PEDOMAN PENGORGANISASIAN

DIVISI SIM & RM

RSIA KENDANGSARI MERR

Jl. Dr. Ir. H. Soekarno No 2 Surabaya

Telp. (031) 3814388 Fax: 3814388

 Lampiran SK Direktur
Nomor : /KS-MERR/SK-DIR/IX/2016
Tanggal : 1 September 2016
Tentang : Pedoman Pengorganisasian Divisi SIM & RM

PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT SIM

RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK KENDANGSARI MERR

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Era globalisasi yang ditandai adanya perdagangan bebas mengharuskan
sektor kesehatan terutama rumah sakit meningkatkan daya saing dengan
memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan ataupun pasien. Salah satu
cara adalah penyajian laporan yang akurat bagi para pengambil keputusan,
sehingga lebih mudah dalam penataan administrasi. RSIA Kendangsari Merr
Surabaya adalah rumah sakit khusus tipe C yang bergerak dalam bidang Obstetri
Ginekologi dan Kesehatan Anak. Dengan motto Demi Bunda dan Buah Hati
Tercinta.

Rumah Sakit Ibu dan Anak Kendangsari Merr Surabaya dituntut untuk
memberikan pelayanan yang sebaik baiknya dengan manajemen yang seefektif
mungkin. Hal ini disebabkan oleh setiap pengambilan keputusan yang tidak
tepat akan berakibat pada penurunan kinerja rumah sakit.

Hal tersebut dapat menjadi kendala jika informasi yang tersedia tidak
mampu memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
Kecanggihan teknologi bukan merupakan suatu jaminan akan terpenuhinya
informasi, melainkan sistem yang terstruktur, terintegrasi, handal dan mampu
mengakomodasi seluruh informasi yang dibutuhkan yang harus dapat menjawab
tantangan yang dihadapi.

Guna mengatasi hambatan–hambatan dalam pelayanan kesehatan di

Rumah Sakit, keberadaan “Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit” sangat
 dibutuhkan, sebagai salah satu strategi manajemen dalam meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sebuah sistem

informasi yang terintegrasi yang disiapkan untuk menangani keseluruhan proses
manajemen Rumah Sakit, mulai dari pelayanan pendaftaran pasien, diagnosa
dan tindakan untuk pasien, medical record, apotek, gudang farmasi, penagihan,
proses akuntansi sampai dengan pengendalian oleh manajemen. Sistem
Informasi Manajemen terintegrasi dan di intergrasikan dengan prosedur manual
dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan
efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) saat ini memiliki

peranan penting dalam menunjang transaksi pelayanan, baik disisi front office
maupun back office. Secara umum tujuan dikembangkan sistem informasi rumah
sakit adalah untuk mengurangi redundansi data, memelihara integritas data,
melindungi keamanan data dan memudahkan akses data yang terintegrasi.
Pelaksanaan sistem informasi rumah sakit dengan harapan bisa memudahkan
pelaksanaan sistem informasi yang ada dibandingkan dengan mengerjakan
secara manual.

Integrasi Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan aplikasi yang

didukung dengan fitur dan modul yang lengkap untuk Operasional Rumah Sakit.
Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu operasional rumah sakit
dan dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit.

1.2 Landasan Dasar

Surat Keptusan Direktur ini pada prinsipnya dimaksudkan memberikan
arah dan pedoman yang jelas kepada unit dalam menata organisasi yang efisien,
efektif, dan rasional sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan instalasi/unit
masing-masing serta adanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi
serta komunikasi kelembagaan antara unit terkait. Besaran perangkat unit
sekurang-kurangnya mempertimbangkan faktor keuangan, kebutuhan
instalasi/unit, cakupan tugas yang meliputi sasaran tugas yang harus
diwujudkan, jenis dan banyaknya tugas beserta, sarana dan prasarana penunjang
tugas.
Oleh karena itu kebutuhan akan organisasi perangkat unit bagi masing-
masing instalasi/unit tidak senantiasa sama atau seragam. Surat Keptusan
Direktur ini menetapkan kriteria untuk menentukan jumlah besaran organisasi
unit masing-masing instalasi dengan variabel jumlah staf, besaran tugas pokok
dan fungsi, yang kemudian ditetapkan pembobotan masing-masing variabel
yaitu 45% (empat puluh lima persen) untuk variabel jumlah staf, serta
menetapkan variabel tersebut dalam beberapa kelas interval. Demikian juga
mengenai jumlah susunan organisasi disesuaikan dengan beban tugas masing-
masing unit.
Perubahan nomenklatur Wakil Kepala Instalasi pada Instalasi menjadi
Sekretariat dimaksudkan untuk lebih memfungsikannya sebagai unsur staf
dalam rangka koordinasi, penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas
secara terpadu dan tugas pelayanan administratif.
Dalam implementasi penataan kelembagaan perangkat instalasi/unit
berdasarkan Surat Keputusan Direktur ini menerapkan prinsip-prinsip
organisasi, antara lain visi dan misi yang jelas, pelembagaan fungsi staf dan
fungsi lini serta fungsi pendukung secara tegas, efisiensi dan efektifitas, rentang
kendali serta tata kerja yang jelas.
 BAB II
GAMBARAN UMUM RS
2.1 Sejarah RSIA Kendangsari Merr
Didirikan pada tanggal 4 Juni 2012, di bawah naungan PT. Merr Medika
Mulia, dengan Lingkup Bidang Usaha Jasa Rumah Sakit Swasta. Diprakarsai
dan didirikan oleh dokter-dokter spesialis kebidanan dan kandungan dalam
upaya peningkatan kualitas kesehatan reproduksi kaum perempuan. Khususnya
ibu hamil dan janin dikandungan sebagai bagian usaha pemerintahan untuk
meningkatan derajat kesehatan masyarakat pada umumnya.
Didukung oleh tenaga medis yang ahli dan berpengalaman dalam suatu
team work yang profesional dan didukung peralatan modern dengan teknologi
yang up to date.

