i

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN IV

SEMESTER V

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS),

PENGELOLAAN REKAM MEDIS PUSKESMAS, SERTA PEMBIAYAAN DAN
ASURANSI KESEHATAN DI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI

Disusun Oleh:
KELOMPOK 4

1. Husnun Afifah (1852200014)

2. Rizal Fendy Irawan (1852200017)
3. Ihsantri Koespryanti (1852200022)

PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA
SUKOHARJO
2021
 ii

LEMBAR PENGESAHAN

JUDUL:
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS),
PENGELOLAAN REKAM MEDIS PUSKESMAS, SERTA PEMBIAYAAN DAN
ASURANSI KESEHATAN DI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI

Telah disetujui dan disahkan pada :

Hari :
Tanggal :

Menyetujui,

Pembimbing Akademik Pembimbing Lahan Praktik (CI)

Fiqi Nurbaya, S.KM., M.kes Irdian Kusumawati, A.Md

NIDN : 0601108603 NIP.

Mengetahui,
Ketua Program Studi

Fahmi Hakam, S,KM,. MPH.

NIDN. 0625119001
 iii

KATA PENGANTAR

Segala Puji dan Syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan
Rahmat dan KaruniaNya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan tugas Laporan Praktik Kerja
Lapangan 4 di UPTD Puskesmas Bendosari.
Pada kesempatan ini penyusun ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada berbagai
pihak yang telah memberikan bimbingan serta turut membantu pelaksanaaan kegiatan Praktik
Kerja Lapangan (PKL) Terutama kepada :
1. Ibu Fiqi Nurbaya S,KM., M.kes selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah
memberikan bimbingan dan dorongan kepada kami dalam penyusunan laporan.
2. Bapak selaku Kepala UPTD Puskesmas Bendosari yang telah mengizinkan kami
praktik PKL di UPTD Puskesmas Bendosari.
3. Ibu Irdian Kusumawati A.Md selaku Pembimbing Lapangan yang telah membantu
kami dalam menganalisis masalah yanag ada di lapangan.
4. Karyawan di UPTD Puskesmas Bendosari
5. Dan seluruh Rekan-Rekan yang telah memberikan Dorongan serta motivasi sehingga
laporan ini dapat terselesaikan.
Kami menyadari bahwa laporan ini masih ada kekurangan baik isi maupun penyajianya.
Semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Sukoharjo, Januari 2020

Kelompok IV
 iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN..........................................................................................................II
KATA PENGANTAR.................................................................................................................III
DAFTAR ISI................................................................................................................................IV
DAFTAR TABEL.........................................................................................................................V
DAFTAR GAMBAR.....................................................................................................................V
DAFTAR SINGKATAN...............................................................................................................V
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................................................V
BAB I...............................................................................................................................................5
PENDAHULUAN..........................................................................................................................5
A. LATAR BELAKANG.................................................................................................................5
B. RUMUSAN MASALAH..............................................................................................................5
C. TUJUAN..................................................................................................................................5
D. MANFAAT...............................................................................................................................5

BAB II.............................................................................................................................................5
TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................................................5
A. PUSKESMAS...........................................................................................................................5
B. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS).....................................................5
C. SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS...................................................................................5
D. PEMBIAYAAN DAN ASURANSI KESEHATAN............................................................................5

BAB III...........................................................................................................................................5
HASIL.............................................................................................................................................5
A. GAMBARAN UMUMUPTD PUSKESMAS BENDOSARI..............................................................5
B. SISTEM INFROMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS) DI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI
5
C. SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI............................5
D. PEMBIAYAAN DAN ASURANSI KESEHATAN DI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI.....................5
BAB IV............................................................................................................................................5
PEMBAHASAN.............................................................................................................................5
 v

A. SISTEM INFROMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIMPUS) DI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI

40
B. UPTD PUSKESMAS BENDOSARI..........................40
SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI
C. PEMBIAYAAN DAN ASURANSI KESEHATAN DI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI...................43

BAB V...........................................................................................................................................44
PENUTUP....................................................................................................................................44
A. KESIMPULAN.......................................................................................................................44
B. SARAN.................................................................................................................................45
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................................46
 vi

DAFTAR TABEL

TABLE 3.1 KODE WILAYAH PADA DOKUMEN REKAM MEDIS.....................................................................36

 vii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 3.1 STURKTUR ORGANISASI UPTD PUSKESMAS BENDOSARI.....................28

GAMBAR 3.2 TAMPILAN HOME SIMPUS..............................................................................32
GAMBAR 3.3 TAMPILAN DATA DASAR PUSKESMAS.......................................................32
GAMBAR 3.4 TAMPILAN DATA INDEX PASIEN..................................................................33
GAMBAR 3.5 TAMPILAN DATA KUNJUNGAN PASIEN.....................................................33
GAMBAR 3.6 TAMPILAN REGISTRASI PASIEN...................................................................34
GAMBAR 3.7 TAMPILAN REKAPITULASI KUNJUNGAN HARIAN..................................35
 viii

DAFTAR SINGKATAN

DRM = Dokumen Rekam Medis

KIB = Kartu Induk Berobat
KK = Kartu Keluarga
MDF = Middle Digit Filling
PKD = Poliklinik Kesehatan Desa
P-Care = Primary Care
Pustu = Puskesmas Pembantu
SIMPUS = Sistem Informasi Manajemen Puskesmas
SNF = Straight Numerical Filling
SNS = Serial Numbering System
SOP = Standar Operasional Prosedur
SP2TP = Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
TDF = Terminal Digit Filling
UNS = Unit Numbering System
UKM = Upaya Kesehatan Masyarakat
UPTD = Unit Pelaksana Teknis Daerah
 ix

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 LEMBAR REGISTRASI PASIEN.......................................................................47

LAMPIRAN 2 KARTU IDENTITAS BEROBAT.......................................................................47
LAMPIRAN 3 LEMBAR REGISTRASI PASIEN MANUAL....................................................48
LAMPIRAN 4 KARTU IMUNISASI TT.....................................................................................48
LAMPIRAN 5 FORMULIR RAWAT JALAN............................................................................50
LAMPIRAN 6 FORMULIR RAWAT JALAN............................................................................51
LAMPIRAN 7 PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS STRAIGHT NUMBERING
FILING (SNF)...............................................................................................................................51
LAMPIRAN 8 TRACER...............................................................................................................52
 1

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya

kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih
mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (PMK No. 43 Tahun 2019 Pasal
1). Dalam upaya menyelenggarakan pembangunan kesehatan, puskesmas memiliki
program kesehatan wajib dan program kesehatan pengembangan puskesmas. Pelayanan
kesehatan yang diberikan puskesmas merupakan pelayanan yang menyeluruh yang
meliputi pelayanan kuratif (pengobatan), preventif (pencegahan), promotif (peningkatan
kesehatan) dan rehabilitatif (pemulihan kesehatan). Pelayanan tersebut ditunjukkan
kepada semua penduduk dengan tidak membedakan jenis kelamin dan golongan umur
sejak dalam pembuahan dalam kandungan sampai tutup usia (Effendi, 2009).
Puskesmas melaksanakan kegiatan penyelenggaraan, pemantauan dan penilaian
terhadap rencana kegiatan yang telah ditetapkan baik rencana upaya wajib maupun
pengembangan dalam mengatasi masalah kesehatan yang ada di wilayahnya. Salah satu
bentuk pemantauan yang dilakukan dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen
Puskesmas (SIMPUS). Simpus adalah suatau tatanan yang menyediakan informasi untuk
membantu proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan manajemen puskesas
dalam mencapai sasaran kegiatannya(Kementerian Kesehatan RI, 2014).Sesuai dengan
SK Menkes No. 63/Menkes/SK/11/1981sumber data informasi SIMPUS salah satunya
adalah Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP).SP2TP merupakan
kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di
masyarakat.
Penyediaan berkas rekam medis yang baik adalah penyediaan berkas rekam medis
yang cepat, tepat dan efisien. Jika waktu dalam penyediaan rekam medis lama, maka
dapat menghambat pelayanan kesehatan yang akan diberikan dokter kepada
pasien.Dalam pelayanan puskesmas perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat
 2

digunakan untuk pencatatan kunjungan pasien, pelayanan dan pembayaran dan juga
untuk pelaporan.
Sedangkan untuk pelaksanaan pekerjaan di unit rekam medis,seorang perekam
medis juga harus mengetahui sistem pengelolaan rekam medis di puskesmas serta
pembiayaan dan asuransi yang ada di puskesmas tersebut.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakanag di atas maka dapat diambil rumusan masalah yaitu :
1. Bagaimana sistem manajemen informasi puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas
Bendosari?
2. Bagaimana sistem pengelolaan rekam medis puskesmas di Puskesmas Bendosari?
3. Bagaimana pembiayaan dan asuransi kesehatan di Puskesmas Bendosari?

C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Memahami gambaran tentang Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)
dan SP2TP, sistem pembiayaan kesehatan, pengelolaan rekam medis puskesmas, serta
pembiayaan dan asuransi kesehatan.

