DISUSUN OLEH:
Kelompok 8
Dengan menyebut nama Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha
Penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang
telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami,
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan.
Penulis
ii
DAFTAR ISI
SAMPUL .................................................................................................... i
A. Kesimpulan ................................................................................... 13
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Koperasi-koperasi yang berada di Indonesia terus dipacu agar tumbuh
menjadi soko guru perekonomian nasional. Salah satu syarat yang
penting untuk menuju ke arah tersebut adalah koperasi harus mampu
memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada anggota. Bertitik
tolak pada konsep tersebut, maka sudah semestinya koperasi dikelola
secara efisien, sehingga cita-cita untuk mengangkat tingkat
kesejahteraan anggota lebih mudah dicapai. Pembahasan yang lebih
khusus dalam bab ini berkaitan dengan koperasi yang bergerak pada
bidang pertanian dan produksi, terutama aktivitas pengadaan bahan
baku yang dibutuhkan oleh anggotanya. Selain itu, pembahasan ini juga
berkaitan dengan koperasi konsumsi yang menyediakan persediaan
barang jadi atau barang dagangan yang sangat diperlukan untuk
memenuhi konsumsi para anggotanya.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pentingnya pengadaan dalam koperasi?
2. Bagaimana pemilihan asal, jenis dan jumlah barang dalam koperasi?
3. Bagaimana pengendalian barang dalam koperasi?
4. Bagaimana pembelian barang paling ekonomis dalam koperasi?
5. Apa itu pengawasan persediaan?
C. Tujuan
1. Dapat mengetahui pentingnya pengadaan dalam koperasi.
2. Dapat memahami pemilihan asal, jenis dan jumlah barang dalam
koperasi.
3. Dapat menguraikan pengendalian barang dalam koperasi
4. Dapat mengetahui pembelian barang paling ekonomis dalam
koperasi.
5. Dapat memahami apa itu pengawasan persediaan.
1
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pentingnya Pengadaan
Pengadaan merupakan suatu kegiatan yang penting, terlebih lagi bagi
organisasi atau perusahaan yang pengadaannya dilakukan secara rutin.
Tingkat kepentingannya dapat dipandang dari berbagai sudut dan juga
dari berbagai aspek seperti aspek keuangan, aspek barang, aspek
tempat, dan aspek harga.
1. Aspek Keuangan
Frekuensi pengadaan yang tinggi membutuhkan biaya yang tinggi
pula. Dengan manajemen pengadaan yang baik, biaya yang akan
ditanggung organisasi atau koperasi dapat ditekan sekecil mungkin.
Sebagai contoh, untuk membeli pupuk, sebuah koperasi perlu
mengeluarkan biaya transportasi sebesar Rp 3.000, biaya petugas
pembelian Rp 1.000, dan biaya lainnya Rp 1.500 atau Rp 6.500.
Apabila sebulan hanya dilakukan dua kali pengadaan, berarti biaya
pengadaannya adalah Rp 13.000. Akan tetapi, jika pengadaan
dilakukan 26 kali atau setiap hari, berarti biaya pengadaannya
berjumlah = 26 x Rp 6.500 = Rp 169.000,00.
Dapatkah biaya itu dihemat? Mengapa harus setiap hari
mengadakan barang? Mengapa dalam membeli barang tersebut
tidak menggunakan alat transportasi yang lebih besar sehingga
ongkos angkutnya dapat ditekan? Jika pembelian itu dilakukan
hanya beberapa kali saja, berarti dapat menghemat biaya petugas
pembelian dan masih banyak lagi langkah yang bisa diambil untuk
menekan biaya. Prinsipnya adalah kebutuhan barang satu periode
tercukupi, dengan kualitas pelayanan yang dikehendaki dan dengan
biaya semurah mungkin, di mana semua ini hanya dapat dicapai
dengan melaksanakan manajemen pengadaan yang baik.
2
2. Aspek Barang
Pada suatu waktu beberapa jenis barang tertentu kadang sangat
diperlukan oleh orang atau anggota koperasi dan tidak dapat
digantikan dengan barang lain. Dengan kata lain, barang itu harus
selalu ada dan harus selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan
hidup para anggota koperasi. Di sini tugas koperasi adalah
menyediakan barang tersebut sampai kebutuhan anggota terpenuhi.
