A Leader’s Guide to

Delegating
Pengarah : Dr. Yosefini Rasyanti Munthe, M.A., Psi.
Penerjemah :  Soetantyo
 Nadira Larasati, S.Psi.
Penyunting : Rahmatia Andaruni, S.Psi.

MODUL UNTUK TRAINEE

0
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 Bab I
Delegasi yang efektif

1
Page

A Leader‘s Guide To Delegating


Seorang leader adalah dia yang tahu
cara melakukan sesuatu, dia
mengerjakannya dan menunjukkan
caranya.
—John Maxwell
A Leader‘s Guide To Delegating
I. Pendahuluan
Sebagai seorang manajer atau team leader, anda tentu sering merasakan
bahwa volume pekerjaan anda lebih banyak dari waktu yang tersedia.
Anda kewalahan dan sulit memilih prioritas untuk menyelesaikan tugas-
tugas itu. Anda pasrah saja karena anda mengira bahwa untuk itulah anda
digaji. Tetapi pernahkah anda berpikir untuk mendelegasikan tugas-tugas
itu?
Delegasi adalah suatu proses penyelesaian pekerjaan anda melalui orang
lain dengan baik. Delegasi yang efektif akan menjadikan pekejaan anda
selesai di tangan orang lain secara maksimal serta merupakan sebuah
manajemen yang penting dan efektif.
Dengan memberikan delegasi yang efektif kepada tim anda, secara tidak
langsung anda telah membangun sebuah tim berpengalaman dan terampil.
Pengalaman-pengalaman ini dapat mereka gunakan secara fleksibel.
Dengan mengambil manfaat dari cara seperti ini, anda bisa mengatasi
tekanan dalam pekerjaan.
Sebaliknya, pengelolaan delegasi yang buruk akan membuat orang berpikir
bahwa delegasi hanyalah sekadar kegiatan ‘mengoper uang’, atau sekadar
menyuruh orang lain melakukan pekerjaannya.
II. Apa yang dimaksud dengan delegasi?
Menjelaskan definisi dari delegasi sama sulitnya dengan menjelaskan
definisi dari ‘listrik’; kita bisa melihat dan memanfaatkan dan
melakukannya dengan mudah, tapi tidak mudah menjelaskannya.
Latihan 1
Pikirkan tentang delegasi, barangkali anda pernah berpengalaman
memberikan delegasi atau anda diberi delegasi.
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
2 Page
 Latihan 2

Sumber-sumber apakah yang harus dialokasikan oleh manajer? Sebutkan 3

sumber.

----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Yang mana yang menurut anda paling penting? Jelaskan alasannya.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

 anak buah bertanggung

Orang sukses mempunyai kebiasaan jawab melakukan tugas
mengerjakan hal-hal yang tidak suka atas nama anda,
dikerjakan orang-orang gagal. Jadi, delegasi merupakan  anak buah memiliki otoritas
Mereka belum tentu suka proses negosiasi kesepakatan yang diperlukan agar tugas
mengerjakannya, namun, dengan orang lain agar: terlaksana, dan
ketidaksukaan mereka tunduk kepada  anak buah memperoleh
kekuatan tujuan mereka. sumber-sumber untuk
mereka-termasuk orang
lain-yang diperlukan.

III. Mengapa delegasi menjadi penting?

Dengan memberikan delegasi kepada anggota tim maka anda telah

membantu mereka. Delegasi yang efektif memberikan keuntungan bagi
anggota tim:
‘Delegasi yang baik dan efektif adalah
 membantu mereka mengembangkan ketrampilan dan kompetensi
delegasi yang dilakukan dengan
baru untuk menunjukkan kemampuannya,
kepercayaan dan kontrol yang
 membantu mereka menjadi lebih terlibat dan bisa dipercaya dalam
minimum.’
pekerjaan dan merasa bahwa mereka dihargai sebagai anggota tim,
—Charles Handy, Understanding
 memberikan pengalaman yang lebih luas dan lebih bervariasi dalam
Organizations (1999, p. 284).
pekerjaan,
 membuat mereka mampu lebih banyak menemukan apa yang terjadi,
dan
 membantu anak buah merasa diberdayakan dan meningkatkan
3 Page

komitmen mereka.
A Leader‘s Guide To Delegating

Jika anda memimpin orang-orang
dengan benar, maka siapa yang
berani untuk tidak benar?
—Confucius
A Leader‘s Guide To Delegating
Delegasi yang sukses anda lakukan akan membantu mengembangkan
anggota tim yang kompeten, terlibat, berkomitmen, dan terinformasi
dengan baik. Anda akan melihat bahwa capaian kinerja mereka tinggi dan
menjadi aset sesungguhnya bagi organisasi.
Dengan menggunakan delegasi untuk membantu anak buahnya, manajer
telah membantu diri mereka sendiri. Mereka lebih mudah bekerja dengan
orang-orang yang kompeten, dan termotivasi dengan baik, dibandingkan
dengan sekelompok orang yang enggan mengerjakan tugas mereka dan
tidak tertarik terhadap apa yang mereka kerjakan.
Delegasi juga merupakan teknik manajemen yang penting untuk alasan-
alasan berikut:
 Membuat keputusan yang lebih baik
 Memanfaatkan waktu yang terbatas sebaik-baiknya
 Mengontrol tim yang besar
 Memperbaiki seluruh kinerja tim
1. Membuat keputusan yang lebih baik
Sebagai team leader, peran anda adalah mengelola anak buah dan
pekerjaannya. Agar tugas anda efektif, anda perlu membuat keputusan
yang baik di segala aspek.
Latihan 3
Menurut anda, apa yang diperlukan untuk membuat keputusan yang baik?
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Anda mungkin sudah menyebutkan pentingnya informasi yang lengkap,
terbaru, dan dapat dipercaya. Namun, anda masih membutuhkan
informasi yang bermutu agar dapat membuat keputusan yang baik.
Agar peran anda sebagai team leader menjadi efektif dalam mengelola tim
anda dan pekerjaannya, maka anda perlu membuat keputusan yang baik di
semua aspek. Sebagai team leader, anda berada pada pusat jaringan
komunikasi dari anda sekaligus menuju anda. Perhatikan gambar di bawah:
4 Page
 Menyampaikan Menerima
informasi yang informasi dan
lengkap kepada instruksi dari
manager manager
Menyampai
Menerima kan
informasi informasi
dari team Team leader kepada
leader dari team leader
bagian lain. dari bagian
lain.
Menerima Memberikan
informasi dari informasi dan
anak buah instruksi kepada
anak buah

Tim yang dikelola dengan baik akan terikat pada ketersediaan informasi
yang anda miliki. Jika anak buah makin banyak didorong untuk mengambil
tanggungjawab, maka mereka akan semakin mengembangkan
keterampilannya dan memiliki ketertarikan yang serius pada semua aspek
pekerjaan.
Dengan demikian, anak buah anda lebih banyak memiliki informasi yang
detil dibanding anda, sebab, pengetahuan mendetil berasal dari proses
pengerjaan tugas secara aktual dan anda bukan dibayar untuk itu. Tugas
anda adalah agar pekerjaan berhasil dilakukan (oleh orang lain).

Melakukan delegasi berarti anda membuka jalan pengetahuan dan

informasi mendetil dalam memikul tugas atau proyek yang spesifik.
Dengan mendorong anak buah anda untuk memberikan kontribusi yang
barangkali kurang anda miliki, maka anda akan lebih percaya diri bahwa
keputusan pengelolaan yang anda lakukan sudah tepat. Partisipasi yang
lebih besar dari anak buah bisa dijadikan sebagai sumber dukungan yang
solid dalam kegiatan sehari-hari.

2. Memanfaatkan waktu yang terbatas secara efektif

Delegasi membuat manajer menyeimbangkan beban pekerjaan.

 Anda dapat mendelegasikan pekerjaan dengan tingkat prioritas rendah

hingga medium kepada orang lain. Pastikan bahwa pekerjaan itu
5

dilakukan dengan baik.

Page

 Dengan dihematnya waktu, anda akan lebih banyak memiliki

A Leader‘s Guide To Delegating
 kesempatan untuk melakukan pekerjaan dengan tingkat prioritas
tinggi.

Meskipun proses delegasi perlu waktu, anda harus ingat bahwa waktu
yang digunakan untuk mengembangkan anggota tim akan memberi
mereka kesempatan untuk tumbuh. Apa yang anda lakukan ini merupakan
tanggungjawab penting dalam hal manajemen. Jadi, delegasi justru
menunjukkan penggunaan waktu manajer secara efektif.

3. Tetap mengontrol

‘Rentang kendali’ merupakan terminologi yang digunakan untuk

menggambarkan jumlah anak buah dalam satu tim di bawah
tanggungjawab seseorang. Jadi, hal ini menunjukkan bahwa berapa anak
buah berada di bawah kontrol orang tersebut.

Latihan 4

Alex bekerja di bagian penagihan pajak dan mempunyai 40 orang anak

buah. Baru-baru ini, organisasi membuat skema insentif baru atas target
yang dicapai oleh anak buahnya. Jumlah tagihan anak buahnya melonjak
sampai rata-rata 25%. Akibatnya, beban pekerjaan Alex bertambah banyak.
Pekerjaan kantornyapun menjadi berantakan.
Alex dipanggil atasannya dan diminta menjelaskan apa yang terjadi.
Kemudian, Alex dianjurkan sang atasan untuk mengikuti kursus
manajemen sehingga dapat mengatasi masalahnya. Padahal, yang Alex
butuhkan sebenarnya bukan kursus, namun jumlah anak buah yang berada
di bawah supervisinya.
Dari kedua hal di atas, manakah yang menurut anda akan menyelesaikan
masalah Alex?

----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Masalah Alex bukan karena kurangnya pelatihan, namun karena luasnya

jangkauan kontrol; merupakan hal yang sulit untuk mengontrol tim
sejumlah 40 orang tanpa bantuan asisten.

