Manajemen Dokumen Perusahaan

Disiapkan oleh
Fuad Gani, SS.MA.

The corporate archives are the repository of the corporate memory, preserving documents
that are needed for administrative, legal, fiscal purposes and can be used for strategic
planning, advertising, public relations, research and development, and litigation support.
(Marcy G. Goldstein)

Sistem Analisa

Analisa sistem adalah sebuah metode untuk memahami hubungan antar komponen
dan bagian yang berdiri sendiri pada suatu organisasi yang mempunyai dampak pada
operasi organisasi yang menyangkut efektifitas dan efesiensinya. Suatu sistem adalah
sebuah kelompok yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang
bekerjasama untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu. Dengan demikian dalam
suatu sitem terlihat adanya saling ketergantuingan antara bagian-bagian yang ada.

Ada 5 (lima) bagian umum pada sebuah model sistem yaitu:

1. Input. Sistem berhubungan dengan faktor internal dan eksternal. Faktor internal
meliputi anggaran, pelanggan, peralatan, informasi, persyaratan hukum dan
peraturan, dan keberadaan staf. Sedangan faktor eksternal terdiri dari kondisi
ekonomi, fisik, politik dan sosial;
2. Proses. Sistem mengolah sumberdaya dan merubahnya melalui proses menjadi
sebuah produk;
3. Output. Sistem mengirim produk tersebut ke lingkungannya;
4. Umpan balik. Sistem mendapatkan informasi dari lingkungan yang
membantunya mengatur mendapatkan sumberdaya dan kegiatan sistem lainnya;
5. Outcome. Output mempunyai dampak internal dan eksternal pada
lingkungannya.

Input dalam sistem manajemen dokumen adalah mencakup baik faktor internal maupun
eksternal. Porsi pemprosesan dalam sistemnya meliputi penciptaan dokumen,
pemeliharaan dan pemusnahan. Dokumen ini membentuk sebuah produk seperti

1
informasi atau laporan dimana organisasi dapat menyebarkannya untuk dipakai oleh
anggota dan pelanggannya.

Sasaran utama sistem manajemen dokumen adalah membantu efektifitas dan efesiensi
manajemen dokumen perusahaan, memberikan staf organisasi dan juga pelanggan
informasi relevan, tepat waktunya dengan biaya sekecil mungkin. Sasaran ini
berhubungan dengan:

1. Menyimpan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang atau aturan

pemerintah;
2. Memelihara dokumen vital;
3. Menjaga dokumen yang berisi informasi tentang masa lalu organisasi;
4. Memberikan dokumen yang dibutuhkan dalam kasus yang menyangkut hukum;
5. Menyimpan dokumen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan;
6. Memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi akan informasi yang absah.

Analisa sistem memberikan kerangka untuk memperhatikan kegiatan organisasi dan

juga mempelajari masalah yang terkait dengan efektifitas dan efesiensi. Pada analisa
sistem mencakup interaksi antar manusia dan komunikasi antar kelompok. Tujuannya
adalah melibatkan berbagai lapisan yang berbeda untuk memahami masalah umum
yanga ada dan mencari pemecahannya.

Analisa sistem mengajarkan anggota organisasi untuk menerima perubahan baik

terencana maupun tidak. Perubahan tersebut dapat dapat menyangkut perubahan pada
struktur organisasi, layanan, program dan alokasi sumberdaya. Perubahan dipandang
sebagai sebuah pola normal dalam pertumbuhan dan perkembangan individu dan juga
organisasi. Perubahan tidak secara otomatis berarti baik maupun buruk dan manajemen
dan hubungan interpersonal siap untuk memberikan fasilitas bagi terjadinya perubahan.

Dengan demikian manajemn dokumen harus mengembangkan strategi untuk

mendukung terjadinya perubahan jika ia ingin memberikan informasi yang tepat kepada
orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan biaya sekecil mungkin.

Pertimbangan Administrasi

2
Memaduhkan sumberdaya manusia dan material dan menjamin bahwa pelaksanaan
manajemen dokumen perusahaan akan membantu pencapaian misi, sasaran dan tujuan
organisasi adalah kegiatan utama dari administrasi Manajemen Dokumen Perusahaan.
Di samping itu kegiatan administrasi juga dimaksudkan untuk memastikan bahwa
sumberdaya informasi dan layanannya dapat memenuhi kebutuhan organisasi dan
anggotanya.

Untuk dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi yang menjadi
payungnya, para pelaku Manajemen Dokumen Perusahaan harus melakukan hal
sebagai berikut:

1. Mengetahui sasaran organisasi dan memahami kegiatan tiap departemen

dalam kaitannya dengan pencapaian sasaran;
2. Mengidentifikasi kelompok kekuatan dalam organisasi dan penguasa
informasi untuk dapat dimanfaatkan jika dibutuhkan;
3. Mengetahui sumberdaya yang tersedia pada organisasi. Manfaat dari
pengetahuan sumberdaya organisasi adalah untuk memenangkan
persaingan dengan bagian lain untuk mendapatkan sumberdaya seperti
keuangan dan manusia;
4. Mempromosikan manfaat dan pentingnya manajemen dokumen bagi
organisasi sehingga ia akan mendapat dukungan baik politis maupun moral.

Kegiatan tersebut di atas menuntut manajemen dokumen untuk menyesuaikan

kebutuhan, menegaskan sasaran yang hendak dicapai dan menunjukkan kemampuan
tinggi dalam melaksanakan pekerjaan. Di samping itu Manajemen Dokumen
Perusahaan harus siap menerima terjadinya perubahan dengan melakukan perubahan-
perubahan dalam strategi manajemennya.

Peranan Manajemen Dokumen dan Pengambilan Keputusan

Pembuatan keputusan merupakan aktifitas manajemen yang paling menentukan

keberhasilan organisasi untuk secara efektif mencapai tujuannya. Pembuatan keputusan
mempunyai tiga aspek penting yaitu:
1. proses pembuatan keputusan;

3
 2. pembuat keputusan dan
3. keputusan itu sendiri.

Pembuatan keputusan bertujuan untuk mempengaruhi pertimbangan nilai yang dimiliki

oleh orang lain. Proses pembuatan keputusan pada utamanya adalah merubah
informasi menjadi tindakan. Dengan demikian dalam proses pembuatan keputusan
melibatkan kegiatan pengumpulan, penganalisaan, dan pelaporan informasi untuk
mencapai tujuan tertentu. Pada proses pembuatan keputusan, peranan manajemen
dokumen terlihat strategis yaitu menjadikan beragam sumber daya informasi dan
temuan penelitian menjadi rencana tindakan yang koheren yaitu konsisten dan mudah
direalisasikan.

Selama ini pembuatan keputusan di banyak organisasi dilakukan secara sederhana

dengan hanya menjelaskan situasi dimana suatu keputusan dianggap penting. Sesudah
itu keputusan diterapkan. Keadaan ini jelas mengabaikan peran strategis yang dapat
dilakukan oleh Manajemen Dokumen Perusahaan karena proses pembuatan keputusan
tidak dilakukan sebagai mestinya atau dengan kata lain proses pembuatan keputusan
mengalami kesalahan serius. Akibatnya adalah terciptanya suatu keputusan yang tidak
efektif karena mengabaikan kehadiran sumber daya informasi baik yang berasal dari
dokumen yang telah ada di perusahaan atau dari penelitian. Proses pembuatan
keputusan yang baik membutuhkan pengumpulan, penganalisaan dan
mengintegrasikan informasi melalui penelitian yang rutin.

Tujuan utama memberikan informasi pada pembuatan keputusan adalah:

1. Mengurang ambiguitas;
2. Memberikan laporan hasil pengamatan mengenai lingkungan dimana organisasi
ini beroperasi;
3. Menilai sejarah, keadaan sekarang dan masa yang akan datang
4. Mengevaluasi proses yang berlangsung dan memantau kemajuan.

Keberadaan sistem informasi mendukung beberapa jenis pengambilan keputusan yaitu:

1. Keputusan operasional (pembuatan keputusan sehari-hari);

4
 2. Keputusan perencanaan strategis;
3. Pertanyaan “Apa Jika”;
4. Pengecualian dan mengapa;
5. Pengawasan pemakaian sumberdaya.

Jelas disini bahwa kehadiran informasi menjadi suatu yang sangat penting bagi
organisasi.

Akuntabilitas

Tekanan luar untuk meminta laporan pertanggunganjawab organisasi mengharuskan ia

mempunyai alat bukti yang kuat dan benar. Dokumen dapat dipergunakan sebagai alat
bukti yang berisi informasi mengapa suatu keputusan dibuat sesuai dengan prosedur
yang berlaku.

Membangun Hubungan dengan Manajemen yang Lebih Tinggi

Meyakinkan kontribusi penting yang dapat diberikan kepada pimpinan oleh manajemen
dokumen merupakan tugas yang harus secara sistematis dan efektif dilakukan oleh para
pelaku manajemen dokumen. Para pimpinan manajemen harus diyakini bahwa sistem
Manajemen Dokumen mempunyai manfaat sebagai berikut:

1. Mengikuti peraturan dan undang-undang yang berlaku dalam hal

pengolahan dokumen
2. Melindungi dokumen penting atau vital perusahaan dari kerusakan,
kebocoran, kehilangan atau penyalagunaan yang berdampak sangat
merugikan organisasi;
3. Mengurangi kebutuhan terhadap peralatan dan ATK
4. memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan dengan
cepat dan tepat;
5. Menghemat kebutuhan ruang penyimpanan.

Staf atau manajer dokumen membina hubungan kerjasama dengan tiap departemen
atau bagian dalam organisasi dan terus membuktikan bahwa kerjasama yang telah
dijalin memberikan banyak manfaat kepada kedua belah pihak. Dalam kaitannya

5
dengan penanganan dokumen, pemberian tempat penyimpanan dan layanan temu
kembali misalnya adalah bentuk manfaat yang didapat oleh departemen lain dalam
kerjasamanya dengan Manajemen Dokumen Perusahaan.

Jika ada manajer yang tidak memahami program dokumen perusahaan, pelaku
Manjemen Dokumen Perusahaan harus mengatasi ketidaktahuan ini degan
mengadakan diskusi atau presentasi mengenai program manajemen dokumen dengan
memberikan kasus-kasus yang menegambarkan kerugian dan keuntungan yang didapat
Jika menerapkan manajemen dokumen di organisasi.

Sumber Daya Manusia

Pada sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak,
Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan
kinerja dan pencapaian organisasi dimana mereka berada. Ketergantungan pada SDM
telah menjadikan banyak organisasi menyisihkan sebagian besar anggarannya untuk
meningkatkan kemampuan mereka. Pelatihan, seminar dan pendidikan lanjutan telah
dijadikan agenda utama bagi peningkatan keterampilan staf. Sumber Daya Manusia
telah menjadi aset yang paling bernilai pada setiap organisasi. Pada saat ini kita
menyaksikan banyak perusahaan, lembaga swadaya masyarakat mempunyai staf atau
pimpinan yang berpendidikan sampai strata 3 (Doktor). Mahalnya pembentukan SDM
yang tangguh dan usaha untuk mempertahankannya menjadikan organisasi sering
terpaksa “memanjakan” mereka. Gaji, tunjangan, asuransi, jaminan kesehatan dan
pensiun yang tinggi telah menjadi variabel-variabel tetap yang harus diberikan oleh
organisasi kepada SDM nya.

Institusi manajemen dokumen sebagai sebuah departemen juga tidak luput dari
perlunya keberadaan SDM yang andal. Adanya SDM yang berkualitas di bidang
dokumen akan sangat mendukung keberhasilan manajemen dalam menjalankan misi
dan fungsinya dalam memberikan layanan maksimal kepada induk organisasinya.

Untuk merealisasikan hal tersebut di atas perlu adanya suatu perubahan besar
mengenai kareteristik pengelola dokumen. Perubahan ini menuntut tidak saja biaya

6
yang tidak sedikit untuk memberikan pelatihan dan pendidikan yang berkualitas tinggi
tetapi juga perubahan mental dari pengelola dokumen itu sendiri.

Pelaku Manajemen Dokumen Paradigama Baru

Pelatihan dan pendidikan di bidang manajemen dokumen akan mengantarkan pada

pemunculan paradigma baru mengenai seorang pengelola dokumen. Gambaran
kareteristik pengelola dokumen paradigma baru adalah sebagai berikut:

1. Pemasok informasi (information supplier)

Pada saat ini pemahaman sebagian besar masyarakat mengenai pengelola dokumen
berkisar pada hal berikut ini:

 Pencatat, penyortir, penyampai dan penyimpan surat

Penjaga gudang kertas informasi

 Takut akan perubahan dan tantangan, bersikaf pasif, tidak kreatif

 Profesi kelas dua (second class profession) Menjadi pengelola sering bukan
menjadi suatu cita-cita seseorang. Banyak hal yang menyebabkan keadaan ini,
mulai dari pekerjaan yang dianggap membosankan sampai gaji yang tidak
memadai.

Persepsi negatif masyarakat bukan tanpa alasan melihat apa yang dikerjakan dan
keadaan yang dimilki oleh para pengelola dokumen dalam kenyataan tidaklah jauh
berbeda.

Pekerjaan pengelola pada saat ini intinya masih berkisar pada pengorganisasian
iinformasi guna menjamin kemudahan penemuan kembali dan menunggu waktu
penyusutan arsip. Aktivitas ini telah menjadi rutin dan ritual yang berakibat matinya
kreatifitas.

Kontribusi pengelola bagi pencapaian misi dan tujuan organisasi terkesan minimal
terutama pada tingkat manajemen ke atas

7
Untuk merubah citra yang tidak menguntungan ini, perlu menambahan aktivitas
pengelola dokumen yaitu mengorganisasi, menganalisa, mensarikan dan
mempresentasikan informasi yang terdapat pada dokumen untuk digunakan manajemen
dalam pengambilan keputusan.

Kemampuan menyediakan informasi yang tepat, akurat, relevan, dan cepat yang
diperlukan pihak manajemen menuntut seorang pengelola untuk mempunyai
keterampilan dan pemahaman:

1. Nilai dan dampak informasi bagi organisasi

2. Kebutuhan informasi manajemen
3. Bentuk kemasan informasi yang tepat bagi organisasi
4. Aktivitas manajemen

Dengan demikian arsiparis dapat menjadi pemasok informasi yang berperan strategis
dan signifikan dalam menunjang perencanaan dan operasional institusi.

2. Terampil Teknologi Informasi

Penerapan teknologi informasi di hampir semua lini kegiatan organisasi tak dapat
dihindarkan dan telah menjadi suatu keharusan dalam rangka memenangkan hati
pelanggan dan mengalahkan pesaing.

Keberadaan dan pemakaian komputer untuk menyimpan menciptakan, menyimpan,

menemukan kembali dan menyebarkan informasi organisasi yang cepat dan tepat
mendorong terciptanya dokumen dalam bentuk media baru seperti disket, hard disk,
Compact Disc. Disamping itu layanan On-line informasi telah menjadi ciri utama
manajemen kantor modern.

Perkembangan ini telah memberikan dampak besar bagi pengelola dokumen dalam
memperlakukan media baru dan layanan on-line informasi dengan baik dan benar. Oleh
karena itu pengelola dokumen dituntut dapat mengoperasikan komputer dan memahami
penggunaan software seperti Microsoft Office secara maksimal serta memahami

8
perlindungan dan pelestarian media baru ini agar ia tetap dapat diakses atau dipakai
informasinya sesuai nilai guna yang menyertainya.

