ASPEK MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Analisis aspek manajemen dan organisasi yang akan diterapkan dalam bisnis Laundry Coin &
Café, adalah sebagai berikut:

Perencanaan dan Penjadwalan Proyek

Laundry Coin & Cafe merupakan sebuah proyek kegiatan bisnis jasa dalam mencuci pakaian
dengan menggunakan mesin pencuci pakaian yang digerakan oleh koin dan juga menyediakan
bisnis Cafe bagi para pengguna jasa. Pangsa pasar yang ditargetkan oleh Laundry Coin & Cafe
adalah para mahasiswa dan para pekerja yang khususnya tinggal di apartemen - apartemen.
Laundry Coin & Cafe direncanakan akan berdiri di awal tahun 2020, setelah semua ketentuan
legal, sewa gedung, renovasi, dan pemasangan peralatan telah selesai.

Berdasarkan pangsa pasar yang akan ditarget, Laundry Coin & Cafe berencana akan didirikan di
Kota Tangerang, Banten, khususnya di sebuah apartemen di Kota Tangerang yang dekat dengan
sebuah universitas ternama di Tangerang, dan dekat dengan Central Business District di
sekitarnya. Tepat bersebelahan dengan sebuah mall yang besar di Kota Tangerang, dan 2
apartemen lainnya yang dihuni sekitar 10.000 penghuni, Laundry Coin & Cafe berencana akan
didirikan di Apartemen U Residence Tower 3, Lippo Karawaci, Tangerang. Pemilik usaha
berencana untuk menyewa salah satu stall di dalam gedung apartemen dan melakukan renovasi
yang diprediksi dapat selesai dalam waktu 5 bulan dari proses pencarian tempat hingga
penyelesaian renovasi dan interior, dan untuk pemasangan peralatan dan perabot diprediksi dapat
diselesaikan dalam waktu 2 bulan. Maka, apabila berjalan sesuai rencana, Laundry Coin & Cafe
dapat beroperasi pada awal tahun 2020.
 Gambar Tower 3 U Residence

Dalam tahap awal, Laundry Coin & Cafe berencana akan mengoperasikan 5 mesin cuci masing -
masing berkapasitas 14 Kg dan hanya membutuhkan waktu operasi 1,5 jam dari awal pakaian
dimasukkan ke dalam mesin hingga pakaian dikeringkan. Waktu jam operasi Laundry Coin &
Cafe adalah 24 jam, sehingga kapasitas maksimal (full capacity) Laundry Coin & Cafe adalah
1.680 kg pakaian atau 80 kali pencucian dalam satu hari operasi.

Karena tujuan pemilik usaha adalah investasi jangka panjang, maka dibuatnya sebuah sistem yang
didalamnya ada prosedur - prosedur dan peraturan - peraturan agar bisnis laundry ini dapat berjalan
dengan baik dan mudah dalam hal pengendaliannya. Sistem pengelolaan akan menyesuaikan
dengan kondisi, kebutuhan, dan perkembangan dalam bisnis Laundry Coin & Cafe.

Gambaran Singkat Pengelolaan Bisnis

Bisnis Laundry Coin & Cafe akan menggunakan pembukuan dalam mencatat transaksi - transaksi
keuangan yang terjadi di organisasi. Selain itu, cash register yang ada terhubung dengan sistem
yang dapat dengan langsung mencatat jumlah uang yang diterima dan jumlah uang yang
dikeluarkan dari mesin cash register. Untuk pengendalian internal, jumlah koin yang masuk
kedalam mesin dan jumlah pendapatan laundry yang diterima di mesin cash register dapat
direkonsiliasi. Laundry Cafe menggunakan vending machine yang akan disponsori oleh
perusahaan makanan dan minuman ringan yang menggunakan vending machine sebagai salah satu
sarana penjualan.

