LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR HK.01.07/MENKES/175/2018
TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
A. PERENCANAAN      
1. Perencanaan Strategis dan Program      
a. Perencanaan strategis Selama berlaku 4 tahun Permanen
b. Nota keuangan dan lampiran pidato presiden 2 tahun setelah tahun 3 tahun Musnah
  -Pidato presiden dan pengantar nota keuangan anggaran berakhir
  -Nota keuangan
c. Pengelolaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah 2 tahun 3 tahun Permanen
(SAKIP)
d. Standar pelayanan minimal bidang kesehatan 2 tahun 3 tahun Permanen
e. Dana Alokasi Khusus ( DAK ) 2 tahun 3 tahun Musnah
f. Usulan perencanaan 2 tahun 3 tahun Musnah
2. Pokok- Pokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan Selama berlaku 4 tahun Permanen
a. Rencanan Pembangunan Jangka Panjang (RPJP)
b. Rencanan Pembangunan Jangka Menengah (RPJM)      
3. Rencana Kerja Tahunan      
a. Rencana Kerja Tahunan Kementerian Kesehatan (Risalah rapat 2 tahun setelah tahun 4 tahun Permanen
pembahasan anggaran kementerian PPN/ Bapenas dengan anggaran berakhir
Kementerian Keuangan, Bapenas, Komisi DPR RI)

1
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
b. Penetapan kinerja 2 tahun setelah tahun 4 tahun Musnah
anggaran berakhir
4. Penyusunan RAPBN    
a. Ketetapan pagu indikatif, pagu sementara, pagu definitif oleh Menteri 2 tahun setelah tahun 3 tahun Dinilai kembali
Kesehatan anggaran berakhir
b.Rencana Kerja Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKA-KL) 2 tahun setelah tahun 3 tahun Dinilai kembali
Kementerian Kesehatan anggaran berakhir
c. Daftar Isian dan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan 2 tahun setelah tahun 3 tahun Dinilai kembali
(POK) dan Revisi anggaran berakhir
d. Surat Rincian Alokasi Anggaran (SRAA) 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Standar Biaya Umum (SBU)
  - Standar Biaya Khusus (SBK)
5. Pelaporan dan Evaluasi
a. Laporan berkala 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Laporan triwulan PP 39 atau E-Monev Bappenas
  - Laporan E- Monev DJA
  - Matriks sandingan triwulan 1,2,3,4
b. Laporan khusus 2 tahun 3 tahun Musnah
c. Progress report 2 tahun setelah perjanjian 5 tahun Musnah
pinjaman berakhir
d. LAKIP 2 tahun 3 tahun Permanen
e. Laporan Tahunan 2 tahun 3 tahun Permanen
B. KERJASAMA
1. Dokumen Kerja Sama Internasional (MoU/Lol/Agreement) Selama berlaku 5 tahun Permanen
2. Dokumen Kerja Sama Internasional (MoU/Lol/Agreement) yang Selama berlaku 5 tahun Permanen
Ditindaklanjuti
3. Dokumen Pokok Hasil Kerja Sama yang Disepakati Selama berlaku 5 tahun Permanen

2
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
4. Dokumen Pemantauan Kerja Sama Internasional Selama berlaku 5 tahun Permanen
5. Dokumen Administrasi Kerja Sama Luar Negeri 1 tahun 2 tahun Musnah
6. Dokumen Administrasi Tenaga Kesehatan Indonesia di Luar Negeri Selama ijin kerja berlaku 5 tahun Musnah
7. Dokumen Administrasi Tenaga Kesehatan Asing di Indonesia Selama ijin kerja berlaku 5 tahun Musnah
C. HUKUM
1. Rancangan Peraturan Perundang-Undangan (Naskah Akademik, 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
Rancangan Awal Sampai Dengan Rancangan Akhir Dan Telaah Hukum diundangkan
Sampai Diundangkan)
a. Rancangan undang-undang atau peraturan pemerintah pengganti    
undang-undang
b. Rancangan peraturan pemerintah      
c. Rancangan peraturan presiden      
d. Rancangan keputusan presiden      
e. Rancangan instruksi presiden      
2. Peraturan Perundang-undangan      
a. Undang - undang atas inisiatif pemerintah (Kementerian Kesehatan) 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
diperbaharui
b. Peraturan pemerintah 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
diperbaharui
c. Peraturan/ keputusan/ ketetapan Menteri Kesehatan 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
  - Rancangan diperbaharui
  - Penetapan peraturan/ keputusan/ ketetapan Menteri Kesehatan
d. Surat keputusan bersama 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
  - Rancangan diperbaharui
  - Penetapan surat keputusan bersama
3. Instruksi /Surat Edaran
a. Instruksi /surat edaran Menteri Kesehatan 2 tahun setelah 3 tahun Permanen

3
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
  -Rancangan diperbaharui
  -Instruksi/surat edaran Menteri Kesehatan
b. Instruksi/surat edaran/surat keputusan pejabat setingkat eselon I 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
  - Rancangan diperbaharui
  - Instruksi/surat edaran Menteri Kesehatan
c. Instruksi/surat edaran/surat keputusan pejabat setingkat eselon II 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
dan Kepala UPT diperbaharui
  - Rancangan
  - Penetapan instruksi/surat edaran/surat keputusan pejabat
setingkat eselon II dan kepala UPT
4. Nota Kesepahaman/ Memorandum of Understanding (MoU)/ Kontrak/ 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
Perjanjian Kerjasama Dalam Negeri diperbaharui
- Rancangan
- Penetapan nota kesepahaman/ Memorandum Of Understanding (MoU)/
kontrak/ perjanjian kerjasama dalam negeri
5. Pembinaan Hukum 2 tahun 3 tahun Musnah
a. Sosialisasi hukum setelah tidak berlaku
b. Dokumentasi hukum
6. Bantuan Hukum 1 tahun setelah ada 4 tahun Dinilai kembali
a. Bantuan hukum kasus perdata keputusan berkekuatan    
b. Bantuan hukum tata usaha negara hukum tetap    
c. Bantuan hukum hak uji materiil/ judicial review    
7. Pengawasan dan Penyidikan Bidang Kesehatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
a. Pengawasan bidang kesehatan
b. Penyidikan bidang kesehatan
8. Kekayaan Intelektual Sampai hak cipta habis 2 tahun Permanen

