2.

3 Elemen 3
2.3.3 KUK 3.3
Probity risks in the procurement process are expressly considered
during the development of the procurement plan.
Risiko percobaan dalam proses pengadaan secara jelas
dipertimbangkan selama pengembangan rencana
pengadaan.
1. Observasi : Ada
2. Bukti Observasi : Terlampir
3. Penjelasan
Pembahasan pada KUK 3.3 ini berisi tentang risiko
pengadaan yang dilaporkan kepada bagian yang terkait dalam
perusahaan. Risiko berhubungan dengan ketidakpastian, yang
artinya suatu keadaan yang dihadapi oleh seseorang/lembaga
ketika terdapat kemungkinan yang merugikan. Dalam PT.
Paradise Perkasa, berdasarkan hasil wawancara diperoleh
informasi terkait dengan risiko pengadaan. Beragam risiko yang
mungkin muncul dalam proses pengadaan PT. Paradise Perkasa
adalah sebagai berikut:
a. Dalam tahap perencanaan pengadaan, sumber risiko yang
mungkin terjadi adalah pernyataan kebutuhan yang tidak
memadai sehingga dampak yang mungkin terjadi adalah
kebutuhan pengadaan/tujuan pengadaan tidak terpenuhi.
b. Dalam hal metode pengadaan di perusahaan, sumber
risiko yang mungkin terjadi adalah pemilihan metode
yang tidak tepat dalam pendekatan pasar, sehingga
pelanggaran peraturan dan kegagalan memperoleh value
menjadi dampak yang mungkin ditimbulkan dari risiko.
c. Dalam hal penyusunan dokumen pengadaan, sumber
risiko yang mungkin terjadi yaitu penyediaan informasi
yang tidak lengkap atau tidak memadai dalam dokumen
sehingga dampak yang kemungkinan akan terjadi adalah
semua penawaran menjadi tidak sesuai. Selain itu juga
perlu menyediakan informasi untuk klarifikasi/diskusi
yang akan menunda penetapan pemenang, serta perubahan
kontrak setelah penetapan pemenang.
d. Dalam hal pengelolaan kontrak, sumber risiko yang
mungkin terjadi adalah kegagalan dari salah satu pihak
untuk memenuhi ketentuan kontrak. Dampak yang
mungkin terjadi adalah perselisihan kontrak, kegagalan
dalam memenuhi kebutuhan, serta intervensi hukum.
 e. Risiko lain yang mungkin terjadi.
4. Usulan Perbaikan
Dalam perencanaan pengadaan yang terjadi di PT. Paradise
Perkasa, perusahaan sudah mempertimbangkan risiko-risiko yang
kemungkinan terjadi. Namun demikian, kelompok observasi tidak
memperoleh dokumen/form mengenai list risiko dari perusahaan.
Oleh karena itu, kelompok menjadikan list risiko sebagai usulan
perbaikan untuk proses pengadaan yang terjadi di PT. Paradise
Perkasa. Adapun usulan untuk list risiko adalah seperti pada
gambar 2.3.3 berikut:
 Pertanggungja Tempat Skor Risiko
Kategori Deskripsi Skor Risiko Pendekatan Deskripsi Laporan/
No. Risiko waban Waktu setelah
Risiko Risiko saat ini Penanganan Penanganan Status
Penanganan Penanganan Penanganan

Kombinasi
Komentar
Pernyataan kemungkina Metode untuk Perbaikan
Rencana tentang
jika/maka n dan mengurangi Orang yang skor risiko
Memudahka tindakan Tanggal status
Pengelompo yang dampak risiko, bertanggungjaw dengan
n dalam penanganan rencana
kan risiko menjelaskan peristiwa misalnya ab atas metode asumsi
penelusuran melakukan selesai penangan
yang serupa peristiwa sebelum mitigasi, penanganan penanganan
risiko pendekatan dilakukan an atau
dan tindakan transfer, yang dilakukan selesai
penanganan efektifitas
dampaknya penanganan asumsi dilakukan
nya
risiko

