UNIVERSITAS INDONESIA

CASE 5-2
HEIRLOOM PHOTO PLANS
Disusun sebagai salah satu tugas Semester Genap Tahun Ajaran 2019/2020
pada mata kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Program Magister
Akuntansi – PPAk Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia

Oleh:
KELOMPOK 1 KELAS F2018-2S
JENNY KANPRILLA (1806250146)
RYAN OSMOND (1806278996)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI – PPAK
JAKARTA
MARET 2020
 Statement of Authorship

“Kami yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/ tugas

terlampir adalah murni hasil pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang
lain yang kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/ belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/
tugas pada mata ajaran lain, kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami
menyatakan dengan jelas menggunakannya.
Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan/
atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme”.

Mata Ajaran : Sistem Informasi dan Pengendalian Internal

Judul Makalah/ Tugas: Case 5-2. Heirloom Photo Plans
Tanggal : 26 Maret 2020
Dosen : Dr. Siti Nurwahyuningsih Harahap

Nama : Jenny Kanprilla

NPM 1806250146
Tanda Tangan :

Nama : Ryan Osmond

NPM 1806278996
Tanda Tangan :

i
 DAFTAR ISI

Statement of Authorship..........................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................ii
GAMBARAN UMUM DAN PEMBAHASAN KASUS......................................3
I. Gambaran Umum Kasus........................................................................3
II. Pertanyaan Kasus....................................................................................5
III. Jawaban Pertanyaan...............................................................................6
REFERENSI.........................................................................................................13

ii
 GAMBARAN UMUM DAN PEMBAHASAN KASUS

I. Gambaran Umum Kasus

Heirloom Photos merupakan sebuah perusahaan studio foto yang

menawarkan paket senilai $900 kepada penduduk pedalaman untuk
memperoleh fasilitas sebagai berikut:
1. Buku kupon yang dapat digunakan untuk melakukan foto di studio
Heirloom secara gratis. Kesempatan tersebut dapat dimanfaatkan
sebanyak 1 kali setiap enam bulan selama lima tahun sehingga total
kesempatan untuk melakukan foto studio secara gratis adalah sebanyak
10 kali. Selain itu, pelanggan juga memperoleh satu cetakan foto hitam-
putih berukuran 11x14 inchi. Setiap tambahan atau cetakan foto berwarna
dapat dibeli oleh pelanggan dengan membayar sesuai harga eceran, yaitu
$150.
2. Album foto untuk menyimpan foto berukuran 11x14 inchi dengan
cetakan timbul nama keluarga berbahan emas 24 karat pada permukaan
album foto yang berbahan kulit. Adapun harga eceran album foto
tersebut adalah sebesar $300.
Untuk dapat memasarkan produk berupa paket foto tersebut, Heirloom Photos
menerapkan beberapa kebijakan, yaitu seperti memberikan opsi pembayaran
secara cicilan/ mengangsur sebanyak 36 kali dengan besaran angsuran sebesar
$25/ bulan. Selain itu, Heirloom Photos juga mempekerjakan staf penjualan
dari pihak ketiga dengan memberikan komisi penjualan yang dibayarkan pada
tanggal 10 setiap bulannya berdasarkan laporan hasil penjualan pada bulan
sebelumnya.
Sementara itu, Heirloom Photos akan menerima beberapa berkas, seperti
formulir pesanan, uang pembayaran atau uang muka pelanggan, dan catatan
yang telah ditandatangani pelanggan apabila telah membayar sebesar $650.
Berkas tersebut diserahkan oleh staf penjualan kepada Divisi Keuangan
Heirloom Photos. Namun demikian, seringkali Heirloom Photos menerima
formulir pesanan dengan data pelanggan yang tidak lengkap karena sasaran
penjualan dari paket tersebut adalah penduduk pedalaman maka alamat

