PENCATATAN DATA SISWA

Makalah ini diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah :

“Manajemen Peserta Didik”

Dosen Pengampu:
Aris Imawan, M.PD.I

Disusun oleh:
Amirul Reski
Cheri
Deny Siswanto

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

AL FITHRAH
PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
Jalan Kedinding Lor No. 30 Surabaya

0
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pencatatan dan pelaporan peserta didik dimulai sejak peserta didik diterima
di sekolah sampai peserta didik lulus atau meninggalkan sekolah. Pencatatan
peserta didik bertujuan agar lembaga dapat memberikan bimbingan yang optimal
terhadap peserta didik. Pelaporan peserta didik dilakukan sebagai bentuk
tanggung jawab lembaga dalam perkembangan peserta didik di sebuah lembaga
agar pihak-pihak terkait dapat mengetahui perkembangan peserta didik di lembaga
pendidikan tersebut.

Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk mendukung pencatatan

dan pelaporan perserta didik adalah buku induk siswa, buku klapper, daftar
presensi, buku catatan pribadi peserta didik, daftar mutasi peserta didik, daftar
nilai, buku legger, dan buku rapor.1

B. Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud Buku Induk Siswa?

2. Apakah yang dimaksud Buku Klapper?
3. Apakah yang dimaksud Daftar Presensi?
4. Apakah yang dimaksud Buku Laporan Keadaan Siswa?
5. Apakah yang dimaksud Daftar Mutasi Peserta Didik?
6. Apakah yang dimaksud Daftar Nilai?
7. Apakah yang dimaksud Buku Rapor?
8. Apakah yang dimaksud Daftar Kenaikan Kelas?

1
Badruddin, Manajemen Peserta Didik (Jakarta: PT Indeks, 2014), 41

1
C. Tujuan Pembahasan

1. Dapat memahami maksud Buku Induk Siswa.

2. Dapat memahami maksud Buku Klapper.
3. Dapat memahami maksud Daftar Presensi.
4. Dapat memahami maksud Buku Laporan Keadaan Siswa.
5. Dapat memahami maksud Daftar Mutasi Peserta Didik.
6. Dapat memahami maksud Daftar Nilai.
7. Dapat memahami maksud Buku Rapor.
8. Dapat memahami maksud Daftar Kenaikan Kelas.

D. Metode Penulisan

Metode penggunaan referensi yang digunakan adalah berdasarkan buku rujukan

dan hasil pencarian di internet.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Buku Induk Siswa

Buku induk siswa disebut juga buku pokok atau stambuk. Buku induk siswa
berisi catatan tentang peserta didik yang masuk di sekolah. Pencatatan tersebut
disertai nomer induk siswa atau nomor pokok atau stambuk dan dilengkapi data-
data lain setiap peserta didik.

Siswa yang baru perlu dicatat segera dalam buku besar yang bisa disebut
buku induk atau buku pokok. Catatan dalam buku induk harus lengkap meliputi
data dan identitas murid. Dalam hal ini sebagian data dapat diambil dari formulir
pendaftaran yang telah ada. Buku induk merupakan kumpulan daftar nama murid
sepanjang masa dari sekolah itu.

Di samping identitas murid dalam buku induk juga berisi prestasi belajar
anak (daftar nilai rapor) dari tahun ke tahun selama belajar di sekolah tersebut.
Catatan dalm buku induk harus bersih dan jelas, dan merupakan tanggungjawab
kepala sekolah yang penggarapannya bisa diserahkan kepada pegawai sekolah
(Suryosubroto, 2004:79-80).2

Setiap buku induk siswa harus diisi dengan selengkap dan sejelas mungkin.
Perlunya ada buku induk siswa dikarenakan kelengkapan data ini sangat penting
dalam berbagai kasus tertentu, seperti:
a. Menentukan siswa yang berhak memperoleh dana bantuan,
b. Mengetahui perkembangan jumlah siswa dari tahun ke tahun,
c. Memahami kondisi siswa terutama bagi yang memiliki masalah baik akademik
maupun non akademik,
d. Memenuhi keterangan pihak tertentu seperti kepolisian sebagai pemenuhan
keterangan untuk kejadian tertentu.