LEGALITAS PERUSAHAAN
Akte perusahaan
Nomor Akte Pendirian : 02
Tanggal : 04 Juni 2012
Notaris : Vivi Soraya, S.H.
Nomor Akte Berita Acara Perubahan PT : 05
Tanggal : 7 November 2014
Notaris : Vivi Soraya, S.H.
Pengesahan Kehakiman dan HAM
Nomor Pendirian :AHU-31185.AH.01.01.Tahun
2012
Tanggal : 8 Juni 2012
Dikeluarkan oleh : Departemen Kehakiman dan
HAM Republik Indonesia
Nomer berita acara perubahan : AHU-13161.40.20.2014
Tanggal : 19 Desember 2014
Dikeluarkan oleh : Departemen Kehakiman dan
HAM Republik Indonesia
 Nomor Pokok Wajib Pajak dan Klasif
Nomor NPWP : 3.549.713.1-619.000
Tanggal : 18 Juni 2012
Dikeluarkan oleh : Kementerian Keuangan Republik Indonesia Direktorat
Jenderal Pajak

2.2 Fungsi dan Tugas Pokok RSIA Kendangsari Merr

RSIA Kendangsari Merr merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas
27 tempat tidur yang merupakan milik PT. Merr Medika Mulia. RSIA
Kendangsari Merr mempunyai fungsi “memberikan pelayanan kesehatan
paripurna” dengan motto “Demi Bunda dan Buah hati tercinta”.
Dalam mengemban fungsi tersebut diatas, RSIA Kendasari Merr mempunyai
tugas pokok berupa :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi
2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia RSIA
Kendangsari Merr agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis
dan bermanfaat.
3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta
menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.
 BAB III
VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN RS

3.1 Visi RSIA Kendangsari Merr

Mewujudkan rumah sakit yang unggul dalam pelayanan, pendidikan dan
penilitian dibidang obgyn dan pediatri.

3.2 Misi RSIA Kendangsari Merr

a. Memberikan pelayanan paripurna bagi bunda dan buah hati.
b. Menyelenggarakan pendidikan berkala bagi tenaga medis maupun masyarakat
awam dibidang obgyn dan pediatri
c. Mengembangkan penilitian dibidang obgyn dan pediatri.

3.3 Nilai
1. Tanggung Jawab
2. Perilaku Santun
3. Kebersamaan dan Kerjasama

3.4 Tujuan
1. Pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.
2. Pelayanan kesehatan terus meningkat dan berkembang.
3. Tercapainya peningkatan produktivitas pelayanan
4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi,
memiliki integritas, komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya
pendidikan dan pelatihan, serta upaya peningkatan kesejahteraan yang adil
dan manusiawi.
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RSIA KENDANGSARI MERR SURABAYA

PT. MERR MEDIKA MULIA

DIREKTUR Dewan Pengawas

Komite Farmasi dan Komite Medis Komite Komite Tenaga Komite PPI Satuan Pengawas Internal Divisi Litbang Divisi SIM & RM
Terapi Keperawatan Kesehatan Lain

Wadir Pelayanan
Wadir Umum

Kadiv Pelayanan Kadiv Kadiv SDM dan Kadiv umum dan

Kadiv Hub. Pelanggan Kadiv Keuangan
Medis Keperawatan Kadiv Penunjang Medik Hukum logistik
dan akuntansi

Unit Pemasaran
Instalasi Gawat Instalasi Kamar Instalasi Unit SDM Unit Logistik dan IPS
dan Hub. Unit
Darurat Bersalin Laboratorium
Pelanggan Pembendahara-
an dan payroll
Instalasi Ruang Unit Kesling &
Instalasi Bayi Unit Pelayanan Rumah Tangga
Instalasi Gizi Unit Sekretariat
RawatJalan Pelanggan
& Hukum Unit Acounting
Instalasi Rawat Unit Pemulasaraan
Inap Instalasi Jenazah
Instalasi Kamar Unit Klaimer
Farmasi Unit Diklat
Operasi dan HCU