Gambar Cash Register

Gambar Vending Machine

Tenaga kerja yang diperlukan Laundry Coin & Cafe dalam satu hari operasi adalah 3 orang yang
bekerja dalam 3 shift yaitu jam 06.00 WIB - 14.00 WIB, 14.00 WIB - 22.00 WIB, dan 22.00 WIB
- 06.00 WIB. Beban pekerjaan tenaga kerja adalah menjaga dan mengoperasikan cash register,
membersihkan peralatan (mesin cuci, lantai, kaca, tempat duduk, vending machine, dsb), dan juga
membantu konsumen yang bingung dalam mengoperasikan mesin. Tenaga kerja juga membuat
rekapitulasi jumlah detergen dan pelembut pakaian yang digunakan pada tiap shift. Saat jam
pergantian shift, tenaga kerja dapat mengisi formulir serah terima pergantian shift yang didalamnya
berisi jumlah uang dalam mesin cash register, jumlah koin yang telah dijual, dan jumlah detergen
dan pelembut pakaian yang terpakai. Formulir tersebut ditandatangani oleh kedua tenaga kerja dan
dikirimkan melalui email kepada pemilik usaha.

Perusahaan juga akan merekrut seorang manager yang bekerja dari pukul 08.00 - 18.00 WIB yang
bertugas untuk mengambil data dari cash register dan juga menyetorkan uang ke bank dari hasil
penjualan hari sebelumnya. Manager juga bertugas untuk menghitung jumlah koin yang masuk ke
mesin dan bertanggung jawab untuk mengeluarkan koin dari mesin. Manager juga akan
bertanggung jawab dalam melaporkan makanan / minuman yang habis di dalam vending machine
kepada perusahaan yang bekerjasama dan melaporkan kepada direktur perusahaan mengenai
masalah - masalah teknis yang dialami oleh mesin cuci, atau bisnis itu sendiri.

Sistem operasi dan pembayaran dalam Laundry Coin ini adalah konsumen datang dengan
membawa pakaian kotor, lalu pakaian kotor akan dihitung beratnya dalam timbangan pakaian.
Apabila melebihi 14 kg, maka konsumen harus menambah satu koin untuk tiap 14 kg pakaian yang
dicuci. Setelah melakukan pembayaran dan tenaga kerja mencatat di mesin cash register, maka
konsumen akan diberikan detergen dan pelembut pakaian yang telah ditakar sesuai kebutuhan
konsumen. Konsumen dapat memasukkan pakaian yang akan dicuci kedalam mesin cuci dan
menaruh detergen dan pelembut pakaian di mesin. Konsumen dapat memilih tombol mencuci
yang diinginkan sesuai kebutuhan lalu proses mencuci akan dimulai. Konsumen dapat menunggu
di Cafe yang menyediakan meja dan kursi serta beragam vending machine yang dapat dinikmati.
Setelah penghitung waktu di mesin cuci berhenti, maka konsumen dapat melanjutkan ke proses
pengeringan. Setelah pakaian dikeringkan, maka konsumen dapat mengeluarkan pakaian dan
menata dan melipat pakaian di meja yang telah disediakan. Apabila konsumen ingin menyetrika
pakaian, konsumen dapat menyetrika pakaian pada area setrika yang telah ditentukan. Konsumen
dapat meminta pewangi pakaian dan plastik kepada tenaga kerja apabila dibutuhkan.

Untuk memenuhi kebutuhan operasional seperti detergen, pelembut pakaian, dll, maka tiap bulan,
manager akan membuat daftar permintaan pembelian yang akan diajukan kepada direktur. Daftar
permintaan pembelian akan dikirimkan melalui email dan apabila disetujui oleh direktur, maka
direktur akan mengirimkan sejumlah barang - barang kebutuhan yang diperlukan oleh kegiatan
usaha.

Dalam membayar listrik, air dan keamanan, tagihan biaya - biaya ini akan langsung dikirimkan
oleh pihak apartemen kepada direktur, sehingga direktur dapat langsung membayar tagihan -
tagihan tersebut. Untuk kebutuhan operasional seperti air minum bagi pegawai, pembersih lantai,
dsb, tenaga kerja akan diberikan kas operasional yang diberikan dengan metode dana kas tetap,
yang tidak berubah alias tetap. Tenaga kerja juga diwajibkan untuk melampirkan nota - nota asli
untuk pengeluaran operasional.

Agar sebuah usaha dapat berjalan dengan baik dan mudah untuk dikendalikan, maka
diperlukannya peraturan - peraturan yang dapat membantu binsis agar dapat terstruktur dengan
baik. Peraturan - peraturan yang akan ditetapkan di bisnis Laundry Coin & Cafe adalah

⚫ Konsumen berhak mendapatkan fasilitas : mencuci dan mengeringkan pakaian dengan

layanan sendiri, informasi yang lengkap dalam mengoperasikan mesin, detergen,
pelembut pakaian, parfum sesuai dengan besar kg pakaian yang dicuci, fasilitas umum
seperti wifi, tempat duduk, meja, dsb
⚫ Konsumen wajib untuk membaca tata tertib sebelum menggunakan mesin cuci seperti
: memastikan tidak ada benda logam yang ada di dalam pakaian yang akan dicuci
⚫ Segala bentuk kehilangan bukan menjadi tanggung jawab Laundry Coin & Co
⚫ Segala kelalaian diluar kerusakan mesin yang mengakibatkan kerusakan pada
pakaian bukan menjadi tanggung jawab Laundry Coin & Co
⚫ Karyawan dan konsumen wajib menjaga kebersihan dan keamanan fasilitas yang
disediakan
⚫ Dilarang merokok di dalam Laundry Coin & Co
Pengawasan & Sistem Pengendalian Internal

Dalam mendirikan dan menjalankan kegiatan bisnis diperlukannya pengawasan - pengawasan dan
pengendalian agar keberlangsungan usaha bisnis dapat terus berlanjut sehingga mencapai hasil
yang yang diinginkan oleh para pemilik yaitu pemegang saham. Beberapa pengawasan dalam
melakukan bisnis ini yang perlu diperhatikan adalah :

1. Pengawasan persiapan dan pekerjaan renovasi dan desain interior

Tahap pertama setelah proses perjanjian sewa menyewa telah disepakati adalah mencari
dan mempersiapkan pekerjaan renovasi dan desain interior. Dalam tahap ini, komunikasi
merupakan hal yang perlu diperhatikan dan diawasi karena dapat terjadi salah komunikasi
antara keinginan perusahaan dengan interpretasi pemborong bangunan dan perancang
interior. Perusahaan harus meyakinkan bahwa rancangan interior dan renovasi benar -
benar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan sesuai dengan budget yang dianggarkan. Apabila
tidak diawasi, maka apabila terjadi salah komunikasi dapat menyebabkan biaya yang
sebenarnya tidak perlu dikeluarkan oleh perusahaan.

Pada tahap pekerjaan renovasi dan pemasangan desain interior, perusahaan mengutus
direktur atau manager untuk mengawasi karena dalam tahap ini biaya yang dikeluarkan
dapat menjadi diluar anggaran apabila tidak adanya pengawasan langsung dari perusahaan.
Jumlah tukang yang digunakan untuk merenovasi ruangan dan memasang interior untuk
ruangan sebesar kurang lebih 60m2 diperlukan 3 orang. Pengawasan pada tahap ini adalah
dengan direktur / manager melihat langsung pekerjaan renovasi minimal seminggu sekali
dan mengadakan komunikasi yang intens dengan pemborong bangunan dan perancang
interior. Perancang interior harus berkomunikasi dengan para tukang - tukang yang bekerja
agar pekerjaannya sesuai dengan rancangan / desain interior yang diinginkan oleh
perusahaan.

2. Pengawasan pada saat operasi kegiatan usaha - menerima pakaian dan pembayaran
Pengawasan pada saat operasional kegiatan usaha dimulai dari perusahaan membentuk
suatu prosedur yang dimulai ketika konsumen datang, karyawan menyapa dan menerima
pakaian yang diberikan konsumen. Karyawan menaruh pakaian pada timbangan pakaian
dan mencatat pada sebuah formulir yang berbentuk seperti :

Gambar Formulir Pengeluaran Koin, Detergen, dan Pelembut

Formulir Pengeluaran Koin, Detergen, dan Pelembut No : 001/06

Tanggal, bulan, tahun Nama Karyawan Bertugas :

1 KG pakaian = 5 Ml Detergen Cair

1 KG pakaian = 5 Ml Pelembut Pakaian

Nama Qty Jml Koin Jml Jml Keterangan

Pelanggan & (KG) Detergen Pelembut
jam Pakaian (Ml) (Ml)
diterima

TTD Karyawan TTD Manager

Perusahaan dapat melakukan pengawasan pada jumlah detergen dan pelembut yang
digunakan karena jumlah detergen dan pelembut pakaian sudah ditentukan takarannya
 berdasarkan besar kg pakaian yang dicuci. Selain itu direktur dan manager dapat
merekonsiliasi besar uang masuk dari pendapatan laundry dengan jumlah koin yang
dikeluarkan. Jam pakaian diterima masuk dalam formulir karena apabila dibutuhkan untuk
pengecekan, manager dan pemilik dapat mengecek kembali melalui CCTV yang ada di
ruangan.

Setelah karyawan mengisi formulir dan menerima pembayaran dan dimasukan pada cash
register, maka karyawan memberikan koin kepada konsumen serta detergen dan pelembut
yang telah ditakar. Lalu karyawan juga menginformasikan kepada konsumen mengenai
cara kerja mesin cuci dan pengering serta meyakinkan bahwa tidak ada benda - benda di
dalam pakaian yang dapat berisiko merusak mesin cuci.

3. Pengawasan pada saat operasi kegiatan usaha - proses mencuci pakaian

Karyawan dapat membantu konsumen yang terlihat kebingungan dalam mengoperasikan
mesin cuci, dan karyawan juga dapat memantau konsumen melalui layar CCTV yang ada
di komputer. Apabila ada pergerakan yang mencurigakan, karyawan dapat segera
menginformasikan kepada satpam yang bertugas.

4. Pengawasan pada saat operasi kegiatan usaha - waktu menunggu pakaian

Konsumen dapat menunggu di ruang tunggu yang juga merupakan cafe yang menyediakan
berbagai macam makanan dan minuman ringan melalui vending machine. Untuk
membelinya, konsumen dapat menaruh uang pada vending machine yang diinginkan dan
memencet tombol pada barang yang ingin dibeli. Karyawan juga dapat mengawasi
pergerakan konsumen melalui CCTV di layar komputer.

5. Pengawasan pada saat operasi kegiatan usaha - konsumen mengambil pakaian yang telah
dicuci
Ketika waktu mencuci selesai, mesin cuci akan mengeluarkan suara tanda proses mencuci
selesai, kemudian akan dilanjutkan dengan proses pengeringan. Pakaian yang telah
 dikeringkan akan diambil oleh konsumen dan konsumen akan menata dan melipat pakaian
pada meja yang telah disediakan. Karyawan dapat secara berkala mengecek apakah ada
pakaian yang tertinggal di dalam mesin cuci atau di atas meja. Karyawan juga dapat
menawarkan plastik dan parfum kepada konsumen.

6. Pengawasan pada saat operasi kegiatan usaha - jam pergantian shift karyawan
Laundry Coin & Cafe melayani jasa mencuci pakaian 24 jam sehingga membutuhkan 3
shift. Pada saat jam pergantian shift, ada pergantian tanggung jawab dari shift pertama
kepada shift selanjutnya. Untuk pengendalian internal maka diperlukannya sebuah formulir
untuk mengawasi perpindahan tanggung jawab pada saat jam pergantian shift karyawan.
Formulir tersebut adalah seperti berikut :

