Audit Fungsi Perencanaan & Pengadaan SDM

Tugas Mata Kuliah Audit SDM

Disusun Oleh:
Kelompok 1:
Siti Afifah (171010506403)
Taufan Syahputra (171010508582 )

Dyo Fernandez (171010508370)

Dinda riani setiawan (171010507536)
Ali robbi hidayat (171010506369)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PAMULANG
Jl Surya Kencana No.1 Pamulang – Tangerang Selatan, Banten
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah banyak
memberikan nikmat kepada kita. Rahmat beserta salam semoga tetap tercurahkan kepada
pemimpin akhir zaman yang sangat dipanuti oleh pengikutnya yakni Nabi Muhammad SAW.
Makalah dengan tema (Audit Fungsi Perencanaan & Pengadaan SDM) disusun guna memenuhi
tugas mata kuliah Audit Sumber Daya Manusia. Selanjutnya, penyusun mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah memberikan pengarahan-pengarahan sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tidak lupa juga kepada bapak dosen dan teman-
teman yang lain untuk memberikan sarannya kepada kami agar penyusunan makalah ini lebih
baik lagi.
Demikian, semoga makalah ini bermanfaat khususnya bagi penyusun dan umumnya
semua yang membaca makalah ini serta dapat mendukung proses pembelajaran.

pamulang, 4 Sepember 2019

Penyusun
(siti afifah)
 DAFTAR ISI

Halaman Judul
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan
BAB II : PEMBAHASAN
A. pengertian SDM
B. pengertian Pengadaan dan Perencanaan sumber daya manusia
C. Metode, imformasi, dan peramalan MSDM
D. Perencanaan prosedur dan rencana SDM
E. Perencanaan dari funsi-fungsi MSDM
F. Audit MSDM
BAB III : PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
C. Daftar Pustaka
 BAB I
PENDAHULUAN

i. LATAR BELAKANG
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk
mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan. Pengadaan
(procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan
masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang orang
yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin.
Perencanaan Sumber Daya Manusia yang disingkat PSDM merupakan fungsi pertama
dan utama dari Manajemen Sumber Daya Manusia. Yang harus dikuasai guna memepelajari
bagaimana melaksanakan suatu kegiatan dengan konsep perencanaan Sumber Daya Manusia.
Yang mana harus dimengerti dan dipahami yang mana untuk mewujudkan suatu kegiatan yang
tersusun secara sistematis, yang terorganisir untuk mewujudkan suatu tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya guna memberikan hasil yang nyata. oleh karena itu kita perlu disadari
bahwa kita harus benar-benar paham akan ini semua, karna tanpa itu semua usaha yang kita
lakukan akan Sia-Sia dalam setiap organisasi baik itu formal dan non
formal “mampu menerawang “ maka setiap usaha/organisasi yang tidak berdasarkan
Perencanaan akan mati atau tidak terwujudnya kegiatan organisasi. Dimana Organisasi yang
selama ini kita ketahui masih belum berhasil secara baik dalam setiap organisasi dan masih perlu
banyak kita terapkan dalam organisasi dalam segi pola dan beserta mekanisme dalam ekologi
perusahaan/organisasi dalam Esensi pencapaian tujuan.

ii. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian latar belakang maka kami dapat merumuskan permasalahan yang
akan dibahasdari penulisan ini :
A. Apa Fungsi Pengadaan (Procurement) SDM?
B. Apa pengertian Perencanaan SDM ?
C. Bagaimana Metode, imformasi, dan peramalan MSDM itu?
D. Bagaimana Perencanaan prosedur dan rencana SDM?
E. Apa saja Perencanaan dari funsi-fungsi MSDM?
F. Bagaimana Audit MSDM?