4
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
a. Hak cipta
  b. Hak paten (hak biasa dan hak sederhana)
  c. Hak merk
D. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA      
1. Organisasi      
a. Penataan organisasi Selama berlaku 2 tahun Permanen
b. Evaluasi organisasi 1 tahun 4 tahun Permanen
c. Koordinasi lintas program dan lintas sektor 2 tahun 3 tahun Musnah
2. Ketatalaksanaan
a. Proses bisnis Selama berlaku 3 tahun Musnah
b. Standar operasional prosedur Selama berlaku 3 tahun Permanen
c. Tata hubungan kerja Selama berlaku 3 tahun Permanen
3. Analisis Jabatan
a. Informasi jabatan 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Analisis jabatan 2 tahun 3 tahun Musnah
c. Evaluasi jabatan 2 tahun 3 tahun Musnah
4. Fasilitasi Implementasi Reformasi Birokrasi
a. Profil reformasi birokrasi 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Evaluasi implementasi reformasi birokrasi 2 tahun 3 tahun Musnah
E. KERUMAHTANGGAAN
1. Pelayanan Kerumahtanggaan
a. Administrasi pelayanan umum 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Perencanaan kebutuhan sarpras      
  - Pengelolaan ruang kerja      
  - Pengelolaan ruang pertemuan/rapat/ lapangan upacara    
  - Peminjaman sarana & prasarana kantor    
b. Administrasi pelayanan khusus 2 tahun 3 tahun Musnah

5
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
  - Pelayanan kepada pimpinan      
  - Penyediaan petugas kebersihan dan petugas pendukung lainnya      
c. Administrasi pakaian dinas pegawai
  - PNS      
  - Honorer      
  - Non PNS/Honorer      
2. Pemeliharaan dan Perbaikan 1 tahun 1 tahun Musnah
a. Administrasi perbaikan gedung      
b. Administrasi perbaikan rumah dinas /wisma      
c. Administrasi perbaikan pertamanan/    
landscaping/penghijauan
d. Administrasi perbaikan peralatan kantor, mesin dan pengolah data    
e. Administrasi pelaksanaan kesehatan dan keselamatan kerja    
3. Pengelolaan Jaringan 1 tahun 1 tahun Musnah
a. Pengelolaan jaringan telekomunikasi
b. Pengelolaan jaringan listrik      
c. Pengelolaan jaringan air      
d. Pengelolaan tv kabel      
e. Pelaksanaan hemat energi      
4. Pengelolaan Kendaraan Dinas 1 tahun 1 tahun Musnah
a. Pengurusan surat surat kendaraan dinas
b. Pengelolaan kendaraan dinas
c. Penggunaan kendaraan dinas
5. Ketertiban dan Keamanan 1 tahun 1 tahun Musnah
a. Pengamanan    
b. Pengelolaan ketertiban dan keamanan    
c. Administrasi pengelolaan parkir    

6
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
F. PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
1. Penerimaan Mahasiswa Baru      
a. Surat keputusan penerimaan mahasiswa baru 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
b. Daya tampung mahasiswa 1 tahun 4 tahun Musnah kecuali
rekap daya
tampung

c. Administrasi dan seleksi mahasiswa baru 1 tahun 4 tahun Musnah kecuali

- Daftar calon mahasiswa     penetapan
- Tes masuk     penerimaan dan
- Hasil penilaian tes mahasiswa baru     daftar mahasiswa
yang diterima
- Pengumuman penerimaan mahasiswa baru, termasuk daftar    
mahasiswa yang diterima
d. Naskah soal 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
pelaksanaan
e. Orientasi mahasiswa baru 1 tahun setelah di wisuda 4 tahun Musnah kecuali
- Administrasi penyelenggaraan   sertifikat
- Sertifikat/ surat keterangan     memberkas di
- Laporan orientasi     mahasiswa
f. Mahasiswa asing 2 tahun 3 tahun Permanen
2. Registrasi Mahasiswa
a. Registrasi administrasi 1 tahun 4 tahun Musnah
b. Registrasi akademik Selama masih terdaftar 2 tahun Musnah
- Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non reguler meliputi sebagai mahasiswa
KRS, KHS.
- Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non reguler meliputi
KRS, KHS

7
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Kalender akademik ( administrasi sampai dengan penetapannya )
3. Perkuliahan
a. Administrasi perkuliahan (jadwal perkuliahan gasal, genap) 1 tahun 1 tahun Musnah
b. Rencana pelaksanaan pembelajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
- Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan
- Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran
- Pengembangan proses pembelajaran mengejar
c. Kuliah umum 2 tahun 3 tahun Musnah
d. Daftar hadir 2 tahun 3 tahun Musnah
- Mahasiswa 1 tahun 4 tahun Musnah
- Dosen 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
penetapan pak
4. Kurikulum
a. Pedoman penyusunan kurikulum selama masih berlaku 4 tahun Permanen
b. Pengembangan kurikulum 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
diterbitkan
c. Evaluasi pelaksanaan kurikulum 1 tahun 4 tahun Musnah
5. Evaluasi Mahasiswa
a. Ujian selama masih berlaku 4 tahun Musnah
b. Tugas akhir selama masih berlaku 4 tahun Musnah
c. Naskah tugas akhir (KTI, skripsi) 2 tahun 3 tahun Permanen

6. Kelulusan      
a. Kelulusan 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
pengumuman
b. Penetapan kelulusan ( Yudisium ) 2 tahun 3 tahun Permanen
c. Ijazah dan trasnkrip 2 tahun 3 tahun Permanen
d. Buku induk dan nomor regrestasi kelulusan 2 tahun 3 tahun Permanen

8
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
e. Surat keterangan lulus sementara 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
pengumuman
f. Data lulusan dengan prestasi terbaik 2 tahun 3 tahun Permanen
7. Kemahasiswaan 1 tahun 4 tahun Musnah
a. Pernyataan kuliah      
b. Cuti kuliah      
c. Berhenti kuliah      
d. Mahasiswa asing
8. Administrasi Akademik      
a. Evaluasi mahasiswa terhadap dosen mengajar 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Pembimbingan dan pengujian mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali
SK pembimbing /
penguji masuk
berkas perorangan
pegawai
c. Bimbingan karyasiswa mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah
d. Pengembangan kewirausahaan 2 tahun 3 tahun Musnah
9. Program Studi      
a. Administrasi program studi (persetujuan sampai dengan penetapan 2 tahun setelah tidak 3 tahun Permanen
pembukaan) berlaku
b. Penolakan program studi 1 tahun 4 tahun Musnah
c. Evaluasi program studi baru 1 tahun 4 tahun Musnah
10. Evaluasi Akademik      
a. Evaluasi internal 2 tahun setelah akreditasi 3 tahun Musnah
b. Evaluasi eksternal / akreditasi 2 tahun setelah tidak 3 tahun Permanen
berlaku
c. Evaluasi dan pengembangan jurusan hingga prodi 4 tahun 3 tahun Permanen