3
pengiriman pelanggan tidak lengkap atau tidak disertai dengan nomor telepon
pelanggan. Selain itu, Heirloom Photos juga tidak melakukan pemeriksaan
kepada pelanggan yang mengajukan pembayaran dengan kredit/ mengangsur
sehingga seluruh pesanan paket tetap diproses oleh Heirloom Photos
meskipun pelanggan hanya baru membayarkan uang muka atau bahkan belum
sama sekali.
Adapun pihak yang bertugas untuk menindaklanjuti pelanggan agar
membayarkan kewajiban angsurannya adalah Manajer Kredit Heirloom
Photos yang akan mengirimkan surat atau menelepon pelanggan dalam
rangka menangih pembayaran yang tertunggak. Pada kenyataannya, sebesar
35% - 40% dari total pelanggan diketahui telah berhenti membayarkan
angsurannya yang kebanyakan dari mereka berhenti di awal kontrak, yaitu
pada bulan ke-4 atau 8 atau setelah memasuki 2 tahun, yaitu bulan ke-22
hingga bulan ke-26. Salah satu penyebab terjadinya kredit macet adalah
karena harga produk pertanian di daerah tempat produk Heirloom Photos
dipasarkan sedang tertekan khususnya pada tahun kedua secara berturut-turut.
Meskipun CFO dan Manajer Kredit Heirloom Photos telah menyisihkan
cadangan Piutang Tak Tertagih sekitar 5% dari jumlah piutang, tetapi
perusahaan tetap tidak mampu memperbaiki kondisi keuangannya, karena
biaya-biaya operasional yang tinggi, seperti pembayaran gaji dan fasilitas
pemilik perusahaan, dan upah fotografer. Untuk mengatasi hal tersebut,
Heirloom Photos memutuskan untuk mengajukan pinjaman kepada bank lokal
yang bersedia memberikan pinjaman sebesar 70% dari nilai wesel dengan
jaminan kontrak-kontrak yang belum dibayarkan oleh pelanggan, serta
Heirloom Photos juga harus mampu memenuhi beberapa ketentuan yang
dipersyaratkan oleh bank lokal tersebut, seperti nilai wesel yang dijaminkan
tidak lebih dari 60 hari jatuh tempo, menyerahkan note receivable aging bulan
sebelumnya pada tanggal 5 setiap bulannya, dan perhitungan jumlah
maksimum yang dapat dipinjam oleh Heirloom berdasarkan kontrak
pelanggan yang dimiliki oleh Heirloom Photos.
II. Pertanyaan Kasus

1. Figure 5-3 shows the employess and external parties that deal with Heirloom.
Explain how Heirloom could defraud the bank and how each internal and
external party, except the bank, could defraud Heirloom.
Gambar 5-3 menunjukkan karyawan dan pihak eksternal yang berurusan
dengan Heirloom. Jelaskan bagaimana Heirloom dapat menipu bank dan
bagaimana masing-masing pihak internal dan eksternal, kecuali bank, dapat
menipu Heirloom.

2. What risk factor, unusual item, or abnormality would alert you to each
fraud? Faktor risiko apa, item yang tidak biasa, atau kelainan yang akan
mengingatkan Anda untuk setiap penipuan?

3. What control weaknesses make each fraud possible?

Apa kelemahan kontrol yang memungkinkan setiap penipuan terjadi?

4. Recommend one or more controls to prevent or detect each means of

committing fraud.
Rekomendasikan satu atau lebih kontrol untuk mencegah atau mendeteksi
setiap cara melakukan penipuan.
III. Jawaban Pertanyaan

1.

Gambar Hubungan Pihak Internal dan Pihak Eksternal

Pada Heirloom Photos

Heriloom dapat menipu bank dengan cara:

 Memanipulasi laporan keuangan seperti memperbesar
pendapatan/aset/ekuitas atau memperkecil biaya/liabilitas
 Memanipulasi data jaminan yang diberikan kepada bank dengan
memberikan kontrak-kontrak yang sebenarnya gagal bayar sebagai jaminan.
 Memberikan data piutang yang sebenarnya sudah jatuh tempo lebih dari 60
hari atau memanipulasi note receivables nya dengan memperbesar nilai
sebenarnya sehingga 70% pencairannya akan menjadi lebih besar dari yang
seharusnya.
 Memanipulasi data aging receivable yang seharusnya diberikan kepada bank
setiap tanggal 5 bulan berikutnya
 Memanipulasi data pendukung lainnya yang diberikan kepada bank
misalnya data yang berhubungan dengan legal perusahaan seperti akta
perusahaan, maupun data lain seperti rekening koran, sejarah perusahaan,
data manajemen dan sebagainya
Pihak internal maupun eksternal dapat menipu Heirloom dengan cara:
1. Karyawan departemen accounting
Memanipulasi data keuangan, misalnya dengan mengambil uang
perusahaan dan membebankannya sebagai biaya.