Penguasaan dan keterampilan dalam menggunakan internet dalam rangka

mempercepat pengumpulan dan penyebaran informasi yang diperlukan juga menjadi
‘feature” seorang pengelola dokumen andal. Kemampuan ini akan sangat berguna jika
yang bersangkutan ditempatkan pada bagian lain.

3. Keterampilan Manajerial

Seorang yang mengikuti pelatihan atau pendidikan di bidang manajemen dokumen perlu
diberikan pengetahuan dan keterampilan dalam penerapan manajemen baik di institusi
pemerintah dan swasta.

Kemampuan dan penguasaan dalam mengerjakan fungsi manajemen secara paripurna

dan terpadu menyangkut perencanaan, penganggaran, pengarahan dan kepemimpinan,
penempatan staf, pengawasan dan pengevalusian kegiatan akan sangat membantu
yang bersangkutan untuk bekerja di bagian manapun ia ditugaskan kelak oleh pimpinan.
Kesiapan seorang yang telah menjalani pendidikan manajemen dokumen membuktikan
bahwa kulitas SDM dokumen dapat pula bekerja dengan baik di lini lain di lembaga yang
bersangkutan.

Secara umum kita dapat mengatakan bahwa dengan kemampuan manajerial yang
paripurna dan terpadu dalam penerapan fungsi manajemen seseorang yang telah
mengikuti program manajemen dokumen siap untuk bekerja de semua lini organisasi.

4. High Profile

Pengertian high profile bagi seorang arsiparis atau bagi seseorang yang bekerja di
bidang dokumen adalah ungkapan percaya diri karena pekerjaan yang dilakukan
diyakini memberikan sumbangan yang signifikan bagi keberhasilan pencapaian tujuan
organisasinya.

9
Akan tetapi perlu diperhatikan disini perilaku high profile seorang pengelola dokumen
atau staf bidang dokumen harus ditunjang oleh kenyataan bahwa yang bersangkutan
mempunyai pemahaman, kemampuan dan keterampilan yang mendalam dii bidang
manajemen dokumen, manajemen dan teknologi informasi. Sehingga seorang pengelola
dokumen berani mengatakan Sir, I exist.

5. Keahlian Komunikasi

Kemampuan komunikasi sering menjadi faktor penentu jenjang karir seseorang dalam
organisasi. Kemampuan komunikasi tidak saja mencerminkan kemampuan seseorang
merumuskan pikiran tetapi juga kemampuan untuk memahami dan menyebarkan isi
pesan atau informasi pada kondisi dan konteks yang tepat. Bagi seorang pengelola
dokumen kemampuan komunikasi dapat digunakan dalam memberikan layanan
dokumen yang profesional.

6. Penggunaan Kemampuan Intelektual

Jika loyalitas kepada bagi organisasi adalah keharusan, maka penggunaan kemapuan
intelektual yang intensif dalam pekerjaan harus dijadikan tradisi bagi seorang pengelola
dokumen. Tantangan pekerjaan bernuansa intelektual seperti penilaian informasi,
pengemasan informasi, presentasi di depan pimpinan seharusnya dapat dilakukan
dengan baik dan meyakinkan oleh pengelola dokumen.

7. Kemampuan Bahasa

Pemakaian internet yang semakin membudaya dan mudah, globalisai perdagangan

dunia menuntut pelaku bisnis untuk mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
Kemampuan bahasa asing ini memberikan keluasan dalam mendapatkan akses dan
wawasan pengetahuan. Untuk pengelola dokumen, penguasaan bahasa Inggris akan
sangat membantu memahami teks dokumen sehingga mampu menilai kegunaan nilai
informasi bagi organisasi.

8. Pengembangan Karir

10
Tradisi yang berlaku sekarang ini bagi jenjang karir pengelola dokumen adalah berawal
sebagai petugas pengelola dokumen dan berujung sebagai pengelola dokumen atau jika
mungkin memegang jabatan fungsional kearsipan.

Disini kita melihat bahwa tidak ada jenjang karir yang menjanjikan bagi seseorang yang
mengawali karirnya atau ditempatkan di bidang dokuemen. Banyak alasan yang
melatarbelakangi “mandeknya” jenjang karir seorang yang bekerja di bidang dokumen.
Salah satunya adalah kesan bahwa pekerja dokumen tidak mempunyai kemampuan
untuk melakukan pekerjaan di luar bidang pengelolaan dokumen.

Dengan program pelatihan dan pendidikan mulai dari D3 sampai S2 di bidang

manajemen dokumen dan informasi, seseorang yang mengawali karirnya di bidang
dokumen dapat saja ditempatkan di bidang lain sesuai dengan tingkat pendidikan yang
telah dimiliki.

Disadari bahwa pencapaian sumber daya manusia bidang dokumen yang andal
memerlukan biaya yang tidak sedikit dan waktu yang relatif lama. Akan tetapi
mempertimbangan manfaat yang sangat besar yang dapat disumbangan sumber daya
manusia di bidang dokumen bagi organisasi maka pengeluaran biaya dan lamanya
pencapaian dapat tergantikan pada keuntungan yang lebih besar.

Perubahan paradigma dalam karekteristik sumber daya manusia manajemen dokumen

akan banyak memberikan dampak positif bagi profesi di bidang dokumen itu sendiri.

Berikut ini digambarkan matriks pengelola dokumen paradigma lama dan baru:

No Lama Baru
1. Penjaga dokumen Penyimpan dan pemasok informasi
bagi kepentingan organisasi
2. Gagap teknologi informasi Terampil teknologi informasi
3. Keterampilan klerikal Keterampilan manajerial

4. “Low profile” “High profile”

5. Minimal dalam penggunaan Maksimal dalam penggunaan
kemampuan intelektual kemampuan intelektual
6. Keterampilan bahasa asing rendah Keterampilan bahasa asing tinggi

11
 (Inggris)
7. Awal dan akhir karir di tempat Awal dan akhir karir ada perubahan
yang sama tidak saja dari segi tempat tetapi juga
posisi yang lebih baik
8. Kemampuan komunikasi kurang Kemampuan komunikasi tinggi

Pengembangan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia bidang dokumen melalui
pembentukan pengelola dokumen paradigma baru diharapkan mampu “mendongkrak”
citra profesi di bidang dokumen, ketertarikan banyak pihak untuk mendalami manajemen
dokumen, apresiasi pimpinan terhadap pekerjaan dokumen.

Keberadaan Manual Manajemen Dokumen

Manual Manajemen Dokumen berisi mengenai organisasi dan standar prosedur,

tanggungjawab, hubungan antara manajemen dokumen dengan departemen lain, dan
prosedur terbaru. Manual juga berperan dalam mengkomunikasikan perubahan-
perubahan yang terjadi, menghilangan duplikasi pekerjaan membantu dalam pelatihan
evaluasi, dan pengembangan karyawan.

Keuangan

Pimpinan Manajemen Dokumen harus mampu harus mampu melakukan hal-hal berikut
ini di bidang keuangan:

1. Perencanaan: pembuatan anggaran untuk membiayai kegiatan

berdasarkan prioritas;
2. Pengendalian: memastikan bahwa anggaran yang tersedia
digunakan sesuai dengan rencana dan diketahui siapa yang
bertanggungjawab;
3. Membangun hubungan politis: anggaran yang dibuat harus
mencerminkan manfaat yang didapat oleh departemen lain di
organisasi;
4. Melakukan evaluasi: Anggaran dapat digunakan sebagai dasar bagi
evaluasi efesiensi dan efektifitas kegaiatan dan layanan manajemen
dokumen.

12
Disini terlihat bahwa penggunaan dana dilakukan secermat mungkin agar peran dan
sumbangan manajemen dokumen bagi organisasi dapat dirasakan oleh semua pihak.

Membangun Basis Penelitian

Pelaku Manajemen Dokumen Perusahaan harus mampu melakukan penelitian guna

mendukung proses pengambilan keputusan melalui pengumpulan dan penganalisaan
informasi. Kegiatan penelitian jangan dilihat sebagai hal yang luar biasa tetapi dilihat
sebagai suatu kebutuhan. Jenis penelitian yang dilakukan adalah “Action Research” yaitu
penelitian yang hasilnya dilaksanakan untuk melakukan perbaikan bagi organisasi.
Evaluasi dan Perencanaan

Evaluasi melibatkan identifikasi dan pengumpulan data mengenai layanan dan kegiatan
tertentu, pembuatan kriteria untuk menilai apakah layanan dan kegiatan yang dilakukan
dapat dinilai berhasil atau tidak.

Dalam kegiatan evaluasi ada 5 konsep yang harus diperhatikan:

1. Ekstensifitas yaitu jumlah layanan yang diberikan kepada pemakai. Kriteria ini
berfokus pada segi jumlah bukan kualitas;
2. Efektifitas yaitu seberapa jauh suatu layanan atau kegiatan mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Kriteria ini juga mengkaji seberapa jauh sebuah layanan
memuaskan kebutuhan pemakai;
3. Efesiensi yaitu ketepatan pada pemanfaatan sumberdaya yang tersedia;
4. Efektifitas biaya yaitu penilaian pencapaian tujuan dilihat dari segi biaya;
5. Manfaat dan biaya yaitu melihat manfaat yang didapat dan hubunganya dengan
biaya yang dikeluarkan.

Kebanyakan evaluasi dalam Manajemen Dokumen adalah berfokus pada ekstensifitas.

Ukuran ekstensifitas adalah jumlah dokumen yang didapat, diproses dan digunakan.
Perencanaan yang baik menjadi faktor yang paling menentukan keberhasilan organisasi
untuk memenangkan persaingan.

13
Dalam Perencanaan dilakukan hal-hal berikut ini:

1. Membuat misi organisasi;

2. Menentukan sasaran da tujuan;
3. Melaksanakan layanan, program dan kegiatan;
4. membuat evaluasi terhadap program , kegiatan dalam hubungannya dengan
sasaran dan tujuan organisasi;
5. Membuat penyesuaian dan perubahan yang dianggap perlu.

Aspek Informasi dalam Manajemen Dokumen

Informasi telah menjadi bagian yang esensial dalam kehidupan kita sat ini. Pada
keputusan yang kita buat, perilaku yang kita lakukan, kesedihan dan kebahagian yang
kita rasakan selalu ada kata informasi di belakangnya. Para pelaku bisnis menjadikan
penguasaan informasi sebagai salah satu agenda utama untuk memenangkan
persaingan. Di beberapa negara informasi yang tersebar di masyarakat dapat
menimbulkan ketidakstabilan di negara yang bersangkutan.

Informasi kita dapatkan melalui penglihatan, pendengaran, penciuman dan indra perasa
lainnya. Setiap hari kita dengan setia menunggu berita Liputan 6, Tajam dan Terpercaya
SCTV atau Seputar Indonesia RCTI dan setiap jam menunggu Headline News Metro TV.
Runtuhnya Gedung World Trade Centre oleh aksi teroris dan marahnya president Bush
Yr. terhadap Osama Bin Laden dapat kita saksikan secara langsung melalui jaringan
telivisi CNN. Bau yang tidak sedap yang kita cium dan rasa panas pada kulit
mengisyaratkan bahwa sebaiknya kita harus meninggalkan tempat kita sekarang berada
secepatnya.

Cara orang atau lembaga memperlakukan informasi sangat bervariasi. Sebagian orang
atau lembaga berusaha mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan
berbagai macam cara. Pergi ke perpustakaan, membaca lembar arsip, menyelusur di
internet atau menyuruh pihak lain untuk mencarinya adalah hal yang umum dilakukan
untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Sementara sebagian orang atau
lembaga berusaha agar informasi yang ada tidak tersebar atau jatuh pada pihak yang
tidak berwenang. Menyimpan informasi di tempat yang terproteksi, melakukan sensor

14
atau bahkan pelarangan terhadap penyebaran informasi bukan saja menjadi suatu hal
yang biasa tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan.

Kita melihat betapa tidak sederhananya benda yang bernama informasi di abad baru ini
sejak terjadi ledakan informasi di tahun 1980an dan pemakaian internet di tahun
1990an. Persepsi, nilai dan dampak informasi terhadap perorangan, lembaga dan
masyarakat bisa sangat berbeda tergantung pada kebutuhan dan pemahaman pada
informasi itu sendiri.

Definisi Informasi

Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan informasi.
Definisi yang sederhana mengatakan bahwa informasi adalah pengetahuan. Sebagian
orang berpendapat bahwa informasi adalah data yang disusun sedemikian rupa untuk
maksud atau tujuan tertentu. Dalam era informasi ini yang salah satunya ditandai
dengan munculnya apa yang disebut sebagai masyarakat informasi dikatakan bahwa
informasi adalah komoditi yang bisa diperjual-belikan. Akibatnya Mereka yang memiliki
informasi dapat berkuasa karena dapat memenangkan persaingan.

Para ahli di bidang informasi mencoba mendefinisikan informasi berdasarkan pikiran dan
pemahaman yang mereka miliki. J. Bluementhal dalam bukunya Management
Information System: a framework for planning and development (1969) mengatakan
bahwa “informasi adalah data terekam, terklasifikasi, terorganisir, dihubungkan dan
ditafsirkan dalam konteksnya untuk menyampaikan makna”. Arrow pakar informasi
lainnya mengetengahkan suatu definisi sederhana informasi. Dia mengatakan bahwa
“informasi adalah sesuatu yang dapat mengurangi ketidakpastian”. Sementara itu C.D.
Overton dalam artikelnya di Aslib Proceedings, Vol 24 (6), pp. 325-326 berpendapat
bahwa “informasi adalah pengetahuan yang dikomunikasikan yang berhubungan
dengan fakta, subjek atau peristiwa tertentu”. Masih banyak definisi lain yang diutarakan
oleh para ahli di bidang informasi.

Kalau kita mencoba menarik benang merah dari definisi yang dipaparkan di atas kita
bisa mendapatkan semacam sintesa definisi-definisi tersebut. Informasi adalah fakta,
subjek atau peristiwa tertentu yang terekam dan terorganisir yang mempunyai makna

15
dalam rangka mengurangi ketidakpastian. Informasi dapat diperlakukan sebagai
komoditi dan dipergunakan untuk alat kekuasaan. Dari sintesa definisi ini
mengkonfirmasikan informasi sebaga sesuatu yang mempunyai nilai signifikan dalam
kehidupan kita.

Karekter Informasi
Sebelum kita membicarakan nilai informasi, kita perlu memahami karekter yang ada
pada informasi. Kebanyakan literatur tentang informasi mengidentifikasikan karekter
informasi sebagai berikut:

1. Ketidakpastian: informasi sering mengurangi ketidakpastian mengenai berbagai

peristiwa di dunia nyata, dan ini menjadi alasan utama orang untuk mendapatkan
informasi.

2. Pengetahuan: informasi memberikan dampak pada keadaan pengetahuan yang kita

miliki mengenai sesuatu(mungkin memberikan pembenaran bagi suatu keyakinan).perlu
dicatat disini bahwa keadaan pengetahuan ini bersifat berkelanjutan dan dinamis atau
dengan kata lain pengatahuan sudah ada sebelum informasi tiba, dan dapat berubah
dengan cepat. Jelas disini bahwa informasi dapat merubah pengetahuan dalam cakupan
yang berbeda.

3. Ambiguiti: informasi selalu mengundang ambiguitas. Kita perlu menafsirkan dalam

suatu konteks untuk menemukan sebuah makna yang pasti.