Jika dokumen
pengadaan
tidak
diterbitkan Mempekerjak SDM
sebelum akhir an SDM tambahan
bulan ini, tambahan dapat
kemungkinan untuk menyelesai
1 Jadwal terjadi Moderat Mitigasi memastikan Manajer Minggu ini Rendah kan dan
keterlambatan permintaan menerbitka
yang penawaran n dokumen
signifikan secara tepat pengadaan
untuk waktu tepat waktu
memperoleh
dana
pengadaan
 Tabel 2.3.3 Usulan List Risiko
Daftar risiko harus memuat informasi penting terkait risiko dan rencana
penanganannya. Selain itu, daftar risiko harus sederhana, mudah diperbaharui, dan
dilihat sebagai alat komunikasi yang penting.
2.3.4 KUK 3.4
Approved procurement plan or strategy is communicated to
stakeholders.
Rencana atau strategi pengadaan yang disetujui,
dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan.
1. Observasi : Ada
2. Bukti Observasi : Terlampir
3. Penjelasan
Pembahasan dari KUK 3.4 ini berisi tentang hasil
pembahasan rencana atau strategi yang digunakan disebarluaskan.
Dalam kegiatan perencanaan dan strategi yang telah dibuat oleh
bagian pengadaan dan oleh bagian-bagian terkait lainnya disebar
luaskan setelah hasil rapat telah selesai dibahas. Sebelumnya
pemimpin rapat tersebut akan membuat ringkasan agar peserta
atau pihak lain mengetahui hasil rapat dan bertanya jika masih
ada hal-hal yang belum jelas sehingga tidak akan terjadi
perbedaan sudut pandang nantinya atau mengurangi
kesalahpahaman yang mungkin akan timbul.
Setelah rapat tersebut ditutup, pihak yang mengikuti rapat
memberikan ringkasan menyeluruh dari tentang hasil rapat. Hal
ini memiliki tujuan sebagai berikut yaitu untuk memastikan
adanya keselarasan antara keputusan dengan tujuan dan etika
perusahaan kemudian kepedulian dengan menunjukkan
keteladanan dalam mematuhi etos kerja sebagai dasar
pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Selain itu
memiliki tujuan sebagai menunjukkan hal yang transparansi, yaitu
sikap tidak mementingkan diri sendiri dengan membuktikan
bahwa ini untuk kepentingan perusahaan dan membuktikan
bahwa berkomunikasi secara terbuka dan efektif yang dilakukan
sesuai budaya perusahaan/organisasi untuk mencegah
inkonsistensi atau kontradiksi saat berkomunikasi dengan
bawahan atau atasan.
Saat observasi pada PT. Paradise Perkasa hasil rencana
adalah hasil proses perencanaan berupa daftar ketetapan tentang
langkah tindakan pada masa depan menyangkut kegiatan apa,
siapa pelaksananya, di mana, kapan jadwalnya dan berapa sumber
daya yang akan digunakan, serta berbagai keterangan mengenai
 tolak ukurnya dalam rangka mencapai hasil. Rencana tersebut
digunakan manajemen untuk pedoman pengarahan kegiatan dan
juga sebagai pedoman proses pengendalian. Dan hasil rencana
yang telah dibuat dari pertemuan tersebut disebarluaskan atau
diumumkan kepada karyawan atau pegawai yang bekerja di PT.
Paradise Perkasa agar semua pekerjaan berjalan sesuai dengan
rencana yang telah dibuat tersebut dan berjalan dengan lancar.
4. Usulan Perbaikan
Dalam perencanaan pengadaan yang terjadi di PT. Paradise
Perkasa, perusahaan sudah mempertimbangkan serta
merencanakan yang berupa daftar perencanaan masa depan.
Namun demikian, kelompok observasi tidak memperoleh
dokumen/form mengenai hal tersebut dari perusahaan. Oleh
karena itu, kelompok memberikan usulan untuk daftar rencana
pelaksanaan pengadaaan yang terjadi di PT. Paradise Perkasa.
Adapun usulan mengenai daftar rencana tersebut adalah seperti
pada tabel 2.3.4 berikut:

Tabel 2.3.4 Usulan Daftar Rencana Pelaksanaan.

Rencana Pelaksanaan Pengadaan
PT. XYZ
Materi Kegiatan: xxxxxxxxxxxx
Pelaksana: yyyyyyyyy
Lokasi Pelaksanaan: xxxxxxxxxxxx
Waktu Pelaksanaan: yyyyyyyyy
Tujuan: xxxxxxxxxxxx
Kompetensi yang dicapai: yyyyyyyyy

Dengan tabel kegiatan seperti berikut:

Tabel 2.3.5 Tabel Kegiatan Pelaksanaan.

No. Tahap Kegiatan Estimasi Waktu Estimasi Biaya
1 aaaaa xxxx 2 minggu Rp. Xxxx
2 bbbbb yyyy 3 minggu Rp. Yyyy
3 ccccc zzzz 4 minggu Rp. Zzzz