PENULISAN PRESS RELEASE

Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations ( Humas
) suatu organisasi / perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers / redaksi media massa
( TV, radio, surat kabar, majalah ) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. Thomas
Bivins dalam bukunya Handbook for Public Relations Writing menyebutkan bahwa press
release adalah informasi yang disiarkan untuk pers, biasanya media massa cetak. Bivins
mengatakan meskipun semua Press Release yang dibuat public relations memiliki format yang
sama, sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu :
1. Basic Press Release / Basic Publicity Release

mencakup berbagai informasi yang terdapat didalam suatu organisasi / perusahaan yang
memiliki berbagai nilai berita ( news value ) untuk media lokal, regional, ataupun nasional.
2. Product Release

mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk regular lainnya untuk suatu
publikasi perdagangan didalam suatu industri. Mereka dapat bertransaksi dengan produknya
sendiri, pelanggan menggunakan produk sebagai bisnis andalan atau penguasa pasar
3. Financial Release

Digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang saham. Umumnya banyak
media lokal, regional dan nasional menyoroti masalah keuangan Press Release atau News
Release ( pemberitaan pers ) merupakan kegiatan penulisan yang paling banyak dilakukan oleh
praktisi PR untuk publikasi melalui media massa cetak ( surat kabar dan majalah ) dan media
massa elektronik ( TV dan radio ) Supaya Press Release itu bisa bersaing untuk dimuat, praktisi
PR harus bisa seolah-olah menjadi reporter / wartawan. Pada dasarnya seorang PR harus
memahami gaya jurnalistik dalam pengiriman Press Release nya. Selain itu, informasi Press
Release harus memiliki nilai berita ( news value ) dan berharga sebagai berita ( news worthy )
Penulisan Press Release layak muat apabila cara penulisannya seperti halnya wartawan menulis
berita langsung ( straight news ) dengan gaya pyramid terbalik (inverted pyramid ) Dimulai
dengan membuat lead / teras berita / kepada berita sebagai paragraph pertama yang
mengandung unsur 5 W + 1 H ( What: apa yang terjadi ; Where : dimana terjadinya; When :
Kapan peristiwa tersebut terjadi ? Who : siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut ? Why :
mengapa peristiwa tersebut terjadi ? How : bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut ? )
Bentuk piramida terbalik sebagai berikut :
Mengapa menggunakan piramida terbalik dalam menulis Press Release ? ada tiga alasan untuk
menjelaskannya :
o Pembaca dikategorikan sebagai orang yang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk
mendapatkan berita-berita yang faktual.

o Redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi
pokoknya.

o Redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release . Sebelum
redaksi memutuskan untuk dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan
cepat apa keseluruhan isi release itu ( Cole, 1981 : 42 )

Sebagai contoh penulisan dari Press Release yang dikeluarkan oleh ABN AMRO Bank sebagai
Lead atau paragraph pertama yang dianggal penting Pembukaan ABN AMRO Bank di
Bandung dilakukan bari ini ( 5 Oktober 2015 ) oleh Bapak Karna Swanda atas nama Gubernur
Jawa Barat didampingi oleh Duta Besar Kerajaan Belanda dan Bapak Zweegers dari
Amsterdam, wakil Presiden Eksekutif Group ABN AMRO Bank untuk Asia, Australia, dan
Afrika. Bank telah memberikan perangkat jasa-jasa perusahaan selama hampir satu tahun,
sekarang bank melayani perangkat penuh jasa-jasa perorangan dan perusahaan. Lead sebagai
paragraph pertama yang dianggap sangat penting oleh ABN AMRO Bank sebagai berita yang
layak muat di media massa adalah tentang Pembukaan bank tersebut oleh Wakil Gubernur
Jawa Barat didampingi oleh Dubes Kerajaan Belanda dan wakil Presdir ABN AMRO Bank
untuk Asia, Australia dan Afrika Unsur 5 W + 1 H dari pyramid terbalik disini adalah :
o Who :
o Where :
o When :
o What :
o Why :
o How :