4. Indeterminasi (tidak pasti): seseorang yang merekam atau mengirim informasi tidak
mempunyai jaminan mutlak a. mengenai siapa yang akan menerima informasi tersebut,
b. bagaimana mereka menafsirkan informasi tersebut. Hal ini terjadi karena berdasarkan
fakta bahwa informasi berbentuk perwakilan bersandi dari suatu entiti atau badan di
dunia nyata yang harus ditafsirkan.

5. Ridanden: komunikasi informasi selalu membawa unsur ridanden (adanya informasi

yang tidak penting yang ikut).

16
6. Sistem yang bergantung: pesan harus disebarkan dengan medium atau perantara.
Orang harus belajar bagaimana menggunakan medium ini (mulai dari belajar bahasa
sampai mengingat nomor telepon dan mengenal lambang-lambang) untuk mendapatkan
makna pesan tersebut. Disini kita melihat bahwa informasi tersedia dalam beberapa
cara yang berbeda yang dapat mempengaruhi pemanfaatannya.

Nilai Informasi

Seorang sastrawan terkenal dari Inggris mengatakan bahwa nilai kecantikan tergantung
pada mata yang melihatnya. Disini tersirat kenisbian nilai suatu kecantikan. Apa yang
dipandang cantik pada diri seseorang belum tentu berlaku bagi orang lainnya. Nilai uang
ada karena orang percaya bahwa uang mempunyai nilai. Mereka dengan kepercayaan
itu menukarkan barang yang dimiliki dengan uang. Uang menjadi suatu sistem universal
yang membudaya bagi perdagangan dimana nilai uang dibakukan dan setiap orang
percaya bahwa sejumlah uang yang sama mempunyai nilai yang sama. Ketika semua
orang atau sebagian orang yang mempunyai pengaruh di masyarakat seperti para
pelaku bisnis kehilangan kepercayaan ini, maka nilai uang pun akan jatuh atau tidak
berharga sama sekali. Dengan demikian nilai walaupun sudah sudah ditentukan dan
diakui secara formal adalah suatu konstruksi sosial yaitu suatu kepercayaan bersama
yang mungkin bervariasi dalam konteks sosial, ekonomi, politik da filosofi.

Dari contoh di atas kita melihat bahwa subjektivitas dalam pemberian nilai
mengisyaratkan bahwa nilai informasi tergantung dari konteksnya. Seorang tokoh politik
mempunyai pandangan yang sama sekali berbeda mengenai berita kematian tidak wajar
seorang tokoh masyarakat dengan seorang pedagang sayur misalnya. Bagi seorang
pedagang sayur informasi mengenai harga kebutuhan pokok atau gagal panen komiditi
tertentu lebih mempunyai nilai dibandingkan dengan kematian seorang tokoh
masyarakat kecuali tokoh masyarakat itu adalah orang atau angggota keluarga
terdekatnya. Disini kita melihat relevansi informasi dalam konteksnya menentukan tinggi
rendahnya nilai informasi. Dalam konteks politik informasi mengenai kematian tidak
wajar seorang tokoh politik adalah relevan dengan kebutuhan seorang tokoh politik
mengenai gejolak di masyarakat. Sementara bagi pedagang sayur informasi tersebut
relevansinya kurang.

17
Apresiasi terhadap informasi sudah berlangsung sejak lama. Masyarakat Aborigin di
Australia membuat lukisan pada dinding batu untuk merekam peristiwa sejarah
masyarakat mereka. Bentuk awal bahasa tulisan diketemukan pada rekod atau
dokumen yang berisi transaksi perdagangan pada masyarakat Babilonia. Bangsa Mesir
mengagungkan pengetahuan dalam bentuk pendirian Perpustakaan Alexandria.

Penulisan semacam ini dapat dipandang sebagau usaha penyebaran informasi dan
pengrauh kepada generasi berikutnya dan masyarakat secara keseluruhan yang
mengundang permasalahan bahasa, penafsiran dan kekuasaan. Menarik juga untuk
diperhatikan bahwa sebelum diketemukan mesin cetak, nilai informasi yang ada dalam
suatu buku akan makin berkurang jika ia sering disalin. Dengan kata lain informasi buku
asli dinilai lebih tinggi dibandingkan salinannya. Hal ini dikarenakan penyalinan isi
informasi dengan menggunakan tangan dianggap menimbulkan distorsi atau
penyimpangan informasi dan masuknya penafsiran orang yang menulisnya.

Keberadaan agama juga mengandalkan keberadaan nilai-nilai informasi dan

pengetahuan yang ada pada masing-masing kitab suci untuk melestarikan ajarannya
kepada para pengikutnya. Keberadaan kitab suci menjadi suatu acuan dalam
menjalankan kehidupan beragama dengan segala penafsirannya. Dunia pendidikan pun
berkembang dengan adanya informasi dan pengatahuan yang dilestarikan pada lembar-
lembar kertas yang kemudian membentuk buku.
Di jaman modern, nilai informasi menjadi fokus perdebatan akademik. Dalam dunia
bisnis penggunaan informasi sebagai senjata untuk memenangkan persaingan makin
menunjukkan tingginya nilai informasi di masyarakat. Informasi diperlakukan sebagai
sebagai sumber daya atau aset bagi organisasi yang perlu dikelola secara profesional
dan serius.

Dalam perspektif ekonomi, kehadiran informasi dinilai dapat mengurangi ketidakpastian.

Informasi berperan untuk menjelaskan variabel-variabel dalam gejala ekonomi. Nilai
informasi bagi suatu organisasi makin dirasakan jika ia tidak dimiliki oleh pesaingnya.
Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa keberadaan sumber informasi yang
dikelola secara baik meningkatkan keefektifan kinerja organisasi. Sebagai contoh
sebuah perusahaan yang akan memproduksi produk baru harus mengumpulkan
informasi yang komprehensif mengenai target atau calon pembelinya untuk

18
menentukan misalnya bagaimana mendekati dan meyakini mereka serta kebutuhan dan
selera yang mereka miliki. Disamping itu informasi mengenai pesaing yang
menghasilkan produk yang sama, keunggulan yang dimiliki, harga yang ditawarkan,
pangsa pasar yang dikuasai, perlu didapatkan. Semua informasi ini biasanya
didapatkan dengan mengadakan riset pasar. Ketepatan dan kecepatan informasi yang
didapat merupakan faktor yang sangat menentukan keberhasilan produk yang akan
dijual di pasar. Tanpa informasi, pengusaha berarti hanya mengandalkan pada intuisi
dan nasib baik yang tentu saja telah menjadi usang dijaman yang ketat persaingan ini.
Berkembangnya kebutuhan informasi dalam penentuan pembuatan suatu produk,
menjadikan informasi menjadi sutu produk atau komoditi pula yang dapat diperjual-
belikan. Pengemasan informasi, pembangunan pakalan data, penelusuran informasi
kini menjadi bisnis yang menarik dan menguntungkan. Informasi telah menajdi suatu
industri.

Peran Informasi

Informasi sering kini disebut sebagai sumberdaya keempat sesudah uang, tenaga
manusia dan kepemilikan. Informasi telah menjadi elemen penting dalam organisasi
bisnis karena informasi merupakan kemampuan intelektual, pengetahuan dan
keterampilan yang dimiliki oleh anggota organisasi yang bersangkutan. Keadaan ini
pada gilirannya akan menempatkan informasi sebagai hal yang amat penting dalam
usaha organisasi mencapai tujuannya dan kelak akan diperlakukan sebagai
sumberdaya pertama.

Kita dapat melihat peran penting informasi dalam kegiatan bisnis, yaitu:

1. Informasi menjadi bahan mentah dan pokok utama dalam proses bisnis.
Sebagai contoh pelaksanaan jaminan sosial, kegiatan peminjaman dan
penanaman modal selalu mendasarkan pada keberadaan informasi dalam
bertindak.
2. Informasi mendukung kegiatan bisnis seperti pengendalian dan pengawasan
dalam sistem akunting.
Disini kita menarik dua perbedaan yang jelas dari kedua peran ini yaitu:

19
 A. Peran pertama mengacu pada apa yang dinamakan informasi intrinsik. Dalam
informasi intrinsik, informasi berperan sebagai subjek sekaligus juga objek dari
suatu kegiatan atau proses bisnis. Sebagai contoh dalam penilaian mengenai
keabsahan suatu jaminan asuransi, informasi mengenai klaim menjadi dasar
bagi pengembilan keputusan dan menentukan hasil yang dicapai. Sementara itu
dalam kegiatan penanaman modal dan manajemen pembiayaan, ketepatan
waktu dan akurasi informasi serta keyakinan terhadapnya menjadi faktor yang
sangat penting dalam pengambilan keputusan.

B. Pada peran kedua kita melihat informasi ektrinsik dimana informasi bukan
menjadi subjek tetapi memberikan alat bagi pengendalian kegiatan bisnis.
Sebagai contoh sistem perdagangan saham dan industri manufaktur dapat
melakukan proses kegiatan untuk menghasilkan sesuatu tanpa keberadaan
informasi. Akan tetapi hasil yang didapat akan tidak memuaskan.

Langkah yang perlu ada sebagai indikasi pentingnya informasi dalam organisasi:

 Kebijakan. Apakah semua informasi telah dipelakukan sebagai aset

perusahaan, atau kepemilikan pribadi diperbolehkan? Bagaimana kebijakan
dalam penamaan dan klasifikasi dokumen? Siapa yang mengatur pemakaian
bersama informasi?
 Standar. Apakah semua berkas didaftar? Standar apa yang digunakan dalam
pemberkasan manual maupun elektronik? Apakah sudah ditetapkan sistem
“word processing” yang sama di semua kegiatan bisnis perusahaan sehingga
berkas dapat ditransfer dan dikenal dengan mudah?
 Prosedur. Apakah sudah ada prosedur? Siapa yang melatih staf? Apakah
prosedur mendukung kebijakan mengenai pengklasifikasian, pengindeksan
dan evaluasi sumber informasi?
 Technologi. Apakah strategi Sistem Informasi (SI) mencakup keseluruhan
sumber daya informasi organisasi termasuk hal mana yang diprioritaskan:
kertas, mikrofilm, atau format elektronik. Apakah mereka yang memegang
bagian Sistem Informasi sesungguhnya memahami pentingnya pendekatan
terpadu terhadap seluruh aset informasi bisnis.

20
 Memahami Kelompok Pemakai Informasi

Di dalam perusahaan kita harus mampu mengidentifikasi kelompok yang membutuhkan

informasi dan tujuannya. Disini kita melihat tiga kelompok penting dalam perusahaan
yang ada kaitannya dengan keberadaan informasi:
1. Staf perancang kebijakan. Kelompok ini menggunakan informasi untuk
menjadikan hasil pekerjaan mereka lebih baik lagi dan mereka
menekankan pada alasan keefektifan (bekerja untuk membuahkan hasil
yang diinginkan) kehadiran informasi bagi pekerjaan mereka

2. Para Manajer Lini. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab dan

kewenangan dalam hal pemakaian anggaran. Kelompok ini selalu berfikir
bagaimana informasi dapat membantu mereka mengeluarkan dana lebih
sedikit untuk mendapatkan hasil yang lebih besar. Manajer Lini
berorientasi pada alasan efesiensi (mengerjakan pekerjaan dengan
berhasil tanpa membuang-buang waktu dan tenaga)

3. Para Manajer Sumberdaya. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab

terhadap tenaga kerja dan kekayaan perusahaan. Mereka
memperlakukan informasi sebagai cara untuk membantu penghematan
baik dari segi tenaga kerja, dana dan ruang. Mereka melihat informasi
dari alasan ekonomis.

Perlunya Pengelolaan Sumber Informasi

Suatu penelitian di Inggris mengenai keberadaan informasi perusahaan menemukan

bahwa 90% informasi yang dibutuhkan tersedia di perusahaan itu sendiri. Sedangkan
sisanya 10% didapat dari luar dan hanya 10% dari yang didapat dari luar diperlukan.
Dengan demikian Pengelolaan sumber informasi yang ada pada organisasi itu sendiri
menjadi bagian yang sangat penting untuk dapat bersaing dalam usaha

Dampak Informasi

21
Beberapa waktu setelah informasi runtuhnya gedung WTC yang diperkirakan oleh
pemerintah Goerge Walker Bush sebagai ulah teroris dibawah komando Osama Bin
Laden menyebar tidak saja keseluruh Amerika Serikat tapi juga dunia, nada kutukan
mengalir dari para pemimpin terhadap aksi teroris tersebut. Di Amerika Serikat, Australia
dan Inggris ada aksi sweeping tanpa pembaritahuan terhadap orang arab atau warga
muslim mulai dari pelecehan seks, ras dan penganiayaan fisik. Pidato-pidato President
Bush telah membangkitkan rasa patriotisme bangsa Amerika dan pada saat yang
bersamaan juga membangkitkan rasa kebencian kepada bangsa Arab bahkan umat
Islam. Korban pun berjatuhan akibat kebencian ras yang membabi buta. Kita melihat
betapa informasi yang disebarkan oleh pemerintah AS diterima dengan emosional dan
dinilai sebagai kebenaran, walaupun sampai sekarang selimut misteri serangan 11
September ini masih begitu kental walaupun Washington mengatakan mempunyai bukti-
bukti yang tidak terbantahkan mengenai keterlibatan Osama Bin Laden dan
organisasinya Al-Qaida yang dijadikan tamu oleh Pemerintah Taliban yang telah jatuh.
Disini kita melihat bahwa dampak yang ditimbulkan oleh penyebaran informasi bisa
menimbulkan tindak kekerasan yang dasyat di kalangan masyarakat.

Pada suatu kajian mengenai layanan kesehatan yang dilakukan di AS membuktikan

bahwa kehadiran informasi memberikan dampak postif bagi kinerja para dokter. Para
dokter merasa kehadiran informasi yang akurat dan relevan telah memberikan
sumbangan bagi kemampuan mereka untuk menghindari peristiwa-peristiwa buruk
seperti penambahan tes dan prosedur pemeriksaan, penambahan kunjungan rawat
jalan, operasi, tingkat kematian pasien dan perawatan di rumah sakit. Disamping itu
keberadaan informasi juga membantu para dokter untuk merubah strategi dalam
memberikan nasihat kepada para pasien, pilihan tes dan obat yang tepat, ketepatan
diagnosis dan mengurangi lamanya perawatan di rumah sakit.

Dalam kajian ini diketemukan bahwa kontribusi informasi untuk menghindari kematian
pasien ternyata tinggi. Pada umumnya para dokter dalam penelitian ini lebih
mengandalkan informasi yang didapatkan dari perpustakaan rumah sakit dari pada
sumber informasi dari pencitraan diagnostik, test lab dan diskusi dengan kolega.

Di bidang bisnis, penelitian menunjukkan bahwa keberadaan informasi menjadikan

keputusan yang dibuat oleh para menejer menjadi lebih baik. Di samping itu para

22
menejer berpendapat bahwa keberadaan informasi memungkinkan mereka melakuakn
hal-hal berikut ini lebih baik:

a. melakukan langkah berikut kegiatan projek

b. memutuskan strategi kegiatan
c. meningkatkan citra organisasi
d. meningkatkan hubungan dengan klien
e. menjajaki peluang bisnis baru.

Ditambahkan bahwa para menejer yang menjadi responden mengakui bahwa

keberadaan informasi telah membantu mereka menghindari hal-hal berikut:

a. pemborosan waktu pekerja

b. keputusan bisnis yang buruk
c. pemborosan waktu pekerja yang lain
d. pemborosan dana
e. pemborosan sumber daya seperti peralatan dan bahan pasokan.