Gambar Laporan Pertanggungjawaban Pergantian Shift

Laporan Pertanggungjawaban Pergantian Shift Nomor : 001/06

Nama Karyawan shift 1/2/3 : Nama Karyawan shift 1/2/3 :

Jam Kerja : Jam Kerja :

Dengan ini menyatakan bahwa pada Dengan ini menyatakan bahwa pada
pukul .. : .. WIB menyerahkan pukul .. : .. WIB menerima pergantian
pergantian shift kepada …. Yang berupa shift dari…. Yang berupa :
:

Uang di Cash Register sebesar Rp Uang di Cash Register sebesar Rp

Kas Operasional sebesar Rp Kas Operasional sebesar Rp

Detergen sebesar …. Ml Detergen sebesar …. Ml

 Pelembut pakaian sebesar …. Ml Pelembut pakaian sebesar …. Ml

TTD Karyawan Shift 1/2/3 TTD Karyawan Shift 1/2/3

Dengan mengisi formulir tersebut, manager maupun direktur dapat dengan mudah
mengawasi dan adanya sistem pengendalian. Sehingga, diharapkan dapat mencegah
tindakan korupsi yang akan merugikan unit usaha.

7. Pengawasan pada saat operasi kegiatan usaha - manager mengambil uang dari cash
register dan menyetorkan di bank.
Manager bertanggung jawab untuk menyetorkan ke Bank pendapatan usaha yang diterima
satu hari sebelumnya. Untung mengawasi proses ini, maka diperlukannya formulir yang
harus diisi oleh karyawan dan manager serta melampirkan bukti setor Bank yang asli dan
mengirimkannya kepada pemilik sebagai bukti penyetoran pendapatan ke Bank. Formulir
tersebut berbentuk seperti :

Gambar Laporan Pernyataan Penyetoran Uang ke Bank

Laporan Pernyataan Penyetoran Uang ke Bank Nomor : 001/06

Tanggal, bulan, tahun Pukul

Nama Manager Nama Karyawan

Dengan ini menyatakan bahwa saya Dengan ini saya menyatakan bahwa
telah menerima uang sebesar Rp …. uang sebesar Rp ….. Yang berasal dari
Yang berasal dari cash register cash register pada tanggal, bulan, tahun.
tanggal,bulan,tahun , pukul … yang akan Pukul telah diambil oleh (nama
disetorkan ke Bank Manager) untuk disetorkan ke Bank
 TTD Manager TTD Karyawan

8. Pengawasan pada saat operasi kegiatan usaha - manager mengisi formulir permintaan
barang dan laporan persediaan barang pada pemilik usaha
Apabila persediaan (detergen, pelembut pakaian, parfum, dsb) habis, maka, Manager akan
mengisi formulir permintaan barang yang akan diajukan kepada direktur usaha. Selain itu,
manager juga melampirkan bukti formulir pengeluaran koin, detergen, dan pelembut yang
telah terisi agar pemilik dapat mencocokan antara jumlah persediaan yang telah keluar
dengan jumlah persediaan yang tersisa. Selain itu, direktur juga dapat memprediksi dan
menghitung rata - rata pengunjung dan pendapatan serta menghitung biaya - biaya yang
dikeluarkan (seperti detergen, pelembut pakaian, dsb). Adapun formulir permintaan barang
kepada pemilik usaha seperti :

Gambar Laporan Permintaan Barang

Laporan Permintaan Barang Nomor : 001/06

Nama Manager : Tgl Permintaan :

Barang yang dibutuhkan Kode Barang Qty (Ml/ Satuan)

Manager juga melampirkan laporan persediaan barang kepada direktur dengan bentuk
formulir seperti :

Gambar Laporan Persediaan Barang

Laporan Persediaan Barang

No Kode Barang Nama Barang Satuan Stok (Tersedia)

Mengetahui, Dibuat oleh

Tempat, tanggal /bulan/ tahun

(Direktur ) (Nama Manager)