Frank Jefkins dalam bukunya Essential of Public Relations mengemukakan tentang the seven
points formula dalam pembuatan Press Release yaitu unsur-unsur yang harus ditulis dalam
sebuah Press Release atau News Release. Unsur- unsure itu disingkat dengan : SOLAADS :

o SUBJECT : apa yang diungkapkan ( ide pokok ) dalam news release ?

o ORGANIZATION : apa nama organisasi / perusahaan pengirim news release ?
o LOCATION : dimana kegiatan yang diberitakan itu berlangsung.
o ADVANTAGES : apakah ada sesuatu yang baru yang diungkapkan, apakah
keuntungan/manfaat yang diperoleh darinya ?
o APPLICATION : apa kegunaannya ? siapa penggunanya ?
o DETAILS : apa yang menjadi spesifikasi atau detail dari informasi tersebut
o SOURCE : sumber pengirim news release yakni alamat yang dapat dihubungi

untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai contoh barang, daftar harga, alamat “ show
room” dan sebagainya.
Media alert adalah sebuah undangan untuk acara live seperti konferensi pers, peluncuran HP,
penandatanganan buku, pameran dagang, dan sebagainya, yang ditujukan untuk jurnalis, bukan
untuk publik. Dalam bentuk lansiran yang resmi dengan tata kaidah yang benar.

Untuk membuat media alert harus menggunakan format 5Ws jurnalis yaitu:

1. What (apa)

2. Why (kenapa)

3. When (kapan)

4. Where (Dimana)

5. Who (Siapa)

Perbedaan Press release dengan media alert

Siaran pers adalah sebuah tulisan ataupun rekaman yang ditujukan langsung pada media dengan
tujuan untuk mengumumkan sesuatu yang memiliki nilai berita agar terpublikasi di media massa.
(disebarkan ke masy. Umum) sedangkan Media alert adalah sebuah undangan untuk acara live
seperti konferensi pers, peluncuran HP, penandatanganan buku, pameran dagang, dan sebagainya,
yang ditujukan untuk jurnalis, bukan untuk publik. Dalam bentuk lansiran yang resmi dengan tata
kaidah yang benar.
Apa itu FAQ Halaman?

FAQ (pertanyaan yang sering diajukan) halaman sumber daya bermanfaat yang membantu
menjawab pertanyaan pelanggan umum. Pada dasarnya, mereka bekerja untuk membantu
mengatasi hambatan untuk membeli dengan mengatasi beberapa pertanyaan berulang dan
kekhawatiran masa lalu pelanggan telah bertanya tentang melalui sumber dukungan. Sekarang,
lebih dari sebelumnya, pelanggan mencari pilihan self-service yang memungkinkan mereka untuk
bekerja melalui isu-isu dan menjawab pertanyaan-pertanyaan mereka sendiri (bukannya harus
melalui saluran du Bahkan, penelitian menunjukkan bahwa 90% konsumen sekarang mengharapkan
merek atau organisasi untuk menawarkan layanan mandiri dukungan pelanggan Portal, dan 60%
konsumen memiliki pandangan yang lebih menguntungkan dari merek jika mereka menawarkan
layanan mandiri mobile-responsif. Tambahan data menunjukkan bahwa 35% of consumers prefer
self-service over human contact, dan itu 82% merasa call center yang tidak perlu dan stres.

Ini adalah salah satu alasan halaman FAQ adalah ide yang baik.

Dengan menciptakan sumber daya dengan pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan dan
jawaban, Anda dapat mengurangi biaya layanan pelanggan dan memberdayakan pembeli online
Anda untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pembelian–semua
pada mereka sendiri.

Manfaat tambahan dari FAQ

1. FAQ memenuhi kebutuhan calon pelanggan dan pelanggan.

Sering munculnya pertanyaan–pertanyaan yang sama dari calon pelanggan atau pun pelanggan
tentang produk atau jasa brand merupakan suatu pertanda bagi Anda, bahwa mereka mempunyai
suatu kebutuhan yang harus dipenuhi, yaitu jawaban atas pertanyaan–pertanyaan terkait.

Tanpa FAQ, mungkin Anda bisa merekrut beberapa orang customer service officer untuk menjawab
pertanyaan – pertanyaan tersebut secara satu persatu dan manual. Namun cara ini akan
menimbulkan banyak human error dan malah memakan biaya yang tinggi bagi perusahaan.

