dilakukan untuk mencapai

pelayanan gizi optimal dalam pemenuhan gizi orang sakit, baik untuk

pemenuhan gizi orang sakit, baik untuk pemenuhan metabolisme tubuhnya,

peningkatan kesehatan ataupun untuk mengoreksi kelainan metabolisme.

Penyelenggaraan makanan rumah sakit adalah suatu rangkaian kegiatan mulai

dari perencanaan menu sampai dengan pendistribusian makanan kepada

konsumen (PGRS, 2005).

Tujuan penyelenggaraan makanan di rumah sakit adalah menyediakan

makanan yang berkualitas baik dalam jumlah yang sesuai kebutuhan, serta

pelayanan yang layak dan memadai bagi pasien atau konsumen yang

membutuhkan (PGRS, 2005).

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Langkah I (Menentukan Pokok Permasalahan)

1. Identifikasi Masalah

Diskusi pertama tim GKM Instalasi Gizi melibatkan seluruh staf ahli

gizi untuk mendiskusikan identifikasi masalah yang ada di Instalasi Gizi.

Adapun masalah yang ditemukan adalah sebagai berikut:

1. Distribusi makanan tidak tepat waktu

2. Kesalahan pemberian diit pada pasien

3. Tingginya angka sisa makanan pasien

4. Adanya keluhan pasien tentang adanya benda asing pada makanan

2. Prioritas Masalah

Dalam menentukan prioritas masalah, tim GKM Instalasi Gizi

menggunakan metode CARL yaitu melihat masalah mana yang paling

mampu, mudah, siap, untuk diselesaikan serta memiliki daya ungkit yang

cukup besar terhadap peningkatan mutu pelayanan di Instalasi Gizi RSUD

Undata. Berikut ini adalah tabel prioritas masalah yang diangkat

menggunakan metode CARL dengan penelitian yang menggunakan skala

likert.

Adapun metode CARL adalah metode yang digunakan untuk melihat

masalah dari sisi:

C : Capability (kemampuan)

A : Accessibility (kemudahan)
 R : Readines (kesiapan)

L : Lavarage (daya ungkit)

Sedangkan skala likert yang digunakan adalah skala 1-5 yang diartikan:

1 : Tidak (mampu, mudah, siap, berdaya ungkit)

2 : Kurang (mampu, mudah, siap, berdaya ungkit)

3 : Cukup (mampu, mudah, siap, berdaya ungkit)

4 : Mampu, mudah, siap, berdaya ungkit

5 : Sangat (mampu, mudah, siap, berdaya ungkit)

 Distribusi makanan tidak tepat waktu

No Nama C A R L
1 Mila
2 Selly
3 Linda
4 Ika
5 Starti
Rata-rata

 Kesalahan pemberian diit pada pasien

No Nama C A R L
1 Mila
2 Selly
3 Linda
4 Ika
5 Starti
Rata-rata
 Tingginya angka sisa makanan pasien

No Nama C A R L
1 Mila
2 Selly
3 Linda
4 Ika
5 Starti
Rata-rata

 Adanya keluhan pasien tentang adanya benda asing pada makanan

No Nama C A R L
1 Mila
2 Selly
3 Linda
4 Ika
5 Starti
Rata-rata
 Tabel II.1

Prioritas Masalah dengan Metode CARL dan skala LIKET

No Masalah C A R L Jum Rank

Distribusi makanan
1 4 4 4 4 256 I
tidak tepat waktu
Kesalahan pemberian
2 4 3 4 4 192 II
diit pada pasien
Tingginya angka sisa
3 3 3 4 4 144 IV
makanan pasien
Adanya keluhan pasien
4 tentang adanya benda 3 3 4 5 180 III
asing pada makanan

Tabel II.2

Stratifikasi Masalah

No Masalah N % NK %
Distribusi makanan tidak
1 256 33,2 256 33,2
tepat waktu
Kesalahan pemberian diit
2 192 24,9 448 58,0
pada pasien
Adanya keluhan pasien
3 tentang adanya benda 180 23,3 628 81,3
asing pada makanan
Tingginya angka sisa
4 144 18,6 772 100
makanan pasien
a. Diagram Pareto