Instalasi Neonatus
Dan NICU
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT SIM
RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK KENDANGSARI MERR SURABAYA

Direktur
dr. Sukamto, SpOG

Kepala Divisi SIM & RM

Donny Indra Kusuma S.Kom

Koordinator Unit SIM RS

Donny Indra Kusuma S.Kom

Penanggung Jawab Penanggung Jawab Penanggung Jawab

SIM RS Analis RS Hardware & Jaringan
Donny Indra Kusuma Donny Indra Kusuma Anwar Khoiri S.Pd
S.Kom S.Kom
 BAB VI
URAIAN JABATAN

6.1 Kepala Unit SIM & RM

Nama Jabatan Kepala Divisi SIM & RM
Tujuan Utama Seorang tenaga profesional yang diberi tugas tanggung jawab dan
wewenang dalam mengelola dan mengkoordinir pengelolaan seluruh
kegiatan pelayanan SIM & RM di RSIA Kendangsari Merr Surabaya
serta melaksanakan pengembangan perencanaan informasi strategis
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staf, pengarahan,
koordinasi, pelaporan, pengontrolan, dan evaluasi.
Tugas Utama Secara struktural bertanggung jawab kepada direktur terhadap aktivitas
utama sebagai berikut :
Perencanaan
a) Merencanakan dan membuat jadwal dinas sesuai dengan
kebutuhan secara efektif dan efisien
b) Merencanakan rencana jangka panjang tentang pengembangan
SIM RS dan rekam medik
c) Merencanakan pengadaan komputer, server, UPS, switch,
printer dan monitor untuk pengembangan, pergantian
peralatan yang menua atau rusak
d) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga Rekam Medis
sesuai dengan kebutuhan.
e) Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Rekam Medis dengan
bekerja sama dengan berbagai pihak yang terkait dan
merencanakan proyek kerja IT.
Pengelolaan Data
a) Bertanggung jawab atas pengumpulan data pendukung,
laporan farmasi, obstetri, dental, laboratorium, radiologi, rawat
jalan dan rawat inap
b) Bertanggung jawab terhadap hasil sensus rawat inap dan
melakukan pengolahan data dan statistik BOR, LOS, TOI,
 BTO, NDR dan GDR
c) Melakukan pengolahan data laporan surveilans sesuai dengan
permintaan dari Dinas Kesehatan Kota dan Propinsi
Pengorganisasian
a) Bertanggung jawab atas kelancaran operasional pelayanan
SIM dan RM
b) Bertanggung jawab atas tersedianya formulir, pengumpulan
dan pengolahan data serta pengendalian mutu RM
c) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian
software
d) Bertanggung jawab atas terselenggaranya pelayanan rekam
medis.
e) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan
sistem komputer dan data transaksi keuangan
f) Melakukan survei dan pengujian sistem IT yang diterapkan di
rumah sakit
g) Melakukan pengembangan SIM dan RM berdasarkan hasil
survei
h) Bertanggung jawab terhadap petty cash dan dokumen
pembelian di unitnya serta penandatanganan cuti, lembur dan
izin sakit
i) Mengkoordinir kegiatan penambahan dan perbaikan sistem
atau hardware secara cepat dan akurat
j) Merekomendasikan perubahan/perbaikan SIM dan RM yang
digunakan
k) Melakukan audit sistem informatika dan Rekam Medik
Menyelenggarakan rapat unit RM
Pengaturan Staf
a) Melakukan supervisi terhadap staf yang menjadi
tanggungjawabnya
b) Mengatur rotasi staf
c) Mengatur jadwal kerja staf
 d) Mendisiplinkan staf
Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan bawahan
supaya tercapai sesuai dengan standar.

Pengarahan Staf
a) Memberikan bimbingan dan pembinaan SIM dan RM
b) Memotivasi, membina, menilai dan memeriksa kegiatan dan
hasil kerja bawahan

Pelaporan
a) Membuat laporan harian, bulanan, dan tahunan SIM dan RM
ke manajemen sesuai ketentuan
b) Melaporkan permasalahan ya
c) Membuat laporan KPI (Key Performance Indicator) untuk
keseluruhan operasional rumah sakit
d) Mencatat semua hasil meeting dengan manajemen dan rapat
unit

Pengontrolan
a) Memonitoring kegiatan back-up data sesuai periode yang
ditentukan
b) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
c) Memonitor dan merekomendasikan perubahan/perbaikan
sistem IT yang digunakan
d) Memonitoring pemasangan kabel jaringan telepon dan
komputer LAN