9
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
d. Laporan pengembangan prodi 1 tahun 4 tahun Permanen
11. Dosen
a. Pengajaran      
- SK penunjukan mengajar 1 tahun 4 tahun Permanen
- Laporan realisasi mengajar 1 tahun 4 tahun Permanen
- SK dosen tidak tetap 1 tahun 4 tahun Permanen
12. Penunjang Akademik      
a. Administrasi kegiatan (laboratorium, perpustakaan,bengkel, dan 2 tahun 3 tahun Musnah
lain- lain)
b. Peraturan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
13. Evaluasi Mahasiswa      
a. Pelaksanaan uji kompetensi ( uji kompetensi dasar) 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Nilai hasil ujian kompetensi dasar 2 tahun setelah tidak aktif 2 tahun Permanen
kuliah
14. Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat      
a. Penelitian 2 tahun 3 tahun Permanen
- Program penelitian
- Pelaksanaan penelitian
- Laporan pertanggungjawaban penelitian
- Laporan hasil penelitian
- Publikasi penelitian
- Data statistik penelitian
b. Pengabdian Masyarakat 2 tahun 3 tahun Permanen
- Pelatihan/Seminar
- Konsultasi
- Penyuluhan
- Bakti Sosial
- Data Statistisk Pengabdian

10
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Laporan dan Evaluasi Hasil Pengabdian
15. Kelembagaan Perguruan Tinggi
a. Senat akademik ( berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut 2 tahun 3 tahun Permanen
kegiatan perguruan tinggi )
b. Dosen tamu ( meliputi administrasi pengangkatan komisi guru 2 tahun 3 tahun Permanen
besar / dosen tamu sampai dengan pemberhentian keanggotaan)
16. Ijazah dan Transkrip      
a. Blanko ijazah dan transkrip 1 tahun setelah 2 tahun Dinilai kembali
- Usulan pencetakan blanko ijazah dan transkrip diperbaharui
- Biaya pencetakan blanko ijazah dan transkrip
- Penyerahan blanko iajzah dan transkrip
- Pendistribusian blanko iajzah dan transkrip
- Data jumlah blanko Iajzah dan transkrip
- Data pemakaian blanko iajzah dan transkrip
b. Pemrosesan ijazah dan transkrip 1 tahun setelah 2 tahun Dinilai kembali
- Tim pemroses diperbaharui
- Biodata mahasiswa yang dinyatakan lulus
- Format dan materi
- Laporan pemrosesan ijazah dan transkrip
17. Legalisasi Ijazah / Transkrip / Sertifikat
a. Administrasi penyelenggaraan legalisasi 1 tahun 2 tahun Musnah
b. Legalisasi copy ijazah dan transkrip 1 tahun 2 tahun Musnah
c. Administrasi pengelolaan dana legalisasi 2 tahun 1 tahun Musnah
d. Pertanggung jawaban dana legalisasi 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
e. Laporan penyelenggaraan legalisasi 2 tahun 1 tahun Dinilai kembali
18. Pemilihan Mahasiswa Berprestasi      
a. Pedoman pemilihan mahasiswa berprestasi 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
perbaharui

11
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
b. Seleksi mahasiswa berprestasi 2 tahun setelah 3 tahun Dinilai kembali
- Pembentukan panitia pemilihan mahasiwa berprestasi perbaharui
- Administrasi penyelenggaraan seleksi mahasiswa berprestasi
meliputi : pengumuman,pendaftaran dan seleksi
- Surat penetapan mahasiswa berprestasi
c. Laporan pelaksanaan kegiatan mahasiswa berprestasi 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
d. Daftar mahasiswa berprestasi 2 tahun 3 tahun Permanen
G. KEMAHASISWAAN
1. Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa
a. Fasilitas mahasiswa 2 tahun - Musnah
b. Beasiswa 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
- Ketentuan beasiswa pemberian beasiswa
- Tawaran beasiswa dihentikan
- Daftar calon penerimaan beasiswa
- Seleksi calon penerima beasiswa
- Penetapan penerima beasiswa
- Perpanjangan beasiswa
c. Beasiswa berprestasi dan kurang mampu tanpa biaya hidup 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
- Ketentuan beasiswa pemberian beasiswa
- Tawaran beasiswa dihentikan
- Daftar calon penerimaan beasiswa
- Seleksi calon dan verifikasi
- Penetapan penerima beasiswa
d. Beasiswa berprestasi dan kurang mampu dengan biaya hidup 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
- Ketentuan beasiswa pemberian beasiswa
- Tawaran beasiswa dihentikan
- Daftar calon penerimaan beasiswa
- Seleksi calon dan verifikasi

12
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Penetapan penerima beasiswa
e. Beasiswa pihak ketiga 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
- Perjanjian Kerjasama pemberian beasiswa
- Daftar calon penerima beasiswa dihentikan
- Seleksi calon
- Penetapan penerima beasiswa
f. Asrama
- Ketentuan dan tata tertib asrama 3 tahun 2 tahun Dinilai kembali
- Pembayaran asrama selama tinggal di asrama 3 tahun Dinilai kembali
- Data mahasiswa selama tinggal di asrama 3 tahun Dinilai kembali
- Formulir pendaftaran asrama 2 tahun 3 tahun Musnah
2. Organisasi Mahasiswa      
a. Administrasi organisasi mahasiswa (BEM,HMJ,DPM) 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Proses pembentukan pengurus 2 tahun 3 tahun Musnah
c. Pengangkatan pengurus 1 tahun setelah 2 tahun Dinilai kembali
pergantian
d. Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
3. Kegiatan Mahasiswa
a. Kegiatan Ilmiah 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali
  yang berprestasi
b. Proposal mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah
4. Status Mahasiswa      
a. Status mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Musnah
5. Lomba Kegiatan Mahasiwa - Lokal/ Nasional/ Internasional
a. Peserta lomba kegiatan kemahasiswaan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
- Administrasi pengiriman calon peserta lomba

13
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Surat penetapan pemenang lomba (SK/piagam/sertifikat lomba)
b. Penyelenggaraan lomba 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
- Pembentukan panitia lomba
- Administrasi pendafatar dan seleksi lomba
- Surat penetapan pemenang lomba (SK/piagam/sertifikat lomba)
- Laporan penyelenggaraan lomba
6. Kegiatan Seminar/ Lokakarya/ Pelatihan Kemahasiswaan      
a. Sebagai peserta kegiatan seminar/lokakarya/pelatihan 2 tahun 1 tahun Dinilai kembali
kemahasiswaan
- Administrasi pengiriman calon peserta
- Laporan mengikuti kegiatan
b. Penyelenggaraan kegiatan seminar/Lokakarya/pelatihan 1 tahun 2 tahun Musnah
kemahasiswaan
- Pembentukan panitia kegiatan
- Administrasi pendaftaran dan pelaksanaan kegiatan
- Surat penetapan peserta kegiatan (SK/piagam/sertifikat)
- Laporan penyelenggaraan kegiatan
7. Pengembangan Seni ,Budaya, Dan Olah Raga 2 tahun 3 tahun Permanen
8. Mahasiswa Meninggal Dunia 1 tahun 2 tahun Musnah
a. Administrasi serah terima jenazah mahasiswa        
b. Berkas file mahasiswa yang meninggal        
9. Wisuda        
a. Pembentukan panitia wisuda 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Administrasi penyelenggaraan wisuda meliputi : pengumuman, 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
pendataran,pengajuan biaya, peminjaman sarana, daftar hadir,
naskah pidato, draft buku wisuda dan lain- lain
c. Daftar nama-nama wisudawan 3 tahun 4 tahun Permanen