2. Manajemen
Manajemen dapat memanipulasi laporan keuangan. Seperti yang kita
ketahui, harga produk pertanian sedang dalam keadaan menurun drastis
dalam 2 tahun terakhir, sedangkan customer dari Heirloom kebanyakan
tinggal di daerah pedesaan yang kemungkinan besar pendapatannya
berhubungan dengan pertanian sehingga penyisihan piutang tak
tertagihnya seharusnya menjadi lebih besar. Jika tidak dalam dengan
keadaan seperti ini saja, Heirloom seharusnya sudah melakukan credit
check sebelum memberikan fasilitas cicilan terhadap customernya.

3. Tenaga kerja Sales

Menjual paket tersebut kepada customer tanpa tujuan pembayaran kontrak
sampai selesai. Seperti yang kita ketahui, harga satuan ritel album tersebut
adalah $300 dan harga 1 kupon untuk sesi poto studio dan 1 poto 11 x 14
inch adalah $150, sedangkan customer hanya perlu membayar sebesar
$250 sehingga terdapat potensi laba sebesar $200 per plan jika di bulan
selanjutnya tidak melakukan pembayaran. Dari sisi perusahaan jika
customer tidak melakukan pembayaran dari bulan pertama, maka
Heirloom akan mengeluarkan biaya sebesar $75 untuk biaya album dan
pengirimannya, $50 untuk photographer dan $150 untuk tenaga kerja sales
(asumsi penjualannya lebih dari 200 plan) sehingga total dana yang
dikeluarkan adalah $275 per plan atau dapat dikatakan bahwa Heirloom
rugi kotor sebesar $25. Jika customer tidak melakukan pembayaran dari
bulan kedua, maka Heirloom tidak akan mendapatkan laba kotor sama
sekali, bahkan tergantung pembayarannya kepada photographer, mungkin
masih dikatakan rugi karena opportunity cost. Bandingkan, jika tanpa
 memperhitungkan nilai waktu dari uang, Heirloom akan mendapatkan laba
kotor sebesar $425 per plan jika pembelian menggunakan cicilan dan $175
jika pembelian menggunakan cash.

4. Photographer
Photographer dapat memberikan pelayanan yang buruk kepada customer
yang berasal dari Heirloom jika mereka tidak melakukan upgrade poto
menjadi berwarna ataupun tidak menambah jumlah poto yang ingin
dicetak/diambil.

5. Customer
Customer dapat dengan sengaja macet terutama dimulai dari bulan ke 1
dan 2.

2. Faktor risiko atau kelainan yang dapat menunjukkan bahwa telah terjadi
tindakan kecurangan atau penipuan adalah sebagai berikut:

1. Untuk Karyawan departemen accounting

Manajemen/owner harus melakukan analisis terutama jika terdapat biaya
yang menyimpang dari budget.

2. Untuk Manajemen
Owner harus menganalisis keadaan industry terkait dan memakai
Analisanya tersebut untuk pengecekan terhadap laporan keuangan.

3. Untuk Tenaga kerja Sales

Manajemen/owner seharusnya melihat hubungan antara tenaga kerja sales
dan customer yang gagal bayar, jika ada tenaga kerja sales yang
penjualannya hampir seluruhnya kepada customer yang gagal bayar maka
wajib di bicarakan lebih lanjut kepada tenaga kerja sales yang bersangkutan
4. Photographer
Manajemen/owner dapat melakukan survey kepuasan pelanggan setelah
kunjungan pertama atau setelah beberapa kunjungan, misalnya meminta
mereka mengisi melalui website atau telepon.