iii. TUJUAN
Sehubungan dengan uraian perumusan masalah di atas maka tujuan dari panulisan
makalah ini adalah sebangai berikut :
A. Untuk mengetahui arti pentingnya sumber daya manusia
B. Untuk mengetahui pengadaan perencanaan sumber daya manusia
C. Untuk mengetahui metode, imformasi, dan peramalan PSDM
D. Untuk mengetahui Perencanaan prosedur dan rencana SDM
E. Untuk mengetahui perencanaan fungsi-fungsi MSDM
F. Utuk mengetahui AUDIT SDM
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Fungsi Pengadaan (Procurement) Sumber Daya Manusia

1 Arti pentingnya pengadaan SDM

Sumber daya manusia merupakan asset utama organisasi yang menjadi perencana dan
pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia dalam
suatu organisasi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan
supaya efektif dan efisien dalam menunjang tercapainya tujuan..
Pengadaan tenaga kerja merupakan langkah pertama dan yang mencerminkan berhasil tidaknya
suatu perusahaan mencapai tujuannya
Hasibuan (2007:27) mengatakan bahwa “Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi,
penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien
membantu tercapainya tujuan perusahaan”. Hal tersebut juga sejalan dengan pendapat
Sedarmayanti (2009:9) yang menyatakan bahwa “Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi,
penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi”.

Proses atau langkah-langkah pengadaan atau perekrutan karyawan sebagai berikut:

a. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan
agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban
pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat
dikerjakan.
b. Penarikan Tenaga Kerja Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga
kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja.
c. Seleksi Penerimaan Karyawan Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan
untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta
mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.
d. Penempatan Karyawan Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon
karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus
mendelegasikan authority kepada orang tersebut.
e. Orientasi Karyawan, Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus
dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan
terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain pada
perusahaan itu.
f. Induksi Karyawan Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan
baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.
B. Perencanaan sumber daya manusia
Perencanaan sumber daya manusia atau Human Resources Planningdisingkat PSDM
merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen sumber Daya Manusia. PSDM diproses
oleh perencanaan dan hasilnya menjadi rencana. Dalam rencana ditetapkan tujuan dan pedoman
pelaksana serta menjadi dasar control.

1. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan merupakan masalah memilih, yaitu memilih tujuan dan cara terbaik untuk
mencapai tujuan tersebut dan beberapa alternative yang ada, tanpa alternative, perencanaan pun
tidak ada.
Rencana ialah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu tujuaan
tertentu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsure yaitu tujuan dan pedoman . (Drs. Malayus
S.P Hasibuan)
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagi
proses menentukan kebutuhan akan kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut dan untuk
melaksanakan rencana terpadu organisasi.

2. Tujuan perencanaan SDM

a. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua
jabatan dalam perusahaan.
b. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap
pekerjaan ada yang mengerjakannya.
c. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindi dalam pelaksanaan
tugas.
d. Untuk memepermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga
produktivitas kerja meningkat. Dan lain sebagainya.

C. Metode, informasi, dan peramalan PSDM

1. Metode PSDM
Metode PSDM, dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah
diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-
perkiraan dari perencanaan saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya
kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil
analisis dari data, informasi, dan peramalan-peramalan dari perencanaannya. Rencana SDM
semacam ini resikonya relative kecil karena segala sesuatu telah diperhitungkan terlebih dahulu.
2. Pengertian informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima
dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan keputusan sekarang atau
keputusan-keputusan akan datang.
Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika imformasi tentang
job analysis, organisasi, dan situasi persediaan tenaga kerja diperoleh.Job analisis memberikan
imformasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan
personalia, perilaku manuasia, dan alat-alat yang dipergunakan.

Organisasi memberikan imformasi tentang hal-hal berikut:

a. Tujuan yang ingin dicapai, apakah laba atau memberikan pelayanan.
b. Jenis organisasi, apakah organisasi lini, lini dan staf, fungsional, atu komite.
c. Dasar pendepar temenan dan struktur organisasi.
d. Rentang kendali setiap departemen/bagian.dll

3. Peramalan
Perencana SDM yang baik adalah jika ia dapat meramalkan masa depan dengan cara
memproyeksikan hasil analisis imformasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya untuk masa 5
tahun yang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya mendekati kebenaran, rencana itu baik dan
benar, karena ia dapat membaca situasi masa yang akan datang dengan baik.
Tujuan peramalan antara lain, untuk hal-hal berikut:
a. Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada.
b. Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan
kurikulum yang tepat.
c. Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.
d. Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM (pria-
wanita) pada asa yang akan datang.
e. Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia, umr, dan jam kerja.

