MATA KULIAH : BUSINESS AND MANAGEMENT

PRESENTED BY : GROUP I
 PERENCANAAN (PLANNING)  Proses Manajemen untuk Menetapkan Tujuan Dan Memilih Alat-alat
Yang Paling Tepat Sebelum Melakukan Tindakan agar mencapai tujuan (target) yang telah ditetapkan.
Vincent Gaspersz (2007:41).
 PERENCANAAN (PLANNING)  Perencanaan adalah Proses penetapan tujuan dan penentuan apa
yang harus dikerjakan untuk merealisasikannya. R. Schermerhorn (1996:138).
 PERENCANAAN (PLANNING)  Proses penentuan bagaimana sistem manajemen (organisasi) akan
mencapai atau merealisasikan tujuannya. Samuel Certo (1997:134).

 Perencanaan atau Planning merupakan salah satu bagian dari Empat Fungsi Dasar Manajemen. Dalam
keempat fungsi dasar tersebut, Perencanaan menduduki urutan pertama sebagai fungsi yang harus
dilakukan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke fungsi-fungsi dasar manajemen lainnya.

PLANNING  ORGANIZING  COORDINATING/DIRECTING  CONTROLLING

1
 Uraian
- Lingkungan Statis dan Mapan,
1. REAKTIF (REACTIVE), - Konservatif, Organisasi Tradisional yang memiliki riwayat
Perencanaan melalui melihat kejadian masa lalu kesuksesan di masa lalu.
(seperti mengemudikan mobil melalui melihat kaca - Berfokus Pada masa lalu-bukan masa depan,
spion)
- Cenderung bertahan dengan hal-hal baru dan tidak menyukai
lingkungan yang dinamis.
- Banyak diterapkan di Lingkungan Birokrasi Pemerintahan.

2. NONAKTIF (INACTIVE), - Sederhana karena mengabaikan kebutuhan untuk perencanaan,

Perencanaan melalui berjalan sesuai arus (seperti - Hasil yang dicapai merupakan hasil tanpa perencanaan,
air mengalir di sungai) - Hanya kebetulan belaka
- Masih banyak diterapkan di Indonesia.Contoh, perusahaan ekspedisi.
- Perencana type Preaktif kelihatan sibuk dengan penyiapan bahan-
3. PREAKTIF (PREACTIVE),
Perencanaan melalui menyiapkan waktu bahan dan menampilkan dalam bentuk grafik dan tabel, namun tidak
mendatang. berlanjut.
(banyak melakukan aktivitas-aktivitas penyiapan - Hanya mengerjakan tugas-tugas awal awal dari suatu perencanaan
rencana) yang baik.

4. PROAKTIF (PROACTIVE), - Interaktif, model perencaan yang populer sekarang ini

Mendesain keadaan masa mendatang dan - Tindakan terencana dengan tepat dan dilaksanakan secara konsisten
membuat keadaan itu menjadi kenyataan. - Lebih mampu menciptakan keadaan masa depan yang diharapkan.

2
1. Berguna bagi perencanaan untuk perubahan dalam lingkungan dinamik yang
kompleks,
2. Berguna untuk pengelolaan hasil-hasil (Managing for Result),
3. Memungkinkan pengembangan suatu system yang memfasilitasi peningkatan terus
menerus (continuous improvement) pada semua tingkat,
4. Berorientasi masa depan, sehingga dapat membantu dalam membentuk dan
membimbing apa yang diharapkan Manajemen, apa yang harus dilakukan dan
mengapa itu dilakukan.
5. Sifat nya yang fleksible dan adaptable, mampu menetapkan target untuk kinerja
(targets for performance), memfasilitasi cara-cara untuk memeriksa kemajuan dan
memberikan petunjuk untuk rencana operasional dan anggaran (budgets) yang
sedang berlangsung,
6. Mampu menetapkan hal-hal yang dapat dilakukan oleh organisasi untuk memenuhi
ekspektasi pelanggan.
3
Kebershasilan konsep Perencanaan Proaktif sangat tergantung pada kemampuan dan komitmen dari
Manajemen Organisasi yang mengambil peran dalam lingkup area berikut :
1. Memproses dan mengorganisir kebijakan spefisik dan menyeluruh
2. Memperoleh wewenang dan membangun konsensus untuk memandu kebijakan yang telah dirumuskan
3. Melatih anggota tim perencanaan dan karyawan lain yang terlibat/terkait
4. Membantu anggota tim perencanaan dalam melakukan tugas-tugas
5. Menangani masalah-masalah yang muncul
6. Menerapkan praktek Hubungan manusia yang baik dengan seluruh staf.