14
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
d. Laporan wisuda 3 tahun 4 tahun Permanen
e. Surat pertanggung jawaban penyelenggaraan wisuda 2 tahun 8 tahun Dinilai kembali
f. Album / buku wisuda 3 tahun 4 tahun Permanen
10. Alumni        
a. Buku induk alumni 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
diperbarui
b. Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
c. Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
d. Registrasi alumni 1 tahun 2 tahun Musnah
e. Layanan data alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
f. Penelusuran alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
g. Laporan perkembangan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
h. Biodata alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
i. Laporan temu alumni 2 tahun 3 tahun Musnah
j, Daftar alumni / rekap alumni/ alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
k. Buku kenangan alumni 1 tahun 2 tahun Permanen
l. Daftar nama alamat mahasiswa 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
m. Pertemuan alumni 1 tahun 2 tahun Musnah
11. Data Dan Informasi Akademik      
a. Data akademi      
1) Data kepakaran 1 tahun setelah 3 tahun Permanen
diperbarui
2) Data lulusan mahasiswa/data lulusan terbaik 1 tahun setelah 3 tahun Permanen
diperbarui
3) Data mahasiswa asing 1 tahun setelah 3 tahun Permanen
diperbarui
4) Statistik jumlah mahasiswa 1 tahun 2 tahun Permanen
5) Statistik lulusan mahasiswa 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

15
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
6) Statistik mahasiswa asing dan program pertukaran mahasiswa 1 tahun 2 tahun Permanen
7) Statistik prestasi mahasiwa 1 tahun 2 tahun Permanen
8) Statistik nilai akhir / transkrip 1 tahun 2 tahun Permanen
9) Statistik peminat dan daya tampung 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali
10) Statistik rasio dosen dan mahasiswa 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali
11) Statistik perkembangan penelitian 2 tahun 3 tahun Permanen
- Data prestasi mahasiwa
- Data nilai akhir / transkrip
- Biodata mahasiswa

12. Informasi Akademik

a. Profil lembaga 2 tahun 3 tahun Permanen
b. Publikasi dan informasi akademik 2 tahun 3 tahun Permanen
c. Buku pedoman akademik 2 tahun 3 tahun Permanen
d. Evaluasi program studi 2 tahun 3 tahun Permanen
e. Buku dies natalis 2 tahun 3 tahun Permanen
H. KEARSIPAN      
1. Administrasi Persuratan      
a. Tata naskah dinas 1 tahun setelah terbit 1 tahun Musnah kecuali
yang baru master permanen
b. Pola klasifikasi 1 tahun setelah terbit 1 tahun Musnah kecuali
yang baru master permanen
c. Buku agenda 2 tahun 3 tahun Musnah
d. Buku ekspedisi 2 tahun 3 tahun Musnah
2. Pengolalaan Arsip Dinamis
a. Daftar arsip aktif 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
diperbarui

16
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
b. Daftar arsip inaktif 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
diperbarui
c. Jadwal retensi arsip 1 tahun setelah 1 tahun Musnah kecuali
diperbarui master permanen
d. Daftar arsip vital 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
diperbarui
e. Daftar arsip terjaga 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
diperbarui
f. Daftar arsip audio visual 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
diperbarui
g. Daftar arsip elektronik 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
diperbarui
3. Penyimpanan Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
a. Klasifikasi dan keamanan akses arsip 1 tahun setelah 1 tahun Musnah kecuali
diperbarui master permanen
b. Layanan arsip 2 tahun 3 tahun Musnah
c. Pemeliharaan arsip 2 tahun 3 tahun Musnah
d. Pembinaan unit kearsipan 2 tahun 3 tahun Musnah
e. Pembinaan sumber daya manusia kearsipan 2 tahun 3 tahun Musnah
4. Penyusutan Arsip
a. Pemindahan arsip inaktif Selama masih 2 tahun Musnah
  - Daftar arsip dipergunakan
  - Berita acara
b. Pemusnahan arsip 2 tahun 3 tahun Permanen
  - Daftar arsip
  - Surat rekomendasi
  - Surat keputusan pemusnahan
  - Berita acara pemusnahan

17
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
c. Penyerahan arsip statis 2 tahun 3 tahun Permanen
  - Daftar arsip    
  - Berita acara penyerahan      
I. UMUM
1 Ketatausahaan      
a. Administrasi perjalanan dinas luar negeri 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Surat persetujuan keberangkatan      
  - Surat izin pembuatan paspor/visa/exit permit      
  - Surat tugas      
  - Laporan perjalanan dinas      
b. Penyelenggaraan rapat pimpinan 2 tahun 3 tahun Permanen
  - Undangan rapat pimpinan
  - Notulen hasil rapat
c. Agenda Pimpinan 2 tahun 3 tahun Permanen
  - Perencanaan      
  - Penjadwalan      
  - Pelaksanaan      
d. Pelayanan pencetakan dan penggandaan 2 tahun 3 tahun Musnah
e. Pengelolaan persuratan 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Surat keterangan
  - Surat pernyataan      
  - Surat usulan rahasia      
  - Surat pengantar      
  - Surat kuasa      
  - Surat rekomendasi      
  - Surat pemberitahuan dan pengumuman      

2 Keprotokolan      
a. Pelaksanaan upacara 2 tahun 3 tahun Musnah

18
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
b. Administrasi pelaksanaan pelantikan 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Naskah - naskah
  - Serah terima jabatan dan pisah sambut
c. Pengukuhan, peresmian dan jamuan pimpinan 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Naskah - naskah
  - Surat undangan
d. Administrasi pemberian penghargaan dan penandatanganan MoU 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Naskah - naskah
  - Pelaksanaan
e. Administrasi audiensi 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Undangan
  - Penjadwalan
f. Ucapan 2 tahun 3 tahun Musnah
  - Ucapan terima kasih
  - Ucapan selamat      
  - Ucapan turut belasungkawa      
J. PENGAWASAN
1 Audit (surat tugas, surat pemberitahuan, telaahan, sampai dengan 2 tahun setelah tindak 8 tahun Musnah
laporan) lanjut tuntas
a. Audit Keuangan
b. Audit Kinerja/Keuangan
c. Audit Dengan Tujuan Tertentu      
d. Probity Audit      
e. Audit Berbasisi Resiko      
f. Audit Kebijakan      
2 Reviu ( surat tugas, surat pemberitahuan, sampai dengan laporan) 2 tahun setelah tindak 8 tahun Musnah
lanjut tuntas
a. Reviu laporan keuangan
b. Reviu RKA-KL      

19
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
c. Reviu lainnya      
3 Evaluasi ( surat tugas, surat pemberitahuan, sampai dengan laporan)      
a. Evaluasi Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) 2 tahun setelah tindak 8 tahun Musnah
lanjut tuntas
b. Evaluasi Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) 2 tahun 8 tahun Musnah
c. Evaluasi reformasi birokrasi 1 tahun 1 tahun Musnah
d. Evaluasi program lainnya 2 tahun 3 tahun Musnah
4 Pengaduan Masyarakat 2 tahun setelah 8 tahun Musnah
a. Penanganan pengaduan masyarakat terpadu berkekuatan hukum tetap    
b. Whystle blowing system (WBS)    
c. Daftar hitam      
d. Klarifikasi      
5 Laporan Hasil Kegiatan Bidang Pengawasan      
a. Ikhtisar Hasil Pengawasan Semester (IHPS) 2 tahun 8 tahun Musnah
b. Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan Ganti Rugi (TP-TGR) 2 tahun setelah TP-TGR 8 tahun Musnah
dinyatakan tuntas
c. Pemantauan tindak lanjut hasil pengawasan 2 tahun setelah temuan 8 tahun Musnah
dinyatakan tuntas
6 Penerapan Aksi Pencegahan, Pemberantasan Korupsi      
a. Pengendalian gratifikasi 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Zona integritas wilayah bebas korupsi, wilayah bersih bebas 2 tahun 3 tahun Musnah
melayani
c. Pengendalian sistem pengendalian internal pemerintah 2 tahun 3 tahun Musnah
d. Proses pengumpulan laporan hasil kekayaan pejabat negara 1 tahun 2 tahun Musnah
e. Laporan hasil kekayaan aparat sipil negara 2 tahun setelah 1 tahun Musnah
mutasi/pensiun

20
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
7 Kegiatan Pengawasan Lainnya
a. Konsultasi pengadaan barang dan jasa 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Pembinaan 2 tahun 3 tahun Musnah
c. Rapat kerja pengawasan (rakerwas) /rapat koordinasi pengawasan 2 tahun 3 tahun Musnah
(rakorwas)
  - Surat tugas      
  - Surat pemberitahuan      
  - Narasumber      
   - Laporan      
d. Kebijakan pengawasan 1 tahun setelah jakwas 4 tahun Permanen
  - Rencana kegiatan pengawasan baru terbit    
  - Penyusunan rancangan kebijakan    
  - Nota dinas      
  - Pelaporan      
e. Penyusunan Usulan Program Kegiatan Pengawasan Tahunan 2 tahun 3 tahun Musnah
(UPKPT/PKPT)
  - penyusunan sk usulan Program Kegiatan Pengawasan Tahunan      
(UPKPT/PKPT)
  - Nota Dinas      
  - Pelaporan      
K. INFORMATIKA      
1. Pengembangan Sistem Informasi      
a. Rencana strategis/master plan pengembangan sistem informasi 1 tahun setelah 5 tahun Permanen
diperbarui
b. Dokumentasi arsitektur pengembangan sistem informasi 2 tahun 5 tahun Dinilai kembali
c. Dokumentasi standardisasi sistem informasi 2 tahun setelah 5 tahun Permanen
diperbaharui
d. Dokumen registrasi puskesmas 2 tahun 5 tahun Dinilai kembali
2. Pengelolaan Teknologi Informasi      

21
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
a. Pengelolaan aplikasi dan database 2 tahun setelah 3 tahun Permanen
- Adminsitrasi pengelolaan aplikasi dan database diperbaharui
- Database kesehatan (elektronik)
b. Dokumentasi pengelolaan infrastruktur teknologi informasi 3 tahun 3 tahun Dinilai kembali
3. Pengelolaan Data Dan Informasi
a. Profil kesehatan 5 tahun setelah 8 tahun Musnah kecuali
diperbaharui master
b. analisis data dan informasi        
  - Data dukung analisis data dan informasi 5 tahun 3 tahun Musnah
  - Dokumen hasil analisis data dan informasi 2 tahun setelah di update 8 tahun Musnah
L. KOMUNIKASI PUBLIK      
1 Media Massa 1 tahun 1 tahun Musnah kecuali
a. Liputan menteri dan
b. Wawancara pejabat negara
c. Penyajian berita (rilis) dan konten media sosial permanen
d. Pertemuan media massa
e. Dokumentasi (foto, gambar, video dan buku) 2 tahun 3 tahun Musnah
f. Kompetisi jurnalistik 2 tahun 3 tahun Musnah
g. Press tour 2 tahun 3 tahun Musnah
2 Opini Publik
a. Analisis opini publik 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Kliping/ berita kesehatan 2 tahun 3 tahun Musnah
c. Strategi komunikasi 2 tahun 3 tahun Musnah
3 Produksi Komunikasi 2 tahun 3 tahun Musnah
a. Pembuatan film atau video        
b. Advertorial cetak dan online        
4 Hubungan Antar Lembaga        
a. Hubungan antar lembaga pemerintah

22
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
  - Risalah rapat koordinasi terbatas dengan presiden/ wapres/ 1 tahun 4 tahun Permanen
kabinet, rapat dengar pendapat dengan DPR
  - Penyampaian jawaban tertulis atas rapat koordinasi terbatas 1 tahun 1 tahun Musnah
dengan presiden/ wapres/ kabinet/ rapat dengar pendapat
dengan DPR
  - Kunjungan kerja DPR 1 tahun 1 tahun Musnah
b. Hubungan antar lembaga non pemerintah 1 tahun 1 tahun Musnah
c. Penyusunan bahan pimpinan dalam sidang DPR, DPD, kabinet, 2 tahun 3 tahun Permanen
DPRD, rakor tingkat menteri
d. Forum kehumasan 1 tahun 1 tahun Musnah
5 Pelayanan Informasi Publik      
a. Publikasi (leaflet,brosur,banner) 1 tahun 1 tahun Musnah
b. Layanan informasi (termasuk pengaduan masyarakat) 1 tahun 2 tahun Musnah
6 Penerbitan dan Perpustakaan      
a. Penerbitan (buletin, majalah dan jurnal) 2 tahun 3 tahun Musnah
b. Perpustakaan      
  - Permintaan International Standar Book Number (ISBN) 1 tahun 1 tahun Musnah
  - Inventarisasi dan katalogisasi 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
diperbarui
  - Pelayanan perpustakaan (literasi informasi, penelusuran referensi, 1 tahun 1 tahun Musnah
layanan sirkulasi)
  - Bimbingan teknis perpustakaan 1 tahun 1 tahun Musnah
M. KEUANGAN      
1 Tata Laksana Keuangan 5 tahun setelah 5 tahun Musnah
a. PNBP tindaklanjut hasil
b. Hibah langsung luar negeri pemeriksaan telah selesai
c. Penghapusan piutang
2 Pelaksanaan Anggaran 5 tahun setelah 5 tahun Musnah