2. Tujuan Khusus
a. Melaku,nkan pencatatan, pelaporan, pengolahan dan penyajian data di puskesmas.
b. Memahami manajemen rekam medis di puskesmas.
c. Memahami pelaksanaan asuransi dan sistem pembiayaan kesehatan

D. Manfaat
1. Manfaat Bagi Puskesmas
Manfaat pembuatan laporan bagi puskesmas yaitu sebagai bahan pertimbangan
dalam meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan, khususnya dibidang rekam medis
dan informasi kesehatan. Selain itu, juga dapat dijadikan bahan pertimbangan,
masukan dan evaluasi bagi rumah sakit untuk meningkatkan kualitas pelayanan
kesehatan.
 3

2. Manfaat Bagi Akademik

Sebagai bahan referensi dan bukti tertulis hasil praktik lapangan. Dan sebagai sarana
menambah wawasan dan pengetahuan bagi mahasiswa dalam bidang rekam medis.
3. Manfaat Bagi Mahasiswa
a. Mahasiswa dapat mengetahui sistem pencatatan, pelaporan, pengolahan dan
penyajian data di UPTD Puskesmas Bendosari
b. Mahasiswa dapat mengetahui pelaksanaan asuransi dan sistem pembiayaan
kesehatan yang ada di UPTD Puskesmas Bendosari.
c. Mahasiswa dapat secara langsung mengetahui kelengkapan formulir rekam medis
di UPTD Puskesmas Bendosari
d. Mahasiswa dapat mengetahui manajemn rekam medis di UPTD Puskesmas
Bendosari.
 4

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Puskesmas
1. Definisi
Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif
dan preventif di wilayah kerjanya (Permenkes No.43 tahun 2019). Menurut
(Permenkes No. 46 Tahun 2015) Puskesmas sebagai ujung tombak dan sekaligus
sebagai tolok ukur pelayanan publik di bidang kesehatan, merupakan salah satu pilar
dalam memenuhi tuntutan masyarakat. Agar Puskesmas menjalankan fungsinya secara
optimal perlu dikelola dengan baik, baik kinerja pelayanan, proses pelayanan, maupun
sumber daya yang digunakan. Penilaian keberhasilan Puskesmas dapat dilakukan oleh
internal organisasi Puskesmas itu sendiri, yaitu dengan “Penilaian Kinerja Puskesmas”
yang mencakup manajemen sumber daya termasuk alat, obat, keuangan dan tenaga,
serta didukung dengan manajemen sistem pencatatan dan pelaporan. Menurut
(Depkes, 2011) Pukesmas adalah sala satu sarana pelayanan kesehatan yang amat
penting di indonesia. Pukesmas adalah unit pelaksanaan teknis dinas kabupaten / kota
yang bertanggungjawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah
kerja.
Untuk menjamin bahwa perbaikan mutu, peningkatan kinerja dan penerapan
manajemen resiko dilaksanakan secara berkesinambungan di Puskesmas, maka perlu
dilakukan penilaian oleh pihak eksternal dengan menggunakan standar yang
ditetapkan yaitu melalui mekanisme akreditasi. Tujuan utama akreditasi Puskesmas
adalah untuk pembinaan peningkatan mutu dan kinerja melalui perbaikan yang
berkesinambungan. Dalam akreditasi Puskesmas, pendekatan yang digunakan adalah
keselamatan dan hak pasien dan keluarga, dengan tetap memperhatikan hak petugas.
 5

Prinsip ini ditegakkan sebagai upaya meningkatkan kualitas dan keselamatan pasien
(Permenkes RI No. 46 Tahun 2015).
2. Fungsi
Dalam permenkes RI No 75 Tahun 2019 dijelaskan bahwa Puskesmas
menyelenggarakan fungsi yaitu penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan
(UKP) tingkat pertama di wilayah. kerja dan upaya kesehatan mayarakat (UKM)
tingkat pertama di wilayah kerjanya. Dalam menyelenggarakan fungsinya, Puskesmas
berwenang untuk :
a. Menyusun perencanaan kegiatan berdasarkan hasil analisis masalah kesehatan
masyarakat dan kebutuhan pelayanan yang diperlukan.
b. Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan.
c. Melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan masyarakat
dalam bidang kesehatan.
d. Menggerakkan masyarakat untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah
kesehatan pada setiap tingkat perkembangan masyarakat yang bekerja sama
dengan pimpinan wilayah dan sektor lain terkait;
e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap institusi, jaringan pelayanan puskesmas
dan upaya kesehatan bersumber daya masyarakat.
f. Melaksanakan perencanaan kebutuhan dan peningkatan kompetensi sumber daya
manusia puskesmas.
g. Memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan.
h. Memberikan pelayanan kesehatan yang berorientasi pada keluarga, kelompok,
dan masyarakat dengan mempertimbangkan faktor biologis, psikologis, sosial,
budaya, dan spiritual.
i. Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses, mutu, dan
cakupan pelayanan kesehatan.
j. Memberikan rekomendasi terkait masalah kesehatan masyarakat kepada dinas
kesehatan daerah kabupaten/kota, melaksanakan sistem kewaspadaan dini, dan
respon penanggulangan penyakit.
3. Tugas
 6

Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai

tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka mendukung
terwujudnya kecamatan sehat (Permenkes No 43 Tahun 2019).
4. Prinsip Puskesmas
Menurut Permenkes No 43 Tahun 2019 Puskesmas memiliki prinsip
penyelenggaraan yang meliputi :
1) paradigma sehat
2) pertanggungjawaban wilayah
3) kemandirian masyarakat
4) ketersediaan akses pelayanan kesehatan
5) teknologi tepat guna
6) keterpaduan dan kesinambungan.

E. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

1. Definisi
Menurut Departemen Kesehatan RI (2004) tentang Kebijakan Dasar Pusat
Kesehatan Masyarakat. SIMPUS merupakan suatu Aplikasi Manajemen Puskesmas
dimana fungsi utamanya adalah memanage data pasien mulai dari pendaftaran,
registrasi, pemeriksaan (diagnosis) serta pengobatan pasien.SIMPUS merupakan
suatu program aplikasi atau software computer yang dibuat dengan tujuan membantu
manajemen puskesmas dalam menyediakan pelayanan secara cepat dan mudah
kepada pasien (Aulia, 2017).
Sesuai dengan SK Menkes No. 63/Menkes/SK/11/1981sumber data informasi
SIMPUS salah satunya adalah Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP).SP2TP merupakan kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan
upaya pelayanan kesehatan di masyarakat.
Data yang sudah diinput ditampung dalam sebuah data base yang nantinya akan
dikatagorikan sesuai dengan parameter untuk kebutuhan laporan, seperti laporan
kunjungan harian, cara pembayaran, jenis penyakit serta laporan lainnya yang
dibutuhkan dalam Manajemen Puskesmas (Thenu, Sediyono, & Purnami, 2016).
2. Tujuan
 7

a. Tujuan Umum
Meningkatkan kualitas manajemen puskesmas dalam memberikan pelayanan
melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP  maupun  informasi lainnya yang
menunjang kegiatan pelayanan dengan menggunakan kemajuan teknologi (Aulia,
2017)

b. Tujuan Khusus
1) Sebagai Pedoman Penyusunan Perencanaan (PTP) tingkat puskesmas dan
pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas melalui mini lokakarya (minlok).
2) Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pelayanan puskesmas
3) Untuk mengatasi berbagai hambatan pelaksanaan program pokok  puskesmas
4) Terjaganya data informasi dari puskesmas dan Dinas Kesehatan sehingga dapat
dilakukan analisa dan evaluasi untuk berbagai macam penelitian
5) Terwujudnya unit informatika di Dinas Kesehatan Kabupaten yang mendukung
terselenggaranya proses administrasi yang dapat meningkatkan kualitas
pelayanan dan mendukung pengeluaran kebijakan yang lebih bermanfaat untuk
masyarakat (Erawantini, Kurnia, & Tevalys, 2016).
3. Kegiatan SIMPUS
Menurut Kementerian Kesehatan (2006), kegiatan SIMPUS, diantaranya ialah :
a. Pengelolaan informasi riwayat medis pasien
b. Pengelolaan informasi kunjungan pasien ke puskesmas
c. Pengelolaan informasi kegiatan pelayanan kesehatan dalam gedung, meliputi :
1) Pelayanan rawat jalan (poliklinik umum, gigi, KIA, imunisasi, dll)
2) Pelayanan unit gawat darurat
3) Pelayanan rawat inap
4) Pengelolaan informasi pemakaian dan permintaan obat atau farmasi di
puskesmas, pos obat desa, pos UKK (Unit Kesehatan Kerja)
5) Pengelolaan informasi tenaga kesehatan puskesmas
6) Pengelolaan informasi sarana dan peralatan (invetaris) puskesmas
 8

d. Pengelolaan informasi kegiatan luar gedung yang meliputi :

1) Kegiatan PUSTU (Puskesmas Pembantu), PUSLING (Puskesmas Keliling),
POSYANDU (Pos Pelayanan Terpadu), bidan desa, POLINDES (Pondok
Bersalin Desa), POSKESDES (Pos Kesehatan Desa), dan POKESTREN (Pos
Kesehatan Pesantren)
2) Pengelolaan informasi pembiayaan kesehatan masyarakat dan keuangan
puskesmas
3) Pengelolaan informasi surveilance (pencegahan dan pemberantasan penyakit
menular)
4) Pengelolaan informasi promosi atau penyuluhan kesehatan
5) Pengelolaan informasi kesehatan lingkungan
6) Pengelolaan pelaporan internal dan eksternal puskesmas.