Penerapan Konsep PERENCANAAN PROAKTIF  Efektif Memiliki 6 Kategori Kualitas

4
= Realisitic  Tidak bersifat angan-angan, dapat menjadi kenyataan di masa
mendatang, meskipun memerlukan upaya yang agresif.

= Humanistic  Memperhatikan faktor manusia, termasuk semangat, perasaan,dan

dampak pada masyarakat.

= Understandable  Dapat Dipahami, Rencana yang dapat dimengerti oleh setiap

anggota organisasi.

= Measurable  Rencana yang dibuat terukur, rencana dibuat dan ditulis dalam
bentuk yang dapat ditinjau ulang, sehingga tindakan korektif dapat
dilakukan pada waktu yang tepat
= Behavioral . Dapat dipecah menjadi rencana tindakan (action plan).
Action Plan harus dituangkan ke dalam bentuk 5W-2H
= Achievable  Dapat dicapai, rencana yang dibuat memiliki target pencapaian
yang tidak terlalu tinggi dan rendah.
5
 = WHAT (Apa), Apa tujuan Organisasi, Apa tujuan perencanaan, Apa tujuan kita, dll.

= WHY (Kenapa), Mengapa tujuan itu dipilih,Apakah tujuan itu telah BENAR

5W = WHERE (Dimana), Jika tujuan BENAR, selanjutnya Dimana (Tempat)

= WHEN (Kapan), Kapan (waktunya)

= WHO (Siapa), Siapa (Orangnya)

= HOW (Bagaimana ), Caranya , strategi mencapai tujuan

2H
= HOW MUCH (Berapa), Biaya dan Manfaat

6
 What & Whay ?

Where , When & Who

How & How Much

Improvement
& Innovation
Tidak / No
TB > TC

Ya / Yes

TAKE ACTION GAGAL

Note :
TB = Total Benefit
TC = Total Cost
SUKSES
7
1. Menetapkan Tujuan
2. Melakukan Analisis Situsional
3. Merumuskan Strategi
4. Mengembangkan Rencana Operasional
5. Merencanakan Untuk Implementasi dan Pengendalian
6. Mengendalikan

S = SPECIFIC (Spesifik)
M = MEASURABLE (Terukur)
A = ACTIONABLE (Dapat ditindaklanjuti)
R = RESULT – ORIENTED (Berorientasi pada Hasil)
T = TIME – BOUND (terkait dengan batas waktu pencapaian tujuan)
S = SPRITUALITY AND SUPPORTED (melibatkan Tuhan & didukung Sumber Daya)
8
Analisis Situasional Dapat Dilakukan Dengan Menggunakan Metode SWOT
CONTOH
= STRENGTHS  Komitmen yang kuat dari Manajemen untuk membangun dan mempraktekkan
Manajemen organisasi yang professional
(Kekuatan)  Telah tercipta persepsi public yang baik terhadap produk yang ditawarkan
 Memiliki produktivitas dan keuntungan produk yang tinggi
=WEAKNESS  Terlalu banyak anggota keluarga yang tidak professional terlibat dalam organisasi
 Karyawan yang tdk memiliki keterampilan
(Kelemahan)
 Keterbatasan modal kerja

