SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN SEKTOR PUBLIK

A. Sistem pengendalian Manajemen Sektor Publik

Organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk memberikan jaminan
dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisisen sehingga tujuan organisasi
dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas, yaitu :
Perencanaan, Koordinasi, Komunikasi, Pengambilan Keputusan, Memotivasi,
Pengendalian, dan Penilaian Kinerja.
Kegagalan organisasi dalam mencapai tujuan terjadi adanya kelemahan atau
kegagalan salah satu atau beberapa tahap dalam proses pengendalian manajemen. Dan
struktur organisasi harus sesuai dengan desain sistem pengendalian manajemen, karena
sistem pengendalian manajemen berfokus pada unit-unit organisasi sebagai pusat
pertanggungjawaban.

B. Tipe Pengendalian Manajemen

Tipe Pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu :

1. Pengendalian preventif (preventive control). Pada tahap ini pengendalian manajemen

terkait  dengan perumusan strategi dan perencanaan strategik yang dijabarkan dalam
bentuk program-program.
2. Pengendalian operasional (operational control). Pada tahap ini pengendalian
manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan
melalui alat berupa anggaran.
3. pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis
evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

C. Struktur Pengendalian Manajemen

Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggungjawaban
(responsibility centers). Tujuan dibuatnya pusat-pusat pertanggungjawaban tersebut
adalah:

Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit
organisasi yang dipimpinnya:
 Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi;
 Memfasilitasi terbentuknya goal congruence;
 Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi
sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat;
 Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan;
 Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien; dan
 Sebagai alat pengendalian anggaran.
Pusat-Pusat Pertanggungjawaban
Pada dasarnya pusat pertanggungjawaban terdapat empat jenis, yaitu :
a. Pusat biaya (expense center)
Pusat biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai
berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan.
b. Pusat pendapatan (revenue center)
Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasinya dinilai
berdasarkan pendapatan yang dihasilkan.
c. Pusat laba (profit center)
Pusat laba adalah pusat pertanggungjawaban yang menandingkan input (expense)
dengan output (revenue) dalam satuan moneter.
d. Pusat investasi (investment center)
Pusat investasi adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai
berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada
pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.

Dalam pengendalian manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban,

karena itu merupakan pusatnya alat untuk melaksanakan strategi dan program-
program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan strategik. Pusat
pertanggungjawaban yang yang besar dapat dipecah lagi menjadi pusat yang lebih
kecil lagi hingga pada level pelayanan atau program, misalnya dinas-dinas dan
subdinas. Dan itu menjadi dasar untuk perencanaan dan pengendalian anggaran serta
penilaian holder, memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan anggaran.
Struktur pusat pertanggungjawaban hendaknya sejalan dengan program atau
struktur aktivitas organisasi. Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan
data pengeluaran dan output yang dihasilkan selama masa anggaran.
Pusat Pertanggungjawaban merupakan yang paling dekat dan
berhubungan langsugn dengan aktivitas pelayanan masyarakat. Dan juga berfungsi
sebagai jembatan untuk dilakukannya bottom-up budgeting atau participate
budgeting.

Departemen anggaran memiliki fungsi sebagai berikut:

a. Menetapkan prosedur dan formulir untuk persiapan anggaran
b. Mengkoordinasikan dan membuat asumsi-asumsi sebagai dasar anggaran
c. Membantu mengkomunikasikan anggaran ke seluruh bagian organisasi
d. Menganalisis anggaran yang diajukan dan membuat rekomendasi kepada budgetee
(budget holder) dan manajer pusat pertanggungjawaban
e. Menganalisis kinerja anggaran yang dilaporkan, mengintepretasikan hasil, dan
menyiapkan ikhtisar laporan untuk manajer pusat pertanggungjawaban
f. Menyiapkan pembuatan revisi anggaran jika diperlukan.
D. Proses Pengendalian Manajemen Sektor Publik
Pengendalian manajemen dapat dilakukan secara formal maupun informal.
Pengendalian organisasi dapat berupa aturan dan prosedur birokrasi atau melalui sistem
pengendalian dan manajemen informasi yang dirancang secara formal.
Sistem pengendalian manajemen dapat menjadi jembatan dalam mewujudkan
goal congruence, yaitu keselarasan antara tujuan organisasi dengan tujuan personal.
Untuk goal congruence itu sendiri dipengaruhi oleh pengendalian informal dan formal.

Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal dalam organisasi yang meliputi :

1. Perumusan Strategi (Strategy Formulation)

Sistem pengendalian manajemen diawali dari perencanaan strategik (strategic
plannig). Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas,
atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah
alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan.

Menurut Olsen dan Eadi (1982) proses perumusan strategi terdiri dari 5
komponen dasar yaitu :
1) Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh
manajemen eksekutif organisasi dan memberikan rerangka pengembanganstrategi
serta target yang akan dicapai
2) Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari pengidentifikasian
danpengukuran faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan
kondisiyang harus dipertimangkan pada saat merumuskan strategi organisasi
3) Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi
danmengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai
faktoryang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategic
4) Perumusan, evaluasi dan pemilihan strategi
5) Implementasi dan pengendalian rencana strategik.