MATERI ADMINISTRASI KEUANGAN

Komponen Administrasi Keuangan

Sebagai bentuk pengelolaan perlu ada beberapa komponen di dalam administrasi keuangan.
Komponen administrasi keuangan terdiri dari hal-hal berikut.
1. Perencanaan keuangan. Perencanaan keuangan yaitu merencanakan pemasukan dan
pengeluaran keuangan ataupun aktivitas-aktivitas lainnya dalam kurun waktu tertentu.
2. Penganggaran keuangan. Pemasukan, pengeluaran, maupun aktivitas yang telah
direncanakan sebelumnya, kemudian didetailkan dan dibuatkan anggarannya.
3. Pengelolaan keuangan. Penggunaan dana sedemikian rupa agar dapat bermanfaat secara
maksimal.
4. Pencarian keuangan. Upaya mendapatkan pendanaan agar segala aktivitas organisasi dapat
berjalan lancar.
5. Penyimpanan keuangan. Upaya pengumpulan dana organisasi dan menyimpannya secara
aman.
6. Pengendalian keuangan. Berkaitan dengan penialaian dan perbaikan sistem ataupun kineja
keuangan di dalam organisasi.
7. Pemeriksaan keuangan. Berkaitan dengan pemeriksaan atau audit internal terhadap
penggunaan keuangan agar penyimpanan dapat dicegah.

Fungsi Administrasi Keuangan Adalah Sebagai Berikut :

1. Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan
digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal
sendiri atau dari luar. Secara garis besar keputusan investasi ini dikelompokkan kedalam 2
jenis, yaitu :
2. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain.
3. investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain.
4. Fungsi Mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk
membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih
sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.
5. Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar
maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam
hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses
produksi.
6. Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba
usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari
dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam
perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.
 Fungsi Administrasi Keuangan di Instansi Pemerintah
Administrasi keuangan negara merupakan seluruh penerimaan dan pengeluaran, baik yang
menyangkut pemerintah pusat, pemerintah daerah, BUMN, BUMD, maupun istitusi yang
menggunakan modal atau kelonggaran dari negara atau masyarakat.
Administrasi keuangan negara merupakan kekayaan negara berupa harta berbentuk uang,
hak-hak negara seperti hak menagih atas kontrak pertambangan, hak penangkapan ikan, hak
penguasaan hutan, kewajiban-kewajiban atau utang-utang negara seperti dana pension, asuransi
kesehatan, jaminan sosial tenaga kerja, kekayaan bersih negara dan kekayaan alam. Administrasi
keuangan negara merupakan kebijaksanaan-kebijaksanaan anggaran, fiscal, moneter, beserta
akibatnya dibidang ekonomi.
Administrasi keuangan negara mencakup keuangan lainnya yang dikelola pemerintah pusat
dan daerah, dan badan-badan yang menjalankan kepentingan negara atas uang yang dimiliki negara
maupun uang ataupun dana yang dimiliki masyarakat.
Keuangan negara merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keuangan publik atau
bahkan ada yang berpendapat bahwa keuangan negara adalah sama dengan keuangan publik. Bagi
setiap negara tidak terlalu jelas subjek dari keuangan negara karena tergantung dari bentuk dan
sistem pemerintahan dari masing – masing negara yang diatur dalam konstitusi. Eksistensi
keuangan publik dibutuhkan ketika belanja untuk memenuhi kebutuhan akan penyediaan barang
dan jasa publik diperlukan, sehingga keuangan negarapun ada saat dibutuhkan pengadaan atas
barang dan jasa publik berupa layanan dasar seperti kesehatan, pendidikan, transportasi, minyak dan
gas, sandang dan panganmelalui subsidi langsung atau pun melalui public service obligation (PSO).
Definisi keuangan negara menurut Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang
Keuangan Negara adalah semua hak dan kewajiban negara yang dapat dinilai dengan uang, serta
segala sesuatu baik berupa uang maupun berupa barang yang dapat dijadikan milik negara
berhubung dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut.
Berdasarkan UU 17/2003 pengertian pengelolaan keuangan negara dapat ditinjau dari dua
sisi. Pengertian pengelolaan keuangan negara dalam arti luas termasuk didalamnya sub bidang
pengelolaan fiskal, sub bidang pengelolaan moneter dan sub bidang pengelolaan kekayaan negara
yang dipisahkan.
Pengelolaan keuangan negara sub bidang fiskal melekat kepada Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Pasal 23 ayat (1)
Undang – Undang Dasar 1945 amandemen keempat berbunyi “Anggaran pendapatan dan belanja
negara sebagai wujud dari pengelolaan keuangan negara ditetapkan setiap tahun dengan undang –
undang dan dilaksanakan secara terbuka dan bertanggungjawab untuk sebesar – besarnya
kemakmuran rakyat”.
 Pengelolaan sub bidang fiskal juga meliputi kebijakan dan kegiatan yang berkaitan dengan
pengelolaan APBN mulai dari penetapan Arah dan Kebijakan Umum (AKU), penetapan strategi
dan prioritas pengelolaan APBN, penyusunan anggaran oleh pemerintah, pengesahan anggaran oleh
DPR, pelaksanaan anggaran, pengawasan anggaran, penyusunan perhitungan anggaran negara
(PAN) sampai dengan pengesahan PAN menjadi undang-undang.