2
Badruddin, Manajemen Peserta Didik…, 41

3
 Kita tentu tidak pernah tahu apa yang akan terjadi di masa mendatang.
Karena itu, jangan pernah menganggap remeh dengan mengabaikan beberapa hal
yang perlu menjadi isian dalam pendataan siswa di dalam buku induk.

4
 Tabel 1.1
Contoh Buku Induk Siswa3

3
https://www.scribd.com/doc/179478890/FORMAT-KOSONG-BUKU-INDUK-xls

5
B. Buku Klapper

Buku klapper merupakan buku yang digunakan untuk menuliskan data

siswa terkait nama mereka secara alfabetis (berurutan sesuai alphabet atau abjad
dari A-Z) dengan maksud memudahkan pencarian data siswa yang dibutuhkan
(misalnya kita ingin mencari nomor induk dari anak yang bernama “Fulan” maka
kita tinggal melihat urutan nama dari “F”.

Pencatatan buku klapper diambil dari buku induk, tetapi penulisannya

diurutkan berdasarkan abjad. Hal tersebut dimaksudkan untuk memudahkan
pencarian data peserta didik kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid yang
penting. Pengisiannya dapat diambil dari buku induk tetapi tidak selengkap buku
induk itu. Kegunaan buku klapper adalah untuk memudahkan mencari data murid.
Hal ini mudah ditemukan dalam buku klapper karena nama murid disusun
menurut abjad.4

Sebagaimana dibahas di atas, manfaat buku klapper secara khusus yaitu

sebagai media penulisan nama siswa yang terdaftar di sekolah dan penulisannya
didasarkan pada urutan huruf dari awal sampai akhir agar tersusun rapi dan
memungkinkan data siswa ditemukan dengan mudah dan cepat.

Buku klapper ini pada umunya terbentuk tabel dengan beberapa kolom yang
meliputi keterangan seperti :
 Nomor (urut & NIS)
 Nama siswa
 L/P
 Tempat dan tanggal lahir
 Nama Orangtua
 Tanggal diterima masuk sekolah (masuk ke kelas 1-2-3-4-5-6, jika SD)
 Tanggal diterima masuk sekolah (masuk ke kelas 7-8-9, jika SMP)
 Tanggal meninggalkan sekolah

4
Badruddin, Manajemen Peserta Didik…, 42

6
 Catatan tambahan
Untuk lebih jelasnya dapat melihat tabel di bawah ini:

Tabel 1.2
Contoh Buku Klapper Siswa5

Adapun buku klapper di SMA/MA/SMK meliputi:

 Nomor urut
 NIS/NISM
 Nama siswa
 L/P
 Kelas
 Program/jurusan yang diambil (ini hanya berlaku untuk klapper pada jenjang
SMA/MA/SMK).
 Tanggal masuk/diterima di sekolah
 Tanggal keluar/lulus dari sekolah
 Keterangan

5
https://efullama.files.wordpress.com/2012/10/53-buku-klapper-siswa.doc

7
C. Daftar Presensi

Daftar presensi digunakan untuk memeriksa kehadiran peserta didik pada

kegiatan sekolah. Daftar hadir peserta didik sangat penting sebab frekuensi
kehadiran peserta didik dapat diketahui atau dikontrol. Setiap hari biasanya daftar
kehadiran itu dipegang oleh petugas khusus. Sedangkan untuk memeriksa
kehadiran peserta didik di kelas pada jam-jam pelajaran, daftar hadir itu dipegang
oleh guru.