Tidak ada nominal yang pasti untuk jumlah ideal anak buah bisa yang
6 Page

dikontrol oleh seorang manajer, namun beberapa ahli menganjurkan

A Leader‘s Guide To Delegating


Sebenarnya Kamu lebih berani dari
yang kamu duga, lebih kuat dari yang
kamu tahu, dan lebih pintar yang
kamu kira, namun itu semua
tersembunyi dibalik dinding tipis
bernama keragu-raguan.
Dengan delegasi yang efektif, setiap
orang menang.
A Leader‘s Guide To Delegating
sekitar 12 orang, asal anda tidak melakukan supervisi kepada orang lain.
Hal tersebut juga bergantung pada keadaan, jenis kerja, waktu yang
tersedia untuk supervisi langsung, karakter tim, cara kerja, dan jumlah
pelatihan yang sudah mereka terima. Makin besar jumlah anak buah dalam
satu tim, makin sulit bagi manajer untuk mengontrolnya.
4. Memperbaiki kinerja tim
Untuk memperbaiki cara bekerja tim anda, anda perlu kontribusi mereka
sehingga terbentuk sebuah tim yang menyatu dan bekerja ke tujuan akhir
yang sama, yaitu:
 mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing anak buah,
tujuan dan ambisi personalnya, aspek yang mereka sukai dan tidak
mereka sukai dalam pekerjaan,
 memastikan sasaran dan tujuan tim dapat dipahami dan merata
kepada setiap orang, serta
 merencanakan manfaat yang dimiliki anggota tim sehingga setiap
orang dapat berkomitmen secara penuh.
Latihan 5
Menurut anda, bagaimana mendelegasikan pekerjaan dapat memperbaiki
kinerja tim?
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Latihan 6
Apa yang telah anda pelajari dari pentingnya delegasi? Berikan satu alasan
mengapa delegasi penting pada orang-orang seperti berikut:
Team leader
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
7 Page
 Anggota tim

----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Organisasi

----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------

IV. Pengajuan keberatan pada delegasi

Kita sudah melihat beberapa alasan mengapa delegasi merupakan teknik

yang penting dalam manajemen serta membawa keuntungan pada anak
buah, team leader dan organisasi. Namun, beberapa team leader enggan
menyerahkan pekerjaan kepada anak buahnya.

Latihan 7

Tuliskan satu atau dua alasan yang membuat team leader enggan
mendelegasikan pekerjaannya:

----------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
Tidak seorang pun punya
kemampuan untuk melakukan
sesuatu secara sempurna, tapi setiap
orang diberi banyak kesempatan
V. Otoritas dan tanggungjawab
untuk melakukan hal yang benar.
Jika anda memberikan anak buah anda sebuah otoritas untuk mengerjakan
sesuatu, anda mungkin akan kehilangan sebagian otoritas anda karena
anda tidak lagi membuat keputusan—anak buah anda mungkin sudah
melakukannya. Tetapi ketika anda memberikan otoritas kepada anak buah,
anda tidak kehilangan tanggungjawab—jika terjadi sesuatu. Meskipun anak
buah bertanggung jawab atas pekerjaannya, anda tetap bertanggung
jawab bahwa tugas itu diselesaikan oleh anak buah dan anda percaya apa
8

yang telah dilakukan oleh anak buah anda. Jadi, delegasi berarti anda
Page

kehilangan beberapa otoritas, namun, baik anda maupun anak buah, tetap
A Leader‘s Guide To Delegating

Keseluruhan tanggungjawab ada
pada anda—untuk itulah manajer
dan team leader digaji.
A Leader‘s Guide To Delegating
memegang tanggungjawab atas sebuah pekerjaan.
Keseluruhan tanggungjawab ada pada anda—untuk itulah manajer dan
team leader digaji. Lebih baik anda menyerahkan seluruh pekerjaan anda
kepada pihak lain ketimbang anda hanya mendelegasikan separuh
pekerjan.
1. Tanggungjawab dan akuntabilitas
Orang sering tertukar dalam menyebut kedua terminologi ini, namun
sebenarnya, keduanya memiliki arti yang berbeda. Bedanya: ‘bertanggung
jawab kepada’ dan ‘akuntabel atas’. Dalam hirarki organisasi, pekerjaan
anda adalah: akuntabel atas atau bisa menjawab pertanyaan atasan. Inilah
mengapa anda tidak dapat melepaskan tanggungjawab terakhir karena
anda yang harus menjawab konsekuensi dari tindakan yang anda lakukan.
Sarmili mendapat kontrak proyek besar. Beban kerja ternyata lebih
berat dari yang sudah diantisipasinya, dan ketika mendekati
deadline, dia memberikan sebagian pekerjaanya kepada Wakidi,
subkontraktornya. Meskipun Sarmili melakukan instruksinya secara
hati-hati, Wakidi mendengarkannya melalui telinga kiri keluar telinga
kanan, dan dia bukanlah orang yang bisa dipercaya. Pekerjaannya
terlantar.
Semua hasil harus dikirim kepada klien sesuai janji, jadi Sarmili
mengerjakannya siang-malam beberapa hari. Sarmili yang harus
menjelaskan kepada kliennya mengapa pekerjaan itu bermasalah.
Bukan Wakidi, karena dia yang bertanggungjawab, bukan Wakidi.
2. Otoritas dan kekuasaan (power)
Otoritas juga memberikan kekuasaan. Otoritas anda sebagai manajer akan
memberikan anda kekuasaan untuk mempengaruhi orang. Salah satu
definisi kekuasaan adalah ‘sarana untuk mempengaruhi pikiran dan
tindakan orang lain’; semakin tinggi posisi seorang dalam organisasi,
semakin tinggi pula pengaruhnya. Ini yang disebut position power.
Ada beberapa tingkat dari position power, tergantung dari seberapa tinggi
posisi anda di dalam organisasi.
Sebagai supervisor, ada berbagai srategi yang bisa anda terapkan untuk
mempengaruhi staf anda. Beberapa strategi efektif jika posisi anda tinggi
9
dan yang lain tergantung bagaimana menggunakan position power.
Page

Masa-masa terbaik dalam hidup
adalah saat kita mampu
menyelesaikan masalah sendiri,
Masa-masa suram kehidupan adalah
saat kita menyalahkan orang lain
atas masalah yang kita hadapi.
A Leader‘s Guide To Delegating
Strategi tersebut adalah:
 Ketegasan—dipakai lebih sering bila position power anda tinggi,
namun kesuksesan akan sulit untuk dicapai;
 Keramahan—sering digunakan bila tingkat dari position power dan
tingkat harapan untuk sukses rendah;
 Alasan—sering digunakan ketika tingkat dari position power dan
tingkat harapan untuk sukses tingi;
 Arahan kepada otoritas yang lebih tinggi;
 Sanksi atau tindakan disiplin.
Anda akan sering menggunakan lebih dari satu strategi, namun anda harus
menghindari dua strategi terakhir jika sangat tidak diperlukan.
Markonah baru saja dipromosi menjadi manajer. Pada mulanya, ia
merasa tidak nyaman di posisi barunya, karena dia tidak lagi dapat
satu tingkat dengan teman-temannya dulu yang sangat ramah
kepadanya, dan kini, ia merasa bahwa teman-temannya tidak lagi
memperlakukan dirinya sama seperti dulu. Ia mencoba strategi
menyuruh mereka menggunakan cara-cara yang bersahabat.
Meskipun dilakukan beberapa kali, jika ia menyuruh melakukan
pekerjaan–pekerjaan yang kurang populer, ia lebih sulit
mendapatkan kesepakatan bersama anak buahnya. Mereka
menganggapnya sebagai lelucon untuk alasan menolak. Markonah
mencoba merayu tanpa hasil.
Markonah mengikuti kursus assertiveness training, dan sekarang
ia telah memiliki banyak ide menggunakan personal power dengan
jalan asertif agar pekerjaan dilakukan.
Latihan 8
Tuliskan perbedaan tanggungjawab antara team leader dan anak buah
yang diberi delegasi:
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
10 Page
 VI. Proses delegasi

Menyiapkan delegasi

Tentukan delegasinya

Pilih anak buah

Melakukan delegasi
Tentukan
sasaran Rencana
Review

Implemen-
Monitor tasi

Untuk mendelegasi secara efektif, anda perlu waktu menyiapkan dan

menjalankannya. Dalam menyiapkan apa yang akan didelegasikan, lihat
semua gambaran pekerjaan anda, beban kerja, kompetensi, dan
kebutuhan anggota tim. Lalu anda akan memutuskan:
 tugas, aktivitas, dan kewajiban apa yang bisa didelegasikan, dan
 akan diberikan kepada siapa pekerjaan tersebut.

Untuk melakukan delegasi, anda perlu:

 Menentukan dan menyepakati tujuan yang jelas. Dengan kata lain, apa
yang anda inginkan agar orang lain menyelesaikannya.
 Merencanakan delegasi dengan cara:
o Mengalokasikan sumber-sumber yang tepat-sumber-sumber
yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran, termasuk dukungan
dari anda.
o Menentukan bagaimana cara mengikuti perkembangannya.
Misalnya, pada tahap mana anak buah akan memberi laporan
kepada anda.
o Memberikan briefing kepada anggota tim untuk menyepakati
jalan ke depan, menyepakati landasannya, apa yang akan
dicapai dan kapan hal tersebut bisa dicapai.
 Membiarkan anak buah anda mengimplementasikan tugas yang
didelegasikan. Ketika tim memulai pekerjaan mereka, anda kembali ke
tempat sambil terus memberikan dorongan dan mengontrol pekerjaan
11

yang sudah disepakati.