Sementara dengan FAQ membuat perusahaan akan meminimalisir resiko tersebut.

2. FAQ mempersingkat waktu dan meningkatkan penjualan

FAQ membantu para calon pelanggan untuk mempersingkat waktu dalam menemukan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang ingin mereka ketahui. Sehingga hal ini akan berpengaruh pada tingkat
kecepatan pengambilan keputusan untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan.

3. FAQ mendukung usaha Optimasi Mesin Pencarian (Search Engine Optimization atau SEO)

Keberadaan FAQ pada situs perusahaan juga akan mendukung usaha Optimasi Mesin Pencarian.
Halaman – halaman FAQ serta teks pada FAQ yang telah dikenali oleh Mesin Pencarian, seperti
Google atau Bing misalnya, bisa membantu untuk menaikkan peringkat situs web Anda pada
halaman hasil pencarian ( Search Engine Result Pages atau SERP ).

Hal -Hal apa saja yang perlu diperhatikan saat membuat FAQ?

1. Kumpulkan daftar pertanyaan yang sering diajukan oleh calon pelanggan dan pelanggan.

Sesuai dengan kepanjangan dari FAQ, yaitu "daftar pertanyaan yang sering ditanyakan", maka hal
terpenting dalam membuatnya adalah mengumpulkan daftar pertanyaan yang sering ditanyakan.
Dan akan lebih baik lagi apabila daftar pertanyaan tersebut kemudian dikategorisasi, misalnya
berdasarkan produk atau jasa Anda, jenis masalah yang ditanyakan, dan lain sebagainya.

2. Gunakan bahasa yang mudah dipahami.

Latar belakang para calon pelanggan dan pelanggan itu berbeda–beda, oleh karena itu gunakan
bahasa dan kosa kata yang mudah dipahami oleh semua orang.

Semakin mudah dimengerti, maka para audiens juga semakin mandiri dalam membantu diri mereka
sendiri, dan pada akhirnya akan mengurangi biaya perusahaan dalam hal pemasaran dan pelayanan
kepada pelanggan.

3. Pastikan FAQ yang dibuat user friendly

FAQ perlu dibuat user friendly. Selain mudah dipahami, laman ini pun harus mudah digunakan ketika
diakses. Kategorisasi pertanyaan dan fasilitas pencarian akan sangat mempermudah users dalam
mengakses halaman FAQ.

4. Perbarui FAQ secara rutin

Daftar pertanyaan dan jawaban di FAQ juga perlu diperbarui secara rutin, karena tentunya sebuah
perusahaan juga berkembang dari waktu ke waktu, dan jumlah pertanyaan baru dari calon
pelanggan dan pelanggan juga terus meningkat.

kungan seperti telepon atau email.)

Factsheet

Factsheet adalah sebuah lampiran atau lembaran berisi tentang company profil sebuah perusahaan
secara singkat serta berisi tentang penjelasan service yang diberikan hingga visi-misi perusahaan,
ada juga di akhirnya diberikan profil sang owner atau pimpinan tertinggi suatu perusahaan dengan
prestasinya. factsheet disini digunakan dalam dunia bisnis untuk bisa melakukan pitching awal klien
atau informasi untuk partner secara cepat dan instan, serta mudah dipahami dan catch the point !.
apalagi dalam Public Relation Agency, melampirkan atau mengirim factsheet pada calon klien sangat
membantu untuk lebih dikenal jasa kita serta mengetahui apa yang bisa kita bantu untuk calon klien.
Bahasa yang digunakan dalam factsheet juga terkesan baku namun jelas dan lugas.jenis bahasa dan
urutan atau kerangka dalam fatcheet sendiri berbeda-beda sesuai jenis perusahaannya, factsheet
hotel jelas beda dengan factsheet villa, restoran, factory,dll.

Berikut cara membuat fact sheet:

1. Tentukan tampilan lembar data!

Ada lembar data yang disampaikan secara narasi, diangkat dari cerita sukses sambil kemudian
disisipkan angka-angka capaian program. Lain lagi, lembar data berupa tabel saja yang memuat
seluruh angka keberhasilan program. Sementara yang lain, membuat lembar data dengan
menggabungkan keduanya. Langkah terakhir dalam membuat tampilan lembar data adalah yang
biasa saya lakukan. Mengapa? Saya selalu berpikir tidak semua orang berminat dengan narasi dan
mau membacanya, jadi menggabungkan kedua poin diharapkan akan mampu menjelaskan program
secara atraktif dan informatif.

2. Tampilkan data terbaru!

Namanya lembar data yang diharapkan penerima pesan memperoleh informasi seputar data
terbaru. Sebaiknya sebelum mencatumkan data, koordinasikan dengan pusat data atau bagian yang
menangani monitoring dan evaluasi agar data yang diperoleh akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Data terbaru biasanya akan digunakan untuk meyakinkan penerima pesan
tentang capaian dan hasil pelaksanaan program. Untuk kepentingan ini biasanya lembar data dibuat
secara periodik sehingga lebih terstruktur dalam menyampaikan data terkini.

3. Selipkan foto-foto menarik sesuai program dan data yang disampaikan!

Foto-foto dimaksudkan agar data dan informasi yang disampaikan menarik penerima untuk
mengetahui sejauhmana hasil yang relevan dengan yang disampaikan. Gunakan foto-foto yang
relevan dengan informasi yang disampaikan! Upayakan foto tidak diambil dari jarak jauh sehingga
kurang informatif sementara foto yang akan ditempatkan mungkin tidak besar dan disesuaikan
dengan ukuran kertas, biasanya ukuran A4. Sebaiknya foto-foto yang digunakan menampilkan
ekspresi penerima manfaat program.

4. Cantumkan cerita sukses atau data signifikan secara naratif!

Untuk memperkuat capaian program melalui data yang disampaikan, ada baiknya mengangkat
keberhasilan program lewat cerita sukses. Jangan terlalu panjang atau bertele-tele tetapi sampaikan
hal-hal yang signifikan dan berdampak langsung pada keberhasilan pada program. Gunakan juga
pernyataan-pernyataan data yang bisa diambil tentang sejauhmana program berhasil dan
bermanfaat sesuai tujuan.
5. Beri pernyataan yang mendukung!

Ada banyak significant others yang telah mendukung terselenggaranya program dengan baik.
Cantumkan pernyataan dan testimoni pejabat-pejabat yang memang terkait dengan pelaksanaan
program! Beri foto dan jabatan yang bersangkutan. Beri juga informasi penguat seperti penerima
manfaat yang juga merasakan perubahan. Ingat tampilkan lay out yang menarik dan enak dibaca
meski hanya satu lembar.

6. Cantumkan kontak informasi!

Untuk memastikan ketertarikan penerima lembar data untuk mengetahui informasi program yang
disampaikan, cantumkan nama, alamat, alamat surat elektronik dan telpon, misalnya.

7. Upayakan hanya satu lembar, tak perlu lebih!

Menyampaikan lembar data yang banyak dan bertele-tele tentu tidak menarik. Apapun tampilan
data secara kuantitatif atau kualitatif, pastikan hanya satu lembar sehingga praktis dan efisien untuk
disampaikan. Manfaatkan tampilan desain yang menarik dan hindari warna-warna ‘ajaib’, namun
berikan pengaturan warna yang jadi turunan logo dan branding program.
Paparan tugas public relation

Pengertian tersebut menegaskan bahwa public relations merupakan

proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh

nama baik dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan

publik pada umumnya; kedalam dengan mengadakan analisa dan

perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadapan

pernyataan-pernyataan. Tentunya pernyataan-pernyataan yang

dikeluarkan kepada publik adalah pernyataan yang sifatnya memberikan

informasi positif dan tidak merusak citra perusahaan/lembaga.

Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan, ada beberapa

kesamaan mengenai definisi public relations yaitu:

1. Melaksanakan program terencana dan berkelanjutan sebagai bagian

dari manajemen.

2. Menangani hubungan-hubungan antar organisasi dan masyarakatnya,

3. Memantau kesadaran, pendapat, sikap dan perilaku di dalam dan di

luar organisasi.