Evaluasi
Melakukan penilaian kinerja staf petugas IT, pendaftaran, dan
rekam medis berdasarkan kebijakan rumah sakit
Tugas 1. -
Tambahan
Kewenangan 1. Mengatur segala bentuk aktivitas divisi SIM & RM
2. Mengatur segala bentuk keperluan divisi SIM & RM
Tanggung 1. Pengelolaan Data
Jawab 2. Pengelolaan Berkas Rekam Medis
3. Pengorganisasian Unit
4. Pengaturan Staf
5. Pengarahan Staf
6. Pelaporan
7. Pengontrolan
8. Evaluasi
Pertanggung Pertanggung Jawaban terkait tanggung jawab kepada:
Jawaban Direktur RSIA Kendangsari Merr Surabaya
Koordinasi Internal :
1. Tenaga Teknis Perekam Medis dan Staf
2. Seluruh Kepala Instalasi Terkait
3. Staf Medis
Eksternal :
1. Instalasi Pemerintah Terkait Pelaporan RS
2. Penyedia Pelayanan Kesehatan lain
3. Penyedia Barang dan Jasa Non Medis
Tolak Ukur 1. Indikator Pelayanan
Keberhasilan a. Ketepatan Pelaporan Bulanan internal dan eksternal sesuai
kebutuhan
b. Tercapainya indikator mutu pelayanan di Divisi SIM & RM
2. Indikator lain :
a. Terlaksananya program pendidikan dan pelatihan
b. Terlaksananya program pengembangan di Divisi SIM & RM
3. Tersusunnya dokumentasi laporan secara rapi, lengkap, dan mudah
dilakukan penelusuran kembali.
4. Tersedianya laporan tepat pada waktunya.
Persyaratan 1. Mempunyai kemampuan tentang sistem operasi window workstation,
Jabatan window server, network, teknologi internet, database dan bahasa
 pemograman
2. Dapat berkomunikasi dengan bahasa Inggris pasif
3. Telah mengikuti training khusus pemrograman dan sistem software
4. Mampu bekerja cepat, berfikir logis dan analitis
5. Mampu bekerja di bawah tekanan dan stres yang tinggi
6. Mampu menggunakan Tools Kit untuk kebutuhan
7. Mempunyai jiwa kepemimpinan yang baik
8. Bertanggung jawab, ulet dan kreatif
9. Mempunyai hubungan interpersonal yang baik

6.2 Koordinator Unit Rekam Medis

Nama Jabatan Koordinator Unit Rekam Medis
Tujuan Utama Memimpin staff bagian rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam
medis melalui kegiatan menghimpun, mengolah, menganalisa dan
mensinkronisasi data medis serta mengolah berkas rekam medis,
menyediakan data rekam medis, dan mengevaluasi pelaksanaannya agar
tersedia informasi medis yang akurat dan tepat.
Tugas Utama a) Mengkoordinir pelayanan rekam medis yang meliputi Pendaftaran
Rawat Jalan, Pendaftaran IGD dan Pendaftaran Rawat Inap dan
Pelayanan Berkas Rekam Medis
b) Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis yang meliputi:
pendaftaran rawat jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan
berkas RM
c) Membantu Kepala Divisi SIM & RM dalam memantau kinerja petugas
pelayanan rekam medis yang meliputi: petugas pendaftaran rawat
jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan berkas RM
d) Membantu Kepala Divisi SIM & RM dalam memastikan pelayanan
rekam medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
e) Membuat Jadwal Jaga RM IGD dengan persetujuan Kepala Divisi
SIM & RM
f) Melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis
 g) Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam
hal pelayanan rekam medis
h) Menghadiri rapat rutin
i) Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Divisi SIM & RM
dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
Kewenangan a) Mengusulkan tentang penambahan sarana atau prasarana di unit RM
b) Mengatur rencana kegiatan pendaftaran pasien dan managemen rekam
medis
c) Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang
terkait.
d) Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Tanggung 1) Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
Jawab 2) Ketepatan dan kebenaran berkas rekam medis dengan pasien yang
akan diperiksa.
3) Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4) Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas,
dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5) Kebenaran laporan kegiatan Pendaftaran pasien.
6) Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
7) Ketepatan dan kebenaran assembling, koding, indeksing dan
pelaporan rekam medis.
8) Kelancaran pengolahan data rekam medis.
9) Kebenaran ketepatan waktu laporan pelayanan rumah sakit.
Pertanggung Pertanggung Jawaban kepada Kepala Divisi SIM & RM di RSIA
Jawaban Kendangsari Merr Surabaya
Koordinasi Internal :
1. Kepala Divisi SIM & RM
2. Kepala Unit Terkait
Eksternal :
1. Instalasi Pihak luar
Tolak Ukur 1. Koordinator Pelayanan Rekam Medis bekerja sesuai dengan Juknis,
Keberhasilan Juklak dan SPO
 2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/
keluarga dan kasus penyakitnya
4. Data pasien terdata pada SIMRS
5. Berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik
sebelum pasien diperiksa
6. Uraian tugas, petunjuk tugas
7. Laporan kunjungan pasien
8. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO
9. Penyediaan laporan pelayanan RSIA Kendangsari Merr Surabaya
10. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO
11. Tersedianya data pasien untuk kebutuhan asuransi sesuai dengan SPO
12. Hasil evaluasi kelengkapan rekam medis pasca rawat
Persyaratan 1. S1 Rekam Medis
Jabatan 2. D3 Rekam Medis