Daftar presensi atau daftar hadir itu di maksudkan untuk mengetahui

frekuensi kehadiran peserta didik di sekolah sekaligus untuk mengontrol kerajinan
belajar peserta didik. Daftar hadir ini dapat disebut sebagai daftar hadir bulanan
atau daftar hadir mingguan. Tugas guru atau petugas yang ditunjuk adalah
memeriksa dan memberikan tanda tentang hadir atau tidaknya seorang
murid/siswa/peserta didik satu kali dalam satu hari.6

Perbedaan presensi dan absensi dalam pendidikan wajib diketahui guru,

dosen, mentor, tutor, instruktur, maupun tenaga kependidikan yang lain. Konsep
presensi dan absensi sangat berbeda, namun sampai saat ini masih banyak guru-
guru belum mengetahui tentang hal itu. Presensi itu diambil dari bahasa inggris
yakni present yang artinya hadir atau datang. Sedangkan absensi itu absent
artinya tidak datang. Dalam bahasa Indonesia sudah sangat jelas bahwa absen
artinya yaitu tidak masuk sekolah, tidak masuk kerja, atau tidak hadir. Dengan
demikian maka kata “mengabsen” itu berarti mendata peserta didik yang tidak
masuk saja, bukan mendata semua peserta yang hadir. Ini jelas sangat berbeda,
penulisannya pun harus diganti, bukan daftar absensi tapi yang benar adalah daftar
presensi.7

6
Badruddin, Manajemen Peserta Didik…, 42
7
http://www.harianblora.com/2015/02/perbedaan-presensi-dan-absensi-dalam.html

8
 Tabel 1.3
Contoh Daftar Presensi8
8
https://efullama.wordpress.com/adm-sekolah/49-absen-murid/

9
D. Buku Laporan Keadaan Siswa / Daftar Catatan Pribadi

Daftar catatan pribadi peserta didik berisi data identitas setiap peserta didik
beserta riwayat keluarga (keterangan mengenai keadaan keluarga), riwayat
pendidikan serta hasil belajar, keadaan jasmani dan kesehatan, dan data psikologi
(sikap, minat dan cita-cita), dan juga kegiatan di luar sekolah. Buku tersebut
biasanya digunakan untuk mendukung program bimbingan dan penyuluhan di
sekolah. Buku catatan pribadi tersebut biasanya disimpan di ruang BK dan
dikerjakan juga oleh petugas BK.9

Untuk contoh Catatan Pribadi Siswa jelasnya seperti ini:

BIODATA SISWA

NAMA LENGKAP : …………………………….........................

NAMA PANGGILAN : …………………………….........................
TEMPAT TANGGAL LAHIR : …………………………….........................
USIA : .....................................................................
JENIS KELAMIN : …………………………….........................
AGAMA : …………………………….........................
HOBBI : …………………………….........................
JUMLAH ANGGOTA KELUARGA : …………………………….........................
ANAK YANG KE : …………………………….........................
ASAL SEKOLAH : …………………………….........................
JUMLAH NILAI DI IJAZAH : …………………………….........................
ALAMAT SISWA (TELP/HP) : …………………………….........................
KECAMATAN /KABUPATEN : …………………………….........................
KENDARAAN KE SEKOLAH : …………………………….........................
PELAJARAN YANG DISUKAI : …………………………….........................
PELAJARAN YANG TIDAK DISUKAI : …………………………….........................
KEGIATAN SISWA DILUAR SEKOLAH : …………………………….........................
PRESTASI YANG PERNAH DICAPAI : Juara I ……………… Tingkat……...
Juara II ……………… Tingkat …….
Juara III ……….…...… Tingkat …….
JARAK DARI RUMAH KE SEKOLAH : …………………KM
NAMA ORANG TUA/ WALI : AYAH : …………………….
IBU : ……………............
WALI : …………………….
AGAMA ORANG TUA /WALI : AYAH : …………………….
IBU : …………………….
WALI : …………………….
PENDIDIKAN ORANG TUA /WALI : AYAH : …………………………….
IBU : …………………………….
WALI : …………………………….
PEKERJAAN ORANG TUA /WALI : AYAH : …………………………….
IBU : …………………………….
9
Badruddin, Manajemen Peserta Didik…, 43

10

PENGHASILAN TIAP BULAN
ALAMAT ORANG TUA /WALI
WALI : …………………………….
: AYAH : …………………………….
IBU : …………………………….
WALI : …………………………….
: …………………………….........................
: …………………………….........................

ALAMAT SELAMA SEKOLAH : a.Asrama b.Kost c.Rumah

ALAMAT KOST/ASRAMA/RUMAH : …………………………….........................
(TELP/HP) : …………………………….........................
JUMLAH MOBILYANG DIMILIKI : …………………………….........................
JUMLAH MOTOR YANG DIMILIKI : …………………………….........................
RUMAH YANG DITEMPATI KELUARGA : Rumah sendiri/ Kontrak /R.Dinas/……….
JUMLAH RUMAH YANG DIMILIKI : …………………………….........................
JUMLAH KAMAR YANG DIMILIKI : …………………………….........................
JUMLAH BARANG ELEKTRONIK : Komputer : …………………………...
Televisi : …………………………...
Tape Recorder : …………………………...
KEADAAN RUMAH : Perkotaan/ Pedesaan /Perumahan
TANGGUNGAN LISTRIK PERBULAN : Rp. ………………………………...
TANGGUNGAN PDAM PERBULAN : Rp………………………………….
TANGGUNGAN TELEPON PERBULAN : Rp. ………………………………...
BEASISWA YANG PERNAH DIPEROLEH : …………………………………….

Surabaya, … / ... 2019

MENGETAHUI,
ORANG TUA/ WALI SISWA

……………………….. ……………………….

E. Daftar Mutasi Peserta Didik

Mutasi yaitu perpindahan peserta didik dari kelas yang satu ke kelas yang
lain yang sejajar atau perpindahan peserta didik dari sekolah yang satu ke sekolah
yang lain yang sejenis. Perpindahan siswa bisa juga disebut istilah mutasi siswa.

Perpindahan siswa mempunyai dua pengertian yaitu:

1. Perpindahan siswa dari suatu sekolah kesekolah lain yang sejenis.
2. Perpindahan siswa dari suatu jenis program ke jenis program yang lain.

Perpindahan ini adalah perpindahan wilayah atau suatu tempat. Jenis

sekolah, kelas dan jurusan atau program studi disekolah baru sama dengan jenis
sekolah, kelas, dan jurusan pada sekolah asalnya.

11
 Buku mutasi dimaksudkan untuk mengetahui keadaan jumlah peserta didik
dengan persis. Daftar mutasi itu digunakan untuk mencatat keluar masuk peserta
didik dalam setiap bulan, semester atau setahun. Hal tersebut dilakukan karena
keadaan peserta didik tidak tetap, ada peserta didik pindahan dan ada pula peserta
didik yang keluar.10

Untuk contoh Buku Mutasi jelasnya seperti ini:

Tabel 1.4

10
Badruddin, Manajemen Peserta Didik…, 44

12
 Contoh Buku Mutasi Siswa11

F. Daftar Nilai

Daftar nilai ini dimiliki oleh setiap guru bidang studi atau mata pelajaran.
Buku tersebut digunakan untuk mencatat hasil tes setiap peserta didik pada bidang
studi peserta didik, karena setiap nilai hasil tes dicatat di dalamnya. Nilai-nilai
tersebut sebagai bahan olahan nilai rapor.12

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat tabel daftar nilai dibawah:

Tabel 1.5

11
https://efullama.wordpress.com/adm-sekolah/51-buku-mutasi-murid/
12
Badruddin, Manajemen Peserta Didik…, 44

13
 Contoh Daftar Nilai Siswa13

G. Daftar Kenaikan Kelas

Daftar kenaikan kelas merupakan administrasi guru yang dibuat sebelum

pembagian rapor, dengan tujuan mencatat atau mendokumentasikan nama para
siswa yang naik atau tidak naik ke kelas lebih tinggi pada akhir tahun pelajaran.

Selain sebagai dokumentasi, itu juga nantinya akan diumumkan pada

pembagian buku rapor, sehingga guru tidak perlu membuka kembali rapor siswa
satu persatu untuk melihat siapa saja yang naik kelas dan tidak.