4. Menganalisis dampak kebijaksanaan, prosedur, dan tindakan

terhadap masyarakat.

5. Membentuk dan mengelola komunikasi dua arah antara organisasi

dan masyarakatnya.

6. Menghasilkan hubungan yang baru dan terpelihara kerjasama yang

baik antar organisasi dan khalayaknya.

Tugas penulisan public relation ada 3 yaitu Penulisan Press Release, penulisan feature, artikel

dan laporan tahunan.

Press release (PRL) adalah informasi dalam bentukberita yang dibuat oleh public relations (Humas)
suatu organisasi/perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv,
radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.

Menurut Rhenald Kasali dalam bukunya Manajemen Public Relations mengemukakan bahwa press
release mempunyai format umum, ada tiga bentuk yang mempunyai penekanan berbeda yaitu:

1. Basic Publicity Release

Meliputi informasi umum yang mengandung nilai berita (new value)bagi media-media lokal,
regional, atau nasional.

2. Product Release

Informasi yag disebarkan berkaitan dengan peluncuran produk-produk baru atau berkaitan dengan
produk perusahaan. Meski akan sangat menguntungkan bagi perusahaan bila berita ini dapat
dipublikasikan dimedia umum, media yang berkepentingan umumnya adalah media spesifik, seperti
majalah Saw, Warta Ekonomi, Prospek, harian Bisnis Indonesia, Neraca, dan majalah wanita seperti
Femina, kartini, periwi, dan sarinah.

3. Financial Release

Meski informasi keuangan pertama-tama menjadi kepentingan pemegang saham, press release ini
sering juga dapat menjadi konsumsi umum bila menyangkut perusahaan besar atau nilai keuangan
yang besar. Maka, selain menarik media bisnis dan ekonomi, press release ini juga menarik pers
umum.

Penulisan Feature

Publisitas tentang suatu informasi, kadang kali tidak cukup hanya disampaikan dalam bentuk Press
Release, sehingga perlu disajikan lebih lengkap dan rinci dari hanya sekedar Press Release. Publisitas
tersebut bisa dibuat dalam bentuk feature/tuturan/karangan khas.

Sama dengan Press Release, isinya lebih kuat berupa penyampaian informasi yang perlu diketahui
masyarakat, dan bukan promosi. Karena pada surat kabar, majalah, radio dan televisi sudah ada
ruangan untuk promosi yaitu iklan.

Penulisan artikel

Artikel, sebaliknya, sebuah tulisanyang isinya fakta berikut masalah (yang tidak hanya satu tetapi
beberapa sekaligus yang saling berkaitan), diikuti pendirian objektif yang disertai argumentasi
berdasarkan teori keilmuan dan bukti berupa data statistik yang mendukung pendirian itu. Hal itu
dipandang bukan opini atau esai lagi, tetapi sudah berkembang sebagai artikel. Biasanya pendirian
ini dikemukakan (kadang-kadang ditulis sendiri) oleh pakar di bidang keilmuan tertentu atau
pendapat pejabat eksekutif yang berwenang, yang mestinya pakar juga.
Penulisan Tahunan

Annual report (laporan tahunan) adalah sangat penting, sangat luas cakupan bacaannya dan sebagai
publikasi yang sangat mahal yang dibuat oleh bagian Humas/Public Relations. Penekanan
kepentingan tidak bisa terlalu tajam karena laporan tahunan ini juga dibuat untuk berbagai fungsi
dan diperuntukkan bagi banyak publik yang berbeda. Untuk para karyawan, para pemegang saham
dan potential shreholders (pemegang saham potensial/saham publik), laporan tahunan ini
memberikan gambaran secara luas bagaimana perkembangannya dan mengapa perusahaan itu ada.
 Daftar pustaka

http://somiyatun123.blogspot.com/2015/04/kegiatan-penulisan-public-relations.html

http://staffnew.uny.ac.id/upload/132296019/pendidikan/PR+PP_cha.+pub+lic+relations.pdf

https://eprints.uny.ac.id/43513/1/TUGAS%20AKHIR_.pdf