Gambar II.1

Diagram Pareto Prioritas Masalah

100%

700

81,3%
600

500

58%
400

300
33,2%

200 24,9%
23,3%
18,6
100

I II III IV

Ket:

I = Distribusi makanan tidak tepat waktu

II = Kesalahan pemberian diit pada pasien

III = Keluhan pasien tentang adanya benda asing pada makanan

IV = Tingginya angka sisa makanan pasien

 Diagram pareto ini dibuat untuk memberikan gambaran prioritas masalah

dalam bentuk diagram agar mempermudah kita melihat masalah-masalah

yang benar-benar menjadi prioritas menurut gugus.

b. Diagram Pie

Berdasarkan diagram pie di atas, prioritas masalahnya adalah distribusi

makanan tidak tepat waktu. Dan berdasarkan kesepakatan, gugus akan

menyelesaikan masalah tersebut.

c. Data Masalah

1. Check Sheet Masalah

Topik : Distribusi makanan tidak tepat waktu

Pengumpul Data : Starti Takwin, Ika Jayanti Nurliany, Linda

Hairunnisa

Waktu : 28 Oktober – 3 November 2015

Sumber Data : Laporan Daftar Permintaan Makanan (Pav. Anggrek,

Seroja, Teratai)

Tempat : Instalasi Gizi

Dari diagram tulang ikan di atas, menunjukkan bahwa faktor:

1. Manusia

a. PDM lambat datang karena kurangnya rasa tanggung jawab PDM terhadap

pekerjaan, hal ini disebabkan karena banyak faktor, di antaranya karena

sudah banyak yang telah selesai melanjutkan pendidikan jenjang S1 sehingga

merasa tidak layak lagi menjadi PDM. Akibat dari PDM terlambat datang

yaitu snack dibagi bersama-sama dengan makan siang atau makan malam.

b. PDM merangkap pekerjaan jika ada ruangan kosong karena PDM ruangan

lain tidak masuk (alpa/sakit/izin/cuti).

2. Material

a. Snack pasien/pegawai lambat

Rekanan kadang lambat membawa snack pasien/pegawai, sehingga

distribusi snack ke ruangan tidak tepat waktu.

3. Mesin

a. Listrik kadang mati, genset lambat dinyalakan

Hal ini disebabkan karena bahan bakar yang tersedia tidak memadai

b. Mobil pengantar makanan rusak

Dikarenakan tidak tersedianya mobil cadangan, mobil yang tersedia rusak

dan belum diperbaiki sampai sekarang.

4. Lingkungan

a. Akses jalan menuju RRI tidak memungkinkan untuk menggunakan troly

Hal ini disebabkan perencanaan akses jalan untuk troly makanan tidak

sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

b. Beberapa RRI tidak memiliki pantry

 Hal ini disebabkan oleh perencanaan pembangunan RRI tidak memenuhi

kebutuhan (layout) dan tidak adanya tempat persiapan makanan, sehingga

menghambat distribusi makanan dan makanan yang disajikan tidak sesuai.

5. Metode

a. Kurangnya punishment (sanksi) bagi PDM yang sering melanggar

Hal ini menyebabkan PDM yang rajin kurang bersemangat dalam bekerja.

Honor/salary tetap sama, baik yang rajin maupun yang tidak.

b. SOP belum dijalankan dengan baik.

C. Langkah Ketiga (Menentukan Faktor Penyebab Dominan)

1. Paired Comparison

Setelah menentukan masalah yang akan diselesaikan, gugus menentukan

faktor penyebab dominan dengan Paired Comparison.

Paired Comparison digunakan untuk melihat keterkaitan antara satu

penyebab dengan penyebab yang lain dalam memberikan kontribusi terhadap

terjadinya suatu masalah. Dalam proses ini, gugus juga menggunakan

penilaian dengan skala likert, yakni 1-5. Metode ini nantinya akan

memberikan gambaran pada gugus untuk melihat penyebab masalah maa

yang paling berkontribusi terhadap distribusi makanan tidak tepat waktu.

Sehingga pada nilai total di akhir, gugus akan mengetahui penyebab mana

yang palng besar pengaruhnya atau penyebab mana yang paling besar

menyebabkan masalah.