23
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
a. Belanja pegawai tindaklanjut hasil
  - Gaji (verfikasi dan penatausahaan) pemeriksaan telah selesai
  - Tunjangan      
  - Honorarium      
  - Uang lembur      
  - Uang makan      
  - Pensiun      
  - Biaya kecelakaan      
  - Biaya pemakaman      
b. Belanja barang 5 tahun setelah 5 tahun Musnah
  - Belanja barang operasional tindaklanjut hasil
  - Belanja barang non operasional pemeriksaan telah selesai    
  - Belanja barang BLU      
  - Belanja bantuan sosial      
c. Belanja modal 5 tahun setelah 5 tahun Musnah
  - Biaya perolehan aset tindaklanjut hasil    
  - Belanja penambahan nilai aset pemeriksaan telah selesai    
d. Pengeluaran anggaran 5 tahun setelah tindak 5 tahun Musnah
  - Rencana penarikan dana (RPD) lanjut hasil pemeriksaan    
  - Rencana pelaksanaan kegiatan (RPK) telah selesai    
  - Surat permintaan pembayaran (SPP)      
  - Surat perintah membayar (SPM)      
  - Surat perintah pencairan dana (SP2D)      
  - Petunjuk pelaksanaan/mekanisme pengelolaan APBN      
  - Bahan nota keuangan      
e. Usulan gaji (PTT/penggajian pegawai honorer dan vakasi) 5 tahun setelah tindak 3 tahun Musnah
lanjut hasil pemeriksaan

24
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
telah selesai
3 Pengelolaan Perbendaharaan      
a. Perbendaharaan 2 tahun setelah tindak 5 tahun Musnah
  - Rekening lanjut hasil pemeriksaan
  - Penunjukan dan pengangkatan Kuasa Pengguna Anggaran telah selesai
  - Penunjukan dan pengangkatan Pejabat pembuat Komitmen
  - Penunjukan dan pengangkatan Pejabat Penguji
  - Penunjukan dan pengangkatan Penandatangan SPM
  - Penunjukan dan pengangkatan Bendahara Pengeluaran
  - Penunjukan dan Pengangkatan Bendahara Penerimaan
b. Kartu pengawasan pembayaran penghasilan pegawai (KP 4) 2 tahun setelah 5 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
c. Pajak 2 tahun setelah 5 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
d. Penerimaan non pajak 2 tahun setelah 5 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
e. Pengembalian belanja 2 tahun setelah 5 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
f. Berita acara pemeriksaan kas 2 tahun setelah 5 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
g. Verifikasi anggaran 2 tahun setelah 5 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
h. Pembukuan anggaran 2 tahun setelah 5 tahun Musnah

25
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
4 Akuntasi dan Pelaporan Keuangan      
Laporan realisasi anggaran (LRA), Neraca, laporan operasional (LO),      
Laporan Perubahan Ekuitas (LPE), Catatan atas Laporan Keuangan
(CaLK)
a. Akuntansi dan pelaporan keuangan pada Satuan Kerja (BLU dan 5 tahun setelah 5 tahun Musnah
Non BLU) tindaklanjut hasil
  - Buku Laporan Keuangan Satuan Kerja Semester I pemeriksaan telah selesai
  - Buku Laporan Keuangan Satuan Kerja Tahunan (Unaudited)
  - Buku Laporan Keuangan Satuan Kerja Tahunan (Audited)
b. Akuntansi dan pelaporan keuangan pada UPT yang menjalankan 5 tahun setelah 5 tahun Musnah
tugas sebagai koordinator wilayah tindaklanjut hasil
  - Buku Laporan Keuangan Wilayah Semester I pemeriksaan telah selesai
  - Buku Laporan Keuangan Wilayah Tahunan (Unaudited)
  - Buku Laporan Keuangan Wilayah Tahunan (Audited)
c. Akuntansi dan pelaporan keuangan pada Unit Eselon I 5 tahun setelah 5 tahun Musnah
  - Buku Laporan Keuangan Unit Eselon I Semester I tindaklanjut hasil
  - Buku Laporan Keuangan Unit Eselon I Tahunan (Unaudited) pemeriksaan telah selesai
  - Buku Laporan Keuangan Unit Eselon I Tahunan (Audited)
d. Akuntansi dan pelaporan keuangan pada Kementerian Kesehatan 5 tahun setelah 5 tahun Permanen
  1) Buku Laporan Keuangan Kementerian Kesehatan Semester I tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
  2) Buku Laporan Keuangan Kementerian Kesehatan Tahunan
(Unaudited)
  3) Buku Laporan Keuangan Kementerian Kesehatan Tahunan
(Audited)

26
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
e. Analisis dan pengelolaan akuntansi atas uang dan barang satuan 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
kerja yang menerapkan pengelolaan keuangan BLU tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
f. Analisis dan pengelolaan akuntansi atas uang dan barang satuan 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
kerja Non BLU tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
g. Analisis dan pengelolaan akuntansi pada Kementerian Kesehatan 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
5 Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
a. Manual implementasi SAI 2 tahun setelah 2 tahun Permanen
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
b. Kebijakan akuntansi 2 tahun setelah 2 tahun Permanen
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
c. Arsip data komputer dan berita acara rekonsiliasi 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
6 Ketatausahaan Keuangan
a. Keterangan penghasilan 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
b. Surat keterangan pemberhentian pembayaran (SKPP) 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
N. KEKAYAAN NEGARA
1 Rencana Kebutuhan Barang dan Jasa
a. Unit kerja 1 tahun setelah 1 tahun Musnah

27
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
b. Kementerian 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
tindaklanjut hasil
pemeriksaan telah selesai
2 Pengadaan Pembelian Barang/ Jasa Habis Pakai 2 tahun setelah 3 tahun Musnah
a. Langsung tindaklanjut hasil
b. Penunjukan pemeriksaan telah selesai
c. Lelang termasuk telaah pelaksanaan lelang
3 Pengadaan Pembelian Barang Inventaris 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
a. Langsung tindaklanjut hasil
b. Penunjukan pemeriksaan telah selesai
c. Lelang termasuk telaah pelaksanaan
d. Hibah
e. Tukar menukar
f. Sewa
4 Pengadaan Jasa 2 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga terdiri dari berkas penawaran tindaklanjut hasil
sampai dengan kontrak perjanjian pemeriksaan telah selesai
5 Layanan Pengadaan Dokumen Kontrak 5 tahun 5 tahun Permanen

6 Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)      

a. Manual implementasi 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
diperbaharui
b. Kebijakan pengadaan secara elektronik 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
diperbaharui
c. Arsip data komputer 2 tahun setelah 8 tahun Musnah
pemeriksaan

28
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
7 Kontrak Kerja Sama Pemerintah dengan Badan Usaha 2 tahun setelah kontrak 5 tahun Permanen
berakhir
8 Penyimpanan Barang dan Distribusi
a. Penyimpanan inventaris kekayaan negara 2 tahun setelah 8 tahun Musnah
  - Surat bukti barang masuk pemeriksaan
  - Surat bukti pengeluaran barang  
  - Surat pernyataan harga dan mutu barang  
  - Berita acara serah terima barang  
  - Buku penerimaan  
  - Buku persediaan barang / kartu stok barang  
  - Kartu barang / kartu gudang  
b. Penyalur / Pendistribusian 1 tahun setelah 4 tahun Musnah
- Surat jalan pemeriksaan
  - Surat permintaan  
  - Surat persetujuan  
  - Surat perintah mengeluarkan barang  
  - Surat perintah mengeluarkan barang inventaris  