 Memonitor tugas yang didelegasikan. Baik anda maupun orang yang
Page

A Leader‘s Guide To Delegating


Pikirkan keuntungan apa yang paling
ingin anda raih dari dilakukannya
delegasi. Anda perlu mengidentifikasi
hal ini untuk rencana perkembangan
pribadi anda.
A Leader‘s Guide To Delegating
diberi tugas akan tetap mengawasi perkembangan tugas tersebut
dengan tujuan memastikan tugas tersebut berjalan sesuai dengan
rencana dan mencapai tujuan, lalu mengambil tindakan, jika
diperlukan.
 Meninjau (review) tugas yang didelegasikan ketika sudah selesai
dengan cara:
o Mengevaluasi apa yang sudah berjalan dengan baik dan aspek
apa yang dapat diperbaiki untuk ke depannya.
o Memberikan umpan balik yang membantu anak buah untuk
memperbaiki kinerja mereka di masa yang akan datang.
Perhatikan bahwa tahap-tahap—menentukan sasaran, merencanakan,
mengimplementasi, memonitor, dan me-review—cenderung membentuk
siklus yang terus menerus, sebab, ketika anda sudah menyelesaikan tahap
review, anda harus sudah siap dengan sasaran baru atau sasaran yang
sudah direvisi. Sebagai team leader, anda mungkin sudah familiar dengan
siklus ini yang banyak menggunakan planning dan controlling pada banyak
aktivitas pekerjaan.
Latihan 9
Buatlah daftar apa yang harus dilakukan oleh team leader agar sesuai
dengan tanggungjawabnya ketika mendelegasikan tugas kepada anak
buah.
 Tentukan tugas-tugas apa saja yang bisa didelegasikan:
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Daftar anda harus menunjukkan bahwa para team leader perlu
menyiapkan pendelegasian dengan memastikan apa yang akan
didelegasikan dan siapa yang diberi tugas. Kemudian, mereka harus
menentukan obyektif (tujuan) dan rencana delegasi. Mereka perlu
mendukung anggota tim yang melaksanakan tugas dan memonitor tugas
yang telah disepakati. Terakhir, mereka perlu me-review delegasi dengan
12
anak buah, memberikan umpan balik yang sesuai dan mempertimbangkan
cara untuk melakukan perbaikan selanjutnya. Dengan menggunakan
Page
 proses delegasi, team leader telah memenuhi tanggungjawabnya dalam
menyelesaikan pekerjaan sebagaimana mestinya.

VII. Bagaimana delegasi yang efektif dapat

membantu anda?

Sejauh ini kita membicarakan delegasi yang diberikan kepada tim, namun
ketika anda berpikir tentang tim anda, anda juga harus memasukkan line
manager anda. Terkadang, akan lebih efektif bila sesekali memberikan
tugas ke atas dibanding berusaha mengerjakannya sendiri atau mengoper
ke bawah.
Untuk mendapat keuntungan dari delegasi-baik ke bawahan anda maupun
ke atasan anda, anda harus menjadi seorang delegator yang efektif.

Latihan 10

Jawablah dengan ya/tidak.

No . Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah anda menghabiskan waktu untuk
mengerjakan sesuatu yang bisa dikerjakan oleh
anak buah anda?
2 Apakah anda melihat bahwa sejumlah tugas
tidak dapat ditempatkan di bawah
perencanaan (planning), pengaturan
(organizing), motivasi (motivating),
perkembangan (developing) atau kontrol
(controlling), pembuatan (creating), dan
komunikasi (communicating)?
3 Apakah anda mengerjakan pekerjaan yang
anda sukai, meskipun anak buah anda bisa
mengerjakannya, bahkan lebih baik?
4 Apakah anda sering terganggu oleh panggilan
telpon yang sebenarnya bisa ditangani orang
lain?
5 Jika anda sedang meninggalkan tim anda untuk
sementara waktu, apakah mereka harus
13

menunda mengambil keputusan sampai anda

Page

kembali?

A Leader‘s Guide To Delegating

 6 Apakah anda melihat bahwa orang lain jarang
mencapai standar tinggi yang anda tetapkan?
7 Pada akhir hari, apakah ada tugas yang belum
selesai, padahal seharusnya sudah dapat
terselesaikan?
8 Apakah sulit bagi anda untuk mencari waktu
diskusi dengan tim anda secara teratur?
9 Apakah anda menyimpan informasi tugas
untuk diri anda sendiri, padahal seharusnya
anda tahu hal-hal yang bagi anggota tim tidak
perlu tahu?
10 Apakah anda merasa bahwa secara umum,
anda sudah kelebihan pekerjaan?
11 Apakah anda mempunyai masalah dengan
akses ke informasi atau kontak yang anda
perlukan untuk membuat keputusan?
12 Apakah anda terhambat oleh kurangnya
otoritas untuk membuat keputusan?

14
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 Bab II
Mencapai keseimbangan dalam
mendelegasi

15
Page

A Leader‘s Guide To Delegating


Jangan terlemahkan oleh angin
permasalahan. Layang-layang mampu
terbang tinggi karena berani melawan
angin. Hanya layang-layang yang putus
benang yang hanyut oleh angin.
Ketika anda sukses akan ada suatu sisi 4
jenis angin bertiup ke arah anda, yaitu:
- Pujian
- Kemasyhuran
- Keuntunghan
- Kegembiraan
Dan sebaliknya ketika anda gagal 4 arah
angin lagi bertiup ke arah anda :
- Makian
- Fitnah
- Kerugian
- Kedukaan
Yang perlu kita coba adalah jangan
mudah terpengaruh oleh 8 jenis angin
baik saat sukses maupun gagal.
Delapan angin ini dapat menyebabkan
orang sukses menjadi angkuh dan orang
yang gagal mengucilkan diri.
A Leader‘s Guide To Delegating
I. Pendahuluan
Agar mendapatkan manfaat penuh dari delegasi, anda harus benar-benar
seimbang. Terlalu sedikit atau under-delegation, menunjukkan kurangnya
kepercayaan dan keyakinan. Terlalu banyak, atau over-delegation,
menunjukkan lepasnya kontrol.
II. Under-delegation
Yang disebut under-delegation adalah jika anda gagal menyampaikan
tanggungjawab yang cukup kepada bawahan anda dan anda mencoba
mengerjakan bagian yang banyak.
Jamila merupakan seorang resepsionis klinik kesehatan, berdiskusi
dengan koleganya tentang cara baru index-filing yang baru
diperkenalkan dan diterapkan perusahaannya. ‗Benar-benar
bencana,‘ katanya. ‘Kita tidak bisa menemukan file hari-hari ini tanpa
melihatnya satu-persatu. ‗Bayangkan,‘ waktu ia menjelaskan, ‗aku
sudah berpikir bahwa ini tidak mungkin bisa dilakukan. Tapi aku tidak
mau repot-repot memberitahunya, lagipula pekerjaanku telah sesuai
dengan perintah, bukan? Sudah menjadi tugas manajemen untuk
menyuruh kita melakukan apa, dan mereka yang bertanggung jawab
kalau ada apa-apa. Itu sudah termasuk gaji mereka.‘
Kasus ini menunjukkan sebuah kesalahan yang sering dilakukan para
manajer. Mereka tidak perlu posisi terbaik untuk memutuskan perubahan
metode kerja. Orang yang terdekat dengan pekerjaan, seperti Jamila
nampaknya tahu apa yang tepat dan yang tidak. Agar anggota tim
berpartisipasi dalam memutuskan apa yang harus dilakukan, tentu akan
membantu anda membuat keputusan yang lebih baik. Ini juga akan
membantu membangun semangat tim. Pada akhirnya, kita harus
mengandalkan sepenuhnya kepada hubungan baik dengan anak buah kita,
agar bisa menerapkan metode baru tanpa bertengkar.
Anda mungkin setuju bahwa referensi Jamila kepada manajernya ketika ia
menunjukkan tidak cukupnya semangat tim di kantor.
Pada meeting supervisor yang dilakukan setiap minggu, Satibi
16 Page

"Kesuksesan Anda bergantung pada
orang lain, kecuali Anda bercita-cita
menjadi seorang pemain biola tunggal."
—William G.McGowan
A Leader‘s Guide To Delegating
menjelaskan kepada koleganya mengenai masalah yang dihadapi
timnya.
‗Jka saya ingin melakukan pekerjaan dengan baik, saya harus
melaku-kannya sendiri,‘ katanya, ‗dan jika saya tidak ada di tempat,
tidak ada yang selesai dikerjakan.‘ Jumiran, supervisor divisi yang
lain menyarankan agar Satibi melibatkan timnya dalam membuat
keputusan, dan memberikan delegasi beberapa tanggungjawab
kepada mereka sehingga mereka bisa bekerja sendiri. ‗Dengan
melakukan hal ini, saya dapati bahwa tim saya bertanggungjawab
atas apa yang mereka lakukan, dan mereka akan dan sanggup
mengerjakan apa yang seharusnya saya kerjakan sendiri,‘ lanjut
Jumiran.
Jumiran benar dengan melibatkan timnya. Manfaat baginya adalah timnya
sanggup bekerja sendiri tanpa supervisi langsung, karena mereka dapat
membuat keputusan dan memiliki semangat tim, yang membuat mereka
lebih berkomitmen terhadap pekerjaan.
Alasan under-delegating
Beberapa manajer berkata bahwa mereka ingin mendelegasikan, namun
mereka merasa tidak cocok dengan jadwal kerjanya. Mereka merasa akan
lebih cepat mengerjakannya sendiri daripada menjelaskan kepada orang
lain. Delegasi perlu waktu dan pengaturan, namun dengan mendelegasikan
sebagian kerja mereka, para manajer akan mempunyai lebih banyak waktu
untuk berkonsentrasi pada pekerjaan manajerial yang lebih penting. Perlu
selalu diingat bahwa melakukan proses delegasi sesungguhnya adalah
dengan melakukan sebagian tugas anda untuk mengembangkan anak
buah.
Beberapa manajer berpendapat bahwa anak buah mereka perlu diberitahu
apa yang harus dikerjakan dan mereka akan menolaknya bila mereka bisa.
Mereka merasa bahwa mereka dapat melakukan pekerjaan lebih baik dari
orang lain.
Bagaikan orangtua yang selalu mengikatkan tali sepatu anaknya, bukan
memperlihatkan cara melakukannya dan menunggu sang anak selesai,
tetapi justru orangtua tersebut berjuang mengikatkan tali sepatu seorang
diri. Jika anda tidak pernah membiarkan orang belajar melakukan sesuatu
untuk mereka, mereka tidak pernah independen. Sebaliknya, jika anda
17
menganggap anak buah anda mempunyai keterampilan yang tinggi dan
Page
tindakannya sesuai, status anda akan naik.