Hasil atau kompilasi dari Paired Comparison adalah sebagai berikut:

Tabel II.4

Paired Comparison

No Manusia Lingkungan Mesin Material Metode

Total
A B C D E
Manusia
4 4 5 4 17
I
Lingkungan
4 3 3 2 12
II
Mesin
4 3 4 2 13
III
Material
5 3 4 2 14
IV
Metode
4 2 2 2 10
V
 Setelah kita melihat keterkaitan antara penyebab masalah yang satu

dengan penyebab masalah yang lainnya, maka perlu pula kita menganalisis

dari masing-masing penyebab, masalah yang ditemukan kira-kira apa akibat

yang dapat ditimbulkannya sehingga nantinya dapat kita simpulkan apakah

penyebab masalah tersebut berpengaruh atau tidak terhadap masalah yang

ada.
 D. Langkah Keempat (Membuat Rencana Perbaikan)

1. Rencana Penyelesaian Masalah

Merencanakan perbaikan bertujuan mencari pemecahan untuk

menghilangkan semua penyebab (penyebab yang dominan) yang sudah

ditentukan sebelumnya. Pelaksanaan rencana perbaikan ini dilakukan dengan

cara sumbang saran (penyampauan ide) dari semua anggota gugus dengan

tetap mengacu pada perbaikan yang paling efektif dan efisien.

Tabel II.5

Perencanaan Penyelesaian Masalah

N
Penyebab Why What Where When Who How
O
1. Manusia
- PDM lambat Kurangnya rasa PDM Inst. Minggu PDM Pembinaan
datang tanggung jawab bertang- GizI I PDM
PDM terhadap gung dan Desem-
pekerjaan jawab RRI ber
terhadap
pekerjaan
- Pekerjaan - PDM merubah Agar Inst. Minggu PDM Pengaturan
dirangkap oleh sendiri jadwal pasien Gizi I jadwal PDM
satu orang dinas yang telah makan Desem- dengan
apabila ada diatur oleh tepat ber membuat
ruangan kosong penanggung waktu tim (1 tim
jawab terdiri dari
- Tiba-tiba ada 2 ruangan)
PDM yang tidak
masuk (izin,
sakit, alpa)
2 Material
- Snack pasien / Rekanan kurang Agar Inst. Desem- Rekanan  Harus ada
pegawai lambat disiplin snack Gizi ber jadwal snack
datang datang 2
sesuai jam sebelum
 jadwal distribusi
(memperbai
ki kontrak)
 PJ dinas
menelepon
rekanan
snack 1 jam
sebelum di-
distribusikan
3 Mesin
- Listrik sering Ketersediaan Bahan Inst. Desem- Teknisi  Koordinasi /
mati, genset bahan bakar bakar Gizi ber dan unit kerjasama
lambat yang tidak solar kerja dengan bag.
dinyalakan memadai harus yang Teknik
(solar habis) (jawaban dari selalu terkait untuk selalu
para teknisi) standby memonito-
di baggian ring
teknik ketersediaan
solar
 Membuat
jadwal
petugas
yang
melakukan
monitoring
solar di bag.
teknik
- Mobil pengantar - Tidak ada mobil Agar Inst. Desem- Unit  Membuat
makanan rusak cadangan makanan Gizi ber kerja usulan agar
- Mobil yang ada sampai ke dan yang mobil
belum diperbaiki ruangan RRI terkait diperbaiki
sampai sekarang tepat dan  Makanan
sehingga waktu PDM diantar
pekerjaan PDM dengan
lebih berat motor dinas
/ motor
pegawai
 Makanan
diantar
 manual
(jalan kaki)
4 Lingkungan
- Akses jalan Akses jalan Troly RRI Segera Unit Membuat
menuju RRI troly makanan makanan BGV dikon- kerja akses jalan
tidak tidak ada dapat dan disikan yang menuju ke
memungkinkan sampai di Melati dengan terkait RRI
menggunakan tujuan angga- tersebut
troly makanan (RRI) ran
tanpa
hambatan
- Beberapa RRI - Perencanaan Agar RRI Segera Pihak  Membuat
tidak pembangunan masing- Teratai dikon- terkait usulan
mempunyai RRI tidak masing Mawar, disikan pengadaan
pantry memenuhi RRI Aster, dengan pantry /
kebutuhan memiliki Melati, angga- dapur di
(layout) pantry Catelia, ran RRI
- Tidak adanya KB  Memanfaat-
dapur kan ruangan
mengganggu yang ada
distribusi
makanan
5 Metode
- Kurang tegasnya PDM kurang Memoti- Inst. Tri- PDM Memberi-kan
punishment bagi bersemangat vasi PDM Gizi wulan punishment
PDM yang dalam bekerja untuk yang tegas
sering melanggar meningkat bagi yang
kan melanggar
kinerja aturan
- SOP belum Kurangnya Agar SOP Inst. Desem- PDM  Penyegaran
dijalankan tanggung jawab dijalankan Gizi ber kembali SOP
dengan baik dan kesadaran dengan pada setiap
PDM baik pertemuan
bulanan
 Melakukan
pengawasan
terhadap
pelaksanaan
SOP
 2. Menetapkan Target

Dalam pelaksanaan Gugus Kendali Mutu untuk menyelesaikan suatu

masalah, tentunya perlu dilakukan penetapan target yang harus dicapai

oleh gugus.

Tabel II.6

Target Kegiatan Gugus

Penyelesaian
NO Uraian Penyebab Kondisi Sekarang Target
(How)
1 Pekerjaan dirangkap Pengaturan Sedang dalam proses Agar pasien makan
oleh satu orang jadwal PDM pembenahan, dimana telah tepat waktu dan
apabila ada ruangan dilakukan pertemuan antara PDM tidak
kosong PDM, pekarya, Inst. Gizi, merangkap
Kabid Penunjang Medik, dan pekerjaan
Kabag Kepegawaian pada
tanggal 30 Oktober 2015
2 PDM lambat datang Pembinaan Sedang dalam proses Agar PDM
PDM pembenahan, dimana telah bertanggung jawab
dilakukan pertemuan antara terhadap
PDM, pekarya, Inst. Gizi, pekerjaannya
Kabid Penunjang Medik, dan
Kabag Kepegawaian pada
tanggal 30 Oktober 2015
3 Snack pasien / Rekanan wajib Snack kadang-kadang datangl Agar snack datang
pegawai lambat mengikuti ambat sesuai jadwal
jadwal yang
telah
ditentukan
4 Listrik kadang mati, Genset selalu Kadang-kadang genset lambat Agar bahan bakar
genset lambat standby dinyalakan karena tidak ada solar selalu
dinyalakan solar standby di bag.
teknik
5 Mobil pengantar Pihak yang Sampai sekarang mobil belum Agar makanan ke
makanan rusak terkait diperbaiki ruangan tepat
menyediakan waktu
mobil
 pengantar
makanan
beserta
dengan
pendukungnya.
6 Akses jalan menuju Membuat Akses jalan untuk troly Akses jalan segera
RRI tidak akses jalan makanan tidak ada disediakan agar
memungkinkan menuju ke troly makanan
menggunakan troly RRI tersebut dapat sampai ke
makanan RRI tanpa
hambatan
7 Beberapa RRI tidak Membuat RRI Teratai, Mawar, Aster, Pantry segera
mempunyai pantry pantry di RRI dan Melati tidak memiliki disediakan agar
yang belum pantry, RRI Catelia, dan KB memudahkan
memiliki memiliki pantry tapi terlalu distribusi makanan
pantry kecil dan pencucian alat
makan pasien.
8 - Kurang tegasnya Memberikan Untuk punishment yang Memotivasi PDM
punishment bagi punishment tegas bagi yang melanggar untuk
PDM yang sering yang tegas aturan belum jera karena meningkatkan
melanggar bagi yang hanya sebatas pemotongan kinerja
melanggar jasa medic
aturan
- SOP belum Penyegaran SOP mengenai tugas PDM Agar SOP
dijalankan dengan kembali SOP belum dijalankan dengan baik dijalankan dengan
baik pada setiap sehingga menyebabkan baik
pertemuan kurangnya tanggung jawab
bulanan dan dan kesadaran PDM
melakukan
pengawasan
terhadap
pelaksanaan
SOP tersebut