Penelitian ini makin melegitimasi dampak positif yang ditimbulkan oleh keberadaan
informasi bagi suatu organisasi.

Informasi dalam Arsip

Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I, pasal 1 dikatakan bahwa
“arsip’ ialah:

a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara

dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan;

b. naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan/

atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan

23
da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah.

Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan
peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga. Menurut Milton
Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and
Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7
(tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu
penyimpanan, yaitu :

1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)

2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)

5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)

6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah)

7. values for research (nilai untuk penelitian)

Kegunaan dokumen/arsip dipandang dari segi nilai hukum merupakan topik yang
semakin hari semakin menyita perhatian kita semua. Dari kasus-kasus bocornya
informasi negara yang bisa menciptakan gejolak di masyarakat, hak dan akses untuk
mendapatkan informasi, perlindungan hak cipta yang membuat ketegangan hubungan
Amerika-Cina misalnya, sampai perlindungan data organisasi dan pribadi. Sifat pro dan
kontra mengenai bagaimana memperlakukan suatu data terekam merupakan masalah
yang tidak akan pernah terselesaikan. Kepentingan antara pengguna dan kepentingan
pemilik dan penyimpan data sering berada pada dua kutub yang berbeda. Sulit dicari
titik temunya.

Keadaan yang tidak menguntungan ini menjadi semikin memburuk dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Kasus-kasus pencurian dan
perubahan data telah menimbulkan kerugian material dan immaterial yang tidak ternilai.

24
Kita tidak memungkiri bahwa kemajuan teknologi juga mempunyai manfaat yang besar
bagi pengolaan dan penyebaran informasi itu sendiri.

Pelajaran yang didapat dari keadaan ini adalah semakin orang menyadari betapa data
atau informasi yang terekam dalam bentuk dokumen mempunyai nilai yang strategis dan
ekonomis dalam jaman di mana bumi dirasakan semakin kecil. Persaingan bisnis yang
semakin tajam memaksa para pelakunya untuk mengumpulkan data sebaik-baiknya
mengenai kekuatan pesaing dan kemauan konsumen. Sementara persaingan antar
negara memunculkan orang-orang yang dianggap sebagai penghianat bangsa.

Data atau informasi yang terekam adalah wajah-wajah dari mereka-mereka yang terlibat
di dalamnya. Ungkapan Perancis “You are what you eat” nampaknya akan segera
diganti dengan slogan baru yaitu “You are what your documents are”. Karena itu
kerahasian akan terus mewarnai perlakuan terhadap data. Dari kerahasian yang paling
sederhana misalnya mengenai tahun lahir yang sebenarnya dari seorang wanita sampai
data-data mengenai kekayaan alam suatu negara misalnya.

Pada situasi seperti inilah para peneglola dokumen sebagai penjaga pintu masuk
penyimpanan data dan informasi dihadapkan. Di satu pihak semakin tingginya apresiasi
masyarakat terhadap data terekam yang dikelola secara baik meningkatkan citra profesi
bidang dokumen yang pada gilirannya akan menjadikannya profesi yang semakin
banyak dilirik oleh masyarakat pencari kerja. Namun dilain pihak keadaan ini menjadikan
profesi di bidang ini menjadi profesi yang cukup banyak mendapat “ancaman’ baik dari
luar maupun dalam organisasi. Hilang atau bocornya data penting, pemalsuan dengan
cara merubah data bisa menjadikan seorang pengelola dokumen kehilangan
pekerjaannya atau lebih buruk lagi dihadapkan ke meja hijau.

Menjaga arsip-arsip agar tidak jatuh ke tangan orang yang tidak berhak bukanlah
pekerjaan muda. Kepercayaan terhadap mereka yang diberi tanggung jawab untuk
menjaganya serta bagaimana sistem pengamanannya merupakan dua hal yang tidak
dapat dipisahkan. Kelalaian petugas atau tempat penyimpanan yang kurang terlindungi
dapat menimbulkan kerugian yang fatal bagi organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan.

25
 Akses ke Arsip

Akses dimaksudkan sebagai aspek dan syarat ketersediaan arsip atau informasi oleh
lembaga dokumen untuk dilihat atau dipakai oleh pengguna atau peneliti. Mengatur
akses melibatkan pembuatan prosedur yang memperhatikan segi hukum dan
permintaan pihak yang memberi dokumen tersebut. Disamping itu data yang ada dalam
arsip tersebut dijaga dari pencurian, kerusakan atau perubahan-perubahan yang
disengaja.

Ada dokumen yang sesudah 30 tahun dari masa penciptaanya seperti dokumen
Commonwealth misalnya boleh dipergunakan oleh masyarakat. Akan tetapi ada
dokumen-dokumen yang masih tetap terturup akses bagi masyarakat umum setelah 30
tahun dari masa penciptaannya. Jadi jelas tidak ada suatu aturan yang baku berapa
lama sebuah dokumen dapat diperlihatkan kepada masyarakat. Kebijaksanaan-
kebijaksanaan lamanya penyimpanan atau kerahasian sering sifatnya sepihak
tergantung kepada departemen atau lembaga yang bersangkutan.

Bagi dokumen perusahaan penentuan kebijaksanan akses ke penyimpanan arsip

ditentukan oleh kebijaksanaan internal organisasi dan aturan mengenai akses terhadap
arsip yang mengandung informasi perdagangan yang bersifat rahasia. Kebanyakan
organisasi juga mempunyai pedoman untuk melepaskan informasi pribadi tentang staf
mereka sendiri.

Disini terlihat jelas bahwa pembuatan kebijaksanaan mengenai akses terhadap

dokumen/ arsip merupakan tugas yang cukup sulit dilaksanakan. Beberapa
pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses
terhadap arsip adalah :
1. Memperhatikan undang- undang atau aturan yang dibuat oleh lembaga yang
lebih tinggi darinya yang telah berlaku mengenai akses terhadap arsip.Akses terhadap
arsip-arsip yang disimpan oleh pemerintah misalnya banyak dipengaruhi oleh
kebebasan mendapatkan informasi yang dimiliki oleh semua warganegara.

26
2. Memperhatikan sensitivitas dan kerahasian arsip. Organisasi atau individu
menciptakan arsip yang berisi informasi mengenai kegiatan bisnis atau pribadi. Jika
informasi ini diketahui oleh pihak lain, ia dapat menyebabkan kerugian keuangan yang
besar atau menimbulkan rasa malu bagi pribadi yang bersangkutan. Arsip-arsip
mempunyai informasi seperti ini misalnya perjanjian yang dibuat oleh perusahaan atau
pribadi dengan badan lainnya, informasi yang diberikan secara rahasia, arsip pribadi
dan kesehatan staf atau anggota keluarga, dan informasi yang berhubungan dengan
penyelewangan atau prosedur dan sistem keamanan. Kebocoran pada arsip-arsip ini
dapat menghambat operasi bisnis pihak yang bersangkutan. Karena itu pengawasan
dan pembatasan akses terhadap arsip jenis ini harus dilakukan.

3. Perlindungan terhadap privasi individu. Rincian data pribadi tentang

seseorang yang masih hidup tidak boleh diberikan kepada orang lain kecuali telah
mendapat izin dari orang yang bersangkutan. Sebagai contoh informasi mengenai
rekening bank dan tingkat kredit nasabah harus dijaga kerahasiannya oleh bank yang
bersangkutan.

4. Batasan-batasan yang dibuat oleh depositor arsip. Jika seorang arsiparis

menerima arsip dari depositor maka aturan mengenai aksesnya harus juga
diketahuinya. Sering kita temui bahwa untuk mendapatkan sebuah arsip pihak yang
menentukan untuk memberikan izin bukanlah arsipris itu sendiri tetapi depositornya.

5. Pemakai. Kebijaksanaan mengenai akses harus mampu mendefinisikan

kelompok pemakai yang akan dilayani. Bagi arsip perusahaan, misalnya kelompok
pemakianya adalah hanya karyawan, atau orang yang sedang berhubungan bisnis
dengannya.

6. Akses yang sama terhadap arsip. Ini merupakan prinsip yang penting untuk
menjamin bahwa lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada rasa memihak atau
prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya. Ia juga tidak akan memberikan
hak istimewa atau eksklusif mengenai penggunaan bahan arsip kecuali memang diatur
oleh undang-undang, depositor atau syarat pembelian.

27
7. Tingkat akses. Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang
diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk memasuki ke
ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin untuk merepruduksi atau
menerbitkan dokumen tertentu.

8. Kondisi fisik arsip. Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka arsiparis
harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip tersebut diperbaiki
oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan memberikan fotokopi atau mikrofilm
dari arsip yang bersangkutan.Cara ini dipandang baik terutama untuk arsip yang
sering dipakai.

9. Keamanan arsip. Bahan arsip adalaj unik dan banyak arsip mempunyai nilai
untuk embuktian hukum atau pertanggungjawaban keuangan. Karena itu pemberian
akses harus memperhatikan terhadap kehilangan, kerusakan, salah pemberkasan, atau
perubahan. Pemakai tidak diperbolehkan memasuki tempat penyimpanan arsip.
Pengambilan dan penyimpanan arsip hanya boleh dilakukan satu atau dua orang
staf yang telah diberi wewenang.

10. Biaya pembayaran. Dokumen kebijaksanaan akses juga memuat aturan

mengenai bayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai jika ia menggunakan
arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian salinan.

Pertimbangan terhadap kriteria di atas akan membantu arsiparis didalam merencanakan

dan merancang sebuah kebijaksanaan akses yang sesuai dengan keperluan dan
persyaratan perusahaan atau organisasinya. Akan tetapi yang tidak kalah pentingya
dalam menujang keberhasilan administrasi akses terhadap arsip adalah keamanan
gedung atau ruang tempat penyimpanan arsip itu. Gedung atau ruang yang tidak
direncanakan dan dirancang secara baik untuk melindungi data arsip akan
mengakibatkan kebijaksanaan akses terhadap bahan arsip menjadi tidak berguna.

Dokumen Sebagai Alat Pembuktian

28
Dokumen yang tersimpan rapi seakan-akan tidak mempunyai arti ketika ia disimpan di
tempatnya. Kesan yang muncul pada posisi ini adalah bahwa dokumen tak lebih dari
sekumpulan kata, rekaman suara atau gambar yang ditata sedemikian rupa. Ia akan
mempunyai kekuatan ketika orang mulai mencari dan memakainya untuk tujuan
tertentu.

Bagi diri pribadi dokumen mengenai data kelahiran ( surat kenal lahir atau sertifkat
kelahiran) akan menjadi sangat berguna ketika muncul isu mengenai pembagian
warisan. Ia bisa menjadi bukti bahwa si pulan adalah memang benar anak kandung dari
pasangan X dan Y.

Nilai dokumen bagi perusahaan adalah sebagi pembuktiaan yang menyangkut ikatan
kontrak, keharusan membayar pajak, kepemilikan suatu benda. Dokumen bisa dianggap
sebagai aset perusahaan yang bersangkutan untuk tetap bertahan.

Informasi yang terekam dalam media tertentu bisa dipakai sebagai alat pembuktian di
pengadilan. Suara rekaman Sri Bintang atau Permadi ketika memberikan cermah bisa
dijadikan dasar pembuktiaan bagi penuntut umum untuk mempengaruhi keputusan
hakim. Bukti kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak yang melakukan tindak
bisnis bisa dipakai sebagai bukti jika salah satu pihak mungkir dari apa yang telah
disepakati bersama.

Jika informasi yang terekam dalam otak manusia digunakan sebagai kesaksian dalam
sidang pengadilan maka dokumen bisa jelas berperan sebagai alat pembuktiaan.
Kebenaran informasi yang terekam dalam otak manusia diuji dengan cara mengangkat
sumpah atau menggunakan alat ‘Lie detector’ sedangkan keabsahan dokumen sebagai
bahan bukti dinilai dari originilitas atau keasliaannya. Pada prinsipnya tidak ada tempat
atau tidak akan diterima bagi kesaksian atau pembuktiaan palsu. Akan tetapi kemajuan
teknologi bisa menyulitkan pembedaan antara yang asli dan palsu.

Posisi dan Peran Arsiparis dalam Perlindungan Data

Dalam Bab V, pasal 11 UU. Nomo 7 tahun 1971 menjelaskan tentang ketentuan pidana
kearsipan yaitu :

29
a. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana
dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

b. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1

huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi
naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan
merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana seumur hidup atau
pidana penjara selama-lamanya 20 (duapuluh) tahun.

c. Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan (2) pasal ini adalah ke
jahatan.

Pasal ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi rawan hukum dan
menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yang
menyangkut perlindungan data yang ada dalam arsipnya. Walaupun kesanya aturan
pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah,
pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang
pengelola arsip di lembaga swasta.

Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak
yang bersangkutan, peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga,
antara lain :

1. Menjadikan informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh pihak yang
berwenang mendapatkannya;

2. Melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan dan

pencurian.

Peran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan yang tinggi seorang arsiparis
untuk mengorganisasi informasi.
Dokumen Elektronik

Pemakaian teknologi informasi dan komunikasi yang luar biasa intensif di penghunjung
abad XX dan awal abad XXI ini ini telah memberikan dampak yang luar biasa besar
pada masyarakat bisnis di seluruh dunia. Pemakaian Personal Computer (PC) dan
juga kini internet oleh perorangan dan organisasi telah menjadi pemandangan umum

30
bukan saja di negara maju tetapi juga di negara berkembang seperti Indonesia. Kondisi
ekonomi negara kita yang mulai merangkak baik setelah krisis moneter yang telah
mengakibatkan harga-harga komputer dengan perlengkapannya melesat naik,
penerapan operasi komputer dalam berbagai bidang kehidupan terutama bisnis mulai
menggeliat . Komputer-komputer segala macam merek dengan berbagai macam
kemampuan dan kapasitas serta aneka macam software dengan versis-versi terbarunya
telah dipakai oleh banya organisasi kecil maupun besar di Indonesia.

Bagi kelompok masyarakat bisnis pemakaian komputer dalam rangka mendukung

keberhasilannya mencapai tujuan organisasinya menjadi suatu keharusan jika tetap
ingin bertahan di era persaingan bebas yang mengglobal ini. Komputer tidak saja
menawarkan kemudahan dan kecepatan dalam melakukan pekerjaan, tetapi juga
ketepatan dan penghematan dalam operasi bisnis mereka. Dari pengolahan kata
sederhana sampai diagnosa perilaku konsumen atau rekan bisnis dapat dilakukan oleh
komputer dengan cepat dan tepat. Komputer telah menjadi salah satu fenomena utama
pada abad 20 dan tampaknya akan terus berlangsung di abad baru ini.

Penerapan operasi komputer juga telah menerpa sistem manajemen rekod di banyak
organisasi perusahaan. Konsekuensi logis dari semakin intensifnya pemakaian
komputer di kantor-kantor pemerintah maupun swasta adalah terciptanya rekod
elektronik. Bersamaan dengan itu muncul pula istilah paperless office.
Sebuah model manajemen rekod elektronik yang dikembangkan oleh PBB mendaftar 6
(enam) jenis dokumen elektronik:

1. Item-item terstruktur: vouchers, pesanan perjalanan, invoice dan pesanan

pembelian;
2. Item-item semi terstruktur: surat-surat, memo, telex, fax, e-mail dan laporan
3. Item-item audio-visual: cetakbiru, peta, foto, rekaman suara, video, film dan
grafik data;
4. Item-item majemuk: gabungan dari ketiga jenis di atas.
5. Kumpulan item: berkas, rekaman data seri,
6. Item-item saling berhubungan: pangkalan data, salinan-salinan.

