Perencanaan Pesan Bisnis Kombis
Perencanaan Pesan Bisnis Kombis
oleh:
B. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi. Hal penting sebelum menyampaikan pesan-pesan,
diantaranya apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktu itu sudah tepat, apakah
tujuannya dapat diterima organisasi tersebut. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama
Anda harus menentukan tujuan yang jelas dan diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.
C. Analisis Audiens
Langkah berikutnya dalam berkomunikasi dalam dunia bisnis adalah memperhatikan
audiens yang akan dihadapi.
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Mengembangkan suatu profil audiens memang bukan permasalahan yang mudah,
Terlebih jika audiens adalah orang-orang yang belum dikenal. Berikut adalah cara
mengembangkan profil audiens.
a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Materi dapat dikemas dalam sebuah laporan sederhana kemudian
dipresentasikan kepada para audiens yang jumlanya kecil. Sedangkan audiens
yang jumlahnya banyak, materi dikemas dalam bentuk makalah dengan gaya
pengorganisasian dan penulisan yang lebih formal.
b. Siapa audiensnya
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil
keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang
berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.
c. Reaksi Audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
d. Tingkat pemahaman audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
e. Hubungan komunikator dengan audiens
Audiens yang belum mengenal komunikator harus dapat diyakinkan sebelum
penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan
meyakinkan akan membuat audiens termotivasi untuk menyimak
pembicaraan, sehingga pesan tersampaikan dengan baik.
2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens.
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan pertanyaan ulang
yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-raguan.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi
kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan
menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang lebih
luas dari harapannya.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H
(Who, What, Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat.
Dalam bisnis, ketetapan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum
membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan
matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Di antara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada
gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasinal Audiens
1. Mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan
dapat diterima audiens dengan mudah.
2. Menggunakan pendekatan berupa argument yang rasional dan pendekatan
emosi audiens.
Perencanaan pesan-pesan bisnis adalah suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Proses perencanaan pesan-pesan bisnis diantaranya adalah
sebagai berikut: