BAB II

PEMBAHASAN

2.1     Definisi efektivitas dan efisiensi pekerjaan

Efisiensi adalah asas perbandingan terbaik antara usaha dan hasil. Yang dimaksud
dengan usaha adalah pelaksanaan pekerjaan yang menerapkan / menggunakan
pikiran, tenaga, uang, waktu , barang dan ruang. Efisiensi  menceritakan bagaimana
suatu usaha dilakukan untuk menekan laju pertumbuhan eksploitasi yang semakin
meningkat karena penggunaan biaya/dana yang sudah melebihi target yang
direncanakan. Di satu sisi, maksud dari efektivitas adalah meminta dan berusaha
agar segala usaha atau aktivitas organisasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan
dengan tetap melakukan efesiensi secara benar sesuai porsinya.
2.2     Faktor – faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi :

 Visi dan Misi

Visi menggambarkan tujuan atau kondisi dimasa depan yang ingin dicapai. Visi
memberikan gambaran yang jelas dimasa mendatang yang bisa dilihat
oleh customer, stakeholders, dan employee. Pernyataan visi yang bagus tidak hanya
menginspirasikan dan menantang, namun juga sangat berarti sehingga setiap
pegawai bisa menghubungkan tugas yang dilakukanya dengan visi. Pernyataan visi
harus mampung menjadi inspirasi dalam setiap tindakan yang dilakukan setiap
pegawai. Yang paling penting pernyataan visi harus measurable, terukur sehingga
setiap pegawai bisa mengetahui apakah tindakan yang dilakukannya dalam rangka
mencapai visi organisasi atau tidak.
Kriteria visi yang dapat menunjang terwujudnya efektifitas dan efisiensi

1. Succint, Pernyataan visi harus singkat sehingga tidak lebih dari 3-4 kalimat.
2. Appealing, Visi harus jelas dan memberikan gambaran tentang masa depan yang
akan memberikan semangat pada customer, stakeholder dan pegawai.
3. Feasible, Visi yang baik harus bisa dicapai dengan resource, energi, waktu. Visi
haruslah menyertakan tujuan dan objective yang strecth bagi pegawai.
4. Meaningful, Pernyataan visi harus bisa menggugah emosi positif pegawai namun
tidak boleh menggunakan kata-kata yang mewakili sebuah emosi.
5. Measurable, Pernyataan visi harus bisa diukur sehingga dimungkinkan untuk
melakukan pengukuran kinerja sehingga setiap pegawai bisa mengetahui apakah visi sudah
bisa dicapai atau belum.
Misi Adalah cara bagaimana kita mewujudkan visi tersebut. Kriteria misi yang dapat
menunjang terwujudnya efektifitas dan efisiensi adalah sebagai berikut,
1. Simple and Clear , Pernyataan misi harus dicukup diwakili oleh 2-3 pernyataan saja.
Semua pernyataan tersebut harus sederhana dan jelas dimengerti serta tidak menggunakan
jargon-jargon organisasi.
2. Broad and long-term in future. Pernyataan misi organisasi harus cukup luas
mengakomodasikan perkembangan organisasi di masa mendatang. Misi organisasi harus
bisa menunjukan gambaran yang akan dicapai di masa depan dengan jelas. Pernyataan misi
organisasi harus tetap valid pada 20 tahun mendatang sama seperti kondisi sekarang.
3. Focus on the present. Pernyataan misi organisasi tidak boleh terlalu berorientasi
pada masa depan sehingga kurang bisa fokus pada kondisi organisasi di masa sekarang.
4. Easy to understand. Misi organisasi harus mudah dimengerti. Misi yang mudah
dimengerti akan memudahkan mengkomunikasikan misi tersebut kepada anggota
organisasi, stakeholder.
 Struktur organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan
dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan
bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang
baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.
Beberapa hal dalam strutur organisasi yang dapat menunjang terjadinya efektifitas
dan efisiensi adalah :

1. Struktur yang simple dan efisien

Hirarki tinggi dengan tahan banting, departemen yang tidak terkalahkan adalah
kutukan untuk pembelajaran sebagaimana mereka mencegah ketentuan kebebasan,
kecepatan aliran informasi dan rintangan yang tidak kompetitif. Kuasa dan otoritas
tidak dapat mengalir dengan tujuan untuk dampak yang sangat besar, lebih lanjut 
melukai suatu kemampuan organisasi untuk belajar.  Untuk memaksimalkan aliran
pengetahuan dan pembelajaran,maka struktur diluruskan dengan tim kolaborasi dan
beberapa cara kerja yang terbaik.

2. Berwawasan wirausaha
Organisasi belajar, bukan masalah tentang ukurannya, seperti struktur dan
menjalankan dengan sebuah kedinamisan dan semangat enterpreneurial yang
serupa dengan perusahaan kecil yang baru. Mengapa? Karena ketika ukuran unit
pekerjaan menjadi begitu besar, pengetahuan dan kekuasaan telah hilang,
komunikasi dan komitmen telah dikurangi. Asea Brown Broveri (ABB) adalah contoh
yang bagus untuk  organisasi belajar yang luas yang tetap kecil. Dengan penjualan
lebih dari $30  milyar pertahun dan lebih dari 2000 pekerja diseluruh dunia, ABB
diperkecil menjadi 5000 pusat profit tersendiri, masing-masing terdiri tidak lebih dari
50 orang.

3. Jaringan yang luas

Organisasi belajar yang efektif menyadari kebutuhan kritis untuk berkolaborasi,
berbagi, dan bersinergi dengan sumber-sumber dari dalam dan luar perusahaan.
Struktur jaringan yang mungkin termasuk dalam aliansi global, pertalian informasi
diantara tim yang bekerja melebihi fungsi, dan jalan baru untuk para pekerja untuk
berbagi informasi, menggunakan macam-macam peralatan koneksi seperti sistem
manajemen informasi dan  video conferensi. Mereka menyediakan perusahaan
dengan bentuk dan gaya yang  fleksibel dan dapat beradaptasi

4. Terdiri dari tim kerja – tim kerja yang professional

Semakin pekerjaan akan dilakukan oleh tim proyek, maka tim proyek akan dapat
lebih merespon dan menyediakan kebutuhan pelanggan. Kehidupan seorang tim
proyek mungkin tidak menentu atau hanya beberapa jam. Secara dinamis susunan
proyek short-lived akan menjadi biasa. Ini tidak akan menjadi hal yang luar biasa
 bagi para pekerja untuk bekerja dengan 4 atau 5 tim project dalam setahun dan
belum pernah bekerja sama dalam kelompok yang sama. Bentuk yang lebih kecil,
kecepatan, dan dapat dipertanggungjawabkan tim proyek semua mendorong untuk
pembelajaran yang lebih efisien dan lebih dapat diterapkan

 Strategi organisasi
Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan
pelaksanaan    gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam
kurun waktu tertentu. Didalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja,
memiliki tema, mengidentifikasi factor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip
pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien           dalam pendanaan, dan memiliki
taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. Jadi suatu organisasi harus memikirkan
secara  matang bagaimana visi yang efektif agar dalam melaksanakan misinya
dapat berjalan secara efisien
 SDM
Dalam organisasi, Sumber Daya Manusia (SDM) juga mempengaruhi efektivitas
organisasi. Sumber Daya Manusia yang mempengaruhi kinerja suatu organisasi
antara lain adalah pimpinan dan anggotanya. Dalam hal ini pemimpin memegang
peranan penting dalam perekrutan anggota. Sebagai pimpinan tentu saja ia tahu
kriteria apa saja yang dibutuhkan dalam organisasi yang ia pimpin. Peran utama
seorang pemimpin adalah menciptakan kondisi yang kondusif bagi team-nya untuk
bekerja dengan tenang dan harmonis. Peran lain pemimpin juga sebagai motivator
yaitu sebagai penggerak para anggotanya dengan maksud agar mereka mau
bekerja keras untuk mencapai tujuan organisasi dan meingkatkan kepuasan kerja
mereka. Jika dalam sebuah organisasi setiap anggota merasa bahwa organisasi
tersebut dapat memberikan peluang bagi mereka untuk melakukan hal-hal tersebut
di atas maka akan tercipta motivasi dan komitmen yang tinggi.

Selain itu sangat penting membangun kerja sama tim. Sinergi team work dapat
dicapai ketika setiap individu tim merubah diri dari sifatnya yang individualis kedalam
sebuah tim yang sifatnya kolektif. Membuka diri dan mau menerima peran serta
orang lain merupakan permulaan dan membuka jalan bagi kita untuk mempercepat
sinergi team work.

 Budaya Perusahaan
Budaya adalah suatu cara hidup yang berkembang dan dimiliki bersama oleh sebuah
kelompok orang dan diwariskan dari generasi ke generasi. Budaya terbentuk dari
banyak unsur yang rumit, termasuk sistem agama dan politik, adat istiadat, bahasa,
perkakas, pakaian, bangunan, dan karya seni. Budaya adalah suatu pola hidup
menyeluruh. budaya bersifat kompleks, abstrak, dan luas. Banyak aspek budaya
turut menentukan perilaku komunikatif. Unsur-unsur sosio-budaya ini tersebar dan
meliputi banyak kegiatan sosial manusia.
Budaya adalah suatu perangkat rumit nilai-nilai yang dipolarisasikan oleh suatu citra
yang mengandung pandangan atas keistimewaannya sendiri.”Citra yang memaksa”
itu mengambil bentuk-bentuk berbeda dalam berbagai budaya seperti
“individualisme kasar” di Amerika, “keselarasan individu dengan alam” d Jepang dan
“kepatuhan kolektif” di Cina. Citra budaya yang brsifat memaksa tersebut membekali
anggota-anggotanya dengan pedoman mengenai perilaku yang layak dan
menetapkan dunia makna dan nilai logis yang dapat dipinjam anggota-anggotanya
 yang paling bersahaja untuk memperoleh rasa bermartabat dan pertalian dengan
hidup mereka.
Dengan demikian, budayalah yang menyediakan suatu kerangka yang koheren
untuk mengorganisasikan aktivitas seseorang dan memungkinkannya meramalkan
perilaku orang lain.

Hofstede  menurunkan  konsep  budaya  dari  program  mental yang  dibedakan 

dalam  tiga  tingkatan  (Hofstede  1980:  15),  yaitu:

1. tingkat  universal,  yaitu  program  mental  yang  dimiliki  oleh  seluruh manusia.
Pada  tingkatan  ini program mental seluruhnya melekat pada  diri manusia,
2. tingkat  collective,  yaitu  program mental  yang  dimiliki  oleh  beberapa,  tidak 
seluruh  manusia.  Pada  tingkatan  ini  program  mental  khusus  pada  kelompok  atau 
kategori  dan  dapat  dipelajari.
3. tingkat  individual,  yaitu  program  mental  yang  unik  yang  dimiliki  oleh  hanya 
seorang,  dua  orang  tidak  akan memiliki  program mental  yang  persis sama. Pada
tingkatan ini program mental sebagian kecil melekat  pada  diri  manusia,  dan  lainnya 
dapat  dipelajari  dari  masyarakat,  organisasi atau kelompok lain.
Budaya Organisasi adalah suatu sistem pemahaman dalam bertindak yang
dimengerti dan menjadi pegangan seluruh karyawan yang membedakan suatu
organisasi dengan organisasi lainnya.

Budaya organisasi yang baik adalah budaya yang memiliki sistem nilai yang
mendukung terjadinya pembelajaran melalui :