Deskripsi Jabatan

Tabel Deskripsi Jabatan

Jabatan Fungsi Tugas Wewenang Tanggung Jawab Hubungan

Komisaris Mengawasi Mengawasi Melaporkan Mengawasi Mengawasi

Jalannya jalannya dan direktur dan Direktur
Usaha dan kegiatan memberikan operasional dan
kinerja usaha, saran perusahaan, karyawan,
perusahaan mengontrol, terhadap memberikan saran dibawah
dan jalannya mengenai operasi para
melaporkan kegiatan perusahaan pemegang
kepada usaha saham
pemegang
saham

Direktur Memimpin Mengontrol Mengetahui Mengatur jalannya Bawahan

dan dan segala yang kegiatan usaha; langsung
mengelola mengambil berkaitan dengan
Mengatur
usaha keputusan dengan Manager
pengelolaan
mengenai pengelolaan dan staff
keuangan usaha
kegiatan usaha;
usaha
Mengambil
keputusan
untuk
pengelolaan
usaha

Manager Membantu Mengawasi Mengeluarkan Memegang Atasan

 mengawasi kegiatan kas atas biaya persediaan dan langsung
jalannya usaha sehari pemeliharaan pembukuan kas dengan
kegiatan - hari; ataupun biaya usaha serta Pemilik
usaha lainnya atas menyetorkan kas Usaha
Mencatat
keputusan usaha ke bank
pengeluaran
direktur
dan
pemasukan
yang
berhubungan
dengan
usaha

Karyawan Melakukan Menerima Menegur Bertanggungjawab Atasan

/ Staff kegiatan pemasukan; konsumen atas persediaan langsung
operasional melayani yang yang keluar, kas dengan
yang pelanggan; memiliki masuk dan keluar Manager
menjadi membantu tindakan dari cash register, dan Pemilik
tanggung pelanggan; untuk dan kenyamanan Usaha
jawab mencatat merusak atau pelanggan
karyawan persediaan merugikan
yang unit usaha
terpakai
Struktur Organisasi

Bagan Struktur Organisasi Laundry Coin & Cafe

Rapat Umum Pemegang Saham

Komisaris

Direktur

Manager

Staff Staff Staff

Tingkatan tertinggi yaitu para pemegang saham yang akan menanamkan modalnya dalam
perusahaan. Para pemegang saham akan menikmati keuntungan dari usaha melalui dividen
yang akan dibagikan melalui Rapat Umum Pemegang Saham yang dilakukan di depan
notaris yang ditunjuk.

Pemegang saham akan mengangkat Komisaris dan Direktur dalan akta pendirian pertama
kali dibentuknya perushaan. Komisaris dan Direktur dapat diganti dalam Rapat Umum
Pemegang Saham. Komisaris akan mengawasi jalannya kegiatan usaha. Direktur mengatur
dan mengawasi jalannya kegiatan usaha dan melaporkan kinerja kepada pemegang saham.
Jabatan direktur akan ditunjuk oleh pemegang saham dan selain mendapatkan dividen,
direktur akan mendapatkan 3% laba dari keuntungan bersih setelah pajak pada tahun buku
bersangkutan.
 Direktur akan merekrut seorang manager yang akan membantu mengawasi operasional usaha
dan 3 staff yang dibutuhkan dalam melakukan operasional usaha. Manager dan staff akan
mendapatkan gaji tetap tiap bulannya.

Kesimpulan

Dari analisis yang sudah dilakukan untuk aspek manajemen dan organisasi, dapat dikatakan
bahwa Laundry Coin & Café sudah memiliki beberapa pengendalian internal dan struktur
organisasi yang berfungsi agar kegiatan operasional dapat berlangsung dengan baik. Tidak
menutup kemungkinan bahwa untuk perbaikan dan pengembangan, ada penambahan
pengendalian internal dan perubahan dari pengendalian internal yang telah ada supaya kegiatan
operasional dapat menjadi lebih baik dalam melayani kebutuhan konsumen khususnya dalam
pengendalian kualitas jasa laundry yang diberikan dan kenyamanan pelanggan.