F. Sistem Pengelolaan Rekam Medis

1. Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada
sarana pelayanan kesehatan. Terkait dengan peraturan perUndang-Udangan Pasal 46
Ayat (1) tentang Praktik Kedokteran yang menyatakan bahwa “Setiap dokter dan
dokter gigi wajib membuat rekam medis dalam menjalankan praktik kedokteran” dan
Permenkes No.4 tahun 2018 tentang “Setiap sarana pelayanan kesehatan yang
melakukan pelayanan rawat jalan maupun rawat inap wajib membuat rekam medis”
membuktikan bahwa profesi tenaga rekam medis sangat penting dan saat ini sedang
banyak dibutuhkan dalam sebuah pelayanan kesehatan.
Tujuan diadakannya penyelenggaraan rekam medis ialah untuk mencapai tertib
administrasi dalam pelayanan kesehatan rumah sakit. Penyeleggaraan rekam medis
dalam suatu instansi kesehatan baik rumah sakit, klinik ataupun puskesmas sangat
dibutuhkan sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan dan merupakan sebuah
organisasi yang harus diatur sedemikian rupa guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dimana dalam pencapaian tujuan tersebut perlu adanya suatu manajemen
 9

organisasi yang berperan mengatur berbagai macam kegiatan rekam medis tersebut
sesuai dengan spesifikasi dan deskripsi kinerja masing-masing. Sehingga ketika
tujuan dari rekam medis telah tercapai secara maksimal, maka juga akan memberikan
nilai guna yang biasa disebut dengan ALFRED,yaitu Administration (Administrasi)
tindakan dan pelayanan wewenang tenaga para medis, Legal (Hukum) jaminan
kepastian hukum suatu pelayanan, Financial (Keuangan) digunakan untuk
menentukan biaya yang harus ung ditanggung pasien, Research (Penelitian) berperan
dalam pengembangan ilmu tentang suatu masalah baru dalam kesehatan, dan
Documentation (Dokumentasi) sebagai sumber pengingat yang didokumentasikan
untuk mencapai setiap tujuan rumah sakit (Dirjen Yanmed, 2006)
2. Sistem Identifikasi Dokumen Rekam Medis
a. Sistem Penamaan
Menurut Shofari (2004) sistem penamaan dalam pelayanan rekam medis
adalah tata cara penulisan nama seseorang yang bertujuan untuk membedakan
satu pasien dengan pasien lain untuk memudahkan dalam mengindeksan Kartu
Indeks Utama Pasien (KIUP). Sistem pemberian nama dibedakan menjadi :
1) Nama orang Indonesia
a) Nama Tunggal
Nama orang dapat terdiri dari satu kata, dua kata atau lebih. Nama
orang yang hanya terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu
tersebut.

Contohnya :
Saminem Saminem
Marjono Marjono

b) Nama Majemuk
Nama orang Indonesia yang majemuk dan oleh si pemilik nama itu
ditulis menjadi satu, diindeks sebagai mana itu ditulis.

Contoh:
Ahmad Rifai Ahmad Rifai
 10

Bintang Eka Bintang Eka

c) Nama Keluarga
Nama orang Indonesia yang mempergunakan nama kekuarga, yang
diutamakan nama keluarganya.
Contoh:
Bambang Atmojo Atmojo Bambang
Bandi Sudirman Sudirman Bandi

d) Bukan Nama Keluarga

Nama orang Indonesia yang terdiri dari satu atau dua kata, akan tetapi
nama itu adalah nama sebenarnya bukan nama keluarga, Nama Wanita
yang mempergunakan nama laki-laki Nama Wanita Indonesia yang
menggunakan nama laki-laki. Nma laki-laki itu mungkin nama ayahnya,
nama suaminya, atau mungkin namanya sendiri, maka diindeks dan ditulis
nama laki-laki dijadikan kata tangkap utama.

Contoh:
Melisa Putri Putri Melisa
Amanda Sari Sari Amanda

e) Nama Pemandian
Nama orang Indonesia yang menggunakan nama pemandian atau
nama baptis, maka diindeks dan ditulis menurut nama terakhir.

Contoh:
Paulina Suwarsih Suwarsih Paulina
Florensius Sunarhadi Sunarhadi Florensius

f) Nama Gelar
Nama-nama orang Indonesia yang diikuti dengan gelar, maka diindeks dan
ditulis ditempatkan dibelakang tanda kurung.

Contoh :
 11

Prof. Dr. Tri Zeanal Zaenal Tri (Prof..Dr)

Drg. Nella Kusuma Kusuma Nella (Drg)

g) Nama Singkatan
(1) Nama Singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya
Nama yang diiringi atau didahului dengan singkatan, tetapi tidak
diketahui kepanjangannya, yang diutamakan adalah nama lengkapnya.
Contoh:
Sarjito Sarjito, A.
(2) Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya
Nama yang diiringi atau didahului dengan singkatan, tetapi
diketahui kepanjangannya, singkatan itu ditulis kepanjangannya dan
diindeks menurut yang telah dibicarakan. Maka diindeks kata terakhir
dijadikan kata tangkap utama, atau dianggap sebagai nama keluarga.
Contoh:
Andi Setiawan Setiawan Andi
b. Sistem Penomoran
Menurut Shofari (2004) sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu
cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian
dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Dikatakan sebagai bagian dari identitas
pribadi karena dengan menyebut atau menulis nomor rekam medis tertentu maka dapat
diketahui siapa pemiliknya. Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan
yaitu sebagai petunjuk folder DRM pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata
cara penyimpanan (penjajaran) DRM dan sebagai petunjuk dalam pencarian DRM yang
telah tersimpan di filing.
Nomor rekam medis terdiri dari 6 angka (digit) yang terbagi menjadi 3 kelompok
masing-masing kelompok terdiri dari dua angka. Dengan demikian dijumpai kelompok
angka awal, tengah dan akhir. Enam angka tersebut dimulai dari 00.00.00 s/d 99.99.99.
Menurut Budi (2011) sistem penomoran dibagi menjadi 3 sistem, yaitu :
1) Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
 12

Sistem penomoran dimana setiap pasien datang berkunjung selalu diberi nomor
baru.
Kelebihan dari sistem penomoran serial numbering system yaitu :
a) Pelayanan lebih cepat karena tidak perlu mencari rekam medis lama (untuk
kunjungan lagi).
b) Rak penyimpanan terisi dengan konstan.
c) Petugas mudah dalam mengerjakannya.

Menurut Surat Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik No 78 Tahun1991,

kekurangan dari sistem penomoran serial numbering system yaitu :
a) Tidak dapat diketahui secara cepat gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit
dan pengobatan pasien.
b) Membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis lama.
c) Informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak berkesinambungan dan dapat
dirugukan pasien.
d) Membutuhkan banyak formulir rekam medis.
e) Mempercepat penuhnya rak filing untuk penyimpanan dokumen rekam medis.

2) Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)

Sistem penomoran dimana pasien hanya diberikan satu nomor saja untuk berobat
jalan maupun rawat inap dan gawat darurat dalam satu nomor digunakan untuk
selamanya. Adapun kelebihan dan kekurangan dalam sistem penomoran Unit, yaitu :
Kelebihan dari unit numbering system yaitu :
a) Informasi medis dapat berkesinambungan.
b) Penyimpanan dokumen lebih rapi.
c) Petugas lebih mudah dalam pencarian kembali dokumen yang telah tersimpan.

Menurut Surat Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik No. 78, 1991,
Kekurangan dari sistem penomoran unit numbering system yaitu :

a) Pelayanan pasien lebih lama.

b) Proses registrasi membutuhkan waktu lama.
 13

Adapun adaptasi dari sistem penomoran secara unit, yaitu :

a) Family Folder
Terdiri dari 9 digit dengan 2 pasang digit yang ditempatkan pada setiap keluarga. Dua
digit yang ditempatkan sebelum nomor rekam medis merupakan kode wilayah disusul
lima digit nomor catatan medis kemudian dua digit untuk kode anggota keluarga.
Kode wilayah yaitu:
a) Kode 01-09 digunakan untuk desa di wilayah kerjanya.
b) Kode 90 digunakan untuk luar wilayah kerjanya.

Contoh : 03-42121 (KK)

03-42121-01 (Istri)
03-42121-02 (Anak Pertama)
03-42121-03 (Anak Kedua dst.)
Kelebihan : Semua informasi pada satu keluarga terkumpul.
Kekurangan : Sering terjadi perubahan setatus karena pernikahan kembali atau
perceraian (Gondodiputro,2007).
3) Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Setiap
pasien datang berkunjung ke rumah sakit diberikan nomor baru, tetapi dokumen
rekam medis terdahulu digabungkan dengan dan disimpan menjadi satu dibawah
nomor yang paling baru. Adapun kelebihan dan kekurangan dalam sistem penomoran
seri unit, Menurut Shofari (2002) kelebihan dari serial numbering system yaitu :
a) Pelayanan dilakukan lebih cepat karena tidak perlu mencari dokumen rekam
medis yang lama.
b) Dapat diketahui gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit dan
pengobatan seseorang pasien.
c) Mudah dalam retensi karena apabila reka medis yang tunggal dalam
tempatnya pada jangka panjang waktu tertentu, digolongkan sebagai rekam
medis tidak aktif.
 14

d) Mengurangi kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis lama, untiuk

disimpan ke nomor baru dalam sistem seri unit.
e) Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu
folder.