Apakah anda percaya kepada
pemenuhan diri? Dengan kata lain, jika
anda menyangka seseorang tidak
kompeten, apakah anda percaya bahwa
nampaknya orang tersebut memang
tidak kompeten?
A Leader‘s Guide To Delegating
Memperlihatkan kemauan untuk mendelegasi akan menunjukkan
keyakinan kepada tim untuk menerima tanggungjawab dan keyakinan pada
kemampuan anda dalam mengelola.
Manajer yang enggan memberikan delegasi beranggapan bahwa dengan
mengerjakan sendiri pekerjaan itu, maka reputasinya akan meningkat.
Faktanya justru sebaliknya; keengganan mendelegasi akan mengurangi
reputasi manajer di mata orang lain, namun kemampuan dalam melakukan
delegasi secara efektif akan meningkatkan reputasi.
Berpikir bahwa mendelegasikan suatu pekerjaan mengindikasikan
ketidakmampuan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut sendiri
merupakan hasil dari perasaan tidak aman (insecure). Menahan sesuatu
seorang diri karena anda berpikir bahwa hanya dengan mengetahui
sesuatu, pihak lain tidak mengontrol anda, juga merupakan hasil dari
perasaan tidak aman. Para manajer yang merasa tidak aman yang takut
untuk memberikan pekerjaan mereka kepada orang lain dapat diartikan
bahwa mereka tidak lagi dibutuhkan oleh diri mereka sendiri.
Namun demikian, anda harus tetap realistis terhadap rentang autorisasi
yang anda miliki, pun dengan akses menuju informasi dan sumber-sumber
lainnya. Anda bisa saja menampilkan performa secara lebih efektif dengan
melibatkan manajer anda pada suatu tahap pekerjaan tertentu. Hal ini
tidak akan mengikis posisi anda, tetapi justru akan membuat anda
memperoleh hasil yang lebih baik.
Latihan 11
Apa bahayanya jika anggota tim dibiarkan untuk mendelegasikan
pekerjaannya kepada manajer?
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Di lain situasi, adakalanya anggota tim anda akan mendelegasikan secara
18
sah. Dalam hal ini, anda harus mengharapkan dan mendorong mereka
menyampaikannya kepada anda mengenai:
Page
 aspek-aspek kerja dimana anda memiliki pengetahuan, informasi

Apakah anda berpikir bahwa anda
under-delegate? Jika anda mengenali
alasan apapun dalam hal under-
delegate, anda mungkin bisa kembali ke
bab sebelumnya untuk mengidentifikasi
bagaimana delegasi dapat membantu
anda.
A Leader‘s Guide To Delegating
dan kontak untuk mengerjakan lebih efektif karena posisi anda
sebagai manager, dan
 keputusan dimana mereka tidak memiliki otoritas atau
tanggungjawab, sebagai contoh, tanggungjawab untuk
mendisiplinkan seseorang atau mengakses informasi rahasia.
Sejumlah perusahaan manufacturing memanfaatkan quality kontrol.
Pada suatu saat, kualitas merupakan tanggungjawab spesialis di
bagian inspeksi. Pekerja di bagian produksi tidak bertanggungjawab
memeriksa, mengecek kualitas produk yang mereka kerjakan,
karena itu adalah tugas inspektur quality kontrol. Pengaturan ini
mengakibatkan kompetisi antar departemen produksi dengan bagian
quality control. Kalau departema produksi disalahkan karena
hasilnya rendah, mereka menganggap bahwa itu karena departemen
quality kontrol tidak kooperatif.
Beberapa perusahaan lalu mengubah system ini sehingga pekerja di
bagian produksi juga bertanggungjawab mengecek produk yang
mereka hasilkan, yakin sesuai standar. Ini memperbaiki kualitas,
dengan meningkatnya produktivitas dan mengurangi pekerjaan
ulang.
Dengan melakukan delegasi semua pekerja bertanggungjawab atas
pekerjaannya, mereka memperbaiki standar pekerjaan dan
membuktikan kompetensinya.
Alasan terakhir seseorang enggan mendelegasikan pekerjaan adalah ketika
manajer bersemangat mengerjakannya sendiri dan mereka tidak ingin
berbagi dengan orang lain. Hal ini juga terjadi pada manajer yang dulunya
biasa mengerjakan sesuatu dan sekarang orang lain yang melakukannya.
Pada kasus ini, manajer sering lebih suka mengerjakan pekerjaannya
dibanding melakukan tugas manajerial—mungkin karena kurang yakin
akan kemampuannya mengelola. Namun, manajer harus merelakan
pekerjaan lamanya agar lebih efektif menjalani peran barunya.
Latihan 12
Anggap saja anda sedang berada dalam pertemuan team leader. Para team
leader harus memberikan empat alasan mengapa mereka cenderung tidak
mendelegasikan tugas. Pada setiap alasan, berikan arumen untuk
membujuk para team leader, agar mereka sadar bahwa delegasi akan
19
membantu mereka.
Page
 Alasan Bagaimana delegasi dapat membantu
 Kurang waktu --------------------------------------------------------------------------
untuk --------------------------------------------------------------------------
mendelegasi. --------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------

 Kurang yakin atas --------------------------------------------------------------------------

kemampuan anak --------------------------------------------------------------------------
buah. --------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------

 Takut kehilangan --------------------------------------------------------------------------

reputasi gara-gara --------------------------------------------------------------------------
berbagi tugas. --------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------

 Lebih mudah --------------------------------------------------------------------------

mengerjakan --------------------------------------------------------------------------
sendiri daripada --------------------------------------------------------------------------
mendelegasikan- --------------------------------------------------------------------------
nya. --------------------------------------------------------------------------

20 Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 III. Over-delegation

Over-delegation terjadi ketika memberikan tanggungjawab kepada orang

lain dan gagal mengontrol tugas yang sudah diberikan. Jika manajer
memberikan banyak delegasi kepada orang-orang yang berbeda, namun
masih bisa mengontrol mereka, hal tersebut tidak dapat disebut sebagai
over-delegation.
Ada beberapa penjelasan mengenai over-delegation. Beberapa manajer
melihat bahwa mereka terlalu banyak memberikan tugas kepada terlalu
banyak orang, dan sadar bahwa mereka sudah over-delegated karena
mereka tidak bisa melacak semua pekerjaan. Ini bisa saja terjadi tanpa
disengaja.

Ada pula manajer lain yang melakukan over-delegation karena mereka

khawatir akan tanggungjawab pekerjaan.

Dalam sebuah perusahaan air minum yang besar, diketahui bahwa

karyawan yang mendapat promosi adalah mereka yang tidak
membuat kesalahan. Sebagai hasilnya, kebanyakan manajer di
sana menghindari untuk melakukan inisiatif dan mereka berusaha
keras untuk tidak membuat keputusan atau melempar
tanggungjawab kepada orang lain. Dengan cara ini, mereka merasa
bahwa orang lain yang akan bertangung jawab jika ada sesuatu
yang salah.

Barangkali perusahaan perlu mengubah citra kebijakan promosinya. Akan

tetapi, meskipun manajer mencoba menghindari tanggungjawab, mereka
akan tahu bahwa mereka tidak mungkin melakukannya. Ketika ada yang
salah, anak buah yang diberi delegasi untuk membuat keputusan akan
dengan segera melemparkan kesalahannya kepada manajer.

Dalam situasi lain, beberapa manajer melakukan over-delegate untuk

menghindari konflik.

Latihan 13

Laras baru saja diterima sebagai manager di bagian elektronik dalam

sebuah pusat perbelanjaan. Sebelumnya, ia bekerja di beberapa toko
besar, namun belum pernah di toko elektronik. Di bagian elektronik,
21

orang yang paling berpengalaman adalah Sony, yang sudah bekerja selama
Page

20 tahun di sana. Sony berharap menjadi manajer ketika posisi tersebut

A Leader‘s Guide To Delegating

 sedang kosong.
Untuk menghindari konflik, Laras memberikan sejumlah besar tugas
mengelola toko sehari-hari dan mewakilinya bertemu dengan para
pemasok kepada Sony.

Dengan memberikan delegasi seperti ini, masalah apa yang telah

dilakukan oleh Laras?

---------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------

Alasan lain mengapa manajer melakukan over-delegate adalah karena

kurangnya motivasi.

Latihan 14

Pikirkan saat faktor-faktor dalam pekerjaan yang memotivasi anda: hal-hal

yang mebuat anda terdorong untuk terus bekerja. Berikan 3 contoh
spesifik.

---------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------

Cara terbaik memberitahu seseorang yang over-delegate adalah dengan

mempertimbangkan apakah ia masih memiliki kontrol terhadap
pekerjaannya.

IV. Mengenali under-delegation dan over-

delegation

Pikirkan manajer yang anda kenal di tempat kerja anda, lalu identifikasi
alasan dan dampak dari cara mereka dalam mendelegasikan pekerjaan
kepada anak buahnya.

Under/over-delegate Alasan Efek

22

………………… ………………… ………………….

Page

………………… …………………. ………………….

A Leader‘s Guide To Delegating
 ………………… …………………. ………………….
………………… ………………… …………………
………………… …………………. ………………….

Jika anda merasa under-delegate atau over-delegate, mungkin anda

perlu menemukan keseimbangan antara kepercayaan dan kontrol
dari cara mendelegasi.

V. Level kontrol dalam delegasi

Manager memiliki level

Tinggi kontrol tinggi dan level
kepercayaan rendah
Level kontrol

Manager memiliki level

kontrol rendah dan level
kepercayaan tinggi

Rendah

Rendah Level kepercayaan Tinggi

Manajer yang memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi kepada

anak buahnya hanya memerlukan sedikit kontrol langsung pada
pekerjaannya. Contohnya, ketika seorang manajer dengan tingkat
tanggung jawab yang tinggi untuk mendelegasikan tugasnya, maka
anggota tim mampu membuat keputusan berdasarkan metode,
timing, dan sumber-sumber, meskipun hal tersebut biasanya
didiskusikan dengan manajer serta sang manajer menawarkan
petunjuk, nasehat dan dukungan.

Berikut ini adalah contoh dari manajer yang menjelaskan

23

bagaimana cara mengontrol timnya.