9 Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)      

a. SIMAK BMN 1 tahun setelah tahun 2 tahun Dinilai kembali
anggaran
b. Pembukuan BMN 1 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
- Daftar barang kuasa/ pengguna diperbaharui
  - Daftar barang ruangan
  - Daftar barang lainnya  
  - Buku barang  
  - Buku Inventaris ( BI )  
  - Buku penerimaan PNBP  

29
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
  - Kartu identitas barang  
  - Kartu inventaris ruangan (KIR)  
  - Kartu inventaris barang (KIB)  
  - Kartu inventaris laporan (KIL)  
c. Inventarisasi BMN 1 tahun setelah 5 tahun Dinilai kembali
  - Keputusan pembentukan tim diperbaharui    
  - Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi      
  - Kertas kerja inventarisasi      
  - Berita acara inventarisasi      
  - Laporan hasil inventarisasi      
  - Daftar opname fisik barang inventaris      
d. Laporan BMN Selama barang masih 2 tahun Permanen
  - Laporan unit akutansi pengguna/unit akuntansi pembantu dikuasai    
pengguna/kuasa pengguna anggaran (KPA)
  - Laporan BMN      
  - Laporan persediaan      
  - Laporan pengawasan dan pengendalian      
  - Laporan rencana kebutuhan      
  - Laporan semesteran dan tahunan      
  - Laporan akuntansi BMN      
  - Laporan kondisi barang      
  - Laporan barang kuasa pengguna      
  - Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal      
  - Laporan opname fisik barang inventaris( LOFBI)      
  - Laporan mutasi barang triwulan (LMBT)      
  - Laporan triwulan inventaris (LTI)      
10 Pemanfaatan Barang Milik Negara (BMN)    
a. Penghunian rumah negara 1 tahun setelah tidak 4 tahun Permanen

30
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Surat ijin penghunian digunakan dan tindak
- Berita acara serah terima kunci lanjut selesai
- Teguran kepada penghuni rumah negara
- Permasalahan penghunian rumah negara
b. Penggunaan BMN 1 tahun setelah tidak 4 tahun Musnah
- Usulan proses persetujuan BMN digunakan
- Keputusan penggunaan BMN
- Rekapitulasi data penggunaan BMN  
- Berita acara serah terima BMN  
c. Pendayagunaan BMN    
1) Usulan proses persetujuan pemanfaatan BMN (sewa, pinjam 1 tahun setelah tidak 4 tahun Musnah
pakai, kerja sama pemanfaatan dan bangun serah guna/ digunakan
bangun guna serah)
2) Rekapitulasi data penerimaan PNBP dari pemanfaatan BMN 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

3) Hibah BMN 1 tahun 4 tahun Permanen

11 Penghapusan BMN 1 tahun setelah 4 tahun Permanen
a. Surat keputusan penghapusan BMN pelaksanaan
b. Daftar barang yang dihapuskan  
c. Berita acara penghapusan  
d. Standarisasi/petunjuk teknis penghapusan  
e. Usul penghapusan dan data pendukung  
f. Penilaian  
g. Penetapan penghapusan, pelelangan/penjualan, tukar  
guling/ruislag
h. Berita acara pemeriksaan/penelitian  
i. BAST yang dihibahkan  
j. Naskah hibah  

31
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
12 Bukti Kepemilikan Aset 1 tahun setelah 1 tahun Dinilai kembali
a. Master plan bangunan dipindahtangankan
b. Sertifikat tanah dengan bast
c. IMB
d. BPKB
e. STNK
f. Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas
g. BAST
O. KEPEGAWAIAN
1. Pengadaan Pegawai
a. Penyusunan formasi pegawai 2 tahun setelah tahun 2 tahun Musnah
- Usulan dari unit utama anggaran berakhir
- Usulan permintaan formasi ke MENPAN  
- Persetujuan MENPAN    
- Penetapan formasi      
- Penetapan formasi khusus (Nusantara Sehat, Pegawai Tidak      
Tetap, dan lain- ain)
- Penetapan formasi tenaga Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian      
kerja (P3K)
- Penetapan formasi tenaga honorer      
b. Proses pengadaan pegawai 2 tahun setelah tahun 2 tahun Musnah
- Pengumuman anggaran
- Seleksi administrasi
- Pemanggilan peserta
- Pelaksanaan ujian
- Keputusan hasil ujian
- Wawancara
c. Pengangkatan pegawai 2 tahun 2 tahun Masuk berkas

32
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
- Nota usul dan kelengkapan penetapan NIP     perseorangan
- SK CPNS/CASN    
- Surat pernyataan melaksanaan tugas      
- Pemanggilan peserta diklat prajabatan      
- Penyelesaian ralat SK CPNS/PNS/ASN melalui BKN dan tanpa      
BKN
d. Identitas PNS/ASN 1 tahun setelah identitas 2 tahun Masuk berkas
- Karpeg ditetapkan   perseorangan
- Karis/karsu    
- Sumpah ASN      
e. Pengangkatan pegawai dengan penugasan khusus 2 tahun setelah SK 2 tahun Musnah
- SK penugasan khusus perorangan dan kolektif ditetapkan    
- SK pengangkatan kembali (perpanjangan)      
- SK wafat/tewas dalam penugasan khusus      
- SK pindah penugasan khusus      

2. Mutasi Pegawai      
a. Alih status, pindah instansi, pindah wilayah kerja, dipekerjakan dan 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah kecuali
diperbantukan, mutasi antar unit utama/kerja ditetapkan nota persetujuan
BKN dan SK
masuk berkas
perseorangan
b Kenaikan gaji berkala 2 tahun 1 tahun Musnah
.