Dalam sub bidang fiskal keuangan negara ini juga menyangkut beberapa fungsi keuangan negara,
diantaranya:
1.      Fungsi pengelolaan ekonomi makro dan fiskal, fungsi ini menyangkut pengendalian
kondisi makro ekonomi yang direfleksikan dalam indikator ataupun statistik ekonomi
Indonesia. Dalam fungsi ini juga dibuat nota keuangan sebagai dasar untuk mengestimasi
tingkat perkembangan ekonomi akibat dilaksanakannya belanja pemerintah/governmental
expenditures demikian juga inisiasi dan pelaksanaan kerjasama – sama luar negeri seperti
dengan lembaga donor yang diperkirakan memberikan pengaruh terhadap indikator ekonomi
makro Indonesia;
2.      Fungsi penganggaran, fungsi ini seperti telah diuraikan diatas adalah merupakan fungsi
perencanaan secara kuantitatif yang direfleksikan dalam perencanaan keuangan pemerintah
untuk jangka waktu satu tahun ke depan yang dituangkan dalam APBN/D;
3.      Fungsi administrasi perpajakan, seperti kita ketahui bahwa lebih dari 70% pendapatan
pemerintah dalam APBN berasal dari pajak sehingga pengadministrasian perpajakan secara
baik akan memudahkan pemerintah untuk mengestimasi pendapatan negara dengan lebih
baik juga. Kebijakan pemerintah untuk melakukan intensifikasi dan ekstensifikasi
perpajakan dalam rangka peningkatan pembayaran pajak harus diikuti oleh administrasi
perpajakan yang baik atau dengan kata lain aspek material perpajakan harus saling terkait
dengan aspek formal perpajakan;
4.      Fungsi administrasi kepabeanan, bea masuk juga merupakan sumber pendapatan negara
untuk membiayai belanja negara. Meskipun terus menjadi isu yang digulirkan dan
dibesarkan oleh negara – negara pendukung free trade ataunon tarif untuk menghapuskan
bea masuk, namun kebijakan bea masuk merupakan salah satu instrumen yang efektif dari
keuangan negara untuk memproteksi produk dalam negeri dalam bersaing dengan produk
luar negeri sejenis yang diproduksi dengan biaya produksi yang lebih rendah atau efisien
sehingga harga jualnya lebih murah di pasar;
5.      Fungsi perbendaharaan, dalam fungsi ini keuangan negara lebih banyak kepada
penatausahaan keuangan negara yang lebih baik. Mulai dari penetapan kebijakan
penerimaan dan pengeluaran kas negara hingga penetapan sistem dan prosedur keuangan
 negara dan akuntansi pemerintahan yang bermuara pada pelaporan keuangan negara.
Penatausahaan dan pertanggungjawaban keuangan negara yang baik merupakan salah satu
syarat terpenuhi akuntabilitas keuangan; dan
6.      Fungsi pengawasan keuangan, fungsi ini melekat pada aparat pengawas internal dan
eksternal pemerintah.
Fungsi Administrasi Keuangan Perusahaan Swasta :
1. Pembayaran dan Penagihan 
Tugas staff administrasikeuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi
administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan
faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim
untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan
mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan
yang diterima.
2. Entri Jurnal
Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal
secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansiadalah catatan kronologis
semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar
akuntansi, yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan
departemen akuntansi untuk menyelesaikan jurnal ini.
3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan
Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi.
Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan
persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan.
Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi.
Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan
organisasi.
4. Penganggaran
Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk
membuat anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi
keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan
keuangan. Karyawan di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan
keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas.
Administrator keuangan memonitor investasi perusahaan.
5. Pajak
 Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi
organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

