PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT

NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

Oleh: Yudi Permadi, ST., SH

Pendahuluan
Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
pernyataan-pernyataan atau informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Oleh karena
itu, surat berperan penting sebagai pendukung fungsi-fungsi tertentu seperti berlaku sebagai
arsip atau untuk bukti-bukti historis, berfungsi sebagai penanda kewibawaan, hingga berlaku
sebagai kerangka acuan. Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan pemerintah
daerah menurut Pasal 15 Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah, terdiri atas: instruksi; surat edaran; surat biasa; surat
keterangan; surat perintah; surat izin; surat perjanjian; surat perintah tugas; surat perintah
perjalanan dinas; surat kuasa; surat undangan; surat keterangan melaksanakan tugas; surat
panggilan; nota dinas; nota pengajuan konsep naskah dinas; lembar disposisi; telaahan staf;
pengumuman; laporan; rekomendasi; surat pengantar; telegram; lembaran daerah; berita
daerah; berita acara; notulen; memo; daftar hadir; piagam; sertifikat; dan STTPP.
Menurut Pasal 15 huruf b Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, Surat edaran diakui sebagai
salah satu bentuk naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah,. Surat edaran yang dimaksud
adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan/atau petunjuk cara
melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
Pada dasarnya surat edaran tidak termasuk ke dalam jenis peraturan perundang-
undangan Indonesia. Surat edaran bukan peraturan perundang-undangan (regeling), bukan
pula keputusan tata usaha negara (beschikking), melainkan sebuah peraturan kebijakan
(beleidsregel) atau peraturan perundang-undangan semu (pseudo wetgeving). Pembentukan
setiap beleidsregel tetap harus tunduk pada asas-asas pembentukan peraturan perundang-
undangan dan peraturan kebijakan yang baik (beginselen van behoorlijke regelgeving).
Peraturan kebijakan yang secara tidak langsung mengikat publik akan menimbulkan masalah
jika pembentukannya tidak memenuhi asas pembentukan peraturan perundang-undangan, baik
formil maupun materil.

Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan, sedangkan Naskah dinas adalah
informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan pemerintah daerah. Tata naskah dinas sebagai salah
satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan
naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia
yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan,
pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah
telah diatur dalam Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Tahun 2012
yang mengacu kepada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi
pemerintah dengan tujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan
efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Pengertian Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas

Berdasarkan Peraturan Bupati Cirebon Nomor 27 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cirebon, Pasal 1 angka 73 s.d 75 menyebutkan
Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas; Pencabutan adalah suatu
pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas sejak ditetapkan pencabutan tersebut;
Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan,
sedangkan istilah Ralat dalam peraturan ini tidak ditemukan/tidak ada.
Tetapi apabila kita merujuk kepada Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
Kemenpan RB Tahun 2012, Bab VII Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah
Dinas disebutkan bahwa Pengertian Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas
diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan; Pencabutan berarti bahwa naskah
dinas itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan
dengan penetapan naskah dinas baru; Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas
tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan
penetapan naskah dinas yang baru; dan Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi
salah pengetikan atau slah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.

Perbedaan Perubahan dan Ralat Naskah Dinas

a. Perubahan Naskah Dinas
Berdasarkan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Kemenpan RB Tahun
2012, Perubahan naskah dinas dapat dilakukkan apabila pada bagian tertentu terdapat
sesuatu hal yang harus diubah, dan perubahan ini dinyatakan dengan Lembar
Perubahan. Perubahan naskah dinas bertujuan untuk mengubah bagian tertentu dari
naskah dinas yang dipandang tidak relevan atau tidak sesuai dengan konsep
pembentukannya. Selain itu, ketentuan mengenai Pejabat yang berhak menentukan
perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah
dinas atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. Karena Naskah Dinas bersifat
mengatur, sehingga apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau
dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya.
b. Ralat Naskah Dinas
Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah cetak
sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya. Ralat naskah dinas dapat dilakukan
apabila pada bagian tertentu terdapat sesuatu hal yang harus diperbaiki. Sedangkan
ketentuan mengenai Pejabat yang berhak menandatangani naskah dinas atas ralat
tersebut dapat dilakukan oleh pejabat yang mengeluarkan surat, atau oleh pejabat
setingkat lebih rendah.

Ketentuan mengenai Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah
Dinas telah diatur dalam Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Kemenpan RB
Tahun 2012. Pedoman ini merupakan acuan bagi instansi pemerintah dalam menyusun
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sesuai dengan keperluan instansi masing-masing.

***
___ Semoga Bermanfaat ___
Cirebon, 22 Februari 2021

Sumber Bacaan:
1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-
Undangan sebagaimana yang telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019
tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-Undangan;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah;
3. Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Tahun 2012;
4. Peraturan Bupati Cirebon Nomor 27 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cirebon.