5. Manajemen/owner harus setidaknya melakukan credit check sebelum

memberikan fasilitas cicilan terhadap customernya.
Untuk Heirloom dari sisi Bank, jika seluruh data diketahui, maka bank dapat
setidaknya memperkirakan jumlah plan $900 yang harus dijual oleh
Heirloom untuk menutupi biaya ownernya yang sangat mahal tersebut
sebagai berikut:

Asumsi:
- Heirloom hanya menjual plan $900 atau sebagian besar pendapatannya
berasal dari plan $900
- Pendapatan dari kedua owner masing-masing sebesar $150,000 sehingga
jika ditambahkan dengan penghasilan kedua istrinya yang sedikit bekerja
masing- masing sebesar $100,000 maka biaya yang harus dibayarkan
Heirloom kepada owner sebesar $500,000 per tahun
- Rata-rata biaya tenaga kerja sales per plan 30%*$100 + 30%*$125 +
40%*$150 = $127.5
- Pada tahun pertama 20% customer berhenti membayar pada bulan ke 6
sehingga laba kotor dari Heirloom adalah $250 + 6*$25 - $75 - $127.5 - $50
= $147.5 per plan
- Pada tahun pertama 80% customer membayar sampai akhir tahun sehingga
laba kotor dari Heirloom adalah $250 + 12*$25 - $75 - $127.5 - $100 =
$247.5 per plan
- Total tahun pendapatan tahun pertama = 20%*$147.5 + 80%*247.5 =
$227.5 per plan
- Untuk tahun kedua 80% customer membayar sampai akhir tahun, sehinggga
total pendapatan tahun kedua adalah = 80%* (12*$25 - $100) = $160 per
plan
- Untuk tahun ketiga 60% customer membayar sampai akhir tahun, sehinggga
total pendapatan tahun ketiga adalah = 60%* (12*$25 - $100) = $120 per
plan
 - Pendapatan rata-rata 3 tahun = ($227.5 + $160 + $120)/3 = $169.17 per plan.
Bank tetap harus memperhitungkan bahwa dengan keadaan industry
pertanian yang menurun, kemungkinan terjadi peningkatan gagal bayar dari
customernya Heirloom.
- Jumlah plan yang harus dijual untuk membayar biaya owner
$500,000/$169.17 ̴ 2,956 plan per tahun atau 247 plan per bulan sebelum
memperhitungkan biaya bunga, biaya operasional/administrasi/manajemen
lainnya. Jika kita mengasumsikan rata-rata tenaga kerja sales menjual 150
plan per tahun, maka Heirloom setidaknya harus memiliki 20 tenaga kerja
sales untuk sekedar membayar biaya owner!
- Bank juga harus mempertimbangkan fakta bahwa salah satu alasan
Heirloom kesulitan dalam mengatur cashflow karena mereka menghabiskan
cashnya untuk membeli kantor pusat, peralatan, kendaraan mewah untuk
kedua owner dan istrinya serta empat orang vice president.