6.3 Staf Unit SIM-RS

Nama Jabatan Staf Unit SIM-RS
Tujuan Utama Seorang yang bertanggung jawab atas proses kelancaran program SIM
RS, perangkat hardware dan software beserta dengan jaringan yang
tersedia di RSIA Kendangsari Merr Surabaya
Tugas Utama Maintenance
a) Bertanggung jawab atas pemeliharaan sarana dan prasana terkait
barang inventaris di RSIA Kendangsari Merr Surabaya
b) Bertanggung jawab atas pemeliharaan sarana dan prasana terkait
jaringan yang tersedia di RSIA Kendangsari Merr Surabaya
Kewenangan e) Mengusulkan tentang penambahan sarana atau prasarana di unit SIM
f) Meminta dan mengkoordinasikan proses penyimpanan data back up
terkait data yang ada di RSIA Kendangsari Merr Surabaya
g) Meminta dan mengusulkan terkait sarana dan prasarana di RSIA
Kendangsari Merr Surabaya
Tanggung 1. Pengelolaan Data maintenance rutin sarana dan prasarana
 Jawab 2. Mengkoordinasikan proses penyimpanan data back up terkait data
yang ada di RSIA Kendangsari Merr Surabaya
3. Pengawasan dan maintenance sarana dan prasarana yang terkait
dengan pihak lain
4. Pembuatan Laporan
5. Melaksanakan Aturan dan Kebijakan Rumah Sakit
6. Pendidikan dan Pelatihan
7. Optimalisasi Aktivitas
Pertanggung Pertanggung Jawaban kepada Kepala Divisi SIM & RM di RSIA
Jawaban Kendangsari Merr Surabaya
Koordinasi Internal :
1. Kepala Divisi SIM & RM
2. Kepala Unit Terkait
Eksternal :
1. Instalasi Pihak luar
Tolak Ukur a) Indikator Pelayanan
Keberhasilan 1. Tercapainya pelayanan terkait software dan hardware di RSIA
Kendangsari Merr Surabaya
2. Tercapainya indikator mutu pelayanan di Divisi SIM & RM
b) Indikator lain :
1. Terlaksananya program pendidikan dan pelatihan
2. Terlaksananya program pengembangan di Divisi SIM & RM
3. Tersusunnya dokumentasi laporan secara rapi, lengkap, dan mudah
dilakukan penelusuran kembali.
4. Tersedianya laporan tepat pada waktunya.
Persyaratan 1. S1 Sistem Informasi
Jabatan 2. S1 Sistem Komputer

6.4 Staf Unit Rekam Medis

Nama Jabatan Staf Unit Rekam Medis
Tujuan Utama Melaksanakan proses pengolahan data dan pengarsipan melalui
kegiatan menghimpun, menyimpan, mengevaluasi dan menganalisis
 data rekam medis agar tersedia informasi medis yang tepat dan akurat.
Tugas Utama a) Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan,
rawat inap, rawat darurat yang telah diputuskan oleh direktur
b) Melaksanakan administrasi sub bagian rekam medis
c) Melakukan proses koding berkas rekam medis
d) Melaksanakan pengarsipan berkas rekam medis
e) Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan berkas rekam
medis
f) Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis
g) Menyusun pelaporan daa rekam medis sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan
Kewenangan a) Mengkoordinasikan dengan koordinator pendaftaran atau kepala
unit rekam medis yang terkait dalam rangka penyelenggaraan
pendaftaran pasien.
b) Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan
yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.
c) Mengelola data medis dan berkas rekam medis
d) Meminta data medis dan berkas rekam medis kepada unit kerja terkait
e) Meniliti dan mengoreksi kelengkapan data dan berkas rekam medis
f) Memasukkan data diagnosa ke dalam komputer
g) Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka
penyelenggaraan pengarsipan dan kelengkapan berkas rekam medis
h) Memberikan masukan, saran, dan pertimbangan kepada atasan
yang berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis
i) Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas rekam medis
j) Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka analisis dan
penyusunan laporan rekam medis
Tanggung a) Keakuratan data identitas pasien
Jawab b) Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien
c) Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
d) Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
e) Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir
 f) Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai
ketentuan
g) Tersedianya analisis data medis yang akurat dan mutakhir
h) Kelancaran, kebenaran dan ketetapan analisis dan pelaporan data
rekam medis
Pertanggung Pertanggung Jawaban kepada Kepala Divisi SIM & RM di RSIA
Jawaban Kendangsari Merr Surabaya
Koordinasi Internal :
1. Kepala Divisi SIM & RM
2. Kepala Unit Terkait
Eksternal :
1. Instalasi Pihak luar
Tolak Ukur a) Pendaftaran pasien berjalan lancar
Keberhasilan b) Berkas dan catatan rekam medis
c) Check list kelengkapan berkas rekam medis
d) Berkas rekam medis lengkap dan akurat serta terjaga kerahasiaannya
e) Inputan hasil pengkodingan diagnosa
f) Laporan pengkodean diagnosa dalam sebulan
g) Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
Persyaratan D3 Rekam Medis
Jabatan
 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

