URAIAN TUGAS

STAFF KESEKRETARIATAN/TATA USAHA

Disusun, Disetujui,
Manajer Umum & SDM Direktur

RSIA ERIA BUNDA Ermina Rusilawati, SH, MM Dr. Desvavri, MPH

KOTA PEKANBARU
Umum & SDM 005/UT/SDM-EB/VI/2015
Disahkan tanggal 01 Juni 2015
Diberlakukan tanggal
No. Revisi/ Tanggal Revisi
Halaman 1 dan 2 halaman

Seorang karyawan yang professional yang harus melaksanakan tugasnya dibagian

PENGERTIAN kesekretariatan/ tata usaha/personalia diDepartemen SDM
1. S1 / D3
2. Laki-laki / perempuan

SYARAT DAN 3. Bersikap jujur, tegas, teliti, sigap dan sehat

KUALIFIKASI 4. Memiliki sertifikat tentang ketenagakerjaan,pengarsipan,manajemen
SDM,personalia & administrasi
5. Berpengalaman dibidang Administrasi perkantoran minimal 2-3 tahun, 5 tahun (
D3 )
Bertanggung jawab langsung kepada Manager SDM
HUBUNGAN Berhubungan dengan bagian / semua unit RSIA Eria Bunda
INTERNAL

Melaksanakan dan menyelesaikan kegiatan tata

TUGAS POKOK
Usaha/kesekretariatan/Personalia Departemen SDM di RSIA Eria Bunda
Secara administratif bertanggung jawab terhadap atasan melaksanakan semua
TANGGUNG
JAWAB administrasi kesekretariatan dan peraturan kepegawaian
Memenuhi target pengelolaan dan penyelesaian administrasi kepegawaian khususnya
TARGET
PEKERJAAN Tata usaha/kesekretariatan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
Tugas Rutin
1. Menerima/verifikasi surat masuk dan keluar
2. Mendesposisi surat masuk dan keluar untuk diserahkan kepada Manager
SDM sebelum ke meja Direktur
3. Mendistribusikan surat setelah diperiksa direktur ke Departemen/Unit yang
terkait
4. Membuat surat, internal memo, undangan, dan lain-lain
URAIAN TUGAS
5. Mempersiapkan sarana kegiatan untuk rapat ( menelpon peserta
rapat,notulen rapat,ruang rapat dan pendukung sarana rapat )
6. Membuat rekapitulasi kegiatan, wirid, rapat rutin, rapat koordinasi,
mingguan,bulanan/semester/tahunan
7. Mengarsip dan mencatat karyawan yang di SP,teguran tertulis.
8. Mengoreksi form lembur, kelebihan jam kerja,utang apotik,hutang belanja
warung karyawan, angsuran lain-lain dari keuangan bergantian dengan staff
 personalia
9. Mengarsipkan data karyawan, surat-surat, dokumen
10. Menginput cuti jam dinas, ijin sakit, ijin keluar bergantian dengan staff
personalia
11. Menginput nama-nama karyawan per unit
12. Membuat laporan kepegawaian setiap bulan bersama staff personalia
13.Merekap ijin-ijin,terlambat karyawan dibuku laporan disecurity
14. Proses pengrekrutan pegawai baru
15. Bertugas sebagai notulen rapat
Tugas Tmbahan
1. Menginput gaji bulanan ( bergantian dengan staff personalia )
2. Kesekretariatan setiap 2 ( dua ) bulan sekali )
3. Membuat usulan pembuatan seragam karyawan setahun sekali
4. Mencetak slip karyawan setiap bulan
a. Mengelola administrasi kepegawaian
b. Melaporakan dan mengusulkan kepada pimpinan/manager yang berhubungan

WEWENANG dengan administrasi kepegawaian jika ada peubahan /usulan

c. Memantau dan mengontrol peraturan kepegawaian dan melaporkan kepada atasan
jika ada masalah
1. Pengawasan yang diterima
Pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas-tugasnya menerima
Pengawasan dan pembinaan langsung dari Manager SDM
PENGAWASAN
2. Pengawasan yang berlaku
Pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas-tugasnya sesuai
Dengan tanggung jawab
Sejak disetujui sampai ada revisi lebih lanjut
MASA BERLAKU