Menurut Shofari (2002) kekurangan dari serial numbering system yaitu :

a) Petugas harus menyatukan dokumen rekam medis yang baru dengan dokumen
rekam medis yang lama.
b) Petugas menjadi lebih repot setelah pelayanan.
c) Informasi klinis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan.

Apabila presentase kunjungan ulang lebih banyak, maka akan terjadi kekosongan
pada bagian-bagian tertentu dari rak penyimpanan

c. Sistem Penjajaran
Menurut Shofari (2004) dokumen rekam medis yang disimpan ke dalam
rak penyimapanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan
yang lain.
Penjajaran DRM mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara, yaitu :
1) SNF (Straight Numerical Filing)
Sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis
berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.
Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam
satu rak, yaitu 12-51-18, 12-51-19, 12-51-20.
Kelebihan dari SNF adalah :
a) Mudah dalam mengambil berkas rekam medis dengan nomor rekam medis
yang berurutan tanpa jeda beberapa nomor.
b) Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut.
Kekurangan dari sistem SNF adalah :
 15

a) Sangat memungkinkan petugas akan berdesak-desakan dalam satu rak,

jika berkas yang diambil merupakan berkas yang belum lama disimpan di
rak penyimpanan.
b) Petugasnya harus memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam medis
sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan.

2) MDF (Middle Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok
tengah.
Contoh :

58-78-96 99-78-96
58-78-97 99-78-97
58-78-98 99-78-98
Kelebihan dari sistem MDF adalah :
a) Memudahkan pengambilan 100 rekam medis yang nomornya berurutan
b) Penyebaran nomor merata
c) Pembagian tugas mudah
3) TDF (Terminal Digit Filing)
Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok
akhir.
Contoh :
35-04-02 98-05-26 98-99-30
36-04-02 99-05-26 99-99-30
Kelebihan dari sistem TDF adalah :
a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar merata ke 100
kelompok (section) didalam rak penyimpanan.
 16

b) Petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak disatu tempat

dimana rekan medis harus disimpan di rak.
c) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu
misalnya ada 4 petugas masing- masing disertai section (angka akhir) 00-
24, section 25-49, section 50-74, section 75-99.
d) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong.
e) Kekeliruan menyimpanan (misfile) dapat dicegah,karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan
rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca
angka.

Kekurangan dari sistem TDF adalah :

a) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpan dalam hal sistem angka
akhir, mungkin lebih lama dibandin
b) gkan dengan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi
umumnya petugas dapat diltih dalam waktu yang tidak terlalu lama.
c) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.

3. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Menurut Shofari (2004) penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan
mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen rekam medis yang
disimpan dalam rak filing, mudah mengambil dari tempat penyimpanan dan
melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya, kerusakan fisik,
kimiawi dan biologi.
Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis ,maka cara
penyimpanan dibagi menjadi 2 cara yaitu :
a. Sistem Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik sesorang
 17

pasien dalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, gawat
darurat dan rawat inap milik sesorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).

1) Kelebihan Sistem Sentralisasi

a) Data daninformasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena
menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
b) Mengurangi duplikasi data dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam
medis.
c) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dan ruangan.
d) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencacatan medis mudah
distandarisasi.
e) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena
dokumen rekam medis seorang pasien berada dalam satu folder.
f) Mudah menerapkan sistem unit record.
2) Kekurangan Sistem Sentralisasi
a) Petugas rekam medis menjadi lebih sibuk karena harusnya menangani unit
rawat jalan dan unit rawat inap.
b) Tempat penyimpanan dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena
sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan UGD yang dibuka 24 jam.
c) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam, karena dokumen rekam
medis digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang untuk berobat.
b. Sistem Desentralisasi
Sistem penyimpanan DRM secara desentralisasi yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara memisahkan milik seseorang pasien antara DRM rawat
jalan, DRM gawat darurat dan rawat DRM rawat inap pada folder tersendiri dan
atau ruang atau tempat tersendiri. Biasanya DRM pasien rawat jalan disimpan
disatu tempat penyimpanan atau di unit pelayanan masing-masing, sedangkan
DRM pasien gawat darurat dan rawat inap disimpan unit rekam medis.
1) Keuntungan Sistem Desentralisasi
a) Efesiensi waktu, sehingga pasien dapat mendapatkan pelayanan yang lebih
cepat.
 18

b) Beban kerja yang dilaksanakan lebih ringan.

2) Kekurangan Sistem Desentralisasi
a) Terjadinya duplikasi data dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan
informasi pelayanan pada pasien dapat disimpan lebih dari satu folder.
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

4. Sistem Pengeolahan Data Rekam Medis

a. Coding dan Indexing
Kegiatan yang berada di unit coding / indexing menurut Budi (2011)
adalah penetapan pemberian kode penyakit dan kode tindakan penyakit.
Kecepatan dan ketepatan coding dipengaruhi oleh tulisan dokter, diagnosis yang
tidak spesifik dan keterampilan petugas coding. Kegiatan indexing adalah
pembuatan tabulasi sesuai dengan kode yang telah dibuat ke dalam
komputer.Analysing Reporting
b. Analiysing dan Reporting
Kegiatan yang berada di unit analyzing & reporting menurut Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia (2006) yaitu mengumpulkan data kegiatan dari
sensus harian, mengolah data penyakit yang diperoleh dari bangsal sebagai dasar
laporan morbiditas, mengolah data rekam medik untuk laporan hasil analisis
statistik, serta mengolah data kematian sebagai dasar laporan mortalitas.
c. Assembling
Assembling berarti merakit, tetapi untuk kegiatan assembling berkas rekam
medis di fasilitaspelayanan kesehatan tidaklah hanya sekedar merakit dan
mengurutkan satu halaman ke halaman lain sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pengurutan halaman dimulai dari berkas rekam medis gawat darurat, rawat
jalan dan rawat inap. Pergantian pada masing-masing pelayanan akan diberikan
kertas pembatas yang menonjol sehingga dapat mempermudah pencarian
formulir dalam berkas rekam medis. Tugas lainnya yaitu meneliti kelengkapan
 19

data yang tercatat di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus
penyakitnya., mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir
rekam medis. (Budi, 2011) .
d. Filling
Proses filing yang dilakukan berupa petugas memasang tracer ketika dokumen
diambil dan mengembalikan dokumen sesuai dengan nomor rekam medis yang
tertera di tracer. Pengembalian dokumen dilakukan ketika dokumen telah
selesai digunakan pada pelayanan pasien. Kegiatan di unit filling menurut
Shofari (2004) yaitu menyimpan rekam medik sesuai dengan metode yang
telah ditentukan, mengambil kembali rekam medik untuk berbagai keperluan,
meretensi rekam medik sesuai ketentuan yang telah ditetapkan, menyimpan
rekam medik yang dilestarikan.
5. Sistem Retensi,Penyusutan dan Pemusnahan
a. Sistem Retensi
Menurut Sudra (2014), retensi berarti menyimpan. Sistem retensi adalah sistem
yang mengatur jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis. Pemenkes
296/Menkes/Per/III/2008 dalam Bab IV Pasal 8 mengatur bahwa :
1) Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpam sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat atau dipulangkan.
2) Setelah batas wakru 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik.
3) Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medic sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun
terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam Bab IV Pasal 9 menyatakan bahwa :

1) Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari
tanggal terakhir pasien berobat.
 20

2) Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam
medis dapat dimusnahkan.Secara umum, hingga saat ini profesi perekam
medis masih menganut acuan umum yang menyatakan bahwa berkas rekam
medis disimpan minimal 5 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat (atau
sejak pasien meninggal dunia).
Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih digunakan
untuk pelayanan pasien yang bersangkutan. Berkas rekam medis inaktif yaitu
berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi untuk pelayanan pasien
yang bersangkutan.
Seandainya berkam rekam medis sudah menjadi inaktif dan sudah
dipindahkan keruang filing inaktif lalu pasien datang berobat lagi maka berkas
rekam medis akan diambil kembali dan setelah digunakan untuk pelayanan akan
disimpan di ruang filing aktif lagi. Hasil dari proses retensi adalah tersimpannya
berkas rekam medis aktif ( di ruang filing aktif ) dan berkas rekam medis inaktif
(di ruang filing inaktif) sesuai masa simpan yang telah ditentukan.
b. Sistem Penyusutan
Menurut Sudra (2014), telah dibahas sebelumnya bahwa berkas rekam
medis boleh disimpan lebih dari angka tahun dalam tabel JRA(Jadwal Retemsi
Arsip). Namun jika kapasitas ruang filing sudah padat maka perlu dilakukan
pemilahan dan pemilahan terhadap berkas rekam medis yang sudah masuk masa
inaktif. Berkas rekam medis inaktif ini kemudian diturunkan dari rak
penyimpanan dan dipindahkan ke ruang filing inaktif. Kegiatan memilih dan
memilah (memisahkan) berkas rekam medis aktif dan inaktif inilah yang disebut
sebagai penyusutan.
Dengan dipisahkannya berkas rekam medis inaktif maka rak penyimpanan
rekam medis aktif bisa menjadi lebih longgar lagi. Rak yang sudah terlalu padat
dapat mempersulit dan memperlambat proses penyimpanan dan pencarian
kembali rekam medis. Selain itu, penyimpanan yang dapat juga cenderung tidak
rapi, kusut, dan berkas menjadi rusak atau sobek. Hasil dari proses penyusutan
adalah terpisahnya berkam rekam medis inaktif dari berkas rekam medis yang
masih aktif.
 21

c. Sistem Pemusnahan
Prinsipnya, sistem pemusnahan mengatur tentang cara pemusnahan berkas rekam
medis yang dianggap sudah tidak ternilai lagi.

6. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) adalah kegiatan
pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenagadan upaya pelayanan kesehatan
di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas
(termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling,
bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan,serta dilaporkannya data
tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala
dan teratur,guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Ahmad, 2005).
a. Tujuan SP2TP
1) Tujuan Umum
Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
(SP2TP) ini ialah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir
secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat
melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi.
2) Tujuankhusus
Tujuan khusus SP2TP menurut (Syaer, 2011)adalah:
a) Tersedianya data secara akurat yang meliputi segala aspek.
b) Terlaksananya pelaporan yang secara teratur di berbagai jenjang
administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku.
c) Data tersebut digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dalam
rangka pengelolaan rencana dalam bidang program kesehatan.
Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari
bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Adapun
formulir Laporan yang digunakan untuk kegiatan SP2TPadalah:
1) Laporan bulanan, yang mencakup:

a) Data Kedakitan (LB.1)

 22

b) Data Obat-Obatan (LB.2)

c) Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3)

d) Data Kegiatan Puskesmas (LB.4)

2) Laporan Sentinel, yang mencakup

a) Laporan Bulanan Sentinel (LB1S)

b) Laporan Bulanan Sentinel (LB2S)

3) Laporan Tahunan, yang mencakup:

a) Data dasar Puskesmas (LT-1)

b) Data Kepegawaian (LT-2)

c) Data Peralatan (LT-3).

Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan baling lambat tanggal 10 bulan
berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan
LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I
dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan
Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun berikutnya.
Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai yang
baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian (Ahmad, 2005).

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,
dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup:

1. Umum dan demografi

2. Sarana fisik
3. Ketenagaan
4. Kegiatan pokokyangdilakukan di dalam dan di luargedung.
Data umummeliputipetawilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW,
jumlah posyandu dan sasaran program(Rizky, 2014).
G. Pembiayaan dan Asuransi Kesehatan
 23

1. Pembiayaan Kesehatan
Pembiayaan kesehatan adalah besarnya dan alokasi dana yang harus disediakan
untukdimanfaatkan dalam upaya kesehatan sesuai dengan kebutuhan perorangan,
kelompok dan masyarakat (Setyawan, 2015).Menurut Kementerian Kesehatan RI
(2014) pembiayaan kesehatan harus kuat, stabil, dan selalu berkesinambungan untuk
menjamin terselenggaranya kecukupan (adequacy), pemerataan (equity), efisiensi
(efficiency), dan efektifitas (effectiveness) pembiayaan kesehatan itu sendiri. Pengertian
pembiayaan tersebut merujuk pada dua sudut pandang berikut:

a. Penyelenggara pelayanan kesehatan (health provider)

Penyelenggara pelayanan kesehatan (health provider)yaitu besarnya dana untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan yang berupa dana investasi serta dana
operasional.
b. Pemakai jasa pelayanan (health consumer)
Pemakai jasa pelayanan (health consumer)yaitu besarnya dana yang dikeluarkan
untuk dapat memanfaatkan suatu upaya kesehatan.
Sektor pemerintah dan sektor swasta penyelenggara kesehatan sangat mempengaruhi
perhitungan total biaya kesehatan suatu negara. Total biaya dari sektor pemerintah
dihitung dari besarnya dana yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk penyelenggaraan
pelayanan kesehatan. Hal yang penting dalam pembiayaan kesehatan adalah cara
memanfaatkan biaya tersebut secara efektif dan efisien dari aspek ekonomi dan sosial
serta dapat dinikmati oleh seluruh masyarakat yang membutuhkan. Oleh karena itu syarat
pokok dalam pembiayaan kesehatan yang harus saling berkesinambungan terdiri atas:
a. Jumlah harus memadai untuk menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan tidak
menyulitkan masyarakat yang memanfaatkannya.
b. Penyebaran harus sesuai dengan kebutuhan untuk penyelenggaraan pelayanan
kesehatan dan masyarakat.
c. Pemanfaatan harus diatur setepat mungkin agar tercapai efektifitas dan efisiensi
pembiayaan kesehatan.
Cara-cara pembiayaan kesehatan terdiri atas:
 24

a. Out of pocket, yakni masyarakat harus mengeluarkan dari kantong sendiri

b. Perusahaan tempat pasien bekerja yang membiayai kesehatan pekerjanya
c. Perusahaan asuransi bagi pasien yang menjadi peserta asuransi tertentu
d. Charity, yakni sumbangan dari individu atau lembaga sosial
e. Pemerintah yang membayarkan melalui alokasi anggaran untuk pelayanan publik
Jenis-jenis pembiayaan kesehatan dilihat dari pembagian pelayanan kesehatannya terdiri
atas:
a. Biaya pelayanan kedokteran
Biaya pelayanan kedokteran yakni biaya untuk menyelenggarakan dan/atau
memanfaatkan pelayanan kedokteran yang tujuan utamanya mengarah ke pengobatan
dan pemulihan dengan sumber dana dari sektor pemerintah maupun swasta.
b. Biaya pelayanan kesehatan masyarakat
Biaya pelayanan kesehatan masyarakat adalah biaya untuk menyelenggarakan
dan/atau memanfaatkan pelayanan kesehatan masyarakat yang tujuan utamanya
mengarah ke peningkatan kesehatan dan pencegahan dengan sumber dana terutama
dari sektor pemerintah.
Pelayanan-pelayanan kesehatan dibiayai dari sumber-sumber seperti:
1) Pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah (propinsi dan
kabupaten/kota) dengan dana berasal dari pajak umum dan pajak penjualan,
pinjaman luar negeri (deficit financial), serta asuransi sosial.
2) Swasta, dengan sumber dana dari perusahaan, asuransi kesehatan swasta,
sumbangan sosial, pengeluaran rumah tangga, serta communan self help.
Standar kesehatan World Health Organization (WHO) menetapkan bahwa
anggaran kesehatan harus mencapai 15% dari APBN. Namun, pada tahun 2009
Indonesia telah menaikkan 3 kali lipat anggaran sektor kesehatan dari tahun
sebelumnya hanya sebesar 2.64% atau sekitar Rp 18,8 triliun. Dari dana sebesar itu,
54,1% digunakan untuk biaya pembelian obat dan alat. Sementara pada UU Nomor
40 tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN) telah mengatur
pembiayaan dengan sistem asuransi.
Penerapan pembiayaan kesehatan dengan sistem asuransi akan menggeser
tanggung jawab perorangan menjadi tanggung jawab kelompok. Sistem asuransi juga
 25

akan mengubah sistem pembayaran dari setelah pelayanan diberikan menjadi

sebelum pelayanan diberikan serta sesudah sakit menjadi sebelum sakit. Sistem
asuransi ini menguntungkan masyarakat sebagai pengguna layanan kesehatan dan
menjadi sarana sektor swasta untuk berperan dalam upaya kesehatan nasional.
2. Asuransi Kesehatan
Asuransi atau yang dalam bahasa belanda “verzekering” berarti pertanggungan. Ada
dua pihak yang terlibat dalam asuransi yaitu pihak yang sanggup menanggung atau
menjamin bahwa pihak yang lainnya akan mendapat penggantian suatu kerugian, yang
mungkin akan ia derita sebagai akibat dari suatu peristiwa yang semula belum tentu akan
terjadi atau semula belum dapat ditentukan saat akan terjadinya(Danarti, 2011).
Asuransi adalah sebuah sistem untuk merendahkan kehilangan finansial dengan
menyalurkan resiko kehilangan dari seseorang ke badan lainnya. Seseorang yang
menyalurkan resiko disebut tertanggung, sedangkan badan yang menerima resiko disebut
penanggung. Perjanjian antara kedua badan ini disebut kebijakan, ini adalah sebuah
kontrak legal yang menjelaskan setiap istilah dan kondisi yang dilindungi. Biaya yang
dibayar tertanggung kepada penanggung untuk resiko yang ditanggung disebut premi,
yang biasanya ditentukan oleh penanggung.
Askes (Asuransi Kesehatan) adalah salah satu jenis produk asuransi yang secara
khusus menjamin biaya kesehatan atau perawatan para anggota asuransi tersebut jika
mereka jatuh sakit atau mengalami kecelakaan. Secara garis besar ada dua perawatan
yang ditawarkan perusahaan-perusahaan asuransi, yaitu: rawat inap (in-patient treatment)
dan rawat jalan (out-patient treatment). PT. Askes Indonesia (PERSERO) adalah
merupakan Badan Usaha Milik Negara yang ditugaskan khusus oleh pemerintah untuk
menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan bagi Pegawai Negeri Sipil, Penerima
Pensiun PNS dan TNI/POLRI, Veteran, Perintis Kemerdekaan beserta keluarganya dan
Badan Usaha lainnya(Radja, Kusnanto, & Hasanbasri, 2015).
 26