13
https://9adhi5.files.wordpress.com/2010/01/daftar-nilai-siswa.doc

14
 Tabel 1.8
Contoh Daftar Kenaikan Kelas 14
H. Buku Rapor

Buku rapor merupakan alat untuk melaporkan prestasi belajar peserta didik
kepada orang tua/wali atau kepada peserta didik. Selain prestasi belajar,
dilaporkan pula tentang kehadiran, tingkah laku (kepribadian) peserta didik, dan
aktivitas ekstrakurikuler yang di ikuti.15

14
http://kompassiswa.blogspot.com/2016/06/buku-daftar-kenaikan-kelas-sd-smp-smasmk.html
15
Ibid.

15
16
 Tabel 1.8
Contoh Buku Rapor 16

16
https://www.salamedukasi.com/2014/11/download-format-rapor-kurikulum-2013-sd.html

17
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Buku induk siswa disebut juga buku pokok atau stambuk. Buku induk siswa
berisi catatan tentang peserta didik yang masuk di sekolah. Pencatatan tersebut
disertai nomer induk siswa atau nomor pokok atau stambuk dan dilengkapi data-
data lain setiap peserta didik.

Buku klapper merupakan buku yang digunakan untuk menuliskan data

siswa terkait nama mereka secara alfabetis (berurutan sesuai alphabet atau abjad
dari A-Z) dengan maksud memudahkan pencarian data siswa yang dibutuhkan
(misalnya kita ingin mencari nomor induk dari anak yang bernama “Fulan” maka
kita tinggal melihat urutan nama dari “F”.

Daftar presensi digunakan untuk memeriksa kehadiran peserta didik pada

kegiatan sekolah. Daftar presensi atau daftar hadir itu di maksudkan untuk
mengetahui frekuensi kehadiran peserta didik di sekolah sekaligus untuk
mengontrol kerajinan belajar peserta didik.

Daftar catatan pribadi peserta didik berisi data identitas setiap peserta didik
beserta riwayat keluarga (keterangan mengenai keadaan keluarga), riwayat
pendidikan serta hasil belajar, keadaan jasmani dan kesehatan, dan data psikologi
(sikap, minat dan cita-cita), dan juga kegiatan di luar sekolah.

Mutasi yaitu perpindahan peserta didik dari kelas yang satu ke kelas yang
lain yang sejajar atau perpindahan peserta didik dari sekolah yang satu ke sekolah
yang lain yang sejenis. Daftar mutasi itu digunakan untuk mencatat keluar masuk
peserta didik dalam setiap bulan, semester atau setahun.

Daftar nilai ini dimiliki oleh setiap guru bidang studi atau mata pelajaran.
Buku tersebut digunakan untuk mencatat hasil tes setiap peserta didik pada bidang
studi peserta didik, karena setiap nilai hasil tes dicatat di dalamnya.

18
 Buku rapor merupakan alat untuk melaporkan prestasi belajar peserta didik
kepada orang tua/wali atau kepada peserta didik. Selain prestasi belajar,
dilaporkan pula tentang kehadiran, tingkah laku (kepribadian) peserta didik, dan
aktivitas ekstrakurikuler yang di ikuti.

Daftar kenaikan kelas merupakan administrasi guru yang dibuat sebelum

pembagian rapor, dengan tujuan mencatat atau mendokumentasikan nama para
siswa yang naik atau tidak naik ke kelas lebih tinggi pada akhir tahun pelajaran.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Badruddin. 2014. Manajemen Peserta Didik. Jakarta: PT Indeks.

https://www.scribd.com/doc/179478890/FORMAT-KOSONG-BUKU-
INDUK-xls

https://efullama.files.wordpress.com/2012/10/53-buku-klapper-siswa.doc

http://www.harianblora.com/2015/02/perbedaan-presensi-dan-absensi-
dalam.html

https://efullama.wordpress.com/adm-sekolah/49-absen-murid/

https://efullama.wordpress.com/adm-sekolah/51-buku-mutasi-murid/

https://9adhi5.files.wordpress.com/2010/01/daftar-nilai-siswa.doc

https://www.salamedukasi.com/2014/11/download-format-rapor-kurikulum-
2013-sd.html

http://kompassiswa.blogspot.com/2016/06/buku-daftar-kenaikan-kelas-sd-
smp-smasmk.html

20