SISTEM PENERIMAAN & PENGELUARAN KAS

Pengertian Kas
Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya
akan berhubungan dengan kas. Kas didalam pengertian akuntansi didefinisikan sebagai alat
pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke
bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang
dapat diambil sewaktu-waktu. (Zaki Baridwan,1980:4)
Pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa kas merupakan alat pertukaran yang berupa
uang atau yang dapat dipersamakan dengan uang baik yang ada di perusahaan maupun yang ada di
bank yang dapat diambil sewaktu-waktu tanpa mengurangi nilai nominalnya. Kas sangat mudah
dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah
diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang tepat terhadap kas dengan
menerapkan sistem pengendalian intern yang baik.

Pengertian Pengendalian Intern

Pengertian pengendalian intern menurut American Institute Of Certified Public Accountan
didefinisikan sebagai pengawasan intern, dimana Pengawasan intern meliputi struktur organisasi,
semua metode dan pengukuran yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan, untuk melindungi
aktiva, menjaga ketelitian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. (Wing Wahyu Winarno,1994:88)
Tujuan Sistem Pengendalian Intern adalah :
1. Menjaga Kekayaan dan Catatan Akuntansi
2. Memeriksa Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi
3. Mendorong Efisiensi
4. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen

Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai

Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (perusahaan dagang) atau pendapatan jasa
(perusahaan jasa). Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai mengharuskan :
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan
cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank
penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
 Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu :
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales ).
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
 Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu :
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kas
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Akuntansi
 Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka
waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu , namun
pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari
kegiatan penjualan tunai.
5. Kuantitas produk yang yang dijual.
6. Otorisasi jabatan yang berwenang.
(Mulyadi, 1993:464-465)

Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang.

 Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem
pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui
rekening bank (giro bilyet).
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah
penuh.
  Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu:
1. Melalui penagihan perusahaan
2. Melalui lock box collection plan
3. Melalui pos
Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu :
1. Fungsi Sekretariat. Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui
pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar
surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi Penagihan. Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan
berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi Kas. Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan
kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari
piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk
menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam
jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi. Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam
jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern. Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada
di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan
rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi
akuntansi.

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk
pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan
uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil
dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. (Zaki Baridwan, 1980 : 63).
Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana pembayaran dengan
cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan,
dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang
bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari
kas besar.
 Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan kas kecil ada dua, yaitu sebagai berikut :
1. Metode Fluktuasi.
 Dalam metode ini pembentukan dana kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga saldo
rekening kas kecil selalu berubah. Dalam pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai dengan
keperluan (tidak berdasarkan jumlah pengeluaran sebelumnya) dan dicatat dengan mendebit
rekening dana kas kecil.
2. Metode Imprest.
Pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan
mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika
saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam
jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara
oleh pemegang kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap “telah
dibayar” agar tidak digunakan lagi. Pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

 Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian
intern, yaitu:
1. Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang
namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
2. Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas.
3. Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai
tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis
menerima tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran.