31
Hadirnya dokumen elektronik tidaklah dapat dihindarkan oleh para staf dan manajer
dokumen. Keadaan ini menciptakan tantangan baru bagi mereka dalam mendukung
keberhasilan aktivitas organisasi dalam pencapai tujuan. Kegagalan untuk menangani
rekod bentuk ini dan sistem yang menghasilkannya akan membuat staf dan manajer
dokumen menjadi tidak berdaya untuk memelihara dan menjaga kelestarian memori
organisasi perusahaan.

Kita membahas kondisi-kondisi yang harus dimiliki oleh dokumen elektronik agar ia
dapat menjadi alat bukti sah trasaksi bisnis dan alat bukti sah di pengadilan.

Pengkuan dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah seiring semakin tingginya
pemakain media elektronik akan cendrung meningkat. Suka atau tidak suka kehadiran
rekod elektronik tidak bisa terhindarkan.

Dokumen Kertas Sebagai Alat Bukti

Pemakaian uang kertas sebagai alat pembayaran yang sah di Indonesia pernah
mengalami ancaman yang serius seiring dengan diketemukannya miliaran rupiah uang
palsu serta ditangkapnya para pelaku pembuatnya. Uang kertas palsu sulit dibedakan
dengan aslinya meskipun memakai alat pendeteksi uang palsu. Keadaan ini jelas
menimbulkan suatu keresahan dan kekhawatiran besar di tengah masyarakat serta
menimbulkan keraguan untuk menerima uang kertas sebagai alat pembayaran yang
syah terutama yang mempunyai nilai nominal 10.000, 20.000 dan 50.000 rupiah.

Sementara itu hampir dua tahun belakangan ini kasus pemalsuan ijazah marak di negri
ini. Dimulai berita dari Purwokerto mengenai ijazah S2 dan S3 palsu sampai tudingan
kepada calon wakil rakyat memalsukan ijazah sekolah mereka.

Kesan yang kita lihat disini dari keadaan diatas adalah bahwa kemampuan kertas
sebagai medium penyimpan isi informasi, data dan ilustrasi sehingga dipakai untuk
bahan dokumen atau arsip tidak lagi aman untuk menjaga keaslian atau keotentikan isi
kandungan yang ia simpan. Isu yang paling kontroversial barangkali adalah mengenai
Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar) yang kini hanya diketahui 2 ( dua)
salinannya yang berbeda satu dengan yang lainnya. Akibatnya sampai sekarang para

32
ahli sejarah masih terus berasumsi mengenai mana yang sebenarnya salinan dari
dokumen asli atau otentik dari sebuah surat yang menandai peralihan kekuasaan dari
Orde Lama ke Orde Baru yang pada saat itu tidak bisa kita pungkiri secar historis
mendapat dukungan dan legitimasi penuh dari rakyat Indonesia.

Ada semacam kesepakatan yang tak tertulis dari para ahli mengenai masalah
Supersemar ini yaitu mereka meletakan kesalahan kepada lembaga Sekretariat Negara
(Sekneg) karena dianggap tidak mampu mengelola dan menyimpan dengan baik suatu
dokumen yang sangat penting dalam perjalanan sejarah bangsa Indonesia karena
Sekneg tidak memiliki suatu kebijakan dan prosedur terdokumentasi mengenai proses
pembuatan suatu surat keputusan pemerintah. Keadaan ini ternyata terus berlangsung
selama pemerintahan Orde Baru. Kita banyak melihat kini bahwa banyak surat
keputusan-keputusan yang kini dipertanyakan keabsahannya. Sementara para pejabat
yang terlibat saling tuding dan mencoba melepas tangggungjawab.

Jelas terlihat disini bahwa dokumen kertas juga tidak steril dari manipuilasi isi sehingga
keaslian atau keotentikannya serta keberadaanya menjadi masalah yang besar.

Dokumen Eletronik Sebagai Alat Bukti Yang Sah

Salah satu tujuan utama dalam pengelolaan dokumen adalah untuk memastikan bahwa
dokumen sebagai bukti kegiatan transaksi dapat tersedia ketika diperlukan. Hal ini
mengisyaratkan bahwa pemeliharaan keaslian isi informasi jauh lebih penting
dibandingkan dengan media informasi. Metode-metode yang diterapkan dalam
pemeliharaan harus menjamin bahwa isi, struktur dan konteks tidak hilang atau kacau
seiring dengan majunya waktu. Dengan demikian eletronik media sebagai alternatif baru
penyimpanan data dan informasi transaksi bisnis sejauh ia mampu mampu melestarikan
keaslian isi maka ia secara logika dapat dipakai sebagai alat pembuktian yang sah.
Masalah yang muncul dari pemakain dokumen elektronik sebagai alat bukti sah adalah
bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya
mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan
yang tidak dapat terdeteksi. Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada
dokumen elektronik sering hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan
mengundang kontroversi-kontroversi baru dalam dunia manajemen dokumen jika tidak

33
dipikirkan usaha-usaha yang maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada
dokumen elektronik dapat dilestariakan atau dipertahankan selama masa retensinya
agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.

Syarat Dokumen

Untuk menjaga kelestarian keaslian isi sebuah dokuemn elektronik kita harus
memahami secara baik syarat-syarat keaslian sebuah dokumen. Syarat-syarat tersebut
adalah:

1. Otentik

Untuk menunjukkan keotentikan sebuah dokumen, organisasi perusahaan harus

mendokumentasikan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yang
mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan dokumen untuk menjamin bahwa
pencipta dokumen dapat dikenal dan memang mempunyai kewenangan untuk mencipta
dokumen. Dokumen juga harus dijaga dari adanya penambahan, perubahan dan
penghapusan oleh pihak yang tidak berwenang.

2. Andal

Suatu dokumen dikatakan andal jika isinya dapat dipercaya. Untuk dapat dipercaya
dokumen harus menjadi gambaran yang akurat dan lengkap dari transaksi, aktivitas,
atau fakta yang ada sehingga ia dapat digunakan untuk kegiatan atau transaksi
berikutnya.

3. Bulat

Adalah suatu keharusan bahwa sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan.
Kebijakan dan prosedur manajemen dokumen harus menjelaskan tambahan atau
anotasi yang mungkin dibuat pada sebuah dokumen sesudah masa penciptaannya.
Pada kondisi apa penambahan atau anotasi diperbolehkan dan siapa yang berwenang
untuk melakukannya. Setiap perubahan atau anotasi yang sah pada dokumen setelah
penciptaanya harus secara jelas tercantum sebagai tambahan atau anotasi.

34
4. Siap Pakai

Sebuah dokumen dinyatakan siap pakai jika ia dapat diketahui lokasinya, dapat
ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan
bisnis yang lebih luas.

5. Akurat, Memadai dan Lengkap

Sebuah dokumen harus dengan benar menggambarkan apa yang telah
dikomunikasikan, diputuskan atau dilakukan. Sebuah dokumen harus dapat mendukung
kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikannnya
sebagai alat bukti. Dengan demikian ia dapat digunakan untuk tujuan pertanggungan
jawab.

Dari pemaparan 5 (lima) syarat yang harus dipenuhi oleh sebuah dokumen, jika mereka
dipenuhi semuanya oleh sebuah dokuemn maka jelas bahwa medium apapun yang
diapakai tidaklah menjadi masalah untuk menjadikan sebuah dokumen alat bukti yang
sah. Atau dengan kata lain sebuah dokumen elektronik jelas dapat menjadi alat bukti
yang sah jika 5 syarat dasar sebuah dokumen dipenuhi.

Jika kita melihat kembali kasus Supersemar maka akan jelas disinia bahwa ia tidak
memenuhi ke lima syarat yang harus dipenuhi sebagai dokumen atau arsip. Sehingga
sampai saat ini kita bisa mengatakan bahwa sebenarnya Supersemar itu tidak ada.

Syarat Kelengkapan Dokumen Eletronik

Untuk memastikan bahwa isi yang terkandung pada dokumen elektronik terpelihara
dengan baik maka organisasi perusahaan pencipta dokumen harus menjamin bahwa
setiap dokumen elektroniknya mempunyai unsur-unsur bentuk intelektual. Unsur-unsur
tersebut adalah:

1. Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan

2. Tempat dokumen itu dibuat dan/atau dari mana ia dikirim.
3. Alamat Pengirim

35
4. Nama atau/dan tanda tangan penulis atau pengarang
5. Alamat Penerima
6. Penerima
7. Subjel/Perihal
8. Disposisi

Persikatan Bangsa-Bangsa telah membuat sebuah Model Informasi Manajemen Rekod

Elektronik. Model Informai ini bertujuan agar dokumen elektronik dapat
mengidentifikasikan siapa yang membuatnya, apa fungsinya, informasi apa yang
dikandungnya dan kapan pembuatannya. Oleh karena itu dokumen elektronik
memerlukan pengklasifikasian. Manajemen dokumen elektronik mengidentifikasikan dua
jenis attribut yang membantu pengklasifikasian. Keduanya adalah attribut isi dan
metadata.
Atribut isi terdiri dari:

-syarat pengaksesan/batasan ijin

-keotentikan
-tanggal
-tipe rekod
-petunjuk
-masuk/keluar
-bahasa
-substantif/fasilitatif
-ke/dari
-nomor versi

Sedangakan attribut metada adalah sebagai berikut:

- aktif/inaktif
- keputusan penilaian
- penataan (hanya bagi koleksi)
-struktur komponen untuk dokumen majemuk
-format (hubungan logis)
-frekuensi
-catatan sejarah peminjaman

36
-kaitan
-kepemilikan
-struktur (tata fisik/penempilan)

Sementara itu Hamzah Kandur salah seorang tokoh manajemen dokumen mengatakan
dalam thesis doktornya bahwa metadata menjadi hal penting sebagai direktori
dokumen. Komponen-komponen yang diajukannya yang sebenanya pengabunggan
dan penyempurnaan dari model yang dibuat PBB di atas. Komponen-komponen
tersebut adalah:

-pencipta - orang, organisasi, atau unit organisasi

-judul - berkas
-tanggal- penciptaan dan modifikasi
-Nomor klasifikasi - petunjuk khas
-Informasi Seri
-Alamat yang dituju
-Koleksi Data - informasi mengenai bagaimana data dikumpulkan, metode
pengumpulannya, lamanya waktu pengumpulan dsb.
-Isi - ringkasan isi
-Sumber-sumber yang berkaitan - referensi dengan data terkait
-Material pendamping - formulir input, angket, dsb
-Pembatasan dalam pemakaian
-Tipe data - tekstual, angka, survey dsb.
-Ukuran - berkas
-Kebutuhan teknis - media penyimpanan, hardware, software, sistem
pengoprasian
-Informasi mengenai retensi
-informasi mengenai disposisi
Pemenuhan syarat-syarat data dan pembuatan metada jelas makin memperkuat
keabsahan rekod elektronik sebagai alat bukti .

Masalah Sekitar Dokumen Elektronik

37
Kandur melihat bahwa masalah yang muncul yang mengitari dokumen elektronik adalah
sering lebih kepada masalah yang berhubungan dengan manajemen daripada yang
berhubungan dengan teknologi itu sendiri.

Kelemahan Manajemen

Para dokumen manajer dan arsiparis sering tidak mampu mengkomunikasikan

kebutuhan-kebutuhan mereka secara baik dan tidak mampu menjalin hubungan kerja
yang berimbang dengan para manjer teknologi informasi atau para dokumen manajer
tidak mau melibatkan diri dalam penerapan teknologi informasi. Konsekuensi yang
muncul dari ketidakmampuan ini adalah terciptannya suatu sistem informasi
manajemen yang lebih berorientasi pada kecepatan dan efesiensi ekonomis semata.
Sementara penekanan pada sisi pembuktian menempati porsi yang kecil bahkan sering
terlewatkan.

Situasi yang jelas tidak kondusif ini secara langsung atau tidak telah menciptakan bom
waktu bagi sistem manajemen dokumen itu sendiri. Pada gilirannya kerugian yang akan
diderita oleh organisasi perusahaan menjadi tidak terhingga atau bahkan mengantarkan
organisasi pada kebangkrutan. Kita bisa melihat misalnya saat ini bahwa citra Lembaga
Sektariat Negara RI yang dulunya menjadi idaman orang untuk bekerja di sana menjadi
sangat menurun di mata masyarakat dan para pakar akibat beberapa faktor. Salah
satunya adalah kurang baiknya sistem manajemen dokumennya.

Kelemahan Teknologi

Sebagai alat untuk merekam dan memberikan akses ke corporate memory, teknologi
informasi diakui telah memberikan manfaat-manfaat yang banyak. Penerapan teknologi
komputer yang demikian cepat berubah untuk maju telah memungkinkan pemakaian
satu sumber data atau informasi pada sebuah rekod oleh banyak orang pada saat yang
bersamaan. Suatu kemajuan yang tidak ditawarkan oleh alat simpan lainnya manapun.
Teknologi komputer memungkinkan pemakai untuk menemukan kembali dan hanya
memilih informasi-informasi yang dibutuhkan dari suatu dokumen teks yang lengkap
dengan memakai strategi pencarian yang tepat yang disediakan oleh komputer.

38
Akan tetapi seperti layaknya setiap teknologi, penerapan teknologi informasi juga
menghadirkan masalah-masalah yang tidak sederhana untuk dipecahkan. Pemeliharaan
rekod elektronik dalam kaitannya sebagai alat bukti harus diakui lebih menutut keahlian
dan fasilitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan rekaman data tercetak. Sekardus
dokumen tercetak yang diletakan pada pojok sebuah ruangan selama bertahun-tahun
tidak akan mengalami perubahan isi informasi dan masih dapat dibaca dengan mudah.
Sebaliknya sekumpulan data yang tersimpan pada disket misalnya selama bertahun-
tahun isi informasinya mungkin telah mengalami perubahan tanpa dapat dibuktikan dan
yang lebih buruk lagi data tersebut tidak dapat dibaca lagi karena teknologi yang
dipergunakan untuk menyimpan dan menemukan data itu kembali telah rusak
sementara di pasar teknologi tersebut sudah tidak tersedia lagi. Dalam keadaan seperti
ini pemanfaatan data atau informasi sebagai alat bukti menjadi sia-sia karena data ada
tetapi tidak ada karena tidak bisa dibaca. Situasi ini tentunya akan merugikan organisasi
yang bersangkutan karena peranan dokumen sebagai alat bukti tidak dapat dilakukan.

Hilangnya fungsi fasiltas software dan hardware komputer berarti hilangnya isi
informasi dan berarti juga hilangnya kesempatan organisasi untuk memenangkan
perkara hukum. Beberapa tantangan yang dihadapi oleh manajemen dokumen yang
menyangkut rekod elektronik adalah sebagai berikut:

a. fisik media rentan dan lama ketahanannya terbatas.

b. alat-alat, proses dan software yang dipakai dalam masa 2-5 tahun sudah
mengalami pergantian dan sering tidak ada lagi dipasaran.
c. alat-alat, proses dan software yang baru sering tidak lagi “compatible” dengan
yang lama.

Penyalahgunaan dokumen elektronik merupakan kasus yang cukup mendominasi

pelanggaran hukum di bidang data dan komputer. Kerugian yang diakibatkan sangatlah
besar baik dalam bentuk materil maupun in material. Kegiatan yang sudah dikategorikan
sebagi kejahatan ini umumnya dilakukan oleh orang-orang terpelajar dan dengan
kemampuan intelektual yang sering di atas rata-rata.