Page

‗Saya menemukan cara terbaik agar segala sesuatu tetap

A Leader‘s Guide To Delegating
 berada pada kontrol saya, yaitu dengan memastikan bahwa
tim saya mengetahui apa yang akan kami capai dan
pentingnya bekerja sesuai dengan peraturan dan prosedur
perusahaan. Saya juga memastikan bahwa mereka tahu
mereka bisa mendiskusikan berbagai gagasan dan meninjau
berbagai kemungkinan bersama saya. Dengan demikian,
saya bisa menyerahkan pekerjaan kepada mereka,
sedangkan saya hanya mengecek—dengan cara yang
informal—apakah semuanya baik-baik saja.‘

Ketika manajer memiliki tingkat keyakinan atau kepercayaan

rendah maka dia akan mengambil kontrol langsung yang tinggi
pada pekerjaannya, sekaligus membatasi tanggungjawabnya
kepada masing-masing orang. Sebagai contoh, mereka mungkin
akan mengatakan kepada timnya cara mengerjakan tugas dan
meminta laporan perkembangan secara rutin dan teratur pada
berbagai tahap.
Apapun level kontrol yang digunakan, penting untuk diingat bahwa
tidak ada orang yang sempurna, beberapa kesalahan mungkin
terjadi, namun bukan berarti harus menghentikan delegasi.

Latihan 16

Bagaimana perasaan anda ketika seseorang menunjukkan bahwa

ia mempercayai anda untuk melakukan sesuatu dan mewakilinya?

-----------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------

Bagaimana perasaan anda ketika seseorang meminta anda

melakukan sesuatu, namun kemudian dia tidak membiarkan anda
meneruskannya, dan jelas tidak mempercayai anda?

-----------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------

Memperlihatkan kepercayaan kepada tim anda adalah penting jika

24

mereka menunjukkan yang terbaik bagi pekerjaan. Namun,

Page

kepercayaan merupakan kualitas yang tumbuh dan berkembang

A Leader‘s Guide To Delegating

 melalui pengalaman dan waktu.

Jika belum memiliki keyakinan akan kemampuan tim anda, anda

dapat menggunakan delegasi secara hati-hati untuk membangun
kepercayaan. Ingat bahwa proses delegasi membantu
mengembangkan keterampilan tim anda.

Gunakan tingkat kontrol yang tinggi ketika anda memberikan

delegasi tugas pertamakali. Ketika melakukan ini, anda perlu
memberikan nasehat dan dukungan yang tepat ketika anggota tim
butuh bantuan. Dengan cara ini kemungkinan tim akan berhasil.
Bila anak buah berhasil menjalankan tugas, anda akan makin yakin
untuk secara bertahap melepaskan kontrol langsung. Berikan
mereka tanggungjawab melakukan tugas dengan baik, dan
tunjukkan lebih banyak kepercayaan.
Ingat! Anda sebagai manajer tetap bertanggung jawab atas seluruh
tugas yang anda delegasikan.

25
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 Bab III
Persiapan delegasi

26
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 I. Pendahuluan

Keterampilan mendelegasi dapat ditunjukkan dengan

mengetahui apa yang didelegasikan kepada anak buah yang
mana dan tugas apa yang akan diberikan.
Delegasi bisa jadi merupakan cara seseorang menunjukkan
untuk mengakui keterampilan, antusiasme, dan komitmen dari
anak buah tertentu. Tergantung dari jenis tugas yang anda
delegasikan, hal itu juga merupakan bagian dari system
penghargaan sebagai contoh; jika anda mendelegasikan tugas
penting dibandingkan tugas dengan prioritas rendah atau tugas
rutin.

Suksesnya delegasi tergantung dari jangkauan orang yang tepat

yang anda berikan tugas. Untuk memutuskan ini, anda harus
mengetahui kekuatan dan kelemahan anak buah.

II. Apa yang tidak boleh didelegasikan?

Ada beberapa tugas manajer yang tidak dapat didelegasikan.

Penting untuk mengidentifikasi aktivitas ini dan memisahkannya
dengan yang lain. Anda kemudian dapat melihat pekerjaan yang
lain ini dan pilih mana yang sesuai.

Pekerjaan yang bersifat rahasia tidak boleh didelegasikan. Selain

itu, team leader tidak dapat mendelegasikan tugas yang, sejak
awal, mereka tidak memiliki otoritas. Selain itu, tidak boleh pula
bagi mereka mendelegasikan seluruh tugasnya atau mereka
akan mengabaikan seluruhnya.

Peraturan perusahaan sudah memberikan spesifikasi yang bisa

anda kerjakan, atau mungkin ada prosedur yang menyatakan
bahwa hanya anda yang boleh melakukan tugas itu.

Latihan 17
27

Pikirkan dua jenis tugas tertentu yang tidak bisa didelegasikan

dan jelaskan alasannya.
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 --------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------

III. Pekerjaan apa yang bisa

didelegasikan?

Sekarang kita pertimbangkan, pekerjaan apa saja yang bisa

diselegasikan kepada anak buah.

Latihan 18

Anda adalah seorang manajer perusahaan penerbitan.

Kebanyakan pekerja di kantor anda adalah penulis freelance,
penulis, dan editor, designer yang bekerja di rumah.
Manajer editor ingin menggunakan staf freelance secara regular
secara efektif. Dengan mencari hardware dan software yang bisa
digunakan oleh mereka masing-masing, maka banyak pekerjaan
editorial dapat terbagi di antara mereka dengan tepat. Manajer
editor meminta anda melakukan survey staf freelance untuk
melihat peralatan apa saja yang mereka miliki dan pekerjaan apa
yang paling cocok untuk mereka. Manajer editorial juga ingin
meningkatkan staf design dan meminta anda menyusun daftar
designer freelance yang cocok bagi perusahaan.

Anda melaksanakan tugas itu, termasuk:

 Menganalisa pekerjaan editorial yang berbeda dan
perangkat yang diperlukan masing-masing.
 Melakukan investigasi perangkat yang diperlukan editor
freelance.
 Meringkas tugas masing-masing editor yang pas.
 Memenuhi kebutuhan perusahaan untuk freelance designer.
 Mengumpulkan semua masukan dan membuat laporan.

Anda sudah sangat sibuk mengerjakan semua pekerjaan yang

28

hanya anda yang bisa mengerjakannya, dan anda merasa merasa

Page

bahwa proyek ini akan banyak makan waktu, yang seharusnya

A Leader‘s Guide To Delegating
 bisa anda gunakan secara efektif.

Pekerjaan yang manakah yang akan anda delegasikan dan yang

mana yang akan anda kerjakan sendiri?

-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------

Pekerjaan-pekerjaan yang cocok untuk didelegasikan adalah

sebagai berikut:
 Pekerjaan yang anak buah bisa mengerjakannya sama
baiknya atau lebih baik dari anda
 Pekerjaan yang berguna untuk mengembangkan orang
 Pekerjaan yang prioritasnya rendah atau medium
 Pekerjaan rutin
 Pekerjaan yang menarik bagi anak buah

1. Pekerjaan yang anak buah berkompeten

Tugas seorang leader adalah berkonsentrasi pada planning,

organizing, motivating dan controlling terhadap anak buah anda.
Meskipun anda ingin mengerjakan pekerjaan teknis yang anda
kuasai, harus diingat bahwa anak buah lebih tepat untuk
melakukan tugas-tugas itu. Oleh karena itu, mereka nampaknya
sudah memiliki akses informasi yang dibutuhkan. Jadi anda
sudah bisa mendelegasikan sebagian pekerjaan, bagian-bagian
teknisnya, demikian juga dengan yang lain, yang sama baiknya
dengan anda atau yang lebih pintar.
Untuk jenis pekerjaan ini, anda membangun existing
competence anggota tim, memaksimalkan kekuatan mereka.
inilah jalan penting menggunakan delegasi.
Namun anda juga harus mempertimbangkan tugas delegasi yang
akan membantu anggota tim mengembangkan kompetensi.

2. Pekerjaan yang membangun

Sebagai team leader anda bertanggungjawab untuk memastikan

29

anak buah anda terampil dan berpengalaman mengerjakan tugas

Page

sekarang atau nanti. Anda juga akan membangun tim yang

A Leader‘s Guide To Delegating
 termotivasi baik. Untuk keperluan ini anda perlu
mengembangkan masing-masing anggota tim, sehingga mereka
sanggup memenuhi tuntutan hari ini dan masa depan.
Melakukan investasi anggota tim melalui kegiatan menunjukkan
bahwa anda menghargai kontribusi mereka.

Delegasi merupakan teknik yang bernilai. Ia memberi anda

kesempatan berbagi pekerjaan anda yang menarik, sehingga
menunjukkan bahwa anda percaya kepada tim. Ini juga jalan
efektif untuk mengembangkan orang. Pekerjaan yang
merupakan bagian dari delegasi berkontribusi kepada pekerjaan
dalam seksi, jadi bermanfaat secara intinsik. Namun pada akhir
proses delegasi, anggota tim harus belajar hal-hal baru yang bisa
mereka terapkan.

Ketika anda mengidentifikasi pekerjaan yang akan

mengembangkan anggota tim, anda perlu mempertimbangkan
apakah anda bisa memberikan akses ke sumber yang diperlukan
untuk melakukan pekerjaan secara tepat. Meskipun anda dapat
mengalokasikan banyak sumber, patut diingat bahwa beberapa-
sebagai contoh, informasi bagi seorang ahli-tidak selalu bisa
dialokasikan atau diakses dengan mudah.

Jadi pertimbangkan aspek pekerjaan anda yang bisa dikerjakan

oleh anggota tim anda, siapa yang kelihatannya melihat
pekerjaan itu menarik dan menantang, mematahkan rutinitas
dan kesempatan untuk mengembangkan ketrampilan dan
pengalaman baru.

Delegasi yang dilakukan dengan cara ini dapat memperkuat dan

memberi tenaga seseorang, karena antusias dan komitmennya
telah dikenali secara istimewa.

3. Pekerjaan dengan prioritas medium dan

rendah

Kebanyakan team leader mempunyai lebih banyak pekerjaan

daripada waktu yang mereka miliki sehingga cara pengerjaan
30

mereka bergantung pada prioritas. Mereka berfokus pada tugas

Page

yang urgen dan penting, atau dengan kata lain, pekerjaan-

A Leader‘s Guide To Delegating

 pekerjaan dengan prioritas tinggi. Pekerjaan-pekerjaan itu
mungkin penting, namun tidak urgen, atau bahkan mungkin low
importance. Inilah pekerjaan-pekerjaan yang dapat didelegasikan
kepada anak buah.

Tabel di bawah menunjukkan bagaimana pekerjaan-pekerjaan

diprioritaskan tergantung penting dan urgensinya, dan
bagaimana pekerjaan jatuh ke area lain, dapat didelegasikan.