Divisi Litbang Unit SDM

Instalasi Gizi Unit Diklat

Unit IGD Unit Pembendaharaan

dan Payroll

Instalasi VK Unit Accounting

Instalasi OK Unit Claimer

Divisi
SIM
&
RM
Instalasi Rawat Jalan Unit Pemasaran

Instalasi Rawat Inap Unit Hub. Pelanggan

Instalasi Ruang Bayi Unit IPS

Instalasi Farmasi Unit Kesling & RT

Instalasi Laboratorium Unit Pemulasaran

Jenazah
Tata Hubungan Kerja dengan Unit Lain
1. Tata Hubungan Kerja dengan Divisi Litbang
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
2. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Gizi
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
3. Tata Hubungan Kerja dengan Unit IGD
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
4. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi VK
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
5. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi OK
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
6. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Rawat Jalan
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
7. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Rawat Inap
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
8. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Ruang Bayi
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
9. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Farmasi
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan data transaksi
penjualan farmasi
10. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Laboratorium
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan data transaksi
penjualan Laboratorium
11. Tata Hubungan Kerja dengan Unit SDM
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
12. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Diklat
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
13. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Pembendaharaan dan Payroll
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan sistem
komputer dan data transaksi keuangan
14. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Accounting
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan sistem
komputer dan data transaksi keuangan
15. Tata Hubungan Kerja dengan Unit Claimer
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan keselamatan sistem
komputer dan data transaksi keuangan
16. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Pemasaran
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
17. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Hub. Pelanggan
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
18. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi IPS
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
c) Merencanakan pengadaan komputer, server, UPS, switch, printer dan monitor
untuk pengembangan, pergantian peralatan yang menua atau rusak
19. Tata Hubungan Kerja dengan Instalasi Kesling & RT
a) Melakukan monitoring pemeliharaan komputer dan printer
b) Menjaga dan mengelola ketersediaan dan kesiapan pemakaian software
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

8.1 Pendahuluan
Pegawai Unit SIM Rumah Sakit adalah sumber daya manusia yang
melakukan pekerjaan pelayanan di rumah sakit yang termasuk dalam struktur
organisasi rumah sakit dengan persyaratan :
a. Terdaftar di Departemen Pendidikan
b. Mempunyai Surat Tanda Registrasi
c. Mempunyai sertifikasi yang terakreditasi BAN-PT
Penyelenggaraan Unit SIM dilaksanakan oleh tenaga sistem informasi
manajemen rumah sakit yang berwenang berdasarkan undang-undang,
memenuhi persyaratan baik dari segi aspek hukum, stata pendidikan, kualitas
maupun kuantitas, dengan jaminan kepastian adanya peningkatan pengetahuan,
keterampilan dan sikap keprofesian terus menerus dalam rangka menjaga mutu
profesi dan kepuasan pelanggan. Kualitas dan rasio kuantitas disesuaikan
dengan beban kerja dan keluasan cakupan pelayanan serta perkembangan dan
visi rumah sakit.

8.2 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi SDM Unit SIM-RS di RSIA Kendangsari
Merr Surabaya
Berdasarkan struktur organisasi di atas, maka pola ketenagaan dan kualifikasi
SDM di RSIA Kendangsari Merr Surabaya dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 8.1 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi SDM Divisi SIM & RM Rumah
Sakit
Nama
No Kualifikasi Ketersediaan Prosentase
Jabatan Kebutuhan
Tenaga Ketersediaan
Formal Informal
S1 Sistem Pengalaman kerja
Penanggung
Informasi / minimal 1 tahun
1 Jawab 1 1 100%
S1 di bidang yang
SIM-RS
Komputer sama
 Nama
No Kualifikasi Ketersediaan Prosentase
Jabatan Kebutuhan
Tenaga Ketersediaan
Formal Informal
S1 Sistem
Penanggung
Informasi /
2 Jawab - 1 1 100%
S1
Analis
Komputer
Penanggung S1 Sistem
Jawab Informasi /
3 - 2 1 50%
Hardware & S1
Jaringan Komputer

Dalam melaksanakan pekerjaannya, petugas melakuakan pekerjaan yang sama

sesuai dengan rutinitas pelayanan di Unit SIM. Masing-masing SDM memiliki
fungsi dan tugas yang berbeda, namun pola pelaksanaannya tugas yang ada di
Unit SIM dikerjakan bersama. Tujuan pengaturan ini adalah agar dapat
memaksimalkan sumber daya yang ada sesuai dengan jenis pekerjaan yang
terdapat di dalam unit SIM
Untuk mengetahui kebutuhan rill tenaga, dapat dilihat pada pedoman Organisasi
Divisi SIM & RM RSIA Kendangsari Merr Surabaya.