= OPPTUNITIES  Tidak terdapat produk yang sama di Pasar

 Pertumbuhan perminntaan masyarakat yang terus meningkat terhadap produk
(Kesempatan/Peluang)
yang ditawarkan
 Memasuki wilayah pasar atau segmen pasar yang baru
= THREATS  Masuknya pesaing baru di pasar yang menawarkan produk yang berkualitas
(Ancaman), dengan harga yang lebih rendah
 Pertumbuhan ekonomi yang lambat sehingga menimbulkan permintaan pasar yang
menuru.
 Ongkos Produksi yang terus menerus meningkat 9
 KORELASI STRATEGI BISNIS
1. Strategi SO (Strengths – Opportunities), dalam situasi ini
perusahaan perlu melakukan pengembangan bisnis yang
agresif, yaitu memanfaatkan kekuatan yang substansial untuk
Internal menciptakan bisnis yang baru atau mengembangkan bisnis
STRENGTH WEAKNESS yang ada. Strategi dalam Kuadran SO disebut sebagai strategi
(S) (W) Agresif
External
2. Strategi ST (Strengths – Threats), Dalam situasi ini
perusahaan perlu melakukan diversifikasi produk atau bisnis,
Strategi SO : Strategi WO : melalui pengembangan produk-produk unggulan, strategi pada
Menggunakan Menciptakan kuadran ST, sering juga disebut sebagai Strategi Diversifikasi
OPPRTUNITIES kekuatan untuk kesempatan
(O) menciptakan melalui
kesempatan menghilangkan 3. Strategi WO (Weakness – Opportunities), Manajemen
kelemahan melakukan analisis terhadap kelemahan utama yang ada, dan
menyelesaikan masalah dengan cara menghilangkan
Strategi TS : Strategi WS : kelemahan utama tsb. Kuadran WO biasa juga disebut sbg
Menggunakan Menghilangkan Strategi Berbalik Arah (Turn-Arround Strategy).
THREATS kekuatan untuk kelemahan-
4. Strategi WT (Weakness – Threats), Manajemen melakukan
(T) menghindari/ kelemahan dan
analisis terhadap kelemahan utama, sekaligus menghindari
menangkal menghindari
ancaman. Strategi pada kuadran WT, sering disebut juga
ancaman ancaman
sebagai, Strategi Bertahan.
10
 Aktifitas keempat dalam dalam perencanaan proaktif
 Dalam tahapan ini, perencana harus memutuskan :
 Apa yang harus dicapai
 Alasan kegunaan
 Dimana rencana diterapkan
 Kapan Rencana dilakukan
 Siapa penanggung jawab nya
 Bagaimana melaksanakan
 Berapa besar biaya untuk melaksanakan rencana dimaksud

 Pada tahapan ini, Analisis Metode 5W-2H dapat digunakan pada tahapan ini

11
12
 Aktifitas kelima dalam perencanaan proaktif
 Sering disebut juga sebagai rencana tindakan (action plan)
 Didesain pada tingkat unit dan fungsional, terintegrasi dan menyeluruh
 Mendeskripsikan tentang alokasi sumber daya berkaitan tenaga kerja (man power), waktu (time)
dan anggaran (budget)
 Mendeskripsikan prioritas/atlernatif yang dilakukan dalam implementasi rencana itu.

 Tahap akhir dalam perencanaan proaktif

 Sangat menentukan efektifitas dan efisiensi suatu perencanaan
 Pengendalian mencakup aspek studi dan evaluasi
 Dalam pengendalian ini target yang tidak tercapai akan dievaluasi
 Pada tahapan ini Why-Why Diagram dan Fishbone Diagram dapat diterapkan

13
14
15
16
17
 Apa itu HOSHIN KANRI ?
 HOSHIN KANRI  berasal dari Bahasa Jepang
 HOSHIN, Petunjuk Arah
 KANRI, Manajemen atau Kebijakan
 Hoshin Kanri  berarti Petunjuk Arah Manajemen