High importance

Pekerjaan-pekerjaan Banyak cakupan

ini terlalu penting untuk mendelegasikan
dan urgen untuk pekerjaan disini
didelegasikan
High Low
urgency Terlalu sedikit waktu urgrncy
untuk delegasi? Apakah
Mungkin anak buah yang pekerjaan ini
berpengalaman dapat
mengerjakan tugas ini
memang harus
dikerjakan?

Low importance

High importance/high urgency

Team leader seolah ingin mengerjakan pekerjaannya sendiri.
Pekerjaan telah diselesaikan dengan baik dan mereka dibutuhkan
segera, jadi kemungkinan tidak cukup waktu untuk mendelegasikan.

High importance/low urgency

Pekerjaan dalam katagori ini akan menjadi mendesak jika tidak
dikerjakan sekarang. Pekerjaan-pekerjaan ini nampaknya cocok
untuk didelegasikan karena banyak waktu untuk merencanakan,
memonitor, dan review. Dengan mendelegasikan pekerjaan yang
relatif penting, team leader menunjukkan kepercayaan dan
keyakinan anggota tim. Fakta bahwa tugas ini penting juga
menunjukkan bahwa pekerjaan ini bisa digunakan untuk
mengembangkan anak buah.
31

Low importance/high urgency

Team leader mungkin merasa bahwa mereka tidak memiliki cukup
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 waktu mendelegasikan tugas dalam katagori ini, dan bisa lebih cepat
kalau dikerjakan sendiri.

Low importance/low urgency

Jika pekerjaan itu tidak penting dan tidak urgen, team leader tentu
bertanya, apakah pekerjaan itu harus dilakukan? Namun kalau
pekerjaan harus dilakukan, Maka lebih efektif bila didelegasikan
kepada anak buah.

Manfaat mendelegasikan tugas dengan prioritas rendah:

 Memastikan bahwa pekerjaan selesai
 Dengan proses delegasi pada tugas yang tidak urgen, anda
punya waktu sepenuhnya. Ini perlu ketika pekerjaan-pekerjaan
itu penting atau ketika anda mendelegasikan tugas kepada anak
buah yang kurang pengalaman.
 Ketika anda mendelegasikan pekerjaan yang kurang penting atau
agak penting, anda akan punya banyak waktu untuk fokus pada
pekerjaan-pekerjaan yang penting.

4. Pekerjaan-pekerjaan rutin

Sebagai team leader, anda memiliki tanggungjawab atas pekerjaan-

pekerjaan rutin, seperti monitoring dan reporting secara rutin. Wajar
jika tugas ini didelegasikan kepada anak buah sehingga mereka
dapat mengembangkan keterampilan dan pengalaman mengerjakan
tugas itu. Disini delegasi membantu meningkatkan keterlibatan anak
buah pada keseluruhan tugas di seksinya, dan dapat mendidik dan
menghargai tugas-tugas rutin—yang kelihatannya tidak berarti dan
makan waktu.

5. Pekerjaan yang atraktif

Meskipun tidak semua tugas yang layak didelegasikan menarik minat

anak buah, perlu juga menyertakan pekerjaan yang biasanya terlihat
diharapkan. Pekerjaan tersebut bisa digunakan sebagai penghargaan
untuk kinerja yang baik. Contoh:
32

Sebuah perusahaan internasional di perancis secara teratur

mengirimkan manajernya ke UK untuk meningkatkan
Page

kemampuan mereka berbahasa Inggris. Mereka ditempatkan

A Leader‘s Guide To Delegating

 di Bath, sekolah bahasa, selama 2 minggu. Meskipun sifatnya
tugas belajar, hal ini dilihat juga sebagai perjalanan yang
menyenangkan. Setiap grup yang berangkat, kira-kira 3 bulan
sekali, disertai personil dari departemen training. Kadang-
kadang pimpinan departemen yang datang sendiri, namun
lebih sering mengirimkan anak buahnya. Sebagian maksudnya
adalah untuk meningkatkan kemampuan mereka berbahasa
Inggris, namun hal ini juga merupakan contoh niatnya
mendelegasikan tugas yang atraktif.

Latihan 19

Kita telah melihat beberapa pekerjaan yang layak untuk

didelegasikan. Sekarang, mari beralih ke pekerjaan anda. Pilih dua
tugas terakhir yang anda kerjakan dan berikan kategori pada tugas
tersebut berdasarkan kategorisasi di bawah ini. Pekerjaan anda bisa
dikategorikan ke dalam lebih dari satu kategori.

Tugas-tugas yang dapat dikerjakan lebih baik oleh rekan-rekan satu

tim anda atau sama baiknya dengan diri anda.

-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------

Tugas-tugas yang dikerjakan untuk mengembangkan individu secara

pribadi.

-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------

Tugas-tugas dengan prioritas tingkat rendah hingga medium.

-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
33

-----------------------------------------------------------------------------
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 Tugas-tugas rutin.

-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------

Tugas-tugas yang merujuk pada anggota tim lain.

-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------

IV. Delegasi kepada relawan

Sebagai manajer anda tentu memiliki tanggungjawab

mengembangkan keterampilan dan pengalaman bagi relawan
dengan baik. Namun, anda memberikan delegasi kepada relawan
hanya jika mereka mau menerimanya. Jika kepada pegawai yang
digaji, anda memiliki pilihan terakhir memberikan instruksi agar
mereka melakukan sesuatu, namun anda tidak punya pilihan bagi
relawan. Kenyataannya, anda harus membuatnya tertarik dan
berkomitmen secara positif setiap waktu atau anda akan kehilangan
mereka. Sementara pegawai yang digaji memberitahu kepada anda
bahwa mereka tidak bahagia dan menikmati, maka para relawan
akan selalu siap.

Menjadi penting untuk berbagi tugas yang terlihat atraktif dan

diminati secara seimbang dan adil. Anda harus tahu tugas yang
dianggap menarik oleh relawan. Beberapa relawan mungkin
bersemangat memperoleh ketrampilan dan pengalaman baru.

V. Tugas-tugas yang dapat anda

34

delegasikan
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 Buku harian merupakan cara yang berguna untuk melakukan tugas-
tugas:

Nama: Tanggal: Lembar

ke:
Waktu Kegiatan Jenis kegiatan Durasi Catatan dan
Mulai Selesai (planning, komentar
organizing,
motivating,
controlling,
other).

Latihan 20

Lengkapi buku harian kerja anda sebanyak dua kali dalam sehari.
Beri catatan selengkap mungkin dan pastikan bahwa anda benar-
benar melakukan pekerjaan tersebut.

Nama: Tanggal: Lembar

ke:
Waktu Kegiatan Jenis kegiatan Durasi Catatan dan
Mulai Selesai (planning, komentar
organizing,
motivating,
controlling,
other).

35

Banyak orang terkejut ketika mereka me-review buku harian kerja

mereka dan sadar bagaimana mereka menghabiskan waktu. Mereka
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 sadar lebih baik mendelagasikan daripada yang mereka pikirkan
sebelumnya.

Latihan 21

Ketika anda mengumpulkan informasi mengenai bagaimana anda

menghabiskan waktu anda, anda perlu untuk menganalisis hal
tersebut.

Pertama, pisahkan aktivitas yang perlu anda lakukan sendiri.

Aktivitas ini mungkin merupakan aktivitas yang berada di bawah
perencanaan (planning) dan pengaturan (organizing) kerja serta
memotivasi (motivating) dan mengontrol (controlling) tim kerja
anda, atau aktivitas yang diharuskan oleh perusahaan agar anda
melakukannya sendiri.

Sekarang, tuliskan tugas-tugas yang tersisa pada tabel di bawah ini.

Tugas-tugas tersebut bisa saja berada di lebih dari satu kolom.

Tugas dengan
Tugas yang tingkat
kompeten Tugas yang prioritas Tugas yang
Tugas rutin
dilakukan membangun rendah menarik
oleh tim hingga
medium

Anda harus memastikan bahwa tugas-tugas yang tertera pada

36

tabel di atas merupakan tugas-tugas yang layak untuk

didelegasikan. Lingkari satu tugas yang anda pikir paling layak
Page

untuk didelegasikan.

A Leader‘s Guide To Delegating

 Pekerjaan anda pada latihan ini menunjukkan potensi dari diri anda
untuk mendelegasikan sebagian dari pekerjaan-pekerjaan terkahir
anda.

Untuk bisa mendelegasikan pekerjaan anda, anda perlu mengetahui

dan menyusun prioritas.

Latihan 22

Buatlah daftar kegiatan yang akan anda lakukan untuk tiga sampai
dengan lima hari ke depan.
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Setelah itu, lakukan analisis terhadap daftar kegiatan anda di atas.

Tuliskan huruf ‘S’ di sebelah tugas yang anda pikir bisa anda lakukan
sendiri. Lalu tuliskan huruf ‘D’ di sebelah tugas yang anda pikir bisa
segera anda delegasikan.

Ketika anda memisahkan tugas-tugas yang akan anda kerjakan

sendiri dan yang akan didelegasikan, anda harus memprioritaskan
tugas anda dengan menimbang penting dan urgensinya masing-
masing. Ini akan membantu memutuskan cara mengatasinya dan
37

mana yang bisa anda delegasikan.

Page

Cara menentukan prioritas tergantung pada pengalaman dan

A Leader‘s Guide To Delegating
 pertimbangan anda. Hanya anda sendiri yang dapat menilai
konsekuensinya selesai tidaknya tugas tersebut sesuai standar yang
berlaku.

Salah satu cara menyortir prioritas adalah menempatkan setiap

pekerjaan pada tempat yang sesuai pada skema yang menunjukkan
skala penting dan urgen.

Contoh:
Selasa sore sebelum pulang, Sandra menuliskan daftar tugas di
bawah ini, yang akan dilakukan besok. Dia menuliskan komentar di
samping masing-masing tugas.

