4.1.2
29 AGU 2017BY DRAGUSCN
Kriteria 4.1.2 adalah tentang umpan balik kegiatan UKM yang didapatkan dari sasaran.
Bagaimana membuktikan 4.1.2, dibawah ini saya coba menjelaskan apa saja yang diperlukan.
Pokok Pikiran
Untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sasaran kegiatan diperlukan umpan
balik dari masyarakat dan sasaran kegiatan untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan-
perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan UKM Puskesmas.
Umpan balik dapat diperoleh melalui pembahasan atau pertemuan konsultatif dengan tokoh
masyarakat, kelompok masyarakat atau individu yang merupakan sasaran melalui forum-forum
yang ada, misalnya badan penyantun Puskesmas, konsil kesehatan masyarakat dan forum-forum
komunikasi yang lain.
Pemahaman tentang UMPAN BALIK
Perbedaan yang nyata antara umpan balik dengan kebutuhan masyarakat menurut saya adalah
umpan balik sudah melalui kegiatan. Sedangkan kebutuhan masyarakat diidentifikasi pada saat
akan membentuk rencana.
Kelompok masyarakat sasaran yang terpelajar, mudah mengerti dengan kegiatan tul-
menul (tulis menulis), tentu bisa dengan mudah menggunakan bentuk angket. Dan bisa
direkapitulasi dan ditindaklanjuti pasca pertemuan.
Kelompok masyarakat sasaran yang tidak terbiasa dengan tul-menul, mungkin bisa dalam
bentuk verbal.
Tokoh masyarakat, lintas sektor yang kebetulan hanya bisa didatangi personal, bisa dalam
diskusi. Selama hasil dicatat dan dilaporkan.
Tentu saja untuk melihat umpan balik lebih mengena tentang masukan perbaikan adalah apabila
pemberi masukan adalah sasaran, atau orang yang ikut serta dalam kegiatan. Seringkali saya
mengilustrasikan untuk memberikan masukan tentang kelas ibu hamil, pak Camat mungkin
kurang bisa diandalkan untuk umpan balik, kecuali mungkin bila bu Camatnya juga sedang hamil
dan beliau ikut mendampingi.
Umpan balik secara umum juga diminta di Admen. Kriteria 1.1.2 meminta masukan baik kepada
sasaran maupun pada pengguna jasa puskesmas. Karena itu yang ada di 4.1.2 adalah merupakan
bagian dari pendapat masyarakat tentang pelayanan yang diberikan oleh puskesmas, baik UKM
maupun UKP. Kepala Bagian Tata Usaha (boleh disingkat Kepala BaTU) seharusnya memahami
di puskesmas, para pengunjung bisa memberikan masukan terhadap layanan melalui sarana dan
metode apa, dan apa yang dilaksanakan oleh PJUKM dan pelaksana-pelaksana dalam mengambil
umpan balik kegiatan UKM.
Hal-hal yang memerlukan perubahan rencana (RPK dan atau RUK), biasanya adalah umpan balik
yang menyebabkan konsekwensi anggaran. Misalnya penambahan volume kegiatan. Tindak
lanjut di tempatnya bisa dengan menyampaikan usulan akan disampaikan dalam rapat di
puskesmas. Sedangkan perubahan rencananya. Bila diperlukan :
Hal-hal yang berkaitan anggaran harus tetap memperhatikan aturan yang ada di kabupaten/kota.
4.1.2.1
Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab UKM Puskesmas menyusun kerangka acuan untuk
memperoleh umpan balik dari masyarakat dan sasaran program tentang pelaksanaan kegiatan
UKM Puskesmas.
Regulasi : Kerangka acuan untuk memperoleh umpan balik (asupan) pelaksanaan program
kegiatan UKM.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kerangka acuan umpan balik adalah :
Pada jadwal kegiatan seharusnya kegiatan terdiri dari : umpan balik, pembahasan dan evaluasi.
Tetapkan periodenya, terutama untuk pembahasan dan evaluasi. Buat dalam bentuk gantt chart
akan lebih mudah melihatn
Metode harus dijelaskan, misalnya menggunakan angket, atau secara verbal.
Tentukan pencatatan dan pengarsipannya bagaimana.
Tentukan apakah semua kegiatan dari tiap program diumpan balik, bila tidak memungkinkan
batasi di dalam KAK apa saja programnya atau kegiatannya.
Bila menggunakan angket, contohkan blanko angketnya.
Bila dibuatkan admen dan hanya satu KAK umpan balik untuk seluruh layanan baik UKM
maupun UKP, perhatikan apakah umpan balik kepada sasaran cukup jelas dijabarkan.