33
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
c. Kenaikan pangkat (reguler, pilihan, pengabdian, anumerta, dan 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah kecuali
peninjauan masa kerja /PMK) ditetapkan SK dan nota
masuk berkas
perseorangan
d Pemindahan dan pemberhentian/pensiun atas permintaan sendiri 1 tahun setelah SK 2 tahun setelah Masuk berkas
. (batas usia pensiun/pensiun janda/duda) ditetapkan hak dan perseorangan
kewajibannya
habis
e. Penilaian sasaran kinerja pegawai 1 tahun 2 tahun Musnah
f. Dukungan informasi kepegawaian 1 tahun setelah 2 tahun Musnah
  - Sistem informasi kepegawaian (SIMKA) diperbarui    
  - Sistem informasi layanan kepegawaian (SILK)      
  - Sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG)      
g. Analisa jabatan (evaluasi / peta jabatan) 1 tahun 1 tahun Musnah
3 Pengembangan Pegawai
a. Pengembangan karir 1 tahun setelah SK 2 tahun Musnah
  - Ujian dinas kenaikan pangkat, ujian penyesuaian ijasah, tugas ditetapkan    
belajar, ijin belajar dan diklat pimpinan
b Administrasi jabatan fungsional tertentu / umum 1 tahun 1 tahun Masuk berkas
. perseorangan
  - SK Inpasing/penyesuaian jabatan fungsional
  - SK pembebasan sementara jabatan fungsional
  - SK pemberhentian dari jabatan fungsional    
  - SK pengangkatan kembali    
  - SK pemberian bahaya radiasi    
  - Daftar usul penetapkan angka kredit    

34
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
  - SK penetapan angka kredit jabatan fungsional tertentu    
  - SK alih Jabatan    
c. Perancangan pengembangan jabatan pimpinan tinggi & jabatan 2 tahun 1 tahun Masuk berkas
administrasi perseorangan
  - Usul kenaikan jabatan struktural/fungsional tertentu
d Penugasan / surat perintah pegawai 1 tahun 2 tahun Musnah
.
  - Penugasan pelaksana harian    
  - Penugasan pelaksana teknis    
4. Disiplin dan Kesejahteraan pegawai      
a. Usul pemberhentian sementara PNS/ASN 1 tahun setelah SK 2 tahun Masuk berkas
ditetapkan peseorangan
b Pemberhentian PNS tanpa hak pensiun karena melanggar disiplin 1 tahun setelah SK 2 tahun Masuk berkas
. pegawai tingkat ringan, sedang dan berat ditetapkan peseorangan
c. Penetapan status kepegawaian dan pengaduan 1 tahun setelah SK 2 tahun Masuk berkas
masyarakat/permasalahan umum ditetapkan peseorangan
d Keanggotaan pegawai dalam organisasi sosial/partai politik 1 tahun setelah SK 2 tahun Masuk berkas
. ditetapkan peseorangan
e. Proses izin/penolakan perkawinan/perceraian 1 tahun setelah SK 2 tahun Masuk berkas
ditetapkan peseorangan
f. Cuti sakit 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
pelaksanaan
g. Cuti Tahunan 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
pelaksanaan
h Cuti besar 1 tahun setelah SK 1 tahun Masuk berkas
. ditetapkan peseorangan

35
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
i. Cuti bersalin 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
pelaksanaan
j. Cuti alasan penting 1 tahun setelah 1 tahun Musnah
pelaksanaan
k Cuti diluar tanggungan negara 3 tahun setelah 1 tahun Masuk berkas
. pelaksanaan peseorangan
5 Kesejahteraan Pegawai
a. Penghargaan dan tanda jasa 2 tahun setelah SK 2 tahun Musnah kecuali
ditetapkan SK masuk berkas
peseorangan
b Pemeriksaan kesehatan pegawai Kementerian Kesehatan 2 tahun 1 tahun Musnah
.
c. SK tim penguji kesehatan sakit PNS dan calon Pegawai Negeri 2 tahun setelah 2 tahun Musnah
Sipil/CPNS/CASN pelaksanaan
6 Tata Usaha Kepegawaian      
a. Absensi pegawai dan monitoring pegawai 1 tahun setelah tahun 2 tahun Musnah
b Absensi tunjangan kinerja anggaran berakhir
.
c. Pakaian dinas 2 tahun 1 tahun Musnah
d Surat masuk tentang kepegawaian dari UPT dan Unit Utama 2 tahun 1 tahun Musnah
.

7 Organisasi Nonkedinasan 1 tahun 1 tahun Musnah

a. Korps pegawai negeri (KORPRI), dharma wanita, koperasi dan
yayasan
8 Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil : 1 tahun setelah berhenti 2 tahun setelah Musnah kecuali
a. Lamaran atau pensiun hak dan kewajiban pejabat eselon I

36
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
b. Nota persetujuan/ pertimbangan Kepala BKN habis dan pejabat lain
c. SK pengangkatan CPNS/CASN yang secara
d. Hasil pengujian kesehatan individual
e. Copy kartu pegawai (KARPEG)   ditentukan oleh
f. Ijasah/ sertifikat   Kementerian
g. SK pengangkatan PNS/ASN   Kesehatan
h. SK kenaikan pangkat    
i. SK kenaikan gaji berkala    
j. Surat pernyataan melaksanakan tugas/menduduki jabatan/    
surat pernyataan pelantikan
k. SK pengangkatan dalam atau pemberhentian dari jabatan    
struktural/fungsional
l. SK perpindahan wilayah kerja    
m. SK perpindahan antar instansi    
n. SK peninjauan masa kerja    
o. SK cuti di luar tanggungan negara (CTLN)    
p. Berita acara pemeriksaan    
q. SK hukuman jabatan/ hukuman disiplin PNS/ASN    
r. SK perbantuan kepala daerah otonom/instansi lain    
s. SK penarikan kembali dari perbantuan    
t. SK pemberian uang tunggu    
u. SK pemberhentian sebagai PNS/ASN    
v. SK pemberhentian sementara    
w. SK pengangkatan/ pemberhentian sebagai Pejabat Negara    
x. SK pembebasan dari jabatan organik karena diangkat sebagai    
pejabat negara
y. SK pengalihan PNS/ASN    
z. Surat keterangan pernyataan hilang    

37
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
aa. Surat kembalinya PNS yang dinyatakan hilang    
bb. SK penggantian nama    
cc. Surat perbaikan tanggal Tahun kelahiran PNS/ASN    
dd. Isian formulir pendataan ulang (PUPNS)    
ee. Berita acara pengambilan sumpah/janji PNS/ASN dan jabatan    
ff. Penetapan angka kredit    
gg. Surat tugas/izin belajar dalam/luar negeri    
hh. SK kenaikan pangkat penyesuaian ijasah    
ii. Surat izin menjadi anggota parpol/ ormas/LSM    
jj. Surat pencabutan izin menjadi anggota parpol    
kk. Surat keterangan meninggal dunia/hilang    
ll. Surat keterangan mutasi keluarga    
mm. Surat keterangan peningkatan pendidikan    
nn. Surat keterangan hasil penelitian khusus    
oo. Surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala    
pp Surat izin bepergian ke luar negeri    
qq. Kartu induk PNS/ASN    
rr. SK penempatan/penarikan pegawai    
ss. SK penarikan kembali dari perbantuan    
tt. SK pertimbangan status PNS/ASN    
uu. SK persetujuan/penugasan kembali cuti di luar tanggungan    
negara
vv. Surat keterangan pengunduran diri/diberhentikan sebagai    
PNS/ASN karena menjadi pengurus/anggota parpol
ww. SK pensiun    

38
 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO JENIS ARSIP KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
9 Berkas perseorangan Menteri dan Wakil Menteri Kesehatan 1 tahun setelah berhenti 2 tahun setelah Permanen
hak dan
kewajibannya
habis

Jakarta, Desember 2017

Kepala,

Dr. Mustari Irawan, M.PA.

39