Dokumen Pengeluaran Kas

Secara umum, perusahaan mengeluarkan kas untuk pembayaran utang dan pembayaran
biaya operasional. Pembayaran dalam dalam jumlah besar dilakukan dengan kas, sedangkan bila
dalam jumlah kecil, dilakukan dengan dana kas kecil. Dokumen yang terkait dengan pengeluaran
kas adalah sebagai berikut :
1. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti segala jenis tran-
saksi pengeluaran kas.
2. Faktur (nota) pembelian tunai, sebagai bukti pendukung pengeluaran kas pada pembelian
tunai.
3. Faktur pembelian kredit sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk pembayaran utang.
 4. Bukti penerimaan barang sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk pembayaran
utang.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk
pengisian dana kas kecil.
6. Bukti pengeluaran kas kecil sebagai pendukung permintaan pengisian kembali kas kecil.
7. Surat permintaan pengeluaran kas kecil sebagai pendukung pengeluaran kas keci

 Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Jurnal Pengeluaran Kas
2. Register Check
 Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas. Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran
kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang.
2. Fungsi Pencatat Utang. Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang
memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang
tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan
verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar
pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai
bukupembantu.
3. Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi
atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada
kreditur.
4. Fungsi Akuntansi Biaya. Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas
yangmenyangkutbiayadanpersediaan.
5. Fungsi Akuntansi Umum. Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas
dalamjurnalpengeluarankasatauregister.
6. Fungsi Audit Intern. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara
periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan
akuntansi. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak
terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang
dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek
yang sehat yang disebutkan dibawah ini:
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transasksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian
Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
3. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
4. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang.
5. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang
berwewenang.
6. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam
register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwewenang dan yang dilampiri dengan dokumen mendukung yang lengkap.

Dokumen Penerimaan Kas

1. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a. Faktur Penjualan Tunai
b. Pita Register Kas
c. Credit Card Sales Slip
d. Bill Of Lading
e. Faktur Penjualan COD
f. Bukti Setor Bank
g. Rekap Harga Pokok Penjualan
2. Pendokumentasian Penerimaan Kas. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas
datapenjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen
memerkukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka
waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk
guns meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai
sumber, diantaranya penjulan tunai.
c. Jurnal Umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai , jurnal ini digunakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
3. Kartu Persediaan
 Kartu persedian digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok
produk yang dijual. Kartu persedian ini diselenggarakan  di fungsi akuntansi untuk
mengawasi mutasi dan persedian barang yang disimpan digudang.
4. Kartu Gudang
Catatan  ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya nerisi data kuantitas persediaan
yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
.kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

Alur Pembayaran Dana Tunai Melalui Kas

a. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran,
dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
b. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut,
Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2.
Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
c. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan
menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian
Pemegang Kas.
d. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah
disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3.
Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian
Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.
e. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian
Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier.
f. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut,
Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke
Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
g. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran
(LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai
arsip.
h. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian
Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2.
Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
 Manfaat Administrasi Keuangan
Berfungsinya komponen-komponen dalam administrasi keuangan tersebut akan sangat
membantu kinerja organisasi secara keseluruhan. Manfaat administrasi keuangan adalah sebagai
berikut.

1. Teraturnya penerimaan ataupun pengeluaran organisasi.

2. Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik.
3. Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan.