 Iklim perusahaan di mana belajar sangat bernilai dan dihargai. Budaya organisasi
berkaitan erat dengan pemeberdayaan karyawan (employee empowerement) di suatu
perusahaan. Semakin kuat budaya organisasi, semakin besar dorongan para karyawan
untuk maju bersama dengan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, pengenalan, penciptaan,
dan pengembangan budaya organisasi dalam suatu perusahaan mutlak diperlukan dalam
rangka membangun perusahaan yang efektif dan efisien sesuai dengan misi dan visi yang
hendak dicapai. Dengan demikian antara budaya organisasi dan budaya perusahaan saling
terkait kareana kedua-keduanya ada kesamaan, meskipun dalam budaya perusahaan
terdapat hal-hal khusus seperi gaya manajemen dan system manajemen dan sebagainya,
namun semuanya masih tetap dalam rangkaian budaya organisasi.
 Tanggung jawab untuk belajar ditanggung oleh semua lapisan dalam organisasi,
maksudnya adalah bahwa setiap karyawan harus memiliki kesadaran bertanggung jawab
pada dirinya untuk terus belajar dan berinovasi demi tercpainya tujuan organisasi tersebut.
Dalam budaya kerja, seluruh kegiatan diarahkan untuk terjadinya belajar dalam organisasi
tersebut.
 Kepercayaan dan otonomi, dalam suatu organisasi harus membudayakan rasa percaya
kepada sesama anggota organisasi. Mereka harus bisa peduli satu sama lain termasuk juga
saling melengkapi kekurangan diantara mereka, misalnya dengan cara saling terbuka dan
memberikan umpan balik (respon) antara anggota dengan anggota dan anggota dengan
atasan.
 Inovasi, eksperimen dan pengambilan resiko, dalam berorganisasi anggota harus
dibudayakan untuk berani mengambil langkah-langkah ekstrim walaupun penuh resiko .
Resiko disini maksudnya suatu kegagalan yang nantinya bisa dijadikan sebagai pelajaran
 untuk menemukan cara baru dalam melakukan sesuatu sehingga dapat meningkatkan
pembelajaran dan cara-cara baru untuk memenuhi dan mencapai harapan yang diinginkan.
 Komitmen keuangan untuk pelatihan dan pengembangan staf. Suatu organisasi harus
membudayakan kecermatnya dalam mengatur keuangan untuk pelatihan dan
pengembangan staf agar terjadi peningktan kualitas belajar dalam organisasi.
 Komitmen untuk terus meningkatkan produk dan jasa. Organisasi harus
membudayakan untuk berkomitmen dalam melakukan perbaikan terus-menerus secara
serius demi tercapainya peningkatan kualitas produk dan jasa. Dengan cara meningkatkan
menejemen mutu secara berkesinambungan dan berusaha melakukan sesuatu yang lebih
baik dengan tujuan dapat mensejajarkan kualitasnya dengan kualitas dunia dalam
pelayanan, produk dan operasi.
 Tanggap terhadap perubahan dan kekacauan. Dalam budaya belajar, perubahan dan
kekacauan bukan untuk ditakuti, tetapi disitu terdapat semangat, tekat dan kreatif untuk
menciptakan suatu perubahan baru. Kekacauan disini memberikan kesempatan untuk
meningkatkan pembelajaran, untuk berinovasi dan trobosan baru dalam berteknologi.
“kekacauan menciptakan perbedaan yang membuat kita bisa belajar”(catatanHarrison)
 Kualitas kehidupan kerja. Organisasi belajar berkomitmen untuk mengembangkan
potensi manusia di lingkungan organisasi dengan potensi yang menarik dan menantang
karena bakat yang dimilikinya. Selain dapat mengembangkan potensi manusia tersebut
lingkungan juga dapat mendorong seseorang untuk peduli dan saling berbagi terhadap
orang lain dengan membagi potensi yang ia punya. Sehingga dapat meningkatkan kualitas
kehiupan kerja di organisasi.
Budaya berpengaruh pada efektivitas organisasi karena :

1. Dapat memberikan keuntungan kompetitif pada Organisasi

2. Menyempurnakan cara kerja organisasi secara struktural.
3. Meningkatkan motivasi pegawai untuk kepentingan Organisasi.
Budaya organisasi memiliki peran yang sangat strategis terhadap kesuksesan suatu
organisasi, sejauh mana budaya mempengaruhi efektivitas organisasi dapat
diketahui dengan melihat kuat atau lemahnya budaya organisasi tersebut. organisasi
yang kuat dapat mempengaruhi efektivitas organisasi, karena untuk mencapai
efektivitas maka dibutuhkan budaya organisasi, strategi, lingkungan, dan teknologi
yang sesuai. Budaya organisasi lebih kuat apabila terdapat kecocokan budaya yang
mencakup: lingkungan fisik dan sosio-politik, yang meliputi konteks ekologi,
sosialisasi, hukum, dan sistem politik yang sangat berpengaruh terhadap lingkungan
perusahaan yang mencakup karakteristik pasar, kepemilikan (ownership), sifat
industri, dan sebagainya. Apabila komponen dalam organisasi tidak mampu
menyesuaikan diri dengan perubahan, maka hal ini dapat menghambat
pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Selanjutnya berdampak pada
efektivitas organisasi itu sendiri.

Selain itu budaya organisasi yang baik hendaknya diterapkan sistem pengendalian
yang biasa disebut social control system karena efisiensi dan efektivitas organisasi
sangat bergantung pada berfungsi tidaknya system pengendalian tersebut.