D. Perencanaan prosedur dan rencana SDM

1. Syarat-syarat perencanaan SDM

a. Harus mengetahui secara jelas masalh yang akan direncanakan.
b. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis imformasi tentang SDM.
c. Harus dapat membaca situasi SDM maka kini dan masa mendatang.
d. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
e. Mengetahui secar luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
 2. Prosedur perencanaan SDM
a. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
b. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM
c. Mengelompokan data dan informasi serta menganalisisnya.
d. Menetapkan berapa alternative.
e. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
f. Menginformasikan rencana kepada para kariawan untuk direalisasikan.

3. Rencana SDM
Rencana SDM harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektif
dan efisie dalam melakukan tugas-tugasnya. Ciri-ciri SDM yang baik dan benar, antara lain
sebagai berikut:
a. Rencana harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para kariawan.
b. Job description setiap personel jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam
pelaksanaan kerja.
c. Kualitas dan kuantitas serta penempatan kariyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
d. Rencana harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran perintah, dan tanggung
jawab.
e. Rencana hrus pleksibel dalam pelaksanaannya, tetapi tujuaan, pedoman dan pola
dasarnya tetap.dll

4. Jangka waktu rencana

a. Rencana jangka panjang, waktunya lebih dari limah tahun, seperti rencana pensiun dan
lain-lain.
b. Rencana waktu menengah, waktunya 3-5 tahun seperti rencana promosi, demosi dan lain-
lain.
c. Rencana jangka pendek, 1-2 tahun, seperti rencana seleksi dan lain-lain.

5. Kendala-kendala PSDM
a. Standar kemampuan SDM.
b. Manusia (SDM) Makhluk hidup
c. Situasi SDM.
d. Kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

E. Perencanaan fungsi MSDM

Agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan
terlebih dahulu.
1. Perencanaan organisasi
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sbagai berikut:
a. Besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efisien
membantu yercapainya tujuan.
b. Tipe organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf,
organisasi fungsional, atau orgnisasi komite.
c. Hubungan-hubungan dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi.
d. Struktur (organisasi chart) dan jumlah departemen/bagiannya.

2. Perencanaan pengarahan
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan (directing) SDM, antara lain sebagai
berikut:
a. Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman bagi yang melanggarnya.
b. Delegation of Authority, apakah desentralisasi atau sentralisasi authority.
c. Cara pelaksanaan komunikasi dan simbolis komunikasi yang diberikan.
d. Alat-alat motivasi dan cara-cara pemberiannya.
e. Pengaturan pemberian insentif dan upah insentif.

3. Perencanaan pengendalian
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengendalian, antara lain sebagai berikut:
a. Sistem dan poin-poin yang akan dinilai.
b. Periode dan proses penilaiyan yang akan dilakukan.
c. Metode penilaiyan yang akn dilakukan.
d. Tindakan hasil penilaiyan terhadap SDM.

4. Perencanaan pengadaan
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut:
a. Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.
b. Sumber calon kariyawan dan cara-cara penarikannya.
c. Dasar, system, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.
d. Cara-cara penenempatan calon pengawai yang akan dilakuka.

5. Perencanaan pengembangan
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengembangan SDM, antara lain sebagai berikut:
a. Tujuan dan peserta pengembangan.
b. Metode-metode dan kurikulum pengembangan yang akan diberikan.
c. Tolok ukur metode pengembangan yang akan diterapkan.
d. Dasar penilainyan dan unsure-unsur yang dinilai
e. Asas dasar-dasar promosi kariyawan.
6. Perencanaan kompensasi
Hal-hal yang harus direncanakan dalam kompensasi, antara lain sebagai berikut:
a. Dasar, system dan metode kompensasi yang akan dilakukan.
b. Kebijaksanaan kompensasi yang akan diberlakukan.
c. Waktu pembayaran kompensasi yang akan diterapkan.