Tawaran Cara Mengatasi

39
Masalah ketidakmampuan para mananjer atau staf dokumen untuk mengkomunikasikan
kebutuhan-kebutuhannya kepada ahli teknologi serta bekerja sama secara setara lebih
banyak dipengaruhi oleh faktor psikolgis yang bermuara pada kurangnya pemahaman
mereka mengenai pemanfaatan teknologi informasi. Oleh sebab mereka perlu
mendapatkan pendidikan dan pelatihan mengenai pemakaian teknologi informasi.
Disamping itu kemauan yang besar dan sikap untuk menerima perubahan sebagai
konsekuensi logis dari perubahan cara pelaku bisnis bekerja berhubungan dan dalam
rangka memenangkan persaingan yang semakin keras dan ketat. Dengan kata lain
budaya yang berlaku dikalangan mereka secara gradual harus mengalami perubahan
yang sejajar dengan perkembangan yang ada di masyarakat bisnis khususnya

Masalah-masalah yang berkaitan dengan hukum dalam dokumen elektronik

menempatkan pemilik, pengelola dan penyimpan data pada posisi rentan. Oleh karena
itu perlu usaha-usaha maksimal pencegahan agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.

Langkah pertama dapat dimulai dengan pemilihan teknologi komputer yang sesuai
dengan keperluan dan tidak mudah ketingalan jaman dengan memperhatikan juga
jadwal retensi dokumen.

Pembuatan sistem pengamanan data serta penyempurnaannya secara berkala juga

diperlukan. Disadari kadang para pembobol data tidak pernah kekeringan ide dan
kreativitas untuk memecahkan kode-kode pengamanan data sehingga usaha maksimal
pengamanan terkesan sia-sia.

Pengaturan kewenangan akses merupakan cara lain agar terjadinya kemudahan kontrol
dan identifikasi pemakaian data. Diskriminasi akses bukanlah dimasudkan sebagai
pembentukan sikap tidak demokratis didalam pemakaian data. Usaha ini harus
dipandang sebagai cara untuk menempatkan pemakaian data elektronik sesuai dengan
alasan penciptaannya.
Penunjukan staf yang setia dan dapat dipercaya sebagai pengumpul, pengelola dan
penyimpan informasi merupakan bagian yang tidak kalah pentingnya dalam usaha untuk
pengamanan data. Hal itu perlu diperhatikan karena dalam banyak kasus pembobolan
bank dan kekacauan data misalnya sering melibatkan orang dalam yang tahu seluk-
beluk pengamanan dan pengolahan data.

40
Masalah-masalah yang menyangkut aplikasi teknologi yang telah disebutkan
sebelumnya seperti:

a. fisik media rentan dan lama ketahanannya terbatas.

b. alat-alat, proses dan software yang dipakai dalam masa 2-5 tahun sudah
mengalami pergantian dan tidak ada lagi dipasaran.
c. alat-alat, proses dan software yang baru sering tidak lagi “compatible” dengan
yang lama.

Untuk mengatasi keadaan seperti beberapa langkah bijak dapat ditawarkan:

a. migrasi. Migrasi adalah seperangkat kerja terorganisir yang dirancang untuk

melakukan transfer secara periodik rekaman data elektronik dari satu konfigurasi
hardware/software ke konfigurasi lainnya, atau dari satu generasi komputer teknologi
ke generasi laiinya. Tujuan dari migrasi adalah untuk mempertahankan kemampuan
untuk menampilkan, menemukan kembali, mengolah dan menggunakan data eletronik
dalam rangka mengahadapi perubahan teknologi yang terus menerus. Kesulitan dalam
pelaksanaan migrasi ini adalah biayanya yang cukup besar.

b. memperpendek siklus hidup rekaman data. Dampak dari tindakan ini adalah
peninjauan dan evaluasi Jadwal Retensi Dokumen (JRD) dan penilaian nilai guna
dokumen.
c. membuat kebijaksanaan yang mengatur rekaman data mana yang harus dalam
bentuk konvensional dan yang mana harus dalam bentuk elektronik.

Undang-undang Dokumen Perusahaan

Pembuatan dan penyimpanan dokumen diperlukan untuk menjamin kepastian hukum

dan melindungi kepentingan para pihak terkait dalam suatu hubungan hukum. Akibatnya
pembuatan dan penyimpanan dokumen harus tetap dilakukan. Di dalam pelaksanaan
penyimpanan dokumen ditekan seminimal mungkin biaya ekonomi dan beban
administrasi. Melihat keadaan ini tidak dapat dihindari pemakaian teknologi informasi

41
untuk mencapai tujuan di atas. Pengalihan dokumen cetak menjadi dokumen elektronik
diatur sedemikian rupa agar dokumen elektronik dapat dijadikan alat bukti dalam
pengadilan.

Pengalihan Bentuk Dokumen Perusahaan Dan Legalisasi

Pada BAB III Undang-Undang Dokumen Perusahaan memperhatikan secara cukup rinci
mengenai pengalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasinya.
Pasal 12 mengatakan bahwa:

(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat
atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.

(3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang
perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan
atau kepentingan nasional.

(4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya adalah naskah asli yang mempunyai pembuktian otentik dan masih
mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan
naskah ahli tersebut.

Pasal 13 menyatakan setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud

dalam pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

Pasal 14 mengatakan bahwa:

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 13 dilakukan oleh pimpinan
perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan,
dengan dibuatkan berita acara.
(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan legalisasi;

42
 b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas
kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai
dengan aslinya; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

Pasal 15 menyatakan:

(1) dokumen perusahan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya
sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan
alat bukti yang sah.
(2) apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat
dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahan yang telah dimuat dalam
mikrofilm atau media lainnya.

Pengertian media lain jika dimaksudkan juga sebagai bentuk penyimpanan secara
elektronik (computer-generated documents) jelas menjadikannya sebagai alat bukti
yang sah. Akan tetapi sepintas ada semacam keraguan yang diisyaratkan oleh undang-
undang ini yaitu masih perlunya hasil cetaknya untuk dihadirkan sebagai alat bukti
(pasal 15 ayat (2). Keraguan ini muncul karena prosedur pemindahan di kita yang masih
kurang baik sehingga realisasi prosedur syarat untuk beralih media lain sebagai alat
bukti belum terpenuhi.

Jika bentuk derivatif dokumen tercetak dapat dipakai sebagai alat pembuktian, maka
masuk akal jika penciptaan dokumen yang langsung pada media elektronik dapat
diajadikan alat bukti yang sah juga sejauh sistem manajemen dokumennya menjamin
adanya kedisiplinan dan konsistentensi untuk menjalankan kebijakan dan prosedur
yang telah ditetapkan dan didokumentasikan. Persyaratan lain yang harus dimiliki oleh
dokumen elektronik agar ia dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah sudah
dibicarakan di atas. Di Indonesia kalau kita jujur mengakui, penerapan teknologi
informasi yang hampir sudah menjadi pemandangan umum tidak saja di organisasi
besar tetapi juga organisasi berukuran menengah atau bahkan kecil menganut sistem
pemikiran pakai dulu, baru kemudian aturan yang berisi kebijakan dan prosedur dibuat
atau ungkapan populernya “lakukan dulu urusan belakangan” . Hal ini menimbulkan
kesan bahwa penerapan teknologi informasi khususnya untuk bidang dokumen tidak

43
disiapkan dengan baik dan komprehensip. Kesadaran perlunya kebijakan dan prosedur
baku dan terdokumentasi dengan baik dan berlaku di seluruh bagian oraganisasi
biasanya “menunggu” munculnya masalah besar yang mengancam eksistensi
organisasi perusahaan yang bersangkutan .

Masalah Dokumen Elektronik di Luar Negeri

Ketidaseragaman dalam menyikapi pengakuan dokumen elektronik sebagai alat bukti

terjadi di dunia. Beberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai
alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambivalen atau bahkan
tidak mengakuinya.

Penerapan Dokumen Elektronik di Beberapa Negara

Di Jerman badan-badan pemerintah tidak mengakui dokumen elektronik sebagai alat

pembuktian hukum. Hanya mikrofilm yang dapat diterima sebagai alat bukti yang sah.
Dokumen yang tersimpan pada media optik atau elektronik tidak mempunyai nilai hukum
dan tidak dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Pengadilan Jerman masih
melihat bahwa data atau informasi yang disimpan dalam media seperti itu tidak aman
dari adanya manipulasi.

Sementara itu Arsip Nasional Swedia pada 1970 menyatakan dokumen elektronik
sebagai rekod resmi yang mempunyai status hukum yang sama dengan dokumen
kertas tradisional.

Semenjak tahun 1994 undang-undang baru di Itali telah mengakui nilai hukum dokumen
yang tersimpan pada disket optik meskipun aturan hukum ini tidak mudah untuk diikuti.

Belanda -negara yang banyak mempengaruhi penyusunan perangkat hukum yang

berlaku di Indonesia sampai sekarang ini- Arsip Nasionalnya karena alasan hukum tidak
secara eksplisit mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti sah.

Jika kita ingin mengetahui agak lebih juh lagi mengapa ada pandangan yang berbeda di
negara-negara Eropa ini terhadap dokumen elektronik, maka kita dapat mengambil
Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang salaing bertolak belakang.

44
Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan dokumen rekod sebagai alat
bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem
manajemen dokumen berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh
tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen
dokumen mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah dokumen yang baik ini
memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan dokumen elektronik
sebagai alat pembuktian yang sah. Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih
merasakan keraguan untuk mengakui dokumen elektronik sebagai alat pembuktian.
Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri
yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan
orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja
banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-
maksud yang tidak baik.

Untuk di Indonesia penulis berpendat bahwa pengakuan dokumen elektronik pada

awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau
pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen dokumen yang dimiliki
oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung
jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui dokumen
elektronik sebagai alat bukti yang sah.

Masalah Hukum Lainnya

Dalam membicarakan hal-hal penting mengenai rekaman data eletronik sering kita
membatasi diri pada masalah sekitar otentik data sebagai alat pembuktian jika terjadi
persengketaan antara dua pihak atau lebih. Tidak dapat dipungkiri bahwa salah satu
peranan rekaman yang penting adalah sebagai alat bukti khususnya di pengadilan. Akan
tetapi di dalam membicarakan rekaman data elektronik dalam persepsi yang diperluas
dalam hubungannnya dangan masalah yang berkaitan dengan hukum, ada beberapa
masalah lain yang perlu diperhatikan:

1. Penipuan Komputer: perusakan, perubahan, penipuan dan pencurian data

2. “Privacy” (Perlindungan data) dan Penyebaran Informasi

45
3. Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer
4. Hak Cipta.
5. Kerahasian

Penipuan Komputer

Penyalahgunaan rekaman data elektronik merupakan kasus yang cukup mendominasi

pelanggaran hukum di bidang data dan komputer. Kerugian yang diakibatkan sangatlah
besar baik dalam bentuk materiil maupun in material. Kegiatan yang sudah
dikategorikan sebagi kejahatan ini umumnya dilakukan oleh orang-orang terpelajar dan
dengan kemampuan intelektual yang memadai.

Bentuk-bentuk yang dikategorikan sebagai penipuan komputer ada dua macam yaitu
penipuan data dan penipuan program. Dalam penipuan pertama data yang tidak sah
dimasukan dalam sebuah komputer atau data yang dimasukan mengalami perubahan.

Memasukan Instruksi Yang Tidak Sah

Kegiatan ini sering terjadi dalam dunia perbankan dimana seseorang secara tidak sah
misalnya telah memerintahkan komputer untuk mentransfer sejumlah uang dari satu
rekening ke rekening lainnya. Pada kasus ini jelas terlihat adanya usaha penipuan oleh
seseorang untuk keuntungannya sendiri.

Pada pasal 378 KUHP mengatur:

Barangsiapa dengan maksud untuk menguntungkan dirinya sendiri atau orang lain
secara melawan hukum, dengan mempergunakan sebuah nama palsu atau sifat palsu,
dengan mempergunakan tipu muslihat ataupun dengan mempergunakan susunan kata-
kata bohong, menggerakan seseorang untuk menyerahkan sesuatu benda, untuk
mengadakan perjanjian hutang ataupun untuk meniadakan piutang, karena salah telah
melakukan penipuan, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya empat tahun.

Salah unsur yang perlu diperhatiakan dari pasal ini adalah penipuan terhadap orang.
Dalam kasus yang digambarkan diatas yang ditipu adalah komputer. Sehingga secara
logika pelaku tidak dapat dihukum jika mengandalkan pada pasal ini. Kecuali jika

46
pengertian kata ‘komputer’ termasuk didalamnya orang yang bertanggungjawab
terhadap operasi komputer tersebut.

Sabotase, Perusakan dan Pengubahan Data

Komputer dan data eletroniknya dirusak dengan berbagai cara seperti membakar,
meledakkan atau memasukan sesuatu benda sehingga komputer tidak dapat
beroperasi. Selain itu ada juga usaha untuk mengubah data yang tersedia.

Pasal 406 KUHP mengatur:

Barangsiapa dengan sengaja dan secara melawan hukum menghacurkan, merusakkan,

membuat hingga tidak dapat dipakai lagi atau menghilangkan sesuatu benda yang
seluruhnya atau sebagian adalah kepunyan orang lain, dihukum dengan hukuman
penjara selama-lamanya dua tahun dan delapan bulan atau dengan hukuman denda
setinggi tingginya empat ribu lima ratus rupiah.

Masalah yang timbul dari penerapan pasal ini adalah apakah kita dapat memperlakukan
rekaman data elektronik sebagai benda. Beberapa putusan pengadilan di beberapa
negara memperlakukan rekaman data elektronik bukan sebagai benda. Sehingga pasal
ini tidak dapat dipakai dalam kasus perubahan data.

Privasi (Perlindungan Data) dan Penyebaran Informasi

Pesatnya kemajuan teknologi komputer memberikan dampak yang besar bagi usaha
pengumpulan data yang cepat dan akurat, penyimpanan data yang hemat tempat serta
penyebarannya yang meliwati batas waktu dan ruang.

Kemajuan seperti ini mengundang suatu tantangan yang lebih rumit dan berat dan
dilematis bagi pengelola rekaman data yaitu masalah “privacy” (perlindungan data).
Data-data yang dikumpulkan dari individu sangat dibatasi penggunaanya sesuai dengan
pernyataan atau perjanjian ketika data itu dalam proses pengumpulan antara pemberi
data dengan pengumpulan data.

Dewan Konvensi Eropa Tentang Perlindungan Data menetapkan prinsip-prinsip yang

perlu diperhatikan dalam memperlakukan data pribadi:

47
1. Informasi yang dimuat dalam data pribadi harus diperoleh dan diproses secara
jujur dan sah;

2. data pribadi harus disimpan hanya untuk satu tujuan atau lebih yang khusus dan
sah;

3. Data pribadi yang dikuasai untuk suatu tujuan atau tujuan-tujuan tidak boleh
digunakan atau disebarluaskan dengan melalui suatu cara yang tidak sesuai
dengan tujuan atau tujuan-tujuan tersebut;

4. Data pribadi yang dikuasai untuk keperluan suatu tujuan atau tujuan-tujuan
harus layak, relevan, dan tidak terlalu luas dalam kaitannya dengan tujuan atau
tujuan-tujuan tersebut;

5. Data pribadi harus akurat dan, jika diperlukan, selalu diperbarui;

6. Data pribadi yang dikuasai untuk keperluan suatu tujuan atau tujuan-tujuan tidak
boleh dikuasai terlalu lama dari waktu yang diperlukan untuk kepentingan tujuan
atau tujuan-tujuan tersebut;

7. Individu yang bersangkutan akan diberikan hak untuk:

a. Dalam jangka waktu yang wajar dan tanpa penundaan serta tanpa
biaya:
i. diberi penjelasan oleh pihak pengguna data tentang apakah
pihaknya menguasai data pribadi di mana individu yang bersangkutan menjadi
subjek data; dan
ii. untuk akses pada suatu data demikian yang dikuasai oleh pihak
pengguna data;
b. Jika dipandang perlu, melakukan perbaikan atau penghapusan data;

8. Tindakan-tindakan pengamanan yang memadai harus diambil menghadapi

akses tidak sah, atau pengubahan, penyerbarluasan atau pengrusakan data
pribadi serta menghadapi kerugian tidak terduga atau kerusakan data pribadi.