Selain itu, jangan pula dilupakan masalah pembungkusan,
penimbangan, atau pengepakan barang tersebut, apakah harus
besar atau kecil. Juga jenis atau kualitas barangnya, apakah nomor
satu ataukah yang jelek saja sudah cukup. Jadi aspek barang
merupakan hal yang sangat penting yang harus tersedia dan harus
disesuaikan dengan kebutuhan pembelinya. Apabila persediaan
barang terlalu banyak, maka akan menghadapi resiko yang lebih
besar, misalnya barangnya hilang, rusak, dan sebagainya. Untuk itu
bagian pengadaan harus dapat mengatur jumlah barang sesuai
keperluan dengan tepat.
3. Aspek Tempat
Aspek yang dimaksudkan di sini adalah tempat mana barang yang
dibutuhkan konsumen disimpan. Di sini koperasi harus beranggapan
bawa anggota adalah konsumen yang tidak mau bersusah payah
untuk mendapatkan barang yang dikehendaki. Oleh karena itu,
barang tersebut harus ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi
di mana pembeli berada.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah faktor pesaing di
mana koperasi harus berasumsi bahwa para pesaing membawa
barang yang ia jual ke tempat ia berada. Jika koperasi tidak berbuat
demikian, maka koperasi akan kalah bersaing. Manajemen
pengadaan yang baik harus menyediakan barang yang dibutuhkan
sedekat mungkin dengan anggota yang membutuhkannya, dan jika
perlu diantar sampai ke tempat pembeli. Bila dilihat dari sisi anggota,
3
maka mereka ingin mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan
pengorbanan sekecil mungkin. Pengorbanan ini dapat berwujud
waktu, tenaga, dan biaya. Pengorbanan yang berwujud waktu
adalah para anggota dapat memperoleh barang tersebut secepat
mungkin karena akan digunakan. Semakin cepat waktu
memperolehnya maka akan semakin baik.
Pengorbanan yang berwujud tenaga yaitu dengan tenaga
sesedikit mungkin sudah bisa diperoleh barang yang dibutuhkan.
Jadi sisa tenaganya dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan
pekerjaan yang lain. Sedangkan pengorbanan yang berwujud biaya
adalah anggota dalam memperoleh barang yang dikehendakinya
tanpa mengeluarkan ongkos atau biaya. Dengan demikian uang
yang ada dapat dimanfaatkan untuk pengeluaran yang lain.
Jadi, koperasi seyogyanya menyediakan barang di tempat
strategis, misalnya lebih mendekati lokasi konsumen sehingga
anggota dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga.
4. Aspek Harga
Sebagian besar anggota koperasi adalah para petani kecil atau
pedagang kecil yang ekonominya lemah sehingga kemampuan
membayarnya pun sangat terbatas. Oleh karena itu, koperasi harus
berusaha menyediakan barang dengan harga yang pantas, dan jika
perlu dengan harga yang semurah-murahnya sehingga dapat
terjangkau oleh anggota. Akan tetapi harga yang ditetapkan itu harus
dapat menutup harga pokoknya atau harga belinya, di mana
semuanya telah diperhitungkan keuntungan walaupun hanya sedikit.
Di sini koperasi harus memiliki senjata yang ampuh berupa potongan
harga dari kuantitas.
Faktor lainnya yang juga sangat penting adalah cara
pembayaran, karena biasanya anggota jarang yang memiliki
persediaan uang tunai yang cukup. Cara pembayaran barang yang
4
dibeli dapat dilakukan di belakang atau secara kredit, artinya baru
dibayar setelah usahanya menghasilkan uang.
Sehubungan dengan pengadaan barang yang dilakukan oleh
koperasi, maka manajemen koperasi harus melakukan hal-hal
berikut:
- Menetapkan tingkat pelayanan yang optimal dari setiap aspek
dan produk dengan memberikan keseimbangan antara
kepentingan penghematan dengan kebutuhan anggota untuk
memperoleh pelayanan
- Harus mampu mengelola pengadaan barang secara efektif, yaitu
dengan tingkat pelayanan tertentu sehingga biaya operasinya
minimum.
5
Contoh distribusi barang:
Pabrik-> Agen-> Pedagang besar-> Pedagang kecil-> konsumen.