4.1.2.2
Dokumen : Dokumen hasil identifikasi umpan balik, analisis dan tindak lanjut terhadap hasil
identifikasi umpan balik.
Kegiatan umpan balik juga harus bisa ditelusur kepada pelaksana program. Sehingga pemahaman
tentang umpan balik di programnya juga harus dimiliki oleh tiap pelaksana program. Contoh :
Dalam KAK salah satu program yang meminta umpan balik dari sasaran adalah KIA pada
kegiatan Kelas Ibu Hamil. Maka seorang Pelaksana KIA harus memahami bagaimana cara umpan
balik dilaksanakan pada saat kelas ibu hamil tersebut, ada gambaran apa saja yang pernah
diberikan masukan oleh sasaran (ibu hamil dan pendampingnya), bagaimana waktu itu
menanggapinya, dimana hasil/angket atau catatan pelaksanaan tersebut disimpan, dst.
4.1.2.3
Dilakukan pembahasan terhadap umpan balik dari masyarakat maupun sasaran oleh Kepala
Puskesmas, Penanggung jawab UKM Puskesmas, pelaksana, lintas program, dan jika diperlukan
dengan lintas sektor terkait.
Fokuskan pembahasan umpan balik dalam pertemuan seperti ini adalah yang umpan baliknya
tidak bisa ditangani oleh pelaksana, membutuhkan kebijakan kapus, atau ada konsekwensi
anggaran. Bila disampaikan dalam Miniloka LS, sampaikan secara umum umpan balik yang
positif dan negatif pada kegiatan yang menuntut keterlibatan LS.
4.1.2.4
Perubahan rencana atau jadwal bisa disampaikan sebagai bagian pembuktian bahwa umpan balik
dibahas dan menghasilkan rencana tindak lanjut. Ada proses PDCA. Plan adalah yang tertera di
KAK, Do : pada saat pelaksanaannya. Check pada saat pembahasannya dan Act adalah RTL yang
dihasilkannya.
Bila cukup sederhana seperti perubahan tempat, menggeser waktu, pelaksana dll yang
dilakukan perubahan cukup sebatas perubahan jadwal. Perlihatkan jadwal yang lama
seharusnya apa dan apa perubahannya.
Bila ada konsekwensi anggaran, misalnya Kegiatan KP ASI dirasakan manfaat di satu
kelurahan dan umpan balik dari lurah dan kader meminta ditambah pos di RT tertentu.
Sedangkan dalam pelaksanaannya ada keharusan pendanaan konsumsi misalnya, maka umpan
balik yang seperti ini bisa dimasukkan dalam perubahan rencana.
Bila kegiatan di semester pertama tersebut terasa sekali mendesak maka perubahan terdekat
kemungkinan adalah PAK. Sehingga akan terjadi perubahan RPK.
Sedangkan bila kegiatan hanya bisa dianggarkan di tahun depan, dan anggaran untuk tahun
depan belum disahkan. Perubahan bisa dilaksanakan di RUK.
4.1.2.5
Dilakukan tindak lanjut dan evaluasi terhadap perbaikan rencana maupun pelaksanaan kegiatan.
Dokumen : Bukti tindak lanjut dan evaluasi terhadap perbaikan yang dilakukan.
Tindak lanjut seharusnya bisa ditelusur baik dari dokumen maupun dari wawancara/observasi
dengan pelaksana. Contoh dokumen yang bisa ditelusur misalnya adalah foto pelaksanaan tindak
lanjut perbaikan. Bisa dengan lebih baik disampaikan before – after untuk memberikan gambaran
yang jelas tentang pelaksanaan perbaikan.
Sedangkan contoh melakanakan evaluasi terhadap perbaikan bisa dibuat dengan tabel evaluasi
secara sederhana. Kegiatan evaluasi sendiri bisa dilaksanakan sesuai dengan jadwal. Sangat
disarankan kegiatan evaluasi bisa dilaksanakan dalam waktu yang cukup lama misalnya 6
bulanan. Hal-hal yang diperlukan pengendalian bisa dilaksanakan bulanan melalui kegiatan
monitoring.
Secara ringkas umpan balik dilaksanakan bersama dengan kegiatan UKM. Setelah itu
dilaksanakan pembahasan untuk menghasilkan perbaikan rencana. Setelah perbaikan rencana
dilaksanakan, perlu kita evaluasi.
Kegiatan ini diperlukan untuk memperbaiki rencana sesuai dengan standarnya berada di 4.1.
Kemudian juga digunakan analisisnya dalam 5.2.2.2 (kajian kebutuhan sasaran). Dan merupakan
bukti bahwa puskesmas mengikutsertakan pengguna layanan secara aktif untuk memberikan
umpan balik terhadap kinerja kegiatan (1.1.2.1).