Data pribadi yang tersimpan secara elektronik dapat dengan mudah mengalami
perubahan dan penyebaran tanpa diketahui atau izin dari individu yang bersangkutan.
Akibatnya sudah jelas terganggunya “privacy”nya dan kerugian material dan moral yang
bersangkutan.

Tony Munroe dalam artikelnya yang berjudul “Privacy experts worry about big banks ‘Big
Brother’ concept di Jakarta Post edisi Sabtu, 6 Februari 1999 menggambarkan
bagaimana bank-bank telah memanfaatkan data pribadi tersedia pada pangkalan data
mereka yang canggih lebih dari tujuan atau tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sebagai
contoh mereka juga memberikan data-data pribadi tersebut kepada perusahaan-

48
perusahaan yang menjadi afiliasinya seperti perusahaan asuransi. Akibatnya banyak
para kliennya merasa terkejut karena permohonan untuk menjadi pemegang polis
ditolak karena perusahaan asuransi mengetahui data pribadi yang menyebabkan yang
bersangkutan ditolak seperi gaya hidup dan kondisi kesehatan.

Pembagian data pribadi yang cepat, tepat dan akurat melalui pangkalan data (data
sharing) jelas bertentangan prinsi-prinsip perlindungan data. Disini sumber konflik
berakar pada kepentingan yang berbeda yang menyangkut keuangan. Pihak
perusahaan merasa telah menghabiskan jutaan dolar untuk mengumpukan data-data
pribadi yang komprehensip sehingga pemakaian harus diperluas untuk berbagai tujuan
yang menguntungkan. Sementara individu yang bersangkutan bersikeras bahwa prinsip-
prinsip perlindungan data harus dijunjung tinggi sehingga mereka tidak akan dirugikan.
Penyebaran data pribadi dalam kasus ini jelas mempunyai unsur kesengajaan dari pihak
pengguna data. Kasus lain yang muncul sebagai konsekuensi logis penyimpanan data
secara logis adalah Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer (illegal access) atau
dengan istilah yang lebih populer “hacking”

Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer

Alasan dari tindakan ini kadang didasari oleh hal yang sederhana yaitu hanya sekedar
tahu mengenai data-data apa saja yang ada dalam komputer. Akan tetapi tidak jarang
tindakan tanpa kewenangan ini dilatari niat jahat untuk mendapatkan keuntungan
pribadi. Cara memasuki komputer untuk mengakses datanya dapat bermacam-macam.
Cara langsung dan lebih sederhana dapat dilakukan dengan menggunakan komputer
yang ada disitu. Sedangkan cara tidak langsung adalah dengan menggunakan terminal
jauh (remote terminal) di tempat lain.
Tindakan ini dalam beberapa hal menimbulkan beberapa kerugian bagi pemilik data
seperti:
1. penghapusan data
2. perubahan data
3. terbukanya kerahasian data yang dapat berakibat fatal bagi pemilik data..

49
Para pelaku tindakan ini sering orang-orang yang mempunyai kemampuan intelektual
yang mendekati genius. Mereka dapat memecahkan rahasia kode-kode akses yang
sangat rumit.

Jerat yang dipakai untuk tindakan ini adalah Pasal 167 KUHP terutama ayat 2 yang
berbunyi: Barangsiapa masuk dengan merusak atau memanjat, dengan menggunakan
anak kunci palsu, perintah palsu atau pakaian jabatan palsu, atau barangsiapa tanpa
setahu yang berhak terlebih dahulu serta bukan karena kekeliruan masuk dan
kedapatan di situ pada waktu malam , dianggap masuk dengan paksa.

Penerapan pasal ini dapat dilakukan sejauh adanya perluasan penafsiran mengenai
istilah ruangan misalnya seperti yang tercantum pada ayat 1 pasal ini. Serta istlah kata
masuk yang dinterpretasikan sebagai masuk secara elektronis bukan secara fisik.

Hak Cipta.

Hak cipta adalah hak diberikan kepada pencipta atau orang ditunjuknya untuk
memperbanyak suatu karya ciptaan dan untuk diakui sebagai pencipta. Hak cipta hanya
melindungi ungkapan dari suatu ide atau gagasan bukan ide atau gagasan itu sendiri.
Ungkapan itu disimpan dalam media yang bersifat permanen yang memungkinkan
dilakukan reproduksi ciptaanya tersebut. Kertas, magnetic tape, disket, CD misalnya
merupakan media yang memungkinkan suatu gagasan disimpan secara permanen.

Ada dua macam hak yang harus diperhatikan dalam pembicaraan mengenai hak cipta.
Pertama adalah hak moral. Hak ini pada intinya memberikan jaminan kepada
penciptanya untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menolak segala macam
bentuk distorsi (perubahan) terhadap karya ciptanya. Hak ini bersifat abadi dan tudak
bisa dipindah-tangankan. Kedua adalah hak ekonomi. Hak ini pada prinsipnya
berhubungan dengan hak yang diberikan kepada pencipta atau orang yang ditunjuknya
untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Hak ini bersifat sementara dan dapat
dialihkan kepada orang lain.

Karya-karya yang menjadi subjek perlindungan hak cipta antara lain adalah:

1. karya literatur : koran, artikel journal, puisi, cerpen, buku (baik fiksi maupun tidak

50
 ), aturan permainan, lirik lagu, buku harian, program komputer dan bentul lain dari
tulisan;

2. karya drama: sandiwara, naskah film;

3. karya musik;

4. karya seni: lukisan, ukiran, foto, peta, patung, dll;

Lamanya perlindungan hak ekonomi terhadap karya ini berbeda-beda. Karya yang
ditulis dalam bentuk buku misalnya dilindungi sampai 50 tahun setelah sang pencipta
meninggal dunia.
Melihat dari macam karya dilindungi, maka jelas bahwa hampir semua materi yang
tersimpan di suatu lembaga kearsipan tidak lepas dari perlindungan hak cipta. Dan tentu
saja menimbulkan konsekuensi hukum bagi pengelolanya terutama mengenai masalah
memperbanyak suatu karya ciptaan.

Undang-undang hak cipta biasanya memperbolehkan perorangan atau lembaga untuk

memperbanyak suatu karya ciptaan tanpa melanggar hak cipta. Keadaan atau syarat
yang memungkinkan memperbanyak suatu karya karya ciptaan di lingkungan dunia
kearsipan adalah:

1. memperbanyak karya ciptaan untuk maksud melestarikan karya yang tidak

terbitkan atau menganti karya yang diterbitkan. Jika suatu karya yang
diterbitkan yang disimpan dalam koleksi mengalami kerusakan maka
membuat salinan karya diperbolehkan sejauh usaha untuk mendapatkan salinan
tidak berhasil dalam waktu yang cukup lama atau dikarenakan harganya terlalu
mahal dan hal ini dibuktikan oleh pejabat arsip yang bersangkutan;

2. memperbanyak untuk tujuan penelitian yang sedang dilakukan oleh

lembaga arsip;

3. memperbanyak untuk tujuan memberikannya kepada pemakai sejauh

pemakai telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan;

4. memperbanyak untuk tujuan me-microfilm-kan karya ciptaan dalam rangka

penghematan tempat. Kegiatan ini bisa dilakukan jika karya ciptaan
memang ada pada koleksi lembaga arsip yang bersangkutan.

51
Diluar dari ketentuan di atas maka para pengelola arsip harus mendapatkan izin secara
tertulis dari pemilik hak cipta untuk memperbanyak suatu karya ciptaan.

Para pengelola arsip perlu berkonsultasi dengan depositor arsip mengenai perlindungan
hak cipta ketika mereka menyerahkan arsipnnya.

Feature utama yang ditampilkan pada setiap undang-undang hak cipta yang berkaitan
dengan masalah rekaman data elektronik adalah pencantuman nama pencipta dan
penolakan terhadap adanya distorsi iniformasi pada karya ciptaan (hak moral) dan
penggandaan (reproduksi) ciptaan.

Ketersediaan data dalam bentuk elektronis yang sudah memenuhi syarat perlindungan
hak cipta menjadi rentan terhadap distorsi informasi (penghapusan atau perubahan
sebagian data yang ada. Kejadian ini kadang sulit dibuktikan kebenarannya karena
penghapusan atau perubahan data tidak meninggalkan jejak apapaun pada rekaman
data. Keadaan ini tentu akan menimbulkan kebingungan bagi pemakai data. Situasi ini
jelas berbeda jika data memakai kertas sebagai medium. Penghapusan dan perubahan
data akan meninggalkan jejak tertentu.

Penggandaan rekaman data elektronis dengan kemajuan teknologi menjadi sangat

murah, mudah dan cepat. Penggandaan ini tidak mengakibatkan pemilik data
kehilangan sebagian atau semua secara permanen data yang dimiliki. Akan tetapi
kerugian yang didapat akibat tindakan ini dapat berbentuk finansial ataupun penyebaran
informasi yang tidak terkendali.

Kerahasiaan

Adanya usaha untuk memperkuat undang-undang hak cipta dengan memasukan hal
mengenai kerahasiaan data. Kerahasiaan data harus mempunyai tiga unsur (dalam
perkara Coco v. A.N. Clark) yaitu:

1. Informasi itu harus mempunyai kualitas kerahasiaan;

2. Informasi itu harus diberikan dalam keadan-keadaan yang menimbulkan
kewajiban merahasiakan;

52
3. Harus ada suatu penggunaan tidak sah terhadap informasi tersebut yang
merugikan pihak yang memilikinya.

Tersedianya data rahasia dalam bentuk elektronik dapat menempatkan pemilik data
pada posisi resiko tinggi akan terjadinya kebocoran data. Kasus ‘hacking’ misalnya,
memperlihatkan betapapun rumit dan ketatnya perlindungan data demi kerahasiaan
kadang dapat bobol juga.

Kasus Mengenai Dokumen

Kasus-kasus yang menyangkut peranan penting dokumen dalam perkara hukum selalu
menarik untuk diikuti. Banyak kasus yang terungkap akibat keberadaan dokumen yang
kuat dan lengkap telah mengantarkan para pelakunya ke tembok penjara atau
menimbulkan kontroversi di tengah masyarakat.

Dokumen Garnadi

Mantan Wakil Ketua Panitia Pelaksana Penentuan Tim-TIM (P3TT) Mayjen (Pur)
Garnadi, ketika diperiksa Tim KPP HAM menolak materi atau yang lebih dikenal dengan
istilah dokumen Garnadi.

Mayjen TNI (Purn) Garnadi mengakui bahwa kop surat dan tanda tangan memang
miliknya. Akan tetapi dokumen yang ada dalam bentuk fotokopi masih perlu diuji
keabsahannya. Disamping itu substansi atau isi dokumen tersebut sangat berbeda.

Isi dokumen itu sendiri dari keterangan Munir ketua Kontras merupakan gambaran
umum mengenai penjelasan mengenai jika opsi I gagal. Opsi berikutnya
menggambarkan suasana di Tim-Tim demikian kacau akibat pertentangan antara
kelompok pro integrasi dengan kelompok pendukung kemerdekaan. Untuk itu
pemerintah menilai tidak ada gunanya Tim-Tim dipertahankan. Selanjutnya, rencana
pengamanan penarikan diri harus disiapkan dan fasilitas vital harus dirusak.

Dokumen Garnadi ini memakai Kop surat Menko Polkam bernomor

53/TimP4OKPP/7/1999 tertanggal 3 Juli 1999. Setiap lembarnya, di pojok kanan atas

53
dibubuhi cap “Rahasia” dan pada lembar gambar keempat tertera tanda tangan
AsmenkoI/Poldagri atas nama HR Garnadi serta ada capnya.

Pengacara Mayjen TNI (Purn) Garnadi, Yan Juanda mengatakan bahwa substansi isi
fotokopi dokumen bertentangan dengan instruksi Jendral (Pur) Wiranto yang
menginstruksikan pengamanan instansi vital. Terbukti sampai sekarang bahwa instansi
vital itu masih utuh yaitu Pertamina, PLN, Telkom, dan rumah sakit serta 4000 staf
Unamet tidak ada satupun terluka.

Dikatakan penelusuran terhadap dokumen asli Garnadi ini agak sulit karena yang
beredar adalah fotokopi, sementara yang asli sudah susah diselusuri.

Dokumen yang berisi laporan kepada Feisal Tanjung pertama-tama bocor di Australia
untuk kemudian baru “merembes” kembali ke Indonesia. Sementara itu surat kabar
Inggris, “The Independent” dalam edisinya Sabtu melaporkan memperoleh sejumlah
dokumen tersebut yang terang-terangan menyebutkan kalau para jendral TNI mengatur
langsung aksi-aksi tekanan dan kekerasan terhadap mereka yang pro kemerdekaan.
The Independent mengaku memperoleh salinan dokumen-dokumen tersebut dari para
aktivis HAM. Yayasan Hak Rakyat Tim-Tim yang mengklaim mendapatkan surat-surat
rahasia itu setelah mnyelusup masuk ke gedung bekas markas regional TNI-AD di Dili
yang telah ditinggalkan. (sumber M Web, 99-2000)

Keberanian Seorang Hakim Perancis

Eva Joly dengan sabar dan teliti mengggali pada tumpukan dokumen lebih sembilan
tahun belakangan ini. Pada tumpukan dokumen tersebut ia menemukan kegiatan
korupsi tingkat tinggi, penyalahgunaan dan pencurian dana masyarakat.
Temuan dokumen hakim Eva Joly telah menjadikan para tokoh masyarakat Perancis
yang berpengaruh dan sering berpenampilan santun menghadapi kenyataan bahwa diri
mereka harus diperlakukan sama di depan hukum.

Bernard Tapie, tokoh politik terkemuka di Perancis dan Roland Dumas, mantan Menteri
Luar Negeri Perancis dan kawan dekat mantan Presiden Francois Mitterrand harus
merasakan tidak enaknya menghabiskan waktu di tembok penjara dan rasa malu yang

54
tak tertahankan. Dari orang yang dihormati, dikagumi dan disanjung, kini mereka harus
menerima kenyataan sebagai orang yang hina dan dicap sebagai penghianat
masyarakat.

Hakim Eva Joly, yang harus mempertaruhkan nyawanya setiap saat, membedah
dokumen untuk menyingkirkan rasa tabu menyerang tokoh masyarakat yang mepunyai
indikasi kuat melakukan kesalahan dan kejahatan. Dokumen yang ia miliki menjadikan
banyak mantan pejabat di Perancis menjalani masa tuanya dengan perasaan was-was
dan khawatir karena kehidupan mereka bisa berujung di penjara.