Misalnya konsumen adalah anggota koperasi, sedangkan pedagang
ecerannya adalah koperasi. Apabila koperasi dapat mengusahakan
pembelian dalam jumlah yang besar dan membelinya langsung dari
pabriknya, berarti koperasi tersebut menggantikan posisi agen dan
pedagang besar. Asumsikan juga bahwa dari pabrik ke agen
diperlukan biaya distribusi sebesar Rp1.000,00 per unit barang,
sedangkan dari agen ke pedagang besar diperlukan biaya sebesar
Rp1.000,00. Dengan demikian keuntungan atau margin harga yang
diberikan (Trade discount = potongan harga sebagai pedagang
perantara) masing-masing adalah Rp2.000,00 per unit untuk agen
maupun pedagang besar atau total berjumlah Rp6.000,00. Akan
tetapi, bila sistem pengadaan yang ditetapkan koperasi tidak dapat
membeli langsung, di mana dia berfungsi sebagai Pedagang besar,
maka akan dapat menghemat biaya Rp2.000 + Rp1.000 per unit.
Jika pengadaan barang membeli dalam jumlah banyak, berapa
banyak dana yang dapat dihemat oleh koperasi?
Karena sebagian besar koperasi masih perlu dibantu mereka dapat
meminta bantuan ke Departemen Perdagangan atau ke Dekopin dan
atau ke Pusat Koperasi untuk bersama-sama mengadakan negosiasi
guna memper oleh prioritas menempati posisi pedagang perantara.
Di sini koperasi harus benar-benar berusaha secara gigih, kalau
perlu lewat Pemda atau lewat jalur jalur yang bisa memberikan
perlakuan khusus sehingga koperasi dapat menempati posisi
sebagai pedagang perantara. Contoh yang sudah sering terjadi
adalah dalam hal distribusi pupuk urea di mana dari pabrik semuanya
disalurkan lewat PUSKUD, yang dapat memperpendek saluran
distribusi. Hal ini sekali lagi harus diusahakan agar koperasi dapat
memperoleh harga beli barang yang lebih murah, sehingga dapat
menjualnya kepada anggota dengan harga yang lebih murah.
6
2. Jenis Barang
Bagian pengadaan barang harus mengetahui secara persis barang
yang ada karena di pasar terdapat berbagai macam barang dengan
kualitas dan jenis yang hampir sama. Di sini masing-masing
konsumen sering mengalami kesulitan dalam menentukan barang
mana yang akan dibeli dan yang memenuhi syarat. Keadaan ini
mengharuskan petugas bagian pengadaan untuk menguasai produk
yang dikehendaki di samping memberikan keterangan atau informasi
tentang produk secara benar dan jujur kepada para anggota
koperasi.
3. Jumlah Barang
Bagian pengadaan barang selain harus mengetahui jenis dan asal
produk, juga harus mengetahui jumlah barang yang sekiranya akan
dikonsumsi oleh para anggota yang benar-benar ingin berbelanja ke
koperasi. Jadi koperasi harus tahu pangsa pasarnya, di mana hal ini
dapat ditempuh dengan cara cara sebagai berikut:
• Menghubungi dinas-dinas yang terkait untuk menaksir jumlah
kebutuhan yang ideal.
• Apabila mungkin dapat dilakukan penelitian atas jumlah tersebut,
apakah sudah ada yang disediakan oleh para pesaing. Dengan
demikian koperasi harus menyediakan berapa banyak untuk
masing-masing jenis barang.
Setelah beberapa aspek pandangan tentang pengadaan tersebut
diketahui, akhirnya dapat ditarik kesimpulan bahwa:
• Dilihat dari segi anggota, pengadaan oleh koperasi dapat
dirasakan oleh anggota melalui pelayanan yang baik kepada
mereka. Hal ini akan berakibat kepada efisiensi bagi individu
anggota, terutama bagi anggota yang mempunyai usaha.
• Jika dilihat dari segi koperasi, maka dapat menghemat biaya
sehingga harga jual produk kepada anggota dapat lebih murah.
Selain itu, pelayan an yang lain dapat juga diberikan secara lebih
7
baik kepada anggota. Di sini anggota diharapkan untuk lebih
berpartisipasi kepada koperasi yang akan mengakibatkan
peningkatan atas Sisa Hasil Usaha koperasi.
C. Pengendalian Persediaan
Membahas masalah persediaan memang sering menimbulkan
pertentangan di mana bagian persediaan akan merasa senang dan
tenang kalau jumlah persediaan barangnya sedikit. Hal ini memang
diharapkan karena beberapa alasan berikut:
1. Lebih mudah mengawasi.
2. Risiko hilang, rusak, dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau
lebih rendah.
3. Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga
dapat menghemat biaya, misalnya biaya perawatan, biaya gudang,
dan biaya asuransi.
4. Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit,
otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal. Hal
sebaliknya dapat terjadi bila dilihat dari sisi bagian produksi atau
bagian pemasaran. Bagian produksi menginginkan jumlah
persediaan bahan baku sebanyak mungkin di mana hal ini
dimaksudkan untuk mengantisipasi jika ada permintaan akan
produksi. Jadi kontinuitas produksi tidak terganggu, karena bila
sampai terganggu atau ampai terhenti, maka akan terjadi kerugian
yang sangat besar. Kerugian ini dapat berupa biaya untuk
mempersiapkan mesin jika ingin memproduksi lagi dan biaya tenaga
kerja yang tetap harus dibayar walaupun tidak bekerja (jenis biaya
tetap). Untuk koperasi konsumsi, bagian pengadaannya
menginginkan per sediaan barang jadi dalam jumlah besar, sehingga
bila ada pembeli, barangnya selalu siap tersedia dan koperasi tidak
kehilangan kesempatan untuk memperoleh laba.
8
Keadaan tersebut merupakan kontradiksi di mana untuk jalan keluamya
diambil jalan tengah, yaitu memperhitungkan secara tepat berapa
jumlah persediaan yang sebaiknya harus ada. Di sini harus benar-benar
diper hitungkan jumlah yang ideal untuk kepentingan produksi, jadi
jangan sampai persediaan terlalu menumpuk sehingga memerlukan
biaya persediaan yang besar. Semua ini dapat ditentukan dengan rumus
sebagai berikut:
2 × 𝑅𝑢 × 𝐶𝑜
𝐸𝑂𝑄 = √
𝐶𝑢 × 𝐶𝑐
9
Sebagai contoh, misalnya biaya perawatan Persediaan adalah 20%,
biaya setiap kali membeli Rp20000; harga per unit barang Rp10000;
Dan kebutuhan selama satu tahun adalah 180 unit.
Frekuensi 2x 3x 4x 5x
Pemasaran
Jumlah 90 60 45 36
pemesanan
Nilai Rp.900.000 Rp.600.000 Rp.450.000 Rp.360.000
persediaan
Nilai rata-rata Rp.450.000 Rp.300.000 Rp.225.000 Rp.180.000
Biaya Rp. 90.000 Rp. 60.000 Rp. 45.000 Rp. 36.000
pemeliharaan
20%
Biaya Rp. 40.000 Rp. 60.000 Rp. 80.000 Rp.100.000
Pemesanan
Total Biaya Rp. 130.000 Rp. 120.000 Rp. 125.000 Rp. 136.000
10
E. Pengawasan Persediaan
Sebelumnya telah dibahas mengenai pengendalian, sedangkan
pengawasan akan dibahas secara khusus dalam subbab ini. Di sini
sering terjadi ketidaksesuaian mengenai jumlah yang tertulis dalam
catatan dengan jumlah fisiknya, di mana hal ini bisa terjadi karena:
• Ada kebocoran tempat penyimpanan.
• Kesalahan hitung/ukur/timbang.
• Kesalahan menulis dan mencatat.
• Pencurian/kehilangan.
• Barang rusak (harus ada bukti).
• Susut/menguap karena sifat barang.
11
4. Pastikan bahwa fluktuasi barang atau mutasi persediaan harus
didukung oleh bukti-bukti yang benar dan lengkap.
5. Tempatkan petugas yang mengetahui persis sifat-sifat barang yang
di simpan dan pilihlah karyawan yang berdedikasi tinggi serta mau
melayani anggota dengan sebaik-baiknya
12
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pengadaan merupakan suatu kegiatan yang penting, terlebih lagi bagi
organisasi atau perusahaan yang pengadaannya dilakukan secara rutin.
Tingkat kepentingannya dapat dipandang dari berbagai sudut dan juga
dari berbagai aspek seperti aspek keuangan, aspek barang, aspek
tempat, dan aspek harga.
Persediaan memang sering menimbulkan pertentangan di mana
bagian persediaan akan merasa senang dan tenang kalau jumlah
persediaan barangnya sedikit. Hal ini memang diharapkan karena
beberapa alasan berikut:
• Lebih mudah mengawasi.
• Risiko hilang, rusak, dan ketinggalan mode akan lebih ringan atau
lebih rendah.
• Ruangan yang dipakai menyimpan barang lebih sedikit sehingga
dapat menghemat biaya.
• Dana yang diinvestasikan untuk barang yang jumlahnya sedikit,
otomatis juga sedikit sehingga dapat menghemat modal.
13
DAFTAR PUSTAKA
14