BAB III
HASIL

A. Gambaran Umum UPTD Puskesmas Bendosari

Puskesmas Bendosari berdiri di atas tanah pemerintah Kabupaten
Sukoharjo yang beralamat di Jl. Moewardi No.25 Sukosari, Mulur, Bendosari
Sukoharjo. UPTD puseksmas Bendosari berdiri pada tahun 1979.
UPTD Puskesmas Bendosari memiliki 5 unit Pustu (Puskesmas pembantu
yaitu : Gentan, Puhgogor, Cabeyan, Jombor dan Pemda), dan 14 Poliklinik
Kesehatan Desa (PKD).
1. Visi dan Misi
a. Visi
Terwujudnya Layanan Prima Dan Menjadi Pilihan Utama Masyarakat
b. Misi
1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, cepat dan tepat
2) Meningkatkan kemitraan peran aktif masyarakat dan lintas sektor
dalam bidang kesehatan
2. Motto
 27

“CERAH” Cekatan dan Terarah

3. Tujuan
a. Meningkatnya cakupan, jenis dan kualitas layanan puskesmas
b. Meningkatnya kerjasama, partisipasi, serta pemberdayaan masyarakat dan
lintas sektoral
4. Struktur Organisasi
Untuk terciptanya suatu kerjasama yang baik antar petugas kesehatan,
UPTD Puskesmas Bendosari, dibentuk struktur organisasi yang dapat
mendukung pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, di UPTD Puskesmas
Bendosari dikepalai oleh dr.Romdon Nugroho. Yang membawahi langsung
Admen, UKM (Upaya Kesehatan Masyarakat) dan UKP (Upaya Kesehatan
Masyarakat). Penanggung jawab UKP kefarmasian dan laboratorium adalah
dr. Rahardi. Dalam Ukp kefarmasian dan Laboratorium terdapat beberapa
koordinator pelayanan yang meliputi pelayanan pendaftaran, pelayanan rekam
medis, pelayanan pemerisaan umum,pelayanan pemeriksaan umum,
pelayanan kesehatan gigi dan mulut,pelayanan KIA-KB bersifat UKP,
pelayanan gawat darurat, pelayanan gizi bersifat UKP, pelayanan
persalinan,pelayanan kefarmasian, pelayanan laboratorium, pelayanan
fisioterapi. Pelayanan rekam medis sendiri dikoordinasi oleh Irdian
Kusumawati, A.Md.
28
 29

Gambar 3.1 Sturktur Organisasi UPTD Puskesmas Bendosari.

 30

5. Jenis – Jenis Pelayanan di UPTD Puskesmas Bendosari

a. Pelayanan UKP (Upaya Kesehatan Perorangan)
1) Pelayanan Klinis
a) Ruang Gawat Darurat
b) Ruang Persalinan
c) Ruang Pemeriksaan Umum
d) Ruang Pemeriksaan Gigi dan Mulut
e) Ruang Pemeriksaan KIA
f) Ruang Pemeriksaan MTBS
g) Ruang Pemeriksaan KB
h) Ruang Pemeriksaan Imunisasi
2) Pelayanan Penunjang
a) Laboraturium
b) Fisioterapi
3) Pelayanan Konsultasi
a) Konsultasi Gizi
b) Konsultasi Kesehatan Lingkungan
c) PKPR (Pelayanan Kesehatan Peduli Remaja)
b. Pelayanan UKM (Upaya Kesehatan Masyarakat)
1) UKM : Esensial dan Keperawatan, meliputi :
a) Pelayanan Promosi kesehatan termasuk UKS
b) Pelayanan Kesehatan Lingkungan
c) Pelayanan KIA dan KB yang bersifat UKM
d) Pelayanan Gizi yang bersifat UKM
e) Pelayanan Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
f) Pelayanan Keperawatan Kesehatan Masyarakat

2) UKM Pengembangan
a) Pelayanan Kesehatan Lansia
b) Pelayanan Kesehatan Kerja
 31

6. Jadwal Pelayanan
a. Pelayanan Pendaftaran
1) Hari Senin – Kamis
Jam 07.30 – 12.00
2) Hari Jum’at
Jam 07.30 – 10.00
3) Hari Sabtu
Jam 07.30 – 11.00
b. Pelayanan
Dimuali pukul 08.00 – selesai
c. Laboratorium
1) Hari Senin – Kamis
Jam 07.30 – 10.30
2) Hari Jum’at
Jam 08.00 – 10.30
3) Hari Sabtu
Jam 08.00 – 11.00

H. Sistem Infromasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di UPTD Puskesmas Bendosari

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas
Bendosari diperoleh dari Dinas Kesehatan Sukoharjo dengan adanya password
khusus.
1. Perkembangan SIMPUS di UPTD Puskesmas Bendosari
Puskesmas Bendosari mulai menerapkan program SIMPUS sejak tahun
2007, namun pengelolaannya masih manual atau disebut single user yaitu
penggunaan komputer hanya satu bagian saja tidak terhubung dengan
komputer di bagian lain dengan mencatat identitas, diagnosis, obat, sampai
tindakan pada lembar registrasi. Setelah selesai pelayanan barulah dientry ke
komputer. Kemudian pada tahun 2010, pengisian registrasi pasien langsung
ke komputer dan selanjutnya di cetak.
 32

Berikutnya awal tahun 2012, Puskesmas Bendosari sudah menerapkan

program SIMPUS dengan aplikasi SIMPUS multi user yang menghubungkan
antara tempat pendaftaran dengan setiap ruang pemeriksaan yang ada di
Puskesmas dan bagian pengelolaan obat. Pada awal bulan Januari 2016 sudah
dioperasikan sistem bridging yaitu sistem yang mengandalkan
koneksisoftwareantara BPJS dengan SIMPUS dan sistem ini memudahkan
pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu pada proses administrasi peserta
BPJS.
2. Sumber data SIMPUS
Data SIMPUS berasal dari data yang diisikan dalam form registrasi pasien di
SIMPUS antara lain :
a. Tanggal pelayanan k. Pendidikan
b. Petugas loket l. Pekerjaan
c. Lokasi pemeriksaan m. Alamat
d. Unit pelayanan n. Desa
e. No. Index/RM o. Dusun
f. No. KIS/BPJS p. Jenis pasien
g. Nama KK q. Tindak lanjut
h. Nama pasien r. Pengirim
i. Tanggal lahir
j. Jenis kunjungan

Keterangan :
1) Pada kolom nomor KS/ BPJS ada tambahan tombol verifikasi, apabila
nomor BPJS tidak bermasalah maka secara otomatis akan muncul
tulisan “OK” . Tetapi apabila nomor tersebut bermasalah, maka akan
muncul tulisan“NO RESULT”masalah yang kemungkinan terjadi yaitu
:
a. Faskes Tingkat I nya bukan untuk Puskesmas Bendosari
b. Premi belum terbayar atau masih mempunyai tunggakan
c. Nomor yang di inputkan salah atau tidak terdaftar
 33

2) Pada kolom pengirim apabila data belum lengkap, maka sistem tidak
akan mau menyimpan.
3. Aplikasi SIMPUS
a. Tampilan Home
Tampiln profil SIMPUS Puskesmas Bendosari sebagai berikut :

Gambar 3.2 Tampilan Home SIMPUS

b. Menu Fie
Tampilan menu file pada SIMPUS UPTD Puskesmas Bendosari terdiri
dari :
1) Data Dasar Puskesmas

Gambar 3.3 Tampilan Data Dasar Puskesmas

 34

2) Data Index Pasien

Gambar 3.4 Tampilan Data Index Pasien

c. Input Data
Pada bagian input data Pada SIMPUS UPTD bendosari terdiri dari :
1) Registrasi Pasien
2) Data Kunjungan Pasien
3) Kasir
4) Sinkronisasi Pengiriman Data

Gambar 3.5 Tampilan Data Kunjungan Pasien

 35

d. Query atau Tampilan data

Tampilan data pada SIMPUS UPTD Puskesmas Bendosari terdiri dari
1) Registrasi pasien
2) Diagnosis
3) Arus obat
4) Tindakan / Biaya
5) Laboratorium

Gambar 3.6 Tampilan Registrasi Pasien

e. Rekapitulasi
Pada bagian rekapitulasi terdiri dari :
1) Kunjungan Harian
2) Kunjungan Bulanan
3) Cakupan Pasien
4) Data Kesakitan
5) Kelompok Diagnosis
6) 20 Besar Penyakit / diagnosa
7) Rekap Pendapatan / Tindakan
8) Rekap Bulanan / Tindakan
9) Obat
 36

Gambar 3.7 Tampilan Rekapitulasi Kunjungan Harian

f. Pelaporan
Pada bagian pelaporan terdiri dari
1) LB 1
2) Penyakit Menular
3) LPLPO
4) STP
5) Pelaporan Ke Flashdisk
g. Grafik
Pada bagian grafik terdiri dari :
1) Grafik mingguan
2) Grafik Bulanan
3) Grafik Kunjungan Pasien
4) Variable
h. Pemetaan
i. Lain - Lain
1) Ganti Password
j. Keluar
 37

I. Sistem Pengelolaan Rekam Medis di UPTD Puskesmas Bendosari

1. Sistem Identifikasi Pasien
a. Sistem Penamaan
Sistem penamaan pada berkas rekam medis pasien di UPTD Puskesmas
Bendosari adalah nama pasien ditulis berdasarkan idetitas asli pasien sesuai
dengan KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan disertakan nama kepala keluarga
pasien tersebut.
Contoh :
Nama : Nasrul Ilham
KK : Heri Setiawan
b. Sistem Penomran
Sistem penomoran dokumen rekam medis pasien di Puskesmas Bendosari
menggunakan Unit Numbering System (UNS) yaitu satu nomor rekam
medis digunakan selamanya setiap pasien berkunjung ke puskesmas.
Penomoran terdiri dari 8 digit angka, yaitu 2 digit angka pertama
merupakan kode wilayah tempat tinggal pasien, 6 digit angka selanjutnya
merupakan nomor rekam medis.
Cara pemberian nomor di Puskesmas Bendosari sebagai Puskesmas induk
dibedakan berdasarkan kode wilayah tempat tinggal seperti tabel dibawah
ini :
Kode Wilayah Kode Wilayah
01 Jombor 09 Bendosari
02 Toriyo 10 Mojorejo
03 Mulur 11 Mertan
04 Jagan 12 Sugihan
05 Manisharjo 13 Sidorejo
07 Pohgogor 14 Gentan
08 Paluhombo 90 Luar wilayah Kec.
Bemdosari
Table 3.1 Kode Wilayah Pada Dokumen Rekam Medis
 38

c. Sistem Penjajaran
Penjajaran dokumen rekam medis UPTD Pukesmas Bendosari
menggunakan straight numerical filing (SNF) dengan menjajarkan
langsung dokumen dari angka kecil ke besar.

2. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di UPTD Puskesmas

Bendosari
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di UPTD Puskesmas Bendosari
yaitu secara sentralisasi, dimana riwayat kesehatan pasien dijadikan satu
dalam satu folder penyimpana dokumen.

3. Sistem Pengolahan Data Rekam Medis di UPTD Puskesmas Bendosari

a. Coding dan Indexing
Sistem pengkodean di Puskesmas Bendosari dilakukan oleh dokter atau
perawat yang bertugas pada ruang pemeriksaan.Dasar pengkodean
penyakit mengacu pada ketentuan dari Dinas Kesehatan Kabupaten
Sukoharjo dengan menggunakan International Classification of Disease
and Related Health Problem 10 Revision (ICD-10), sedangkan untuk
kode tindakan menggunakan Daftar Tabulasi Dasar (DTD) yang
dilakukan secara komputerisasi dengan software. Software daftar
kelompok penyakit menjadi 1 (satu) dengan software SIMPUS. Kegiatan
indeksing di Puskesmas Bendosari meliputi indek penyakit, indeks jenis
kelamin, indeks pendidikan, indeks pekerjaan dan indeks petugas.
b. Analysing Reportting
Analising dan Reporting di Puskesmas Bendosari dilakukan oleh petugas
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS). Pelaporan dilakukan
secara online ke Dinas Kesehatan Kabupaten Sukoharjo. Periode
laporannya dilakukan setiap bulan maksimal data dikirim setiap tanggal 5
bulan berikutnya.
c. Assembling
 39

Karena pelayanan di UPTD Puskesmas Bendosari hanya melayani

rawat jalan dan pasien yang bersifat emergency sebagai pengganti
pelayanan gawat darurat. proses assembling hanya terdiri dari satu
formulir rawat jalan. Petugas assembling bertugas untuk meneliti
kelengkapan SOAP (Subject,object, assesment, planning ) dan paraf
petugas medis. Jika belum lengkap, maka dokumen rekam medis akan
dikembalikan ke ruang pemeriksaan yng bersangkutan setelah selesai
pelayanan. Apabila sudah lengkap, dokumen dikembalikan ke filing.
d. Filling
Dokumen Rekam medis disimpan di rak terbuka dan di urutkan
dari nomor terkecil ke terbesar. Untuk pengendalian DRM setiap
dokumen yang di gunakan atau di pinjam petugas akan memasang tracer
yang berisikan tanggal dokumen di ambil, nomor rekam medis dan nama
pasien, setelah dokumen kembali tracer akan di beri paraf sebagai tanda
jika dokumen sudah kembali.
4. Retensi, Penyusutan dan Pemusnahan Dokum Rekam Medis di UPTD
puskesmas Bendosari.
Selama Puskesmas Bendosari berdiri belum pernah melakukan
pemusnahan dokumen rekam medis pasien. Tetapi untuk penyusutan
dokumen rekam medis sudah dilakukan pada bulan juni 2016 untuk dokumen
yang disimpan sekurang-kurangnya lima tahun terhitung sejak kunjungan
terakhir pasien.

5. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu di UPTD Puskesmas Bendosari

Jenis laporan yang dibuat di Puskesmas Bendosari yaitu :
a. Laporan Mingguan (W2)
Dilaporkan setiap seminggu sekali tiap hari senin, tentang wabah dan
Kejadian Luar Biasa (KLB) yaitudalam kurun waktu 1 X 24 Jam bisa
melalui telepon, whatsapp, sms.
b. Laporan Bulanan
1) Laporan Kegiatan pelayanan kesehatan Gigi dan Mulut.
 40

2) Laporan Bulanan angka kelahiran dan kematian.

3) Laporan Kegiatan upaya kesehatan gigi sekolah (preventif dan
promotif).
4) Laporan Bulanan obat.
5) Laporan Kunjungan pasien (baru/lama).
6) Laporan Kegiatan penunjang Puskesmas.
7) Laporan Tindakan dan biaya (gratis / berbayar ).
8) Laporan Pasien rujukan (Umum dan BPJS).
Laporan bulanan dikirim paling lambat tanggal 5 setiap bulannya ke Dinas
Kesehatan Kabupaten Sukoharjo.
c. Laporan Tribulan
Laporan Tribulan berisi tentang stok opname obat.
d. Laporan Semester
Laporan Semester berisi tentang inventaris barang.
e. Laporan Tahunan
Laporan Tahunan berisi tentang profil Puskesmas.
J. Pembiayaan dan Asuransi Kesehatan di UPTD Puskesmas Bendosari
Sistem pembiayaan di UPTD puskesmas Bendosari berdasarkan PERBUP Kabupaten
sukoharjo. Pembiayaan untuk jenis pasien non BPJS dikenakan tarif sesuai dengan
peraturan Perbup Kabupaten Sukoharjo. Untuk pasien BPJS peserta faskes Bendosari
diberi pelayanan secara gratis. Untuk pengunjung di luar wilayah Bendosari diberi
kesempatan sebanyak 3 kali dalam kunjungan berobat setelah itu dikembalikan ke
faskes I.
 41

BAB IV
PEMBAHASAN

A. Sistem Infromasi Manajemen Pusk esmas (SIMPUS) di UPTD Puskesmas

Bendosari
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas Bendosari Sukoharjo
sudah online dan berjalan dengan baik. SIMPUS Web bagi pendaftaran sudah terintegrasi ke
semua ruang pemeriksaan yang dituju oleh pasien, obat, serta tindakan ke dalam aplikasi
SIMPUS.
Primary Care (P-Care) di Puskesmas Bendosari sudah menerapkan aplikasi P-Care yang
digunakan khususnya untuk pasien yang memiliki BPJS. P-Care berfungsi untuk
memverifikasi kepesertaan dan menerbitkan nomor rujukan. Hal ini sesuai dengan panduan
BPJS yaitu setiap Puskesmas wajib menjalankan aplikasi P-Care.

K. Sistem Pengelolaan Rekam Medis di UPTD Puskesmas Bendosari

1. Sistem Identifikasi Pasien
a. Sistem Penamaan
Menurut Shofari (2004) sistem penamaan merupakan tata cara penulisan nama yang
bertujuan untuk membedakan antar pasien. Salah satu sistem pemberian nama adalah
sesuai dengan nama asli. sistem penamaan dilakukan dengan menggunakan kartu
identitas yang dimiliki oleh pasien berupa KTP dan dengan nama kepala keluarga..
b. Sistem Penomoran
Puskesmas Bendosari menggunakan sistem penomoran UNS (Unit Numbering
System) yaitu setiap pasien yang datang berobat mendapat satu nomor Rekam Medis
yang digunakan untuk selamanya dan untuk semua jenis pelayanan. Dengan
pelaksanaan penyimpanan menggunakan Personal Folder.Hal ini sudah sesuai
dengan teori Sudra, 2014 sehingga memudahkan petugas jika pasien datang berobat
 42

tidak membawa KIB maka petugas bisa mencari dengan cara menginput nama dan
kode desa di database SIMPUS.

2. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis

Sistem penjajaran dokumen Rekam Medis di Puskesmas Bendosari Sukoharjo adalah
Straight Numerical Filling (SNF) yaitu sistem penjajaran secara langsung sesuai urutan
nomor Rekam Medis pasien dari nomor terkecil samapi ke terbesar. Hal ini sudah baik
dan sudah sesuai dengan teori dari Budi, 2011.
3. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Puskesmas Bendosari menggunakan sistem penyimpanan Sentralisasi. Dikarenakan di
Puskesmas Bendosari hanya ada pelayanan Rawat Jalan dan pasien bersifat emergency
sebagai pengganti pelayanan gawat darurat maka pengelolaan sokumen menjadi jauh
lebih mudah dan dokumen Rekam Medis tidak terlalu tebal. Sistem yang diterapkan
sudah baik dan sesuai dengan teori dari Budi, 2011.
4. Sistem Pengolahan Data Rekam Medis di UPTD Puskesmas Bendosari
a. Coding atau Indexing
Pengkodean berkas Rekam Medis di Puskesmas Bendosari dilaksanakan sesuai
ketetapan yaitu dengan menggunakan kode penyakit yang telah ditetapkan oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten Sukoharjo (DKK0). Sistem Pengkodean penyakit di Puskesmas
Bendosari menggunakan ICD-10 dimana semua kode sudah disediakaan di SIMPUS
sehingga memudahkan petugas tanpa harus membuka ICD-10, untuk kode tindakan
memakai Daftar Tabulasi Dasar (DTD). Pengkodean di Puskesmas Bendosari
dilakukan secara langsung oleh dokter karena dikarenakan terbatasnya tenaga Rekam
Medis di Puskesmas Bendosari.
Puskesmas Bendosari sudah melakukan indeksing yaitu : indeks penyakit, dan
indeks pasien. Pelaksanan Coding dan indeksing di Bendosari sudah sesuai dengan
teori Budi, 2011.
b. Assembling
 43

Assembling di Puskesmas Bendosari sudah sesuai dengan teori yang ada dimana
petugas meniliti kelengkapan SOAP (Subject, Object, Assement,Plannning) dan paraf.
Apabila dokumen Rekam Medis belum lengkap maka hari itu juga segera
dikembalikan kepada petugas yang memberikan pelayanan di ruang pemeriksaan
untuk dilengkapi terlebih dahulu. Hal ini sudah sesuai dengan teori Budi, 2011.
c. Analysing dan Reporting
Alur dan prosedur analysing dan reporting di Puskesmas Bendosari Sukoharjo
sudah sesuai dengan teori (Budi, 2011) karena mengikuti aturan dari Dinas Kesehatan
Kabupaten Sukoharjo yaitu bertanggung jawab atas pembuatan laporan bulanan yang
akan dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Sukoharjo setiap tanggal 5 tiap
bulannya.
d. Filling
Alur dan prosedur filling di Puskesmas Bendosari Sukoharjo sudah sesuai dengan
teori Budi, 2011 yaitu petugas filling bertugas untuk menyimpan DRM, menyediakan
DRM untuk berbagai keperluan, melindungi arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan
isi data Rekam Medis dan melindungi arsip DRM terhadap biaya kerusakan fisik.
Tetapi masih terjadi DRM hilang atau yang di pinjam oleh poli tidak kembali dalam 1
X 24 jam, sehingga petugas harus membuatkan dokumen baru untuk pasien lama
yang berkunjung ke Puskesmas.
5. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan
Penyusutan dan pemusnahan di Puskesmas Bendosari bertujuan untuk
mengurangi Rekam Medis yang semakin bertambah dan menggurangi kepadatan rak
penyimpanan berkas Rekam Medis .Puskemas Bendosari sudah melakukan
penyusutan dokumen Rekam Medis (DRM) pada tanggal 12 Juni 2016. Sistem
penyusutan di Puskesmas Bendosari Sukoharjo sudah sesuai dengan teori dari
PermenKes No. 269 tahun 2008, yaitu melakukan pemisahan dokumen aktif ke in-
aktif terhitung 5 tahun dari tanggal akhir tersebut. Untuk pemusnahan dokumen
Rekam Medis dokumen Rekam Medis in-aktif Puskesmas Bendosari belum
melakukan pemusnahan dokumen.

6. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu di UPTD Puskesmas Bendosari

 44

Sistem pelaporan di Puskesmas Bendosari sudah sesuai dengan aturan yang berlaku
dari Dinas Kesehatan Kabupaten Sukoharjo dimana kegiatan Puskesmas Bendosari
dicatat dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Sukoharjo. Data dari luar gedung
(Pustu dan PKD) di input melalui aplikasi SIMPUSTU,selanjutnya rekapan akan di
upload ke SIMPUS Web, Kemudian dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten
Sukoharjo.
Jadwal pelaporan sebagai berikut :
a. Laporan Bulanan : LB 1 (Data Kesakitan), LB 2 (Data Obat-obatan).
: LB 3 (Gizi,KIA,KB,Imunisasi, dan P2M) dan LB 4 (Data
Kegiatan Puskesmas)
b. Laporan KLB (W1) dilaporkan 1X24 jam
c. Penyakit yang berpotensi menimbulkan wabah (W2) dilaporkan secara
mingguan.

L. Pembiayaan dan Asuransi Kesehatan di UPTD Puskesmas Bendosari

Sistem pembiayaan di UPTD puskesmas Bendosari berdasarkan PERBUP Kabupaten
sukoharjo. Pembiayaan untuk jenis pasien non BPJS dikenakan tarif sesuai dengan
peraturan Perbup Kabupaten Sukoharjo. Untuk pasien BPJS peserta faskes Bendosari
diberi pelayanan secara gratis. Untuk pengunjung di luar wilayah Bendosari diberi
kesempatan sebanyak 3 kali dalam kunjungan berobat setelah itu dikembalikan ke faskes
I.
 45

BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Sistem Informasi Puskesmas (SIMPUS) memudahkan petugas dalam pelayanan dan
pengelolahan data kemudahan mecari identitas pasien, menginput data pasien hingga
pelaporan ke Dinas Kabupaten Sukoharjo.
2. UPTD Puskesmas Bendosari menggunakan sistem penamaan pasien sesuai dengan
kartu identitas milik pasien. Sistem penomoran yang digunakan ialah Unit
Numbering System (UNS) dengan penambahan dua digit kode wilayah diawal nomor
index pasien. Sistem penjajaran yang digunakan ialah secara Straight Numbering
Filing (SNF) dan sistem penyimpanan secara sentralisasi.
3. Sistem pengelolahan dokumen rekam medis pasien belum sesuai dengan prosedur
seharusnya yang dikemukakan oleh Budi (2011) dimana pengelolahan dokumen
rekam medis dimulai dari assembling, coding, indexing, analisyng reporting, dan
filing. Karena pada proses filling masih terjadi DRM yang hilang atau belum
kembali dalam 1 X 24 jam.
4. Sistem pelaporan di Puskesmas Bendosari sudah sesuai dengan aturan yang berlaku
dari Dinas Kesehatan Kabupaten Sukoharjo dimana kegiatan Puskesmas Bendosari
dicatat dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Sukoharjo. Data dari luar
gedung (Pustu dan PKD) di input melalui aplikasi SIMPUSTU,selanjutnya rekapan
akan di upload ke SIMPUS Web, Kemudian dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Kabupaten Sukoharjo
 46

5. Sistem pembiayaan di UPTD puskesmas Bendosari berdasarkan PERBUP Kabupaten

sukoharjo. Pembiayaan untuk jenis pasien non BPJS dikenakan tarif sesuai dengan
peraturan Perbup Kabupaten Sukoharjo. Untuk pasien BPJS peserta faskes Bendosari
diberi pelayanan secara gratis. Untuk pengunjung BPJS di luar wilayah Bendosari
diberi kesempatan sebanyak 3 kali dalam kunjungan berobat setelah itu dikembalikan
ke faskes I.

M. Saran
1. Sistem rekam medis yang telah diterapkan di UPTD Puskesmas Bendosari dapat
terus dipertahankan karena sudah tepat dan sesuai dengan kondisi yang ada di wilyah
kerja puskesmas.
2. Membuat buku ekspedisi untuk memudahkan pelacakan DRM yang di pinjam lebih
dari 1 X 24 jam oleh poli.
 47

DAFTAR PUSTAKA

Aulia, N. R. (2017). Human, Organization and Technology Factors in the Using of SIMPUS
Application for Patient Registration at Mulyorejo Public Health Centre, Surabaya. The
Indonesian Journal of Public Health, 12(2), 237–248.
https://doi.org/10.20473/ijph.v12i1.2017.237-248 (diakses pada Februari 2021)
Budi, SC. (2011). Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta : Quantum Sinergis Media
Effendi. (2009). Manajemen Pusat Kesehatan Masyarakat. Jakarta: Salemba Medika
Erawantini, F., Kurnia, W., & Tevalys, D. (2016). Sistem Informasi Manajemen Puskesmas
(SIMPUS) Kencong Kabupaten Jember dengan Metode End User Computing (EUC)
Satisfaction. Kesehatan, 4(2), 1–13.
Kementerian Kesehatan RI. (2014). Profil Kesehatan Indonesia Tahun 2014. Retrieved from
http://www.depkes.go.id (diakses pada Februari 2021)
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2019 Tentang Puskesmas

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis

Peraturan Menteri Kesehatan Nomer 43 Tahun 2015 Tentang Akreditasi Puskesmas

 48

Radja, I. I., Kusnanto, H., & Hasanbasri, M. (2015). Asuransi Kesehatan Sosial dan Biaya Out of
Pocket di Indonesia Timur. Kebijakan Kesehatan Indonesia, 4(2), 50–56. Retrieved from
https://doi.org/10.22146/JKKI.V4I2.36095 (diakses pada Februari 2021)

Shofari, Bambang. 2002. Pengelolaan Sistem Rekam Medis. Semarang: PORMIKI

Sudra, IR.2014. Rekam Medis. Tanggerang Selatan: UI

LAMPIRAN

Lampiran 1 Lembar Registrasi Pasien

 49

Lampiran 2 Kartu Identitas Berobat

Lampiran 3 Lembar Registrasi Pasien Manual

 50

Lampiran 4 Kartu Imunisasi TT

 51

Lampiran 5 Formulir Rawat Jalan

 52

Lampiran 6 Formulir Rawat jalan

 53

Lampiran 7 Penjajaran Dokumen Rekam Medis Straight Numbering Filing (SNF)

 54

Lampiran 8 Tracer
55