 Perencanaan Hoshin Kanri, seperti suatu Kompas Manajemen yang menunjuk

setiap orang dalam Organisasi ke arah yang sama, menuju tujuan organisasi yang
ingin dicapai.
 Perencanaan Hoshin Kanri tdk mengganti strategi lainnya, melainkan melengkapi.
 Perencanaan Hoshin Kanri bersifat system perencanaan strategic, perbaikan
secara terus menerus yang berfokus pada pasar dan pelanggan

18
 Prinsip 1. Partisipasi semua Manajer
Manajemen bertanggung jawab merumuskan, menetapkan dan menyebarluaskan visi perusahaan ke departemen masing-masing
menggunakan pendekatan dari atas ke bawah (top-down approach).
 Prinsip 2. Inisiatif individu dan Tanggung Jawab

Menggunakan pendekatan tim serta menghargai inisiatif individu dan tanggung jawab semua karyawan untuk mencapai
target-target yang realistic yang ditetapkan oleh Manajemen melalui kunci indicator kinerja (KPIs = Key Perfomrance
Indicators)
 Prinsip 3. Fokus pada Root Case

Pembuatan keputusan berdasarkan analisis masalah sampai menemukan akar-akar penyebab dari masalah itu, sehingga
tindakan perbaikan dapat dilakukan dengan cara menghilangkan akar-akar penyebab masalah.
 Prinsip 4. Performance Appraisal yang tidak mengikat
Evaluasi kinerja berdasarkan team tidak semata-mata dari hasil kinerja individu
 Prinsip 5. Quality First

Mengutamakan kualitas, kepuasan pelanggan dan pasar menjadi sasarn utama, diharapkan mampu menciptakan
profitabilitas secara terus menerus, focus system secara menyeluruh tdk pada fungsi-fungsi tertentu.
 Prinsip 6. Catch Ball
Konsep komunikasi intensif secara vertical dan horisontal
 Prinsip 7. Fokus pada proses

Pendekatan proses, bukan pendekatan fungsional. Pendekatan proses nya secara menyeluruh, bukan pendekatan
fungsional secara terpisah.

19
20
1. Menetapkan kebijakan, rencana promosi, dan moto perusahaan
2. Merancang strategi Manajemen jangka menengah dan jangka Panjang
3. Mengumpulkan dan menganalisis informasi
4. Merencanakan target dan alat-alat pengukuran
5. Menetapkan item dan daftar item yang perlu dikendalikan
6. Menyebarluaskan kebijakan
7. Menyebarluaskan item dan daftar item yang perlu dikendalikan
8. Menerapkan rencana-rencana tindakan
9. Memeriksa hasil-hasil implementasi
10. Menyiapkan laporan status untuk implementasi hoshin kanri

21
 • Membuat keadaan saat ini mudah dilihat oleh semua orang
F FOCUS • Mendefinisikan visi organisasi di masa yang akan dating
• Mengidentifkasi
• Mengembangkan rencana jangka menengah dan Panjang, target
tahunan, beserta ukuran keberhasilan seperti KPIs (Key
Percormance Indicators)
A ALIGN • Mengembangkan program-program untuk mencapai target
• Mengkomunikasikan target-target secara vertical maupun horizontal
• Memfinalisasikan rencana jangka menengah dan Panjang.

• Mengeksekusi rencana-rencana tindakan (actionplans)

I INTEGRATE • Memantau kemajuan hasil-hasil pencapaian kinerja

• Mendiagnosis dan menyelesaikan masalah secepat mungkin pd

tingkat Manajemen yg terdekat dgn masalah itu
• Menyebarluaskan hasil-hasil pembelajaran ke seluruh organisasi
R REVIEW • Meningkatkan kinerja dari hasil,rencana,dan proses perencanaan
hoshin kanri
• Memberikan pengakuan dan penghargaan, serta merayakan
keberhasilan yang dicapai. 21