3. Berdasarkan gambaran umum kasus pada poin I, dapat diketahui bahwa

permasalahan yang dihadapi oleh Heirloom Photos mencerminkan terdapatnya
beberapa kelemahan pada sistem pengendalian internal perusahaan sehingga
perusahaan tidak dapat mengatasi resiko-resiko yang dihadapi oleh perusahaan.
Beberapa kelemahan tersebut di antaranya adalah sebagai berikut:
 Heirloom Photos tidak melakukan proses verifikasi data pelanggan yang
diterima dari formulir pesanan. Hal tersebut menyebabkan bahwa terdapat
banyak sekali data pelanggan yang diterimanya secara tidak lengkap, seperti
alamat yang tidak lengkap atau tidak menyertakan nomor telepon yang dapat
dihubungi. Ketidaklengkapan data pelanggan tersebut kemudian membuat
Heirloom Photos kesulitan dalam menelusuri keberadaan pelanggan
manakala perusahaan hendak melakukan penagihan atas angsuran yang
tertunggak.
 Heirloom Photos tidak melakukan pemeriksaaan dan/ atau pengujian
terhadap kemampuan membayar angsuran dari pelanggan sehingga
perusahaan tetap memproses pesanan pelanggan dengan metode
pembayaran secara mengangsur. Dalam hal ini, tidak terdapat jaminan yang
 dipersyaratkan oleh Heirloom Photos sehingga Heirloom Photos mengalami
proses kredit macet dan terdapat banyak pelanggan yang menghentikan
pembayaran angsuran secara sepihak.
 Heirloom Photos juga tidak memiliki sistem dokumentasi yang baik. Hal ini
dapat terlihat dari penyerahan berkas pesanan pelanggan yang langsung
diserahkan oleh staf penjualan kepada Divisi Keuangan perusahaan.
 Heirloom Photos belum menerapkan pemisahan tanggung jawab antara
divisi akuntansi dan divisi penagihan piutang.
 Heirloom Photos menerapkan kebijakan untuk membayar staf penjualan
setiap bulannya berdasarkan jumlah paket yang terjual kepada pelanggan,
padahal dari jumlah penjualan paket kepada pelanggan terdapat beberapa
pesanan yang belum dilakukan pembayaran penuh oleh pelanggan atau
bahkan belum dibayar sama sekali sehingga tidak diketahui penjualan bersih
yang sebenarnya telah dilakukan oleh staf penjualan tersebut dan seharusnya
dijadikan dasar dalam menentukan besarnya komisi penjualan untuk staf
penjualan.
 Penagihan yang dilakukan oleh Heirloom Photos kepada pelanggan belum
efektif karena hanya dilakukan dengan cara mengirimkan surat tertulis atau
menelepon pelanggan sehingga upaya tersebut cenderung dapat diabaikan
oleh pelanggan.
 Heirloom Photos tidak melakukan evaluasi terhadap anggaran pengeluaran
perusahaan dengan realisasi dari anggaran tersebut. Hal tersebut dapat
dibuktikan dengan pembebanan upah fotografer yang telah diakui oleh
perusahaan sementara ada kalanya jumlah pelanggan yang benar-benar
melakukan sesi foto dari waktu ke waktu itu tidak sama.

4. Beberapa cara pengendalian untuk mencegah atau medeteksi tindakan

kecurangan yang dapat kami rekomendasikan adalah sebagai berikut:
 Heirloom Photos seharusnya melakukan proses verifikasi data pelanggan
terlebih dahulu sebelum memproses pesanan atas paket foto kepada
pelanggan. Proses verifikasi diperlukan dengan tujuan mengetahui
kebenaran
 dan kelengkapan data pelanggan yang diterima oleh perusahaan sesuai
dengan formulir pesanan pelanggan.
 Heirloom Photos seharusnya melakukan pemeriksaan secara mendalam
mengenai kemampuan membayar pelanggannya. Hal tersebut dapat
dilakukan perusahaan dengan mengetahui kisaran jumlah penghasilan yang
diterima oleh pelanggannya.
 Heirloom Photos seharusnya memiliki divisi dan orang-orang yang
bertanggung jawab dalam penyimpanan dokumen. Hal tersebut dapat
memudahkan divisi lainnya, seperti divisi keuangan dan divisi penagihan
dalam melaksanakan fungsinya secara efektif. Dalam hal ini, pemisahan
tanggung merupakan hal yang penting agar pengendalian internal dan fungsi
pada perusahaan dapat berjalan secara efektif.
 Heirloom Photos sebaiknya menetapkan tanggal jatuh tempo beserta
konsekuensi-konsekuensi yang diberikan kepada pelanggannya apabila
pelanggannya terlambat dalam membayarkan angsurannya.
 Heirloom Photos sebaiknya menerapkan kebijakan untuk memberikan
komisi penjualan kepada staf penjualan berdasarkan penjualan bersih, yaitu
penjualan yang benar-benar telah dibayar oleh pelanggan dan buka
berdasarkan jumlah penjualan keseluruhan yang termasuk dengan jumlah
penjualan dengan cara mengangsur.
 Heirloom Photos sebaiknya memproses pembayaran upah fotografer
berdasarkan jumlah pelanggan yang telah melakukan sesi foto dan
memanfaatkan jasanya dalam periode tertentu.
 Heirloom Photos dapat meminta pihak ketiga untuk membantunya dalam
mengadopsi suatu sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Sistem informasi dapat membantu divisi-divisi dalam
melaksanakan fungsi dan tanggung jawabnya.
 REFERENSI

Romney, Marshall B. & Steinbart, Paul John. (2018). Accounting

Information Systems (14th edition). London: Pearson Education.