7. Perencanaan pengintegrasian
Hal-hal yang harus direncanakan dalam kompensasi, Antara lain sebagi berikut.
a. Metode pengintegrasian yang akan dilakukan.
b. Alat-alat dan jenis motivasi yang akan diberikan.
c. Pemimpin dan kesepakatan kerja bersama
d. Biaya-biaya untuk alat-alat motivasi yang dikeluarkan

8. Perencanaan pemeliharaan
Hal-hal yang harus direncanakan, antara lain sebagai berikut.
a. Jenis-jenis kesejahteraan ekonomi yang akan diberikan.
b. Jenis-jenis kesejahteraan fasilitas yang akan diberikan.
c. Jenis-jesin kesejahteraan pelayanan yang akan disediakan.Biaya-biaya yang akan
dikeluarkan.

9. Perencnaan kedisiplinan
a. Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang akan diberikan.
b. Sistem pengawas yang akan diterapkan.
c. Penyelesaian persaingan konflik yang akan diberlakukan.

10. Perencanaan pemberhentian

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemberhentian SDM, antara lain sebagai berikut.
a. Penetapan syarat-syarat status setiap karyawan dalam perusahaan (tetap, kontak,
percobaan, dan lain-lain.
b. Merencanakan peraturan-peraturan pemberhentian yang dikaitkan dengan status SDM
dan alas an-alasan pemberhentiannya.
c. Merencanakan persyaratan pensiun dan pembayaran uang pensiun dan atau
pesangonnya.Merencanakan prosedur pemberhentian dengan tidak hormat.

F. Audit SDM
Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah
dilakukan. Pelaksanaan audit SDM ini sangat penting bagi perusahaan maupun bagi kariawan
yang bersangkutan
1. Kepentingan Audit bagi perusahaan
a. Untuk mengetahui prestasi karyawan.
 b. Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan bersangkutan.
c. Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku kariyawan.
d. Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi
e. Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya.

2. Kepentingan Audit bagi SDM

a. Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat
nilai /pujian dari hasil kerjanya.
b. Karyawan ingin mengetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan
lainnya.
c. Untuk kepentingan jasa dan promosinya.
d. Mengakrapkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya.

3. Tujuan Audit SDM

a. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan.
b. Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat meyelelesaikan job description-nya
dengan baik dan tepat waktu.
c. Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa pada setiap karyawan.
d. Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada
setiap karyawan.dan lain sebagainya.
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Perencanaan Sumber Daya Manusia akan dapat dilakukan dengan baik dan benar
jika perencanaannya mengetahui apa dan bagaimana Sumber Daya Manusia
itu.Perencanaan Sumber Daya Manusia disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama
dari manajemen sumber daya manusia dan PSDM diproses oleh perencanaan dan hasil menjadi
rencana.

B. SARAN
Bagi para pembaca dan rekan-rekan yang lainnya, jika ingin menambah wawasan dan
ingin mengetahui lebih jauh, maka penulis mengharapkan dengan rendah hati agar lebih
membaca buku-buku SDM dan buku-buku lainnya yang berkaitan dengan judul “Audit
Fungsi Perencanaan dan pengadaan Sumber Daya Manusia”untuk itu Kritik dan saran yang
bersifat membangun selalu, harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Makalah kami.
Jadikanlah makalah ini sebagai sarana yang dapat mendorong para mahasiswa/berfikir aktif dan
kreatif.

DAFTAR PUSTAKA
Rahmawati Ike Kusdayah. 2008 . Manajemen Sumber Daya Manusia.Yogyakarta: CV.ANDI

Hasibuan, Malayu S.P. 1989. Manajemen, Dasar, Pengertian, dan Masalah.

Jakarta : CV Haji Masagung

Mangkunegara Anwar Prabu. 2008 . Manajemen Sumber Daya Perusahaan.

Bandung: PT Remaja Rosdakarya