Dari kedua kasus yang dipaparkan disini kita melihat betapa dokumen mempunyai peran
yang begitu penting untuk membongkar kejahatan kepada rakyat.

Di Indonesia pun kita melihat kenyataan ini. Akbar Tanjung, ketua DPR harus menerima
kenyataan pahit bahwa ia dinyatakan bersalah dalam penggunaan dana Bulog
bedasarkan bukti dokumen yang diketemukan. Irma Hutabarat, ketua ICE on Indonesia
dan presenter andalan stasiun Metro TV untuk acara isu-isu sosial politik harus
berurusan dengan polisi karena dilaporkan menyalagunakan miliaran rupiah sumbangan
dana untuk korban banjir di Jakarta. Manajemen Lippo akan menghadapi tuduhan
kejahatan karena mengeluarkan dua dokumen laporan keuangan yang bertentangan.

Dokumen adalah rekaman peristiwa. Peristiwa itu bisa bersumber pada pikiran
seseorang, pada tindakannya yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Dan
dokumen-dokumen ini pada suatu masa akan mengundang kekaguman pada diri orang
tersebut atau…….kebencian yang mendalam.

DAFTAR BACAAN

Erlandsson, Alf, Electronic Records Management: A Literature Review, ICA

Studies, 1996
Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in
Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994
Bainbridge, David, Komputer dan Hukum, Sinar Grafika, 1993

55
 Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part One: Topic
1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South
Wales, 1996
Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part two: Topic
7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South
Wales, 1996
Schwartz, Candy. Records Management and LibraryAblex Publishing, New
Jersey, 1993
Sudirdja, Eddy Djunaedi, Memberantas Kejahatan Komputer Dengan Hukum
Pidana, Mahakamah Agung-RI, 1993
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang
Dokumen Perusahaan, Warta Perundang-undangan

56
57
Peran Informasi

Informasi sering kini disebut sebagai sumberdaya keempat sesudah uang, tenaga
manusia dan kepemilikan. Informasi telah menjadi elemen penting dalam organisasi
bisnis karena informasi merupakan kemampuan intelektual, pengetahuan dan
keterampilan yang dimiliki oleh anggota organisasi yang bersangkutan. Keadaan ini
pada gilirannya akan menempatkan informasi sebagai hal yang amat penting dalam
usaha organisasi mencapai tujuannya dan kelak akan diperlakukan sebagai
sumberdaya pertama.

Kita dapat melihat peran penting informasi dalam kegiatan bisnis, yaitu:

3. Informasi menjadi bahan mentah dan pokok utama dalam proses bisnis.
Sebagai contoh pelaksanaan jaminan sosial, kegiatan peminjaman dan
penanaman modal selalu mendasarkan pada keberadaan informasi dalam
bertindak.
4. Informasi mendukung kegiatan bisnis seperti pengendalian dan pengawasan
dalam sistem akunting.

58
Disini kita menarik dua perbedaan yang jelas dari kedua peran ini yaitu:

C. Peran pertama mengacu pada apa yang dinamakan informasi intrinsik. Dalam
informasi intrinsik, informasi berperan sebagai subjek sekaligus juga objek dari
suatu kegiatan atau proses bisnis. Sebagai contoh dalam penilaian mengenai
keabsahan suatu jaminan asuransi, informasi mengenai klaim menjadi dasar
bagi pengembilan keputusan dan menentukan hasil yang dicapai. Sementara itu
dalam kegiatan penanaman modal dan manajemen pembiayaan, ketepatan
waktu dan akurasi informasi serta keyakinan terhadapnya menjadi faktor yang
sangat penting dalam pengambilan keputusan.

D. Pada peran kedua kita melihat informasi ektrinsik dimana informasi bukan
menjadi subjek tetapi memberikan alat bagi pengendalian kegiatan bisnis.
Sebagai contoh sistem perdagangan saham dan industri manufaktur dapat
melakukan proses kegiatan untuk menghasilkan sesuatu tanpa keberadaan
informasi. Akan tetapi hasil yang didapat akan tidak memuaskan.

Langkah yang perlu ada sebagai indikasi pentingnya informasi dalam organisasi:

 Kebijakan. Apakah semua informasi telah dipelakukan sebagai aset

perusahaan, atau kepemilikan pribadi diperbolehkan? Bagaimana kebijakan
dalam penamaan dan klasifikasi dokumen? Siapa yang mengatur pemakaian
bersama informasi?
 Standar. Apakah semua berkas didaftar? Standar apa yang digunakan dalam
pemberkasan manual maupun elektronik? Apakah sudah ditetapkan sistem
“word processing” yang sama di semua kegiatan bisnis perusahaan sehingga
berkas dapat ditransfer dan dikenal dengan mudah?
 Prosedur. Apakah sudah ada prosedur? Siapa yang melatih staf? Apakah
prosedur mendukung kebijakan mengenai pengklasifikasian, pengindeksan
dan evaluasi sumber informasi?
 Technologi. Apakah strategi Sistem Informasi (SI) mencakup keseluruhan
sumber daya informasi organisasi termasuk hal mana yang diprioritaskan:
kertas, mikrofilm, atau format elektronik. Apakah mereka yang memegang

59
 bagian Sistem Informasi sesungguhnya memahami pentingnya pendekatan
terpadu terhadap seluruh aset informasi bisnis.

Memahami Kelompok Pemakai Informasi

Di dalam perusahaan kita harus mampu mengidentifikasi kelompok yang membutuhkan

informasi dan tujuannya. Disini kita melihat tiga kelompok penting dalam perusahaan
yang ada kaitannya dengan keberadaan informasi:

1. Staf perancang kebijakan. Kelompok ini menggunakan informasi untuk

menjadikan hasil pekerjaan mereka lebih baik lagi dan mereka
menekankan pada alasan keefektifan (bekerja untuk membuahkan hasil
yang diinginkan) kehadiran informasi bagi pekerjaan mereka

2. Para Manajer Lini. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab dan

kewenangan dalam hal pemakaian anggaran. Kelompok ini selalu berfikir
bagaimana informasi dapat membantu mereka mengeluarkan dana lebih
sedikit untuk mendapatkan hasil yang lebih besar. Manajer Lini
berorientasi pada alasan efesiensi (mengerjakan pekerjaan dengan
berhasil tanpa membuang-buang waktu dan tenaga)

3. Para Manajer Sumberdaya. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab

terhadap tenaga kerja dan kekayaan perusahaan. Mereka
memperlakukan informasi sebagai cara untuk membantu penghematan
baik dari segi tenaga kerja, dana dan ruang. Mereka melihat informasi
dari alasan ekonomis.

III. Perlunya Pengelolaan Sumber Informasi

Suatu penelitian di Inggris mengenai keberadaan informasi perusahaan menemukan

bahwa 90% informasi yang dibutuhkan tersedia di perusahaan itu sendiri. Sedangkan
sisanya 10% didapat dari luar dan hanya 10% dari yang didapat dari luar diperlukan.

60
Suatu penelitian oleh penulis yang bersumber dari laporan Praktek Kerja Lapangan
mahasiswa pada suatu kelompok perusahaan yang relatif cukup besar menggambarkan
kondisi sebagai berikut:

Berdasarkan data yang diterima kami mengidentifikasikan beberapa masalah yang

dihadapi dalam mengelola arsip di Kelompok Usaha Kayamanja (nama perusahaan
disamarkan untuk privasi) secara baik yaitu:
1. Kurang terkendalinya pengelolaaan arsip aktif
2. Tidak adanya sistem penyimpanan arsip yang baku
3. Belum adanya prosedur pemindahan arsip
4. Belum adanya ruang khusus penyimpanan arsip
5. Tidak adanya staf khusus untuk menangani kearsipan
6. Belum adanya jadwal retensi dan pelaksanaannya secara baku

Konsekuensi logis yang muncul dari masalah di atas adalah:

1. Kesulitan dalam pencarian informasi yang diperlukan dalam

hubungannya dengan kecepatan dan ketepatan.
2. Pertanggungjawaban terhadap pengelolaan arsip inaktif menjadi
tidak ada
3. Keamanan data dan informasi menjadi tidak terjamin
4. Pengelolaan arsip yang baik dan profesional tidak tercapai
5. Penumpukan arsip
Dampak yang ditimbulkan oleh keadaan ini adalah:
1. Kerugian yang tak terhingga jika terjadinya kebocoran data dan
informasi
2. Memperlambat atau menghambat perusahaan dalam pengambilan
keputusan
3. Mengeluarkan biaya yang seharusnya tidak perlu.

Sehubungan dengan keadaan di atas perlu dilakukan hal sebagai berikut:

1. Pembuatan standard penyimpanan arsip yang efektik dan efesien

termasuk di dalamnya sistim pemberkasan.
2. Pembuatan prosedur pemindahan arsip.

61
 3. Pendirian Records Centre Kelompok Usaha Kayamanja.
4. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip berikut petunjuk pelaksanaannya.
5. Pelatihan bagi staf khusus yang menangani kearsipan di Kelompok
Usaha Kayamanja
6. Komputerisasi Temu Kembali Arsip
Hasil yang diharapkan adalah terciptannya Sistem Manajemen Kearsipan yang
komprehensip di Kelompok Usaha Kayamanja yang memberikan dukungan besar bagi
keberhasilan Kelompok Usaha Kayamanja mencapai tujuan-tujuan usahanya baik di tingkat
nasional dan internasional.

IV. Kasus Mengenai Dokumen

1. Dokumen Garnadi:

Mantan Wakil Ketua Panitia Pelaksana Penentuan Tim-TIM (P3TT) Mayjen (Pur)
Garnadi, ketika diperiksa Tim KPP HAM menolak materi atau yang lebih dikenal dengan
istilah dokumen Garnadi.

Mayjen TNI (Purn) Garnadi mengakui bahwa kop surat dan tanda tangan memang
miliknya. Akan tetapi dokumen yang ada dalam bentuk fotokopi masih perlu diuji
keabsahannya. Disamping itu substansi atau isi dokumen tersebut sangat berbeda.

Isi dokumen itu sendiri dari keterangan Munir ketua Kontras merupakan gambaran
umum mengenai penjelasan mengenai jika opsi I gagal. Opsi berikutnya
menggambarkan suasana di Tim-Tim demikian kacau akibat pertentangan antara
kelompok pro integrasi dengan kelompok pendukung kemerdekaan. Untuk itu
pemerintah menilai tidak ada gunanya Tim-Tim dipertahankan. Selanjutnya, rencana
pengamanan penarikan diri harus disiapkan dan fasilitas vital harus dirusak.

Dokumen Garnadi ini memakai Kop surat Menko Polkam bernomor

53/TimP4OKPP/7/1999 tertanggal 3 Juli 1999. Setiap lembarnya, di pojok kanan atas
dibubuhi cap “Rahasia” dan pada lembar gambar keempat tertera tanda tangan
AsmenkoI/Poldagri atas nama HR Garnadi serta ada capnya.

62
Pengacara Mayjen TNI (Purn) Garnadi, Yan Juanda mengatakan bahwa substansi isi
fotokopi dokumen bertentangan dengan instruksi Jendral (Pur) Wiranto yang
menginstruksikan pengamanan instansi vital. Terbukti sampai sekarang bahwa instansi
vital itu masih utuh yaitu Pertamina, PLN, Telkom, dan rumah sakit serta 4000 staf
Unamet tidak ada satupun terluka.

Dikatakan penelusuran terhadap dokumen asli Garnadi ini agak sulit karena yang
beredar adalah fotokopi, sementara yang asli sudah susah diselusuri.

Dokumen yang berisi laporan kepada Feisal Tanjung pertama-tama bocor di Australia
untuk kemudian baru “merembes” kembali ke Indonesia. Sementara itu surat kabar
Inggris, “The Independent” dalam edisinya Sabtu melaporkan memperoleh sejumlah
dokumen tersebut yang terang-terangan menyebutkan kalau para jendral TNI mengatur
langsung aksi-aksi tekanan dan kekerasan terhadap mereka yang pro kemerdekaan.

The Independent mengaku memperoleh salinan dokumen-dokumen tersebut dari para

aktivis HAM. Yayasan Hak Rakyat Tim-Tim yang mengklaim mendapatkan surat-surat
rahasia itu setelah mnyelusup masuk ke gedung bekas markas regional TNI-AD di Dili
yang telah ditinggalkan. (sumber M Web, 99-2000)

2. Keberanian Seorang Hakim Perancis

Eva Joly dengan sabar dan teliti mengggali pada tumpukan dokumen lebih sembilan
tahun belakangan ini. Pada tumpukan dokumen tersebut ia menemukan kegiatan
korupsi tingkat tinggi, penyalahgunaan dan pencurian dana masyarakat.

Temuan dokumen hakim Eva Joly telah menjadikan para tokoh masyarakat Perancis
yang berpengaruh dan sering berpenampilan santun menghadapi kenyataan bahwa diri
mereka harus diperlakukan sama di depan hukum.

Bernard Tapie, tokoh politik terkemuka di Perancis dan Roland Dumas, mantan Menteri
Luar Negeri Perancis dan kawan dekat mantan Presiden Francois Mitterrand harus
merasakan tidak enaknya menghabiskan waktu di tembok penjara dan rasa malu yang
tak tertahankan. Dari orang yang dihormati, dikagumi dan disanjung, kini mereka harus

63
menerima kenyataan sebagai orang yang hina dan dicap sebagai penghianat
masyarakat.

Hakim Eva Joly, yang harus mempertaruhkan nyawanya setiap saat, membedah
dokumen untuk menyingkirkan rasa tabu menyerang tokoh masyarakat yang mepunyai
indikasi kuat melakukan kesalahan dan kejahatan. Dokumen yang ia miliki menjadikan
banyak mantan pejabat di Perancis menjalani masa tuanya dengan perasaan was-was
dan khawatir karena kehidupan mereka bisa berujung di penjara.

Dari kedua kasus yang dipaparkan disini kita melihat betapa dokumen mempunyai peran
yang begitu penting untuk membongkar kejahatan kepada rakyat.

Di Indonesia pun kita melihat kenyataan ini. Akbar Tanjung, ketua DPR harus menerima
kenyataan pahit bahwa ia dinyatakan bersalah dalam penggunaan dana Bulog
bedasarkan bukti dokumen yang diketemukan. Irma Hutabarat, ketua ICE on Indonesia
dan presenter andalan stasiun Metro TV untuk acara isu-isu sosial politik harus
berurusan dengan polisi karena dilaporkan menyalagunakan miliaran rupiah sumbangan
dana untuk korban banjir di Jakarta.

Dokumen adalah rekaman peristiwa. Peristiwa itu bisa bersumber pada pikiran
seseorang, pada tindakannya yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Dan
dokumen-dokumen ini pada suatu masa akan mengundang kekaguman pada diri orang
tersebut atau…….kebencian yang mendalam.

DAFTAR BACAAN

Brumm, Eugenia K. Managing Records for ISO 9000 Compliance, Golden

Book Centre, Kuala Lumpur, 1999
Erlandsson, Alf, Electronic Records Management: A Literature Review, ICA
Studies, 1996
Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in
Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994

64
 Bainbridge, David, Komputer dan Hukum, Sinar Grafika, 1993
Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part One: Topic
1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South
Wales, 1996
Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part two: Topic
7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South
Wales, 1996
Ricks, Swafford. Information and Image Management, South Western
Publishing, Ohio, 1992
Schwartz, Candy. Records Management and Library, Ablex Publishing, New
Jersey, 1993
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang
Dokumen Perusahaan, Warta Perundang-undangan

65