8.2 Pengaturan Jaga

Pengaturan jaga di Divisi SIM & RM RSIA Kendangsari Merr Surabaya saat ini
adalah sebagai berikut :
PJ 1 : Penanggung Jawab Pendaftaran
PJ 2 : Penanggung Jawab Rekam Medis
Staf : 1 orang staf divisi SIM & RM
IT : 1 orang staf IT
 Tabel 8.3 Pengaturan Jaga Petugas Pendaftaran & Rekam Medis
Minggu Shift Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
ke-
1 Pagi PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Siang PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 1 PJ 1 PJ 1 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Malam Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf

2 Pagi PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 1 PJ 1 PJ 1 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Siang PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Malam Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf

3 Pagi PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Siang PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 1 PJ 1 PJ 1 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Malam Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf

4 Pagi PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 1 PJ 1 PJ 1 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Siang PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Staf
Staf Staf Staf Staf Staf Staf
Malam Staf Staf Staf Staf Staf Staf Staf

Tabel 8.2 Pengaturan Jaga Petugas Staf IT

Minggu Shift Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
ke-
1 Pagi PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 On
PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Call
2 Pagi PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 On
PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Call
3 Pagi PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 On
PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Call
4 Pagi PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 PJ 1 On
PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 PJ 2 Call
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Pendidikan dan pelatihan adalah suatu proses atau upaya peningkatan

pengetahuan dan pemahaman di bidang pelayanan atau bidang yang berkaitan dengan
rekam medis secara kesinambungan untuk meningkatan pengetahuan, keterampilan dan
kemampuan di bidang pelayanan.
 Karyawan baru wajib mengikuti masa orientasi, dimana pada masa orientasi
para karyawan baru diberikan bekal pengetahuan dan informasi terkait pekerjaan dan
pelayanan di RSIA Kendangsari Merr Surabaya pada umumnya dan di divisi SIM &
RM pada khususnya.

9.1 Tujuan
9.1.1 Tujuan Umum
a. Mempersiapkan para karyawan baru divisi sim dan rm untuk dapat
melaksanakan rencana strategi divisi sim & rm diwaktu mendatang.
b. Menghasilkan petugas pelayanan yang dapat menampilkan potensi dan
produktifitasnya secara optimal di bidang pelayanan.

9.1.2 Tujuan Khusus

a. Meningkatkan pemahaman tentang manajemen elektronik dan rekam medis di
rumah sakit.
b. Meningkatkan keterampilan, pengetahuan dan kemampuan di bidang rekam
medis.
c. Meningkatkan mutu pelayanan khususnya bidang rekam medis.
d. Meningkatkan tertib pencatatan dan penempatan berkas rekam medis

9.2 Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

9.2.1 Kegiatan Pokok
Penyelenggaraan program orientasi bagi pegawai baru di divisi SIM & RM.

9.2.2 Rincian Kegiatan

Kegiatan orientasi pegawai baru dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
1. Orientasi umum yang diselenggarakan langsung oleh bagian SDM
a. Direktur memberikan penjelasan mengenai Visi dan Misi RSIA Kendangsari
Merr secara umum
b. SDM memberikan penjelasan tentang profil, sejarah, norma dan tradisi,
kebijakan, diskripsi produk dan jasa yang dihasilkan, iklim kerja termasuk
 hubungan dengan sesama karyawan dan atasan, peraturan dan kebijakan
rumah sakit, peraturan kepegawaian (Hak dan Kewajiban serta fasilitas yang
diberikan), perkenalan dengan pejabat dan rekan kerja yang berhubungan
langsung dengan pegawai baru.
2. Orientasi khusus oleh divisi sim & rm
a. Menjelaskan tentang falsafah, tujuan divisi SIM & RM.
b. Menjelaskan tentang struktur Rumah Sakit dan struktur divisi SIM & RM.
c. Menjelaskan tentang kebijakan dan prosedur pelayanan divisi SIM & RM.
d. Pengenalan tugas dan tanggung jawab divisi SIM & RM.
e. Memberikan bimbingan dan penilaian terhadap pegawai baru.