Tugas
A. Mengatur presentasi
perpisahan
B. Menjawab memo dari
general manajer
C. Menyelesaikan
pengembalian ke bagian
keuangan
D. Menyiapkan informasi
untuk input computer
E. Cek supplier apakah
spesifikasi baru diterima
F. Menyiapkan kasus
pemecatan yang tidak adil
untuk Pengadilan industri
G. Menulis minutes meeting
H. Menyelesaikan laporan
lengkap kecelakaan yang
terjadi kemarin
I. Mengumpulkan dan
menganalisa informasi
hasil-hasil proyek
perbaikan kualitas
Komentar
a) Pada saat makan siang
hari Kamis
b) Tugas delegasi dari bos
c) Telah ditunda karena
menunggu informasi
d) Deadline hari Jumat jam 5
sore
e) Harus dikerjakan sebelum
kontrak dimulai
f) Harus sesuai bos saya
untuk presentasi hari
Jumat
g) Dijanjikan Kamis
h) Menurut aturan undang-
undang harus lengkap
selagi masih segar dalam
ingatan
i) Perlu dilaporkan kepada
bos saya pada akhir bulan
38

J. Menyiapkan briefing j) Briefing meeting hari

kontrak baru kepada tim Kamis
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 Pertama-tama, Sandra mengidentifikasi tugas-tugas yang hanya dia
yang bisa mengerjakan, yaitu: B, F, H dan J. Kemudian dia mengukur
tugas-tugas berdasar penting dan urgen di atas chat seperti pada
gambar yang tertera di bawah:

High importance

B I
F J
H
D

High G Low
urgency A C E urgrncy

Low importance

Dengan informasi ini, Sandra memutuskan agar tugas selesai dia

perlu mendelegasikan beberapa pekerjaan.

Ia perlu mendelegasikan tugas A, meskipun dia merencanakan yang

harus dikatakan. Dengan mendelegasikan tugas D, E, dan I bisa
merupakan tugas mengembangkan beberapa anak buah dan
mendapatkan manfaatnya. Ia akan meminta anak buahnya yang
berpengalaman menuliskan minutes meeting (tugas G). Akhirnya, ia
berpikir tidak akan perlu waktu lama untuk menyelesaikan tugas C,
meskipun urgen, namun dapat ditunda sampai Kamis, jika perlu.
Tugas-tugas yang harus diselesaikannya sendiri, dia bisa menunda
tugas B, sisanya bisa dikerjakan Rabu.

Latihan 23

Latihan ini menyarankan anda untuk menggunakan matriks

kepentingan/urgensi dari tugas-tugas anda.

Buatlah daftar dari tugas yang anda beri label ‘D’ pada latihan
sebelumnya pada ruang yang tersedia di bawah ini. Jika kurang, anda
bisa menambahkannya sendiri.
39

A. ____________________________________________________
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 B. ____________________________________________________
C. ____________________________________________________
D. ____________________________________________________
E. ____________________________________________________
F. ____________________________________________________
G. ____________________________________________________
H. ____________________________________________________
I. ____________________________________________________
J. ____________________________________________________

Kemudian, seperti contoh sebelumnya, buatlah prioritas dari tugas-

tugas tersebut berdasarkan matriks kepentingan/urgensi dengan
menempatkan poin-poin (A—J) yang mewakili tugas di posisi yang
menurut anda layak.

High importance

high urgency low urgency

Low importance

Latihan 24

Pilih aktivitas atau pekerjaan yang hendak anda delegasikan.

Aktivitas atau pekerjaan tersebut bisa saja berasal dari latihan-
latihan sebelumnya.

Di sini, anda akan belajar mengenai planning dan controlling dalam

hal delegasi. Jadi, anda seharusnya memilih pekerjaan yang, secara
logika, menarik dan menantang.
40

Jelaskan secara singkat pekerjaan anda.

Page

________________________________________________________
A Leader‘s Guide To Delegating
 ________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Sekarang, gambarkan keuntungan dari mendelegasikan pekerjaan

ini:

Untuk anda sebagai team leader.

________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Untuk orang yang akan melakukan pekerjaan ini.

________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

Untuk organisasi.
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

VI. Memilih anak buah untuk delegasi

Semua anak buah anda dapat memperoleh manfaat dari delegasi,

dan anda harus mencari kesempatan mendelegasikan kepada setiap
orang dalam tim anda. Namun, anda punya pekerjaan tertentu yang
didelegasikan, anda harus memikirkan orang yang cocok
mengerjakan tugas itu.

Untuk keperluan ini, anda harus mempertimbangkan tuntutan kerja

dan kebutuhan anak buah.

Ada empat pertanyaan:

41

 Keterampilan, pengalaman, keahlian dan ketrampilan serta sikap

Page

apa yang dibutuhkan untuk tugas itu? Pekerjaan mungkin

A Leader‘s Guide To Delegating

 membutuhkan teknik know-how tingkat tinggi atau pengalaman
sebelumnya, yang hanya dimiliki beberapa orang.
 Seberapan urgennya tugas itu? Jika anda ingin segera
menyelesaikan tugas itu, anda hanya akan memiliki sedikit
waktu untuk briefing dan memberikan dorongan pada orang
yang belum berpengalaman. Anda tentu akan memberikan
pekerjaan urgen kepada orang yang telah mengerjakan tugas
sejenis sebelumnya, dan berkompeten melakukannya.
 Konsekuensi apa kalau meleset dari deadline atau membuat
kesalahan? Dengan berpikir bahwa pentingnya tugas selesai
pertamakali dan waktu menyelesaikannya, anda dapat
mempertimbangkan tingkat risiko yang anda siapkan dalam
memberikan tugas kepada orang yang belum pernah
melakukannya.
 Apakah ada cara yang paling ekonomis dalam menyelesaikan
tugas?

42
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 Bab IV
Melakukan delegasi

43
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 I. Pendahuluan

Proses menjalankan delegasi:

 Tetapkan sasaran
 Rencanakan tugas yang didelegasikan
 Lakukan pantauan tugas ketika dilakukan
 Tinjau hasilnya dengan anak buah

Menyiapkan delegasi

Tentukan delegasinya

Pilih anak buah

Melakukan delegasi
Tentukan
sasaran Rencana
Review

Implemen-
Monitor tasi

II. Menetapkan sasaran

Agar efektif, setiap anggota organisasi perlu tahu sasaran khusus

sehingga mereka tahu arah tujuannya. Sasaran yang jelas membuat
setiap orang:
 Tahu pasti apa yang harus dilakukan
 Pertimbangkan ketika telah dicapai

Ketika anda mendelegasikan kebutuhan anda, tuliskan sasarannya

sehingga petugas yang bersangkutan tahu dan dapat
menggunakannya.
Sasaran yang obyektif adalah sesuai dengan SMART:
 Specific—nyatakan dengan tegas apa yang harus dicapai,
44

meskipun dengan menyatakan cara-cara apa saja yang tidak

Page

sesuai untuk mengerjakannya.

A Leader‘s Guide To Delegating

  Measurable—sasaran harus terukur sehingga anda dapat
memberitahu ketika tugas telah dilakukan dengan benar; bisa
melibatkan gambaran hasil tugas atau standar melakukan tugas.
 Achievable—sasaran harus realistis dalam kenyataan, berikan
sumber yang ada; manusia, peralatan, materi, uang, informasi,
dan waktu, dan orang yang melakukannya harus menyetujuinya.
 Relevant—sasaran harus dilihat sebagai berkaitan dengan peran
kerjanya mencapai sasaran pribadi dan dan sasaran luas
organisasi.
 Time bound—penting untuk memberikan petunjuk deadline dan
kerangka-waktu mencapai sasaran, dan harus realistis.

Perhatikan contoh di bawah ini.

Rini tergesa-gesa mengadakan meeting dengan klien, tetapi ia

masih memiliki sedikit waktu untuk bicara dengan Budi secara
cepat: ―Bud, saya harus meeting, tetapi saya baru mendapat
kabar dari gudang bahwa printer telah mengirimkan brosur
pesanan kita. Bisa tolong bawakan brosur itu kemari paling
lambat jam 14:30?‖, ―Ok,‖ jawab Budi. Rini menghilang ke
dalam ruangan meeting. Budi berpesan kepada orang gudang
agar mengirimkan 10.000 brosur yang baru datang itu ke
reception pada jam 14:00.
Pada jam 14:40, Rini keluar dari ruang meeting dan
menjumpai Budi: ―Di mana brosurnya, Bud?‖, ―Semua ada di
reception.‖ Jawab budi. Rini dongkol dan berkata, ―Ya ampun,
Bud, saya kan hanya butuh dua atau tiga lembar saja untuk
ditujukkan kepada klien?‖

Sebuah salah pengertian yang sederhana, namun jika Rini telah

menjelaskan mengapa ia membutuhkan brosur itu, ia tidak akan
mempermalukan dirinya sendiri dan akan menghemat waktu Budi
dan orang gudang.

III. Merencanakan

Ketika anda telah menentukan sasaran yang dibutuhkan untuk

memberikan pertimbangan lebih lanjut terhadap tugas yang anda
45

delegasikan dan mendiskusikannya dengan anggota tim. Pada

Page

bagian ini, kita akan melihat:

A Leader‘s Guide To Delegating

  Sumber-sumber perencanaan
 Memberi pengarahan kepada anggota tim

1. Sumber-sumber perencanaan

Ketika anda mendelegasikan pekerjaan, anda perlu memberikan

otoritas dan sumber-sumber yang diperlukan oleh anak buah untuk
menjalankan tugas.

Pertimbangkan bagaimana anda akan meyakinkan bahwa anak buah

anda memiliki otoritas yang perlu untuk menjalankan tugas,
terutama ketika melibatkan orang lain. Anda harus memberitahu
orang lain bahwa anak buah anda bertindak atas nama anda. Orang
lain hanya salah satu sumber yang mungkin diperlukan untuk
melakukan tugas. Bagaimana anda yakin bahwa sumber-sumber
yang dibutuhkan tersedia? Sebagai contoh, apakah anda
membutuhkan anggaran untuk tugas mereka?

Anda bertanggung jawab atas seluruh tugas yang anda delegasikan

sehingga terserah anda memastikan bahwa tugas tersebut sukses,
lengkap, dan sasaran tercapai. Rencanakanlah untuk memonitor
bagian-bagian penting dari pekerjaan ketika sedang berlangsung.
Anda mungkin perlu memonitor penggunaan sumber-sumber dan
cara menjalankan tugas.

Anda juga harus merencanakan untuk melakukan peninjauan ketika

sudah selesai. Pertimbangkan penghargaan yang tepat jika
pekerjaannya dilakukan dengan baik, bisa berupa pujian, tugas
independen yang lebih besar, atau sesuatu yang nyata seperti bonus
dan promosi.