Masalah Adminitrasi Keuangan

Masalah keuangan dan penyusunan pelaporan anggaran perusahaan dapat menyangkut hal –
hal sebagai berikut:
1.      Penyampaian usul anggaran yang terlambat
Anggaran merupakan suatu rencana yang dinyatakan dengan angka – angka uang yang
didalamnya terdapat suatu tujuan kerja yang hendak dicapai dalam jangka waktu tertentu.
Anggaran berisi tentang taksiran jasa–jasa, aktivitas dan proyek–proyek, belanja yang
diperlukan, dan sumber–sumber yang diperhitungkan untuk menutupi belanja tersebut.
Anggaran perusahaan negara difokuskan pada sisi pemasukan sehingga memerlukan suatu
penyampaian usulan anggaran yang tepat. Keterlambatan dalam penyampaian usulan
anggaran dapat mempenaruhi kuantitas dan kualitas produksi perusahaan. Keterlambatan
dalam penyampaian usulan anggaran dapat disebabkan oleh hal – hal berikut:
Ketidaklengkapan data, ketersediaan data tidak dilengkapi dengan cost accounting yang baik,
dan kurangnya kesadaran pengelola.
2.      Kurangnya Standar Pengendalian Anggaran Perusahaan Negara
Pengukuran anggaran meliputi pengukuran terhadap output dan belanja yang dilakukan,
dibanding dengan anggaran. Aktivitas pembukuan (accounting) ataubookkeepingyang kurang
tertib karena kurang mapannya sistem pemasukan dan pengeluaran uang, transaksi yang tidak
segera dibukukan, kekeliruan dan kecerobohan pencatatan lainnya, serta kurang mampunya
audit eksternal dan internal menerbitkan pembukuan perusahaan.
3.      Ketidak Pastian Standar Laporan Keuangan
Menurut Westra (2002), badan pengawas pemeriksa laporan keuangan belum memiliki
pedoman yang pasti dan baku. Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan agar laporan
keuangan di audit oleh auditor independen, namun terdapat kendala kurangnya tenaga ahli
keuangan. Oleh karena itu, perusahaan seharusnya menerapkan prinsip the right men in the
right place.
4.      Lemahnya Transparansi
Menurut Ariyoto dkk (2000), laporan keuangan dan laporan manajemen adalah sarana
transparansi tentang kinerja manajemen dalam pengambilan keputusan yang straegis.
Transparansi akan terlaksana apabila didukung oleh informasi yang terkandung dalam laporan
– laporan yang berkualitas, akurat, dan relevan. Lemahnya transparansi dapat disebabkan olh
dua kemungkinan, yaitu: perusahaan tidak memiliki kompetensi yang cukup untuk
menyelesaikan laporan keuangan, atau manajemen memiliki agenda tersembunyi sehingga
mengulur waktu. Lemahnya transparansi ini identik dengan lemahnya sistem monitoring atas
kinerja manajemen, dan lemahnya pengendalian atas jalannya perusahaan oleh pihak – pihak
diluar manajemen. Tanpa adanya transparansi, sulit mengukur sejauh mana keberhasilan
manajemen dalam mengakomodasi kepentingan – kepentingan stakeholder lainnya, terutama
yang idak sejalan dengan kepentingan manajemen.

Job Desc
1. Supplier
 Membuat faktur rangkap 2 

 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran

Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
 Menerima data pembayaran (berupa uang cash) dari Bagian Pembayaran

 Membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2 

 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran

Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 2.
2. Bagian Pembayaran
 Menerima faktur dari Supplier

 Membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2 

Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer

Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
 Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) beserta uang dari Bagian Pemegang Kas

 Melakukan pembayaran ke Supplier

 Menerima SPP lembar 1 dari Supplier

 Membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2 

 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi

 Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
3. Bagian Pemegang Kas
 Menerima SPPK yang telah disetujui dari Manajer

 Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3 

Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran beserta uang

Lembar 2 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi
Lembar 3 : disimpan sebagai arsip
4. Manajer
 Menerima Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) lembar 1

 Menyetujui SPPK dan mengirimkan SPPK tersebut ke Bagian Pemegang Kas

 Menerima Laporan Pengeluaran Kas (LPK) dari Bagian Akuntansi sebagai

pertanggungjawaban.