9.2.3 Cara melaksanakan kegiatan orientasi pegawai baru

Dilaksanakan dengan memberikan semua pengetahuan baik secara umum tentang
RSIA Kendangsari Merr Surabaya maupun di Unit RM terkait dengan pekerjaan sehari-
hari secara lisan maupun praktek. Waktu pelaksanaan adalah saat pegawai baru masuk.
Tempat pelasanaan adalah di tempat Pendaftaran dan Rekam Medis.

9.2.4 Sasaran
Sasaran program orientasi pegawai baru adalah semua pegawai baru yang akan
ditempatkan di divisi SIM & RM, agar dapat menghasilkan SDM yang berkualitas dan
profesional serta berwawasan luas untuk mendukung kepentingan RSIA Kendangsari
Merr Surabaya.

9.2.5 Detail Kegiatan

1. Orientasi dari SDM menyesuaikan dengan jadwal SDM dan penilaiannya
dilakukan oleh bagian SDM. Masa kontrak kerja adalah 3 bulan orientasi
dilanjutkan dengan kontrak 1 tahun. Pada akhir masa kontrak akan dievaluasi
oleh Kepala divisi SIM & RM dan SDM
2. Orientasi petugas divisi SIM & RM
a. Pelayanan Pendaftaran dilakukan selama 2 bulan
 - Gambaran Umum
- Checklist jobdesk
- Pencatatan & Dokumentasi kegiatan
c. Pelayanan Rekam Medis dilakukan selama 1 bulan
- Gambaran Umum
- Checklist jobdesk
- Pencatatan & Dokumentasi kegiatan

9.2.6 Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporannya

Evaluasi secara menyeluruh dilakukan oleh SDM selama masa kontrak, hasil
akhir evaluasi didapat setelah pegawai baru melakukan presentasi. Hasil akhir evaluasi
berupa keputusan untuk perpanjang masa orientasi / masa kontrak, peralihan status
pegawai tidak tetap menjadi karyawan tetap, atau tidak dilanjutkan (menyesuaikan).
Kepala divisi SIM & RM akan melaporkan hasil yang didapat dari program
tersebut dan didokumentasikan. Hasil program orientasi yang dilakukan akan diterapkan
di divisi SIM & RM sebagai upaya peningkatan kualitas pelayanan.
Kegiatan ini bersifat kualitatif sehingga tidak dilakukan dengan rutin tiap bulan
tetapi dilakukan bila ada pegawai baru/mutasi. Peningkatan pengetahuan, sikap dan
keterampilan bagi pegawai baru, diharapkan segera dapat menyesuaikan diri dengan
bidang tugasnya, yang pada akhirnya mampu memenuhi kebutuhan ketenagaan baik
kualitas maupun kuantitasnya.
 BAB X
PERTEMUAN

10.1 Pertemuan rutin Kanit dan Pelaksana

Pertemuan rutin diselenggarakan pada
Waktu : Awal bulan (minimal 1 kali setiap bulan)
Tempat : Ruang Rekam Medis
Peserta : Semua pegawai Divisi SIM & RM
Materi :
- Kejadian isidentil (jika ada)
- Laporan bulanan divisi SIM & RM
1. Laporan Bulanan Internal RS
2. Laporan Bulanan Dinas Kesehatan
3. Laporan Kejadian Khusus (SIHA, SITB, SIRUT, SISMAL,dll.)
Kelengkapan rapat : Notulen rapat
 BAB XI
PELAPORAN

Dalam pelayanan divisi SIM & RM khususnya unit Rekam Medis tentu tidak
lepas dari yang namanya sebuah pertanggung jawaban kinerja pelayanan dalam bentuk
pelaporan baik pelaporan secara langsung kepada direktur atau atasan maupun kepada
instansi pemerintah. Jenis laporan yang dikerjakan oleh unit Rekam Medis RSIA
Kendangsari Merr Surabaya antara lain :
1. Laporan Harian
a. Bukti Register Harian (Rawat Jalan & Rawat Inap)
b. Buku Pergantian Shift
Adalah bentuk laporan harian tertulis yang dibuat oleh masing-masing
pelaksana pada tiap shift kerja. Berita acara berisi mengenai kinerja yang
telah atau akan dilakukan, masalah yang terjadi disertai dengan tindakan
untuk penyelesaiannya, serta berisi pesan internal antar masing-masing
pelaksana.
2. Laporan Bulanan
a. Internal
Laporan Bulanan terhadap Kinerja (BOR, LOS, TOI, & BTO)
b. Dinas Kesehatan
Laporan Bulanan terhadap seluruh Pencatatan dan Kinerja Rumah Sakit
Ibu Anak Kendangsari Merr Surabaya
3. Laporan Tahunan SIRS Yankes
Ditetapkan di : Surabaya
Pada Tanggal : 1 September 2016
Direktur RSIA Kendangsari MERR
Surabaya

dr. Agustini Rizky Dhiniharia, Sp.OG