2. Memberi pengarahan kepada anggota tim

Memberi arahan kepada anak buah pada tugas merupakan

kesempatan untuk menyaring rencana dan memperbaikinya jika
diperlukan.
Ingat bahwa anda bukan hanya memberikan informasi sederhana
46

kepada anak buah. Anda akan memberikan orang itu tanggungjawab

melaksanakan tugas sehingga anda akan mendapatkan ketertarikan,
Page

keterlibatan dan komitmen mereka. Tujuan diskusi adalah mencapai

A Leader‘s Guide To Delegating
 kesepakatan atas segala aspek tugas.

Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menanyakan

pandangan mereka, dan persiapan memodifikasi ide anda sebagai
bagian kontribusi mereka. Gunakan briefing sebagai kesempatan
untuk mengembangkan rencana dengan anggota tim. Ingat bahwa
anggota tim akan menjalankan tugas, maka mereka perlu nyaman
dengan tugas itu.

Pendekatan yang dianjurkan:

 Jelaskan tugas dan apa yang ingin anda capai. Anda mungkin
ingin menjelaskan bahwa anda melihatnya sebagai kesempatan
mengembangkan anak buah, atau bahwa anda mendelegasikan
pekerjaan kepada anak buah karena anda tahu bahwa mereka
memiliki ketrampilan, pengalaman dan keahlian mengerjakan
tugas dengan baik.
 Minta kepada anak buah mengatakan bagaimana mereka
hendak melakukan tugas, bukan memberi mereka instruksi cara
melakukannya. Dengan cara ini, anda akan mendapat ide yang
jernih pendekatan anak buah anda dan pertimbangkan apakah
rencana anda mengontrol pekerjaan bersandar pada level yang
tepat.
 Minta kepada anak buah untuk membuat estimasi waktu.
Diskusikan dengan mereka pandangan anda terhadap timing,
deadline dan lain-lain.
 Sepakati cara mengikuti perkembangannya dan tawarkan
dukungan dan petunjuk, sehinga anggota tim dapat menemui
anda dan berdiskusi mengenai ide dan masalah yang mereka
hadapi.

Penting untuk memberikan anak buah cukup waktu untuk

merefleksikan dan menimbang bagaimana mereka melakukan tugas.
Ingat, meskipun anda terbiasa dengan tugas tersebut, semua masih
baru untuk anak buah.anda mungkin perlu menjadwalkan follow-up
meeting sehingga anak buah anda dapat datang kepada anda
dengan pikiran dan saran-saran bagaimana cara mereka akan
menjalankan tugas.
47

Briefing yang sukses tergantung kepada planning yang bagus dan

komunikasi yang baik yang dimiliki manajer. Maksudnya adalah
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 mendengarkan hati-hati, memberi respons yang tepat dan
mengecek pemahaman. Ingat bahwa briefing yang sukses akan
menuju ke arah kesepakatan terhadap tugas. Anda akan merasa
mantap dengan tugas yang anda delegasikan berada pada tangan
yang tepat, dan anggota tim tahu apa yang harus dilakukan, cara
melakukannya, kapan dilakukannya, dan dengan hasil seperti apa.
Anda juga akan merasa bahwa anggota tim memiliki komitmen
untuk mengerjakan tugas sebaik-baiknya.

Setelah briefing, anggota tim harus mulai mengerjakan tugas

mereka. Meskipun anda sudah menyerahkan tugas, anda masih
harus mengecek kemajuannya melalui monitoring.

IV. Memantau tugas yang didelegasikan

Dengan memonitor sebuah pekerjaan, anda akan tetap berada

dalam kontrol sehingga anda bisa melihat masalah yang potensial
ketika masih tahap awal dan anda dapat membimbing anak buah
untuk membuat perubahan seperlunya agar pekerjaan dapat
berjalan sebagaimana mestinya.

Level kontrol langsung anda terhadap pekerjaan tergantung kepada

jumlah kepercayaan yang anda miliki pada anak buah yang
melakukan tugas dengan baik. Bayangkan respons anak buah jika
anda hanya memiliki sedikit keyakinan terhadap kemampuan
mereka dan tetap mencampuri tugas mereka.

Kunci monitoring pekerjaan yang anda delegasikan dengan anak

buah harus disepakati sejak awal:
 Sasaran—apa yang ingin anda capai.
 Skala waktu dan deadline—aspek-aspek tugas apa saja yang
harus disempurnakan dan kapan akan dilakukan.
 Aktivitas yang kritis—bagian kunci dari tugas dimana sukses
keseluruhan bergantung.

Anda kemudian melakukan kesepakatan untuk memonitor

pekerjaan berdasarkan standar ini. Ada beberapa cara untuk
48

memantau:
 Melakukan diskusi informal dengan anak buah ketika anda
Page

A Leader‘s Guide To Delegating

 melakukan on-the-job.
 Kumpulkan informasi, misalnya suhu mesin, kartu hadir, jumlah
tepung yang masuk, jumlah kontak dengan pelanggan.
 Mengatur tinjauan kemajuan dengan anggota tim, misalnya
melalui laporan atau informal meeting. Tinjauan kemajuan bisa
direncanakan sebelumnya dan ditentukan dengan waktu,
tahapan dan faktor-faktor lainnya.
 Sepakati dengan anggota tim bahwa mereka akan datang
kepada anda jika mereka memprediksi akan ada masalah atau
kesulitan menyelesaikan tugas seperti yang sudah disepakati.
 Teliti hasil pekerjaan—produk manufaktur, laporan dan
sebagainya.
 Periksa anak buah yang menjalankan aspek-aspek tugas, diskusi
dengan pelanggan atau koleganya.

Anak buah biasanya ikut akif dalam mengumpulkan, mencatat dan

mengkomunikasikan informasi untuk monitoring. Meskipun
monitoring ini milik anda agar anda dapat mengontrol keseluruhan
tugas, anak buah sendiri sering tahu ketika pekerjaan berjalan baik
dan sebaliknya. Mereka biasanya menawarkan jalan keluar, jika
didorong untuk melakukannya.

Dengan memberikan kesempatan anak buah untuk memonitor

aspek-aspek tugas oleh mereka sendiri, anda berarti memberi
mereka wawasan mengontrol pekerjaan, mengambil tindakan jika
mereka melihat masalah. Ini menunjukkan bahwa anda
mempercayai mereka.

Jika anda menyelesaikan masalah yang potensial ketika melakukan

monitoring, lakukan dengan taktis. Misalnya, pilihlah tempat yang
tenang. Berikan dorongan agar anak buah memberikan jalan keluar.
Ingat, tujuan anda adalah memberikan dukungan dan bantuan agar
anak buah anda sukses.

V. Meninjau delegasi
49

Meskipun anda memeriksa perkembangan ketika tugas sedang

berjalan, anda akan perlu melakukan review menyeluruh segera
Page

sesudah tugas dilengkapi. Merupakan kesempatan yang baik bagi

A Leader‘s Guide To Delegating
 anda dan anak buah anda mempertimbangkan sukses-atau
sebaliknya-tugas tersebut, untuk belajar dari pengalaman dan
menyiapkan perbaikan mendatang.

Aspek-aspek yang di-review:

 Jumlah sasaran yang telah dicapai dan yang harus diubah
 Pemanfaatan sumber-sumber
 Efektivitas dukungan yang telah diberikan
 Sebaik apa tugas dimonitor dan dikontrol
 Ada kesulitan atau masalah
 Kinerja anak buah dalam melakukan tugas dan bagaimana
mereka membangun apa yang sudah mereka pelajari

Ketika me-review tugas yang didelegasikan, yang terbaik adlah

memberi pujian kepada anak buah yang sukses menjalankan tugas,
namun anda yang harus siap disalahkan jika ada yang salah.
Alasannya adalah karena anda harus menerima semua
tangungjawab, termasuk memutuskan melakukan delegasi pada
awalnya.
Bagian penting review akan menjadi umpan balik yang anda berikan
kepada anak buah atas kinerjanya.

Petunjuk memberikan umpan balik (feedback):

1. Jangan pernah memberi umpan balik ketika anda sedang
marah atau frustrasi. Anda harus tenang, berpikir cara
memecahkan masalah lalu lanjutkan
2. Berikan pujian seperlunya. Sangat mudah melupakan
aspek-aspek pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik,
apalagi jika ada masalah. Berikan pujian yang spesifik, beri
penekanan pada pekerjaan yang telah dilakukan dengan
baik, atau ketika anak buah menunjukkan pertimbangan
yang baik.
3. Berikan dorongan kepada orang yang anda beri umpan
balik untuk memberikan idenya. Hal ini termasuk pada apa
yang dikerjakannya dengan baik, apa yang salah dan
mengapa, dan bagaimana mereka akan melakukannya nanti,
dengan mempersilakan anak buah menilai kinerjanya
sendiri, anda akan mendapat ide yang jelas wilayah
50

kesepakatan, dan wilayah dimana anda perlu memberikan

Page

petunjuk tentang kesalahan.

A Leader‘s Guide To Delegating

 4. Spesifik tentang kesalahan. Berikan contoh yang tepat
sehingga orang lain tahu dimana kesalahan dibuat.
5. Berikan kritik terhadap perilaku atau tindakan, bukan
orangnya.
6. Selidiki penyebab kesulitan. Apakah hal itu terjadi karena
pertimbangan yang buruk, kurangnya sumber, ataukah
kurangnya dukungan dari anda?
7. Tawarkan dukungan. Bagaimana anda dapat membantu
seseorang menyelesaikan masalah di masa mendatang?
Apakah mereka membutuhkan training? Apakah mereka
membutuhkan lebih banyak dkungan dari anda atau dari
anggota tim?
8. Akhirilah dengan catatan positif dengan melihat perbaikan
di masa yang akan datang. Melihat ke depan membuat
anda dan orang yang diberi umpan balik, melupakan
kesalahan yang sudah terjadi dan melihat ke depan.

Umpan balik ini merupakan aspek penting tanggungjawab anda

mengembangkan anak buah. Tidak perlu biaya, hanya waktu, namun
hal ini merupakan jenis sebuah perhatian yang akan membuat
perbedaan nyata kepada karir dan komitmen seseorang.

51
Page

A Leader‘s Guide To Delegating